PROGRAMAS
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas
que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en la
empresa.
La importancia de los programas es que:
1:Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.
2:Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
3: Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad.
4:Determinan los recursos que necesitan.
5:Disminuyen los costos.
6:Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente.
7:Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades.
8:Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
9:Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Características de los programas
1.-Proporcionan un plan a seguir.
2.-Evitan la duplicidad de funciones
3.-Permiten ejercer un mejor control.
4.-Coordinan varias actividades de la empresa.
5.-Pueden ser a corto y largo plazos.
6.-Permiten establecer una cronología.
7.-Ayudan a identificar las alternativas.
8.-Están integrados de muchas etapas.
Clasificación de los programas:
A. Integrales. Conjunto de normas y procedimientos generales.
B. Departamentales. Normas y procedimientos que se enfocan a una función
concreta.
C. A largo plazo. Abarcan cinco o más años.
D. A corto plazo. Comprenden lapsos de dos o menos años.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de
las acciones requeridas.
Importancia del procedimiento:
ºDeterminan el orden lógico que deben seguir las actividades.
ºPromueven la eficiencia y la especialización.
ºDelimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
ºDeterminan como deben ejecutarse las actividades.
ºSon aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones, brindan orientación para la
toma de decisiones y simplifican los procesos internos. No obstante, estas
políticas y procedimientos no servirán de nada a la organización, si los
trabajadores no los siguen.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada
situación en particular.
-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
-Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
- Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente
a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
- Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto.
Los procesos se suelen clasificar en tres tipos: Estratégicos, Clave, de
Apoyo.
Procesos Estratégicos:
Procesos estratégicos son los que permiten definir y desplegar las estrategias y
objetivos de la organización. Los procesos que permiten definir la estrategia son
genéricos y comunes a la mayor parte de negocios (marketing estratégico y
estudios de mercado, planificación y seguimiento de objetivos, revisión del
sistema, vigilancia tecnológica, evaluación de la satisfacción de los clientes)
Procesos Clave:
Los procesos clave son aquellos que añaden valor al cliente o inciden
directamente en su satisfacción o insatisfacción. Componen la cadena del valor de
la organización. También pueden considerarse procesos clave aquellos que,
aunque no añadan valor al cliente, consuman muchos recursos. Por ejemplo, en
una empresa de transporte de pasajeros por avión, el mantenimiento de las
aeronaves e instalaciones es clave por sus implicaciones en la seguridad, el
confort para los pasajeros la productividad y la rentabilidad para la empresa.
Procesos de Apoyo:
En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el control y la mejora del
sistema de gestión, que no puedan considerarse estratégicos ni clave.
Normalmente estos procesos están muy relacionados con requisitos de las
normas que establecen modelos de gestión.
