Tema 5 - - Tratamiento, clasificación y archivo de la documentación empresarial
Cualquier departamento , sección o área empresarial está marcado por la necesidad de
contar con información de calidad para las empresas. A diario se producen y reciben gran
cantidad de documentos con muchos datos , que tienen que ser ordenados y tratados para
que puedan considerarse información válida. La correcta opción de guardarlos es mediante
el archivo y la conservación de documentos.
Un archivo es un conjunto de documentos ordenados que se utilizan en el ejercicio y en el
desarrollo de funciones o actividades de las empresas , para facilitar su actividad.
Un archivo es un tratamiento de información de calidad que mejora las condiciones
empresariales porque tratan de incrementar la productividad para buscar los documentos y
mejorar el rendimiento , la eficacia y la eficiencia de la actividad empresarial
En el ámbito empresarial nos podemos referir a un archivo de dos formas, la primera es en
el lugar físico es en el que una persona , empresa o institución ordena, clasifica y guarda
documentos de una determinada actividad y por otro lado está la institución, organismo o
departamento encargado de conservar documentos.
El archivo de documentos debe de gestionarse de forma adecuada porque:
1- Determinados documentos como contratos, escrituras etc. pueden servir como elementos
probatorios ante un tercero
2- Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un tiempo de su
elaboración
El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se
considera un instrumento para generar información de calidad por ello es necesario
1- guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo
2- localizar cualquier documento de forma fácil y rápido
3- Establecer procedimientos que regulen cuando el documento de archivarse cuánto es
destruirse
¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?
1. Los documentos deben ordenar para que cualquier persona pueda encontrar uno
fácilmente
2. Es necesario registrar todas las entradas y salidas de cualquier documento
3. No hay que acumular asesina documentación pendiente de Archivos para evitar
extravío
4. Es preciso ser selectivo diferenciando lo útil de lo poco relevante
5. Debemos asegurar antes de abrir un expediente que no ha sido abierto con
anterioridad con denominación distinta
6. Es recomendable utilizar señales visuales de clasificar documentos con objeto de
facilitar su localización
7. Es importante eliminar periódicamente documentos que ya no sean útiles
8. Se tiene que establecer las medidas de seguridad para evitar la modificación del
daño a la destrucción de documentos
9. En documentos con respuestas interesantes juntar una copia del documento que
respondemos
10. Se ha de facilitar la visibilidad de los documentos en una posterior búsqueda como
doblandolos para que se vea su inicio
Tipos de archivo empresariales
- En función del soporte de archivo utilizado
El archivo convencional , lo podemos encontrar en casi todas las empresa pero sin abusar
de él porque conlleva inconvenientes un excesivo uso del espacio y de personal, además de
la complicación de su localización rápida y fluida ya que se utiliza en soporte papel
El archivo informático , su utilización está totalmente generalizada en las empresas
porque reduce al mínimo el uso de papel , este formato presenta muchas ventajas como la
facilidad para buscar y analizar datos además que los costes de mantenimiento son
menores y la productividad es mucho mayor
- en función de la frecuencia de uso de los documentos
El archivo activo , se suele denominar archivo de oficina de gestión y contiene documentos
que sean utilizados con frecuencia , este tipo de archivo debe ubicarse en un lugar
accesible y cercano a los puestos de trabajo
El archivo semiactivo , este contiene documentos de consulta reducida pero que deben
conservarse por razones legales y suelen localizarse en lugar con menor visibilidad , pero
han de revisarse periódicamente para eliminar aquellos que han perdido su valor y pasará a
un archivo inactivo
El archivo inactivo , es el que contiene documentos que rara vez se consultan e incluyen
archivos sin utilidad operativa pero con alto valor documental o legal y suele utilizar con
previa solicitud del interesado , cuando su documentacion deja de tener valor debe ser
destruido
- en función de la localización física del archivo
Los archivos de gestión centralizada , es el sistema que establece un único responsable
de archivos que se encarga de la clasificacion y ordenacion de los documentos , este
sistema dificulta la localización rápida de documentos
Los archivos de gestión descentralizada , es el sistema basado en la utilización de
distintos espacios de archivo en cada departamento o seccion empresarial , asi cada
departamento tendrá su propio archivo , donde guardará y almacenará , con lo que se
puede acceder rápidamente a ella
Los archivos de gestión mixta , es el sistema basado en la convivencia de archivos
activos y se me actívame los departamentos con un único archivo inactivo centralizado en la
sede central de la empresa
Sistema de clasificación de documentación
Un buen sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos
● ser fácil de entender (cualquier persona debe aplicarlo aunque no lo conozca)
● ser sencillo de aplicar (cuanto más sencillo sea menos errores que cometen)
● ser resolutivo (ha de dar solución a cualquier tipo de archivo)
● ser flexible (el volumen de documentación puede aumentar)
El sistema alfanumérico - - permite clasificar los documentos que se van archivar según el
orden de establecimiento para el alfabeto. Este sistema destaca por su sencilla aplicación.
El sistema numérico - - permite ordenar la documentación del archivo a partir de números
naturales determinados siguiendo un orden ascendente o descendente .
Sistemas mixtos - - permite a los sistemas de archivos combinarse con varios sistemas de
ordenación de forma que lo hacen más efectivo tanto alfabético como numérico o viceversa
El sistema cronológico - - permite clasificar los documentos por fecha u orden de entrada,
suele hacerse de la fecha más reciente a la antigua, la información más recurrente al
principio
El sistema geográfico - - permite la ordenación de una localización física concreta, como el
domicilio de la persona o empresa receptora del documento
El sistema temático - - los documentos que se deben giardan deben ser verdaderamente
representativos de la documentación que se va a archivar
Recepción y archivo de documentación en papel
La labor del archivo debe tener como fin permitir el tratamiento fluido de dicha
documentación conservando aquello que sea útil para la necesaria selección de
documentos
Los materiales de archivo en soporte papel
El mercado facilita enormemente atender de forma adecuada cualquier tipo de necesidad
empresarial
Materiales de archivo en soporte papel más utilizados son: cajas de archivos, archivadores
A-Z, estantería, carpetas colgantes, carpeta simple, armario de seguridad, armario de
carpeta suspendida
Recomendaciones para archivar documentos escritos
Confirmar que los documentos que se van a archivar no van a ser utilizados, ni por los
empleados, ni los departamentos empresariales en ese momento
Determinar el valor presente y futuro de los documentos que se van a archivar , aquellos de
los que estamos seguros que no van a ser conservados pueden ser destruidos
Es importante realizar copias de seguridad de los documentos originales que se
responsable del archivo considere oportuno para evitar extravíos
Hay que marcar aquellos documentos que deben estar guardados en más de un expediente
por su contenido
Para archivar la documentación importante hay que aplicar el mismo criterio establecido
para la documentación ya archivada
Proceder al archivo definitivo de los documentos
Recepción y archivo de documentación digital
Un archivo informático es el conjunto de datos almacenados en soporte informático que
pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de datos, etc.
Para el tratamiento y archivo informático de datos es necesario contar con el equipamiento
adecuado tecnológico hoy en día el ordenador es una herramienta indispensable para el
desarrollo de cualquier trabajo de oficina
Adicionalmente al software el archivo de soporte informático de recepción de copias de
seguridad se apoya en la utilización de distinta herramientas de hardware
● Disco duro interno del equipo informático (unidad interna de almacenamiento de
información , aplicaciones u otros archivos)
● Disco duro extraíble (reducido tamaño)
● CD, DVD (discos ópticos que permiten el almacenamiento de archivos)
● Memorias USB y tarjetas de memoria (utilizan memoria flash para guardar datos)
● Almacenamiento en la nube (permite guardar datos a través de internet , drive)
Mediante estos equipos se puede , tanto digitalizar documentos escritos utilizando un
escáner , como también plasmar un archivo informático en soporte por la impresora.
La labor de archivo de documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar y
conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y accesibles
para cualquier consulta posterior
Tanto el archivo en soporte papel como informático tiene como fin servir como fuente de
información sobre la cual se apoya la toma de decisiones en la empresa.
La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada
hasta que se determine que ya no es útil para la actividad empresarial
Para usar dicha información es necesario seguir una serie de normas:
- Hay que dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un documento
archivado
- Una vez utilizado el documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo
- Cuando se utilice un documento ya archivado, se da salida del archivo expediente
completo
- Reducir - solo material necesario (disminuye el uso de papel y volumen de
expedientes)
- Reutilizar - se pueden usar carpetas con material destruido para nuevo material
- Reciclar - se deben colocar papeleras de reciclaje , y usar papel reciclado
La destrucción de documentación debe realizarse con cierta frecuencia , para evitar la
acumulación innecesaria , se deben utilizar máquinas destructoras de documentación, que
no pueden usar las personas que no estén autorizadas
Un sistema de gestión de base de datos es un programa informático capaz de obtener
información regulando el acceso , la consulta y la eliminación de los datos alojados y
organizados.
La actual gestión informática de una base de datos presenta una serie de ventajas
frente al tratamiento de la información conservada en soporte papel :
- Dispone de motores de búsqueda muy poderosos los cuales facilitan la localización de
información
- No ocupa tanto espacio físico como el archivo de documentos en papel
- Gracias a internet los sistemas informáticos de gestión permiten la consulta en cualquier
momento y lugar
Tratamiento de la correspondencia empresarial
Hay tres tipos de correspondencia
1. Correspondencia de entrada (Es necesario recibir la clasificar la registrarla y
distribuir a los departamentos a las personas de la empresa)
2. Correspondencia de interiores (esta labor se realiza de manera conjunta con la
distribución de la corresponde central de recogida de la correspondencia de salida)
3. Correspondencia de salida (se debe recoger de los servicios o departamentos de
la empresa clasificar la registrarla y enviarla en los plazos y las formas establecidas)
Tratamiento de la correspondencia de entrada
La correspondencia de entrada es la que recibe del exterior tanto por el servicio de correos
como de las empresas de mensajería correo electrónico etc.
Su tratamiento requiere una serie de etapas:
1. Recepción (Los documentos se pueden recibir por correo fax o mensajería), la
manipulación de los sobres y paquetes deben realizarse de acuerdo con los
principios de seguridad y confidencialidad y han de seguir estos pasos:
- firmar el albarán
- el correo personal tiene que entregarse cerrado a la persona que va dirigido
- escribir en el borde superior derecho de la documentación la fecha
- revisar que aparezca la dirección del remitente del documento
- comprobar que dentro del sobre está toda la documentación
2. Clasificación una vez recibida la correspondencia se clasifica y para ello se suelen
disponer de bandejas o clasificadores
- cuando un documento afecta más de una al departamento se hacen fotocopias
- El correo en el que no se especifica una persona o departamentos aparte para ser
abierto es revisado con el departamento administrativo
- si la correspondencia no está identificada con rectamente se aparta para aclarar su
posible identificación
3. Registro (consiste en estampar un sello en la parte superior del documento ,
asignando un número correlativo de la fecha de la recepción)
4. Distribución una vez recibida , clasificada , registrada la correspondencia debe ser
distribuida a los departamentos de personas correspondiente teniendo en cuenta
que:
- es preciso planificar el recorrido que se va a realizar en las entradas antes de
comenzar con la distribución de la correspondencia
- En algunas empresas y organismos, la correspondencia se entrega en bandejas
especiales para ellos, existen dos una para las entradas y otras para las salidas.
La correspondencia de salida se origina por la comunicación externa mediante el servicio de
Correos, empresas de mensajería , correo electrónico…
El tratamiento de esta correspondencia pasa por una serie de etapas:
1. Preparación/comprobación previas ( la persona que conoce el asunto redacte el
documento y se presenta la persona por responsable para su firma)
2. Recogida (la correspondencia de salida suele depender del personal de conserjería
o secretaría y es importante hacer un recorrido diario por los departamentos de la
empresa en busca de correspondencia que hay que enviar)
3. Registro (es importante indicar la fecha de salida al destinatario en la clase de
documento del asunto tratado etc.)
4. Expedición o envío (una vez recibida la correspondencia que se va a enviar la
persona encargada de ella comprueba que aparecen todos los datos del destinatario
es que se adjuntan los anexos necesarios)
Correos - - es el operador designado para prestar servicio postal universal en España y
distribuye documentos escritos y otros paquetes por todo el mundo.
Las compañías privadas - - son una alternativa al servicio de correos para el envío de
documentos y paquetería urgente, tanto en envíos nacionales como internacionales
Oficina virtual de Correos
Correo digital - - Permite confeccionar cartas y tarjetas postales
Franqueo electrónico - - con él es posible pagar a través de Internet una relación de
envíos
Identificación de certificados y notificaciones - - permite confeccionar una relación de
envío certificado a través de Internet
Telegramas - - posibilita el envío de telegramas por Internet a cualquier punto de España
Tu sello - - se emplea para encargos de sellos personalizados con nuestras propias
imágenes
servicios online de compañías de mensajería (Los servicios ofrecidos por esta compañía
son distintos en cada una de ellas pero en general ofrecen la posibilidad de encargar los
envíos online pagar desde la página web hacer el seguimiento del estado de los envíos por
Internet)
administraciones públicas (la mayoría ofrece a los ciudadanos la posibilidad de ser su
trámite administrativos a través de Internet)
portafirmas electrónico (facilita tanto la firma de un documento o fichero por un único
firmante como por varios en un orden determinado)
certificado digital ( se trata de un documento electrónico que establece que un ciudadano
le corresponde la clave pública determinada)