COLEGIO ICED PANAMÁ (ICED)

MÓDULO DE APRENDIZAJE
PRÁCTICA PROFESIONAL

12º GRADO
Teléfono: 774-6266 WhatsApp:6984-6225
Edificio Plaza San Francisco, Ave Central
David-Chiriquí
E-mail: iced660@[Link]

[Link]
 Colegio ICED Panamá
Somos una Institución para la Cultura y la
Educación (ICED), autorizada por el MEDUCA (Ministerio de
Educación) mediante los Resueltos Permanentes de
Funcionamiento # 660 del 19 de mayo de 2006 y # 8249 del
21 de diciembre de 2012.

ICED inició sus labores en el año 2004 ofreciendo Estudios

Secundarios de Básica General (Pre-Media 7°, 8° y 9°
Grados), Bachillerato en Comercio con énfasis en Gestión
Empresarial, Bachillerato en Ciencias con énfasis en
Informática y Bachillerato en Letras con énfasis en Idiomas en
la Metodología de Enseñanza Abierta o Educación
Andragógica para Jóvenes y Adultos.

Misión: Contribuir eficazmente en la formación integral y

permanente de jóvenes y adultos.

Visión: Ser una empresa innovadora que aporte

significativamente al mejoramiento y transformación de la
educación panameña.

Valores: Pasión por emprender, honestidad,

confiabilidad, responsabilidad social y calidad en el servicio.
2
 Ministerio de Educació n
Direcció n Nacional de Educació n Particular
Colegio ICED Pnamà

ICED
Educación… Sin barreras

Facilitador (a):

_______________________________________

Mó dulo de Aprendizaje
Práctica Profesional

12º Grado

Teléfono: 774-6266
Edificio Plaza San Francisco
David- Chiriquí
2
 Presentación

Bienvenidos y bienvenidas a este nuevo curso de Práctica Profesional,

donde juntos ampliaremos nuestros conocimientos al ámbito empresarial y
comercial.

La temática de este módulo nos permite observar dentro de cada tema

ejemplos y análisis de caso, que serán parte esencial realización y desarrollo,
para culminar con éxito este curso que es de gran ayuda para nuestra práctica
profesional.

Adjuntamos una serie de ejercicios y ejemplos ilustrados en la oficina, en

transacciones comerciales, bancarias y personales.

El ambiente laboral y comercial cada día es más exigente, por eso

consideramos de suma importancia prepararse de la mejor manera, conscientes
de un futuro lleno de retos, anhelos y metas.

La actitud que demuestres es fundamental para triunfar y seguir adelante

en la vida, y en cualquier empresa en la que quieras desarrollar y presentar tus
destrezas, tomado de la mano con los valores; fuente importante y
determinante en la sociedad actual.

Te exhorto a trabajar Juntos en los temas que a continuación se

presentan, los que espero sean de su total entendimiento y agrado.

2
Contenido
Tema 1
Empresa, Organización y Labores de Oficina
La Empresa y su entorno
La Oficina
Labores de la oficina

Tema 2
Los Documentos Comerciales
Factura
Recibo
Cheque
Requisición
Orden de Compra
Nota de Crédito
Estado de cuenta
Recibo o comprobante de caja menuda

Tema 3
El Empleado de Oficina y su Personalidad
Personalidad
Importancia de las relaciones humanas
Como Empiezas a Buscar Empleo
Como Progresar en el empleo

Tema 4
Preparación de Nóminas (Planillas)
Jornada de Trabajo
Nómina
Salario
Horas Extras
Cálculo del Salario

Una meta cumplida es un eslabón

2

Que te invita a subir al siguiente.

Tema 1
Empresa, Organización y Labores de Oficina
Objetivos:
 Descubrir los aspectos generales de una empresa
 Explicar la organización, función y actividades de la oficina comercial
 Escribir correctamente estilos de cartas comerciales
 Aplicar reglas correctas en la escritura de diferentes tipos de cartas
La Empresa y su entorno
La empresa es aquel sistema en que se cordinan factores de producción
financiación y comerciales para ssatisfacer las necesidades de proporcionar bienes y
servicios.
El objetivo central de una empresa es la de satisfacer las necesidades de los
clientes, a traves del producto o servicio que le proporciona.
Dentro de sus funciones están:
 Producción: Funciones de Aprovisionamiento y transformación.
 Mercadeo: Fçunción comercial o de distribución
 Recursos humanos: Organización y Gestión de Personal
 Investigación y Desarrollo: creación y evaluación de la tecnología
 Financiación: Capatación de fondos e inversión, ya sea por recursos
propios o ajenos.
Elementos de la empresa:
Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.
Personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,
fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras, aportación de
capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual, patentes, etc.). Estas
"personas" se convierten en accionistas de la empresa.
Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:
Administradores.
Clientes. El empresario: es una persona que está al frente de
Colaboradores y compañeros. la empresa. Es el encargado del buen manejo y
Fuente financiera. funcionamiento de la misma, y bajo su
Accionistas. responsabilidad está la de incrementar el patrimonio
de los accionistas
Suministradores y proveedores.
Trabajadores.
Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnología, conocimiento, contratos
financieros, etc.
Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los objetivos
de la empresa. Como la tecnología, las materias primas utilizadas, los contratos
financieros de los que dispone, etc.
Organización: coordinación y orden entre todos los factores y las áreas.

ACTIVIDAD
Investiga la clasificació n de las empresas:
2

» Por sectores de Actividad

» Segú n su dimensió n
» Segú n su titularidad
» Segú n su forma Jurídica
La Oficina

Antes de mencionar algunas funciones y elementos de oficina definiremos que

es oficina.
Oficina: es un este de servicio y de facilitar los principales propósitos de una
empresa. La oficina es el espacio en el que se realizan actividades, de tipo comercial o
legal, es decir, interactúan personas y equipo con la finalidad de lograr un objetivo
común que es en sí las metas de la empresa.
En la organización de una oficina se reúnen los siguientes recursos: materiales,
técnicos, equipo, sistemas y capital.

Características

Relación interpersonal: Las buenas relaciones laborales son indispensables para el buen
funcionamiento de la oficina. Una buena comunicación e intercambio de información
agiliza y perfecciona el proceso, fortalece el deseo unánime de lograr los objetivos de la
empresa.

Función: La oficina funciona como el cerebro de la empresa, es decir; es donde se

toman decisiones, se ejecutan las tareas curriculares que después, que después si es el
caso se realizan en las áreas operacionales.

Actividades: dentro de una oficina se dan múltiples actividades que siendo coordinadas,
contribuyen al funcionamiento de la empresa. Estas actividades son ineludibles a fines
a la estructura general de la empresa; es decir que las actividades estarán
estrechamente relacionadas con el tipo de empresa en el marco departamental de cada
una.

Administración: la administración dentro de una oficina juega un papel sumamente

importante. Es necesario contar con los trabajadores de buen sentido y conocimiento
de administrar los bienes de la empresa. La administración en una oficina es necesaria,
para el aprovechamiento del recurso humano, hasta en la gestión de suministros que
proporciona la empresa, para el cumplimiento de las tareas dentro de la misma.

Servicios: una empresa independientemente de que venda algún producto especifico,

ofrece un servicio. En la actualidad, las empresas están entrando en los modelos de
calidad total que hacen que el empresario lleve la empresa a un nivel excelente al
momento de ofrecer su bien o servicio. Todo esto es un proceso que los empresarios,
que desean ser competitivos, están dispuestos a pasar, con la finalidad de que su
producto o servicio se posicione en el mercado.

Texto Paralelo
2
Labores de la oficina
Las funciones que se desarrollan en la oficina son
variadas y múltiples, hoy en día se han simplificado gracias
a la tecnología. Entre las labores que se desempeñan
dentro de la oficina están: Secretaría, recepción, tomar
dictados, atender al teléfono, recibir a los visitantes, llevar
la caja menuda, pasar notas, envío y recibo de
correspondencia, correos electrónicos, fax entre otras
actividades.
 Aspecto material intelectual de la oficina: muchas empresas dan a sus
empleados un lugar de trabajo atractivo y con equipos modernos, la
oficina debe contar con los elementos necesarios para el buen desempeño
en las labores que se realizan. El ambiente agradable de una oficina debe
contar con los colores recomendables e su decoración para regular o tener
un control del clima y control del ruido.
El color utilizado en la oficina puede afectar el estado de ánimo del empleado y
visitante de lo cual utilizar colores cálidos como el amarillo y el naranja, puede crear un
ambiente amistoso. La comodidad comprende un uso correcto de mobiliarios.
 La iluminación de la oficina: es un factor importante en el
rendimiento del empleado, una luz intensa fatiga al empleado
y una luz tenue no le permite trabajar cómodamente, porque
tiene que esforzarse más de lo usual.
El trabajo de oficina permite al empleado ganar experiencia y la
satisfacción de la realización del trabajo, donde la oficina de hoy es un
sitio vibrante y lleno de vida, dándole la oportunidad a que el
empleado de oficina pueda aspirar a puestos ejecutivos si se dedica a
estudios adicionales para obtener mayores conocimientos.

Correspondencia comercial
Partes de la carta comercial
1. Membrete: la mayoría de los papeles de carta en las oficinas tienen el nombre de la
compañía o razón social, dirección, teléfono y otros datos importantes. El membrete
ocupa usualmente una y media pulgada de la parte superior de la hoja.
2. Fecha: Cuando se usa papel con membrete impreso, la fecha se escribe dos líneas
más debajo de la última línea del membrete.
3. Dirección del destinatario: Los espacios que se dejan entre la fecha y la dirección del
destinatario, varían de acuerdo con el tamaño del cuerpo de la carta. Habrá más
líneas en blanco si la carta es corta. Se deja un mínimo de tres espacios y un máximo
de once espacios.
4. Líneas de atención: No es utilizada con frecuencia en la carta comercial. Cuando se
usa se escribe dos líneas después del destinatario. La palabra atención se escribe
toda en mayúscula o solo la primera letra (A); puede llevar dos puntos, en negrita.
5. El vocativo: el vocativo o saludo se escribe dos espacios después de la última línea
de la dirección del destinatario o de línea de atención si la hay.
2
 6. Asunto o referencia: se escribe dos
espacios después del vocativo. La
palabra asunto, puede ser escrita
toda en mayúscula o solo la primera
letra.
7. Cuerpo de la carta: comienza dos
espacios después del vocativo o dos
espacios después de la línea de
asunto.
8. Despedida: se escribe dos espacios
después de la última línea del
párrafo. Se escribe solamente la
primera letra en mayúscula.
9. Antefirma: se escribe toda en
mayúscula dos espacios después de
la despedida.
10. Firma: escritura del nombre de la
persona que va a firmar la carta y el
cargo que desempeña. El nombre
de la persona que debe firmar la
carta se escribe cuatro espacios
después de la antefirma.
11. Iníciales de referencia: al concluir las
cartas comerciales suelen escribirse
iníciales de identificación de la
persona que la dicta y de quien la
escribe. Las primeras iníciales se
escriben en mayúscula. Estas van
seguidas de una diagonal, después se pone las iníciales de quien escribe en
minúscula.
Estilos de Cartas Comerciales:
Bloque o Bloque extremo: En este estilo todas las líneas de la
carta se inician contra el margen izquierdo.
Bloque Modificado: Se escribe todo contra el margen izquierdo
excepto: la fecha, la despedida, antefirma, nombre del firmante
y el cargo, que se coloca en la misma dirección de la fecha.
Semi bloque: Es muy parecido al estilo bloque modificado, la
diferencia es que los párrafos se inician con sangría. Si la carta
lleva línea de atención y de referencias éstas van con sangrías al
igual que los párrafos.
Noma o Simplificada: es un estilo de carta muy utilizado, especialmente en las
empresas norteamericanas. En estas cartas se suprime el saludo o vocativo, la
despedida y la ante firma. Se da énfasis a la línea de asunto que se presenta todo en
2
cierre de mayúscula y se elimina la palabra asunto, desde la última línea del destinatario
tres espacios y entre el asunto y el contenido también se dejan tres espacios.

ACTIVIDAD
Diferentes documentos que se utilizan en la oficina
Redacta tres (3) cartas comerciales, con los diferentes estilos que hemos tratado.
 La resolución: es una decisión o fallo de una autoridad del gobierno, una sociedad,
una junta directiva, un cuerpo colegiado, entre otros instituciones o compañías. Es
un documento preparado por una persona o grupos de personas en el que se
expresa el reconocimiento de un hecho o acontecimiento con motivo de: honrar,
felicitar, expresar pena. Indicar acción. Conmemorar un suceso o una propuesta.
Pueden surgir en una reunión, puede ser propuesta por uno o varios miembros y
consta de dos partes: los considerandos y los resueltos.

Los considerandos: son una serie de conceptos que preceden y explican

el contenido del fallo o dictamen. Por la secuencia que guardan entre si,
ya que constituyen el motivo del fallo Deben ser separados punto y coma
Los resueltos: constituyen el fallo o la decisión acordada. Como cada
resuelto o acuerdo constituye una clausula con sentido completo va
separado por un punto.

 La agenda u orden del día: la agenda de una reunión es la lista de los temas o
asuntos que se han de tratar o discutir; es el orden del día. Debe ser previa a la
reunión, se recomienda que la agenda u orden del día circule entre los miembros o
socios con antelación, por lo menos entre cinco u ocho días. En esta forma los
participantes tendrán la oportunidad de saber asuntos a tratar y llevar a la reunión
información y documentos necesarios, preparar y circular informes y resoluciones
además de aportar ideas, que se presentarán oportunamente en la reunión. Los
asuntos se discuten en el orden que aparecen.
Cuando se convoca por escrito a una reunión, puede prepararse en forma de carta,
memorando o circular. Puede incluir la agenda u orden del día como parte del
texto o como un anexo a la citación

ORDEN NORMAL DE UNA REUNIÓN:

Verificación de quórum
Lectura y aprobación del acta anterior
Informe del presidente
Informe del tesorero
Informe de comité o departamento
Asuntos varios
Proposiciones

 El Acta: de todo lo ocurrido y tratado en una reunión, la persona que actúa

como secretario/a de la asamblea prepara un borrador o minuta, después
organiza los datos adecuadamente y prepara el acta. Las actas de una reunión
2
 informal son breves e incluyen sólo puntos esenciales; las actas de reunión
formal se mecanografían en detalle y de conformidad con el patrón de rutina.

Algunas recomendaciones para el secretario/a al preparar el acta,

Que por lo general se presenten en papel 8 ½ “x 13”
 Se presenta a máquina (computadora) siguiendo las reglas que se aplican a los
manuscritos, en cuanto a título, márgenes, párrafos enumeración
 Nombre del documento: (ACTA DE LA REUNIÓN…)
 Nombre del grupo que se reúne (junta directiva, comité, asociación, entre otras)
 Fecha, lugar y hora de la reunión, si es una reunión ordinaria o extraordinaria.
 La lista de los miembros presentes y ausente, puede escribirse a espacio
sencillo, en orden alfabético y en forma tabulada. En caso de que sea una
reunión de una empresa grande, se indica el nombre de la junta directiva y solo
se debe anotar el número de miembros presentes, para indicar que había
quórum.
 Si hay segunda o más páginas debe llevar el encabezado con la información de
la primera página. Acta de la reunión…, número de página y fecha.
 Al finalizar debe llevar la hora en que finalizó la reunión.
 Firma del secretario/a y de las personas responsables del acta
 El secretario/a debe ser muy cuidadoso/a al preparar el acta e incluir si hay los
anexos correspondientes.
 Aplicar a su redacción las cualidades del estilo, especialmente la claridad,
precisión y la concisión.

Las formas de presentar el acta pueden variar ligeramente de acuerdo a la opinión o

apreciación de cada jefe en particular o la que se tiene establecida por la costumbre.

Las actas como su nombre lo indica son reproducciones exactas de las reuniones de
una forma legal, para la buena confección de estas, existen formatos de tipo general,
en los que incluye: introducción, apertura, asistencia, informe de presidencia,
proposiciones, nombramientos, acuerdos y clausura.

ACTIVIDAD
Ahora presenta ejemplos de cada uno de los
documentos tratados en clase:

1. La resolució n,
2. Orden del día o agenda
3. El acta

Texto Paralelo
Anota aquí:
2

Tus aportes, dudas

o ideas
Tema 2
Los Documentos Comerciales
Objetivos específicos:
 Describir la importancia de los documentos comerciales en la oficina de hoy
 Confeccionar, diseñar y llenar los diferentes documentos comerciales
 Realizar ejemplos prácticos en el uno de cada uno de los documentos
comerciales.
Los documentos comerciales son formularios que se describen o se detallan en
alguna transacción comercial. Antes de llenar un formulario hay que tener mucho
cuidado.

A continuación te presentamos algunas sugerencias

 El documento debe ser llenado a mano, máquina o computadora

 Los documentos dañados no se botan, ya que estos están enumerados. Se debe
colocar la palabra o sello de anulado en el original y las copias además de una
pequeña explicación de por qué se anuló.
 No se puede tachar un número o escribir encima de otro.
 No se debe de tachar o borrar.

Principales documentos comerciales usados en la actualidad:

Factura

Es un formulario importante tanto para el

comprador como para el vendedor. Las dos
partes lo utilizan para hacer registros de
contabilidad.

La información que contiene es la

siguiente: número de la factura (por lo
general está impresa), fecha de la
transacción, nombre y dirección del
comprados, tipo de transacción (crédito o
contado), descripción de la venta (cantidad,
descripción, código, precio unitario, precio
toral, subtotal, descuento ITMS, total de la
factura, nombre del vendedor, autorizado
por y firma de recibido.
2
 Recibo
Existen dos clases de recibo: recibo con talonario y recibo con copia. El recibo con
talonario consta de dos parte, una más pequeña a la izquierda que es el talonario,
donde se escriben los datos fundamentales y el
recibo propiamente dicho a la derecha. El recibo
con copia tae normalmente un original y dos
copias. Actualmente existen en el mercado un
tipo de papel especial, qu sin necesidad de
utilizar papel carbón reproduce en la copia todo
lo escrito, comúnmente llamado “papel
químico”. El recibo es el documento más
utilizado en la vida comercial y es realizado con la
finalidad de dejar constancia por escrito de haber
recibido dinero.
Contiene la siguiente información: fecha,
número de recibo, nombre de la empresa o persona, cantidad en número y letra,
concepto por el cual se emite: efectivo o cheque, banco y firma de la persona que lo
hace.
Cheque
Es un documento negociable y es muy usado en
el comercio para efectuar pagos a continuación
algunas recomendaciones especiales que serán
de gran utilidad:
 No se debe borrar ni tachar en un cheque.
 Los espacios en blanco se llenan con un guión
 El nombre del beneficiario se debe escribir todo
en mayúscula
 La cantidad en cifra se escribe pegado al signo B/
 La cantidad en letra se escribe toda en mayúscula
 La cantidad en letra se escribe en una sola palabra hasta el número treinta
 La cantidad en letra, los centésimos se escriben en fracciones ejemplo:
B/.32.50 TREINTA Y DOS CON 50/100 . las cantidades enteras se escriben seguidos de
la palabra solamente. Ejemplo: B/.32.00 TREINTA Y DOS SOLAMENTE

Requisición
Es el documento usado para solicitar materiales o mercancías. Esta solicitud la hace un
departamento el encargado de hacer las compras. Es un documento de carácter
2
interno. el formulario debe ser llenado por el funcionario que necesita el material y
aprobado por el jefe de la oficina, sección o departamento.

El formulario de requisición al presentarse debe contener lo siguiente:

*nombre de la empresa,
*nombre del documento,
número de la requisición,
*fecha en la que se
elabora el documento
*nombre de la persona o
departamento que hace
la solicitud. *Formato
que permita especificar:
*la cantidad, *la
descripción, *la marca
del producto y *si fuera
necesario el número de
la cuenta a la cual debe
cargarse el gasto;
*espacio para la firma del
solicitante, *espacio para
la aprobación por el
jefe/a.
Orden de
Compra
Es un documento de
uso externo, lo usan casi
todas las empresas para
solicitar mercancías o
materiales al comercio local.
Es una solicitud de mercancía
para ser pagada al recibo de la
misma o al crédito si así se ha
estipulado. Este documento
es un acuerdo entre el
vencedor y el comprador
conde este último acepta los
precios y las disposiciones de
la orden de compra, por lo
general, se llevan a cabo
2
varias cotizaciones con la finalidad de elegir aquellas que presenten mejores precios y
condiciones.

La orden de compra lleva los siguientes datos: *número de la orden de compra,* fecha
en que se confecciona, *espacio para el nombre y la casa comercial a quien se solicita u
ordena el material, espacio para las firmas de las personas que intervienen en la orden
de compra que son: el que la autoriza y la recibe; es necesario el nombre el documento,
descripción de la mercancía, descuento si lo hay, y el ITBMS.

Nota de Crédito
Este documento surge
por los problemas que en
el tratado comercial se
efectúa entre el cliente y
el comerciante. Es un
documento que en las
empresas comerciales se
utiliza para ajustar el
saldo del cliente a su
favor, por algún error
cometido en cualquier
transacción realizada.
Generalmente se hace
cuando se factura
equivocadamente un
pedido a mayor precio y
cuando el cliente hace
devolución de mercancía
por estar defectuosa o
dañada, porque se le
envió una cantidad
mayor de la que solicitó.
La nota de crédito
contiene la siguiente información: Texto Paralelo
Nombre y dirección del cliente
Nombre de la empresa
Fecha
Descripción y cantidad acreditada
Estado de cuenta
Es un documento que los comerciantes envían a sus clientes, cuando estos
tienen crédito en su empresa. Por lo general encierran la información de cierto periodo
(de 30 a 90 días), con la finalidad de que el cliente cubra su crédito. El estado de cuenta
viene a demostrar el movimiento de la cuenta durante el periodo, con la anotación de
2
 las compras y cargos hechos contra la cuenta; los pagos o ahorros que se hacen a la
cuenta. De ser necesario
pueden aparecer notas
de crédito o débito.

El estado de cuenta debe

contener la siguiente
información: nombre de
la empresa, nombre y
dirección del cliente,
saldo anterior, fecha en
que se efectuó la
transacción, saldo
anterior, fecha en que se
efectuó la transacción,
detalles de la transacción
por medio del número de
facturas, espacio en
forma de columna para
anotar los cargos, ya
sean créditos o abonos,
saldo después de
efectuada la transacción,
deuda al final del
periodo.

Recibo o comprobante de Caja Menuda

Es un fondo especial custodiado por un
empleado de la empresa y que va destinada a gastos
de menor cuantía. El recibo de caja menuda es un
comprobante de gastos por medio del cual el
empleado justifica la inversión e los fondos.
Contiene la siguiente información: Nombre de la
empresa, el término caja menuda, el número de recibo,
fecha el espacio para escribir la cantidad de dinero en
números y letras, el término recibí de la caja
menuda…, concepto, firmas del que recibió el dinero y firma de la perdona que
entrega.
ACTIVIDAD
Nunca consideres el estudio una Álbum ilustrativo
2

obligación, sino una Investiga el proceso de compra venta y que

oportunidad para penetrar en el documentos intervienen en el mismo, da ejemplos
bello y maravilloso mundo del e ilustra cada uno de ellos. Referencia
saber Bibliográ fica: PITTI L, Yeisylin Y UREÑ A Ernesto
ALBERT EINSTEIN PRACTICA PROFESIONAL, para Bachilleratos en
Comercio; Pá gs. 58 - 64
 Actividades y Experiencias de Aprendizaje

Revise el contenido del tema para que: Practique la preparació n de los diferentes
documentos comerciales con los casos que a continuació n le presentamos: los
mismos presentan situaciones que se dan en la actualidad en el á mbito comercial.

1. Juan Patiñ o compró a crédito el día de hoy la siguiente mercancía: 1 docena

de toallas a B/.5.95 cada una; 2 pantalones masca Cardini de 30.75 cada
uno y 3 camisa Cardini a 35.00 cada una. Prepara la factura con fecha del
día de hoy y tomando en consideració n que la ú ltima fabricada fue la
nú mero 32.

2. María Gonzá lez, con cédula 4-56-798; compró víveres por la suma de
B/.2,745.30 en días pasados; hoy se presenta a abonar la cantidad de
B/.315.00. preparamos el recibo No.23

3. La señ ora Aurora Araú z le pide confeccione un cheque por B/.520.00 a

nombre de Jorge Montenegro por servicios de plomería en el edificio,
cheque anterior No.123 con fecha de hoy y cheque por B/.235.26 a almacén
Franklin Jurado para cancelar saldo pendiente.

4. Usted Trabaja para la Farmacia Revilla, en el departamento de personal y

su jefe el Lic. Luis Morales le solicita prepare la requisició n solicitando el
equipo nuevo para el departamento. La requisició n es la nú mero 35; utilice
la fecha de hoy.
3 escritorios color crema
3 sillas ejecutivas color chocolate, modelo 3330
2 computadoras completas
1 má quina de escribir eléctrica
Ademá s va a cambiar el color de la oficina y solicita 2 galones de pintura
color amarillo y uno color naranja marca Peerless.

5. El gerente del almacén el Activo, Pedro Ló pez, le solicita confeccionar la

orden de compra No.234 para adquirir artículos (se acoge a la cotizació n de
Distribuidora Luz por ser la que ofrece mejor precio)
7 resmas de papel bond blanco a 5.95 cada una
4 docenas de lá pices rojos a 0.20 cada uno
3 docenas de libretas de anotaciones a 6.50 cada docena
2

Nota: en Grupo no mayor de 5 participantes .

Conocimientos Previos:

 Si vas a una entrevista de trabajo como crees que

deberías arreglarte

 Si eres dama que tipo de calzado utilizarías y si eres

caballero crees que podrías ir con zapatillas o Tenis.
Explica

 Si la entrevista es a las 2:00 p.m. a qué hora debes

llegar.

 Menciona que tipo de equipos que se utilizan en la

oficina moderna has utilizado.
2
Tema 3
El Empleado de Oficina y su Personalidad
Objetivos
Demostrar cualidades personales y rasgos esenciales para
el trabajo de oficina
Explicar la importancia de las relaciones humana y factores
que influyen y afectan la conducta de las personas

El empleado de oficina es de suma importancia para la

empresa, ya que su presencia asegura el buen desarrollo de las
transacciones comerciales, aunque la empresa cuente con un
equipo automatizado

El empleado de oficina es un servidor público porque tiene

que tratar con las personas que lo visitan en la oficina. Su actitud ante estas personas
determina la imagen que estos se formen de la empresa; por lo cual el empleado debe
preocuparse por desarrollar rasgos personales positivos que lo conviertan en persona
productiva para la empresa
Personalidad existen muchas definiciones sobre personalidad, una de ellas la que
define así: “estudio del individuo como un todo y su relación con otros
individuos”. Cualidades del
El individuo como un todo, posee un conjunto de cualidades oficinista:
físicas, intelectuales, morales y sociales que lo hacen diferentes a los Una SONRISA
demás, es decir lo hacen único. amigable.
Estas cualidades además de permitirle desarrollarse como Actitud placentera,
persona, determinan su relación con los demás miembros del grupo o positiva y seria.
la sociedad. Un oportuno sentido
Las cualidades físicas son de gran importancia para el empleado del humor
de oficina, debido a que la primera impresión que cause a los visitantes
es decisiva. Por lo tanto debe preocuparse por mantener una buena
salud y una buena apariencia.
El arreglo personal se inicia con la higiene. El oficinista debe darse un baño diario
y usar un buen desodorante. Nunca se debe prescindir de estos dos Elementos. Es
recomendable usar una colonia suave, adecuada a la personalidad del oficinista.
Selección del Vestuario
El saber vestir consiste en escoger adecuadamente el vestido para cada ocasión.
El oficinista debe tener sumo cuidado en la selección de su vestuario, en especial el de
asistir a la oficina. Para ello debe tomar en cuenta lo siguiente:
2
  Lugar donde trabaja
 Clase de trabajo que realiza Debemos vestirnos de modo que
 Clase de personas con quien mostremos respeto por nuestra
se relaciona persona, profesión u oficio,
nuestro puesto y nuestra
compañía.
Cualidades
Las cualidades mentales le ayudaran a desarrollar bien su Tipos de Cualidades
trabajo, en el menor tiempo, con el uso mínimo de recursos y Sociales
materiales. Es decir, trabajar con productividad y ser apreciado Morales
por sus superiores. Emocionales
Entre las cualidades sociales y morales tenemos la Físicas y mentales
responsabilidad, que es el cumplimiento del trabajo a conciencia,
a un empleado responsable se le puede confiar un trabajo sin estar vigilándolo para que
lo realice. El empleado responsable no alude trabajos, ni pierde el tiempo.
La puntualidad es otro aspecto como el llegar a tiempo, entregar los trabajos en el
tiempo preciso. El retraso de los empleados afecta el desenvolvimiento de las
actividades de la empresa.
Existen otras cualidades sociales y morales como por ejemplo: la cooperación la
buena voluntad, la honradez, la lealtad entre otras, todas de vital importancia.
Las cualidades emocionales son las que denotan la madurez del individuo y su
capacidad de adaptarse a diversas situaciones dentro y fuera de la oficina. Entre las que
podemos mencionar dominio y confianza en sí mismo y adaptabilidad.

Importancia de las relaciones humanas

Para poder comprender el problema de las

relaciones humanas debe saberse cuales son las
necesidades básicas que toda persona debe
satisfacer antes de sentirse bien ubicada en el
trabajo.

Necesidades de toda Persona:

Necesidad de Seguridad, de adaptación, de reconocimiento de colaboración y de
creerse necesario.
Toda persona necesita sentirse segura, social, metal y físicamente para poder vivir
y trabajar bien con otras personas, la gente precisa sentir que no esta amenazada.
Necesidad de aceptación: a la gente no le gusta estar sola, por eso trata de
identificarse con un grupo o con una organización. En la oficina cada empleado gusta
sentir que es miembro de la compañía que es aceptado por los compañeros.
Necesidad de reconocimiento: Para cualquier persona resulta imprescindible
pensar bien de sí misma y de saber que los demás piensan bien de ella.
TEXTO PARALELO
2

Anota aquí:
Tus aportes, dudas
o ideas
 Las relaciones humanas consisten en relación o comunicación que tenemos con todas
las personas en nuestro entorno. El comportamiento del factor humano incide
directamente en la productividad de la empresa. De igual manera, los cambios en los
gustos y preferencias del consumidor afectan sus hábitos de compra. Por ello se han
desarrollado estudios con miras a la mejora del ambiente laboral y la caracterización de
sus potenciales clientes.
La relación entre compañeros de colegio y empresas debe ser muy bueno
puesto a que todos necesitamos de todos para poder trabajar bien coordinados y
poder tener más éxitos en la vida laboral y personal.

Trato con los demás.

Para lograr una buena convivencia con nuestros compañ eros de trabajo podemos considerar los
siguientes consejos:

- Evite que sus amigos o familiares le visiten en la oficina si no es realmente necesario.

- Trate de dejar su mal cará cter fuera y no se "descargue" con sus compañ eros.
- Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando que hay una
persona adentro. Si alguien entra con deseos de charlar y usted está atendiendo algú n asunto de
trabajo, salga por un momento e indíquele a la persona que podrá n charlar luego.
- Recuerde que la amabilidad y el respeto no riñ en con la firmeza y defensa de sus derechos.
- No divulgue sus problemas personales como si fueran la ú ltima noticia del día. Haga respetar
su vida privada y la de sus seres queridos.
- No se abuse de sus compañ eros pidiendo dinero u objetos personales prestados amparados en
la relació n a no ser que sea realmente necesario.
- Recuerde que TODOS SOMOS IGUALES en nuestra calidad de seres humanos.
- No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en detrimento de la dignidad de sus
compañ eros de trabajo.
- Si le disgusta algo de algú n compañ ero de trabajo, dígaselo de frente y no divulgue errores de
los demá s a sus espaldas.
2

Use con frecuencia estas palabras: Por favor y Gracias

 Actividades y Experiencias de Aprendizaje

En Grupo Resuelve el siguiente caso

Ana se ha enterado que Veró nica, su compañ era de trabajo, va a tener un

bebe. Veró nica le dijo que no quería comunicá rselo a su Jefe todavía. Dos Semanas
después, El Señ or Montenegro, Jefe de Ana informa que hay planes de formar dos
divisiones nuevas y que el y Veró nica, como asistente administrativo, dirigirá n una
y el Señ or Morales y Ana estarían a cargo de otra.
¿Debe Ana decirle al Señ or Montenegro, que Veró nica está embarazada y
que no podrá cumplir con su nuevo cargo?
¿A quién le debe lealtad?, ¿quién cumple sus funciones como secretaria y en
qué orden de prioridad? ¿A su Jefe?, ¿A la compañ era?
¿Es parte del trabajo del personal de secretaría mantener al Jefe informado
de todo lo que pasa en la oficina.

Álbum ilustrativo
Investiga, Resume y Analiza
Comunicació n en las Empresas, su importancia,
componente, características y su uso correcto y tratamiento
 Comunicació n y empresa
 Comunicació n Oral
 Comunicació n Escrita
Referencia Bibliográ fica: PITTI L, Yeisylin Y UREÑ A Ernesto
PRACTICA PROFESIONAL, para Bachilleratos en Comercio.
Pá gs. 32-

Texto Paralelo

Anota aquí:
Tus aportes, dudas
2

o ideas
 Conocimientos Previos
Define lo que es para ti Salario

¿Si laboras en una empresa y eres despedido injustamente, tendrá s alguna

compensació n econó mica? SI_____ NO______
Explica.

Sabes cuá l es el porcentaje que tiene que pagar todo trabajador en concepto
de seguro social y seguro educativo, Explica

Una máquina puede hacer el trabajo de 50 hombres ordinarios.

Pero no existe ninguna máquina que pueda hacer el trabajo de
un hombre extraordinario.
Tema 4
Preparación de Nóminas (Planillas)
Objetivos:
 Aplicar en forma correcta y exacta los procedimientos para la
preparación de nóminas
 Realizar cálculos de diversas situaciones que se puedan presentar en la
preparación de nómina.
 Demostrar habilidad y conocimiento para interpretar y obtener
información de la planilla.

Jornada de Trabajo

Según el Código de Trabajo de Panamá en el Capítulo III,

Artículo 30. El día se divide en los siguientes períodos de trabajo:
1. Diurno: de 6 a.m. a 6 p.m.
2. Nocturno: de 6 p.m. a 6 a.m.
Son jornadas diurnas y nocturnas las comprendidas dentro de los respectivos
períodos de trabajo. Será nocturna la jornada que comprenda más de tres horas dentro
del período nocturno de trabajo.
Es jornada mixta la que comprende horas de distintos períodos de trabajo,
siempre que no abarque más de tres horas dentro del período nocturno.

Artículo 31. La jornada máxima diurna es de ocho horas, y la semana laborable

correspondiente hasta de cuarenta y ocho horas.
La jornada máxima nocturna es de siete horas, y la semana laborable
correspondiente hasta de cuarenta y dos horas.
La duración máxima de la jornada mixta es de siete horas y media, y la semana
laborable respectiva hasta de cuarenta y cinco horas.
El trabajo en siete horas nocturnas y en siete horas y media de la jornada
mixta, se remunerará como ocho horas de trabajo diurno, para los efectos del cálculo
del salario mínimo legal o convencional, o de los salarios que se paguen en una
empresa con turno de trabajo en varios períodos.

Nómina
Los registros correspondientes a la nómina de empleados figuran entre los
registros más importantes que deben llevarse en una empresa. Se llama nóminas de
empleados, simplemente a la lista del personal y el total de los sueldos que estos
devengan en la empresa.
2
 Así la expresión “la nómina de la compañía asciende a B/.5000.00 mensuales”
quiere decir que el total de los sueldos de sus empleados suma dicha cantidad.
Se conocen bajo el nombre de planillas a los registros individuales de cada
empleado, en los cuales se lleva toda la información pertinente a su salario y el tiempo
trabajado.
Cuando a los empleados se le pague sobre la base de horas trabajadas en vez de
sueldo fijo se acostumbra llevar en una tarjeta o ficha el trabajo, el número de horas
trabajadas por el empleado, durante el periodo de de pago. Al final del periodo de
trabajo semanal, quincenal o mensual, se calcula el total de las horas trabajadas por
cada empleado. Esta información se registra luego, en un registro permanente de
nómina.

Salario
Es la retribución que el empleador debe pagarle al trabajador con motivo de la
relación de trabajo y comprende no solo lo pagado en dinero, sino también las
gratificaciones, bonificaciones, comisiones, participación en las utilidades y todo
ingreso o beneficio que el trabajador reciba por razón de trabajo o como consecuencia
de este.
Según el artículo 142 del código de trabajo el salario solamente podrá fijarse por
la unidad de tiempo (mes, quincena, semana día u hora) y por tareas o piezas. El
salario por tareas o piezas se fija en atención a obras ejecutadas, siempre que se
garantice un mínimo al trabajador por una jornada diaria de trabajo, que no exceda
ocho horas, o periodo menor, independientemente del resultado obtenido. El mínimo
que debe garantizarse no será inferior al mínimo que corresponda.

Horas Extras

Según el artículo 33: Jornada de trabajo es todo el tiempo que el trabajador no

pueda utilizar libremente por estar a disponibilidad del empleador.

El tiempo de trabajo que exceda de los límites señalados en el artículo anterior,

o de límites contractuales o reglamentarios inferiores, constituye la jornada
extraordinaria y será remunerado así:

1. Con un 25 por ciento de recargo sobre el salario cuando se efectúe en el

período diurno.
2. Con un 50 por ciento de recargo sobre el salario cuando se efectúe en el
período nocturno o cuando fuere prolongación de la jornada mixta iniciada en el
período diurno.
2
 3. Con un 75 por ciento de recargo sobre el salario cuando la jornada de
extraordinario sea prolongación de la nocturna o de la jornada mixta iniciada en
período nocturno.

Cálculo del Salario

Deducciones que se le hace al trabajador del pago por su jornada de trabajo

 Seguro Social: Se establece una contribución distribuida de la siguiente forma: el
trabajador cotiza 8 % y el patrono cotiza 11.75%
 Seguro Educativo: esta distribución obrero patronal está grabada por un total de
2.75% que se distribuye de la siguiente manera: 1.25% cotiza el trabajador y a
1. 50% cotiza el patrono.
 Impuesto sobre la renta: Al iniciar la relación laboral todo trabajador tiene la
obligación de presentar una declaración jurada de Deducciones personales, por su
parte el patrono determinará el monto a deducir en impuesto sobre la renta.
Según su declaración un obrero puede quedar en los siguientes grupos:
 Grupo A: contribuyentes solteros sin dependientes.
 Grupo B: contribuyentes casados o unidos que declaran separadamente de su
cónyuge y no reclaman dependientes.
 Grupo C: contribuyentes casados o unidos que declaran separadamente y
reclaman dependientes.
 Grupo E: Contribuyentes casados o unidos que declaran conjuntamente con o
sin dependientes.

Sabes…
En la actualidad solo pagan impuesto sobre la renta los
trabajadores que ganan de B/.1,000.00 en adelante

Riesgos Profesionales
Mediante decreto de gabinete No.68 del 31 de marzo de 1970, se establece el seguro
obligatorio por accidente de trabajo o enfermedad profesional para todo trabajador en
ocasión de los servicios que prestan a una empresa.
La caja de Seguro Social clasifica a las empresas por clase, riesgos y actividad utilizando la
siguiente tabla
Clases de Riesgo Tipo de Riesgos %
I Ordinario 0.56
II Bajo 0.98
III Medio 2.10
IV Alto 3.64
V Máximo 5.67
2
Otras deducciones
En nuestra legislación laboral, las empresas están en la obligación de hacer las
retenciones por obligaciones contraídas por los trabajadores con terceros y remitirlas a los
beneficiarios en el término que estipula el documento firmado por el trabajador y
aceptado por el patrono.
Además se deduce las cuentas por cobrar de empleados por compra de
mercancías, pensiones alimenticias, embargos, entre otras.
Ejemplo de una planilla semanal

OTOQUE TOURS
PLANILLA DE PAGO
CORRESPONDIENTE A LA SEMANA DEL 5 AL 10 DE JUNIO DE _____
Clave SALARIO Deducciones SALARIO
Empleado I S/R BRUTO NETO
S.S. S.E. ISR OTROS TOTAL
J. Pérez B 150.00 12.00 1.88 -- 25.00 37.75 111.12
E.. García C2 175.00 14.00 2.19 -- 20.00 34.88 138.81
D. Jaén A 100.00 8.00 1.25 -- 10.00 18.50 80.75
L. Arce C1 75.00 6.00 0.93 -- 7.00 13.38 61.07
S. Gómez E1 125.00 10.00 1.56 -- 14.00 24.63 99.44
G. Madriz B 175.00 14.00 2.19 -- 15.00 29.88 143.81
E. Kant 140.00 11.20 1.75 -- 12.00 23.90 115.05
TOTALES 940.00 75.20 11.75 -- 103.00 182.90 750.05

REGISTRO CONTABLE DE PLANILLA SEMANAL

No.4 DIARIO Página 1
Fecha Descripción Débito Crédito
200_ Jun. 10 Gasto de Salario 940.00
Seguro Social por pagar 75.20
Seguro Educativo por pagar 11.75
Ret. Empleador por pagar 103.00
Banco 750.05
Para registrar planilla de pago
Semanal del 10 de junio de 200_

La planilla ocasiona un gasto adicional que se refiere al aporte que paga el empleador o
patrono y se registra como se demuestra a continuación.
2
 Las contribuciones de los patronos se calculan multiplicando el total de salarios por los
siguientes factores:

 Para la cuota de Seguro Social Tenemos 940.00x-11.75%= 110.45

 Para la cuota de Seguro Educativo Tenemos 940.00x1.50%= 14.10
 Para la cuota de Riesgos Profesionales 940.00x2.10%= 19.74

El registro contable del patrono es el siguiente:

DIARIO
Fecha Descripción Débito Crédito
200_ Jun. 10 Gasto de Seguro Social
Gasto de Seguro Educativo 14.10
Gasto de Riesgo Profesional 19.74
Cuota Obrero Patronal por Pagar 134.89
Para registrar la cuota obrero
Patronal del 10 de junio de 20___

** Estos asientos son recurrentes en el mes, ya que hay meses en donde se debe
registrar hasta 5 semanas. ACTIVIDAD
Investiga y define
La obligación de cada patrono es su importancia en la legislació n Panameñ a
mantener a sus empleados cubiertos  Riesgos Profesionales
con los beneficios que ofrece la  Impuesto Sobre la Renta
seguridad social de nuestro país.  Seguro educativo
 Seguro Social
Texto
Paralel
o Anota aquí:
Tus aportes, dudas o ideas
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_____________________________
2

**El fundamento verdadero de la felicidad es la educación**

SIMÓN BOLIVAR
Taller N°1 Preparación de la Planilla Quincenal
OTOQUE TOURS
PLANILLA DE PAGO
CORRESPONDIENTE A LA SEGUNDA QUINCENA DE MARZO DE _____
Clave SALARIO Deducciones SALARIO
Empleado I S/R BRUTO NETO
S.S. S.E. ISR OTROS TOTAL
I. Juárez A 350.00 -- 75.00
D. Gómez B 375.00 -- 100.00
J. Carrera C1 400.00 -- 125.00
S. García C2 275.00 -- 49.00
K. Flores B 325.00 -- 60.00
R. Blanco E1 380.00 -- 28.00
c. Sexto C4 400.00 -- 90.00
TOTALES 2,505.00 --

REGISTRO CONTABLE DE PLANILLA QUNCENAL

No.4 DIARIO Página
Fecha Descripción Débito Crédito
200_ mar. 30 Gasto de Salario 2,505.00
Seguro Social por pagar
Seguro Educativo por pagar
Ret. Empleador por pagar
Banco
Para registrar planilla de la
Segunda quincena de marzo 20__

Al igual que la planilla semanal las contribuciones de los patronos se

tienen que calcular y registrar:
 Para la cuota de Seguro Social Tenemos 2,505.00x11.75%= ______
 Para la cuota de Seguro Educativo Tenemos 2,505.00x1.50%= 37.58
 Para la cuota de Riesgos Profesionales 2,505.00x2.10%= 52.61
El registro contable de la planilla del patrono es el siguiente:
DIARIO
Fecha Descripción Débito Crédito
200_ Mar. 30 Gasto de Seguro Social
Gasto de Seguro Educativo
Gasto de Riesgo Profesional
Cuota Obrero Patronal por Pagar
Para registrar la contribución
Quincenal del patrono de la segunda quincena de marco de 2____
2
 Actividades y Experiencias de Aprendizaje

Revise el contenido del tema para que:

Practique la presentació n de nó mina con el caso que presentamos a continuació n,
situaciones que haremos en clase y que formará parte de la prueba parcial:
En base al siguiente cuadro calcule lo siguiente
Seguro Social, Seguro Educativo e Impuesto sobre la Renta

Quincenal del 1 al 15 de abril

Mensual del mes de Octubre

Nombre del Clave Salario Deducciones

Colaborador/a Mensual personales
Javier Muñ oz A 250.00 35.00
Jacqueline Delgado C-1 280.00 15.00
Dalia Morales E-1 300.00 45.00
Luis Pérez B 300.00
Ibis Rojas B 325.00 32.00
Ana Ló pez C-1 250.00
Federico Araú z C-2 300.00 42.00
José Luis Montes C-4 475.00 50.00
Rocío Juá rez E-1 325.00

Recuerde:
Que al preparar la planilla quincenal debe Dividir el salario total mensual en 2 ejemplo:
250.00/2= 175.00 será el salario quincenal bruto para el señor Javier Muñoz al cual usted
debe prepararles las deducciones para elaborar la planilla de la quincena correspondiente
del día 1 – 15 de octubre y así obtener el salario neto a pagar.
2
 Realiza un cuadro sinóptico
con la información que a
continuación se presenta.
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:

Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de un secretaria.
Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia,
debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no
se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo
en manos de otra persona.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
**Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
**Guardar de manera ordenada el material reunido.
**Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La
ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola
persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará
tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN:
Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus
consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
§ SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona,
etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta
muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La
desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha
gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una
sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
§ SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o
empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después
archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número
asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas
de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se
pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será
necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
§ SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por
países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema
prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de
ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en
territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento
del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.
§ SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su
tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son
útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El
inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema
2

en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

 DOCUMENTACIÓN:
Se puede definir como todo conocimiento o hecho fijado en forma material,
normalmente escrita, que puede ser utilizado para consulta o prueba.
Los documentos que se han producido por medio de la imprenta, con objetivo de ahorrar
trabajo y conseguir una mejor presentación, serán los llamados impresos.
Se clasificarán los documentos mercantiles, que serán aquellos documentos
relacionados con la compraventa, con el movimiento de fondos, con el transporte, los
seguros, el personal, la Seguridad Social, los organismos públicos, los de régimen interno y
los contratos.
Clases de archivos
Según el tipo de documentos que contienen

• Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos

acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.
• Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones
internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.
• Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en
ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.
• Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la
Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.
• Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos
generalmente a familias importantes dentro de un país.
• Archivos de empresas. Recogen toda la documentación relativa a las empresas.

Por el grado de utilización

• Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un

único lugar físico del que se encarga un responsable.
• Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la
empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.

Por el grado de autonomía

• Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se
guarda en el archivo activo.
• Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae
del archivo activo y se guarda en el semiactivo.
• Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se
guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de
Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera.
2