¡Bienvenidos, todos!

Curso Básico

de Excel

Ing. Franco Zúñiga Bautista

 Temario

Módulo 1. Introducción Módulo 2. Interfaz de Excel

Concepto de hoja de cálculo Manejo de la cinta de opciones
Abrir y cerrar el programa Personalización de la interfaz
Manejo de la ayuda Personalización de la cinta de opciones
Operaciones básicas con archivos Personalización barra acceso rápido
Guardar libro

Abrir libro

Módulo 3. Trabajos con Datos Módulo 4. Formatos

Desplazamientos por la hoja de cálculo Formato de celda
Introducción de datos Fuente, alineación
Selecciones Bordes, tramas y sombreados
Tipos de datos Copiar formatos
Series Formato condicional
Listas personalizadas Formato de filas y columnas

 Temario

Módulo 5. Propiedades de la hoja Módulo 6. Fórmulas

Selección de hojas Definición de fórmulas
Re nombrar Referencias de celdas
Re ordenar Referencia absoluta
Insertar Referencia relativa
Eliminar Referencia mixta
Copiar Referencia 3D y 4D

Módulo 7. Funciones Módulo 8. Gráficos

Sintaxis Construcción de gráficos
El asistente de funciones Tipos de gráficos
Funciones básicas de obligad conocimiento Diseño y estilo de gráficos
Categorías de funciones Formato de gráfico
Funciones lógicas Modificación de estructura de gráfico
Funciones de búsqueda

Funciones de fecha y hora

Módulo 1.

Introducción
¿Qué es y para qué sirve Excel?
Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que
se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas
Microsoft Office.

Sirve para crear documentos del tipo:

Hojas de ingresos/gastos
Balances financieros
Tablas de contabilidad
En general cualquier documento en el que se necesite realizar
cálculos sencillos o complejos
Iniciar Excel

Formas básicas de iniciar Excel.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla.

Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.
Para cerrar Excel , puedes utilizar
cualquiera de las siguientes
operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este

botón se encuentra situado en la
parte superior derecha de la ventana
de Excel.

También puedes pulsar la

combinación de teclas ALT+F4, con
esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese
momento.
La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de

este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Módulo 2. Interfaz

de Excel
La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento.

Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,

hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y

cerrar .
Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo

que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará 1 ó 3

hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255,

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y

cerrar .
La barra de herramientas de acceso

rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona
Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Personalización de la barra

herramientas de acceso rápido

Esta barra puede personalizarse

para añadir todos los botones que
quieras.

Para ello haz clic en una opción y

aparecerá marcada.
La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden
crear en Excel.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento

en que te encuentres cuando trabajes con Excel.
La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde

estamos situados.

Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará

ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee

herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el
marcador o pulsando los botones + y -.

También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma

en que se visualiza el libro).
Módulo 3. Trabajos

con Datos
Desplazamientos por la hoja de

cálculo

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener
un libro de trabajo.

Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con
ellos.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Desplazamientos por la hoja de

cálculo

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV
Desplazamientos por la hoja de

cálculo

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de

un conjunto de celdas de una hoja de datos.
Desplazamientos por la hoja de

cálculo

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra

con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número
de su fila.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que

es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una
unidad.
Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor
sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,

como puedes observar en el dibujo siguiente:
Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté

escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error,

se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición.
Módulo 4.

Formatos
Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la
información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma
rápida y eficiente.
Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos

utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, en cualquiera de las
dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se
quiere modificar el aspecto:
Fuente

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la

sección Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la
pestaña Fuente
Fuente

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más
rápida.

Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se

aplicarán al nuevo texto que escribas.
Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Alineación

Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar
Alineación

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una
de las siguientes opciones:
Alineación

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamaño inicial.
Alineación

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que
se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj.
Alineación

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,
como:
Alineación

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que
formen una sola celda y a continuación nos centrará los datos. Pulsando en
la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de
combinación.
Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Bordes

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo

bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Rellenos

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Aparecerá la ficha de la derecha.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Rellenos

Estilos predefinidos
Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la
mejor opción son los estilos predefinidos.

Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el botón

Estilos de celda. Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic
sobre una de ellas, el estilo se aplicará automáticamente
Copia rápida de formato

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido
muchas veces es copiar el formato. La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato . Está
situada en la categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y
pegar.
3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el
siguiente aspecto .
4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar
el formato.
Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para

ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los

números.
Formato de los valores numéricos

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra

bajo la sección Número.
Formato de los valores numéricos
Formato de los valores numéricos
El formato condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda,

Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que
cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor
contenido en ella, etc.
El formato condicional

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

1. Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

2. Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
a. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas
dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que
tengan un valor mayor o menor que otro.
b. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de
iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
 El formato condicional

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que
cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que
vemos en la imagen.
Módulo 5.

Propiedades de la

hoja
Cambiar el nombre de la hoja

Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias

hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un

nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una
hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se
podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ...
Cambiar el nombre de la hoja

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes
pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar
el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del
apartado Organizar hojas.
Cambiar el nombre de la hoja

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará.

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido: Hacer doble clic sobre
el nombre de la hoja en su etiqueta . Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar INTRO
Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las
hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.
2. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
3. Seleccionar el color deseado.

Aquí te mostramos como quedarían si colorearemos las etiquetas de las

hojas.
Módulo 6. Fórmulas

Módulo 7. Funciones
Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

Introducir funciones

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo : =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función
anterior sería equivalente a:

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer

funciones anidadas dentro de la fórmula.
Referencias relativas, absolutas y

mixtas

Como hemos visto la referencia a una celda de una hoja de cálculo se realiza
a través de las coordenadas que tiene en la hoja tomando la intersección de
la columna y la fila en la que se encuentra, por ejemplo: la referencia C8 se
refiere a la celda que está en la columna "C" y la fila "8".
Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda

si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan
esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma
que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si

queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
Insertar función

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Insertar función

Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una

breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función:

y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario

conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos
mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que
tienen que ver con la descripción escrita.
Insertar función

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar

previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones
de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Insertar función

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos

aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
 Función SI

La función lógica más utilizada.

Muy versátil, permite resolver problemas complejos en entornos muy
variados.
Sintaxis: =SI(condicíon;Valor si verdadero;Valor SI falso).
 Función SI

Operadores de Comparación:

> Mayor que

< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Diferente que
 Función Y

Permmite evaluar varias condiciones

Devuelve verdadero si todas las condiciones evaluadas se cumplen.
Sintaxis: =Y(condición1;condición2;...)
Nota: Todas las condiciones han de cumplirse (verdaderas) para que la
funcioón devuelva verdadero.
 Función O

Permmite evaluar varias condiciones

Devuelve verdadero si una o más de las condiciones evaluadas se
cumplen.
Sintaxis: =O(condición1;condición2;...)
Nota: Es suficiente con que se cumpla al menos una de las
condiciones para que devuelva verdadero.