UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.

FACULTAD DE AGRONOMÍA.
ÁREA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN.
ADMINISTRACIÓN DE SPA.
ING. AGR. BRAN SHAW.

PROCESO ADMINISTRATIVO.
El CONTROL.

.
 1.- Introducción.

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y
una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los
objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los
niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte
central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a organización
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y
culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el
propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los
métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico
de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.

2.1.- EL CONTROL.

2.1.1.- SU CONCEPTO Y SUS TIPOS.

Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea
total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:

a) Control Automático (feedback control)

b) Control sobre resultados (open control)

Todo el control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con lo

esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o
sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron,
superaron o se apartaron de lo esperado; tal procedimiento constituye el control sobre
resultados.

Sin embargo, en la actualidad, con base en los avances de la cibernética en la que

Robert Wiener ha estudiado con tanto éxito los sistemas de comunicación, es posible en
muchos casos obtener una retroalimentación de las informaciones que resultan del
control mismo, y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie en forma automática,
con lo cual no hay que esperar hasta que se produzcan íntegramente los resultados para
poner en obra la acción correctiva; un procedimiento previamente establecido va
corrigiendo la acción constantemente, con base en esos resultados y sin necesidad de
detenerla.

3.- SU IMPORTANCIA.

a) Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a la vez medios

de previsión.

b) Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización,

de la dirección, la integración, etc. Es por ellos un medio para manejarlas o

administrarlas.

4.- SUS PRINCIPIOS.

Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.

La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación;

esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegación se
necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo
corresponde al administrador.

En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para
auxiliar a la línea en sus funciones, por ello deben actuar como Staff. De ahí la
necesidad de “convencer” y no “imponer” los medios de control.

5.- LOS ESTANDARES.

El control es imposible sino existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será

tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna

manera, supone siempre una base de comparación previamente fijada.

En ocasiones esta base son realizaciones anteriores meras estimaciones empíricas etc.
Pero no se podría decir que se controla algo si lo obtenido no se “valoriza” y para ellos
se compara con “algo” de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un
medio de prepara el control.

6.- CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar frecuentemente este principio. De el
se deduce también espontáneamente una regla: Un control solo deberá usarse si el
trabajo que impone se justifica ante los beneficios que de el se esperan.

En sentido positivo, surge el peligro del especialista en la técnica de control de que se

trata, el que casi siempre sera la bondad de su técnica y tratara de lograr a toda costa que
se implante.

En sentido negativo existente también el peligro de subestimar los beneficios de un

medio de control, ya por que estos se produzcan “a largo plazo” ya porque sea
imposible o difícil al menos, cuantificarlos, de ahí la conveniencia de tratar de hacer
esta cuantificación.

7.- PROCESOS Y REGLAS.

1.- Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control.

a) Establecimiento de los medios de control.

b) Operaciones de recolección y concentración de datos.

c) Interpretación y valoración de los resultados.

d) Utilización de los mismos resultados.

La primera y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador. La

segunda ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La terceras suele ser del
administrado, con la ayuda del técnico.

2.- Escoger medios de control estratégicos.

3.- Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible la estructura de la

organización.

4.- Tener en cuenta su naturaleza y de la función controlada para aplicar el mas útil.

5.- Los controles deben ser flexibles.

6.- Los controles deben reportar rápidamente desviaciones.

7.- Deben conducir por si mismos de alguna manera a la acción correctiva.

8.- CLASIFICACION DE LOS MEDIOS DE CONTROL.

Como ya se señalo, las operaciones de control son técnicas especializadas. Estas se

estudian en las clases de contabilidad, administración del personal, ingeniería industrial,
producción, ventas.

Aquí solo se mencionan los diversos campos y las técnicas mas usadas en cada uno de
estos y además, no debe olvidarse que algunas técnicas de planeación son a la vez
medios de control.

8.1.- Clasificación de las principales áreas de control.

Controles de ventas

Controles de producción

Controles financieros.

Controles generales.
 CONCLUSIONES

El control es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma
la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.
La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades
principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo
tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente,
Control posterior
El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden
llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.
La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar
distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que
se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a
unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los
sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las
medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de
los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación,
reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.

BIBLIOGRAFIA

 DE CASTRO, Emilio. PGARCÍA DEL JUNCO, Julio. Administración y

Dirección2.001España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.

 Consultado el 14 de diciembre del 2008. Disponible en:

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