Curso de Microsoft Word | Módulo 4
Microsoft Word
Módulo 4
Plantillas y formularios
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UNIDAD 1
Manejo de Plantillas
| Presentación
La principal característica de una plantilla es ser utilizada para crear documentos
nuevos en base al modelo de dicha plantilla. Utilizar, crear y modificar plantillas es
parte de hacer eficiente nuestro trabajo en Word.
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| Plantillas prediseñadas
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y
tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas,
cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar
documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un
currículum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en
formato .dotx. Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos
y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de
tipo .docx, sin alterar la plantilla.
Word incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente
veremos cómo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También
veremos cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Para utilizar las plantillas haremos clic en la pestaña Archivo, seguido de la
categoría “Nuevo”, posteriormente podremos utilizar opciones disponibles. Como
podemos apreciar hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
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Las opciones para escoger una planilla son: [Link]
Plantillas prediseñadas: Son las creadas por Microsoft que aparecen en la
pantalla, si ya hemos creado alguna aparecerá al hacer clic en la sección
PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre
una de ellas y luego pulsar Crear.
Buscar plantillas en línea: Permite buscar en [Link]. Siempre y cuando
tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de
Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente
desde Word, sin tener que ir a la página web. Además, también hay unas
buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Currículo, Fax, etc.
Al momento de seleccionar alguna plantilla, nos muestra una vista previa del diseño
de la misma.
Si no nos gusta el diseño de la plantilla, pulsamos la x en la parte superior derecha
para cerrar y buscar otra plantilla, en caso que esta nos agrade, solo pulsamos el
botón “Crear” y la misma se despliega en nuestro computador.
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| Creación de plantillas
Si creamos con frecuencia un determinado tipo de documento, como un informe
mensual, una proyección de ventas o una presentación con un logotipo de la
empresa, lo podemos guardar como plantilla para poder usarlo como punto de
partida en lugar de volver a crear el archivo desde cero cada vez que lo
necesitemos. Para comenzar, podemos utilizar un documento que ya tenemos
creado, un documento que hayamos descargado o una plantilla nueva que hemos
personalizado.
Cómo crear una plantilla
Con un documento en blanco haremos lo siguiente:
Modificaremos los márgenes a una configuración predeterminada de
“Estrecho”, esto lo hacemos desde la pestaña Formato, grupo Configurar
página, comando Márgenes.
Desde la pestaña Insertar, grupo Texto, comando Explorar elementos
rápidos, seleccionamos “Organizador de bloques de creación” ...
En el cuadro que aparece, seleccionamos el bloque de creación “Barra lateral
de faceta (izquierda)” y pulsamos el botón “Insertar” y hacemos un clic en el
documento para no tener seleccionado el bloque insertado.
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Desde la pestaña Insertar, grupo Texto, comando Explorar elementos
rápidos, seleccionamos nuevamente “Organizador de bloques de creación”
...
En el cuadro que aparece, seleccionamos el bloque de creación “Barra lateral
de sector (claro)” y pulsamos el botón “Insertar” y hacemos un clic en el
documento para no tener seleccionado el bloque insertado.
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Desde la pestaña Insertar, grupo Texto, comando Explorar elementos
rápidos, seleccionamos, por último, “Organizador de bloques de creación” ...
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En el cuadro que aparece, seleccionamos el bloque de creación “Cotización
de filigrana” y pulsamos el botón “Insertar” y hacemos un clic en el documento
para no tener seleccionado el bloque insertado.
De este modo, hemos creado un documento tipo para posteriormente utilizarlo
frecuentemente.
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Para guardar este documento como plantilla haremos lo siguiente:
Como primer
paso nos
dirigimos a la
pestaña Archivo.
Seleccionamos
Guardar como
para ver distintas
opciones.
Pulsamos en
Examinar para
abrir el cuadro
“Guardar como”.
En el apartado
“Nombre:”
asignamos un
nombre al
documento.
En el apartado “Tipo:” seleccionamos “Plantilla de Word”.
Para finalizar hacemos clic en el botón “Guardar” y con esto el documento
quedará en la carpeta de plantillas de nuestro computador y cerramos dicho
documento.
Si abrimos nuevamente Word y nos dirigimos a la pestaña Archivo, categoría Nuevo,
podemos apreciar que se crea un apartado de plantillas llamado “PERSONAL”, el
cual contiene nuestros documentos creados como plantillas.
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Para reutilizar nuestra plantilla solo la seleccionamos y aparecerá en nuestra
pantalla para su posterior uso.
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| Modificar plantillas
Para modificar una plantilla haremos los siguiente
Seleccionaremos una plantilla que hemos creado o alguna que viene por
defecto.
Realizamos algunos cambios para acomodar la plantilla a un formato que
sea de nuestra utilidad y agrado.
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Para guardar esta plantilla como una nueva plantilla haremos lo siguiente:
Como primer
paso nos
dirigimos a la
pestaña Archivo.
Seleccionamos
Guardar como
para ver distintas
opciones.
Pulsamos en
Examinar para
abrir el cuadro
“Guardar como”.
En el apartado
“Nombre:”
asignamos un
nombre al
documento.
En el apartado “Tipo:” seleccionamos “Plantilla de Word”.
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Para finalizar hacemos clic en el botón “Guardar” y con esto el documento
quedará en la carpeta de plantillas de nuestro computador y cerramos dicho
documento.
Si abrimos nuevamente Word y nos dirigimos a la pestaña Archivo, categoría Nuevo,
podemos apreciar en el apartado de plantillas “PERSONAL”, que se encuentra el
documento que hemos modificado.
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| Anclar plantillas
Word permite anclar un documento a la vista Backstage para que podamos acceder
rápida y fácilmente a él. Esta herramienta es muy útil cuando trabajamos
constantemente en un mismo documento, ya que es una manera sencilla de poder
abrirlo en unos pocos pasos.
Para poder anclar un documento, realizaremos lo siguiente:
1. Abre en Word el documento que quieres anclar.
2. Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
3. Selecciona la opción Abrir del menú del panel izquierdo en la vista Backstage.
4. Vemos que al lado derecho del menú aparecerá una lista de los documentos
con que recientemente hemos trabajado, ubicamos el puntero sobre el
documento que quieres anclar.
5. Aparecerá un botón con forma de pincho sobre el que debemos hacer clic,
de este modo, el documento quedará anclado te tal manera que siempre
estará disponible.
Documento sin anclar
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Documento anclado
Para desanclar un documento o carpeta tan solo debes hacer clic nuevamente
sobre el botón en forma de pincho.
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UNIDAD 2
Creación de Formularios
| Presentación
A través de un formulario en Word rellenable podemos recopilar opiniones, datos o
información para cualquier uso que queramos. Word ofrece todos los elementos
necesarios para diseñar un formulario profesional con múltiples opciones y controles
para su creación.
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| Crear un formulario
Una de las utilidades que tiene Word, es la de crear formularios para que los
usuarios tengan la posibilidad de introducir datos en ellos, ya sean entrevistas,
cartas o actualización de datos, etc., por lo cual, veremos cómo elaborar estos
formularios de una manera funcional.
Un formulario es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito
de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.)
en las zonas del documento destinas a ese propósito para ser almacenadas y
procesadas posteriormente...
Para contar con la funcionalidad de llenar formularios debemos habilitar la pestaña
“Desarrollador”. Esta opción nos ofrece diversas alternativas para el entorno de
creación y debido a que no es usada de forma continua en Word, Microsoft decidió
dejarla inhabilitada por defecto.
Para habilitarla nos vamos a la pestaña Archivo y después a Opciones
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En la ventana desplegada vamos a la categoría “Personalizar cinta de opciones”,
posteriormente debemos activar la casilla “Desarrollador” y pulsamos en “Aceptar”.
Ahora podemos ver que se ha activado una nueva pestaña llamada “Desarrollador”
y el grupo sobre el cual trabajaremos es Controles.
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Podemos ver que el grupo Controles dispone de una serie de opciones que nos
permiten ejecutar la tarea de una forma muy sencilla y totalmente automatizada, los
botones más comunes son:
TIPO DE ICONO /
DESCRIPCION
CONTOL IMAGEN
Texto
enriquecido Permite al usuario del formulario escribir un
Texto sin texto.
formato
Permite al usuario del formulario seleccionar
Imagen
una imagen.
Permite al usuario del formulario seleccionar un
Cuadro
elemento en la lista o escribir un texto si ningún
combinado
elemento de los que se ofrecen le conviene.
Lista Permite al usuario del formulario seleccionar un
desplegable elemento de dicha lista.
Selector de Permite al usuario del formulario seleccionar
flecha una fecha.
Casilla de Este control es de tipo Sí/No: cuando está
verificación marcada es SÍ y, a la inversa, es NO.
Botón de opción Permite optar por una alternativa u otra.
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| Insertando controles
Puede crear un formulario en Microsoft Word empezando con un documento en
blanco o una plantilla y agregando controles de contenido, incluidas casillas de
verificación, cuadros de texto, selectores de fecha y listas desplegables.
Utilizaremos un documento simple para ir insertando diferentes controles, de este
modo el formulario ira tomando forma para su posterior uso.
Insertar un control de imagen
Los controles de imagen se usan a menudo para las plantillas, pero también puede
agregar un control de imagen a un formulario, para esto haremos lo siguiente:
1. Haga clic en donde quiera insertar el control.
2. En la pestaña programador, en el grupo controles, haga clic en control de
contenido de imagen.
3. Nos aseguramos de que la imagen tenga un tamaño acorde dentro de
nuestro documento.
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Para poder seleccionar un control, se debe hacer clic en los tres puntos del mismo.
Insertar un control de selector de fecha
1. Haga clic en el lugar donde quiera insertar el control de selector de fecha.
2. En la pestaña programador, en el grupo controles, haga clic en el de control
de contenido de selector de fecha.
3.
En la ficha Programador del grupo Controles, haga clic
en Propiedades y cambie las propiedades que desee. Por
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ejemplo, podemos ajustar el formato de la fecha para que se muestre de manera
formal en el documento.
Insertar un control de texto donde los usuarios puedan escribir
En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden aplicar formato
al texto como negrita o cursiva y pueden escribir varios párrafos. Si desea limitar lo
que los usuarios pueden agregar, inserte el control texto sin formato.
1. Haga clic en donde quiera insertar el control.
2. En la pestaña programador, en el grupo controles, haga clic en control de
texto enriquecido de control de contenido de texto enriquecido o en control
de texto sin formato de control de contenido de texto sin formato. /
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Insertar un control de botón de opción
1. Haga clic donde desea insertar el control de casilla
de verificación
2. En la pestaña programador, en el grupo controles,
haga clic herramientas heredadas y posteriormente
en el comando Botón de opción.
Al ser un control heredado puede tener un formato un poco distinto, pero su
utilización es del mismo modo que los demás controles. También realizando un clic
derecho sobre el control podemos modificar su contenido para adaptarlo en nuestro
documento.
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Insertar un cuadro combinado o una lista desplegable
En un cuadro combinado, los usuarios pueden seleccionar de una lista de opciones
que usted proporciona o pueden escribir su propia información. En una lista
desplegable, los usuarios solo pueden seleccionar de la lista de opciones.
1. En la pestaña programador, en el grupo controles, haga clic en el control
de cuadro combinado o en el control de contenido de lista desplegable.
2. Seleccione el control de contenido y, en la pestaña Desarrollador, en el
grupo Controles, haga clic en Propiedades.
3. Para crear una lista de opciones, en Propiedades de la lista desplegable,
haga clic en Agregar.
4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar y repita este paso
hasta que todas las opciones estén en la lista desplegable.
5. Rellene el resto de propiedades que quiera.
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Insertar un control de casilla de verificación
1. Haga clic donde desea insertar el control de casilla de verificación
2. En la pestaña programador, en el grupo controles, haga clic en el control
casilla de verificación.
Por último, agregamos una foto en el control de imagen y tenemos el formulario
completo.
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