Página Web para Rentabilidad Cooperativa
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frodriguez_445185Página Web para Rentabilidad Cooperativa
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frodriguez_445185Implementación de página web para incrementar
rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem
en San Juan La Laguna.
Francisco José Rodríguez Herrera -9573- Coordinador
Adrián Roberto González Hernández -8775-
Martin Alvarizaes Sempé -9542-
i
Resumen Ejecutivo
La asociación Ixoq Ajkeem, fue creada en el año 1993, en San Juan La Laguna, Sololá, con la
participación de un grupo de mujeres interesadas en adquirir un préstamo para capitalizar la
compra de materiales para la elaboración de bolsas típicas.
En 1998, lograron establecer una relación comercial con la Fundación Tesoros Mayas, en la
Ciudad de Guatemala, para comercializar sus productos artesanales, con una ganancia superior
comparado con las ventas directas que realizaban a turistas en la tienda de la asociación.
El negocio de la cooperativa Ixoq Ajkeem, se basa en la fabricación y venta de bolsas con
motivos típicos, confeccionadas a mano, por mujeres artesanas de etnia Tz’utujil, oriundas del
municipio de San Juan La Laguna, Sololá, al occidente del país; con el propósito de atraer
clientes de nuevos mercados, a nivel nacional por medio de una página web.
La rentabilidad de la Cooperativa Ixoq Ajkeem ha sido afectada por falta de estrategias de
ventas, la pandemia COVID 19 y la falta de alianzas estratégicas, sin tomar en consideración que
no ha recurrido a la implementación de la tecnología online como un recurso para el incremento
de sus ventas.
La iniciativa nace después de evaluar la situación actual de la cooperativa, determinando que la
rentabilidad es prioridad, porque permitirá un margen mayor creando valor ante un mercado
cambiante. Debido al bajo retorno de inversión se busca incrementar la rentabilidad aumentando
la base de clientes por medio de la implementación y desarrollo de una página web. La inversión
logrará cumplir con los objetivos propuestos y que esta sea más competitiva.
i
A partir de la implementación de la página web, se cambiará la cultura actual de negocio, para
que los procesos sean dirigidos a mejorar la capacidad de ventas y establecer una mejora
continua permanente.
El objetivo general del proyecto señala la creación y desarrollo de una página web, que facilite
las ventas de la cooperativa, brindando soporte, base de datos de clientes, contador de visitas,
con una plataforma de pagos, descripción de proceso de producción y catálogo de productos.
En este proyecto, los objetivos específicos indican el incremento de la rentabilidad de la
cooperativa, en un 20%; a partir de la implementación de una página web, se contribuirá a
construir una identidad de marca digital confiable, alineada a los valores de la institución;
posicionando la marca para diferenciarse de la competencia directa, generando tráfico, atrayendo
clientes potenciales para lograr mayor interacción y que ésta se convierta en ventas efectivas;
capacitando al recurso humano en el manejo y administración del sitio online.
Se dejará la plataforma online, para ser utilizada a través del tiempo, con sus actualizaciones
planificadas, generando contenido digital e incorporar novedades o nuevas funcionalidades, para
establecer relaciones estables y duraderas a largo plazo con los clientes o cualquier usuario
interesado en la marca y/o los productos; se podrá monitorear a la competencia, analizando el
contenido publicado y su nivel de interacción con sus clientes.
ii
Las restricciones que afectaron a la población y al mercado, debido al surgimiento de la
pandemia, fue necesaria la adaptación digital para buscar nuevas maneras de interactuar y ofrecer
los productos por medio de la plataforma digital.
Y ante esta necesidad, se plantea que el costo de este proyecto es de $33,390.00; teniendo como
tiempo de ejecución de 6 meses para la implementación de la página web, conllevando
oportunidades de desarrollo, y la mejora de las condiciones económicas a las cooperativistas.
En este proyecto estará a cargo de Asociados AMF, el cual está dirigido por el director del
proyecto, cuya función es velar por la planificación, empleo de recursos y la ejecución del
proyecto.
Así mismo su equipo de trabajo está integrado por profesionales, entre los que se puede
mencionar, están:
El consultor, su función es mantener la comunicación entre las partes interesadas tanto internas
como externas, coordinando el alcance de objetivos, así como gestionar al personal y recursos
para el cumplimiento del cronograma.
El supervisor, quien inspecciona las labores diariamente, presenta al director los avances del
proyecto, sus entregables y optimiza los procesos y recursos de las fases del proyecto.
El encargado de Relaciones Públicas, encargado de planificar, implementar y manejar las
estratégicas de relaciones públicas, gestionando las comunicaciones internas y externas.
El encargado de compras establece las normas de calidad juntamente con el director del
proyecto, gestiona los recursos financieros, gestiona los contratos y la evaluación de los
proveedores y las cotizaciones.
iii
El Negociador. Es el encargado de desarrollar las alternativas novedosas, creativas y aceptables
para ambas partes (autoridades de la cooperativa y la gerencia del proyecto).
Y el Desarrollador Web, responsable de desarrollar y crear el sitio web, con sus funcionalidades,
bases de datos, y otros componentes en el tiempo estipulados, y con los requerimientos de los
stakeholders.
La implementación a un mundo digital permitirá la adaptación necesaria para crear interacciones
con clientes potenciales de nuevos mercados cuya economía es altamente cambiante y
tecnológica, teniendo la necesidad de innovar, para adaptarse a nuevas tendencias.
En la actualidad debido al impacto de la pandemia COVID19, se tuvo que incurrir a la
innovación tecnológica para poder buscar nuevas formas de promover el producto, debido a
cambios atípicos de las formas habituales para vender. Una página web es un punto de contacto
directo que establece un cambio importante para poder promover una nueva normalidad capaz de
generar oportunidades de adquisición de productos y servicios
iv
Índice
Resumen Ejecutivo .......................................................................................................................... i
Índice de tablas ............................................................................................................................... x
Índice de ilustraciones.................................................................................................................. xiii
Introducción ................................................................................................................................. xiv
CAPÍTULO 1: DISEÑO DE PROYECTO..................................................................................... 1
1.1 Análisis Inicial ...................................................................................................................... 1
1.1.1 Establecer las prioridades del proyecto..................................................................... 1
1.1.2 Delimitación del problema o descripción de la necesidad a la que da respuesta al
producto/servicio..................................................................................................................... 2
Matriz GE-McKinsey.............................................................................................................. 3
Diagrama de Ishikawa............................................................................................................. 4
1.2 Definición del Proyecto ........................................................................................................ 5
1.2.1 Naturaleza del Proyecto .................................................................................................... 5
1.2.2 Definición de Objetivos ..................................................................................................... 6
Objetivo General ..................................................................................................................... 6
Objetivos específicos .............................................................................................................. 6
1.2.3 Acta de Constitución del Proyecto. .................................................................................... 7
CAPITULO 2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ................................................................... 9
v
2.1 Planificación de la dirección del proyecto ....................................................................... 9
2.2. Planificación de la gestión del alcance ........................................................................... 11
2.2.3. Crear la EDT/WBS ................................................................................................. 16
2.3. Planificación de la Gestión del Cronograma .................................................................. 22
2.3.1. Definir las actividades............................................................................................. 24
2.3.2. Secuenciar las actividades....................................................................................... 26
2.3.3. Estimar las duraciones de las actividades ............................................................... 30
2.3.4. Desarrollar el cronograma .......................................................................................... 32
2.4. Planificación de la Gestión de Costos ............................................................................ 34
2.4.1. Estimar los Costos................................................................................................... 40
2.4.2. Determinar el Presupuesto ...................................................................................... 41
2.5 Planificación de la gestión de la calidad ............................................................................. 43
2.5.1 Estimar los recursos de las actividades ........................................................................ 47
2.6 Planificación de la gestión de recursos ............................................................................... 49
2.6.1 Matriz RACI ................................................................................................................ 50
2.7 Planificación de la gestión de comunicaciones ................................................................... 52
2.7.1 Matriz de comunicación del proyecto .......................................................................... 54
2.8. Planificación de la gestión de riesgos ................................................................................ 55
2.8.1. Identificar los riesgos .................................................................................................. 57
2.8.2. Realizar el análisis cualitativo de riesgos ................................................................... 58
vi
2.8.3. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos ................................................................. 59
2.8.4. Planificar la respuesta a los riesgos ............................................................................ 60
2.9 Planificación de la gestión de adquisiciones ....................................................................... 61
2.9.1 Matriz de adquisiciones del proyecto .......................................................................... 63
2.10 Planificación de la gestión de interesados ........................................................................ 64
CAPÍTULO 3. DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO ........................... 65
3.1.1 Gestionar la calidad.......................................................................................................... 67
3.1.2 Adquirir los recursos ........................................................................................................ 69
3.1.3 Desarrollo el equipo ......................................................................................................... 72
3.1.4 Dirigir al equipo ............................................................................................................... 74
3.1.5 Gestionar las comunicaciones .......................................................................................... 76
3.1.6 Implementar la respuesta a riesgos .................................................................................. 78
3.1.7 Efectuar las Adquisiciones ............................................................................................... 80
3.1.8 Gestionar el involucramiento de los interesados ............................................................. 82
CAPÍTULO 4: MONITOREO Y CONTROL .............................................................................. 85
4.0 Estudio de Mercado ............................................................................................................ 85
4.1 Distribución de las áreas de operación (Incluir plano de distribución) .......................... 90
4.2 Capacidad de producción ............................................................................................... 91
4.3 Recursos físicos necesarios ............................................................................................ 95
4.4 Número de empleados y tipos de puestos ...................................................................... 96
vii
4.5. Descripción y diagrama de los procesos ........................................................................ 98
Descripción y diagrama de los procesos del sitio web ......................................................... 98
4.6. Cadena de valor del proyecto ....................................................................................... 101
4.7 Análisis Financiero del Proyecto.................................................................................. 102
4.7.1 Indicadores que toman en valor del dinero en el tiempo .......................................... 104
[Link] Valor presente neto............................................................................................ 104
[Link] Tasa interna de retorno ...................................................................................... 104
4.7.2. Programación de la estructura del modelo de gestión del valor ganado .................. 105
Conclusiones ............................................................................................................................... 107
Bibliografía ................................................................................................................................. 109
Anexos ........................................................................................................................................ 113
Anexo 1 ................................................................................................................................... 113
Anexo 2 ................................................................................................................................... 114
Anexo 3 ................................................................................................................................... 115
Anexo 4 ................................................................................................................................... 116
Anexo 6 ................................................................................................................................... 121
Anexo 7 ................................................................................................................................... 122
Anexo 8 ................................................................................................................................... 123
Anexo 9 ................................................................................................................................... 124
Anexo 10 ................................................................................................................................. 125
viii
Anexo 11 ................................................................................................................................. 126
Anexo 12 ................................................................................................................................. 127
Anexo 13 ................................................................................................................................. 128
Anexo 14 ................................................................................................................................. 129
Anexo 15 ................................................................................................................................. 130
ix
Índice de tablas
Acta de constitución del proyecto ……………………………………………….. 1
Planificación de dirección del proyecto …………………………………………. 2
Gestión del alcance del proyecto ……………………………………………….... 3
Recopilación de requisitos del proyecto ……………………………………….... 4
Matriz de requisitos ……………………………………………………………… 5
Glosario de EDT y especificación ……………………………………………….. 6
Planificación de la gestión del cronograma……………………………………….. 7
Definición de las actividades del proyecto………………………………………… 8
Cronograma de actividades del proyecto…………………………………………. 9
Planificación de la gestión de costos………………………………………………. 10
Estimación de costos del proyecto ……………………………………………….. 11
Presupuesto del proyecto …………………………………………………………. 12
Plan de gestión de calidad del proyecto ………………………………………….. 13
Estimar los recursos de las actividades ………………………………………...... 14
Planificación de la gestión de los recursos …………………………...………...... 15
Matriz RACI del proyecto ……………………………………….......................... 16
Planificación de la gestión de comunicaciones………………………………...... 17
x
Matriz de comunicación del proyecto ..………………………………………... 18
Planificación de riesgos del proyecto .………………………………………..... 19
Identificación de riesgos del proyecto ………………………………………..... 20
Análisis cualitativo de los riesgos del proyecto………………………………... 21
Análisis cuantitativo de los riesgos del proyecto ……………………………... 22
Planificación de respuesta a los riesgos………………………………………... 23
Plan de gestión de adquisiciones del proyecto………………………………... 24
Matriz de adquisiciones …………………………………………………........... 25
Planificación de gestión de los interesados …………………………………... 26
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto…………………………………..... 27
Gestionar la calidad del proyecto ………………………………………........... 28
Adquirir recursos del proyecto ………………………………………………... 29
Desarrollar equipo del proyecto ……..………………………………………... 30
Dirigir al equipo del proyecto …………..……………………………………... 31
Gestionar las comunicaciones del proyecto …………………………………... 32
Implementar respuesta a riesgos …………….………………………………... 33
Efectuar adquisiciones …………………….…………………………………... 34
Gestionar el involucramiento de interesados ………………………………... 35
xi
Mercado finito …………………………….………………………………….... 36
Total de demanda de mercado ………………………………………………... 37
Análisis de competencia directa …………..…………………………………... 38
Costo de mano de obra de la cooperativa ………………………………..…... 39
Gastos fijos de fabricación ………………..…………………………………... 40
Ventas de la cooperativa ………………….…………………………………... 41
Proyección de ventas …………………………………………………………... 42
Recursos físicos del proyecto …………………………………………..……... 43
Perfil del empleado necesario …………….…………………………………... 44
Estado de resultados proyectado ………..………………………………….... 45
Flujo de caja proyectado ………………….…………………………………... 46
Flujo neto de caja ………………………….…………………………………... 47
Gestión de valor ganado …………………..…………………………………... 48
xii
Índice de ilustraciones
Matriz ge-McKinsey …………………………………………………………. 1
Diagrama de Ishikawa ………………………………………………………. 2
Vista de Árbol de la EDT …………………………………………………… 3
1.1 Análisis y recopilación de datos…………………………………………. 4
1.2 Diseño y planificación ..…………………………………………………. 5
1.3 Ejecución y control ……………………………………………………… 6
1.4 Finalización de operaciones …………………………………………….. 7
Estimación de las actividades del proyecto…………………………………. 8
Plano de distribución de la cooperativa …………………………………….. 9
Diagrama de procesos ………………………………………………………… 10
Cadena de valor ………………………………………………………………. 11
xiii
Introducción
La Cooperativa Ixoq Ajkeem fue creada en 1993 en San Juan la laguna Sololá, la visión inicial
de la cooperativa fue adquirir un préstamo para la compra de materiales para la elaboración de
bolsas con hilo de algodón. Conforme el pasar del tiempo su propósito cambió y surgió la
iniciativa de apoyar los hogares de las artesanas por medio de la elaboración y comercialización
de los productos típicos, introduciendo dos diseños de bolsas (bordadas y jaspe), que se han
mantenido hasta la fecha.
La iniciativa del proyecto nace después de evaluar la situación actual de la cooperativa la cual
fue impactada por las medidas de control y gubernamentales a raíz de la pandemia provocando
una disminución en sus ventas; el bajo índice de las visitas a la región de turistas guiados por el
semáforo epidemiológico, han hecho que sus ventas no sean capaces de ser promovidas como
años anteriores a esta situación atípica y su prioridad es aumentar la rentabilidad.
Actualmente están interesados en la implementación de una estrategia de e-commerce por medio
de una página web para dar a conocer sus productos a otros mercados nacionales buscando
intermediarios mayoristas, detallistas y clientes finales.
La página web deberá cumplir con la finalidad de dar una experiencia a futuros compradores o
clientes, mediante su interfaz para disponer los productos de la cooperativa por medio de un
catálogo, una plataforma de pagos y contenido multimedia.
Esto permitirá, el alcance deseado que es de aumentar rentabilidad para estabilizar y aumentar
las ventas. La cooperativa podrá continuar operaciones y beneficiarse con una mejora continua.
Basado en la metodología aplicativa del PMBOK, se hace una propuesta de diseño de una página
web como una solución y haciendo una propuesta dividida en cuatro capítulos.
xiv
En el primer capítulo se muestra la recopilación de datos, análisis y evaluación de la situación
actual de la cooperativa, como la delimitación del problema y objetivos a alcanzar y concluyendo
con el acta de constitución del proyecto.
En el capítulo dos, se muestra la planificación del proyecto, la dirección, la gestión del alcance,
los involucrados, requisitos, riesgos, cronograma de actividades, descripción de presupuesto y la
creación de estructura del trabajo.
El tercer capítulo, se ejecutan los planes de gestión previamente desarrollados en el capítulo
anterior y se implementan las herramientas, listado de verificación, métodos, frecuencias y
listado de actividades completadas con sus responsables y fechas de finalización.
El cuarto y último capítulo entraremos al estudio de mercado de las bolsas típicas en Guatemala,
con su segmentación de mercado, análisis financiero, capacidad de producción y estructura de
modelo de valor ganado.
El proyecto, cumple con objetivo principal de implementar una página web para aumentar su
rentabilidad.
xv
CAPÍTULO 1: DISEÑO DE PROYECTO
1.1 Análisis Inicial
La asociación Ixoq Ajkeem, fue creada en el año 1993, en San Juan La Laguna, Sololá, con la
participación de un grupo de mujeres interesadas en adquirir un préstamo para capitalizar la
compra de materiales para la elaboración de bolsas.
En 1998, lograron establecer una relación comercial con la Fundación Tesoros Mayas, en la
Ciudad de Guatemala, para comercializar sus productos artesanales, con una ganancia superior
comparado con las ventas directas que realizaban a turistas en la tienda de la asociación.
Actualmente están interesados en la implementación de una estrategia de e-Business para dar a
conocer sus productos a otros mercados nacionales, buscando intermediarios mayoristas.
El presente proyecto tiene por objeto la implementación de un sitio web, que genere mayores
ventas y a su vez aumente la rentabilidad de la cooperativa, dando a conocer sus productos a
nuevos mercados no tradicionales.
1.1.1 Establecer las prioridades del proyecto
Mejorar la rentabilidad de la Cooperativa Ixoq Ajkeem por medio la implementación del e-
commerce a través de una página web. El desarrollar e implementar un sitio web permitiría
incrementar los ingresos por ventas. Invertir en la creación y el desarrollo, conlleva a
oportunidades de mercado en el primer año. La iniciativa nace después de evaluar la situación
1
actual de la cooperativa, las bajas ventas, por el miedo derivado de la pandemia, el bajo índice de
los turistas tanto nacionales como extranjeros guiados por el semáforo epidemiológico,
determinando que la prioridad es aumentar la rentabilidad sobre otras estrategias financiera como
reducción de costos, por medio de aumento de ventas al desarrollar e implementar un sitio web,
que permita incrementar los ingresos por ventas. Invertir en la creación y el desarrollo
tecnológico, traerá oportunidades de mercado.
Ante esta necesidad, se plantea, el costo de este proyecto él cual asciende a la cantidad de
$33,390,00. Incluido los honorarios del equipo de trabajo; teniendo como tiempo de ejecución 6
meses para la implementación de la página web.
1.1.2 Delimitación del problema o descripción de la necesidad a la que da respuesta al
producto/servicio
La rentabilidad de la Cooperativa Ixoq Ajkeem ha sido afecta por falta de estrategias de ventas,
pandemia COVID 19, alianzas estratégicas sin tomar en consideración que no ha recurrido a la
implementación de la tecnología online como un recurso para el incremento de ventas.
La artesanía guatemalteca es la expresión más genuina de la cultura nacional, pero también se ha
convertido en el soporte en algunos departamentos como: Quiche, Totonicapán, Quetzaltenango
y Sololá.
El negocio de la cooperativa Ixoq Ajkeem, se basa en la fabricación y venta de bolsas,
confeccionadas a mano, por mujeres artesanas de etnia Tz’utujil, oriundas del municipio de San
Juan La Laguna, Sololá, al occidente del país; con el propósito de atraer clientes de nuevos
mercados a nivel nacional por medio de una página web.
2
Matriz GE-McKinsey
Se compararon oportunidades de negocio como reducción de costos versus incremento de la rentabilidad de la cooperativa. Se
determinó que buscar el incremento de la rentabilidad es una oportunidad de negocio que se adecua más a la necesidad de la
cooperativa y no cualquiera de las otras opciones de negocio.
Ilustración 1
Matriz McKinsey-GE de oportunidades de negocio
Oportunidad de Negocio
Factor Peso Calificación Valor Matriz McKinsey-GE
1. Control de gastos 25% 4 1.00
2. Reducir de costos de materia prima 25% 5 1.25
3. Rotación de inventario adecuada 15% 2 0.30 4.99
Crecer selectivamente Invertir para crecer Proteger posición
COSTOS
4. Reducción gastos administrativos 20% 2 0.40
5. Reducción mano de obra indirecta 10% 4 0.40
6. Conocimiento del mercado 5% 3 0.15
-
Atractividad del Mercado
- 3.66
Limitar expansión Buscar rentabilidad Invertir selectivamente
100% 3.5 3.5
Oportunidad de Negocio
Nueva Nuevo
Factor Peso Calificación Valor
posición Valor
2.33
1. Incrementar Ventas 30% 3 0.90 4 1.20 Maximizar flujo de efectivo Administrar por resultados Redefinir negocio
RENTABILIDAD
2. Innovación digital 20% 3 0.60 4 0.80
3. Incremento de precios 15% 1 0.15 2 0.30
4. Estrategias de penetración de mercado 15% 1 0.15 2 0.30
5. Imagen de marca 5% 3 0.15 3 0.15
6. Alianzas estratégicas 15% 2 0.30 2 0.30
- - 1
- - 1 2.33 3.66 4.99
- -
- - Posición Competitiva
100% 2.25 3.05
Nota. La ilustración representa el análisis de las oportunidades de negocio evaluadas para la toma de decisión de la necesidad de la cooperativa. Fuente: Elaboración Propia 3
Diagrama de Ishikawa
Se evaluó las causas de raíz de la situación actual de la cooperativa, el efecto principal es la poca
rentabilidad. Las causas probables y de raíz son las que intervienen en la rentabilidad las cuales
determinan que el proyecto debería transmitir sus esfuerzos en mejorar la rentabilidad de la
cooperativa.
Ilustración 2
Diagrama causa efecto para la identificación de las causas de raíz
Diagrama de Ishikawa
Imagen / Marca Tecnología
No tienen tarjetas de Falta de equipo
presentación de cómputo
Servicio de internet
Posicionamiento débil
Poco seguimiento de Capacitación de
clientes personal
Campañas publicidad
Poca
rentabilidad
Falta de innovación digital
M etas de ventas no definidas
Alianzas estratégicas
Operadores de transporte
publico
Estragia de venta no definidas
Infrastructura vial
inexistente Impacto pandemia
Ubicación de la Pocas ventas
Cooperativa
Medios Ventas
Nota. La ilustración representa el análisis de causa de raíz de los factores que intervienen en la rentabilidad de la Cooperativa.
Fuente: Elaboración Propia
4
1.2 Definición del Proyecto
El propósito del proyecto es mejorar la rentabilidad de la Cooperativa por medio de la
implementación de una página web que permita dar a conocer los productos y la imagen de la
cooperativa, sobre todo atraer nuevos clientes e incrementar las ventas. Ésta será desarrollada
con el fin brindar una experiencia de compra, mediante la navegación e interacción del sitio
virtual. Se podrá seleccionar los productos de interés y efectuar la compra mediante distintos
métodos de pago; las compras en internet han aumentado recientemente debido a la pandemia y
permitirá un mayor alcance. La página tendrá contenido multimedia, descripción detallada del
proceso de fabricación, información del producto y su precio; así mismo los inicios comerciales
de la cooperativa, misión, visión y valores creando una imagen corporativa.
Se determina que un plazo de 6 meses se podrá poder establecer todos los esfuerzos requeridos
para poder implementar el proyecto que permita asegurar el incremento de ventas, cumpliendo
determinadamente con todos los objetivos en la fecha establecida y cumpliendo con los costos y
recursos definidos.
1.2.1 Naturaleza del Proyecto
El implementar la página web permitirá a la cooperativa poner a disposición sus productos
comprendidos entre precios de Q350.00 a Q800.00 / $45.00 - $100.00 con un margen de
rentabilidad del 20% comparado con el ingreso actual. El proyecto posee un perfil operacional-
financiero.
5
1.2.2 Definición de Objetivos
Objetivo General
Creación y desarrollo de una página web que permita brindar soporte, contactos, información de
clientes, para facilitar las ventas de la Cooperativa.
Objetivos específicos
Incrementar la rentabilidad de la Cooperativa Ixoq Ajkeem un 20% por medio de la
implementación de una página web.
Construir una identidad digital confiable y corporativa alineada a los valores de la
Cooperativa.
Posicionar la marca de la Cooperativa y diferenciarse de la competencia.
Generar tráfico, atraer clientes potenciales midiendo la capacidad de la página web para
vender, por medio de los visitantes que se convierten en clientes de pago.
Capacitar a las cooperativistas en el manejo y administración de su página web
6
1.2.3 Acta de Constitución del Proyecto.
Tabla 1
Acta de constitución del proyecto
Acta de Constitución del proyecto
Codigo PCIA_ACP_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración sábado, 30 de octubre de 2021
Nombre del proyecto: Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq
Ajkeem en San Juan La Laguna
Equipo de proyecto:
Francisco Jose Rodriguez Herrera
Martin Alvarizaes Sempé
Adrian Roberto González Hernández
Fecha del documento: 26/10/2021 Versión: 1.0
Gerente de proyecto: Cliente del proyecto:
Francisco Jose Rodriguez Herrera Cooperativa Ixoq Ajkeem
Descripción del proyecto:
El propósito del proyecto es mejorar la rentabilidad de la Cooperativa por medio de la implementación de una
página web que permita dar a conocer los productos, incrementar las ventas, dar a conocer la cooperativa y atraer
nuevos clientes.
Justificación:
El proyecto nace debido al bajo retorno de inversión de las ventas actuales de la Cooperativa. Se busca incrementar
la rentabilidad aumentando la base de clientes por medio de la implementación y desarrollo de una página web. La
inversión logrará cumplir con los objetivos propuestos y que esta sea más competitiva, generando valor a la
organización.
Alcance:
El proyecto se desarrollará en un periodo de 6 meses con la finalidad de mejorar la rentabilidad de la Cooperativa,
brindando así satisfacción a los stakeholders y logrando los objetivos establecidos. Cumpliendo con el presupuesto
de $33,390.00, un grado de satisfacción de 85% y la entrega de la página web plenamente funcionando.
Que no incluye el proyecto
- Reclutamiento y selección de talento humano
- Espacio físico / infraestructura
- Equipo de cómputo y servidores.
7
- Plataforma de sistema de pagos
- Campañas de publicidad y marketing
- Pago mensual del dominio propio de página web
- Base datos / Reportes
Riesgos
- Marco Legal
- Restricciones gubernamentales
- Plazos en tiempo y cronogramas
- Penetración del mercado del producto
- Posicionamiento de mercado
- Riegos por pandemia
- Desastres antropogénicos
- Desastres naturales
- Cambios de divisas
- Riesgos tecnológicos
- Cambios Organizacionales
Fases
Fase Presupuesto Descripción
Iniciación -15.00% Aprobaciones, acta de constitución y autorizaciones
Elaboración de presupuestos, cronograma, plan de
Planificación -20.00%
trabajo.
Ejecución -40.00% Desarrollo y creación de la página web
Cierre -25.00% Pruebas, supuestos y simulaciones, entrega final.
Aprobaciones
Nombre Puesto Firma Fecha
Francisco J. Rodriguez H. Gerente de Proyecto F.R. 30/10/2021
Martin Alvarizaes Sempé Consultor de Proyecto M.A 30/10/2021
Adrian R. González H. Consultor de Proyecto A.G. 30/10/2021
Presidente de la
Gil Soto G.S. 30/10/2021
cooperativa
Vicepresidente de la
Edgar Tuc E.C 30/10/2021
cooperativa
Fuente: Elaboración Propia
8
CAPITULO 2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
2.1 Planificación de la dirección del proyecto
Tabla 2
Planificación de dirección del proyecto “Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna”
Planificación de dirección del proyecto
Nivel de Herramientas /
Plan Entradas Modo de Empleo Salidas
implementación Técnicas
Reuniones entre presidente de
Una sola vez, al inicio del Contrato Acta de Constitución
Acta de Constitución del proyecto. la cooperativa y director del Metodolgía PMBOOK
proyecto. del proyecto.
proyecto
Reuniones entre presidente de
Una sola vez, al inicio del Descripción del alcance
Desarrollo alcance de proyecto Acta de Constitución del proyecto. la cooperativa y director del Metodolgía PMBOOK
proyecto. de proyecto
proyecto
Al inicio de proyecto y
Desarrollo plan de gestión de Descripción del alcance de Reuniones del equipo de Plan de gestión del
podra actualizarse durante Metodolgía PMBOOK
proyecto proyecto trabajo del proyecto alcance de proyecto
el desarrollo.
* Acta de Constitución del
proyecto
* Descripción del alcance de Reuniones del equipo de Plan de gestión del
Planificación del alcance
proyecto trabajo del proyecto alcance de proyecto
* Plan de gestión del alcance de
proyecto
Plan de gestión del alcance de Reuniones del equipo de * EDT
Crear EDT Metodolgía PMBOOK
proyecto trabajo del proyecto * Glosario EDT
* Cronograma del
* Descripción del alcance de
proyecto
proyecto
Reuniones del equipo de * Plan de gestion del
Cronogramas * Plan de gestión del alcance de
trabajo del proyecto proyecto
proyecto
* Calendario del
proyecto
* Descripción del alcance de
proyecto
* Plan de gestión del alcance de Reuniones del equipo de * Plan de gestión de
Plan de gestión costos Metodolgía PMBOOK
proyecto trabajo del proyecto cotos
* EDT 9
* Glosario EDT
(Continuación)
Planificación de dirección del proyecto
Nivel de Herramientas /
Plan Entradas Modo de Empleo Salidas
implementación Técnicas
* Descripción del alcance de
Establecer objetivos de Métricas de objetivos
proyecto
Plan de gestión calidad calidad. calidad Metodolgía PMBOOK
* Plan de gestión del alcance de
proyecto
* Organigrama del
proyecto
* Plan de gestión del alcance de
Asignación de roles y * Roles y Organigramas y
Plan de gestión de RRHH proyecto
responsablidades responsablidades descripciones
* Factores de clima laboral
* Plan de gestion de
RRHH
* Reuniones formales e
* Plan de gestión del alcance de * Plan de gestión de
informales
Plan de gestión de comunicación proyecto comunicación TIC
* Distribución de politicas y
acuerdos
* Factores Internos y externos de la
Normas para la reducción
empresa Identificar riesgos y planificar * Plan de gestión de
Plan de gestión de riesgos de desastres.
* Plan de gestión del alcance de plan de mitigación riesgos
(CONRED)
proyecto
* Elaboración de
* EDT
presupuestos
* Glosario EDT *Plan de gestión de Tipos de contrato y
Plan de gestión de adquisiciones * Cotizaciones
* Plan de gestión del alcance de adquisiciones análisis de proveedores
* Firmar contratos
proyecto
* Plan de gestión de
* EDT cambios
* Reuniones del equipo de
* Glosario EDT * Solicitudes de
trabajo del proyecto
* Plan de gestión del alcance de cambios
Plan de gestión de cambios * Reuniones entre presidente Metodolgía PMBOOK
proyecto * Productos y
de la cooperativa y director
* Acciones correctivas entregables
del proyecto
* Solicitudes de cambio aprovadas * Informe de
rendimiento
* Plan de gestión de proyecto * Reuniones del equipo de * Acciones correctivas
Línea base calidad Durante todo el proyecto Metodolgía PMBOOK
trabajo del proyecto recomendadas
* Solicitudes de
A partir del inicio de * Mediciónes de rendimiento Informe del rendimiento del cambios aprobadas
Registros del proyecto
ejecución del proyecto * Plan de gestión de proyecto proyecto * Acciones correctivas
* Entregables
Fuente: Elaboración Propia 10
2.2. Planificación de la gestión del alcance
Tabla 3
Gestión del alcance del proyecto
Planificación de la gestión del alcance
Codigo PCIA_PGA_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración jueves, 4 de noviembre de 2021
Descripción del proyecto
El propósito del proyecto es mejorar la rentabilidad de la Cooperativa por medio de la
implementación de una página web que permita dar a conocer los productos, incrementar las
ventas, dar a conocer la cooperativa y atraer nuevos clientes.
Entregables
- Acta de constitución
- Enunciado de alcance
- Plan de gestión del alcance
- EDT (Vista jerárquica y de árbol)
- Plan de roles y responsabilidades
- Cronograma y actividades
- Plan de tiempo
- Plan de costos
- Plan de riesgos
- Plan de gestión cambios
- Plan de gestión de calidad
Criterios de aceptación
- Manual de capacitación para uso y manejo de página web.
- Guía de funcionamiento de la página web.
- Toda documentación debe ser resguardada y de manera organizada.
- Todo cambio o actualización debe ser aprobado y firmado por cliente y director del proyecto.
- En caso de un cambio o actualización que requiera presupuesto adicional debe de ser
aprobado por el cliente y brindar los fondos adicionales.
Exclusiones
- Reclutamiento y selección de talento humano
- Espacio físico / infraestructura
- Equipo de cómputo y servidores.
- Plataforma de sistema de pagos
11
- Campañas de publicidad y marketing
- Pago mensual del dominio propio de página web
- Base datos / Reportes
- Garantías sobre el equipo cómputo y servidores. (Ya que estos son brindados por
proveedores)
Supuestos
- El proveedor de servicio telefónico tiene la infraestructura para brindar servicio de internet
en la comunidad.
- Se cuenta con el presupuesto inicial en el acta de constitución
- Se tienen los productos a disposición para las ventas
- Se cuenta con dominio básico de computación
- Se cuenta con espacio disponible para instalación de equipo de cómputo y servidores.
- Se pagará mensualidad de dominio propio de página web.
- Se pagará mensualidad para plataforma de sistema de pagos.
Restricciones
- No se debe de exceder el tiempo de ejecución del proyecto en 6 meses.
- El costo del proyecto no debe de sobrepasar el techo de $30,700.00
- El producto final (Pagina web) no debe de presentar fallas respecto al funcionamiento.
Fuente: Elaboración Propia
12
2.2.1 Recopilación de requisitos
Tabla 4
Recopilación de requisitos del proyecto
Recopilación de requisitos
Codigo PCIA_RQ_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración viernes, 5 de noviembre de 2021
Alcance del producto
Requisitos Caractéristicas
Desarrollar un contador de visitas La página web contara con un contador de visitas
Establecer una Plataforma de pagos La página web incluirá una plaforma de pagos
Desarrollar un catálogo de productos La página web incluirá un catálogo de productos
Explicar el proceso de fabricación del
producto Contenido de proceso de fabricación del producto
Incluir información de contacto Información de contacto con la Cooperativa
Exponer la historia de la Cooperativa Información de la historia de la Cooperativa
Establecer un dominio propio La página web tendrá dominio propio
Criterios de Aceptación
La funcionalidad de la página y que no posea
1) Técnicos
errores.
2) Calidad Tener un grado de satisfacción de un 85%
La página debe de estar aprobada del presidente y
3) Administrativos vicepresidente de la Cooperativa. Todos los
entregables deben de tener firma de aprobación.
Cumplimiento de lo estipulado del contrato y del
4) Comerciales
alcance del proyecto
5) Sociales Promover el comercio interno del municipio
Entregables del proyecto
Fases del proyecto Entregables
1.0 Iniciación de proyecto Implementación de proyecto y contrato.
Investigación y recopilación, análisis de
1.1 Análisis y recopilación de datos necesidades, factibilidad/negociación y evaluación
de riesgos.
1.2 Diseño y planificación Estructura del proyecto
1.3 Ejecución y Control Informes de calidad y de control, plan de gastos y
compras. Implementación de página web.
1.4 Finalización de operaciones Revisión final, informe final y entrega de contrato
Fuente: Elaboración Propia
13
En esta matriz se relaciona cada uno de los requerimientos con el entregable que se haya solicitado. Permitirá identificar qué resultado
se alcanza a través de cada requisito y, a la vez, qué requisitos son los que permiten obtener un determinado entregable.
Tabla 5
Matriz de requisitos
Fuente: Elaboración Propia 14
(Continuación)
Codigo Diseño del producto Desarrollo del producto Estrategia y escenarios de pruebas Interesado Poder Impacto Calificación Nivel de prioridad
Diseño e implementación de la Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se
RQ01 Presidente y Vicepresidente 7 7 7 Moderada
base de datos. requisitos. solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se
RQ02 Diseño de interfaz. Presidente y Vicepresidente 9 10 9.4 Alta
requisitos. solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Diseño e implementación de la Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se
RQ03 Presidente y Vicepresidente 9 10 9.4 Alta
base de datos. requisitos. solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Programación web en base a
RQ04 Diseño de interfaz. Se realizaran pruebas de ejecución / Se Presidente y Vicepresidente 6 7 6.4 Baja
requisitos.
solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Diseño e implementación de la Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se Presidente y Vicepresidente de la
RQ05 6 8 6.8 Moderada
base de datos. requisitos. solicitará retroalimentación de diferentes cooperativa
usuarios durante el periodos de pruebas.
Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se
RQ06 Diseño de interfaz.
solicitará retroalimentación de diferentes
Presidente y Vicepresidente 5 7 5.8 Baja
requisitos.
usuarios durante el periodos de pruebas.
Programación web en base a
RQ07 Diseño de interfaz. Presidente y Vicepresidente 9 10 9.4 Alta.
requisitos. Se realizaran pruebas de ejecución / Se
solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se
RQ08 Diseño de interfaz. Presidente y Vicepresidente 6 8 6.8 Baja
requisitos. solicitará retroalimentación de diferentes
usuarios durante el periodos de pruebas.
Presidente y Vicepresidente de la
Programación web en base a Se realizaran pruebas de ejecución / Se cooperativa / Municipalidad y
RQ09 Diseño de interfaz.
solicitará retroalimentación de diferentes
9 9 9 Alta
requisitos. Autoridades de asociación de
usuarios durante el periodos de pruebas. cooperativas
Fuente: Elaboración Propia
15
2.2.3. Crear la EDT/WBS
Ilustración 3 EDT Vista de Árbol.
Vista de Árbol de la EDT
Incremento
rentabilidad
Cooperativa Ixoq
Ajkeem
1.1 Análisis & 1.2 Diseño & 1.3 Ejecución y 1.4 Finalización de
recopilación de datos Planificación Control Operaciones
1.2.1 Diseño
1.1.1 Investigación y funcional 1.3.1 Negociación y
1.4.1 Revisión Final
recopilación firmas
1.1.2 Análisis de 1.2.2 Planificación 1.3.2 Presentación de 1.4.2 Finalizción de
necesidades estructural plan de trabajo operaciones
1.2.3 Organigrama / 1.3.3 Establecimiento
1.1.3 Factibilidad y 1.4.3 Entrega de
Nivel de de mediciones y
negociación contrato y firmas
responsabilidad control
1.1.4 Análisis de 1.2.4 Cronograma y 1.3.4 Plan de Gastos
1.4.4 Lanzamiento
riesgos calendario y Plan de trabajo
1.2.5 Plan de 1.3.5 Implementación
Operaciones de pagina web
1.2.6 Presupuestos
Fuente: Elaboración Propia
16
EDT Vista Jerárquica.
1.1 Análisis y recopilación de datos
1.1.1 Investigación y recopilación
1.1.2 Análisis de necesidades
1.1.3 Factibilidad y Negociación
1.1.4 Evaluación de Riegos
1.2 Diseño y planificación
1.2.1 Diseño Funcional
1.2.2 Planificación Estructural
1.2.3 Organigrama / Nivel Responsabilidad
1.2.4 Cronograma y calendario
1.2.5 Plan de Operaciones
1.2.6 Presupuestos
1.3 Ejecución y Control
1.3.1 Negociación y firmas
1.3.2 Presentación de plan de trabajo.
1.3.3 Establecimiento de mediciones y control
1.3.4 Plan de gastos / Plan de Trabajo
1.3.5 Implementación de la página web
1.4 Finalización de operaciones
1.4.1 Revisión final
1.4.2 Finalización de operaciones
1.4.3Entrega de contrato y firmas.
1.4.4 Lanzamiento
17
Glosario de EDT.
Tabla 6
Glosario de EDT y especificación
Responsable
Fecha de
Especificación de Paquetes de Trabajo del ETD de la
Ejecución
Ejecución
Documento que establece el trabajo que debe
realizarse y los productos entregables que deben Supervisor del
Contrato Semana 1
de producirse, en el tiempo acordado, el proyecto
presupuesto asignado y el alcance
1.1.0
Documento que detalla: la definición del proyecto,
Iniciación
definición del producto, requerimientos de los
Implementación del Supervisor del
1.1 ANALISIS Y RECOPILACION DE DATOS
stakeholders, necesidades del negocio, Semana 1
proyecto proyecto
justificación, cronograma de hitos, supuestos,
riesgos, exclusiones y oportunidades del proyecto
Es el proceso de recopilación y medición de
información sobre variables establecidas de una
1.1.1 Investigación y Recopilación de Supervisor del
manera sistemática, que permita obtener Semana 1
recopilación datos proyecto
respuestas relevantes, probar hipótesis y evaluar
resultados.
Análisis previo
Propuesta del Documento aprobado que define como se ejecuta,
proyecto supervisa y controla un proyecto, contiene: Acta
1.1.2 Análisis de de constitución, Alcance del proyecto, EDT, Director
Semana 1
necesidades Presentación del cronograma, costos, planificación, de la gestión de proyecto
proyecto y acta de Recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones,
constitución interesados.
Análisis de viabilidad
Documento que consiste en un proceso de
Desarrollo de organización sistemático de las diferentes tareas a Director
Semana 2
planificación realizar, así como de los recursos necesarios para proyecto
llevarlas a cabo.
Documento que determina el proceso de
negociación, el cual se basa en cuatro principios
Negociación de
fundamentales: Separar las personas del problema,
proyecto con el Negociador Semana 3 y 4
centrarse en los intereses comunes, generar
1.1.3 Factibilidad y cliente
opciones para compartir intereses, resultados
Negociación
basados en criterios estándar.
Desarrollo de plan Documento que detalla la planificación, como se Director
Semana 5
estructural inicial administra y se controla el mismo proyecto. proyecto
Documento que contiene: las normas de las
Relaciones públicas ENCARGAD
relaciones publicas con el cliente, reuniones con Semana 5
con el cliente O DE RRPP
los stakeholders, cliente y el equipo de Proyecto.
Cierre de la Documento que contiene, los acuerdos, costos,
Negociador Semana 5
negociación inicial tiempo y alcance del proyecto
Director
Análisis de riesgos
proyecto
Documento que detalla: las normas de reducción
1.1.4 Evaluación de Identificación de Consultor del
de riesgos y como mitigarlos. El impacto y el Semana 6
Riesgos Competencias proyecto
costo de los riesgos
Plan de acción supervisor del
contra riesgos proyecto
18
Responsable de la Fecha de
Especificación de Paquetes de Trabajo del ETD
Ejecución Ejecución
Documento que contiene la estrategia que analiza y
Creación de
gestiona todas las actividades y procesos que permite el Supervisor del
contenido y plan de Semana 7
movimiento de mercancías, desde la materia prima hasta la proyecto
logística
entrega del producto o mercancías a los clientes.
Es una actividad que debe ser sistémica, planeada,
continua y permanente, su objetivo es proporcionar el
Capacitación de Consultor del
1.2.1 conocimiento necesario, desarrollando las habilidades Semana 8 y 9
personal proyecto
Diseño funcional necesarias, para las personas puedan desarrollar sus
funciones y cumplir con sus responsabilidades
Es un documento que define como estimar, adquirir,
gestionar y utilizar los recursos del personal en base al tipo
Plan de recursos Consultor del
y complejidad del proyecto, lo cual nos permite garantizar Semana 10
humanos proyecto
que los recursos adecuados estarán disponibles en el
momento y lugar adecuados
Plan de Consultor del
Capacitaciones proyecto
Plan de
Supervisor del
infraestructura de
proyecto
espacio físico
Plan de desarrollo La estructura de un proyecto es la forma en que se
1.2 DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
1.2.2 Planificación planifica, se administra y se controla el mismo. Es la base Desarrollador Web
Web Semana 10
Estructural sobre la que girarán todos los engranajes que harán que el
Plan de gestión de Consultor del
proyecto se ejecute según los parámetros establecidos.
calidad proyecto
Director del
Plan de operaciones
proyecto
Plan de costos y Consultor del
presupuestos proyecto
Presentación de Director del
Semana 11
organigrama Documento que define la estructura jerárquica, puestos y proyecto
Presentación de roles roles con sus atribuciones, sus actividades y los canales de
Consultor del
y definición de comunicación Semana 11
proyecto
actividades
Es un documento que define la matriz de asignación de
Asignación de responsabilidad, que se utiliza para relacionar las Director del
1.2.3 Organigrama Semana 11
responsabilidades responsabilidades las personas con las actividades que proyecto
/ Nivel
requiere un proyecto para llevarlo a cabo de manera efectiva
Responsabilidad
Es una reunión, donde se presenta al equipo de trabajo que
estará a cargo de la implementación del proyecto, en todas
Presentacion de
las fases. Así mismo la presentación de stakeholders, Director del
equipo de trabajo y Semana 11
siendo este: cualquier persona u organización, que de proyecto
stakeholders
alguna forma afecta o puede ser afectada por las acciones
de una organización con respecto a un proyecto.
Documento que detalla: el calendario de un proyecto donde
Desarrollo de
se reúnen todas las piezas del trabajo. Brinda una vista Director del
calendario de trabajo Semana 12
general del cronograma del proyecto para visualizar los proyecto
y cronogramas
1.2.4 Cronograma plazos de cada una de las fases o actividades.
y calendario
Establecimiento de Documento que detalla, los días y horas, de reunión con el
Director del
reuniones semanales / equipo del proyecto, el presidente y el vicepresidente de la Semana 12
proyecto
mensuales cooperativa y stakeholders afectados.
Desarrollo de
Supervisor del
estructura de plan de Es un documento que se refiere al programa que concentra Semana 12
proyecto
operaciones todos los aspectos y detalles que están relacionados a la
Plan Preventivo creación de productos y/o servicios que ofrece el proyecto Consultor del
1.2.5 Plan de Semana 12
Operaciones proyecto
operaciones
Es una reunión que se presenta el diseño web, el trabajo
Presentación de
relacionado con el layout y diseño de páginas online, así Desarrollador Web Semana 13
diseño web
como la producción de contenido, y creación de sitios web.
19
Responsable de la
Especificación de Paquetes de Trabajo del ETD Fecha de Ejecución
Ejecución
Documento que muestra las fases de
ejecución del proyecto, planificado y
Implementación de proyecto Director del proyecto
aprobado por el presidente de la
Cooperativa
1.3.1 Negociación y firmas Semana 13
Documento que detalla el diseño de la
Aprobación del diseño de página web para la ejecución del
Director del proyecto
página Web / Firmado proyecto, aprobada por el presidente de
la cooperativa.
Presentación de desarrollo Reunión de presentación y entrega del
actual del proyecto y documento que detalla el desarrollo Director del proyecto
entregables actual del proyecto y sus entregables
Reunión para la revisión de datos e
Revisión de información y información de la página web, con el
1.3.2 Presentación de Plan Director del proyecto
datos para la página web presidente de la cooperativa y el director Semana 14
de trabajo
del proyecto
Documento que detalla el plan de trabajo,
Supervisor del
Ejecución del plan de trabajo con cada una de las actividades, tiempos,
proyecto
cronograma de las fases del proyecto.
Documentos quincenales, que contienen
Informes de avances del Supervisor del
los avances de las fases y actividades del
proyecto proyecto
proyecto.
Visitas quincenales a la cooperativa, para
Auditorias y mediciones de verificar el control de las actividades, en Supervisor del
1.3 EJECUCIÓN Y CONTROL
1.3.3 Establecimiento de control de proyecto los departamentos responsables de la proyecto Cada 15 días, desde el
mediciones y control implementación del proyecto. inicio del proyecto
Documento quincenal que detalla las
actividades realizadas, así como los
Supervisor del
Registro de actividades cambios, contratiempos, problemas, etc.
proyecto
Que se detectaron durante el avance del
proyecto
Documento que detalla los gastos que se
Plan de gestión de gastos prevén realizar durante las fases del Encargado de compras
proyecto
Actividad que evalúa y justifica los
gastos para optimizar la proyección de
Análisis de Costos Encargado de compras
gastos previstos durante las fases del
proyecto
Actividad que evalúa a cada proveedor
1.3.4 Plan de gastos /
con el perfil que se necesita, se analiza los Semana 15 y 16
Compras Selección de Proveedores Encargado de compras
productos o servicios que se requieren
para el desarrollo del proyecto
Actividad referente a la adquisición de
Ejecución de compras /
bienes y servicios requeridos para Encargado de compras
Órdenes de compras
cumplir con el objetivo del proyecto.
Documento que detalla los estándares
Control de calidad y diseño Supervisor del
que se esperan en cada uno de los
de entregables proyecto
entregables, su diseño e imagen.
Creación de concepto e
Desarrollador Web Semana 17
imagen
Desarrollo de estructura Desarrollador Web Semana 17
Definición de diseño Desarrollador Web Semana 17 y 18
Elección de menús Desarrollador Web Semana 18
Enlaces y Marcos Desarrollador Web Semana 18
Presentación de Prototipo 1 Activades que muestra con detalle todo Desarrollador Web Semana 18
lo referente a la página web, concerniente
Contenido 1 de Imágenes Desarrollador Web Semana 19
a: Estructura y diseño, etiquetas de
1.3.5 implementación de la Contenido 2 texto menús, enlaces, imágenes, contenido de Desarrollador Web Semana 19
página web Contador de visitas y la página web; así mismo pruebas y Desarrollador Web Semana 19
contacto supuestos para el funcionamiento ideal.
Presentación Prototipo 2 Además de la instalación de los equipos Desarrollador Web Semana 19
Pruebas en web de cómputo y de los servidores. Desarrollador Web Semana 20
Pruebas en Android e IOS Desarrollador Web Semana 20
Instalación de equipo de Supervisor del
Semana 21
cómputo proyecto
Supervisor del
Instalaciones de servidores Semana 21
proyecto
Pruebas finales Director del proyecto Semana 22
20
Fecha de
Especificación de Paquetes de Trabajo del ETD Responsable de la Ejecución
Ejecución
Análisis de resultados Documento que detalla los registros de la evaluación de calidad,
y evaluación de contemplando los aciertos, desaciertos y complicaciones se que Supervisor del proyecto Semana 23
calidad detectaron, durante la evaluación
Encuesta de Documento que solicita la opinión del cliente, para evaluar el
1.4.1 Revisión Supervisor del proyecto Semana 23
satisfacción alcance de los objetivos y la efectividad del proyecto.
Final
Documento que muestra a detalle el resultado de las encuestas de
satisfacción, obteniendo estrategias para eliminar errores, fallas del
Retroalimentación Supervisor del proyecto Semana 23
equipo de trabajo del proyecto. Logrando el Feedback por parte
del cliente.
1.4 Finalización de operaciones
Finalización del Actividad de culminación del proceso proyectual y el momento de
1.4.2 Director del proyecto Semana 23
proyecto hacer balance de este.
Finalización de
Preparación de Documento que detalla los entregables finales (producto o
operaciones Director del proyecto Semana 23
entregables finales servicio), conforme con el alcance y la descripción del producto.
Reunión detallada de la entrega del contrato final, con la
Entrega del contrato
aprobación del presidente de la Cooperativa y las firmas del Director del proyecto Semana 24
1.4.3 Entrega final y firmas
director del proyecto.
de contrato y
firmas Entrega de
Reunión del documento que detalla la entrega de toda la
documentación del Director del proyecto Semana 24
documentación del proyecto a las autoridades de la Cooperativa.
proyecto
Reunión donde se presenta, la página web terminada, dando a
Presentación de
conocer su estructura, imagen de la marca, fotos, contenido y Desarrollador web Semana 24
página Web
navegación
Reunión donde se comprobará todos los puntos clave de la página
Lanzamiento de
web: la velocidad de navegación dentro del sitio, el tamaño de las
página web
imágenes, presencia de etiquetas (títulos, descripción, precios, Desarrollador web Semana 24
(supuestos, pruebas
etc.), los enlaces, plataforma de pagos y la integración de Google
finales)
1.4.4 Analytics.
Lanzamiento Inducción del personal Es una actividad donde se facilita la adaptación e integración del Consultor proyecto Semana 24
trabajador a la organización, proporcionado el conocimiento
adecuado, desarrollando las habilidades necesarias para ese
Capacitación personal Consultor proyecto Semana 25
puesto de trabajo
Reunión donde se dará conocer factores claves: las debilidades de
Lanzamiento de
la industria textil artesanal, el segmento de mercado a donde se
página web (En el Desarrollador web Semana 25
dirigirán sus esfuerzos, la competencia y ¿Qué puedo ofrecer, al
sitio)
mercado? Con la creación de esta página web.
Fuente: Elaboración Propia
21
2.3. Planificación de la Gestión del Cronograma
Tabla 7
Planificación de la gestión del cronograma
Plan de gestión del cronograma
Codigo PCIA_PGC_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración domingo, 7 de noviembre de 2021
Metodología de programación
La metodología del proyecto será basada en las normas y lineamientos del PMBOOK
Herramientas de programación
Diagrama de Gant
Cronograma de actividades
Actividades secuenciales
Unidades de medida
La duración de las actividades del proyecto se estimará en días y semanas.
Todas las actividades, no importado su duración se estimará en días.
Identificación de actividades
Las actividades que se usarán para este proceso de planificación se extraerán del Glosario del EDT.
Las actividades definidas por fases, subfases.
Secuenciación de actividades
Las secuencias de actividades están previamente definidas por fases y subfases.
Algunas actividades están en paralelo con otras, pero no intervienen entre sí.
Las actividades están secuenciadas por medio de un diagrama de Gantt.
Estimación de recursos
Los entregables y las actividades requeridas están identificadas en el proyecto
Todos los recursos están definidos en nombre, supuestos, duración, base de estimación en los siguientes
planes:
- Plan recursos humanos
- Plan de capacitaciones
- Plan de infraestructura de espacio físico
- Plan de desarrollo web
- Plan de gestión de calidad
- Plan de operaciones
- Plan de costos y presupuesto
22
Estimación de duración de actividades
Los recursos son de tipo personal, se estima la duración y se calcula el trabajo que tomará realizar cada
actividad.
Desarrollo del Cronograma
Se obtiene toda la información necesaria y esta es enviada al presidente de la Cooperativa para su revisión y
aprobación para poder proseguir con el proyecto.
Control, supervisión y actualización del cronograma
Para reportar un cambio por impacto en el cronograma se debe de incluir:
*Indicar fecha actual y del problema
*Descripción y detalle del problema
*Impacto en tiempo, recursos o alcance del proyecto
*Cualquier modificación en el cronograma, deber ser solicitado con una Solicitud de cambios y debe ser
debidamente aprobado por el director del proyecto y presidente de la Cooperativa.
Fuente: Elaboración Propia
23
2.3.1. Definir las actividades
Tabla 8
Definición de las actividades del proyecto
ACTIVIDAD
Contrato / Inicio de Proyecto
1.0 Iniciación 1.0 Iniciación
Implementación del proyecto
1.1.1 Investigación y
Recopilacíon de información y datos
recopilación
recopilación de datos
Análisis previo
1.1.2 Análisis de Propuesta de proyecto
1.1 Análisis y
necesidades Presentación de proyecto y acta de constitución
Análisis de viabilidad
Desarrollo de Planificación
Negociación de proyecto con el cliente
1.1.3 Factibilidad y Desarrollo de plan estructural inicial
Negociación
Relaciones públicas con el cliente
Cierre de negociación inicial
Análisis de riesgos
1.1.4 Evaluación de Identificación de Compentencias
Riesgos
Plan de acción contra riesgos
creación de contenido y plan logística
1.2.1 Diseño Capacitación de personal
Funcional
Evaluación de la capacitación
Plan recursos humanos
1.2 Diseño y planificación
Plan de capacitaciones
Plan de infraestructura de espacio físico
1.2.2 Planificación Plan de desarrollo web
Estructural
Plan de gestión de calidad
Plan de operaciones
Plan de costos y presupuesto
Presentación de organigrama
1.2.3 Organigrama / Presentación de roles y definición de actividades
Nivel
Asignación de responsabilidades
Responsabilidad
Presentación de equipo de trabajo y stakeholders
1.2.4 Cronograma y Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma
calendario Establecimiento de Reuniones semanales / mensuales
Desarrollo de estructura de plan de operaciones
1.2.5 Plan de Plan Preventivo Operaciones
Operaciones
Presentacion de diseño web
24
1.3.1 Negociación y Implementación de Proyecto
firmas Aprobación del diseño de pagina web firmado
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y entregables
1.3.2 Presentación de
Revision de informacion y datos para la página web
plan de trabajo
Ejecución de plan de trabajo
1.3.3 Establecimiento Informes de avances de proyecto
de mediciones y Auditorias y mediciones de control de proyecto
control Registros de actividades
Plan de gestion de gastos (Personal y Financiero)
1.3 Ejecución y Control
Análisis de costes
1.3.4 Plan de gastos /
Selección de proveedor
Compras
Ejecucíon de compras / Orden de compra
Control de calidad y diseño de entregables
Creación de concepto e imagen
Desarrollo de estructura
Definición de diseño
Elección de menus
Enlaces y Marcos
Prototipo 1
Presentación de prototipo 1
Contenido 1 Imágenes
1.3.5 Implementación
Contenido 2 Texto
de la pagina web
Contador de visitas y contacto
Prototipo 2
Pruebas en Web
Pruebas sistemas Android e IOS
Presentación de prototipo 2
Instalación de equipo de computo
Instalación de servidores
Pruebas Finales
Analisis de resultados y evaluaciónes de calidad
1.4 Finalización de
1.4.1 Revisión final Encuesta de satisfacción
Retroalimentación
operaciones
1.4.2 Finalización de Finalización del proyecto
operaciones Preparación de entregables finales
1.4.3 Entrega de Entrega de contrato final y firmas (Mismo Dia)
contrato y firmas. Entrega de documentación de proyecto (Mismo Dia)
Presentación de pagina web (Mismo Dia)
Lanzamiento de pagina web (Mismo Dia)
1.4.4 Lanzamiento Inducción de personal
Capacitación de personal
Lanzamiento de pagina web
Fuente: Elaboración Propia
25
2.3.2. Secuenciar las actividades
Ilustración 4
1.1 Análisis y recopilación de datos
Nota. Secuenciación de actividades con diagrama de Gantt del proyecto con duración en días y semanas. Fuente: Elaboración Propia
26
Ilustración 5
1.2 Diseño y planificación.
Nota. Secuenciación de actividades con diagrama de Gantt del proyecto con duración en días y semanas. Fuente: Elaboración Propia
27
Ilustración 6
1.3 Ejecución y control.
Nota. Secuenciación de actividades con diagrama de Gantt del proyecto con duración en días y semanas. Fuente: Elaboración Propia
28
Ilustración 7
1.4 Finalización de operaciones.
Nota. Secuenciación de actividades con diagrama de Gantt del proyecto con duración en días y semanas. Fuente: Elaboración Propia
29
2.3.3. Estimar las duraciones de las actividades
Ilustración 8
Estimación de la duración de las actividades del proyecto
Duración Dias /
Cronograma / Semanal Actividades
Semanas
Contrato / & Inicio de Proyecto 1 día / Semana 1
1.0 Iniciación
Implementación del proyecto 1 día / Semana 1
1.1.1 Investigación y recopilación
Recopilacíon de informacion y datos 2 dias / Semana 1
1.1.2 Análisis de necesidades
Análisis previo 2 dias / Semana 1
Propuesta de proyecto 1 dias / Semana 1
Presentación de proyecto y acta de constitución 1 dias / Semana 1
Análisis de viabilidad 2 dias / Semana 1
1.1 Análisis y 1.1.3 Factibilidad y Negociación
recopilación de Desarrollo de Planificación 2 dias / Semana 2
datos Negociación de proyecto con el cliente 10 dias/ Semana 3 y 4
Desarrollo de plan estructural inicial 2 dias / Semana 5
Relaciones publicas con el cliente 2 dias / Semana 5
Cierre de negociación inicial 1 dias / Semana 5
1.1.4 Evaluación de Riegos
Analisis de riesgos 2 dias / Semana 6
Identificacion de Compentencias 2 dias / Semana 6
Plan de acción contra riesgos 1 dias / Semana 6
1.2.1 Diseño Funcional
Creacion de contenido y plan logística 5 dias / Semana 7
Capacitación de personal 9 dias / Semana 8 y 9
Evaluación de la capacitación 1 dia / Semana 9
1.2.2 Planificación Estructural
Plan recursos humanos 1 dia / Semana 10
Plan de capacitaciones 1 dia / Semana 10
Plan de infraestructura de espacio físico 1 dia / Semana 10
Plan de desarrollo web 1 dia / Semana 10
Plan de gestión de calidad 1 dia / Semana 10
Plan de operaciones 1 dia / Semana 11
1.2 Diseño y Plan de costos y presupuesto 1 dia / Semana 11
planificación 1.2.3 Organigrama / Nivel Responsabilidad
Presentación de organigrama 1 dia / Semana 11
Presentación de roles y definición de actividades 1 dia / Semana 11
Asignación de responsabilidades 1 dia / Semana 11
Presentacíon de equipo de trabajo y stakeholders 1 dia / Semana 12
1.2.4 Cronograma y calendario
Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma 1 dia / Semana 12
Establecimiento de reuniones semanales / mensuales 1 dia / Semana 12
1.2.5 Plan de Operaciones
Desarrollo de estructura de plan de operaciones 1 dia / Semana 12 30
Plan Preventivo Operaciones 1 dia / Semana 12
Presentacion de diseño web 3 dia / Semana 13
(Continuación)
Duración Dias /
Cronograma / Semanal Actividades
Semanas
1.3.1 Negociación y firmas
Implementación de Proyecto 1 dia / Semana 13
Aprobación del diseño de pagina web firmado 1 dia / Semana 13
1.3.2 Presentación de plan de trabajo
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y
2 dias / Semana 14
entregables
Revision de informacion y datos para la página web 2 dias / Semana 14
Ejecución de plan de trabajo 1 dia / Semana 14
1.3.3 Establecimiento de mediciones y control
Informes de avances de proyecto 1 dia / Semana 15
Auditorias y mediciones de control de proyecto Cada 15 dias
Registros de actividades Cada 15 dias
1.3.4 Plan de gastos / Compras
Plan de gestion de gastos (Personal y Financiero) 1 dia / Semana 15
Análisis de costes 1 dia / Semana 15
Selección de proveedor 2 dias / Semana 15
Ejecucíon de compras / Orden de compra 3 dias / Semana 16
1.3 Ejecución y Control de calidad y diseño de entrables 2 dias / Semana 16
Control 1.3.5 Implementación de la pagina web
Creación de concepto e imagen 1 dias / Semana 17
Desarrollo de estructura 3 dias / Semana 17
Definición de diseño 2 dias / Semana 17 y 18
Elección de menus 1 dias / Semana 18
Enlaces y Marcos 1 dias / Semana 18
Prototipo 1 2 dias / Semana 18
Presentación de prototipo 1 1 dia / Semana 19
Contenido 1 Imágenes 1 dia / Semana 19
Contenido 2 Texto 1 dia / Semana 19
Contador de visitas y contacto 1 dia / Semana 19
Prototipo 2 1 dia / Semana 19
Pruebas en Web 3 dias / Semana 20
Pruebas sistemas Android e IOS 2 dias / Semana 20
Presentación de prototipo 2 2 dia / Semana 21
Instalación de equipo de computo 2 dia / Semana 21
Instalación de servidores 3 dias / Semanas 22
Pruebas Finales 2 dias / Semanas 22
1.4.1 Revisión final
Analisis de resultados y evaluaciónes de calidad 1 dia / Semana 23
Encuesta de satisfacción 1 dia / Semana 23
Retroalimentación 1 dia / Semana 23
1.4.2 Finalización de operaciones
Finalización del proyecto 1 dia / Semana 23
Preparación de entregables finales 1 dia / Semana 23
1.4 Finalización 1.4.3 Entrega de contrato y firmas.
de operaciones Entrega de contrato final y firmas (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
Entrega de documentación de proyecto (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
1.4.4 Lanzamiento
Presentación de pagina web (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
Lanzamiento de pagina web (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
Inducción de personal 3 dia / Semana 24
Capacitación de personal 2 dia / Semana 25
Lanzamiento de pagina web 3 dia / Semana 25
31
Nota. Secuenciación de actividades con duración en días y semanas. Fuente: Elaboración Propia
2.3.4. Desarrollarelcronograma
Tabla9
Cronogramadeactividadesdelproyecto
Duracion Dias /
Cronograma / Semanal Actividades 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Semanas
Contrato / & Inicio de Proyecto 1 día / Semana 1 ◆
1.0 Iniciación
Implementación del proyecto 1 día / Semana 1
1.1.1 Investigación y recopilación
Recopilacíon de informacion y datos 2 dias / Semana 1
1.1.2 Análisis de necesidades
Análisis previo 2 dias / Semana 1
Propuesta de proyecto 1 dias / Semana 1
Presentación de proyecto y acta de constitución 1 dias / Semana 1
Análisis de viabilidad 2 dias / Semana 1
1.1 Análisis y 1.1.3 Factibilidad y Negociación
recopilación de Desarrollo de Planificación 2 dias / Semana 2
datos Negociación de proyecto con el cliente 10 dias/ Semana 3 y 4
Desarrollo de plan estructural inicial 2 dias / Semana 5
Relaciones publicas con el cliente 2 dias / Semana 5
Cierre de negociación inicial 1 dias / Semana 5
1.1.4 Evaluación de Riegos
Analisis de riesgos 2 dias / Semana 6
Identificacion de Compentencias 2 dias / Semana 6
Plan de acción contra riesgos 1 dias / Semana 6
1.2.1 Diseño Funcional
Creacion de contenido y plan logística 5 dias / Semana 7
Capacitación de personal 9 dias / Semana 8 y 9
Evaluación de la capacitación 1 dia / Semana 9
1.2.2 Planificación Estructural
Plan recursos humanos 1 dia / Semana 10
Plan de capacitaciones 1 dia / Semana 10
Plan de infraestructura de espacio físico 1 dia / Semana 10
Plan de desarrollo web 1 dia / Semana 10
Plan de gestión de calidad 1 dia / Semana 10
Plan de operaciones 1 dia / Semana 11
1.2 Diseño y Plan de costos y presupuesto 1 dia / Semana 11
planificación 1.2.3 Organigrama / Nivel Responsabilidad
Presentación de organigrama 1 dia / Semana 11
Presentación de roles y definición de actividades 1 dia / Semana 11
Asignación de responsabilidades 1 dia / Semana 11
Presentacíon de equipo de trabajo y stakeholders 1 dia / Semana 12
1.2.4 Cronograma y calendario
Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma 1 dia / Semana 12
Establecimiento de reuniones semanales / mensuales 1 dia / Semana 12
1.2.5 Plan de Operaciones
Desarrollo de estructura de plan de operaciones 1 dia / Semana 12
Plan Preventivo Operaciones 1 dia / Semana 12
Presentacion de diseño web 3 dia / Semana 13
32
(Continuación)
Duracion Dias /
Cronograma / Semanal Actividades 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Semanas
1.3.1 Negociación y firmas
Implementación de Proyecto 1 dia / Semana 13
Aprobación del diseño de pagina web firmado 1 dia / Semana 13
1.3.2 Presentación de plan de trabajo
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y
2 dias / Semana 14
entregables
Revision de informacion y datos para la página web 2 dias / Semana 14
Ejecución de plan de trabajo 1 dia / Semana 14
1.3.3 Establecimiento de mediciones y control
Informes de avances de proyecto 1 dia / Semana 15
Auditorias y mediciones de control de proyecto Cada 15 dias
Registros de actividades Cada 15 dias
1.3.4 Plan de gastos / Compras
Plan de gestion de gastos (Personal y Financiero) 1 dia / Semana 15
Análisis de costes 1 dia / Semana 15
Selección de proveedor 2 dias / Semana 15
Ejecucíon de compras / Orden de compra 3 dias / Semana 16
1.3 Ejecución Control de calidad y diseño de entrables 2 dias / Semana 16
y Control 1.3.5 Implementación de la pagina web
Creación de concepto e imagen 1 dias / Semana 17
Desarrollo de estructura 3 dias / Semana 17
Definición de diseño 2 dias / Semana 17 y 18
Elección de menus 1 dias / Semana 18
Enlaces y Marcos 1 dias / Semana 18
Prototipo 1 2 dias / Semana 18
Presentación de prototipo 1 1 dia / Semana 19
Contenido 1 Imágenes 1 dia / Semana 19
Contenido 2 Texto 1 dia / Semana 19
Contador de visitas y contacto 1 dia / Semana 19 |
Prototipo 2 1 dia / Semana 19
Pruebas en Web 3 dias / Semana 20
Pruebas sistemas Android e IOS 2 dias / Semana 20
Presentación de prototipo 2 2 dia / Semana 21
Instalación de equipo de computo 2 dia / Semana 21
Instalación de servidores 3 dias / Semanas 22
Pruebas Finales 2 dias / Semanas 22
1.4.1 Revisión final
Analisis de resultados y evaluaciónes de calidad 1 dia / Semana 23
Encuesta de satisfacción 1 dia / Semana 23
Retroalimentación 1 dia / Semana 23
1.4.2 Finalización de operaciones
Finalización del proyecto 1 dia / Semana 23
Preparación de entregables finales 1 dia / Semana 23
1.4
1.4.3 Entrega de contrato y firmas.
Finalización de
Entrega de contrato final y firmas (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
operaciones Entrega de documentación de proyecto (Mismo Dia)
1 dia / Semana 24
1.4.4 Lanzamiento
Presentación de pagina web (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
Lanzamiento de pagina web (Mismo Dia) 1 dia / Semana 24
Inducción de personal 3 dia / Semana 24
Capacitación de personal 2 dia / Semana 25
Lanzamiento de pagina web 3 dia / Semana 25
[Link]ó[Link]:ElaboraciónPropia 33
2.4. Planificación de la Gestión de Costos
Tabla 10
Planificación de la gestión de costos del proyecto
Planificación de la gestión de costos
Codigo PCIA_PGCS_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración martes, 9 de noviembre de 2021
Insumo del proyecto producto/servicio
Creación y desarrollo de una página web que permita brindar soporte, contactos, información de clientes, para
facilitar las ventas de la Cooperativa. Será desarrollada con el fin de ofrecer los productos a los clientes mediante
la navegación del sitio virtual. Permitirá seleccionar los productos de interés y realizar la compra mediante
distintos métodos de pago.
Integración
Cotizaciones
Reunión con clientes/proveedores
Detalles de presupuestos
Planificaciones semanales
Reuniones internas de trabajo.
Control semanal de proyecto
Alcance
Negociaciones iniciales y establecimiento de contrato y firmas por parte de los interesados.
Identificación de necesidades específicas y propuesta se realizará en base a lo requerido.
Planificaciones establecidas para el desarrollo del proyecto y se implementaran los controles necesarios
en todas las áreas requeridas para la entrega en el tiempo determinado y con el presupuesto establecido.
Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos.
34
Establecimiento de cronograma y planes de monitoreos.
Flujo de caja establecido en base al cronograma.
Cronograma
Cronograma / Semanal Actividades Costo / Total
Presupuesto Valor Saldo
Contrato / Inicio de Proyecto $15,870.00 $150.00 $ 15,720.00
1.0 Iniciación
Implementación del proyecto $0.00 $50.00 $ 15,670.00
1.1.1 Investigación y recopilación $ 15,670.00
Recopilacíon de información y
datos $0.00 $150.00 $ 15,520.00
1.1.2 Análisis de necesidades $ 15,520.00
Análisis previo $0.00 $25.00 $ 15,495.00
Propuesta de proyecto $0.00 $50.00 $ 15,445.00
Presentación de proyecto y acta de
constitución $0.00 $100.00 $ 15,345.00
Análisis de viabilidad $0.00 $50.00 $ 15,295.00
1.1.3 Factibilidad y Negociación $ 15,295.00
1.1 Análisis y
Desarrollo de Planificación $0.00 $50.00 $ 15,245.00
recopilación de datos
Negociación de proyecto con el
cliente $0.00 $50.00 $ 15,195.00
Desarrollo de plan estructural inicial $0.00 $50.00 $ 15,145.00
Relaciones públicas con el cliente $0.00 $300.00 $ 14,845.00
Cierre de negociación inicial $0.00 $150.00 $ 14,695.00
1.1.4 Evaluación de Riesgos $ 14,695.00
Análisis de riesgos $0.00 $75.00 $ 14,620.00
Identificación de Compentencias $0.00 $50.00 $ 14,570.00
Plan de acción contra riesgos $0.00 $50.00 $ 14,520.00
1.2.1 Diseño Funcional $ 14,520.00
Creación de contenido y plan
logística $0.00 $300.00 $ 14,220.00
Capacitación de personal $0.00 $1,000.00 $ 13,220.00
1.2 Diseño y
Evaluación de la capacitación $0.00 $250.00 $ 12,970.00
planificación
1.2.2 Planificación Estructural $ 12,970.00
Plan recursos humanos $0.00 $50.00 $ 12,920.00
Plan de capacitaciones $0.00 $50.00 $ 12,870.00
35
Plan de infraestructura de espacio
físico $0.00 $50.00 $ 12,820.00
Plan de desarrollo web $0.00 $50.00 $ 12,770.00
Plan de gestión de calidad $0.00 $50.00 $ 12,720.00
Plan de operaciones $0.00 $50.00 $ 12,670.00
Plan de costos y presupuesto $0.00 $50.00 $ 12,620.00
1.2.3 Organigrama / Nivel
Responsabilidad $ 12,620.00
Presentación de organigrama $0.00 $75.00 $ 12,545.00
Presentación de roles y definición
de actividades $0.00 $75.00 $ 12,470.00
Asignación de responsabilidades $0.00 $25.00 $ 12,445.00
Presentación de equipo de trabajo y
stakeholders $0.00 $25.00 $ 12,420.00
1.2.4 Cronograma y calendario $ 12,420.00
Desarrollo de calendario de trabajo
y cronograma $0.00 $25.00 $ 12,395.00
Establecimiento de reuniones
semanales / mensuales $0.00 $25.00 $ 12,370.00
1.2.5 Plan de Operaciones $ 12,370.00
Desarrollo de estructura de plan de
operaciones $0.00 $75.00 $ 12,295.00
Plan Preventivo Operaciones $0.00 $75.00 $ 12,220.00
Presentacion de diseño web $0.00 $150.00 $ 12,070.00
1.3.1 Negociación y firmas $ 12,070.00
Implementación de Proyecto $0.00 $250.00 $ 11,820.00
Aprobación del diseño de página
web firmado $0.00 $150.00 $ 11,670.00
1.3.2 Presentación de plan de
trabajo $ 11,670.00
Presentacion de desarrollo actual
del proyecto y entregables $0.00 $150.00 $ 11,520.00
Revisión de información y datos
para la página web $0.00 $100.00 $ 11,420.00
1.3 Ejecución y Control Ejecución de plan de trabajo $0.00 $150.00 $ 11,270.00
1.3.3 Establecimiento de
mediciones y control $ 11,270.00
Informes de avances de proyecto $0.00 $75.00 $ 11,195.00
Auditorias y mediciones de control
de proyecto $0.00 $1,950.00 $ 9,245.00
Registros de actividades $0.00 $195.00 $ 9,050.00
1.3.4 Plan de gastos / Compras $ 9,050.00
Plan de gestión de gastos/compras
(Personal y Financiero) $0.00 $75.00 $ 8,975.00
Análisis de costes $0.00 $50.00 $ 8,925.00
36
Selección de proveedor $0.00 $0.00 $ 8,925.00
Ejecución de compras / Orden de
compra $0.00 $3,600.00 $ 5,325.00
Control de calidad y diseño de
entregables
$0.00 $250.00 $ 5,075.00
1.3.5 Implementación de la página
web $ 5,075.00
Creación de concepto e imagen $0.00 $150.00 $ 4,925.00
Desarrollo de estructura $0.00 $100.00 $ 4,825.00
Definición de diseño $0.00 $100.00 $ 4,725.00
Elección de menus $0.00 $125.00 $ 4,600.00
Enlaces y Marcos $0.00 $100.00 $ 4,500.00
Prototipo 1 $0.00 $100.00 $ 4,400.00
Presentación de prototipo 1 $0.00 $150.00 $ 4,250.00
Contenido 1 Imágenes $0.00 $250.00 $ 4,000.00
Contenido 2 Texto $0.00 $100.00 $ 3,900.00
Contador de visitas y contacto $0.00 $100.00 $ 3,800.00
Prototipo 2 $0.00 $100.00 $ 3,700.00
Pruebas en Web $0.00 $150.00 $ 3,550.00
Pruebas sistemas Android e IOS $0.00 $100.00 $ 3,450.00
Presentación de prototipo 2 $0.00 $150.00 $ 3,300.00
Instalación de equipo de computo $0.00 $350.00 $ 2,950.00
Instalación de servidores $0.00 $450.00 $ 2,500.00
Pruebas Finales $0.00 $150.00 $ 2,350.00
1.4.1 Revisión final $ 2,350.00
Análisis de resultados y
evaluaciones de calidad $0.00 $150.00 $ 2,200.00
Encuesta de satisfacción $0.00 $100.00 $ 2,100.00
Retroalimentación $0.00 $150.00 $ 1,950.00
1.4.2 Finalización de operaciones $ 1,950.00
Finalización del proyecto $0.00 $200.00 $ 1,750.00
Preparación de entregables finales $0.00 $200.00 $ 1,550.00
1.4 Finalización de 1.4.3 Entrega de contrato y
operaciones firmas. $ 1,550.00
Entrega de contrato final y firmas $0.00 $350.00 $ 1,200.00
Entrega de documentación de
proyecto $0.00 $150.00 $ 1,050.00
1.4.4 Lanzamiento $ 1,050.00
Presentación de página web $0.00 $300.00 $ 750.00
Lanzamiento de página web
(Supuestos y pruebas finales) $0.00 $150.00 $ 600.00
Inducción de personal $0.00 $250.00 $ 350.00
37
Capacitación de personal $0.00 $250.00 $ 100.00
Lanzamiento de página web (En el
sitio) $0.00 $100.00 $ -
Totales $15,870.00 $15,870.00 0.00
Costos
Costos $33,390.00
Se tomó en cuenta:
Diferencial cambiario.
Impuestos a facturas de compra de servicios.
Honorarios del equipo de trabajo están incluidos
Materiales y equipo de computación necesario para realizar las actividades y cumplir con el proyecto.
Calidad
Estándares de calidad son establecidos directamente por los clientes como KPI´s, Métricas.
retención de personal y manejo ambiente laboral. Con establecimiento de entregables.
Formatos de gestión de costos
Plan de gestión de costos
Presupuesto del proyecto
Costos de los recursos
Estimación de costos del proyecto
Cronograma de actividades y costos
Análisis de riesgos
Comunicaciones
Dentro del proyecto se utilizarán actividades presenciales en donde se llevarán comunicaciones del proyecto por medio de informes,
se utilizarán medios electrónicos como emails, reuniones virtuales. Se llevarán presentaciones de avance de proyecto en donde cada
departamento involucrado dará su reporte semanal. Se establecerá un Manual de operaciones y un plan de presupuesto el cual será
dirigido a todos los involucrados.
Riesgos
38
IDENTIFICACIÓN DEL
CÓDIGO FACTORES CAUSAS TRATAMIENTO
RIESGO
Reglamento de las leyes generales de
A1 Marco legal Externo Se controlará
cooperativas
Patentes, sociedad anonima,
A2 Restricciones gubernamentales Externo Se controlará
cooperativas
Manifestaciones carreteras, fenómenos
A3 Plazos en tiempo y cronogramas Interno Se asumirá
naturales
Penetración del mercado del Se reducirá la
A4 Externo Estrategia de penetración
producto probabilidad
A5 Posicionamiento del mercado Externo Distruibuidores e intermediarios Se compartirá
Estado de sitio y cuarentena de la
A6 Pandemia Externo Se asumirá
población
A7 Incendios Externo Rayos, veladoras, descuidos Se mitigará
No contar con los recursos disponibles Se reducirá la
A8 Desembolso de la inversión Interno
para realizarlo probabilidad
A9 Desastres naturales Externo Terremoto, evento castastrófico. Se asumirá
A10 Tipo de cambio en divisas Externo Desestabilización de la moneda Se asumirá
A11 Riesgos tecnológicos Externo Cambios tecnológicos e internet Se asumirá
A12 Cambios organizacionales Externo ¨Proveedores Se compartirá
Adquisiciones
3 cotizaciones Plan Alto, Medio, Bajo
El Cliente deberá pactar los requerimientos en el contrato.
Clausulas específicas para beneficio de ambas partes.
Las condiciones son 30% anticipo al momento de firma de contrato inicial, 30% a mitad de proyecto ya con resultados
previos demostrados, 30% operación inicial y apertura y 10% un mes después de haber firmado el cierre del proyecto.
Interesados
Director del proyecto, Equipo coordinador del proyecto, presidente y vicepresidente de la cooperativa.
Fuente: Elaboración Propia
39
2.4.1. Estimar los Costos
Tabla 11
Estimación de costos del proyecto
ESTADO
Valor en efectivo $ 33,390.00
Valor a financiar $ -
Total de fondos asignados $ 33,390.00
$33,390.00
Fondos usados a la fecha $ 33,390.00
Fondos restantes $ -
ARTÍCULO FECHA CATEGORÍA NOTA PRESUPUESTO VALOR SALDO
Depósito # Finanzas Depósito inicial $33,390.00 $ - $ 33,390.00
Honorarios Director # Sueldos Durante el tiempo del proyecto $ 4,000.00 $ 29,390.00
Honorarios Consultor 1 Sueldos Durante el tiempo del proyecto $ 2,650.00 $ 26,740.00
Honorarios Consultor 2 Sueldos Durante el tiempo del proyecto $ 2,650.00 $ 24,090.00
Depreciación de equipo de computo Finanzas Equipo para desarrollo del proyecto $ 1,050.00 $ 23,040.00
Papelería y útiles Materiales Materiales de oficina y apoyo $ 200.00 $ 22,840.00
Viáticos Finanzas Hospedaje y comida $ 2,780.00 $ 20,060.00
Gasolina Finanzas Gasolina $ 500.00 $ 19,560.00
Depreciación de vehiculos Finanzas Gastos y depreciación de vehiculos $ 500.00 $ 19,060.00
Reserva para contingencias Finanzas Contigencias (Gastos, materiales) $ 500.00 $ 18,560.00
Gastos de proyecto Materiales y finanzas Actividades de proyecto $ 15,870.00 $ 2,690.00
Gestión de Riesgos Finanzas Actividades de proyecto (VME) $ 2,690.00 $ -
Fuente: Elaboración Propia
40
2.4.2. Determinar el Presupuesto
Tabla 12
Presupuesto del proyecto
Cronograma / Semanal Actividades Costo / Total
Presupuesto Valor Saldo
Contrato / Inicio de Proyecto $15,870.00 $150.00 $ 15,720.00
1.0 Iniciación Implementación del proyecto $0.00 $50.00 $ 15,670.00
1.1.1 Investigación y recopilación $ 15,670.00
Recopilacíon de informacion y datos $0.00 $150.00 $ 15,520.00
1.1.2 Análisis de necesidades $ 15,520.00
Análisis previo $0.00 $25.00 $ 15,495.00
Propuesta de proyecto $0.00 $50.00 $ 15,445.00
Presentación de proyecto y acta de constitución $0.00 $100.00 $ 15,345.00
Análisis de viabilidad $0.00 $50.00 $ 15,295.00
1.1 Análisis y 1.1.3 Factibilidad y Negociación $ 15,295.00
recopilación de Desarrollo de Planificación $0.00 $50.00 $ 15,245.00
datos Negociación de proyecto con el cliente $0.00 $50.00 $ 15,195.00
Desarrollo de plan estructural inicial $0.00 $50.00 $ 15,145.00
Relaciones publicas con el cliente $0.00 $300.00 $ 14,845.00
Cierre de negociación inicial $0.00 $150.00 $ 14,695.00
1.1.4 Evaluación de Riegos $ 14,695.00
Analisis de riesgos $0.00 $75.00 $ 14,620.00
Identificacion de Compentencias $0.00 $50.00 $ 14,570.00
Plan de acción contra riesgos $0.00 $50.00 $ 14,520.00
1.2.1 Diseño Funcional $ 14,520.00
Creacion de contenido y plan logística $0.00 $300.00 $ 14,220.00
Capacitación de personal $0.00 $1,000.00 $ 13,220.00
Evaluación de la capacitación $0.00 $250.00 $ 12,970.00
1.2.2 Planificación Estructural $ 12,970.00
Plan recursos humanos $0.00 $50.00 $ 12,920.00
Plan de capacitaciones $0.00 $50.00 $ 12,870.00
Plan de infraestructura de espacio físico $0.00 $50.00 $ 12,820.00
Plan de desarrollo web $0.00 $50.00 $ 12,770.00
Plan de gestión de calidad $0.00 $50.00 $ 12,720.00
Plan de operaciones $0.00 $50.00 $ 12,670.00
1.2 Diseño y Plan de costos y presupuesto $0.00 $50.00 $ 12,620.00
planificación 1.2.3 Organigrama / Nivel Responsabilidad $ 12,620.00
Presentación de organigrama $0.00 $75.00 $ 12,545.00
Presentación de roles y definición de actividades $0.00 $75.00 $ 12,470.00
Asignación de responsabilidades $0.00 $25.00 $ 12,445.00
Presentacíon de equipo de trabajo y stakeholders $0.00 $25.00 $ 12,420.00
1.2.4 Cronograma y calendario $ 12,420.00
Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma $0.00 $25.00 $ 12,395.00
Establecimiento de reuniones semanales / mensuales $0.00 $25.00 $ 12,370.00
1.2.5 Plan de Operaciones $ 12,370.00
Desarrollo de estructura de plan de operaciones $0.00 $75.00 $ 12,295.00
Plan Preventivo Operaciones $0.00 $75.00 $ 12,220.00
Presentacion de diseño web $0.00 $150.00 $ 12,070.00
41
Cronograma / Semanal Actividades Costo / Total
Presupuesto Valor Saldo
1.3.1 Negociación y firmas $ 12,070.00
Implementación de Proyecto $0.00 $250.00 $ 11,820.00
Aprobación del diseño de pagina web firmado $0.00 $150.00 $ 11,670.00
1.3.2 Presentación de plan de trabajo $ 11,670.00
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y entregables $0.00 $150.00 $ 11,520.00
Revision de informacion y datos para la página web $0.00 $100.00 $ 11,420.00
Ejecución de plan de trabajo $0.00 $150.00 $ 11,270.00
1.3.3 Establecimiento de mediciones y control $ 11,270.00
Informes de avances de proyecto $0.00 $75.00 $ 11,195.00
Auditorias y mediciones de control de proyecto $0.00 $1,950.00 $ 9,245.00
Registros de actividades $0.00 $195.00 $ 9,050.00
1.3.4 Plan de gastos / Compras $ 9,050.00
Plan de gestion de gastos/compras (Personal y Financiero) $0.00 $75.00 $ 8,975.00
Análisis de costes $0.00 $50.00 $ 8,925.00
Selección de proveedor $0.00 $0.00 $ 8,925.00
Ejecucíon de compras / Orden de compra $0.00 $3,600.00 $ 5,325.00
Control de calidad y diseño de entrables $0.00 $250.00 $ 5,075.00
1.3 Ejecución 1.3.5 Implementación de la pagina web
$ 5,075.00
y Control
Creación de concepto e imagen $0.00 $150.00 $ 4,925.00
Desarrollo de estructura $0.00 $100.00 $ 4,825.00
Definición de diseño $0.00 $100.00 $ 4,725.00
Elección de menus $0.00 $125.00 $ 4,600.00
Enlaces y Marcos $0.00 $100.00 $ 4,500.00
Prototipo 1 $0.00 $100.00 $ 4,400.00
Presentación de prototipo 1 $0.00 $150.00 $ 4,250.00
Contenido 1 Imágenes $0.00 $250.00 $ 4,000.00
Contenido 2 Texto $0.00 $100.00 $ 3,900.00
Contador de visitas y contacto $0.00 $100.00 $ 3,800.00
Prototipo 2 $0.00 $100.00 $ 3,700.00
Pruebas en Web $0.00 $150.00 $ 3,550.00
Pruebas sistemas Android e IOS $0.00 $100.00 $ 3,450.00
Presentación de prototipo 2 $0.00 $150.00 $ 3,300.00
Instalación de equipo de computo $0.00 $350.00 $ 2,950.00
Instalación de servidores $0.00 $450.00 $ 2,500.00
Pruebas Finales $0.00 $150.00 $ 2,350.00
1.4.1 Revisión final $ 2,350.00
Analisis de resultados y evaluaciónes de calidad $0.00 $150.00 $ 2,200.00
Encuesta de satisfacción $0.00 $100.00 $ 2,100.00
Retroalimentación $0.00 $150.00 $ 1,950.00
1.4.2 Finalización de operaciones $ 1,950.00
Finalización del proyecto $0.00 $200.00 $ 1,750.00
1.4 Preparación de entregables finales $0.00 $200.00 $ 1,550.00
Finalización 1.4.3 Entrega de contrato y firmas. $ 1,550.00
de Entrega de contrato final y firmas $0.00 $350.00 $ 1,200.00
operaciones Entrega de documentación de proyecto $0.00 $150.00 $ 1,050.00
1.4.4 Lanzamiento $ 1,050.00
Presentación de pagina web $0.00 $300.00 $ 750.00
Lanzamiento de pagina web (Supuestos y pruebas finales) $0.00 $150.00 $ 600.00
Inducción de personal $0.00 $250.00 $ 350.00
Capacitación de personal $0.00 $250.00 $ 100.00
Lanzamiento de pagina web (En el sitio) $0.00 $100.00 $ -
42
Fuente: Elaboración Propia
2.5 Planificación de la gestión de la calidad
Tabla 13
Plan de gestión de calidad del proyecto
Plan de Gestión de calidad
Codigo PCIA_PGCD_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración sábado, 13 de noviembre de 2021
Propósito
El objetivo es poder obtener la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de procesos, estándares y
objetivos que permitan el alcance exitoso del proyecto.
Politicas de calidad del proyecto
Cumplir con el tiempo establecido del proyecto, el alcance y el presupuesto del proyecto determinado.
Cumplir con el estandar de calidad establecido de 85%
Línea base de calidad del proyecto
Frecuencia, medición y
Factor de calidad Objetivo Metrica / KPI
reportes
MRP= Métrica Frecuencia quincenal de
Performance del proyecto 90 ≥ % rendimiento de medición, en reunión de
proyecto operaciones con entregables
Frecuencia quincenal de
GSC= Grado de
Grado de satisfacción 85 ≥ % medición, en reunión de
satisfacción del cliente
operaciones con entregables
MCP= Métrica de Frecuencia quincenal de
Cumplimiento de procesos 90 ≥ % cumplimiento de medición, en reunión de
procesos operaciones con entregables
MCT= Métrica de Frecuencia quincenal de
Cumplimiento de tiempos
85 ≥ % cumplimiento de medición, en reunión de
tiempos operaciones con entregables
43
Desarrollador Web Compras
Supervisor
RRPP
Gerente de
Proyecto
Consultor de
Negociador
proyecto
}
Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades
Encargado de velar por la planificación del proyecto, mantener la
comunicación y las relaciones con las partes interesadas internas y externas.
Dirigir y coordinar para el alcance de los objetivos del proyecto gestionando
Director de proyecto
personal y recursos para el cumplimiento del proyecto en los tiempos
establecidos. Mantener un perfil de liderazgo e imposición de responsabilidad
y autoridad. Resolución de conflictos y de evaluación de riesgos.
Es un profesional de carrera, que tiene a su cargo el seguimiento y control de
los proyectos que ejecuta una firma. ... El rol específico de un analista de
Consultor de Proyecto
proyectos, puede variar entre compañías, así como los requisitos de educación
e incluso es probable que los salarios cambien.
Supervisor de proyecto - inspeccionar diariamente las labores de los proyectos
en ejecución y responder por que se cumplan los aspectos de seguridad,
Supervisor de Proyecto técnicos, etc. ... Corregir las desviaciones que hubiera en la ejecución de los
proyectos, con soluciones que no afecten la calidad ni los presupuestos
estimados.
Encargado de desarrollar y crear sitios web. Sus responsabilidades principales
Desarrollador Web
son el diseño de páginas web y el desarrollo de la funcionalidad del sitio
Encargado de compras Los encargados construyen y gestionan las relaciones
con sus proveedores. Deben negociar y acordar contratos, establecer normas de
Encargado de Compras
calidad y organizar las fechas de entrega, para que los equipos lleguen a
tiempo.
Desarrollar o considerar alternativas de solución.
Negociador Analizar la situación desde diferentes puntos de vista
Plantear soluciones novedosas o creativas aceptables para ambas partes.
44
Administrar todas las actividades y estrategias pertinentes a las relaciones
públicas, a los fines de manejar la imagen pública del cliente: Planificar,
Encargado de RRPP
implementar y manejar las estrategias de relaciones públicas. Gestionar las
comunicaciones de la empresa con el público.
Planificación de gestión de calidad
Proceso Metodología Entregables del WBS Actividades de control
MPMBOOK /
1.1 Análisis y Aprobación de presidente y
Inicio Gestión de
recopilación de datos vicepresidente de la cooperativa
Proyecto’s
MPMBOOK /
1.2 Diseño y Aprobación de presidente y
Planificación Gestión de
planificación vicepresidente de la cooperativa
proyectos
MPMBOOK /
Aprobación de presidente y
Ejecución y control Gestión de 1.3 Ejecución y Control
vicepresidente de la cooperativa
proyectos
MPMBOOK /
1.4 Finalización de Aprobación de presidente y
Cierre / Informe final Gestión de
operaciones vicepresidente de la cooperativa
proyectos
MPMBOOK /
1.2.2 Plan de gestión de Aprobación de director de
Plan de gestión de calidad Gestión de
calidad proyecto y equipo de trabajo
proyectos
1.2.3 Presentación de Aprobación de director de
Presentación de roles y Informe estándar /
roles y definición de proyecto, consultores y
definición de actividades Reunion estándar
actividades supervisor.
Aprobación de director de
Asignación de Informe estándar / 1.2.3 Asignación de
proyecto, consultores y
responsabilidades Reunion estándar responsabilidades
supervisor.
Aprobación de director de
Informe estándar / 1.2.4 Reuniones
Reuniones de trabajo proyecto, consultores y
Reunion estándar semanales / mensuales
supervisor.
Aprobación de director de
Control de calidad y Informe estándar / 1.3.4 Control de calidad
proyecto, consultores y
entregables Reunion estándar y diseño de entregables
supervisor.
1.4.1 Análisis de Aprobación de director de
Informe estándar /
Análisis de calidad resultados y proyecto, consultores y
Reunion estándar
evaluaciones de calidad supervisor.
Aprobación de director de
Informe estándar / 1.4.1 Encuesta de
Análisis de satisfacción proyecto, consultores y
Reunion estándar satisfacción
supervisor.
Documentos de gestión de calidad
Plan de gestión de calidad / Instrucciones de trabajo / Documentación de
Procesos
procedimientos
Plantillas Plan de gestión de calidad / Métricas
Plan de gestión de calidad / Informe estándar / Registros de actividades /
Formatos
Métricas
Proceso de gestión de calidad
45
* La gestión de calidad será asegurada con establecimiento de controles de
calidad y revisiones periódicas constantes.
Enfoque de aseguramiento * Los resultados serán presentados y en caso de ser necesario se gestionará una
de calidad solicitud de cambio para adecuar cualquier actualización necesaria.
*Las solicitudes de cambio deben de ser revisadas y firmadas, asi como,
presentar las soluciones a seguir.
Enfoque de control de * Las mediciones serán establecidas por métricas y KPI´s junto con el
calidad cumplimiento del alcance del proyecto.
* Los resultados de estas mediciones serán presentados durante las reuniones
de trabajo para discusión y evaluaciones
* Los entregables serán revisados constantemente y se evaluarán correcciones
de ser necesarias.
Fuente: Elaboración Propia
46
2.5.1 Estimar los recursos de las actividades
Tabla 14
Estimación de los recursos de las actividades del proyecto
PERSONAL MATERIALES O CONSUMIBLES MAQUINARIA O NO CONSUMIBLE
ACTIVIDAD
ROL DURACION NOMBRE CANTIDAD NOMBRE CANTIDAD
Contrato / Inicio de Proyecto Director Proyecto 1 día Papelería 50 Computadora 1
1.0 Iniciación 1.0 Iniciación
Implementación del proyecto Director Proyecto 1 día
1.1.1 Investigación y recopilación Recopilacíon de información y datos Consultor Proyecto 2 días Computadora 1
Análisis previo Director Proyecto 2 días Computadora 1
recopilación de datos
Propuesta de proyecto Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
1.1.2 Análisis de necesidades
1.1 Análisis y
Presentación de proyecto y acta de constitución Director Proyecto 1 día Computadora 1
Análisis de viabilidad Director Proyecto 2 días Computadora 1
Desarrollo de Planificación Director Proyecto 2 días Computadora 1
Negociación de proyecto con el cliente Director Proyecto 10 días Viáticos / Transporte 3 Computadora 1
1.1.3 Factibilidad y Negociación Desarrollo de plan estructural inicial Director Proyecto 2 días Computadora 1
Relaciones públicas con el cliente Director Proyecto 2 días Computadora 1
Cierre de negociación inicial Director Proyecto 1 día Viáticos / Transporte 3 Computadora 1
Análisis de riesgos Consultor Proyecto 2 días
1.1.4 Evaluación de Riesgos Identificación de Compentencias Consultor Proyecto 2 días
Plan de acción contra riesgos Director Proyecto 1 día
Creación de contenido y plan logística Consultor Proyecto 5 días
1.2.1 Diseño Funcional Capacitación de personal Consultor Proyecto 9 días Papelería 50 Cañonera / Pantalla 1
Evaluación de la capacitación Consultor Proyecto 1 día Papelería 50 Cañonera / Pantalla 1
1.2 Diseño y planificación
Plan recursos humanos Director Proyecto 1 día
Plan de capacitaciones Director Proyecto 1 día
Plan de infraestructura de espacio físico Director Proyecto 1 día
1.2.2 Planificación Estructural Plan de desarrollo web Director Proyecto 1 día
Plan de gestión de calidad Director Proyecto 1 día
Plan de operaciones Director Proyecto 1 día
Plan de costos y presupuesto Director Proyecto 1 día
Presentación de organigrama Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
1.2.3 Organigrama / Nivel Presentación de roles y definición de actividades Director Proyecto 1 día Papelería 50 Cañonera / Pantalla 1
Responsabilidad Asignación de responsabilidades Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
Presentacíon de equipo de trabajo y stakeholders Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma Director Proyecto 1 día
1.2.4 Cronograma y calendario
Establecimiento de Reuniónes semanales / mensuales Director Proyecto 1 día Papelería 10 Reunión 1
Desarrollo de estructura de plan de operaciones Director Proyecto 1 día
1.2.5 Plan de Operaciones Plan Preventivo Operaciones Director Proyecto 1 día
Presentacion de diseño web Director Proyecto 3 días
47
(Continuación)
PERSONAL MATERIALES O CONSUMIBLES MAQUINARIA O NO CONSUMIBLE
ACTIVIDAD
ROL DURACION NOMBRE CANTIDAD NOMBRE CANTIDAD
Implementación de Proyecto Consultor Proyecto 1 día
1.3.1 Negociación y firmas
Aprobación del diseño de página web firmado Presidente Cooperativa 1 día Papelería 10 Computadora 1
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y entregables Director Proyecto 2 días Computadora 1
1.3.2 Presentación de plan de
Revisión de información y datos para la página web Presidente Cooperativa 2 días Computadora 1
trabajo
Ejecución de plan de trabajo Director Proyecto 1 día
Informes de avances de proyecto Director Proyecto 1día /Cada 15 días Papelería 25 Reunión 1
1.3.3 Establecimiento de
Auditorias y mediciones de control de proyecto Consultor Proyecto 1 día /Cada 15 días Papelería 25 Reunión 1
mediciones y control
Registros de actividades Consultor Proyecto 1 día /Cada 15 días Papelería 25 Reunión 1
Plan de gestión de gastos (Personal y Financiero) Consultor Proyecto 1 día
1.3 Ejecución y Control
Análisis de costes Consultor Proyecto 1 día
1.3.4 Plan de gastos / Compras Selección de proveedor Consultor Proyecto 2 días Papelería 25
Ejecución de compras / Orden de compra Consultor Proyecto 3 días Papelería 25 Computadora 2
Control de calidad y diseño de entregables Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Creación de concepto e imagen Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Desarrollo de estructura Consultor Proyecto 3 días Computadora 2
Definición de diseño Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Elección de menus Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Enlaces y Marcos Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Prototipo 1 Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Presentación de prototipo 1 Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Contenido 1 Imágenes Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
1.3.5 Implementación de la página
Contenido 2 Texto Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
web
Contador de visitas y contacto Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Prototipo 2 Consultor Proyecto 1 día Computadora 2
Pruebas en Web Consultor Proyecto 3 días Computadora 2
Pruebas sistemas Android e IOS Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Presentación de prototipo 2 Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Instalación de equipo de computo Consultor Proyecto 3 días Computadora 2
Instalación de servidores Consultor Proyecto 3 días Computadora 2
Pruebas Finales Consultor Proyecto 2 días Computadora 2
Análisis de resultados y evaluaciones de calidad Director Proyecto 1 día
1.4.1 Revisión final Encuesta de satisfacción Director Proyecto 1 día Papelería 50
1.4 Finalización de
Retroalimentación Director Proyecto 1 día
operaciones
Finalización del proyecto Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
1.4.2 Finalización de operaciones
Preparación de entregables finales Director Proyecto 1 día Cañonera / Pantalla 1
Entrega de contrato final y firmas (Mismo Dia) Director Proyecto 1 día Viáticos / Transporte 3 Computadora 1
1.4.3 Entrega de contrato y firmas.
Entrega de documentación de proyecto (Mismo Dia) Director Proyecto 1 día Papelería 50 Computadora 1
Presentación de página web (Mismo Dia) Director Proyecto 1 día Viáticos / Transporte 3 Cañonera / Pantalla 1
Lanzamiento de página web (Mismo Dia) Director Proyecto 1 día Viáticos / Transporte 3 Cañonera / Pantalla 1
1.4.4 Lanzamiento Inducción de personal Consultor Proyecto 3 días Papelería 50 Cañonera / Pantalla 1
Capacitación de personal Consultor Proyecto 2 días Papelería 50 Cañonera / Pantalla 1
Lanzamiento de página web Director Proyecto 3 días Cañonera / Pantalla 1
Fuente: Elaboración Propia
48
2.6 Planificación de la gestión de recursos
Se muestra la asignación de los miembros del equipo, donde cada uno de ellos se será el
encargado de su entregable.
Tabla 15
Planificación de la gestión de los recursos del proyecto.
Planificación de gestión de recursos
Codigo PCIA_PGR_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración lunes, 15 de noviembre de 2021
Planificación de gestión de recursos
Actividad Responsable Nombre
Investigación y recopilación Consultor de Proyecto Martin Alvarizaes Sempé
Análisis de necesidades Presidente de la cooperativa Gil Soto
Factibilidad y Negociación Vicepresidente de la cooperativa Edgar Tuc
Evaluación de Riegos Consultor de Proyecto Adrian R. González H.
Diseño Funcional Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Planificación Estructural Consultor de Proyecto Adrian R. González H.
Organigrama / Nivel Responsabilidad Consultor de Proyecto Martin Alvarizaes Sempé
Cronograma y calendario Consultor de Proyecto Adrian R. González H.
Plan de Operaciones Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Presupuesto Consultor de Proyecto Adrian R. González H.
Negociación y firmas Vicepresidente de la cooperativa Edgar Tuc
Presentación de plan de trabajo Consultor de Proyecto Martin Alvarizaes Sempé
Establecimiento de mediciones y
Presidente de la cooperativa Gil Soto
control
Plan de gastos / Compras Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Implementación de la página web Consultor de Proyecto Adrian R. González H.
Revisión final Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Finalización de operaciones Consultor de Proyecto Martin Alvarizaes Sempé
Entrega de contrato y firmas Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Lanzamiento Gerente de Proyecto Francisco J. Rodriguez H.
Fuente: Elaboración Propia
49
2.6.1 Matriz RACI
Tabla 16
Matriz RACI del proyecto
Matriz RACI
Director de Consultor de Supervisor de Desarrollador Encargado de Encargado de
Actividad Negociador
proyecto Proyecto Proyecto Web Compras RRPP
Recopilacíon de información y datos A R R
1.1 ANALISIS Y RECOPILACION DE
Análisis previo A R R
Propuesta de proyecto A R R
Presentación de proyecto y acta de constitución A R R C
Análisis de viabilidad A C C
Desarrollo de Planificación R A C C C C C
DATOS
Negociación de proyecto con el cliente A C C R C
Desarrollo de plan estructural inicial A R R
Relaciones públicas con el cliente A C C R
Cierre de negociación inicial A C C R R
Análisis de riesgos A R R
Identificación de Compentencias C R A
Plan de acción contra riesgos A C R
Creación de contenido y plan logística C R R
Capacitación de personal I R A
Evaluación de la capacitación I R A
Plan recursos humanos C R A C
Plan de capacitaciones I R A
1.2 DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
Plan de infraestructura de espacio físico C R A C
Plan de desarrollo web I C R A
Plan de gestión de calidad C A R I I
Plan de operaciones A C R I I I I
Plan de costos y presupuesto R A I I R I I
Presentación de organigrama R I I I
Presentación de roles y definición de actividades A R I I
Asignación de responsabilidades A R I I I I I
Presentacion de equipo de trabajo y stakeholders A R I R R
Desarrollo de calendario de trabajo y cronograma C A R
Establecimiento de reuniones semanales / mensuales A I I I I I R
Desarrollo de estructura de plan de operaciones A C R
Plan Preventivo Operaciones C A R
Presentacion de diseño web A C I R R 50
(Continuación)
Matriz RACI
Director de Consultor de Supervisor de Desarrollador Encargado de Encargado de
Actividad Negociador
proyecto Proyecto Proyecto Web Compras RRPP
Implementación de Proyecto A R R I I I I
Aprobación del diseño de página web firmado A I I R C C
Presentacion de desarrollo actual del proyecto y entregables A R I
Revisión de información y datos para la página web I C C R
Ejecución de plan de trabajo A C R
Informes de avances de proyecto A I R I I I I
Auditorias y mediciones de control de proyecto A I R I I
Registros de actividades A I R I I
Plan de gestión de gastos/compras (Personal y Financiero) A I I I R
Análisis de costes A C C R
Selección de proveedor A C I R
1.3 EJECUCIÓN Y CONTROL
Ejecución de compras / Orden de compra A C I R
Control de calidad y diseño de entregables A I R A
Creación de concepto e imagen I C R A
Desarrollo de estructura I C R A
Definición de diseño I C R A
Elección de menus I C R A
Enlaces y Marcos I C R A
Prototipo 1 R C I A
Presentación de prototipo 1 R C I A
Contenido 1 Imágenes I C R A
Contenido 2 Texto I C R A
Contador de visitas y contacto I C R A
Prototipo 2 R C I A
Pruebas en Web I C R A
Pruebas sistemas Android e IOS I C R A
Presentación de prototipo 2 R C I A
Instalación de equipo de computo I C A R
Instalación de servidores I C A R
Pruebas Finales A C R R I I
análisis de resultados y evaluaciones de calidad C C A I I I I
1.4 FINALIZCIÓN DE OPERACIONES
Encuesta de satisfacción R C A C
Retroalimentación C A
Finalización del proyecto A C R I
Preparación de entregables finales A R C
Entrega de contrato final y firmas A C C A R
Entrega de documentación de proyecto A C C A R
Presentación de página web R C C A C C
Lanzamiento de página web (Supuestos y pruebas finales) R C C A C C
Inducción de personal I R A
Capacitación de personal I R A
Lanzamiento de página web (En el sitio) R C C A 51
Nota. Distribución de las responsabilidades y delegación de actividades. Fuente: Elaboración Propia
2.7 Planificación de la gestión de comunicaciones
Tabla 17
Planificación de gestión de comunicaciones del proyecto.
Planificación de gestión de comunicaciones
Codigo PCIA_PGCOM_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración lunes, 15 de noviembre de 2021
En este plan de gestión de comunicaciones se establecen las comunicaciones para el proyecto. Este servirá
como una guía a seguir para establecer las comunicaciones dentro del proyecto desde su inicio hasta la
finalización
Eventos de comunicación
Reuniones presenciales / Virtuales
El director general agendara las reuniones con al menos 3 días con anticipación con el propósito de que estas
estén programadas y que todos los involucrados sean participes en la reunión. Las reuniones del proyecto
estarán calendarizadas con el propósito de que estas estén adheridas a los tiempos establecidos y requeridos
con la finalidad de que estas sean objetivas e informativas. Los consultores son los que se encargaran de
tomar notas de dichas reuniones poder distribuirlas al equipo de trabajo para que todos estén informados y al
tanto de las operaciones. No debe de haber distracciones dentro de la reunión, salvo que estas sean de
carácter emergente y lo merezcan.
Correo eléctronico
Todos los correos electrónicos que sean relacionados con el proyecto deben ser de carácter profesional,
previamente revisados con el propósito de evitar errores y que estos sean concisos en comunicar el mensaje
deseado. Estos se distribuirán entre los participantes del proyecto conforme a su necesidad en base a la
matriz y los roles previamente definidos. Cualquier documento adjunto a los correos deben de ser relacionado
al proyecto y el director del proyecto debe de ir incluido. Si el correo electrónico es de carácter urgente o es
para presentar algún problema del proyecto, se debe de ser claro y conciso en la redacción, juntamente con
recomendaciones adjuntas para poder realizar las correcciones necesarias.
Comunicación formal e informal
La comunicación formal e informal es parte de cualquier proyecto y debe existir para asegurar su inicio y
finalización de manera exitosa. Los problemas, dudas, consultas, sugerencias, actualizaciones o discusiones
deben de comunicarse al director del proyecto para tomar las acciones del asunto y estos se puedan resolver
de manera apropiada.
Planificación de comunicación
Comunicación / Objetivo Destinatarios Responsable / Encargado Canal o Método
Presidente y vicepresidente Actividad Presencial /
Presentación inicial del Director, Consultores de
de la cooperativa, director Informe inicial de proyecto /
proyecto Proyecto
de proyecto Correo electrónico
52
Director, Consultores de Presentación de Actividad
Análisis de Riesgos y
Equipo de Proyecto Proyecto, Supervisor, Presencial, Presentación de
Evaluaciones
Negociador, Compras Informe, Análisis de Riesgos.
Stakeholders, director de Director, Consultor de Presentación inicial y primer
Negociación Inicial proyecto y equipo de Proyecto, Negociador, RRPP, negociación del proyecto.
proyecto Compras Supervisor Presentación de objetivos
Actividad Presencial /
Director y Equipo de Director de proyecto y
Planificación Estructural Presentacion de Objetivos y
Proyecto Consultores de Proyecto
alcance por medio de informe
Informe escrito, Actividad
Plan de Operaciones & Director y Equipo de Director y Equipo de Presencial, s, Plan de gestión
Presupuesto Proyecto Proyecto de Presupuesto, operaciones,
calidad, riesgos.
Director, Consultor de Informe Escrito, Actividad
Establecimiento de página web
Participantes del proyecto Proyecto, Compras Presencial, Correo
y equipo de cómputo
Supervisor electrónico
Director, Consultor de Informe Escrito, Actividad
Director y Equipo de
Revision Final Proyecto, Negociador, RRPP, Presencial, Correo
Proyecto
Compras Supervisor electrónico
Director, Consultor de Informe Escrito, Actividad
Director y Equipo de
Cierre de proyecto Proyecto, Negociador, RRPP, Presencial, Correo
Proyecto
Compras Supervisor electrónico
Presidente y vicepresidente
Director, Consultor de Llamadas Virtual / Reuniones
Reuniones Virtuales de la cooperativa, director
Proyecto, Negociador, RRPP, presenciales / Informe de
Seguimiento de proyecto, consultores de
Compras Supervisor Asistencia y apuntes.
proyecto
Fuente: Elaboración Propia 53
2.7.1 Matriz de comunicación del proyecto
Tabla 18
Matriz de comunicación del proyecto
Matriz de comunicación del proyecto
Tipo de Distribución / Metódologia /
Tipo de comunicación Descripción Frecuencia Entregables Encargado Codigo WBS
comunicación Participantes Técnologia
Comunicación y Director del
Contrato Inicial
presentación Documento proyecto, 1.1 Análisis y
Director de proyecto y /
Iniciación de proyecto inicial del Una vez Presencial Impreso / consultores de recopilación de
equipo de proyecto Implementació
proyecto. Datos Digital PDF proyecto y datos
n de proyecto
preeliminares negociador
Planificación Plan de Director del
detallada del Presencial / Director de proyecto y proyecto, Documento proyecto y 1.2 Diseño y
Planificación de proyecto Una vez
proyecto y planes Virtual equipo de proyecto alcance, costos, Digital PDF equipo de planificación
de gestión comunicación trabajo
Información de Estado actual, Director del
ejecución, estado, Presencial / Director de proyecto y control, Documento / proyecto y 1.3 Ejecución y
Ejecución y control del proyecto Una vez
controles de Virtual equipo de proyecto seguimiento, Digital PDF equipo de Control
proyecto rendimiento. trabajo
Director del
Presentación e Estado final y Documento proyecto,
Director de proyecto y 1.4 Finalización
Finalización del proyecto informe final del Una vez Presencial cierre de Impreso / consultores de
equipo de proyecto de operaciones
proyecto proyecto Digital PDF proyecto y
negociador
Revisión de Presidente y
Reporte de Director del
trabajo, vicepresidente de la Documento
Presencial / informe proyecto y 1.3.2 Presentación
Evaluación de diseño técnico desempeño, Semanal Cooperativa, Director Impreso /
Virtual seguimiento equipo de de plan de trabajo
entregables del del proyecto y equipo Digital PDF
semanal trabajo
proyecto de proyecot
Presidente y
Director del 1.3.3
Resumen vicepresidente de la Actualización Documento
Actualización de evaluación, Correo proyecto y Establecimiento de
mensual del Mensual Cooperativa, Director de reporte Impreso /
objetivos y avances mensuales. Electrónico equipo de mediciones y
proyecto del proyecto y equipo mensual Digital PDF
trabajo control
de proyecot
Presidente y
Actualización Director del 1.3.3
Resumen vicepresidente de la Documento
Actualización de registros e Presencial / de restros e proyecto y Establecimiento de
semanal del Semanal Cooperativa, Director Impreso /
informes semanal Virtual informes equipo de mediciones y
proyecto del proyecto y equipo Digital PDF
semanales trabajo control
de proyecot
Reunión para Director del 1.3.3
Evaluación de Documento
actualización e Presencial / Director de proyecto y proyecto y Establecimiento de
Evaluación mensual del proyecto Semanal fases del Impreso /
informacion de Virtual equipo de proyecto equipo de mediciones y
proyecto Digital PDF
proyecto trabajo control
Revisión de
Director del 1.3.3
trabajo, Documento
Presencial / Director de proyecto y Evaluación de proyecto y Establecimiento de
Evaluación de fases del proyecto desempeño, Semanal Impreso /
Virtual equipo de proyecto diseño técnico. equipo de mediciones y
entregables del Digital PDF
trabajo control
proyecto
Nota. Distribución de los tipos de comunicación, descripción de los participantes y entregables del proyecto de la cooperativa.
Fuente: Elaboración Propia
54
2.8. Planificación de la gestión de riesgos
Tabla 19
Planificación de riesgos del proyecto.
Planificación de gestión de riesgos
Codigo PCIA_PGRGS_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración miércoles, 17 de noviembre de 2021
Metodología de gestión de riesgos
Proceso Descripción Herramientas Fuentes de información
Planificación de Elaboración de plan de gestión Presidente, vicepresidente de la
PMBOOK
gestión de los riegos de riesgos cooperativa y equipo de proyecto
Evaluar e identificar los riesgos
que pueden presentarse en este Presidente, vicepresidente de la
Identificación de
proyecto, con sus características Lista de riesgos cooperativa. Información de proyectos
riesgos
para poder preparar un plan de similares y equipo de proyecto
respuesta.
* Establecer lista de prioridad e Definiciones y
Análisis cualitativo de importancia matriz de Presidente, vicepresidente de la
riesgos * Evaluar la probabilidad de evaluación de cooperativa y equipo de proyecto
suceso e impacto riegos
* Establecer impacto y
Análisis cuantitativo clasificación. Presidente, vicepresidente de la
No aplica
de riesgos * Evaluar jerarquía y tipo de cooperativa y equipo de proyecto
tratamiento
Establecimiento de respuesta a
Planificación de Presidente, vicepresidente de la
los posibles riesgos para poder No aplica
respuesta a riesgos cooperativa y equipo de proyecto
establecer el plan de acción.
Supervisión, evaluación de
riesgos. Verificación de planes Presidente, vicepresidente de la
Seguimiento y control
de respuesta, probabilidad de No aplica cooperativa. Información de proyectos
de riesgos
impacto y surgimiento de similares y equipo de proyecto
nuevos riesgos.
Roles y responsabilidades de gestión de riegos
Proceso Roles Personas Responsabilidades
Planificación de Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
gestión de los riegos y ejecución
Identificación de Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
riesgos y ejecución
Análisis cualitativo de Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
riesgos y ejecución
Análisis cuantitativo Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
de riesgos y ejecución
55
Planificación de Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
respuesta a riesgos y ejecución
Seguimiento y control Dirección, establecimiento de definiciones
Director y equipo del proyecto F.R / M.A / A.G
de riesgos y ejecución
Presupuesto de gestión de riesgos
Proceso Personas Materiales Equipo Total
Planificación de gestión de los
$ 100.00 $ 50.00 $ - $ 150.00
riegos
Identificación de riesgos $ - $ - $ - $ -
Análisis cualitativo de riesgos $ - $ - $ - $ -
Análisis cuantitativo de riesgos $ - $ - $ - $ -
Planificación de respuesta a
$ - $ - $ - $ -
riesgos
Seguimiento y control de riesgos $ 100.00 $ 50.00 $ - $ 150.00
$ 300.00
Periodos de la gestión de riesgos
Entregables del
Proceso Momento de Ejecución Ejecución
WBS
Planificación de gestión de los 1.1.1 Recopilación de
Al inicio del proyecto Una vez
riegos información y datos
Al inicio del proyecto / En
1.1.4 Análisis de
Identificación de riesgos reuniones del equipo del Una vez
riesgos
proyecto
Al inicio del proyecto / En
1.1.4 Análisis de
Análisis cualitativo de riesgos reuniones del equipo del Una vez al mes
riesgos
proyecto
Al inicio del proyecto / En
1.1.4 Análisis de
Análisis cuantitativo de riesgos reuniones del equipo del Una vez al mes
riesgos
proyecto
Al inicio del proyecto / En
1.1.4 Plan de acción
Planificación de respuesta a riesgos reuniones del equipo del Una vez al mes
contra riesgos
proyecto
1.3.3 Informe de
avances de proyecto
1.3.3 Auditorias y
En todas las fases del 2 veces al mes /
Seguimiento y control de riesgos mediciones de control
proyecto Quincenales
de proyecto
1.3.3 Registros de
actividades
Periodos de la gestión de riesgos
Planificación de gestión de los
Plan de gestión de riegos
riegos
Identificación de riesgos Establecimiento, probabilidades de suceso y evaluación de riesgos
Análisis cualitativo de riesgos Establecimiento y evaluación de riegos cuantitativa
Análisis cuantitativo de riesgos Establecimiento y evaluación de riegos cuantitativa
Planificación de respuesta a riesgos Plan de respuesta a riesgos
Seguimiento y control de riesgos Informe de riesgos, solicitudes de cambio (Firmadas)
Fuente: Elaboración Propia
56
2.8.1. Identificar los riesgos
Tabla 20 Identificación de riesgos del proyecto
CÓDIGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO FACTORES CAUSAS TRATAMIENTO
A1 Marco legal Externo Reglamento de la ley general de cooperativas Se controlará
A2 Restricciones gubernamentales Externo Patentes, sociedad anonima, cooperativas Se controlará
A3 Plazos en tiempo y cronogramas Interno Manifestaciones carreteras, fenómenos naturales Se asumirá
A4 Penetración del mercado del producto Externo Estrategia de penetración Se reducirá la probabilidad
A5 Posicionamiento del mercado Externo Distruibuidores e intermediarios Se compartirá
A6 Pandemia Externo Estado de sitio y cuarentena de la población Se asumirá
A7 Incendios Externo Rayos, veladoras, descuidos Se mitigará
A8 Desembolso de la inversión Interno No contar con los recursos disponibles para realizarlo Se reducirá la probabilidad
A9 Desastres naturales Externo Terremoto, evento castastrófico. Se asumirá
A10 Tipo de cambio en divisas Externo Desestabilización de la moneda Se asumirá
A11 Riesgos tecnológicos Externo Cambios tecnológicos e internet Se asumirá
A12 Cambios organizacionales Externo Proveedores Se compartirá
Nota. Identificación de los riesgos potenciales que se pueden presentar en el proyecto. Fuente: Elaboración Propia
57
2.8.2. Realizar el análisis cualitativo de riesgos
Tabla 21
Análisis cualitativo de los riesgos del proyecto.
Identificación del
Código Factores Causas Tratamiento Probabilidad VProbabilidad Impacto VImpacto Evaluación Clasificación
riesgo
Reglamento de la ley
A1 Marco legal Externo Se controlará BAJA 1 MEDIO 2 2 LEVE
general de cooperativas
Restricciones Patentes, sociedad
A2 Externo Se controlará BAJA 1 MEDIO 2 2 LEVE
gubernamentales anonima, cooperativas
Plazos en tiempo y Manifestaciones carreteras,
A3 Interno Se asumirá MEDIA 2 MEDIO 2 4 MODERADO
cronogramas fenómenos naturales
Penetración del
Se reducirá la
A4 mercado del Externo Estrategia de penetración BAJA 1 BAJO 1 1 LEVE
probabilidad
producto
Posicionamiento Distruibuidores e
A5 Externo Se compartirá MEDIA 2 ALTO 3 6 MODERADO
del mercado intermediarios
Estado de sitio y
A6 Pandemia Externo Se asumirá ALTO 3 ALTO 3 9 CRÍTICO
cuarentena de la población
Rayos, veladoras,
A7 Incendios Externo Se mitigará BAJA 1 ALTO 3 3 LEVE
descuidos
Desembolso de la No contar con los recursos Se reducirá la
A8 Interno BAJA 1 ALTO 3 3 LEVE
inversion disponibles para realizarlo probabilidad
Desastres Terremoto, evento
A9 Externo Se asumirá MEDIA 2 ALTO 3 6 MODERADO
naturales castastrófico.
Tipo de cambio en Desestabilización de la
A10 Externo Se asumirá MEDIA 2 MEDIO 2 4 MODERADO
divisas moneda
Riesgos Cambios tecnológicos e
A11 Externo Se asumirá MEDIA 2 ALTO 3 6 MODERADO
tecnológicos internet
Cambios
A12 Externo Proveedores Se compartirá MEDIA 2 ALTO 3 6 MODERADO
organizacionales
Fuente: Elaboración Propia
58
2.8.3. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
En base al análisis cuantitativo de los riesgos se pudo determinar que el impacto del VME es de $2,690.00 este fondo serviría para
mitigar los riesgos que puedan ocurrir en el desarrollo del proyecto e incluida estimación de costos del proyecto.
Tabla 22
Análisis cuantitativo de riegos del proyecto.
Identificación Factore
Código Causas Tratamiento Probabilidad VProbabilidad Impacto VME Jerarquía Plan de acción
del riesgo s
Reglamento de la ley Entregar papelería
A1 Marco legal Externo
general de cooperativas
Se controlará Leve 0.1 $ -500.00 -50 5
completa y formularios
Restricciones Patentes, sociedad Entregar papelería
A2
gubernamentales
Externo
anonima, cooperativas
Se controlará Leve 0.1 $ -1,000.00 -100 5
completa y formularios
Plazos en tiempo Manifestaciones carreteras, Trabajar a distancia y
A3
y cronogramas
Interno
fenómenos naturales
Se asumirá Moderado 0.5 $ -150.00 -75 4
reuniones virtuales
Penetración del
Se reducirá la
A4 mercado del Externo Estrategia de penetración
probabilidad
Leve 0.1 $ -500.00 -50 3 Estrategia de precios
producto
Posicionamiento Distruibuidores e
A5
del Mercado
Externo
intermediarios
Se compartirá Moderado 0.5 $ -575.00 -287.5 3 Alianzas estratégicas
Estado de sitio y
A6 Pandemia Externo
cuarentena de la población
Se asumirá Crítico 0.95 $ -250.00 -237.5 5 Controles de bio-seguridad
Rayos, veladoras, Reducción al riesgo de
A7 Incendios Externo
descuidos
Se mitigará Leve 0.1 $ -1,000.00 -100 5
desastres
Desembolso de No contar con los recursos Se reducirá la
A8
la inversion
Interno
disponibles para realizarlo probabilidad
Leve 0.1 $ -5,000.00 -500 4 Crear fondo común
Desastres Terremoto, evento Reducción al riesgo de
A9
naturales
Externo
castastrófico.
Se asumirá Moderado 0.5 $ -300.00 -150 5
desastres
Tipo de cambio Desestabilización de la
A10
en divisas
Externo
moneda
Se asumirá Moderado 0.5 $ -325.00 -162.5 4 Reducción de costos
Riesgos Cambios tecnológicos e Contar con un perfil
A11
tecnológicos
Externo
internet
Se asumirá Moderado 0.5 $ -625.00 -312.5 2
establecido
Cambios
A12
organizacionales
Externo Proveedores Se compartirá Moderado 0.5 $ -715.00 -357.5 2 Buscar nuevos proveedores
$ -2,690.00
Nota. Se incluye la cantidad de $2,690 en la estimación de los costos del presupuesto del proyecto para la reducción del posible impacto de los riesgos. Fuente: Elaboración Propia
59
2.8.4. Planificar la respuesta a los riesgos
Tabla 23
Planificación de respuesta a los riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos
Probabilidad Responsable
Amenaza / Entregable Tipo de Respuesta Tipo de Fecha Plan de
Codigo Riesgo Causa Raiz Detonante por Impacto Responsable de la
Oportunidad afectado Riesgo planificada respuesta planificada contingencia
Total respuesta
Incumplimiento de la Solicitar información Antes de Entregar papelería
Reglamento de la Ley Contrato / Inicio de Se Director
A1 Amenaza Marco Legal Ley General de 0.1 Leve Director Proyecto a los integrantes de firmar completa y
General de Cooperativas Proyecto controlará Proyecto
Cooperativas la Cooperativa contrato formularios
Incumplimiento de Solicitar información Antes de Entregar papelería
Restricciones Patentes, Sociedad Contrato / Inicio de Se Director
A2 Amenaza documentación de la 0.1 Leve Director Proyecto a los integrantes de firmar completa y
gubernamentales Anonima, cooperativas Proyecto controlará Proyecto
cooperativa la Cooperativa contrato formularios
Manifestaciones Accesibilidad a la Verificar vialidad y
Plazo de tiempo y Director Previo a cada Trabajar a distancia
A3 Amenaza carreteras, Fenomenos comunida / falta de Cronograma 0.5 Moderado Director Proyecto accesos a la Se asumirá
cronogarma Proyecto reunión y reuniones virtuales
naturales movilidad comunidad
Penetracion del Se reducirá
Consultor Previo estudio Estrategias de
A4 Amenaza mercado del Estrategia de penetracion Precios Viabilidad 0.1 Leve Consultor Proyecto Estudio de mercado la
Proyecto de mercado precios
producto probabilidad
Posterior
Posicionamiento Distribuidores Se Consultor
A5 Amenaza Precios Viabilidad 0.5 Moderado Consultor Proyecto Estudio de mercado estudio de Alianzas estratégicas
del mercado intermediarios compartirá Proyecto
mercado
Estado de sitio y Verificar controles Director Previo a cada Controles de Bio-
A6 Amenaza Pandemia Salud del personal Cronograma 0.95 Critico Director Proyecto Se asumirá
cuarentena a la poblacion de Bio-seguridad Proyecto reunión seguridad
Verificar normas
Rayos, veladores, Espacio fisico para Director Previo a cada Reducción al riesgo
A7 Amenaza Incendios Viabilidad 0.1 Leve Director Proyecto reduccion de Se mitigará
descuidos producir Proyecto reunión de desastres
desastres
No contar con los Se reducirá Previo al
Desembolso de la Incumplimiento al Recursos / Presidente Verificar fondos de Presidente
A8 Amenaza recursos disponibles para 0.1 Leve la lanzamiento Crear fondo común
inversion presupuesto Alcance Cooperativa financiamiento Cooperativa
realizarlo probabilidad página web
Verificar normas
Desastres Terremoto, evento Espacio fisico para Director Previo a cada Reducción al riesgo
A9 Amenaza Viabilidad 0.5 Moderado Director Proyecto reduccion de Se asumirá
naturales catastrofico producir Proyecto reunión de desastres
desastres
Verificar márgenes Previo a
Tipo de cambio Desestabilizacion de la Incumplimiento al Recursos / Director
A10 Oportunidad 0.5 Moderado Director Proyecto de tipo de cambio Se asumirá realizar Reducción de costos
de divisas moneda presupuesto Alcance Proyecto
divisas compras
Verificar Previo a
Riesgos Cambios tecnologicos en Consultor Contar con un perfil
A11 Amenaza Equipos obsoletos Pagina web 0.5 Moderado Consultor Proyecto características Se asumirá realizar
tecnologicos internet Proyecto establecido
equipos compras
Previo a
Cambios Calidad de la materia Recursos / Actualizar lista de Se Consultor Buscar nuevos
A12 Amenaza Proveedores 0.5 Moderado Consultor Proyecto realizar
organizacinales prima Alcance proveedores alternos compartirá Proyecto proveedores
compras
Nota. Plan elaborado con procedimientos y procesos para identificar las oportunidades y reducir la amenaza a los riesgos Fuente: Elaboración Propia 60
2.9 Planificación de la gestión de adquisiciones
Tabla 24
Plan de gestión de adquisiciones del proyecto.
Plan de gestión de adquisiciones
Codigo PCIA_PGA_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración viernes, 19 de noviembre de 2021
Coordinación del plan de adquisiciones
En la planificación se establecieron las siguientes fechas para poder realizar los contratos:
Fecha: 15/02/2022 Actividad
Planificación de contrato de adquisición
Fecha: 25/03/2022 Actividad
Administración y revisión de contrato
Fecha: 5/04/2022 Actividad
Cierre de contrato y adquisición
El Contrato de Precio Fijo con Ajuste económico de precio se coordinará con proveedor con al menos
10 días de anticipación. Para garantizar el cumplimiento de tiempos y que el proveedor disponga de
todo lo requerido ya que la compra se hará con un único proveedor.
El pago de adquisición deberá cumplir con el 100% del valor de la cotización con 15 días de
anticipación para poder efectuar la compra con el proveedor.
Cualquier solicitud de cambio debe ser presentada 5 días antes de la realización de adquisición con el
proveedor y la cual debe ser notificada, revisada y aprobada por el director del proyecto, presidente y
vicepresidente de la cooperativa.
Cualquier solicitud de cambio para la programación de la adquisición y entrega debe de ser presentada
2 días con el proveedor y la cual debe ser notificada, revisada y aprobada por el director del proyecto,
presidente y vicepresidente de la cooperativa.
Supuestos y Restricciones
* Se pueden realizar solicitudes de cambio respecto a cotizaciones si estas son impactos por cambios de
divisas.
* Las cotizaciones tiene un periodo de validez por 10 días.
* Si el periodo de validez de la cotización ya ha expirado, se emitirá una nueva cotización
* La cotización puede presentar modificaciones que serán notificadas en el momento de ejercer la
compra en caso de variaciones de precios con proveedores.
* El cronograma puede verse afectado levemente por aprobaciones durante la aceptación de la
cotización o cambios en precios
* Luego de efectuar la compra no pueden haber cambios en los productos adquiridos.
* La garantía será proporcionada directamente por el proveedor
61
Riesgos y respuesta
Basado en el plan de riesgos y plan de respuesta de riegos se consideró:
Código Descripción
A08 Desembolso de inversión
A10 Cambios en divisas
A11 Riesgos tecnológicos
A12 Cambios organizacionales / Proveedores
En base a los riesgos el plan de respuesta será:
* La lista de proveedores será actualizada en caso de no disponer de los requerimientos
* Se harán revisiones constantes en el contrato de adquisición para asegurar el cumplimiento de este.
* Todas las órdenes de compra, cotizaciones deben ir revisadas y firmadas por presidente,
vicepresidente, director de proyecto.
* Las revisiones de contrato irán especificas a los requerimientos, garantizar satisfacción y evitar
riesgos.
* La lista de proveedores será actualizada en caso de no disponer de los requerimientos
Métricas
Para medición del cumplimiento del plan de gestión de adquisiciones se tomará en consideración el
indicador de cumplimiento de tiempos y grado de satisfacción
Fuente: Elaboración Propia
62
2.9.1 Matriz de adquisiciones del proyecto
Tabla 25
Matriz de adquisiciones
Cronograma de adquisiciones
Matriz de Adquisiciones del proyecto Administración Cerrar
Planificación Solicitud Selección
contrato Contrato
Contacto Responsable de Manejo de Proveedores Pre-
Codigo Producto Codigo WBS Tipo de Contrato Del - al Del - al Del - al Del - al Del - al
Proveedores compra proveedores Calificados
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD1 DELL Servidor compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD2 Windows Server compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD3 Office Security compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD4 Switch compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD5 Repisa compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Combo de Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD6 compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Computadores Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD7 Office Security compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD8 Pago Dominio compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD9 Office Licencia compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD10 Cables Ethernet compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell
* Macrosistemas
1.3 Ejecucíon de Contratos de Precio Fijo Consultores de
Plataforma de Director del proyecto, Proveedor * Intelaf
PAD11 compras / Orden de con Ajuste económico de proyecto y 15/02/2022 5/03/2022 15/03/2022 25/03/2022 5/04/2022
Pagos Compras , Supervisor. Único *Lenovo
compra precio compras
* Dell 63
Fuente: Elaboración Propia
2.10 Planificación de la gestión de interesados
Tabla 26
Planificación de gestión de interesados
Planificación de la gestión de interesados
Codigo PCIA_PGI_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración sábado, 20 de noviembre de 2021
Registro de interesado Nivel de Participación Estrategia
INTERESADO PREOCUPACION ACTUAL PLANEADO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Cumplir con el cronograma y presupuesto
El proyecto debe ser del proyecto y los niveles de calidad
Director del
PGI-1 rentable y ejecutarse MS IC requeridos. Se monitoreará el desarrollo
proyecto
en el tiempo previsto del proyecto y se entregaran los informes
de monitoreo oportunamente.
Reunirse con el interesado para evaluar el
No cumplir con el
programa de capacitación. Cumplir con Supervisor del
PGI-2 tiempo del programa MI MS
lo requerido por el interesado y proyecto
de capacitaciones
presentarlo en un informe.
Presentar informes
Reunirse con el interesado para evaluar
quincenales sobre el Consultor del
PGI-3 MI MS avances. Cumplir con lo requerido por el
desarrollo de las fases proyecto
interesado y presentarlo en un informe.
del proyecto
No tener en cuenta el
Presentar el monitoreo de interacciones
conteo de visitas y Presidente
PGI-4 MI IC de la página web, incluyendo visitas y
resumen de ventas de Cooperativa
ventas realizadas
la página web
Posible huelga de
grupos sociales y toma Solicitar actualizaciones sobre la vialidad Director del
PGI-5 ME MI
de carreteras e de carreteras y la movilidad del trafico proyecto
inmovilidad tráfico
Posible desastre
Solicitar actualización sobre el clima y Director del
PGI-6 natural o ME MI
mitigar el riesgo de desastres proyecto
antropogénicos
Dudas sobre el diseño
Informar detalladamente el avance de la
y la imagen con Desarrollador
PGI-7 MS IC página web, su diseño, imagen, contenido
respecto al entregable web
y estructura.
final
Asegurar la entrega a
Presentar el avance del cronograma y el Supervisor del
PGI-8 tiempo y alcance de ME MS
alcance de los entregables proyecto
los entregables
Incumplimiento de Asegurar de presentar toda la
documentación legal, documentación requerida por las Consultor del
PGI-9 IC MI
formularios y autoridades, para la implementación del proyecto
permisos municipales proyecto.
Incumplimiento de la
Crear fondo común y verificar los fondos Director del
PGI-10 entrega de fondos de MI MS
totales de la inversión proyecto
la inversión
Fuente: Elaboración Propia
64
CAPÍTULO 3. DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
Tabla 27
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Codigo PCIA_DGTP_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración lunes, 22 de noviembre de 2021
Implementación general del proyecto
Se estarán ejecutando las actividades definidas en plan de dirección del
Plan de dirección y
proyecto para cumplir con los objetivos ya establecidos. Este trabajo será
gestión
llevado a cabo por el director del proyecto junto con el equipo del trabajo.
Gestión y ejecución de los planes del proyecto
Actividades para cumplimiento de objetivos
Procesos y actividades requeridas para cumplir con el alcance de los requisitos del proyecto
Reunir, capacitar y orientar al equipo de trabajo del proyecto
Establecer y definir los entregables del proyecto
Implementar los planes de gestión ya planificados
Obtener y gestionar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
Los recursos necesarios serán gestionados y utilizados para la ejecución del proyecto.
Generar datos de desempeño tales como costo, cronograma, avance técnico, de calidad y estado con el
fin de facilitar la realización de las previsiones.
Formular solicitudes de cambio y adaptar los cambios necesarios aprobados al alcance.
Gestionar los riegos e implementar las actividades de respuesta a los mismos.
Acciones Preventivas
A) Definir la magnitud de un problema y el alcance que pueda presentar
B) Evaluar los riegos del proyecto, la capacidad y respuesta de gestión.
C) Monitorear los procesos y actividades establecidos del proyecto.
D) Controlar, velar y monitorear el cumplimiento del alcance del proyecto.
E) Análisis de la causa raíz
Acciones Correctivas
a) Mitigación y elaboración de plan de respuesta ante problemas que se presenten durante el proyecto.
b) Evaluaciónes periódicas de análisis de riegos y actualización de plan de mitigación.
c) Evaluar el cumplimiento procesos y actividades según el cronograma
d) Establecimiento de medidas de control y supervisión.
e) Eliminar procesos o modificarlos si es necesarios, sin generar nuevos riesgos o problemas.
Reparación de defectos
Los defectos en caso de surgir serán analizados y evaluados con el fin de reducirlos para el
cumplimiento de estándares de calidad
65
Los defectos detectados de informes de avances serán comprobados en las auditorias y en el registro de
actividades.
Actualizaciones
El director del proyecto solicitara los cambios para que estos sean aprobados por el presidente y
vicepresidente de la cooperativa.
Todas las actualizaciones del proyecto serán realizadas por una gestión de cambios aprobada
previamente por el director del proyecto, presidente y vicepresidente de la cooperativa.
Se utilizará un formato autorizado para las actualizaciones del proyecto.
Listado de verificación
Reuniones semanales, lunes, para entrega de actividades y desarrollo de entregables a cada miembro
del equipo (Ver anexo 2).
Reuniones semanales, viernes, para presentación de entregables y actividades asignadas a cada
miembro del equipo.
Reuniones virtuales en la plataforma Teams para seguimiento y asesorías (Ver anexo 11).
Grupo de WhatsApp con miembros de equipo y autoridades de la Cooperativa para comunicación de
actividades relacionadas al proyecto y seguimiento.
Correos electrónicos para comunicaciones oficiales.
Actividades Completadas
Actividad Fecha de Finalización Encargado / Responsable
Establecimiento de acta
30/10/2021 Director del proyecto
de constitución
Elaboración de
1/11/2021 Director y consultores del proyecto
EDT/WBS
Elaboración y
establecimiento de
7/11/2021 Consultor del proyecto
cronograma de
actividades
Elaboración de
22/11/2021 Encargado de compras
presupuesto
Análisis de riesgos 23/11/2021 Director del proyecto
Plan de respuesta a los
23/11/2021 Director del proyecto
riesgos
Plan de gestión de
23/11/2021 Director del proyecto
comunicaciones
Fuente: Elaboración Propia
66
3.1.1 Gestionar la calidad
Tabla 28
Gestionar la calidad del proyecto
Gestionar la calidad
Codigo PCIA_GC_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración lunes, 22 de noviembre de 2021
Propósito
El objetivo es poder ejecutar los requerimientos y procesos necesarios para el cumplimiento de
los estándares y objetivos del proyecto. Logrando asi la satisfacción de calidad y métricas.
Politicas de gestión
Cumplir con las métricas y estándares de calidad establecidos. Asegurando durante la
ejecución el cumplimiento de alcance del proyecto con sus objetivos, presupuesto
establecidos.
Requisitos de gestión de calidad
Grado de satisfacción - Está siendo ejecutado de manera quincenal ya que se está evaluando
constantemente el grado de satisfacción del cliente para poder cumplir con lo propuesto del
proyecto y asegurar el objetivo de 85% en las mediciones.
Cumplimiento de procesos - De manera quincenal y continua. Los procesos se supervisan de
manera periódica para velar que los procesos requeridos están siendo ejecutados de la manera
establecida.
Cumplimiento de tiempos establecidos dentro del cronograma.
Roles y responsabilidades
Responsabilidades / Ejecución /
Rol
Distribución
Dirigir y coordinar cumplir con el
rendimiento, grado de satisfacción,
Director de Proyecto
cumplimiento de procesos y de tiempos
establecidos del proyecto.
Evaluar la calidad de los procesos,
Consultores del proyecto materiales, insumos y recursos del
proyecto.
Evaluar que se cumplan tiempos
Supervisor del proyecto
establecidos dentro del cronograma.
Diseñar la de página web y velar por el
desarrollo de la funcionalidad,
Desarrollador Web
asegurando el cumplimiento de lo
estipulado.
67
Métodos / Entregables
Plan de gestión de calidad
Análisis de calidad y satisfacción
Controles de calidad y entregables
Documentación de procedimientos y registros de actividades
Frecuencia
Plan de gestión de calidad una sola vez durante el proyecto
Análisis de calidad y satisfacción serán efectuados de manera quincenal
Controles de calidad y entregables serán efectuados de manera quincenal y mensual
Documentación de procedimientos y registros de actividades de manera quincenal y mensual
Listado de verificación
Reuniones semanales, lunes, para entrega de actividades y desarrollo de entregables a cada
miembro del equipo. (Ver anexo 2)
Reuniones semanales, viernes, para presentación de entregables y actividades asignadas a cada
miembro del equipo.
Reuniones virtuales en la plataforma Teams para seguimiento y asesorías (Ver anexo 11)
Grupo de WhatsApp con miembros de equipo y autoridades de la Cooperativa para
comunicación de actividades relacionadas al proyecto y seguimiento.
Correos electrónicos para comunicaciones oficiales.
Actividades Completadas
Fecha de Encargado /
Actividad
Finalización Responsable
Director del
Establecimiento de acta de constitución 30/10/2021
proyecto
Director y
Elaboración de EDT/WBS 1/11/2021 consultores del
proyecto
Elaboración y establecimiento de cronograma de Consultor del
7/11/2021
actividades proyecto
Encargado de
Plan de gestión de calidad 22/11/2021
compras
Diseño de entregables y desarrollo de encuesta de Director del
23/11/2021
satisfacción (Ver Anexo 7) proyecto
Director y
Carta de advertencia de llamada de atención (Ver
26/11/2021 consultores del
anexo 12) proyecto
Fuente: Elaboración Propia
68
3.1.2 Adquirir los recursos
Tabla 29
Adquirir recursos del proyecto.
Adquirir recursos
Codigo PCIA_AR_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración lunes, 22 de noviembre de 2021
Propósito
Administrar, planificar coordinar, dar seguimiento y control de los recursos asignados para la
ejecución del proyecto durante los tiempos establecidos y costos estimados.
Politicas de gestión
Optimizar el recurso humano, materiales, insumos y equipos de manera eficiente conforme
cronograma, presupuesto y alcance del proyecto.
Requisitos de gestión de recursos
Controlar los recursos humanos y materiales que serán utilizados en el proyecto.
Determinar los recursos críticos para la elaboración de entregables.
Identificar, adquirir, planificar y asignar los recursos para maximizar la eficiencia del
proyecto.
Asegurar que los recursos críticos estén disponibles y que los materiales lleguen cuando se
necesiten.
Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades / Ejecución
Encargado de velar por la planificación y
empleo de recursos. Asignación de roles y
Director de Proyecto
responsabilidades a los miembros del equipo
del proyecto.
Mantener la comunicación y las relaciones
con las partes interesadas internas y externas.
Dirigir y coordinar para el alcance de los
Consultores del proyecto
objetivos del proyecto gestionando personal
y recursos para el cumplimiento del proyecto
en los tiempos establecidos.
Inspeccionar diariamente las labores y de
presentar los avances del proyecto.
Supervisor del proyecto
Optimizar los procesos y recursos de las
actividades y fases del proyecto.
Planificar, implementar y manejar las
estrategias de relaciones públicas. Gestionar
Encargado de RRPP
las comunicaciones de la empresa con los
stakeholders.
69
Gestionar y negociar los contratos y recursos
financieros. Estableciendo normas de calidad
Compras y organizar las fechas de entrega, para que
los equipos lleguen a tiempo dentro del
cronograma.
Desarrollar o considerar alternativas de
solución con el propósito plantear soluciones
Negociador
novedosas o creativas aceptables para ambas
partes.
Encargado de desarrollar y crear sitio web.
Sus responsabilidades principales son de
Desarrollador Web
cumplir con los tiempos estipulados y los
requerimientos de la página web.
Presupuesto
(Ver estimación de recursos y actividades, matríz RACI y estimación de costos del proyecto)
Métodos / Entregables
Plan de dirección de proyecto
Planificación del proyecto
Control de calidad y entregables de gestión de recursos.
Cronograma de actividades & organigrama.
Frecuencia
Plan de dirección de proyecto una sola vez en el proyecto.
Planificación del proyecto una sola vez en el proyecto. (Revisiones periódicas si son
requeridas)
Control de calidad y entregables de gestión de recursos de manera quincenal.
Cronograma de actividades & organigrama una sola vez.
Listado de verificación
Reuniones semanales, lunes, para entrega de actividades y desarrollo de entregables a cada
miembro del equipo. (Ver anexo 2)
Reuniones semanales, viernes, para presentación de entregables y actividades asignadas a cada
miembro del equipo.
Reuniones virtuales en la plataforma Teams para seguimiento y asesorías (Ver anexo 11)
Grupo de WhatsApp con miembros de equipo y autoridades de la Cooperativa para
comunicación de actividades relacionadas al proyecto y seguimiento.
Correos electrónicos para comunicaciones oficiales.
70
Actividades Completadas
Fecha de Encargado /
Actividad
Finalización Responsable
Establecimiento de acta de constitución 30/10/2021 Director del proyecto
Director y consultores del
Elaboración de EDT/WBS 1/11/2021
proyecto
Elaboración y establecimiento de cronograma
7/11/2021 Consultor del proyecto
de actividades
Plan de gestión de adquisiciones 24/11/2021 Encargado de compras
Elaboración de contrato con precio fijo con
Encargado de compras
ajuste económico
Establecimiento de sistema de evaluación de
26/11/2021 Encargado de compras
proveedores (Ver anexo 3)
Establecimiento de contraseña de pago (Ver
26/11/2021 Encargado de compras
anexo 6)
Evaluación de perfil de proveedores (Ver
26/11/2021 Encargado de compras
anexo 3)
Elaboración de formato de orden de compras 26/11/2021 Encargado de compras
Fuente: Elaboración Propia
71
3.1.3 Desarrollo el equipo
Tabla 30
Desarrollar equipo del proyecto.
Desarrollar equipo de proyecto
Codigo PCIA_DEP_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración martes, 23 de noviembre de 2021
Propósito
Desarrollar una entidad grupal que potencie el compromiso y la implicación de los miembros
entre sí, en relación con la actividad y los objetivos.
Politicas de gestión
Todas están siendo orientadas a mejorar el trabajo en equipo, confianza, relaciones internas,
capacidades, conocimiento y habilidades de cada uno de los miembros del equipo
Requisitos de gestión de desarrollo del equipo
Se desarrolla el intercambio de ideas, conocimientos, experiencias y capacidades para la
ejecución eficaz del proyecto
Se desenvuelve la confianza y comunicación dentro de los miembros del equipo de trabajo con
juntas grupales de 15 minutos diarias.
Se crea un ambiente de trabajo cordial y se fomenta la motivación de logro de objetivos en
cada una de las actividades.
Roles y responsabilidades
Rol Desarrollo de Equipo
Se encarga de manejar los conflictos
Director de Proyecto internos e inteligencia emocional de los
miembros del equipo.
Convocan a reuniones con el propósito de
formar, instruir y guiar a los miembros del
Consultores del proyecto
equipo de trabajo al alcance y
cumplimiento de objetivos.
Asegurar constantemente la normalización
y desempeño del grupo de trabajo. Todos
Supervisor del proyecto los miembros deben de trabajar
conjuntamente por el cumplimiento de
objetivos.
Herramientas y Tecnicas
Se están realizando actividades de fomento al espíritu de equipo y fortaleza de grupo.
Evaluación de clima laboral
Grupos de discusión para encontrar mejoras y oportunidades en las actividades del proyecto
72
Métodos / Entregables
Informe de evaluaciones de clima laboral
Minuta de grupos de discusión
Frecuencia
Cada mes se están evaluando los informes de evaluación y los grupos de discusión con el
propósito de analizar resultados y ver oportunidades.
Juntas grupales se realizan de manera diaria con un periodo máximo de 15 minutos
Herramientas de comunicación
Herramientas Elaboradas por:
Elaboración de matriz de comunicaciones del
Director del proyecto
proyecto.
Código moral y ética. (Ver nexo 4) Director y supervisor del proyecto
Normas internas de convivencia. (Ver anexo 5) Director y supervisor del proyecto
Formato de cumplimiento de métricas y
Director y supervisor del proyecto
desempeño (Ver anexo 8)
Implementación de pizarras y recordatorios
Director y supervisor del proyecto
digitales.
Formato de gestión de cambios del proyecto Director, consultores y supervisor del
(Ver anexo 1) proyecto
Plan de gestión de comunicaciones Director del proyecto
Fuente: Elaboración Propia
73
3.1.4 Dirigir al equipo
Tabla 31
Dirigir al equipo del proyecto.
Dirigir equipo del proyecto
Codigo PCIA_DIP_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración martes, 23 de noviembre de 2021
Propósito
Dar seguimiento al desempeño del equipo de trabajo proporcionando retroalimentación,
supervisando rendimiento y gestionar el comportamiento.
Politicas de gestión
Gestionar durante el transcurso del proyecto los roles del grupo, para crear oportunidades y una
comunicación eficaz; dirigiendo los esfuerzos al cumplimiento del alcance del proyecto.
Requisitos de gestión dirección de equipo
Se establecen buenas comunicaciones interpersonales donde se escuchen los unos a otros y se
manifiesten los desacuerdos y acuerdos.
Se crea un clima laboral ecuánime propicio para que cada persona pueda expresarse libremente.
(Formal o informal)
Se fomenta el interés grupal por el alcance de objetivos.
Roles y responsabilidades
Rol Desarrollo de Equipo
Se encarga de manejar los conflictos internos e inteligencia emocional de
Director de Proyecto los miembros del equipo. Resolver incidencias y brindar
Retroalimentación.
Convocan a reuniones con el propósito de formar, instruir y guiar a los
Consultores del
miembros del equipo de trabajo. Observando comportamientos y evaluando
proyecto
el desempeño.
Asegurar constantemente la normalización y desempeño del grupo de
Supervisor del
trabajo. Gestionar y apoyar a las actividades del director y Consultores del
proyecto
proyecto.
Herramientas y Tecnicas
Se están realizando actividades de fomento al espíritu de equipo y fortaleza de grupo.
Evaluación de clima laboral.
Grupos de discusión para encontrar mejoras y oportunidades en las actividades del proyecto
74
Métodos / Entregables
Informe de evaluación de desempeño
Informe de gestión de conflictos
Observación y discusión de manejo de conflictos
Frecuencia
Cada mes se están evaluando los informes de evaluación de desempeño con el propósito de analizar
resultados y ver oportunidades.
Informe de gestión de conflictos son gestionadas con una frecuencia mensual.
Observación y discusión de manejo de conflictos se realizan con una frecuencia mensual.
Estilo de liderazgo
Democrático participativo para el desarrollo y empoderamiento del equipo de trabajo.
Herramientas de comunicación
Elaboración de encuestas de clima laboral (Ver anexo 9)
Implementación de buzón de sugerencias. (Ver anexo 10)
Reuniones presenciales y virtuales para resolución de conflictos. (Ver anexo 2 y 15)
Documentación de lecciones aprendidas (Ver anexo7)
Formato de llamada de atención (Ver anexo 12)
Fuente: Elaboración Propia
75
3.1.5 Gestionar las comunicaciones
Tabla 32
Gestionar las comunicaciones del proyecto.
Gestionar las comunicaciones
Codigo PCIA_GCOM_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración martes, 23 de noviembre de 2021
Propósito
El objetivo es poder ejecutar las comunicaciones de manera fluida y eficaz dentro del proyecto.
Desde el inicio de la ejecución hasta la finalización y que constantemente se transmita de la
manera adecuada.
Politicas de gestión
La comunicación es fundamental para poder lograr que todos los planes, los objetivos y el alcance
del proyecto sean alcanzados. La comunicación se realizará entre todos los participantes del equipo
de proyecto, stakeholders y director del proyecto.
Requisitos de gestión de las comunicaciones
La información es transmitida a través de los métodos establecidos, respecto a la consecución de
los objetivos y alcance del proyecto.
El contenido de la comunicación se adapta a las necesidades del proyecto, accesible hacia todos los
miembros del equipo y stakeholders.
Los entregables son evaluados y son presentados con un formato definido.
Roles y responsabilidades
Responsabilidades / Ejecución / Distribuir
Rol
Información
Informar y mantener actualizada la información a
Director de Proyecto
los stakeholders.
Informar al supervisor del proyecto los avances de
Consultores del proyecto
las fases, registros y documentos.
Informar al director del proyecto del avance del
Supervisor del proyecto
proyecto y los entregables.
Encargado de RRPP Mantener relaciones cordiales con los stakeholders
Gestionar adecuadamente las adquisiciones e
Compras
informar al consultor del proyecto.
Ser representante ante las autoridades de la
Negociador
cooperativa.
Informar al supervisor de avance del desarrollo del
Desarrollador Web
sitio web.
76
Métodos / Entregables
Se utilizará codificación para los documentos y entregables del proyecto.
Registros e informes del avance del proyecto
Se utilizará el correo electrónico, reuniones presenciales/virtuales y comunicación formal para
transmitir las comunicaciones.
Todas las reuniones serán documentadas con la información relevante y puntos claves.
Solicitud de cambio del proyecto (Ver anexo 1)
Frecuencia
Se utilizará codificación para los documentos y entregables del proyecto cada semana.
Evaluaciónes de desempeño y métricas semanales (Ver anexo 8)
Los correos electrónicos, reuniones presenciales/virtuales y comunicación formal según su
necesidad.
Herramientas de comunicación
Matriz de gestión de la comunicación
Plan de gestión de comunicación
Espacios colaborativos virtuales
Reuniones diarias de 15 minutos al inicio de la jornada
Reuniones semanales con el equipo de proyecto.
Reuniones presenciales y virtuales para resolución de conflictos.
Grupo de WhatsApp con miembros de equipo y autoridades de la Cooperativa para
comunicación de actividades relacionadas al proyecto y seguimiento.
Correos electrónicos para comunicaciones oficiales.
Estilo de liderazgo
Democrático participativo para el desarrollo y empoderamiento del equipo de trabajo.
Registro de comunicaciones ejecutadas
Actividad Fecha de Iniciación Fecha de Finalización
Reunión diarias al inicio de la jornada (Diaria) 26/10/2021 -
26/10/2021 26/10/2021
2/11/2021 2/11/2021
Reuniones semanales con el equipo de
proyecto (Todos los martes / Ver anexo 11) 9/11/2021 9/11/2021
16/11/2021 16/11/2021
23/11/2021 23/11/2021
Reuniones presenciales y virtuales para
resolución de conflictos (todos los jueves /Ver 28/10/2021 -
anexo 11)
Espacios colaborativos virtuales los
29/10/2021 -
viernes (Ver anexo 2)
Fuente: Elaboración Propia
77
3.1.6 Implementar la respuesta a riesgos
Tabla 33
Implementar respuesta a riesgos
Implementar respuesta a riesgos
Codigo PCIA_IRR_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración martes, 23 de noviembre de 2021
Propósito
Adoptar medias y acciones para modificar, reducir o eliminar el impacto de los riesgos y minimizar
los daños intrínsecos.
Politicas de gestión
Análisis de probabilidades de ocurrencia y consecuencias de un determinado evento de riesgo
Estimación de probabilidad versus los riesgos potencialmente críticos
Estrategias y planes de acción que se implementan para mitigar el impacto
Registrar y guardar el histórico de eventos de riesgo
Detectar oportunamente los riesgos que pueden afectar al proyecto para generar estrategias que se
anticipen a ellos.
Listado de riesgos
Pandemia
Riesgos antropogénicos (Incendios, inundaciónes)
Desastres naturales (Terremotos, deslaves y depresiones tropicales)
Manifestaciones y cierre de carreteras
Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades / Ejecución
Responsable de informar y adecuar los planes de acción ante los riegos
Director de Proyecto
previamente evaluados.
Consultores del
Encargado de evaluación y alternativas para mitigación de riesgos.
proyecto
Supervisor del Encargado de seguimiento de los planes de acción y de comunicar riesgo
proyecto ocurrente durante la ejecución del proyecto.
Presupuesto
(Ver planificación de gestión de riesgos. y estimación de costos del proyecto)
Métodos / Entregables
Informe de ocurrencia de riesgos y planes de acción
Identificación de riesgos y de sucesos potencialmente críticos
Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos
78
Seguimiento y control de riesgos
Frecuencia
Cuando se presente una ocurrencia de eventos de riesgo
Lista de verificación
Plan de respuesta a los riegos
Análisis financiero de riesgos
Plan de gestión de riesgos
Formato de plan de gestión de cambios (Ver Anexo 1)
Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos (Ver planificación de gestión de riesgos)
Fuente: Elaboración Propia
79
3.1.7 Efectuar las Adquisiciones
Tabla 34
Efectuar Adquisiciones
Efectuar Adquisiciones
Codigo PCIA_EA_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración miércoles, 24 de noviembre de 2021
Propósito
Ejecutar las adquisiciones necesarias para la implementación de la página web con el desembolso de fondos
de inversión.
Política Adquisiciones
Se solicitan como mínimo 4 cotizaciones de proveedores, para la revisión y toma de decisión de compra
asegurando la calidad de los equipos y su precio cumpliendo con lo estipulado. Toda compra se realiza con
orden de compra y con contrato de precio fijo y ajuste económico.
Lista de Equipo/Adquisiciones
DELL Servidor
Windows server
Office Security para servidores
Switch
Repisa
Combo de computadoras
Office Security para computadoras
Dominio
Licencia Office
Cables Ethernet
Plataforma de Pagos
Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades / Ejecución
Aprobar las adquisiciones evaluando la
Director del proyecto
calidad y precios.
Evaluar los perfiles de proveedores y
Consultor del proyecto
cotizaciones.
Encargado de elaboración de orden de
Compras
compra, contratos y pagos a proveedores.
80
Presupuesto
(Ver matríz de adquisiciones y estimación de costos del proyecto)
Métodos / Entregables
Contrato de precio fijo y ajuste económico.
Ordenes compras.
Contraseñas de pagos
Frecuencia
Contrato de precio fijo y ajuste económico una vez en tiempo del proyecto
Ordenes compras una vez aprobado la cotización del proveedor
Contraseña de pago una vez ya efectuado la compra adjuntando la factura y copia del contrato.
Listado de verificación
Plan de gestión de adquisiciones
Listado físico de recursos (Ver Recursos Físicos)
Formato de orden de compra (Ver anexo 14)
Análisis de perfil de proveedores (Ver anexo 3)
Documentación y aprobación de cotizaciones
Elaboración de contrato de precio fijo con ajuste económico
Formato de gestión de cambios (Ver anexo 1)
Elaboración de matriz de adquisiciones del proyecto (Planificación de gestión de adquisiciones)
Actividades Completadas
Fecha de Encargado /
Actividad
Finalización Responsable
Encargado de
Plan de gestión de adquisiciones 24/11/2021
compras
Elaboración de contrato con precio fijo con ajuste Encargado de
-
económico compras
Establecimiento de sistema de evaluación de proveedores Encargado de
26/11/2021
(Ver anexo 3) compras
Encargado de
Establecimiento de contraseña de pago (Ver anexo 6) 26/11/2021
compras
Encargado de
Evaluación de perfil de proveedores (Ver anexo 3) 26/11/2021
compras
Encargado de
Elaboración de formato de orden de compras 26/11/2021
compras
Fuente: Elaboración Propia
81
3.1.8 Gestionar el involucramiento de los interesados
Tabla 35
Gestionar el involucramiento de interesados
Gestionar el involucramiento de interesados
Codigo PCIA_GII_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración miércoles, 24 de noviembre de 2021
Propósito
Comunicar y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas. Incrementar
el apoyo de los interesados y minimizar sus resistencias a las actividades del proyecto.
Política de involucramiento de interesados
Identificar las estrategias y las acciones necesarias para promover la participación productiva de las
partes interesadas en la toma de decisiones y ejecución del proyecto.
Registro del interesado
El proyecto debe ser rentable y ejecutarse en el tiempo previsto
Cumplir con el cronograma establecido de la capacitación de las personas
Presentar informes quincenales sobre el desarrollo de las fases del proyecto
Aterrizar el diseño preliminar del entregable final
Cumplir con los tiempos estipulados y el alcance de los entregables.
Cumplir con la documentación legal, formularios y premisos municipales
Gestionar adecuadamente el desembolso de fondos de la inversión
Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades / Ejecución
Informar y mantener actualizada la información a los
Director del proyecto
stakeholders.
Informar al supervisor del proyecto los avances de las fases,
Consultor del proyecto
registros y documentos.
Informar al director del proyecto del avance del proyecto y
Supervisor del proyecto
los entregables.
Informar al supervisor de avance del desarrollo del sitio
Desarrollador web
web.
Gestionar adecuadamente las adquisiciones e informar al
Compras
consultor del proyecto.
Responsables en distribuir la información
Compras
Desarrollador web
Consultor del proyecto
Supervisor del proyecto
Director del proyecto
Métodos / Entregables
82
Informes de avance de actividades del proyecto.
Prototipos de diseño y operación de la página web.
Documentación legal, formularios y premisos municipales.
Alcance de entregables del proyecto.
Frecuencia
Los informes de avance de actividades y alcance de los entregables son presentados de manera
quincenal y mensual.
Documentación legal, formularios y premisos municipales al inicio del proyecto
Matriz de gestión de los interesados
Participación Control
Nombre Baja Neutral Alta Influencia Intereses Justificación
Mantener
informados y
Presidente X Alto Económicos
excelentes
relaciones
Mantener
informados y
Vicepresidente X Alto Económicos
excelentes
relaciones
Desarrollo
Expasión y económico y
Cooperativistas X Medio
Crecimiento estabilidad
laboral.
Ventas / Incluidos en el
Proveedores X Bajo
Económicos abastecimiento
Ventas / Incluidos en el
Proveedores de servicios X Bajo
Económicos abastecimiento
Desarrollo
Desarrollo y económico y
Agexport X Medio
Crecimiento participación de
mercado
Desarrollo
Desarrollo y económico y
Inguat X Medio
Crecimiento participación de
mercado
Desarrollo
Municipalidad de San Juan Desarrollo y económico y
X Medio
LL. Crecimiento participación de
mercado
Observaciones
La matriz se incluye en el documento como referencias a la participación y control de cada uno de
los stakeholders. El propósito principal es determinar los intereses de cada uno y mantener buenas
relaciones.
83
Listado de verificación
Fecha de
Encargado /
Actividad Finalizació
Responsable
n
Director del
Establecimiento de acta de constitución 30/10/2021
proyecto
Director y
Plan de gestión de los interesados 20/11/2021 consultores del
proyecto
Director y
Elaboración de EDT 1/11/2021 consultores del
proyecto
Consultor del
Establecimiento cronograma y actividades. 7/11/2021
proyecto
Director del
Establecimiento del alcance del proyecto 4/11/2021
proyecto
Encargado de
Presupuesto de costos del proyecto 24/11/2021
compras
Director y
Encuesta de satisfacción / Lecciones aprendidas (Ver Anexo 7) - supervisor del
proyecto
Director y
Diseño de formato de entregables del proyecto. - consultores del
proyecto
Director del
Plan de gestión de comunicaciones 15/11/2021
proyecto
Director del
Elaboración de matriz de comunicación. 15/11/2021
proyecto
Encargado de
Análisis de perfil de proveedores 19/11/2021
compras
Director y
Contrato inicial del proyecto y firmas - consultores del
proyecto
Encargado de
Recursos físicos (Ver cantidades y costos) 19/11/2021
compras
Encargado de
Plan de gestión de adquisiciones 19/11/2021
compras
Encargado de
Plan de gestión de recursos 19/11/2021
compras
Director del
proyecto /
Desembolso del proyecto -
Encargado de
compras
Fuente: Elaboración Propia
84
CAPÍTULO 4: MONITOREO Y CONTROL
4.0 Estudio de Mercado
La industria de vestuario y textiles continúa siendo el producto de exportación por excelencia;
durante el 2020 alcanzó los 1448 millones de dólares del total de las exportaciones, el cual
representa 13.80% del total exportado. (Asociacion de la Industria de Vestuario y Textiles, 2021)
El sector textil y de confección de Guatemala, hace uso de diferentes acuerdos bilaterales con
varios países, se beneficia de estos acuerdos comerciales para fortalecer su mercado en diversos
países como: USA, México, Centroamérica, Suramérica y países de la eurozona, dando la
oportunidad de abrir nuevos mercados que generen estrategias comerciales a largo plazo.
Los textiles constituyen una de las artesanías más interesantes y representativas de Guatemala,
son únicas en el mundo por su variedad y policromía; se pone de manifiesto en más de 325 trajes
típicos de las diferentes zonas lingüísticas del país, sus diseños y patrones provienen de la
cultura, sincretismo y costumbres propias. Entre las zonas de producción artesanal, los textiles,
se pueden encontrar en área central: Guatemala, Sacatepéquez, Chimaltenango, el área
occidental: Sololá, Quetzaltenango, Totonicapán, Huehuetenango, Quiché y el área norte: Alta y
Baja Verapaz.
Las bolsas que poseen fragmentos de telares o bordados son los más buscados entre las
consumidoras que gustan por los diseños exclusivos. Son elaboradas de diferentes materiales
como lana, seda, cuero, cuerina, algodón teñido con productos naturales, vegetales, minerales o
animales como la cochinilla.
85
En la moda actual se observan colores fuertes y bordados que los diseñadores encuentran en las
telas típicas; es una tendencia del mercado que los artesanos descubrieron este nicho de mercado
que demanda estos diseños. Actualmente, se surten cintas típicas para la confección de un
cinturón de Polo Ralph Lauren, o elaboran bolsas y cosmetiqueras que se venden bajo la marca
de American Eagle. En el país la marca Saúl E. Méndez utiliza diseño de textiles típicos como
accesorios en sus trajes.
El universo finito de mujeres, en Guatemala, existen 2,860,000 aprox. Esto corresponde al área
urbana de todo el país, de las cuales 51,500 mujeres están comprendidas entre las edades de 20 a
54 años entre el nivel socioeconómico A y B. Estudiantes universitarias y/o profesionales que
tengan gusto por un estilo distinguido fresco y atractivo, con bordados y textiles típicos, y que las
utilicen para ir a trabajar o actividades sociales (Ver anexo 13 perfil buyer persona).
Tabla 36 y 37
Mercado Finito y total de demanda de mercado
Status % Total
A 0.70% 20,039 51,500
B 1.10% 31,460
C1 5.90% 168,735
C2 11.60% 331,751
C3 17.90% 511,926
D1 50.70% 1,449,980
D2 12.10% 346,050
Fuente: Elaboración Propia
86
Los competidores están dentro de una variedad de empresas, como, por ejemplo: cooperativas de
textiles, artesanos, fabricantes y distribuidoras de bolsas no típicas. Que poseen tiendas físicas,
página web y redes sociales. (Ver Análisis de competencia directa, tabla 38)
La oferta artesanal guatemalteca, en especial la bolsa típica, está conformada por el volumen o
cantidad de productos que los artesanos están en la capacidad a ofrecer en el mercado nacional e
internacional. Con más de 10,000 artesanos, localizados por toda la república, según estudio de
mercado de Agexport.
La demanda de bolsas artesanales guatemaltecas está conformada por las ventas de artesanías que
se realizan dentro del territorio nacional, por turistas que visitan el país y por los guatemaltecos
que adquieren para su uso propio u obsequio.
87
Tabla 37
Análisis de competencia directa.
Tienda Me gusta Interacciones Última
Competencia Producto Ubicacion Página Web ¿funciona? Redes sociales Seguidores
Local Por foto (en promedio) publicación
[Link] Facebook 64 1 0 ago-21
Artesanías Flor de
1 Bolsas típicas, ropa y accesorios Comalapa Chimaltenango Sí guatemalteca-flor-de- sí
iximche [Link] Instagram 97 7 1 oct-21
Bolsas tipicas de
2 Productos en madera, bolsas típicas Chimaltenago Chimaltenango N/A N/A n/a Facebook 18 14 4 nov-14
Guatemala
Mundo Maya,
3 Bolsas tipicas Guatemala Guatemala N/A [Link] No funciona Facebook 15,301 1 1 jul-18
Guatemalan Bags
4 Kory Heart Bolsas tipicas, telares típicos San juan Sac. Guatemala N/A [Link] No funciona Facebook 8,731 1 1 nov-21
5 Matyox Bolsas tipicas con cuero Guatemala Guatemala N/A [Link] si Facebook 872 5 1 nov-21
6 Arte en Cuero Bolsas tipicas, accesorios, güipiles Coatepeque Quetzaltenango Sí N/A N/A Facebook 150 4 1 nov-15
Facebook 11,767 24 3 nov-21
7 Km Bolsas Bolsas típicas Guatemala Guatemala N/A N/A N/A
Instagram 16,400 163 8 nov-21
Bolsas Artesanales de
8 Bolsas típicas Guatemala Guatemala N/A N/A N/A Facebook 1,364 6 3 feb-17
Guatemala
Instagram 325 11 1 abr-21
9 Bolsos Típicos Lila Bolsas típicas Guatemala Guatemala N/A N/A N/A
Facebook 2,488 1 1 oct-21
10 Bolsas Típicas K'aslemal Bolsas típicas Chichicastenango Quiché N/A N/A N/A Facebook 1,822 7 1 feb-21
11 Sanïk Bolsas típicas Guatemala Guatemala N/A N/A N/A Facebook 2,383 9 1 abr-16
[Link] Facebook 950 1 0 feb-21
12 Cuero y Colores Bolsas típicas Antigua Guatemala Sacatepequez Sí m/
No funciona
Instagram 397 22 0 jul-21
13 Maria Bag Bolsas típicas y accesorios Guatemala Guatemala Sí [Link] si Instagram 38,900 500 5 nov-21
Fuente: Elaboración Propia
Nuestros competidores directos se encuentran en diferentes regiones, principalmente en el centro y occidente del país. De los 13
competidores descritos anteriormente, se encontró que solo 6 poseen página web, de las cuales 3 de ellas no funcionan, dando error al
ingresar a ellas. Así mismo, se observó que todos los competidores poseen redes sociales, mayormente Facebook e Instagram, pero
algunas de ellas, a pesar de contar con una cantidad significativa de seguidores, no han publicado desde hace 4 a 6 años, perdiendo la
interacción con sus seguidores, indicando que ya no existe la empresa fabricante o no les interesa las redes sociales como canal de
venta.
88
Al contrario de otros competidores, hay un competidor que le saca provecho a las redes sociales,
teniendo más de 38.9 miles de seguidores y logrando un promedio de interacciones por foto de
500.
Actualmente se prevé que, para el 2021, las ventas de e-Commerce en formato B2C, alcanzarán
los US$4.5 billones a nivel mundial. (Hubspot, 2020)
El 51% de los compradores encuestados asegura que usa el motor de búsqueda por excelencia,
Google, lo usará para buscar información sobre la compra que desea hacer online. (Hubspot,
2020)
Según un estudio del 2019, el tráfico de búsqueda genero un 65% de las sesiones de e-Commerce
totales, el 33% se generó a través búsqueda orgánica y el 32% mediante la búsqueda de pago.
(Hubspot, 2020)
El CRM, es una de las 3 herramientas y tecnologías principales para crear interacciones
personalizadas con clientes, aumentar su lealtad y generar un mejor ROI de marketing. (Hubspot,
2020)
Las herramientas de venta online más populares incluyen los CRM, captación de prospectos en
redes sociales, servicios de datos y listas, interacción a publicaciones, llamadas telefónicas y
cadencia de ventas, que refiere a la prospección, seguimiento y cierre de ventas.
89
4.1 Distribución de las áreas de operación (Incluir plano de distribución)
1) Almacenamiento
2) Hilatura
3) Teñido
4) Telares
5) Elaboración de bolsas
6) Costura
7) Control de calidad
8) Supervisión de operación
9) Empaque y embalaje
10) Bodega
Ilustración 9
Plano de distribución de la cooperativa.
Fuente: Elaboración Propia
90
4.2 Capacidad de producción
La capacidad máxima de producción en la cooperativa Ixoq Ajkeem actualmente es de 252
unidades de bolsas bordadas y 432 bolsas tipo jaspe. Se tiene a 6 empleados trabajando en la
cooperativa con un promedio de horas de 14.29/6.67 dependiendo el diseño que se realice. El
pago por hora es de Q11.77 y los costos por unidad son de $21.40/$6.46. Trimestralmente se
realizan 171 unidades las cuales tienen valores de $2,463.49. Se determina que con la capacidad
actual al implementar la página web se incrementara la rentabilidad un 20%.
Tabla 38
Costos de mano de obra de la cooperativa.
Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Mes
Unidades Costo MO Total Unidades Costo MO Total Unidades Costo MO Total
1 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
2 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
3 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
4 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
5 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
6 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
7 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
8 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
9 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
10 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
11 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
12 21 $ 21.72 $ 456.20 36 $ 10.14 $ 364.96 57 $ 14.41 $ 821.16
Totales 252 $ 5,474.42 432 $ 4,379.53 684 $ 9,853.95
Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Trimestre
Unidades Costo MO Total Unidades Costo MO Total Unidades Costo MO Total
1 63 $ 65.17 $ 1,368.60 108 $ 30.41 $ 1,094.88 171 $ 14.41 $ 2,463.49
2 63 $ 65.17 $ 1,368.60 108 $ 30.41 $ 1,094.88 171 $ 14.41 $ 2,463.49
3 63 $ 65.17 $ 1,368.60 108 $ 30.41 $ 1,094.88 171 $ 14.41 $ 2,463.49
4 63 $ 65.17 $ 1,368.60 108 $ 30.41 $ 1,094.88 171 $ 14.41 $ 2,463.49
Totales 252 $ 260.69 $ 5,474.42 432 $ 121.65 $ 4,379.53 684 $ 9,853.95
# empleados 3 3
No. Hrs trabajadas al mes x empleado 100 80
Unidades prod al mes x empleado 7 21 12 36
No. Hras por unidad 14.29 6.67
Pago por hora Q 11.77 $ 1.52 Q 11.77 $ 1.52
CMO por unidad Q 168.14 $ 21.72 Q 78.47 $ 10.14
Nota. Costos de mano de obra por realización de los tipos de bolsas Jaspe y Bordada. Fuente: Elaboración Propia
91
Basado en la capacidad máxima de producción de la cooperativa Ixoq Ajkeem se determina que
los gastos fijos son de $64.04 por bolsa realizada ya sea, bordada o jaspe. Los costos más la
mano de obra hacen que el costo total sea de $85.76/74.17 de las unidades que se producen
actualmente. Trimestralmente los costos incurren en 171 unidades las cuales tienen valores de
$10,950.00. Siendo anualmente $43,800.00 los costos por fabricación de las bolsas
considerando la mano de obra.
Tabla 39
Gastos fijos de fabricación
Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Mes
Unidades Costo GF Total Unidades Costo GF Total Unidades Costo GF Total
1 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
2 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
3 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
4 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
5 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
6 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
7 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
8 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
9 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
10 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
11 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
12 21 $ 64.04 $ 1,344.74 36 $ 64.04 $ 2,305.26 57 $ 64.04 $ 3,650.00
Totales 252 $ 16,136.84 432 $ 27,663.16 684 $ 43,800.00
37% 63%
Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Trimestre
Unidades Costo GF Total Unidades Costo GF Total Unidades Costo GF Total
1 63 $ 192.11 $ 4,034.21 108 $ 192.11 $ 6,915.79 171 $ 64.04 $ 10,950.00
2 63 $ 192.11 $ 4,034.21 108 $ 192.11 $ 6,915.79 171 $ 64.04 $ 10,950.00
3 63 $ 192.11 $ 4,034.21 108 $ 192.11 $ 6,915.79 171 $ 64.04 $ 10,950.00
4 63 $ 192.11 $ 4,034.21 108 $ 192.11 $ 6,915.79 171 $ 64.04 $ 10,950.00
Totales 252 $ 768.42 $ 16,136.84 432 $ 768.42 $ 27,663.16 684 $ 43,800.00
Materiales Indirectos $ 1,600.00 $ 589.47 $ 1,010.53
Gastos Operativos $ 850.00 $ 313.16 $ 536.84
Planillas $ 1,200.00 $ 442.11 $ 757.89
Total con IVA $ 3,650.00 $ 1,344.74 $ 2,305.26
Total sin IVA $ 1,248.03 $ 2,139.47
Unidades producidas al mes 21 36
Costo GF x unidad con IVA $ 64.04 $ 64.04
Costo GF x unidad sin IVA $ 59.43 $ 59.43
Costo GF + MO $ 85.76 $ 74.17
Nota. Gastos de fabricación, gastos operativos y planillas que son requeridos para la elaboración de los tipos de bolsas
Jaspe y Bordada, se incluye costos de mano de obra. Fuente: Elaboración Propia
92
El precio de venta final es de $108.00/$94.00 por la bolsa tipo bordad y jaspe. Hay un precio
promedio de $99.16 y las ventas mensuales son de $5,652.00 por ambos productos. El margen
de ganancia por bolsa es del 25% por tipo realizado siendo 684 unidades las que son vendidas
anualmente al público objetivo. Las ventas anuales son representadas por la cantidad de
$67,824.00.
Tabla 40
Ventas de la cooperativa.
Ventas
Mes Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Unidades Precio Total Unidades Precio Total Unidades Precio Promedio Total
1 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
2 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
3 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
4 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
5 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
6 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
7 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
8 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
9 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
10 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
11 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
12 21 $ 108.00 $ 2,268.00 36 $ 94.00 $ 3,384.00 57 $ 99.16 $ 5,652.00
Totales 252 $ 27,216.00 432 $ 40,608.00 684 $ 67,824.00
Ventas
Trimestre Bolsa Bordada Bolsa Jaspe Total
Unidades Precio Total Unidades Precio Total Unidades Precio Promedio Total
1 63 $ 108.00 $ 6,804.00 108 $ 94.00 $ 10,152.00 171 $ 99.16 $ 16,956.00
2 63 $ 108.00 $ 6,804.00 108 $ 94.00 $ 10,152.00 171 $ 99.16 $ 16,956.00
3 63 $ 108.00 $ 6,804.00 108 $ 94.00 $ 10,152.00 171 $ 99.16 $ 16,956.00
4 63 $ 108.00 $ 6,804.00 108 $ 94.00 $ 10,152.00 171 $ 99.16 $ 16,956.00
Totales 252 $ 27,216.00 432 $ 40,608.00 684 $ 67,824.00
Nota. Ventas por fabricación de la cooperativa de los productos denominado bolsa bordada y bolsa jaspe. Fuente:
Elaboración Propia
93
Luego de la implementación de la página web en la cooperativa se hizo la siguiente proyección
de ventas que es requerida para que garantice la rentabilidad de 20%, la cooperativa es la
encargada de la contratación de personal, pagos de salarios de planillas de las artesanas para
poder cumplir con la capacidad de producción requerida.
Tabla 41
Proyección de ventas.
Ventas Proyectadas 2021 2022 2023 2024 2025 2026
Unidades Bolsa Bordada (37%) 252 257 266 276 291 313
Precio $ 108.00 $ 113.45 $ 124.84 $ 137.38 $ 158.04 $ 189.72
Venta Proyectada $ 27,216.00 $ 29,117.86 $ 33,227.79 $ 37,917.20 $ 46,041.62 $ 59,360
Ventas Proyectadas 2021 2022 2023 2024 2025 2026
Unidades Bolsa Jaspe (63%) 432 446 474 504 551 621
Precio $ 94.00 $ 98.75 $ 108.67 $ 119.59 $ 137.59 $ 165.17
Venta Proyectada $ 40,608.00 $ 44,003.02 $ 51,475.95 $ 60,216.85 $ 75,825.17 $ 102,497
Total Unidades Anuales 684 702 740 780 842 933
Total Ventas Proyectadas $ 67,824.00 $ 73,120.88 $ 84,703.74 $ 98,134.05 $ 121,866.79 $ 161,856.40
Proyección de ventas a 5 años luego de la implementación de la página web. Fuente: Elaboración Propia
94
4.3 Recursos físicos necesarios
Tabla 42
Recursos físicos del proyecto
Recursos físicos
Descripción
Los recursos físicos necesarios para el establecimiento de la red para el manejo de la página web se detallan a continuación:
Producto /
Codigo Codigo WBS Justificación Cantidad Costo
Servicio
1.3 Ejecución y Control
Ejecucíon de compras / Orden de compra Diseñado para el procesamiento de datos de
P1 DELL Servidor 1 $ 1,395.35
Instalación de equipo de computo información y de red.
1.3 Ejecución y Control
Sistema operativo que permite manejar el
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P2 Windows Server servidor de las computadoras y que esten 1 $ 452.20
Instalación de equipo de computo
conectadas para manejo de red.
1.3 Ejecución y Control
Licencia de protección para entre 5-25
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P3 Office Security computadoras de simple ejecución e 1 $ 129.20
Instalación de equipo de computo
instalación contra acciones maliciosas
1.3 Ejecución y Control
Permite la capacidad para conectividad del
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P4 Switch servidor y de la red de las equipos de 1 $ 64.60
Instalación de equipo de computo
cómputo.
1.3 Ejecución y Control
Repisa flotante para la instalación de
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P5 Repisa Switch, Servidor y conectividad entre las 2 $ 25.84
Instalación de equipo de computo
computadoras.
Se necesitaran 3 computadoras que
cumplan con los siguientes
requisistos(Mínimos):
- Motherboard Asus H410M-E
- Procesador Intel Core i310MA GEN 3.6GHZ
1.3 Ejecución y Control
Computadoras / - Memoria Ram 4GB DDR4
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P6 CPU (Todo - Disco Duro1TB SATA III 3 $ 2,635.66
Instalación de equipo de computo
Incluido) - Monitor LED 21.5"
- Teclado USB
- Mouse USB
- Bocinas
- Lector/Quemador de DVD
- Windows 10 Home 64BITS
- UPS 800VA
1.3 Ejecución y Control
Ejecucíon de compras / Orden de compra Dominio de registro para mantener el
P7 Pago Dominio 1 $ 2.58
Instalación de equipo de computo nombre de sitio web.
1.3 Ejecución y Control
Conjunto de aplicaciones de servicios
Ejecucíon de compras / Orden de compra
P8 Office Licencia necesarios para el procesamiento e 1 $ 79.97
Instalación de equipo de computo
interpretación de datos
1.3 Ejecución y Control
Ejecucíon de compras / Orden de compra Requerido para la conectividad de red del
P9 Cables Ethernet 8 $ 64.60
Instalación de equipo de computo servidor y las computadoras.
1.3 Ejecución y Control
Plataforma de Ejecucíon de compras / Orden de compra Proveedor de sistema de pagos para
P10 1 $ 17.00
Pagos Instalación de equipo de computo administrar pedidos, control y pagos.
Nota. Recursos físicos necesarios del proyecto con descripción cantidad y costos. Fuente: Elaboración Propia
95
4.4 Número de empleados y tipos de puestos
Tabla 43
Perfil del empleado necesario
PERFIL EMPLEADO
Puesto Comunity Manager
Área Administración
Responsable de construir, gestionar y administrar el sitio web de la
empresa y la comunidad online alrededor de la marca en internet, creando
Propósito General
y manteniendo relaciones estables y duraderas con los clientes o cualquier
usuario interesado en la marca o los productos.
Puesto al que reporta Presidente de la Cooperativa
Escolaridad Pénsum cerrado Ingeniería en Sistemas o similar
Administración de redes sociales y páginas web
Uso de herramientas profesionales digitales:
Trello: planificación de tareas
Hootsuite: programar publicaciones
Experiencia Crimson Hexagon: seguimiento en opinión de los clientes
BuzzBundle: para encontrar conversaciones donde aparezca la marca
Alertas de Google: monitorear palabras clave
Easily: crear infografías
[Link]: acortar URL´s
Creatividad: plantear acciones novedosas y notorias
Humildad: Ser el portavoz de la marca en el sitio Web
Asertividad: Aceptar las críticas con asertividad
Empatía: Ponerse en el lugar de los clientes
Paciencia: Dar respuesta o solución
Organizado: Gestionar su tiempo
Habilidades Sentido común: Dar respuesta a situaciones no previstas
Resolutivo: Combinar rapidez con dar la mejor respuesta a los clientes
Autodidacta: Estar al tanto de las nuevas tendencias o novedades las
principales herramientas de marketing digital
Trabajar en equipo: Trabajar armoniosamente con las áreas de
producción, bodega, logística, supervisión de operaciones y autoridades
de la cooperativa.
Edad 24 a 30 años Género Indistinto
Estado civil Indistinto
Responsabilidades Administrar la página web: incorporar novedades o nuevas
del puesto funcionalidades
96
Cumplir con los objetivos del marketing digital, relaciones públicas,
comunicaciones, ventas.
Monitorizar a la marca: saber que dicen de la empresa, o de los
productos (comentarios positivos, negativos o neutros)
Generar comunicación o contenido digital, para establecer relaciones
con la comunidad de clientes.
Monitorear los competidores, analizar su actividad, que tipo de
contenido publican y el nivel de interacción.
Identificar a influencer: para establecer sinergias y relación con ellos
Planificar sus acciones: Plan Social Media y Plan de Marketing Digital
Comunicar información relevante a la empresa, para integrar diferentes
estrategias de: marketing, ventas, diseños, etc.
Convertir a usuarios en embajadores, para compartir el contenido con
más usuarios
Autoridades de la Cooperativa (presidente y vicepresidente) Supervisión
Áreas con las que se
de operaciones y calidad, Bodega y empaque y embalaje, marketing y
relaciona el puesto
ventas.
Nota. Perfil requerido del empleado para el manejo de la página web de la cooperativa. Fuente: Elaboración Propia
97
4.5. Descripción y diagrama de los procesos
Descripción y diagrama de los procesos del sitio web
Fase 1 – Análisis
Mejorar la rentabilidad de la Cooperativa Ixoq Ajkeem por medio la implementación del e-
Commerce a través de una página web.
El objetivo es desarrollar e implementar un sitio web, que permitirá incrementar los ingresos por
ventas.
Nuestro público objetivo, son mujeres entre las edades de 20 a 55 años, productivas,
profesionales y/o estudiantes universitarias que tengan gusto por un estilo distinguido fresco y
atractivo, con bordados y textiles típicos. De clase social A, B y C+, que vivan o trabajen en la
Ciudad de Guatemala, principalmente en las zonas 7, 11, 9, 10, 13, 14, 15 y 16, presentando una
frecuencia de compra de 2.5 bolsas al año, que les sirva para ir a reuniones sociales o para ir al
trabajo.
Fase 2 – Planificación
El mapa del sitio está definido de la siguiente forma:
Página de inicio, contiene un link para realizar compras en línea, además de fotos de algunos
diseños de bolsas, con su descripción y precio; además de las pestañas de tienda, acerca de, FAQ
y contacto, además de un apartado para enviar mensajes en línea.
98
Pestaña Tienda: Se muestra fotos de las bolsas disponibles, con su descripción y precio,
linkeadas a una vista rápida, la cantidad a pedir y al carrito de compras, para realizar la compra.
Pestaña Acerca de: Muestra la historia de la Cooperativa, la visión y misión.
Pestaña FAQ: Muestra las preguntas más frecuentes, para hacer compras, formas de pago y
envíos, la seguridad de utilizar la plataforma de PayPal, tarjetas de crédito o débito, inquietudes
sobre el pedido.
Utilizamos la plataforma de [Link] y [Link], para desarrollo de nuestro sitio web.
Fase 3 – Diseño
Nuestro sitio web, estará con fondo blanco y con fotos de gran definición de los productos a
comercializar, además de una descripción clara y precio de cada artículo; el nombre de la
cooperativa estará situado en la parte central superior del sitio web, se tiene un riel de fotos de
las bolsas, el sitio es intuitivo al momento de realizar una compra al pinchar en la foto del
artículo que se desea.
Fase 4 – Contenidos
Nuestro sitio, tiene la historia de la cooperativa y el proceso de manufactura de las bolsas, desde
la hilatura, teñido, telar de cintura, elaboración de diseño de bolsa, costuras, colocación de
botones, zipper, y/o velcro, así como su imagen terminada.
99
Fase 5 – Desarrollo
Nuestro sitio utilizará lenguajes de programación como HTML, CSS, PHP y JAVA, así mismo,
bases de datos de los clientes. El sitio está adaptado a la visualización de dispositivos móviles,
Tablet y computadoras de escritorio.
Fase 6 – Pruebas
Se realizarán dos prototipos, el primero será el funcional y el segundo será con detalles finales,
propósito y objetivos del proyecto.
Fase 7 – Lanzamiento
Se tiene contemplado un cronograma de mantenimiento del sitio web cada 3 meses, con respecto
a los contenidos, además se realizará un monitoreo constante para evitar fallas técnicas y/o
ajustes, además el software se deberá de actualizar y mantener los antivirus y el firewall en
óptimo; mensualmente se harán respaldos (back up) de la información.
Ilustración 10
Diagrama de procesos
Fuente: Elaboración Propia
100
4.6. Cadena de valor del proyecto
Ilustración 11
Cadena de valor
Fuente: Elaboración Propia
101
4.7 Análisis Financiero del Proyecto
El análisis financiero del proyecto fue realizado con proyección a 6 años después de realizar la inversión inicial. Se tomaron en
consideración los factores de inflación proyectadas para los siguientes años las cuales son: 2022 - 4.46%, 2023 - 4.32%, 2024 - 4.14%,
2025 - 4.19% y 2026 - 4.27%. (S. Research Department, 2021) . En el año 2021 la información representada es con los valores
plasmados con ventas, gastos de operación y administrativos. Del año 2022 al 2026 es donde se proyecta el aumento de rentabilidad
del 20% al implementar la página web. Esta permitirá poner a disposición los productos al público objetivo aumentando gradualmente
las ventas. El proyecto se determinó que es viable y rentable
Tabla 44
Estado de resultados proyectado
2021 2022 2023 2024 2025 2026
5% 10% 10% 15% 20%
0 Año Año 1 2 Año Año 3 4 Año Año 5 Año 6
(+) Ventas $ 67,824.00 $ 73,120.88 $ 84,703.74 $ 98,134.05 $ 121,866.79 $ 161,856.40
(-) Costo de Ventas $ 13,564.80 $ 14,624.18 $ 16,940.75 $ 19,626.81 $ 24,373.36 $ 32,371.28
(=) Utilidad Bruta $ 54,259.20 $ 58,496.71 $ 67,762.99 $ 78,507.24 $ 97,493.43 $ 129,485.12
(-) Gastos Operación $ 10,200.00 $ 10,655.94 $ 11,128.21 $ 11,588.92 $ 12,074.49 $ 12,590.08
(-) Gastos de Administracion $ 2,640.00 $ 2,758.01 $ 2,880.24 $ 2,999.48 $ 3,125.16 $ 3,258.61
(-) Gastos Ventas $ 6,782.40 $ 7,312.09 $ 8,470.37 $ 9,813.41 $ 12,186.68 $ 16,185.64
(=) Utilidad antes de intereses e impuestos $ 34,636.80 $ 37,770.67 $ 45,284.16 $ 54,105.43 $ 70,107.09 $ 97,450.79
(-) Gastos Financieros $ - $ - $ - $ - $ - $ -
(=) Utilidad Neta antes de impuestos $ 34,636.80 $ 37,770.67 $ 45,284.16 $ 54,105.43 $ 70,107.09 $ 97,450.79
(-) impuestos (ISR sobre las utilidades 25%) $ 8,659.20 $ 9,442.67 $ 11,321.04 $ 13,526.36 $ 17,526.77 $ 24,362.70
(-) Impuestos (IVA) $ 5,209.71 $ 5,209.71 $ 5,685.28 $ 6,831.06 $ 8,177.10 $ 10,621.96
(=) UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 20,767.89 $ 23,118.29 $ 28,277.84 $ 33,748.02 $ 44,403.22 $ 62,466.13
102
Fuente: Elaboración Propia
Las proyecciones se realizaron con el propósito de brindar una perspectiva la cual la
implementación de la página web al momento de ser lanzada logre el incremento gradual de las
ventas y por ende la rentabilidad. En el flujo de caja se consideró la tasa de inflación de los
respectivos años proyectados y también el pago de impuestos (ISR/IVA) en las operaciones
realizadas. El flujo de caja a pesar de ser negativo en los primeros 2 años debido a la inversión
realizada logra establecerse a partir del año 3. En el estado de resultados se incluyen los gastos
de operación, administración, ventas, financieros que son requeridos para las operar.
Tabla 45
Flujo de caja proyectado
0 Año Año 1 2 Año Año 3 4 Año Año 5 Año 6
SALDO INICIAL $ - $ -5,087.31 $ -3,177.98 $ 3,688.90 $ 15,944.44 $ 40,071.54
INGRESOS
Ventas Contado $ 67,824.00 $ 73,120.88 $ 84,703.74 $ 98,134.05 $ 121,866.79 $ 161,856.40
Total Ingresos (Saldo inicial + Ingresos) $ 67,824.00 $ 68,033.57 $ 81,525.76 $ 101,822.95 $ 137,811.23 $ 201,927.93
EGRESOS
Compra de materia prima $ 19,200.00 $ 20,058.24 $ 20,947.22 $ 21,814.44 $ 22,728.46 $ 23,698.97
Compra de activos $ 5,820.00 $ - $ - $ - $ - $ -
Planillas $ 14,400.00 $ 15,043.68 $ 15,710.42 $ 16,360.83 $ 17,046.35 $ 17,774.22
Gastos operación $ 10,200.00 $ 10,655.94 $ 11,128.21 $ 11,588.92 $ 12,074.49 $ 12,590.08
Gastos administracion y oficina $ 2,640.00 $ 2,758.01 $ 2,880.24 $ 2,999.48 $ 3,125.16 $ 3,258.61
Gastos ventas $ 6,782.40 $ 8,043.30 $ 10,164.45 $ 12,757.43 $ 17,061.35 $ 24,278.46
Pago de impuestos (IVA / ISR) $ 13,868.91 $ 14,652.38 $ 17,006.32 $ 20,357.41 $ 25,703.88 $ 34,984.66
Total de Egresos $ 72,911.31 $ 71,211.55 $ 77,836.86 $ 85,878.51 $ 97,739.69 $ 116,585.00
Flujo Neto de Caja económico $ -5,087.31 $ -3,177.98 $ 3,688.90 $ 15,944.44 $ 40,071.54 $ 85,342.94
Fuente: Elaboración Propia
103
4.7.1 Indicadores que toman en valor del dinero en el tiempo
Tabla 46
Flujo neto de caja
Flujo Neto de Caja financiero $ -5,087.31 $ -3,177.98 $ 3,688.90 $ 15,944.44 $ 40,071.54 $ 85,342.94
0 Año Año 1 2 Año Año 3 4 Año Año 5 Año 6
Flujo Neto de Caja -$5,087.31 -$3,177.98 $3,688.90 $15,944.44 $40,071.54 $85,342.94
Inversión inicial -$33,390.00
-$33,390.00 -$5,087.31 -$3,177.98 $3,688.90 $15,944.44 $40,071.54 $85,342.94
VAN $48,320.62
TIR 28% 12.13% Tasa activa de intereses en Quetzales
4.76% Tasa de Inflación
VAN $48,320.62 3.00% Tasa de riesgo país
INV -$33,390.00 19.89% Tasa de Oportunidad
VAN Total 14,930.62
Nota. Flujo neto de caja, VAN y TIR del proyecto. Se hizo una proyección a 6 años. Fuente: Elaboración Propia
Los indicadores de rendimiento en la inversión del proyecto se derivaron de las operaciones y
recursos proyectados. Los indicadores que se utilizaron para medir la rentabilidad y viabilidad
del proyecto son el Valor Presente Neto (VAN) y la Tasa Interna de retorno (TIR). La tasa de
oportunidad es basada en 19.89% tomando en consideración la tasa de inflación de 4.76%, tasa
de riesgo país de 3.00% (Pastrán & Alfaro, 2023) y la tasa activa de intereses en quetzales de
12.13% (Banco de Guatemala, 2021).
[Link] Valor presente neto
Después de realizar el análisis financiero se pudo determinar que el proyecto es rentable y se
lograría el objetivo que es poder incrementar la rentabilidad con la implementación de la página
web. El VAN total es positivo al cálculo de 5 años y su valor es de $14,930.62
[Link] Tasa interna de retorno
Después del análisis financiero realizado se determinó que la que la tasa interna de retorno del
proyecto es de un 28% de rentabilidad que se genera considerando los flujos netos de caja sobre
la inversión.
104
4.7.2. Programación de la estructura del modelo de gestión del valor ganado
Por medio del modelo de gestión del valor ganado se pudo realizar el formato establecido para la
medición del proyecto actual. Al momento no ha sido realizado el desembolso, por lo que los
cambios al formato están sujetos a la iniciación del proyecto por medio de las firmas del contrato
y el desembolso inicial. Esta herramienta servirá para poder verificar el desempeño del proyecto
midiendo el alcance, tiempo y costos. El uso del modelo de gestión del valor ganado es de
utilidad porque se puede medir el desempeño que tenemos actualmente, evaluar tendencias y
formular los pronósticos del proyecto conforme al avance del proyecto y la realización de
actividades.
En todo momento se busca cumplir con el alcance, tiempo y costos estipulados y presupuestados
para poder evaluar el desempeño del proyecto y buscar que este se complete de manera
satisfactoria, las mediciones se realizaran de manera mensual con el propósito de analizar los
costos proyectados vs los reales.
Las variables que hay que tomar en consideración con el siguiente análisis de desempeño es el
valor planificado (VP) que es el costo presupuestado del proyecto desde el momento inicial para
que no se tengan variaciones que puedan afectarlo. El costo real (CR) que es el costo total que se
realiza por la ejecución de actividades, el cual será comparado con el valor planificado. El valor
ganado (VE) es la cantidad presupuestada sobre el trabajo real completado.
Por medio de estas variables establecidas se evaluarán los distintos escenarios que son probables
que sucedan y asi prever para el cumplimiento del alcance del proyecto.
105
Tabla 47
Gestión de valor ganado
Proyecto: Cooperativa Ixoq Ajkeem
ID: CPIA_GVG
Fecha de Inicio 3/01/2022 Fecha Fin: 06/13/2022 Fecha de Corte: 14/04/2022
Año
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12
Valor Planificado $ 675.00 $ 1,975.00 $ 800.00 $ 7,245.00 $ 1,625.00 $ 3,550.00
Valor Planificado Acumulado PV $ - $ 2,650.00 $ 3,450.00 $ 10,695.00 $ 12,320.00 $ 15,870.00
Costo Real $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Costo Real Acumulado AC $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Porcentaje de avance completado del mes %comp 4.2% 12.5% 5.0% 45.6% 10.3% 22.4%
Valor ganado del trabajo realizado $ 668.13 $ 1,975.82 $ 799.85 $ 7,236.72 $ 1,626.68 $ 3,561.23
Valor ganado del trabajo realizado acumulado EV $ 668.13 $ 2,643.94 $ 3,443.79 $ 10,680.51 $ 12,307.19 $ 15,868.41
Costo total prespuestado BAC $ 15,870 $40,000.00
$35,000.00
Indices y variaciones Valor
Variación del costo (CV/Cost Variance) [CV=EV-AC] $ - $30,000.00
Variación del cronograma (SV/Schedule Variance) $25,000.00
[SV=EV-PV] $ - PV
$20,000.00
Índice de desempeño del costo (CPI/Cost Performance Index) AC
[CPI = EV/AC] 1.00 $15,000.00 EV
Índice de desempeño del cronograma del proyecto
$10,000.00
(SPI/Schedule Performance Index) [SPI = EV/PV] 1.00
$5,000.00
Estimación a la conclusión (EAC/Estimate at Completion)
[EAC = BAC/CPI] $ 15,870.00 $-
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7
Fuente: Elaboración Propia
Este es el desempeño proyectado basado en alcance, tiempo y costos. Se proyecto que se completen las actividades con los tiempos
estipulados del cronograma y con los costos que previamente se presupuestaron. La interpretación de desempeño del proyecto se
basará en las revisiones periódicas, que consisten con el tiempo y costos de las actividades. Se procurará que sea óptimo para poder
cumplir con los objetivos establecidos tanto en costos, tiempo y alcance.
106
Conclusiones
El propósito de implementar la página web es generar respuesta por parte de clientes, creando
conexiones y establecer una tienda virtual brinde soporte, facilite las ventas y promueva los
productos de la cooperativa en sus interacciones con los consumidores.
La identidad digital se construye no solo a partir de ser una institución sino también de su
misión, visión y valores. Ya que esta es la carta de presentación de la organización con los
clientes y proveedores, esta debe ser evaluada y proyectada constantemente, manteniendo una
interconexión simultanea de diferentes planos sociales y comerciales.
Se planteo un estudio de mercado y un perfil definido de consumidor, para dirigir los esfuerzos
comerciales de la cooperativa. La página web fue diseñada para impactar en la mente de los
consumidores, generar audiencias y poner a disposición los productos elaborados a través del
comercio electrónico. Esta permite ser visibles, dar credibilidad, acelerar el posicionamiento de
marca, incrementar las ventas y aumentar los clientes potenciales creando una experiencia de
compra fácil y accesible.
El proceso de ventas online es una mejora que representa un considerable aporte para la
cooperativa, dado que ésta podrá contar con una herramienta segura y óptima de administración
de información, un servicio de valor agregado a los clientes y un medio de proyección nacional,
por medio de la cual se proyecta por consecuencia la industria de textiles típicos de la región.
La página web brinda una visibilidad al público y su operatividad es de 24/7 lo cual permite
generar un alcance al público y atraer clientes nuevos. A través de contenido atractivo e
107
imágenes, se genera interés, deseo y expectativas que serán favorables a la cooperativa lograr en
una interacción, una compra.
La capacitación y el desarrollo humano, en cualquier empresa, se debe de entender como la
oportunidad que se tiene para aumentar la capacidad y competitividad de una cooperativista; lo
cual se busca sea un agente de cambio, embajador de su marca y logre influenciar a su
comunidad, en promover el sitio web de la cooperativa.
108
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112
Anexos
Anexo 1
Solicitud de cambio
Solicitud de cambio de proyecto
Codigo PCIA_SCP_V1112021 Aprobado por FR Versión 1.0
Nombre del proyecto Implementación de página web para incrementar rentabilidad en la Cooperativa Ixoq Ajkeem en San Juan La Laguna
Elaboración Director de Proyecto
Fecha de elaboración -
No. Solicitud de cambio Solicitante del cambio Lugar
Categoría (Mencionar la categoría del impacto como: Tiempo, Costo, Calidad, Documentación)
Impacto del cambio en la línea base
Alcance X (Marcar con X el impactado y luego mencionar la descripción)
Tiempo X
Costo X
Calidad X
Recursos implicados
Impacto para los implicados
Impacto en documentación/entregables
Riesgos
Comentarios / Observaciónes
Justificación del cambio
Firmas del comité de cambios
Nombre Fecha Rol / Posición Firma
Nota. Formato de solicitud de cambio que se utilizara en caso de necesitar o presentar modificaciones en el proyecto. Esta
información será requerida para la debida evaluación y de ser requerida firmar para hacer efectivo el cambio. Fuente: 113
Elaboración Propia
Anexo 2
Reuniones colaborativas
REUNIONES COLABORATIVAS (PRESENCIALES - VIRTUALES)
Organizada por: Reunión virtual No. Reunión
Autorizada por: Reunión Presencial
CLASIFICACIÓN
IDEAS VENTAJAS DESVENTAJAS
1 2 3 4 5
IDEA(S) A CONSIDERAR Y PONER EN PRACTICA
FASES
IDEAS MEJORAS CONSIDERACIONES
1 2 3 4
Nota. Formato de reuniones colaborativas que se utilizaran en el proyecto cuando se realicen las reuniones de modo presencial o
virtual. Se llenará utilizando este formato y estas serán clasificadas por número de reunión. Fuente: Elaboración Propia
114
Anexo 3
Selección de proveedores
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
EVALUACION DE PROVEEDORES
Código: Ve rsión: 1.0 Fe cha de Emisión: Nov/2021
D M A
NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DE EVALUACIÓN
PERIODO EVALUADO Desde Hasta
NIT
( si aplica)
No. DEL CONTRATO Y FECHA DEL CONTRATO
CORREO ELECTRONICO PROVEEDOR
DIRECCIÓN Y TELEFONO
OBJETO DEL CONTRATO
NA No aplicable 2 Cumple parcialmente
SISTEMA DE PUNTUACIÓN 0 No cumple 3 Cumple plenamente
1 Cumple mínimamente 4 Supera las expectativas
CALIF
0-4
Cumple con el objeto del contrato 1
CALIDAD DEL BIEN Y/O SERVICIO
La calidad de las especificaciones del producto o servicio cumple con lo requerido 1
OPORTUNIDAD EN LA RESPUESTA A LOS Las respuestas dadas por el proveedor fueron acordes con la solicitud del proyecto 1
REQUERIMIENTOS DEL SUPERVISOR Sus tiempos de respuesta ante requerimientos se adecuan a nuestras necesidades 1
Entrega justo a tiempo (proveedores de productos) 1
CUMPLIMIENTO
Cumple con los tiempos establecidos (proveedores de servicios) 1
( 6 )
TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS
EVALUACION DEL PROVEEDOR= X 100 = 25
TOTAL DE PUNTOS POSIBLES ( 24 )
EXCELENTE 76 - 100 CANTIDAD DE PREGUNTAS APLICABLES ( 6 )
BUENO 51 - 75
REGULAR 26 - 50
MALO 0 - 25 CALIFICACION MALO
OBSERVACIONES
FIRMA
Director del Proyecto
Nota. Formato para clasificación, análisis y selección de proveedores del proyecto. Por medio de la clasificación se podrá evaluar el
valor y el impacto que podrán presentar al proyecto. Fuente: Elaboración Propia
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Anexo 4
Código de ética del proyecto – Cooperativa Ixoq Ajkeem
Equidad
Todas las personas merecen un trato digno, independientemente de su sexo, edad, etnia, nivel
jerárquico, convicción personal o cualquier otra circunstancia o característica.
Honestidad
Es actuar con rectitud y honradez. Este es un principio primordial como organización y en lo
individual. En todo momento se le deberá proporcionar al cliente y los compañeros la
información correcta y completa de las características de los productos o servicios que se
ofrecen.
Actitud
Nuestro actuar debe reflejar el optimismo y entusiasmo por hacer bien nuestro trabajo. Ser
positivo ayuda a crear un ambiente adecuado en nuestras relaciones.
Responsabilidad
Es la disposición de asumir las consecuencias de las decisiones tomadas y dar respuesta de los
propios actos. Esto nos hace confiables y veraces en nuestras acciones.
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Cumplimiento de la ley y normas legales.
Se deberá de cumplir a cabalidad con todas las leyes, normas y reglamentos vigentes que nos
resultan aplicables al proyecto y a la cooperativa.
Confidencialidad del manejo de la información
Se encuentra prohibida la divulgación no autorizada de información interna de la Cooperativa y
el proyecto de implementación, a cualquier persona ajena a estas instancias. Toda información
podrá ser facilitada únicamente por el director del Proyecto y/o las autoridades de la Cooperativa
Privacidad de la información de los proveedores
Los tratos comerciales con los proveedores y la información acerca de sus operaciones y/o
transacciones pasadas, presentes o futuras, sólo podrá ser utilizada para fines de funcionamiento
y el único que autoriza dicha divulgación es el director del Proyecto.
No se aceptan ningún tipo de regalo, obsequios, gratificaciones o atenciones
Existe un deber ético: el abstenernos de aceptar obsequios, gratificaciones o atenciones que
puedan crear un compromiso o para que se desarrolle una determinada conducta para favorecer a
un tercero en contra de las políticas e intereses de la organización y/o cooperativa.
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Oportunidades de negocio
Ningún miembro de la cooperativa puede aprovechar para sí mismo o para beneficio de cualquier
otra persona u organización, de los actos o actividades que se han desarrollado, se están
desarrollando o se desarrollarán en lo futuro, con motivo de la operación de la Empresa, de las
que se ha tomado conocimiento con motivo de las funciones asignadas.
Información, sistemas y procedimientos que se consideran como información delicada para el
desarrollo del proyecto y/o cooperativa
Toda la información y documentos contenidos en los paquetes de software y en general en los
sistemas y procesos generados y desarrollados por quienes actúan dentro de la cooperativa son
propiedad exclusiva de la misma y, por lo tanto, se considera información reservada y
confidencial, por lo que, sobre de ésta existe un absoluto deber de secrecía.
Bienes de la empresa
Cualquier persona que tenga acceso, uso, facultad o autorización expresa de disposición sobre
bienes de la organización y/o cooperativa, así como de sus registros, mercancía, bienes, valores
y/o materiales de uso restringido, es personalmente responsable de su custodia.
Normas sobre actividades políticas o partidarias
Queda expresamente prohibido hacer cualquier tipo de proselitismo en los centros
de trabajo y sus alrededores, tanto en horas de trabajo como fuera de la cooperativa.
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Bienes de la empresa
Los bienes de la cooperativa no deberán ser usados para beneficio personal o con propósitos no
autorizados, y son responsabilidad de quien los tiene a su cargo y quien los usa.
Asimismo, quienes actúan dentro de la cooperativa deberán abstenerse de obtener, usar, copiar,
modificar o difundir información reservada o confidencial, para la obtención de beneficios
personales para sí o para terceros
Sistemas de cómputo, información magnética
Tanto los sistemas y programas como el correo electrónico y el correo de voz son bienes al
servicio de la organización y/o cooperativa, y sólo podrán ser utilizados para los fines y
propósitos predeterminados por la misma.
1. Ningún trabajador podrá instalar en sus computadoras programas no institucionales.
2. No deberá hacerse ninguna modificación al software contratado, salvo la adaptación para el
mejor desempeño del sitio web y la página web, previamente autorizada por el director del
Proyecto.
3. No se debe realizar desarrollo de sistemas o programas no autorizados.
4. El desarrollo interno de equipos, sistemas y programas de computación, por parte de los
empleados, para la planeación y ejecución de las actividades de la Empresa, son propiedad de
ésta.
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Conductas que puedan constituir delito patrimonial
Cualquier acto u omisión que pueda constituir delito patrimonial en contra de la organización y/o
cooperativa, deberá ser reportado, identificado e investigado.
Consumo de bebidas alcohólicas y drogas
La Empresa prohíbe estrictamente a sus empleados el consumo, posesión, venta, intento de
venta, transporte, distribución, o manufactura de drogas o de cualquier otra substancia
controlada, sin importar la cantidad o la forma en que sea, mientras desarrollen actividades en
horarios de trabajo y se encuentren dentro de las instalaciones y personal de la cooperativa.
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Anexo 6
Contraseña de pago
Cooperativa Ixoq Ajkeem
San Juan la Laguna, Sololá
Proveedor
Fecha
Se reciben los siguientes documentos:
Factura No. Fecha Valor
TOTAL
Observaciones
Día de pago
Firma Encargado de Compras
Nota. Formato de contraseña de pago que será utilizado en la cooperativa, se debe llenar con numero de factura, fecha y valor
de la factura, en caso de ser necesarios llenar las observaciones y especificar el día de pago. Fuente: Elaboración Propia
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Anexo 7
Encuesta de lecciones aprendidas del proyecto
ENCUESTA DE LECCIONES APRENDIDAS
PROYECTO - COOPERATIVA IXOQ AJKEEM
A continuación, encontrará una serie afirmaciones, donde se busca su evaluación y conocer su opinión respecto
a la planificación y ejecución del proyecto de implementación de la página web de la Cooperativa Ixoq Ajkeem.
Para responder en forma adecuada, usted debera de evaluar de la sieguiente forma:
1 Totalmente en desacuerdo 2 En Desacuerdo
3 Ni acuerdo, ni en desacuerdo 4 De acuerdo
5 Totalmente de acuerdo
VARIABLES A EVALUAR Calificación
PLANIFICACION DEL PROYECTO 1 2 3 4 5
1 El plan del proyecto incluía la cantidad correcta de detalles.
2 Tenía todo lo que necesitaba para entender de qué se trataba el proyecto.
3 En el plan del proyecto se explicaba claramente el propósito.
4 El alcance del proyecto estaba bien definido.
5 El programa del proyecto era claro y fácil de seguir.
6 El plan del proyecto se compartió con todas las partes involucradas
EJECUCIÓN DELPROYECTO 1 2 3 4 5
1 Comprendí las responsabildiades de todos durante la ejecución del proyecto
2 Los stakeholders participaron activamente en el desarrollo del proyecto
3 Los miembros del equipo siempre estuvieron a disposicion resolver consultas
4 Los cambios del proyecto fueron viables y se ajustaron al alcance, tiempo y costos
5 el conograma inicial previsto, coincidió con el cronograma real
6 El proyecto fue viable y realista con la necesidades de las autoridades de la coop.
7 El proyecto tenía metricas sólidas de rendimiento y cumplimiento
8 Se logro los objetivos del proyecto
9 Mi participación como director del proyecto, cumplió con las espectativas del cliente
ESPACIO PARA ENLISTAR ASPECTOS RELEVANTES DENTRO EL DESARROLLO DEL PROYECTO
Elaborado por: Fecha:
Fuente: Elaboración Propia
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Anexo 8
Evaluación de desempeño/ métricas
EVALUACION DE DESEMPEÑO
COOPERATIVA IXOQ AJKEEM
Nombre de evaluado
Para evaluar de forma adecuado, utilice los siguientes valores
1 Muy bajo 2 Bajo
3 Moderado 4 Alto
5 Muy alto
VARIABLES A EVALUAR Calificación TOTAL
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS 1 2 3 4 5
1 Termina su trabajo oportunamente 5 5
2 Cumple con las tareas que se le asignaron 4 4
3 Realiza completamente los entregables 3 3
4 Cumple con los tiempos establecidos 5 5
5 Innova en hacer de mejor forma sus actividades 4 4
CALIDAD DEL TRABAJO
1 No comete errores en el trabajo 3 3
2 Hace uso adecuado a los recursos asignados 5 5
3 Requiere de supervisión frecuente 4 4
4 Es profesional y dedicado a su trabajo 3 3
5 Su trato con las autoridades de la cooperativa es respetuosa 5 5
RELACIONES INTERPERSONALES
1 Se siente parte del equipo de trabajo 4 4
2 Se muestra cortés con los compañeros y autoridades de la cooperativa 3 3
3 Brinda orientación objetiva a sus compañeros 5 5
4 Evita conflictos dentro del equipo de trabajo 4 4
5 Se adapta facilmente a los cambios dentro del equipo de trabajo 3 3
INICIATIVA
1 Da nuevas ideas para mejorar los procesos 5 5
2 Se muestra motivado al cambio 4 4
3 Se anticipa a la dificultades, resuelve sin complicaciones 3 3
4 Tiene gran capacidad para resolver problemas 5 5
5 Participa dando su opinión cuando se le requiere 4 4
ORGANIZACIÓN
1 Planifica sus actividades 5 5
2 Hace uso de los indicadores y métricas 3 3
3 Se preocupa por alcanzar las metas 3 3
4 Se preocupa por entregar sus entregables 4 4
5 Es ordenado en su lugar de trabajo 2 2
( 98 )
TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS
X 100 = 78.4
TOTAL DE PUNTOS POSIBLES ( 125 )
CANTIDAD DE PREGUNTAS APLICABLES 25
CALIFICACION EXCELENTE
Observaciones: Fecha:
Nota. La encuesta fue realizada en formato Excel esta contiene fórmulas para evaluar y medir el desempeño por medio de
ponderación. Fuente: Elaboración Propia
123
Anexo 9
Encuesta de clima laboral
ENCUESTA DE CLIMA LABORAL
COOPERATIVA IXOQ AJKEEM
A continuación, encontrará una serie de preguntas o afirmaciones, en la cuales no hay respuestas buenas o
malas, se busca conocer su opinión respecto al ambiente laboral actual que usted se identifica como parte
del equipo de trabajo del proyecto de implementación de la página web de la Cooperativa Ixoq Ajkeem
Para responder en forma adecuada, usted debera de evaluar de la sieguiente forma:
1 Totalmente en desacuerdo 2 En Desacuerdo
3 Ni acuerdo, ni en desacuerdo 4 De acuerdo
5 Totalmente de acuerdo
VARIABLES A EVALUAR Calificación
AMBIENTE FISICO (Condiciones del puesto de trabajo) 1 2 3 4 5
1 ¿Su lugar de trabajo esta bien acondicionado?
2 El espacio de trabajo esta acondicionado para realizar las activiades
3 El ruido no afecta mi concentración en el trabajo
4 Se mantiene ordenado y limpio las instalaciones de la cooperativa
5 Los implementos y/o recursos son óptimos para realizar mi trabajo
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1 2 3 4 5
1 ¿Recibo retroalimentación sobre las labores que realizó?
2 ¿El liderazgo del director del proyecto influye favorablemene en mis actividades?
3 ¿Cuento con la información suficiente para realizar eficazmente mi trabajo?
4 ¿Conozo los objetivos, el proposito y el alcance del proyecto?
5 ¿El supervisor del proyecto comunica sus directrices con claridad?
6 ¿Crees que la participación del equipo de trabajo es un elemento fuerte?
7 ¿El equipo de trabajo lo motiva para completar sus tareas?
Para las siguentes pregunta, la evaluación se hará de la siguiente forma:
1 Siempre 2 Casi siempre
3 A veces 4 casi Nunca
5 Totalmente de acuerdo
AMBIENTE SOCIAL 1 2 3 4 5
1 ¿Se siente motivado o estimulado para hacer su trabajo?
2 ¿Considera que sus opiniones se toman en cuenta?
3 ¿A tenido la oportunidad de innovar en su trabajo?
4 ¿Conozco las normas internas de convivencia?
5 ¿Conozco el código de moral y ética?
6 ¿Los conflictos laborales son discutidos para buscarles una solución?
7 ¿Establezco relaciones interpersonales con mis compañeros de trabajo?
8 ¿Existe comunicación acertiva dentro del equipo de trabajo?
PERSONALES 1 2 3 4 5
1 ¿Mi trabajo y mi esfuerzo son reconocidos?
2 ¿Me adapto facilmente a los cambios dentro del equipo de trabajo?
3 ¿Las funciones que desempeño contribuye con mi autorealización?
4 ¿Se siente parte del equipo de trabajo?
5 ¿Tengo claro, lo que esperan de mi trabajo?
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL 1 2 3 4 5
1 ¿Desarrollo los planes de accion para mejorar mis actividades?
2 ¿Cuento con la experiencia para ejercer mis funciones del cargo?
3 ¿Estoy comprometido con el trabajo de equipo para cumplir con los objetivos?
4 ¿Cumplo con el cronograma de actividades?
5 ¿Conozco las necesidades de las autoridades de la cooperativa?
¡Gracias por su participación, el tiempo y la sinceridad con la cual ha realizado esta encuesta!
Observaciones: Fecha:
Nota. Estos serán tabulados y analizados para su evaluación e interpretación del clima laboral
124
Fuente: Elaboración Propia
Anexo 10
Buzón de sugerencia
Nota. Buzón de sugerencias para el equipo de trabajo del proyecto. Fuente: Elaboración Propia
125
Anexo 11
Acta de reunión de trabajo del proyecto
Nota. Formato que se utilizara para documentar las actas de reuniones laborales y minutas. Fuente: Elaboración Propia
126
Anexo 12
Carta de advertencia o llamado de atención
Nota. Formato que se utilizara para realizar amonestaciones escritas o llamadas de atención, en este ejemplo es por cumplimiento
de horario. Estas pueden modificarse a necesidad tomando en consideración las normas de convivencia y código de ética del
proyecto. Fuente: Elaboración Propia 127
Anexo 13
Perfil de buyer persona
Fuente: Elaboración Propia
128
Anexo 14
Formato de orden de compra
ORDEN DE COMPRA
Cooperativa Ixoq Ajkeem
Datos Proveedor
Nombre
Nit
Direccion
Vendedor
Fecha de Envío Términos de pago Solicitado por: Autorizado por:
May-22
No. Fase Descripcion del producto o servicio Cantidad Precio unitario TOTALES
4.2 XXXX xxxx 1.00 2.00 2.00
Condiciones de Entrega
Dirección San Juan La Laguna, Sololá Sub-total 2.00
Teléfono 7967-0035 Envio 0.00
Fecha: may-22 Iva 0.24
Horario 7:00 a 14:00 hrs. TOTAL 2.24
Autorizado por. firma Encargado de Compras firma
Director Proyecto Ejecuta la compra
Nota. Formato que para realizar la orden de compra al proveedor y el cual se documentara al momento de realizar la compra.
Fuente: Elaboración Propia
129
Anexo 15
Témplate de resolución de conflictos.
RESOLUCION DE CONFLICTOS
Organizada por: Reunión virtual No. Reunión
Autorizada por: Reunión Presencial
CONFLICTO PROBLEMA INVOLUCRADOS SOLUCIONES
SANCIONES
NOMBRE SANCIÓN RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Nota. Formato que para documentar las interacciones de las resoluciones de conflicto, las cuales deberán ser llenadas y presentar
recomendaciones y conclusiones. Fuente: Elaboración Propia
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