FACTIBILIDAD, DESARROLLO Y
ADMINISTRACION DE INFORMACION.
PLAN MAESTRO:
El plan maestro puede comprender cuatro sub-planes:
A) El plan estratégico de organización. Incluye los objetivos de la organización a largo plazo, el medio
ambiente, los factores organizacionales que serán afectados, así como sus prioridades, el personal
requerido, su actualización, desarrollo y capacitación.
B) El plan estratégico de sistemas de información. Se debe elaborar el plan estratégico y los objetivos
planteados a largo plazo dentro de un plan estratégico de información, y las implicaciones que tendrá
dentro de la organización en general y en la organización de informática.
C) El plan de requerimientos. Define la arquitectura necesaria para lograr los objetivos planteados.
D) El plan de aplicaciones de sistemas de información. Define los sistemas de aplicaciones que se
desarrollarán, asociados con las prioridades y con el periodo en que serán implantados:
• Adquisición o desarrollo de sistemas y su programa de trabajo.
• Planeación de desarrollo y capacitación del personal necesario, o bien su contratación.
• Recursos financieros que se necesitarán.
• Requerimiento de facilidades.
• Requerimientos de cambios en la organización.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACION:
El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene
que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de
actividades del analista y del usuario.
Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de
vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método
de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un uso amplio en cada
una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera
adecuada.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD:
El estudio de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es posible que el sistema de
información sea desarrollado e implantado exitosamente en la empresa. La evaluación de la factibilidad
de un proyecto es la información que requieren los altos ejecutivos para decidir realizar el proyecto,
posponerlo o cancelarlo. La factibilidad debe ser revisada desde tres perspectivas:
a. Factibilidad operativa. Se refiere a la posibilidad de éxito que tendrá el sistema al momento de ser
implantado y operado por el personal de la empresa. Para estudiar esta el analista debe investigar lo
siguiente:
¿Los usuarios están de acuerdo con el nuevo sistema?
La gente se resiste a los cambios en su forma de trabajo cuando esta no presenta inconvenientes y se
sienten cómoda. Pero si no es así entonces los usuarios aceptaran con gusto cualquier cambio que
permita tener un sistema más útil y fácil de usar.
¿Trabajaran con el sistema cuando se haya terminado o instalado?
¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del sistema?
Si los usuarios se involucran con el proyecto desde el principio serán parte del cambio y las posibilidades
de éxito, desde la perspectiva operativa aumentan.
¿El sistema incrementara la productividad de los empleados?
El proyecto debe aumentar la productividad de los empleados para que sea atractivo para la empresa.
¿Mejorara la integración con otras áreas?
Nunca un proyecto de sistemas debe obstruir o disminuir la integración de las funciones de una empresa
ni en el corto ni en el largo plazo.
b. Factibilidad técnica. Se debe realizar una investigación durante el estudio de factibilidad y debe
incluir:
¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para cubrir las demandas del nuevo proyecto?
Si se desarrolla el sistema, puede crecer con facilidad
¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de datos?
El proveedor del equipo también dará el soporte técnico y de capacitación necesarios antes, durante y
después del desarrollo del proyecto
Cualquier aspecto técnico no considerado puede ocasionar pérdidas importantes a la empresa.
c. Factibilidad financiera o económica. Un sistema que puede desarrollarse desde el punto de vista
técnico y además se utilice, si se llega a instalar debe ser una buena inversión para la organización. Los
beneficios financieros deben igualar o superar a los costos.
Las cuestiones económicas y financieras formuladas por los analistas durante la investigación preliminar,
tienen el propósito de estimar lo siguiente:
El costo de llevar a cabo la investigación completa del sistema
El costo del hw y sw para la aplicación que se está considerando
Beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos
El costo si nada sucede, es decir, si el proyecto no se lleva a cabo
ESTUDIO DE DESARROLLO:
El desarrollo de un sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución en la
cual es tiempo de conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema, su desarrollo
obliga a una institución a evaluar y articular aspectos centrales de la institución: ¿Qué es lo que ésta
desea lograr? ¿Cómo lleva a cabo sus funciones? ¿Cómo determina el éxito?
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL El proceso puede
dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe detalladamente:
Etapa 1: Constitución del grupo de trabajo La constitución del grupo de trabajo proporciona orientación a lo largo
de la parte inicial del proceso para asegurar una amplia representación durante la definición de las necesidades de
información de la institución.
El grupo de trabajo deberá estar conformado por una persona experimentada de cada departamento,
conjuntamente con la persona a cargo de las auditorías internas, incluyendo la representación de cada nivel dentro
de la organización, desde la gerencia hasta el personal de campo. También
deberá incluir a varios miembros del departamento de sistemas de información seleccionados por su capacidad
de poder escuchar detenidamente para que documenten las intervenciones del grupo de trabajo y coordinen el
trabajo técnico. Una institución que presenta limitaciones de personal con experiencia en este tema, podría
decidirse a contratar un consultor externo, pero la función de esta persona deberá estar claramente definida como
una de asesoría y no de toma de decisiones.
Etapa 2: Definición de las necesidades SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Documentos sugeridos que
deberán recopilarse (Gp:) Políticas y procedimientos contables
(Gp:) Procedimientos de control interno
(Gp:) Políticas y procedimientos operativos básicos
(Gp:) Parámetros del sistema
Definición de las necesidades Documentos sugeridos que deberán recopilarse (Gp:) Un programador de bases de
datos requiere de un diagrama de flujo con la finalidad de poder entender el funcionamiento de un proceso y así
poder elaborar un programa que facilite ese proceso
(Gp:) No es difícil preparar un diagrama de flujo de la información, pero si éste no se lleva a cabo atentamente el
resultado puede ser una serie de dibujos que nadie más que el analista de sistemas podrá comprender.
Las siguientes directivas podrán servir para obtener resultados más útiles: (Gp:) 1. Es esencial comprender que la
diagramación del sistema de información es un proceso subjetivo
(Gp:) 2. Es importante definir dónde empieza y dónde termina un proceso
(Gp:) 3. El analista de sistemas deberá ir más allá de simplemente diagramar los flujos de información
Evaluación del sistema actual Etapa 2: Definición de las necesidades (Gp:) El grupo de trabajo deberá analizar el
sistema actual aun si la intención es la de reemplazarlo totalmente.
Proyectando las necesidades futuras Etapa 2: Definición de las necesidades Se estima que un SIG debería tener
una duración mínima de cinco años adaptándose a los cambios que se presenten durante el período de
crecimiento (Gp:) La predicción de las necesidades futuras es un punto crítico dentro de las tareas del grupo de
trabajo. Una ONG que planea crecer hasta llegar a convertirse en una institución financiera formal en los próximos
años estaría en mejores condiciones de hacerlo si invirtiera en un SIG que pudiera utilizar aun luego de su
conversión.
Las siguientes preguntas pueden servir de guía en esta revisión: ¿Cuál es el tipo de sistema, manual,
computarizado o una combinación de ambos? ¿Qué conocimientos se requieren para utilizar y mantener el
sistema? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del sistema? ¿Puede el sistema ser expandido o mejorado?
¿Cuál es el grado de satisfacción de los usuarios del sistema? ¿Cuáles son las causas de insatisfacción?
Para proyectar esas necesidades sería conveniente consultar el plan estratégico de la institución si ésta posee
uno. Las siguientes son algunas de las preguntas que servirán de guía durante la discusión sobre necesidades
futuras: ¿Cuál es la tasa de crecimiento esperada? ¿Cuáles son los cambios que se producirán en
los productos financieros? ¿Cuáles serán los nuevos productos financieros que la institución podrá ofrecer? ¿Qué
reorganizaciones tendrán que llevarse a cabo? ¿Qué cambios se producirán en el flujo de las operaciones? ¿Se
espera que la institución permanezca estable (excluyendo el crecimiento)?
¿Cuenta la institución con una cultura de innovación, siempre modificando productos y procedimientos y probando
nuevas prácticas o tiene la tendencia de permanecer con lo que funciona mejor para ésta?
Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) Una vez que se han definido las necesidades de la institución
es el momento de evaluar lo que es factible. En todo caso, una institución debería contar con un alto grado de
computarización en cuanto se refiere a su sistema de información
¿Quién estará a cargo del nuevo sistema? Para poder determinar la factibilidad se necesita saber: ¿Existe un
departamento de sistemas de información adecuado o éste tendrá que ser creado o reforzado? ¿El personal
actual cuenta con los conocimientos adecuados o se tendrá que contratar nuevo personal? ¿Qué nivel de
capacitación de los usuarios será necesario llevar a cabo?
Aspectos tecnológicos Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) El grupo de trabajo tendrá que evaluar
una serie de aspectos técnicos para determinar la factibilidad de utilizar la tecnología computarizada en el sistema
de información:
¿Se cuenta con un sistema eléctrico adecuado para instalar las computadoras en la oficina principal? Aspectos a
conocer: ¿Se cuenta con un sistema telefónico adecuado para apoyar las comunicaciones internas previstas? ¿Se
cuenta con un acceso a sistemas de mensajería electrónica que permitan el soporte técnico internacional previsto?
¿Cuál es el nivel de computarización que la institución debería buscar de obtener? ¿Deberá instalarse una red?
¿Cuál será el tipo de red en caso de ser afirmativa la respuesta.
Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) Cuando se prepara un presupuesto para la adquisición de un
sistema o se comparan los precios de diversos sistemas es muy importante considerar los costos totales,
incluyendo el costo de mantenimiento en el futuro y el de soporte técnico antes de tomar una decisión.
Aspectos a conocer: ¿Cuánto puede y está dispuesta a gastar la institución? Pero al preparar el presupuesto
correspondiente, la institución deberá tomar en consideración las siguientes categorías: Compra de equipo
Mejoras en infraestructura Incrementos en las facturas de electricidad y en las primas de seguros Comisiones por
el uso de programas Asistencia técnica durante la instalación
Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) Cuando se prepara un presupuesto para la adquisición de un
sistema o se comparan los precios de diversos sistemas es muy importante considerar los costos totales,
incluyendo el costo de mantenimiento en el futuro y el de soporte técnico antes de tomar una decisión.
Aspectos a conocer: ¿Cuánto puede y está dispuesta a gastar la institución? Pero al preparar el presupuesto
correspondiente, la institución deberá tomar en consideración las siguientes categorías: Compra de equipo
Mejoras en infraestructura Incrementos en las facturas de electricidad y en las primas de seguros Comisiones por
el uso de programas Asistencia técnica durante la instalación
Luego de definir las necesidades de la institución y de determinar lo que es factible, el grupo de trabajo deberá
prepararse para evaluar las alternativas que mejor se adapte a sus necesidades y exigencias. PARA
COMPUTARIZAR UN SISTEMA EXISTEN TRES OPCIONES GLOBALES:
Adquisición de un sistema comercial estándar.
Modificación de un sistema que ha sido utilizado por otra institución.
Desarrollar un sistema internamente. ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS
La elección de una de estas alternativas dependerá de las respuestas a las siguientes preguntas: : ¿Cuánto está
dispuesta a invertir la institución?
¿Qué tan flexible está dispuesta a ser la institución con respecto a adaptar sus políticas y procedimientos al
sistema bajo consideración?
¿Qué tan confiable es el soporte técnico del sistema bajo consideración? ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS
ALTERNATIVAS Las dos primeras preguntas convergen en la decisión de escoger entre un nivel de costo y otro
de personalización del sistema o en decidir hasta que punto el sistema coincide con las políticas y procedimientos
de la institución.
Un aspecto crítico es la confiabilidad del soporte técnico. Los sistemas pueden colapsar por una serie de razones
y se necesitará de amplio conocimiento técnico para que vuelvan a funcionar adecuadamente. Si el soporte
técnico no es oportuno y confiable, una institución podría verse obligada a funcionar sin un sistema que esté
operativo. ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS.
ETAPA 5 PREPARACIÓN DEL REPORTE DE EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES El grupo de trabajo puede
haber recomendado una mezcla de sistemas manuales y automáticos. Puede haber recopilado una lista de cinco o
seis programas potencialmente compatibles, algunos para la contabilidad, otros para el manejo de la cartera,
algunos desarrollados localmente y otros con apoyo internacional. Podrían también haber concluido que la
institución debería adquirir cierto programa de contabilidad y que debería desarrollar internamente su propio
sistema de manejo de la cartera.
Sobre la base de estas conclusiones preliminares, el grupo de trabajo puede empezar a preparar un reporte sobre
las opciones, sus costos estimados, así como el cronograma para la implementación para luego presentarlo a
la gerencia para su revisión y aprobación. La gerencia debería clasificar estas opciones por prioridad y preferencia.
También debería aprobar el curso de acción subsiguiente, incluyendo los gastos relacionados con la fase 2. El jefe
del equipo será un miembro de la institución y no un consultor externo y deberá contar con el apoyo total del
directorio y de la gerencia, así como con la autoridad suficiente para asegurar el buen funcionamiento del equipo.
Deberá asimismo reportar directamente a la gerencia. ETAPA 5 PREPARACIÓN DEL REPORTE DE
EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES.
VERIFICACION (TESTING) E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA:
Esta etapa consiste en probar el sistema con los datos reales. Deberá ingresarse al sistema la información
histórica de los meses pasados sobre unas 50 a 100 cuentas por cada tipo de producto.
Se están calculando de manera adecuada los calendarios de reembolsos, los intereses, las multas y la
morosidad? ¿El sistema colapsa sin ninguna razón aparente? ¿Funciona de manera adecuada la red? ¿Permite el
sistema corregir los datos ingresados erróneamente? ¿Se trata de un sistema de fácil utilización o presenta
aspectos que necesitan ser resueltos con urgencia? PRUEBA (Gp:) Esta fase de prueba cumple dos propósitos.
Primero, permite el desarrollo de una estrategia para la conversión de datos o para el ingreso de los datos iníciales
para todas las cuentas activas. Segundo, permite el estudio cuidadoso del comportamiento del sistema.
TRANSFERENCIA DE LOS DATOS La transferencia de los datos es uno de los mayores imponderables en la
instalación de un SIG. Requiere de decisiones cuidadosas y premeditadas, así como de la orientación,
preferiblemente de un experto que conoce bien este campo. El primer problema es el de volumen. La introducción
de nombres y de datos socioeconómicos de los clientes toma bastante tiempo. La información puede estar
computarizada, pero generalmente se presentan incompatibilidades entre el SIG anterior y el nuevo en cuanto al
tipo de información requerida o debido al formato donde la información será almacenada. Los datos financieros
pueden representar un problema aun mayor. Los datos en la mayor parte de las instituciones financieras están
distorsionados, algunas veces seriamente. Por lo tanto, la instalación de un nuevo SIG se convierte en un ejercicio
de auditoría exhaustivo — no necesariamente algo negativo, pero que incrementa sustancialmente el costo del
SIG. Los saldos iníciales en el mayor general deberán ser iguales a los saldos en los mayores auxiliares donde se
detallan las cuentas de ahorros y préstamos. Los datos financieros deberán ser ingresados en grupos pequeños
que incluyan menos de 50 cuentas. Los totales de los grupos deberán ser comparados manualmente con los
expedientes del sistema anterior y con los listados generados por computadora por el nuevo sistema. Un tercer
problema que viene a ser la fuente más importante de problemas durante la transferencia de datos es la
incompatibilidad en el tratamiento de los préstamos entre el sistema anterior y el nuevo.
TECNICAS DE ADMINISTRACION Y ACTUALIZACION DEL SISTEMA:
IMPORTANCIA DE LA AUDITABILIDAD, MANTENIBILIDAD Y RECUPERABILIDAD EN EL
DISEÑO DEL SISTEMA:
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE AUDITORÍA DEL SIG La responsabilidad de la
empresa de servicios informáticos no termina con la instalación. También deberá proporcionar soporte confiable y
oportuno a la institución de micro finanzas, para asegurar que si el sistema colapsa, esta situación no dure mucho
tiempo. El costo del soporte técnico dependerá de la estabilidad del sistema y de su confiabilidad. Un sistema
relativamente nuevo que no ha sido probado a profundidad requerirá de un mayor soporte técnico.
Finalmente, revisiones periódicas del programa “auditorias del SIG” serán necesarias para asegurar que el sistema
continúe funcionando de manera adecuada, que siga reflejando las políticas y procedimientos actuales de la
institución y que continúe cubriendo las necesidades de información y las de la gerencia. Se recomienda que se
efectúe una revisión cada tres años