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GUÍA PARA DEL USUARIO DE

WORKDAY
Reclutamiento Versión completa para reclutadores de HR

Última actualización: septiembre de 2016

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

Contenido
I. Creación de una solicitud de trabajo ................................................................................................. 4
II. Edición de una solicitud de trabajo .................................................................................................14
III. Cierre de una solicitud de trabajo ................................................................................................17
IV. Solicitud de congelar/descongelar cargo ....................................................................................24
V. Creación de una solicitud permanente ............................................................................................30
VI. Edición de una solicitud permanente...........................................................................................36
VII. Cierre de una solicitud permanente .............................................................................................44
VIII. Proceso de postulación para candidatos internos ........................................................................49
IX. Recomendación de un candidato ................................................................................................53
X. Navegación básica de la solicitud de trabajo ...................................................................................57
XI. Comienzo del reclutamiento .......................................................................................................72
XII. Evaluación..................................................................................................................................74
XIII. Assessment ........................................................................................ Error! Bookmark not defined.
XIV. Interview ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.
XV. Background / Reference Checks .................................................................................................86
XVI. Offer................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
XVII. Ready for Hire ................................................................................. Error! Bookmark not defined.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

PARTE I:
SOLICITUDES

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

I. Creación de una solicitud de trabajo

Descripción
Una Solicitud de trabajo se puede considerar como el ciclo vital del proceso de reclutamiento en AES.
Cuando se crea una solicitud de trabajo, los Gerentes de contratación solicitan de manera oficial que HR comience a buscar
candidatos para ocupar uno de sus cargos vacantes y que considere tanto a candidatos internos como externos. Las solicitudes
de trabajo reemplazan a todos los formulario o firmas en papel necesarios para comenzar un proceso de reclutamiento.
En Workday, una Solicitud de trabajo contiene todos los antecedentes de un proceso de reclutamiento Cuando el Gerente de
contratación crea una solicitud, el Gerente de HR la aprueba e identifica quién será el Reclutador principal y, posiblemente, un
Asistente de reclutamiento (una persona que presta ayuda en los pasos de transacción del proceso). Los candidatos postularán
a las solicitudes, los reclutadores los harán avanzar a través de las etapas sucesivas del proceso hasta la aceptación de una
carta de oferta. El reclutamiento concluye cuando el estado de la solicitud cambia a Completo y el sistema se prepara para los
próximos pasos, que son Contratación e Inducción.

Flujo del proceso

Solicitud

Aprobada

Gerente Gerente de HR Reclutador / Asistente Reclutador / Asistente

Inicia la Solicitud de Revisa y aprueba la de reclutamiento de reclutamiento
trabajo Solicitud de trabajo; Revisa la información Publica el cargo
designa al Reclutador de la solicitud
principal

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

El proceso, paso a paso

1. Inicio de una solicitud de trabajo

1.1. Existen 3 formas principales de crear una solicitud de trabajo en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Create Job Requisition en la barra de búsqueda de Workday.

OPCIÓN 2: WORKLET MY TEAM

Los gerentes pueden iniciar sesión en Workday y hacer clic en el worklet My Team en la página de inicio y, luego, en
Create Job Requisition.

OPCIÓN 3: PESTAÑA STAFFING

Abra una página de Supervisory Organization. Haga clic en la 3ra pestaña (Staffing).

Encuentre el cargo que desea en la lista Positions without Job Requisitions.

Haga clic en el botón Related Actions ( ) > Job Change > Create Job Requisition, y pase directamente al
paso 1.3.

1.2. Si siguió la opción 1 o 2, deberá seleccionar Job Requisition Details.

En Create Job Requisition, complete los siguientes pasos:
o Supervisory Organization (para los gerentes, esto conducirá de manera predeterminada su organización supervisora)
o Worker Type (por ejemplo, Employee)
o Seleccione una opción, Create New Position o Existing Position (en caso de elegir la última, seleccione un cargo
existente de la lista desplegable)

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

Haga clic en OK y se dirigirá a la página Recruiting Information.

1.3. En Recruiting Information, haga clic en el icono edit (o en cualquier lugar del área resaltada) y llene los siguientes
campos:

Nombre del Instrucciones Descripción Opción (cuando esté disponible)

campo
Hire Cancelled (disponible solo para el personal de HR): si se crea una
solicitud de trabajo para contratar a un segundo mejor candidato,
después de que el primero aceptó la carta de oferta, pero canceló
después.
Para la creación de informes: identifica la New Position: se creó un nuevo cargo y esta es su primera solicitud de
Reason Obligatorio razón por la que se crea la solicitud de trabajo (nadie ha ocupado el cargo antes)
trabajo.
Replacement: el empleado dejó AES y el cargo se volverá a ocupar (si se
seleccionó un reemplazo, se mostrará un campo nuevo para agregar el
nombre de quien ocupaba el cargo anteriormente: name of the former
occupant).

Post Externally Only: el cargo debe estar disponible en el sitio web externo
de AES, pero no para que postulen los candidatos internos (empleados
Los Gerentes de contratación o quien crea la
de AES).
solicitud pueden sugerir la manera en que
desean que se publique el cargo. Posting Not Required: no se debe publicar el cargo.
Recruiting
Opcional - Post Internally and Externally: los cargos deben estar disponibles para los
IMPORTANTE: Este campo constituye
Instructions candidatos internos y externos al mismo tiempo.
solamente una recomendación. No es
necesario que los reclutadores sigan la - Post Internally Only: el cargo debe estar disponible para que postulen los
recomendación. candidatos internos (empleados de AES), pero no debe aparecer en el
sitio web externo de AES.

la fecha que en que el reclutador podrá

Recruiting Start
Obligatorio comenzar a trabajar en este cargo.
Date Recomendación: seleccione la fecha actual.
La primera fecha en que una persona puede
ocupar dicho cargo.

IMPORTANTE: Si se selecciona una fecha

posterior y luego se decide realizar una
contratación en una fecha anterior, Workday
Target Hire Date Obligatorio
no permitirá que esta se lleve a cabo
mientras no se llegue a la fecha establecida
en Target hire date.
Recomendación: a menos que una
instrucción establezca explícitamente lo
conto, seleccione también la fecha actual.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

Último día de trabajo programado para los

Target End Date Opcional empleados a plazo fijo. Si este no es el
caso, deje en blanco.

Haga clic en Next para dirigirse a la página Job.

1.4. Parte de la información estará predeterminada a partir de los datos existentes para el cargo. En Job, haga clic en el
icono edit y llene los siguientes campos:

Nombre del Instrucciones Descripción

campo
Job Posting Title Obligatorio El nombre del cargo que se les mostrará a los candidatos.
Los gerentes podrán agregar cualquier información relacionada a las razones por las cuales se crea la
Justificación Recomendación
solicitud.
Obligatorio -
Job Profile Predeterminado
El cargo predetermina el perfil de trabajo. No se puede cambiar en este punto.

Job Description Campo de texto abierto para realizar comentarios para el reclutador sobre esta solicitud. Este campo no
Opcional
Summary será visible para los candidatos (solo para los gerentes y HR)
La descripción laboral que estará disponible para los candidatos internos o externos.
Los gerentes pueden escribir un borrador de sus expectativas sobre lo que es necesario buscar en los
Job Description Recomendación
candidatos para dicho cargo. Esta información se revisará y el Gerente de HR y el reclutador podrán editarla
o mejorarla más adelante, antes de que se publique.
El tipo de empleado que se reclutará (regular, temporal, etc.)
Obligatorio -
Worker Sub-type Predeterminado IMPORTANTE: La información debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo. Si no se llenó
automáticamente, será obligatorio hacerlo en este momento.
Determine si el cargo es de tiempo completo o parcial.
Obligatorio -
Time Type Predeterminado IMPORTANTE: La información debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo. Si no se llenó
automáticamente, será obligatorio hacerlo en este momento.
Ubicación del cargo específico. Los candidatos podrán filtrar la lista de todos los cargos vacantes según las
Obligatorio - ubicaciones que se informen en este campo.
Primary Location Predeterminado IMPORTANTE: La información debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo. Si no se llenó
automáticamente, será obligatorio hacerlo en este momento.
Additional Use ubicaciones adicionales cuando la ubicación de la solicitud sea flexible y tener ubicaciones adicionales
Opcional
Locations atraiga a más candidatos.
Scheduled Weekly
Opcional No es necesario cambiarlo.
Hours
Work shift Opcional Agregue información sobre el turno si es importante mencionarla a los candidatos.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

Haga clic en Next.

1.5. Se dirigirá a la página Attachments. En este paso podrá adjuntar (opcional) cualquier documento necesario si hace
clic en Add y busca el documento.

1.6. Haga clic en Next para ir a la página Summary. Revise los detalles de la página y haga clic en el botón Edit si hay
algo que desea cambiar.

1.7. Haga clic en Submit cuando esté listo.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

2. Revisión de la solicitud de trabajo: Gerentes de HR

Cuando el gerente crea una solicitud de trabajo, el Gerente de HR recibirá una tarea en la bandeja de entrada para agregar
información adicional a la solicitud y aprobarla.

2.1. Abra inbox y haga clic en la nueva tarea que llegó (con el título Job Requisition: name).

CONSEJO: Puede hacer clic en el botón expand ( ) de la esquina superior derecha para continuar con el proceso en la
pantalla completa.

2.2. Revise la información de la categoría Recruiting Information y haga cambios de ser necesario.

2.3. Revise la información de la categoría Job. Los campos Justification y Job Description Summary pueden proporcionar
información útil para el Gerente de HR. Además, se debe prestar atención especial a los siguientes campos y
realizar cambios de ser necesario:

Nombre del campo Descripción

Job Posting Title El nombre del cargo que se les mostrará a los candidatos.

La descripción laboral que estará disponible para los candidatos internos o externos.
Los gerentes pueden crear un borrador, pero los Gerentes de HR deben corroborar que la descripción contenga
Job Description toda la información que los reclutadores necesiten saber, además de asegurarse de que el contenido y el
formato sean los correctos.

2.4. Diríjase a la categoría Questionnaire. De todas las preguntas disponibles en el sistema, puede elegir 2 para
aplicarlas a los Candidatos externos y 2 para los Candidatos internos (que pueden o no ser las mismas que para los
candidatos externos).

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

2.5. Diríjase a Qualifications1. Para agrega una de las calificaciones disponibles, haga clic en el botón Add y
simplemente incluya la información que desee. Para agregar otra, haga clic nuevamente en el botón Add.

2.6. Si se necesitan documentos adjuntos, agréguelos en la siguiente categoría.

2.7. Diríjase a Assign Roles. Esta es una sección obligatoria del proceso en la cual el Gerente de HR designará al
Reclutador principal y, de ser necesario, al Asistente de reclutamiento principal.

Rol Instrucción Descripción

El principal responsable de la solicitud. El Reclutador que se comunicará de manera oficial con
Reclutador principal Obligatorio los gerentes y los Gerentes de HR. Será responsable de todo, desde el comienzo, durante las
entrevistas y en el envío de las cartas de oferta.
Un rol que sirve como respaldo para los reclutadores principales en la mayoría de los pasos del
Asistente de reclutamiento proceso, pero no es todos (como las cartas de oferta, por ejemplo). Este rol se puede designar
Opcional
principal para ayudar en las evaluaciones iniciales, la publicación de cargos, la disposición y el avance de
los candidatos durante el proceso.

Para agregar un rol, haga clic en el botón Add y, luego, seleccione una de las dos opciones del campo Role. A
continuación, seleccione la persona que desempeñará dicho rol para esta solicitud en el campo Assigned To.

2.8. Haga clic en Approve para hacer avanzar el proceso y enviar la solicitud al Reclutador principal.

En este punto, el Gerente de Contratación y los reclutadores participantes recibirán una notificación que les
informará que la solicitud se aprobó y ahora está lista para su edición final antes de que se publique.

1 Todos los campos de Qualifications son opcionales, ya que dichos requisitos se pueden agregar directamente a la descripción laboral. Si se agrega aquí, los
reclutadores podrán visualizar esta información, pero los candidatos no podrán.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

3. Revisión y edición de la solicitud de trabajo: reclutador

Los reclutadores recibirán un To Do como tarea en la bandeja de entrada as, el cual les informará de su designación
para trabajar en la solicitud y que deben comenzar a preparar los siguientes pasos.

3.1. Abra la tarea en la bandeja de entrada. Haga clic en el botón verde de Edit Job Requisition para continuar.

3.2. Revise el contenido que se proporciona en la categoría Recruiting Information y haga clic en Reason. Seleccione la
opción Edit Job Requisition > Update Hiring Requirements > Initial Review2.

3.3. Diríjase a Job y haga cambios de ser necesario. Asegúrese de que Job Description tiene el formato correcto y que,
además, contiene toda la información necesaria para publicarse.
Al final de la página, revise si se proporcionaron los cuestionarios necesarios en Questionnaires e inclúyalos de ser
necesario.

3.4. A continuación, revise si se proporcionaron calificaciones importantes en Qualification y avance. Haga lo mismo
para la siguiente categoría, Attachments.

3.5. Diríjase a Assign Roles. Si, por alguna razón, es necesario editar o agregar un reclutador principal o asistente de
reclutamiento principal, realice las correcciones necesarias.

3.6. Revise toda la información y haga clic en Submit.

3.7. El cargo estará listo para publicarse. Puede hacer clic en Open para dirigirse a él directamente o hacer clic en Skip
si no es necesario publicarlo. Si no realiza cambios, tanto el Reclutador principal como el Reclutador asistente
recibirán la tarea Post Job en sus bandejas de entrada.

3.8. Vuelva a su bandeja de entrada y busque el paso To Do que se creó. En este momento, haga clic en el botón Submit
que aparece en la parte inferior de la pantalla.

2 Solo se debe usar Initial Review en esta fase inicial del proceso. Ya que el cargo ya se encuentra aprobado, todos los cambios y ediciones que realice el
reclutador se considerarán técnicamente como un cambio en la solicitud. Debido a que esta edición inicial del reclutador a la solicitud se realizará cada vez que
se cree una solicitud, habilitamos esta opción para diferenciar la edición inicial de todos los demás cambios en la solicitud que se puedan producir más
adelante en el proceso.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

4. Publicación del trabajo

Si es necesario publicar el cargo y no se omitió el paso anteriormente, el Reclutador principal o el Reclutador
asistente tendrán una tarea Post Job en sus bandejas de entrada.

4.1. Diríjase a su bandeja de entrada y encuentre la tarea Post Job que ya contiene el código de la solicitud y el nombre
del cargo.

4.2. Proporcione la información según se indica a continuación:

Nombre del Instrucción Descripción Opciones (cuando estén disponibles)

campo
External: una de las 6 páginas externas de AES (1 por SBU). Si el
cargo se publicará de manera externa, seleccione la que
corresponda a su SBU.
Página de Workday en la cual se publicará la solicitud
Job Posting Site Obligatorio para y quedará disponible para los candidatos o las Internal: si el cargo se publicará de manera interna, solo
agencias. seleccione la opción Internal.
Agency: si se usará una agencia en esta solicitud, seleccione su
nombre dentro de la categoría Agency.

Forecasted Solo como Si se seleccionó una agencia, se mostrará el pago -

Agency Payout información esperado correspondiente.
Para cada fecha que se seleccione, el cargo estará disponible a
Job Posting La fecha en que el cargo quedará disponible por
Obligatorio la medianoche (12 am, 00:00) en la zona horaria de la
Start Date primera vez para los candidatos o las agencias.
ubicación a la que pertenece el cargo.
Para cada fecha que se seleccione, el cargo estará disponible a
Job Posting End La fecha en que el cargo se eliminará de los sitios web
Opcional la medianoche (12 am, 00:00) en la zona horaria de la
Date externos e internos.
ubicación a la que pertenece el cargo.
Si el cargo se publicará en varias páginas
(internas/externas/agencias), asegúrese de seleccionar
Es obligatorio La página que se usará como referencia cada vez que External Page como Primary Posting, de modo que todos los
Primary Posting seleccionar uno se comparta de manera externa con otros usuarios. vínculos que se comparten con la solicitud (correo
electrónico/Twitter/LinkedIn/etc.) redirigirán hacia la página
de publicación principal.

Para agregar una nueva fila y publicar el cargo en varias páginas (es decir, de manera interna y externa), haga clic en
el signo más en la primera columna de la tabla.

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 I. Creación de una solicitud de trabajo

4.3. Haga clic en Submit. Si la fecha de inicio es la fecha actual, la solicitud ya se encontrará disponible para los
candidatos en los sitios de publicación seleccionados.

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 II. Edición de una solicitud de trabajo

II. Edición de una solicitud de trabajo

Descripción
El proceso de edición de una solicitud de trabajo se puede usar en cualquier momento en que se deba cambiar información
importante en las solicitudes. Se puede tratar de una actualización de la descripción laboral, un cambio en la ubicación o una
actualización del nombre de la publicación del trabajo.
Los reclutadores pueden editar todos los campos de la solicitud de trabajo, excepto por el perfil de trabajo. Si se necesita un
nuevo perfil de trabajo, se recomienda cerrar la solicitud de trabajo actual y crear una nueva.
Es importante mencionar a los reclutadores que las ediciones que se realicen en la solicitud de trabajo no actualizarán de
manera automática las publicaciones de trabajo en los sitios para profesionales (internos o externos). Para que las ediciones
aparezcan en sitios para profesionales, se debe deshacer su publicación y luego se deben volver a publicar.
Este proceso no requiere ninguna aprobación ni otros participantes y puede realizarla de manera directa el reclutador principal o
el asistente de reclutamiento.

Flujo del proceso

Reclutador / Asistente de reclutamiento Reclutador / Asistente de reclutamiento Reclutador / Asistente de

Comienza la edición de una Solicitud de Elimina una publicación de los sitios para ofertas reclutamiento
trabajo de trabajo Publica un trabajo en sitios para
EN CASO DE SER NECESARIO
ofertas de trabajo
EN CASO DE SER NECESARIO

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 II. Edición de una solicitud de trabajo

Proceso paso a paso

5. Edición de una solicitud de trabajo

5.1. Existen 3 formas principales de Editar una solicitud de trabajo en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Edit Job Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
En la siguiente pantalla, escriba el código o el título de la solicitud y haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la solicitud que desea editar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o navegando en el
sistema.
Cuando encuentre la solicitud, haga clic en el botón Related Actions ( ) de esta y diríjase a Job Change >
Edit Job Requisition.

OPCIÓN 3: PESTAÑA STAFFING

Abra una página de Supervisory Organization. Haga clic en la 3ra pestaña (Staffing).

Encuentre el cargo y la solicitud que desea en la lista Positions with Open Job Requisitions.
Haga clic en el botón Related Actions ( ) de la solicitud (en la columna “Effective Job Requisition”) y
diríjase a Job Change > Edit Job Requisition.

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 II. Edición de una solicitud de trabajo

5.2. En la categoría Recruiting Information, seleccione una Razón para cambiar la solicitud. La única razón que no se
debe usar es Initial Review, ya que esta solo se debe usar cuando se crea la solicitud.

5.3. Cuando esté listo, haga clic en Submit.

Workday no actualiza automáticamente la información que se publica de manera interna o externa. Si cualquiera
de los cambios que se realicen en la solicitud afecta lo que deben ver los candidatos (como cambios en la
descripción laboral, ubicación, nombre del cargo, etc.), deberá deshacer la publicación y luego volver a publicar
la solicitud de trabajo.

5.4. En la siguiente pantalla se le preguntará si necesita deshacer la publicación de un cargo (para actualizar lo que se
muestra a los candidatos). Para deshacer la publicación, haga clic en Open y vaya al paso 5.5. Si no es necesario
actualizar lo que ven los candidatos, haga clic en Skip y finalice el proceso.

5.5. Revise los detalles actuales de los sitios de publicación y haga clic en Submit para confirmar la desactivación de la
publicación.

CONSEJO: Se recomienda tomar una captura de pantalla de la información como se muestra arriba, ya que, cuando
el cargo se vuelva a publicar, no se llenará automáticamente ninguna parte de la información.

5.6. En la siguiente pantalla, se le preguntará si desea volver a publicar el cargo. Para continuar, haga clic en Open y
vaya al paso 5.7. Si no es necesario, haga clic en Skip y el proceso finalizará.

5.7. Vuelva a seleccionar todos los sitios de publicación de trabajo que existían anteriormente, a menos que desee hacer
cambios en este momento. Para revisar cómo publicar un trabajo, revise el capítulo 4. Cuando termine, haga clic en
Submit.

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

III. Cierre de una solicitud de trabajo

Descripción
Las solicitudes de trabajo se cierran cuando no se necesitan o, tal vez, se abrieron por error. Una solicitud de trabajo cerrada no
se puede volver a abrir (proceda con cuidado).
Es importante hacer hincapié en la terminología que se usa en Workday: si se contrata a un candidato mediante el proceso de
reclutamiento, la solicitud de trabajo se considera “filled” o llena no “closed” o cerrada. Cerrar una solicitud en Workday es
similar a “cancelar” la solicitud, ya que los procesos se detendrán y no se contratará ni seleccionará a nadie en dicho proceso.
Varios usuarios de HR (como reclutadores, socios de HR y ejecutivos) pueden cerrar directamente las solicitudes. Sin embargo,
si un Gerente de contratación solicita cerrar una solicitud, un Gerente de HR deberá revisarla y aprobarla antes de finalizar el
proceso.
Las solicitudes de trabajo no se pueden cerrar el mismo día en que se abrieron. Para hacerlo, deberá esperar al día siguiente y
cerrarla o editar la solicitud de trabajo y su fecha de inicio, mediante la selección de una fecha anterior, antes de intentar
cerrarla de nuevo con la fecha actual.

Flujo del proceso

Gerente / Gerente de HR / Reclutador / Gerente de HR Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de

Asistente de reclutamiento Aprueba el cierre de la reclutamiento reclutamiento
Inician el cierre de la Solicitud de trabajo Solicitud de trabajo Eliminan la publicación de un
EN CASO DE SER NECESARIO trabajo en sitios para ofertas Eliminan candidatos
de trabajo

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

El proceso, paso a paso

6. Inicio del cierre de una solicitud de trabajo

6.1. Existen 3 formas principales de crear una solicitud de trabajo en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Close Job Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
A continuación, escriba el código o el nombre de la solicitud y haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la solicitud que desea cerrar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o navegando en el
sistema.
A continuación, haga clic en el botón Related Actions ( ) de la solicitud que desea cerrar y seleccione
Job Change > Close Job Requisition.

OPCIÓN 3: PESTAÑA STAFFING

Abra una página de Supervisory Organization. Haga clic en la 3ra pestaña (Staffing).

Encuentre el cargo que desea en el encabezado Positions with Open Job Requisitions.
Haga clic en el botón Related Actions ( ) de la solicitud que desea cerrar y seleccione Job Change > Close
Job Requisition.

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

6.2. A continuación seleccione en Reason por qué se cierra la solicitud.

6.3. Seleccione una fecha en Close Date3: el día en que la solicitud ya no estará disponible (por lo general, la fecha
actual).

6.4. Cuando esté listo, haga clic en Submit.

3 Es importante mencionar que la fecha de cierre no puede ser la misma que la fecha de inicio (tiene que ser al menos un día después de esta).

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

Si un Gerente de contratación inició el proceso, será necesario que un Gerente de HR lo apruebe. El Gerente de
HR recibirá una tarea en su bandeja de entrada para aprobar/denegar y, luego, el proceso continuará hasta el
próximo paso, el cual se muestra a continuación.

6.5. La siguiente pantalla mostrará un To Do para los reclutadores, el cual les recordará eliminar a los candidatos
restantes en la solicitud.

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

7. Eliminación de candidatos

7.1. La siguiente pantalla mostrará un To Do para eliminar a los candidatos restantes en la solicitud. Haga clic en el
botón gris To Do para continuar.

7.2. Haga clic en el botón verde Job Requisition Audit Report 4 para continuar.

7.3. A continuación, seleccione la opción Closed en Job Requisition Status y haga clic en OK.

7.4. Encuentre la fila con la solicitud que acaba de cerrar y haga clic en el botón gris Actions bajo la columna Candidate
Actions.

4 NOhaga clic en el botón Submit en la parte inferior de la página. Sin embargo, si lo hace por accidente, busque Job Requisition Audit Report en la barra de
búsqueda y continúe)

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

7.5. En Select Candidates, seleccione uno o más candidatos al hacer clic en la casilla correspondiente de la primera
columna de la tabla o seleccione todos los candidatos al hacer clic en la casilla del título de la primera columna de
la tabla.

7.6. En Choose Action, seleccione Decline y luego elija la razón más adecuada en el siguiente menú desplegable.

7.7. Cuando esté listo, haga clic en OK.

7.8. Vuelva a su bandeja de entrada y encuentre la tarea To Do que abrió de manera inicial para comenzar el proceso de
eliminación.

7.9. Escriba un comentario adecuado, en el cual se explique que tomó las acciones adecuadas y haga clic en Submit.

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 III. Cierre de una solicitud de trabajo

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 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

IV. Solicitud de congelar/descongelar cargo

Descripción
El Congelamiento de las solicitudes de trabajo es una alternativa a cerrarla que la coloca “en pausa” de manera temporal, hasta
que se descongela. Esperamos que se congelen las solicitudes de trabajo según condiciones relacionadas con el proceso o
condiciones externas.
Un congelamiento relacionado con el proceso ayuda a los reclutadores a “colocar en pausa” las solicitudes y así evitar el
impacto en sus informes de Time to Fill. Además, ayuda a establecer expectativas para el Gerente de contratación, ya que saben
que los reclutadores no progresarán en dicha solicitud hasta que se resuelva el problema.
El congelamiento de una solicitud debido a condiciones externas, por lo general, se relaciona con los congelamientos debido a
reorganizaciones o presupuesto, los cuales suelen influir sobre más de un cargo. A pesar de esto, es importante visualizar estas
solicitudes como “congeladas”, de manera que los reclutadores puedan concentrarse en aquellas que permanecen activas.
Finalmente, es importante mencionar que no se pueden contratar candidatos en una solicitud de trabajo congelada.

Flujo del proceso

Gerente de HR / Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de reclutamiento

reclutamiento Elimina una publicación de los sitios
Congela o Descongela la Solicitud de trabajo para ofertas de trabajo (si está
congelada)
Publica un trabajo en sitios para ofertas
de trabajo (si está descongelada)

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 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

Proceso paso a paso

8. Congelamiento de una solicitud de trabajo

8.1. Existen 3 formas principales de congelar una solicitud de trabajo en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Manage Job Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
A continuación, escriba el código o el nombre de la solicitud y haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la solicitud que desea congelar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o navegando en el
sistema.
Cuando encuentre la solicitud, haga clic en su botón Related Actions ( ) y diríjase a Job Change > Manage
Job Requisition Freeze.

OPCIÓN 3: PESTAÑA STAFFING

Abra una página de Supervisory Organization. Haga clic en la 3ra pestaña (Staffing).

Encuentre el cargo que desea en el encabezado Positions with Open Job Requisitions.
Haga clic en el botón Related Actions ( ) de la solicitud que desea congelar y seleccione Job Change >
Manage Job Requisition Freeze.

8.2. A continuación seleccione en Reason por qué se congela el cargo. Haga clic en Freeze/Unfreeze Reason, diríjase a
Freeze Job Requisition > Freeze y seleccione una de las opciones:

Nombre del campo Descripción

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 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

Budget Freeze Cuando el cargo se congela debido a la decisión de la empresa de congelar los cargos.

Hold for Organization El área en la cual se ubica el cargo está pasando o pasará por una revisión estructural y no se sabe si el
Structure Review cargo o la búsqueda de trabajo continuarán.

Un congelamiento relacionado con las actividades diarias del proceso. Se debe seleccionar para evitar
Process Related un mayor impacto sobre las métricas de reclutamiento debido a demoras relacionadas con el proceso,
como “El gerente está de vacaciones o no responde”.

8.3. Seleccione Freeze Date (por lo general, la fecha actual).

8.4. La casilla Frozen no estará marcada. Márquela.

8.5. Confírmelo al hacer clic en Submit.

Ahora, la solicitud de trabajo está congelada. Los reclutadores pueden acceder a toda la información sobre los
candidatos y sus pasos en el proceso, y estos pueden continuar trabajando en el cargo, pero no podrán contratar
candidatos.

8.6. En la siguiente pantalla se le preguntará si desea deshacer la publicación del trabajo mientras la solicitud está
congelada. Para deshacer la publicación, haga clic en Open y vaya al paso 8.7. Para dejar la solicitud publicada y
continuar recibiendo postulaciones mientras la solicitud esté congelada, haga clic en Skip y se finalizará el proceso.

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 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

8.7. En la siguiente pantalla, solo revise la información actual y haga clic en Submit. Se deshará la publicación de la
solicitud.

Revisión del estado de congelamiento de una solicitud

8.8. La solicitud de trabajo mostrará el sufijo (Frozen) después de su título.

8.9. En la pestaña Unavailable to Fill de una página Supervisory Organization, ahora aparecerá una categoría llamada
Frozen Positions.

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 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

9. Descongelamiento de una solicitud de trabajo

9.1. Existen 3 formas principales de descongelar una solicitud de trabajo en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Manage Job Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
A continuación, escriba el código o el nombre de la solicitud y haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la solicitud que desea descongelar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o navegando en
el sistema.
Cuando encuentre la solicitud, haga clic en su botón Related Actions ( ) y diríjase a Job Change > Manage
Job Requisition Freeze.

OPCIÓN 3: PESTAÑA UNAVAILABLE TO FILL

Abra una página de Supervisory Organization. Haga clic en la 4ta pestaña (Unavailable to Fill).

Encuentre el cargo que desea en el encabezado Frozen Position.

Haga clic en el botón Related Actions ( ) de la solicitud (en la columna “Related Job Requisition(s)”) y
diríjase a Job Change > Manage Job Requisition Freeze.

9.2. A continuación seleccione en Reason por qué se descongela la solicitud. Haga clic en Freeze/Unfreeze Reason,
diríjase a Freeze Job Requisition > Unfreeze y seleccione una de las opciones:

28
 IV. Solicitud de congelar/descongelar
cargo

Nombre del campo Descripción

Cuando el cargo estuvo en congelamiento por presupuesto pero se descongeló por aprobación de la
Budget Unfrozen empresa o el congelamiento por presupuesto se levantó completamente.

Hold for Organization Esta área sufrió una revisión estructural pero el proceso finalizó y se decidió continuar con el
Structure Review reclutamiento para este cargo específico.

Un descongelamiento relacionado con las actividades diarias del proceso. Se seleccionó para evitar un
Process Related mayor impacto sobre las métricas de reclutamiento debido a demoras relacionadas con el proceso.

9.3. Seleccione Unfreeze Date (por lo general, la fecha actual).

9.4. La casilla Frozen estará marcada. Quite la marca.

9.5. Haga clic en Submit para confirmar y la solicitud quedará descongelada.

9.6. En la siguiente pantalla se le preguntará si desea publicar el trabajo, ya que la solicitud está descongelada. Si
deshizo la publicación anteriormente y desea volver a publicarla ahora, haga clic en Open y siga el proceso que se
describe en el capítulo 4. Si no es necesario, haga clic en Skip para finalizar el proceso.

29
 V. Creación de una solicitud permanente

V. Creación de una solicitud permanente

Descripción
Las solicitudes permanentes son adecuadas para los procesos de reclutamiento de alto volumen en los cuales el equipo de
reclutamiento todavía no está seguro de para cuáles cargos se contratarán futuras personas.
Las solicitudes permanentes no están adjuntas a un cargo existente. Debido a esto, no es posible contratar a ningún candidato
en una solicitud permanente. El reclutador tendrá que vincular la solicitud permanente con una solicitud de trabajo (que deberá
contener un perfil de trabajo similar) y luego transferir a los candidatos seleccionados para la contratación en la solicitud de
trabajo.
Los candidatos se pueden poner en espera para la solicitud permanente y avanzar a través de las etapas sucesivas hasta llegar a
una revisión oferta o de antecedentes. Cuando un candidato de una solicitud permanente está listo para avanzar a una revisión
de oferta o antecedentes, es necesario abrir una solicitud de trabajo vinculada con la permanente, a fin de que el reclutador
transfiera al candidato a esta. Si existen varias solicitudes de trabajo adjuntas a una solicitud permanente, el único requisito es
que compartan el mismo perfil de trabajo.

Flujo del proceso

Reclutador Reclutador / Asistente de

Crea una Solicitud permanente / reclutamiento
Asigna funciones Publica un trabajo

30
 V. Creación de una solicitud permanente

El proceso, paso a paso

10. Inicio de una solicitud permanente

10.1. Existen 2 formas principales de crear una solicitud permanente en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Create Evergreen Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
En el campo Worker Type, seleccione Employee.
Si desea que la solicitud permanente se cree en una organización de supervisión específica, selecciónela aquí. Si no
se debe adjuntar la solicitud permanente a ninguna organización de supervisión, deje el campo en blanco.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA ORGANIZACIÓN DE SUPERVISIÓN

En el caso de las solicitudes permanentes asociadas con organizaciones de supervisión, busque la organización en
la que se debe crear la Solicitud permanente.
Haga clic en el botón Related Actions de la organización de supervisión ( ) > Job Change > Create
Evergreen Requisition.

La organización de supervisión se habrá llenado automáticamente en la siguiente pantalla. En el campo Worker

Type, seleccione la opción Employee.

31
 V. Creación de una solicitud permanente

Haga clic en OK y se dirigirá a la página Recruiting Information.

10.2. En Recruiting Information, haga clic en el icono edit (o en cualquier lugar del área resaltada) y llene los siguientes
campos:

Nombre del Instrucción Descripción Opción (cuando esté disponible)

campo
Post Externally Only: el cargo debe estar disponible en el sitio
web externo de AES, pero no para que postulen los
Los Gerentes de contratación o quien crea la solicitud
candidatos internos (empleados de AES).
pueden sugerir la manera en que desean que se
Posting Not Required: no se debe publicar el cargo.
publique el cargo.
Recruiting Post Internally and Externally: los cargos deben estar
Opcional
Instructions disponibles para los candidatos internos y externos al mismo
IMPORTANTE: Este campo constituye solamente una
tiempo.
recomendación. No es necesario que los reclutadores
Post Internally Only: el cargo debe estar disponible para que
sigan la recomendación.
postulen los candidatos internos (empleados de AES), pero
no en el sitio web externo de AES.
la fecha que en que el reclutador podrá comenzar a
Recruiting Start Obligatorio
trabajar en este cargo.
Date Recomendación: seleccione la fecha actual.
la primera fecha en que una persona puede ocupar
dicho cargo.

IMPORTANTE: Si se selecciona una fecha demasiado

Obligatorio posterior y luego se decide contratar a alguien en una
Target Hire Date fecha anterior, Workday no permitirá que la contratación
se lleve a cabo.
Recomendación: a menos que una instrucción
establezca explícitamente lo conto, seleccione también
la fecha actual.
Último día de trabajo programado para los empleados a
Target End Date Opcional
plazo fijo. Si este no es el caso, deje en blanco.

Haga clic en Next y se dirigirá a la página Job.

32
 V. Creación de una solicitud permanente

10.3. Debido a que las solicitudes permanentes no están asociadas a cargos, estas no contendrán información
predeterminada a partir de estos: se deberán asignar todos los campos obligatorios en este momento.

Nombre del campo Instrucción Descripción

Job Posting Title Obligatorio El nombre del cargo que estará disponible cuando se muestren los cargos a los candidatos.

Justificación Recomendación Cualquier información específica relacionada a las razones por las cuales se crea el cargo.
El perfil de trabajo que identifica las características del cargo específico para el que se contrata
Job Profile Obligatorio
en la solicitud permanente.
Solo podrá enviar candidatos desde una solicitud permanente a una solicitud de trabajo si los
perfiles de trabajo son exactamente iguales. Mediante este campo podrá incluir más de un
Additional Job profiles Opcional
perfil de trabajo en una solicitud permanente, si lo que desea es enviar posteriormente
candidatos a las solicitudes con varios perfiles de trabajo.
Job Description Campo de texto abierto para realizar comentarios para el reclutador sobre esta solicitud. Este
Opcional
Summary campo no será visible para los candidatos (solo para los gerentes y HR)
La descripción laboral que estará disponible para los candidatos internos o externos.
Job Description Recomendación Esta información no se revisará en pasos posteriores del proceso, por lo que es importante crear
en este momento la versión final.
Obligatorio -
Worker Sub-type Predeterminado
El tipo de empleado que se reclutará.

Obligatorio -
Time Type Predeterminado
Determine si el cargo es de tiempo completo o parcial.

Obligatorio - Ubicación del cargo. Los candidatos podrán filtrar la los cargos vacantes según las ubicaciones
Primary Location Predeterminado que se presentan en este campo.
Use ubicaciones adicionales cuando la ubicación de la solicitud sea flexible y tener ubicaciones
Additional Locations Opcional
adicionales atraiga a más candidatos.
Scheduled Weekly
Opcional No es necesario cambiarlo.
Hours
Work shift Opcional Agregue información sobre el turno si es importante mencionarla a los candidatos.

33
 V. Creación de una solicitud permanente

10.4. Baje y diríjase a la categoría Questionnaire. De todas las preguntas disponibles en el sistema, puede elegir 2 para
aplicarlas a los Candidatos externos y 2 para los Candidatos internos (que pueden o no ser las mismas que para los
candidatos externos).

10.5. Haga clic en Next y diríjase a Qualifications5. Para agregar un conjunto de calificaciones, haga clic en Add e incluya
la información que desee. Para agregar otra, haga clic nuevamente en el botón Add.

10.6. Si se necesitan Documentos adjuntos, agréguelos en la siguiente categoría.

10.7. Diríjase a Assign Roles. Esta es una sección obligatoria del proceso para determinar quién desempeñará el rol de
Reclutador principal y, de ser necesario, el de Asistente de reclutamiento principal.

Rol Instrucción Descripción

El principal responsable de la solicitud. El Reclutador que se comunicará de manera oficial con los
Reclutador principal Obligatorio gerentes y los Gerentes de HR. Será responsable de todo, desde el comienzo, durante las entrevistas y
en el envío de las cartas de oferta.

Asistente de Un rol que sirve como respaldo para los reclutadores principales en la mayoría de los pasos del
proceso, pero no es todos (como las cartas de oferta, por ejemplo). Este rol se puede designar para
reclutamiento Opcional
ayudar en las evaluaciones iniciales, la publicación de cargos, la disposición y el avance de los
principal candidatos durante el proceso.

Para agregar un rol, haga clic en Add y seleccione una de las dos opciones del campo Role. A continuación,
seleccione la persona que desempeñará dicho rol durante esta solicitud en el campo Assigned To.

5 Todos los campos son opcionales, ya que dichos requisitos se pueden agregar directamente a la descripción laboral. Si se agrega aquí, los reclutadores
podrán visualizar esta información, pero los candidatos no podrán.

34
 V. Creación de una solicitud permanente

10.8. Haga clic en Next para ir a Summary y revisar la información. Luego, haga clic en Submit para crear la solicitud
permanente.

10.9. En la siguiente pantalla, el sistema le preguntará si desea publicar el cargo. De ser así, haga clic en el botón Open y
siga las instrucciones del capítulo 4. Si no es necesario publicarlo, haga clic en Skip para finalizar el proceso.

35
 VI. Edición de una solicitud permanente

VI. Edición de una solicitud permanente

Descripción
El proceso de Edición de una solicitud permanente se puede usar en cualquier momento en que se deba cambiar información
importante en la solicitud. Se puede tratar de una actualización de la descripción laboral, un cambio en la ubicación o una
actualización del nombre de la publicación del trabajo, por ejemplo.
Los reclutadores pueden editar todos los campos de la solicitud permanente. Es importante mencionar a los reclutadores que
las ediciones que se realicen en la solicitud permanente no actualizarán de manera automática las publicaciones de trabajo en
los sitios para profesionales (internos o externos). Para que los cambios aparezcan en sitios para profesionales, se debe
deshacer su publicación y luego se deben volver a publicar.
Este proceso no requiere ninguna aprobación ni otros participantes y puede realizarla de manera directa el reclutador principal o
el asistente de reclutamiento.

Flujo del proceso

Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de

reclutamiento reclutamiento reclutamiento
Comienza la edición de una Solicitud Elimina una publicación de los Publica un trabajo en sitios para
permanente sitios para ofertas de trabajo ofertas de trabajo
EN CASO DE SER NECESARIO EN CASO DE SER NECESARIO

36
 VI. Edición de una solicitud permanente

El proceso, paso a paso

11. Edición de una solicitud permanente

11.1. Existen 3 formas principales de editar una Solicitud permanente en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Edit Evergreen Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
A continuación, escriba el código o el título de la solicitud, o búsquelo con los filtros disponibles al hacer clic en
ellos, luego, haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la solicitud permanente que desea editar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o
navegando en el sistema.
Cuando encuentre la solicitud, haga clic en su botón Related Actions ( ) y diríjase a Job Change > Edit
Evergreen Requisition.

11.2. En Recruiting Information, seleccione en Reason por qué se editará esta solicitud. La única razón que no se debe
usar es Initial Review, ya que está reservada para su selección solamente cuando se crea la solicitud.

37
 VI. Edición de una solicitud permanente

11.3. Después de realizar todos los cambios necesarios, haga clic en Submit.

Workday no actualiza automáticamente la información que se publica de manera interna o externa. Si cualquiera
de los cambios que se realicen en la solicitud permanente afecta lo que deben ver los candidatos (como cambios
en la descripción laboral, ubicación, nombre del cargo, etc.), deberá deshacerla y luego volver a publicarla.

11.4. En la siguiente pantalla se le preguntará si necesita deshacer la publicación de un cargo (para actualizar lo que se
muestra a los candidatos). Para deshacer la publicación, haga clic en Open y vaya al paso 11.5. Si no es necesario
actualizar lo que ven los candidatos, haga clic en Skip y finalice el proceso aquí.

11.5. En la siguiente pantalla, solo revise la información actual y haga clic en Submit.

CONSEJO: Se recomienda tomar una captura de pantalla de la información como se muestra arriba, ya que, cuando
el cargo se vuelva a publicar, no se llenará automáticamente ninguna parte de la información.

11.6. En la siguiente pantalla, se le preguntará si desea volver a publicar el cargo. Para continuar, haga clic en Open y
continúe con el paso 11.7. Si no es necesario, haga clic en Skip y el proceso finalizará.

38
 VI. Edición de una solicitud permanente

11.7. Vuelva a seleccionar todos los sitios de publicación de trabajo que existían anteriormente, a menos que desee hacer
cambios en este momento. Para revisar cómo publicar un trabajo, revise el capítulo 4. Cuando termine, haga clic en
Submit.

39
 VI. Edición de una solicitud permanente

12. Vinculación de solicitudes de trabajo y solicitudes permanentes

Las etapas sucesivas de una solicitud permanente terminan antes del paso de la carta de oferta y, por lo tanto, no se pueden
contratar empleados mediante ellas. Las solicitudes de trabajo siempre se asocian con cargos activos y, por lo tanto, todos los
procesos de reclutamiento se deben finalizar en una solicitud de trabajo.
Para mantener los antecedentes y lograr hacer avanzar a los candidatos por el proceso, llegará un momento en el que será
necesario transferir a los candidatos desde una solicitud permanente a una solicitud de trabajo. El único requisito para hacerlo
es garantizar que la solicitud permanente contenga el perfil de trabajo principal o cualquiera de ellos que coincida con el perfil
de trabajo de la solicitud de trabajo.
Se puede vincular una solicitud permanente a una solicitud de trabajo desde ambos puntos: Desde una Permanente a una
solicitud de trabajo o desde una Solicitud de trabajo a una solicitud permanente.

OPCIÓN 1: VINCULAR UNA SOLICITUD PERMANENTE A UNA SOLICITUD DE TRABAJO

12.1. Comience el proceso de Edición de una solicitud permanente como se muestra en el paso 11.

12.2. En Recruiting Information, seleccione Update Hiring Requirements como la razón para este cambio en Reason.

12.3. Diríjase a Job. Haga clic en la sesión Link to Job Requisitions.

12.4. En el campo desplegable Add / Remove escriba el nombre o el código de la solicitud a la cual desea vincular esta
solicitud. Si no encuentra el nombre de la solicitud, lo más probable es que los Perfiles de trabajo no coincidan.

40
 VI. Edición de una solicitud permanente

Puede arreglarlo si agrega perfiles de trabajo adicionales, como se muestra en el siguiente paso. Si no se
encuentran problemas, diríjase al paso 12.812.7.

12.5. En la sesión anterior, Job Details, haga clic en Additional Job Profiles.

12.6. Seleccione los Perfiles de trabajo adicionales que desea agregar a esta solicitud permanente. Puede seleccionar
más de uno en este paso. Cuando termine, todas las solicitudes de trabajo con uno de estos perfiles de trabajo se
podrán vincular a esta solicitud permanente y podrá transferir candidatos desde una a la otra.

12.7. Vuelva al paso 12.4 para vincular las solicitudes.

12.8. Cuando finalice, haga clic en Submit.

Workday no actualiza automáticamente la información que se publica de manera interna o externa. Si cualquiera
de los cambios que se realicen en la solicitud permanente afecta lo que deben ver los candidatos (como cambios
en la descripción laboral, ubicación, nombre del cargo, etc.), deberá deshacerla y luego volver a publicarla.

41
 VI. Edición de una solicitud permanente

Si el único cambio que se realizó fue vincular la solicitud permanente a la solicitud de trabajo, no es necesario
deshacer la publicación y volver a publicar la solicitud, y podrá hacer clic en Skip en los próximos dos pasos.

12.9. En la siguiente pantalla se le preguntará si necesita deshacer la publicación de un cargo (para actualizar lo que se
muestra a los candidatos). Para deshacer la publicación, haga clic en Open y vaya al siguiente paso. Si no es
necesario actualizar lo que ven los candidatos, haga clic en Skip, luego en OK y vaya al paso 12.11.

12.10. En la siguiente pantalla, solo revise la información actual y haga clic en Submit.

CONSEJO: Se recomienda tomar una captura de pantalla de la información como se muestra arriba, ya que, cuando
el cargo se vuelva a publicar, no se llenará automáticamente ninguna parte de la información.

12.11. En la siguiente pantalla, se le preguntará si desea volver a publicar el cargo. Para continuar, haga clic en Open y
vaya al siguiente paso. Si no es necesario, haga clic en Skip, luego en OK y el proceso finalizará.

12.12. Vuelva a seleccionar todos los sitios de publicación de trabajo que existían anteriormente, a menos que desee hacer
cambios en este momento. Para revisar cómo publicar un trabajo, revise el capítulo 4. Cuando termine, haga clic en
Submit y, luego, en OK.

42
 VI. Edición de una solicitud permanente

OPCIÓN 2: VINCULAR UNA SOLICITUD DE TRABAJO A UNA SOLICITUD PERMANENTE

12.13. Comience el proceso de Edición de una solicitud de trabajo como se muestra en el capítulo 5.

12.14. En Recruiting Information, seleccione Update Hiring Requirements como la razón para este cambio en Reason.

12.15. Diríjase a Job. Haga clic en la sesión Link to Evergreen Requisition.

12.16. El sistema mostrará las solicitudes permanentes que cuentan al menos con un perfil de trabajo que coincida con el
de esta solicitud de trabajo. Seleccione la Solicitud permanente que corresponda en el menú desplegable.

43
 VII. Cierre de una solicitud permanente

12.17. Cuando finalice, haga clic en Submit.

Workday no actualiza automáticamente la información que se publica de manera interna o externa. Si cualquiera
de los cambios que se realicen en la solicitud permanente afecta lo que deben ver los candidatos (como cambios
en la descripción laboral, ubicación, nombre del cargo, etc.), deberá deshacerla y luego volver a publicarla.
Si el único cambio que se realizó fue vincular la solicitud permanente a la solicitud de trabajo, no es necesario
deshacer la publicación y volver a publicar la solicitud, y podrá omitir los próximos dos pasos.

12.18. En la siguiente pantalla se le preguntará si necesita deshacer la publicación de un cargo (para actualizar lo que se
muestra a los candidatos). Para deshacer la publicación, haga clic en Open y vaya al siguiente paso. Si no es
necesario actualizar lo que ven los candidatos, haga clic en Skip, luego en OK y vaya al paso 12.20.

12.19. En la siguiente pantalla, solo revise la información actual y haga clic en Submit.

CONSEJO: Se recomienda tomar una captura de pantalla de la información como se muestra arriba, ya que, cuando
el cargo se vuelva a publicar, no se llenará automáticamente ninguna parte de la información.

12.20. En la siguiente pantalla, se le preguntará si desea volver a publicar el cargo. Para continuar, haga clic en Open y
diríjase al siguiente paso. Si no es necesario, haga clic en Skip, luego en OK y el proceso finalizará.

12.21. Vuelva a seleccionar todos los sitios de publicación de trabajo que existían anteriormente, a menos que desee hacer
cambios en este momento. Para revisar cómo publicar un trabajo, revise el capítulo 4. Cuando termine, haga clic en
Submit.

VII. Cierre de una solicitud permanente

Descripción
Las Solicitudes permanentes se cierran cuando no se necesitan o, tal vez, se abrieron por error. Una Solicitud permanente
cerrada no se puede volver a abrir (proceda con cuidado).

44
 VII. Cierre de una solicitud permanente

Solo los Reclutadores principales y los Asistentes de reclutamiento podrán cerrar solicitudes.

Flujo del proceso

Reclutador / Asistente de reclutamiento Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de

Inician el cierre de la solicitud reclutamiento reclutamiento
permanente Eliminan la publicación de un trabajo Eliminan candidatos
en sitios para ofertas de trabajo

45
 VII. Cierre de una solicitud permanente

El proceso, paso a paso

13. Inicio del cierre de una solicitud permanente

13.1. Existen 3 formas principales de cerrar una Solicitud permanente en Workday:

OPCIÓN 1: BUSCAR LA TAREA

Busque Close Evergreen Requisition en la barra de búsqueda de Workday.
En la siguiente pantalla, ingrese el código o el título de la solicitud y haga clic en OK.

OPCIÓN 2: ACCIONES RELACIONADAS DE LA SOLICITUD

Encuentre la Solicitud permanente que desea cerrar, ya sea mediante búsqueda en la barra de búsqueda o
navegando en el sistema.
Cuando encuentre la solicitud, haga clic en su botón Related Actions ( ) y diríjase a Job Change > Close
Evergreen Requisition.

13.2. A continuación seleccione en Reason por qué se cierra la solicitud permanente.

13.3. Seleccione una fecha en Close Date6: el día en que la solicitud ya no estará disponible (por lo general, la fecha
actual).

6 Es importante mencionar que la fecha de cierre no puede ser la misma que la fecha de inicio (tiene que ser al menos un día después de esta).

46
 VII. Cierre de una solicitud permanente

13.4. Cuando esté listo, haga clic en Submit.

13.5. En la siguiente pantalla se le pedirá Deshacer la publicación de la solicitud de todos los sitios. Haga clic en Open.

13.6. Haga clic en Submit en la siguiente pantalla.

13.7. La siguiente pantalla mostrará un To Do para eliminar a los candidatos restantes en la solicitud permanente. Siga el
proceso que se describe en el capítulo 7 para eliminar a todos los candidatos.

47
 VII. Cierre de una solicitud permanente

PARTE II -
POSTULACIÓN

48
 VIII. Proceso de postulación para
candidatos internos

VIII. Proceso de postulación para candidatos internos

Descripción
Los candidatos internos usarán Workday para visualizar todos los cargos disponibles en sus ubicaciones, SBU y en todo el
mundo. El proceso de postulación se realizará en todo el sistema. Cuando se envía la postulación, el gerente actual recibirá
automáticamente una notificación de parte del sistema, la cual le informará sobre la solicitud.

Flujo del proceso

Candidato Gerente del candidato

Postula a una Recibe una notificación sobre la
Solicitud abierta postulación de su empleado

49
 VIII. Proceso de postulación para
candidatos internos

El proceso, paso a paso

14. Postular a un cargo vacante como empleado

14.1. Los empleados de AES pueden encontrar todos los cargos vacantes mediante el informe Find Jobs. Existen 2
maneras de acceder a este:

OPCIÓN 1: BUSCAR EL INFORME

Busque Find Jobs en la barra de búsqueda de Workday.

OPCIÓN 2: WORKLET CAREER

Haga clic en el Worklet Career y, luego, en el punto Find Jobs.

14.2. En la página Find Jobs aparecerán todos los cargos disponibles en todo el mundo.

En la izquierda se encuentran las opciones de filtro:

o Buscar por palabras clave: puede buscar por palabras clave y luego pulsar intro. Para eliminar las palabras
clave, solo haga clic en Clear All.
o Selección de filtros por categoría: a continuación encontrará opciones adicionales para filtrar por categorías
como “Hiring Manager”, “Job Family Group”, “Management Level”, “Primary Location”, etc.

14.3. Haga clic en el nombre del cargo a la derecha para obtener información adicional.

50
 VIII. Proceso de postulación para
candidatos internos

14.4. La siguiente pantalla muestra todos los detalles importantes sobre una solicitud:
o La Descripción laboral estará disponible a la izquierda.
o A la derecha estarán disponibles los detalles del trabajo, como la ID de la solicitud, la ubicación, el tipo de
tiempo y el tipo de trabajo, además de la organización de supervisión en la que se ubicará el cargo, el
nombre del reclutador y el Gerente de contratación de dicho cargo.

14.5. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Apply para comenzar la postulación.

14.6. En la siguiente página aparecerá la información básica sobre el candidato interno si esta estaba disponible
anteriormente en Workday. Si dichos campos están vacíos o sin actualizar, se recomienda actualizar primero el
Perfil profesional, al hacer clic en el botón Go to Professional Profile. Si el perfil ya está actualizado, diríjase
directamente al paso 14.8.

14.7. El Perfil profesional está disponible siempre para todos los empleados de AES en la pestaña Overview >
Professional Profile. Para agregar información adicional en cada una de las categorías, haga clic en el vínculo + Add
de cada una de ellas y agregue sus detalles personales. Cuando termine, vuelva a la solicitud y haga clic en Apply
nuevamente para continuar.

51
 VIII. Proceso de postulación para
candidatos internos

14.8. Una vez actualizado el perfil profesional, cargue su currículum al hacer clic en Select Files o arrastrar un archivo al
área cuadrada sombreada de gris.

14.9. Si existen cuestionarios para responder antes de enviar la postulación, estos estarán disponibles en la parte inferior
de la página.

14.10. Cuando finalice, haga clic en Submit. Aparecerá un mensaje que indicará que el proceso se realizó exitosamente.

52
 IX. Recomendación de un candidato

IX. Recomendación de un candidato

Descripción
Los empleados de AES pueden recomendar a personas de fuera de la empresa para trabajos que se publican de manera externa.
Cuando la persona que se recomienda postula a la publicación de un trabajo, se considera un candidato en el sistema. Estos
candidatos aparecen con el texto “(Referral)” junto a sus nombres.
Los empleados pueden recomendar a candidatos externos solo si el cargo se publica de manera interna (para que el personal
interno lo vea) y externa (para que los candidatos externos puedan verlo y postular).

Flujo del proceso

Empleado de AES Candidato Candidato

Recomienda al candidato Recibe una invitación a postular por Postula al trabajo
correo electrónico

53
 IX. Recomendación de un candidato

El proceso, paso a paso

15. Recomendación de un candidato (como empleado)

15.1. Los empleados de AES pueden encontrar todos los cargos vacantes mediante el informe Find Jobs. Existen 2
maneras de acceder a este:

OPCIÓN 1: BUSCAR EL INFORME

Busque Find Jobs en la barra de búsqueda de Workday.

OPCIÓN 2: WORKLET CAREER

Haga clic en el Worklet Career y, luego, en el punto Find Jobs.

15.2. Identifique la publicación abierta en la que se recomendará al candidato y haga clic en ella.

15.3. Si el cargo también se publica de manera externa, aparecerá un botón gris Refer en la parte superior de la pantalla
que confirmará que el cargo está disponible para recibir recomendaciones.

15.4. Los empleados de AES pueden agregar tanta información como les sea posible en la siguiente página. Sin embargo,
solamente algunos de los campos son obligatorios.

Nombre del campo Instrucción Descripción

Country Obligatorio País de residencia del candidato recomendado.

Name Obligatorio Nombre del candidato recomendado.

Address Data Opcional Dirección del candidato recomendado.

Relationship Opcional Seleccione la opción que mejor describa la relación con el candidato recomendado.
Inserte cualquier información adicional con respecto a la razón por la cual recomienda al candidato
Comments Recomendación
para este cargo en AES.
Phone Recomendación Número de teléfono del candidato que se recomienda.

54
 IX. Recomendación de un candidato

Dirección de correo electrónico del candidato recomendado. Es un campo obligatorio, aunque no

E-mail Obligatorio
está marcado con un asterisco rojo.
Resume / Cover Letter Recomendación Adjunte el currículum de la persona que se recomienda (de preferencia, en PDF o DOC).

15.5. Cuando finalice, haga clic en Submit.

55
 IX. Recomendación de un candidato

PARTE III –
NAVEGACIÓN BÁSICA
DE LA SOLICITUD DE TRABAJO

56
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

X. Navegación básica de la solicitud de trabajo

Revisión detallada
Los siguientes capítulos le proporcionarán una visión general sobre las funciones básicas que lo ayudarán con la navegación por
las solicitudes. Este conocimiento será útil antes de comenzar la próxima parte, que describirá las etapas sucesivas para el
candidato en Workday.

16. Evaluación inicial y visión general

16.1. En la parte superior verá un resumen de información básica sobre la solicitud: Fechas de inicio y finalización, la
ubicación principal y también el Gerente de contratación y el reclutador.

16.2. A continuación se encuentra el menú principal de la solicitud, que contiene 5 categorías: Overview, Candidates,
Details, Qualifications y Job Postings.

16.3. De manera predeterminada, cada vez que acceda a una solicitud verá la página Overview.

16.4. El primer botón es Review Candidates. Le mostrará un resumen de todos los postulantes activos o inactivos de la
solicitud. Es bastante similar a lo que se muestra en la segunda categoría, Candidates.

16.5. En Candidate Pipeline encontrará un resumen de los tipos de candidatos que han postulado a la solicitud. Si hace
clic en el número junto a este (en azul), aparecerá una pantalla emergente en la que aparecerán filtrados solo los
candidatos en esa condición. Las opciones son:

Nombre del campo Descripción

Active Candidates Candidatos que no se eliminaron que todavía se consideran para el proceso.

Referral Candidatos (activos o rechazados) con recomendaciones de otros empleados de AES.

Internal Empleados de AES (activos o rechazados) con recomendaciones de otros empleados de AES.

Inactive Candidatos que ya se eliminaron.

Si se considera el número en Active Candidates más el número de candidatos en Inactive, se tendrá el número total
de personas que postularon a la solicitud.

57
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

16.6. En Candidates by Active Stage verá un gráfico en forma de embudo en el cual se consideran todos los pasos del
proceso, desde el primero (Start) hasta el último (Ready for Hire). Junto al nombre de cada paso se encuentra el
número de candidatos activos en dicho paso.

16.7. Cuando haga clic en uno de los pasos, verá dos métricas relacionadas con el desempeño de los candidatos en dicho
paso:
o Drop Off: el porcentaje de candidatos que llegaron al paso, pero se rechazaron.
o Conversion: el porcentaje de candidatos que pasaron con éxito de este paso a uno posterior.

16.8. El botón Candidate Actions lo llevará a la página Review Candidates, que se describe en el capítulo 17.

16.9. El gráfico Candidates by Source le permite visualizar de manera sencilla qué fuentes aportan más candidatos,
además de informar del número de candidatos en cada categoría.

58
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

16.10. Si coloca el cursor del mouse sobre una de las categorías del gráfico, Workday le mostrará, dentro de este, el
número de candidatos que proviene de dicha fuente, el nombre de la fuente y el porcentaje que representa entre el
número total de postulantes.

17. Candidates
El segundo menú (Candidates) le muestra una visión general completa de los candidatos que postularon al cargo.
Puede acceder a ellos si hace clic en el título del menú (después de Overview) o si hace clic en Review Candidates en
la página Overview. La única diferencia entre ellos es un resumen de las métricas disponibles en la parte superior de
la página cuando hace clic en el botón amarillo, como se muestra a continuación:

17.1. El botón All Active Candidates actualizará la página y le mostrará a todos los candidatos que todavía se consideran
para aquella solicitud en la lista debajo de esta. Si existen candidatos que ya se eliminaron, aparecerá un botón
Inactive Candidates a su lado, que mostrará solo a los candidatos que el equipo de reclutamiento ya rechazó.

17.2. La tabla de resumen contiene 6 categorías de información con respecto a los candidatos, que se pueden
seleccionar de manera individual para proporcionar una apariencia más limpia en la información de cada uno de los
candidatos. Para cada selección siempre permanecerán visibles las columnas con las casillas de selección
Candidate’s Name, Step o Disposition Reason y un recuento de las acciones en Awaiting Actions.

17.3. Haga clic en el nombre del empleado para ver su página de información personal.

17.4. El número que aparece en la columna Awaiting Action representa cuántas personas están asignadas para realizar
acciones con respecto a dicho candidato (haga clic en él para ver sus nombres).

17.5. En la categoría Overview aparecerá información básica sobre el candidato. Es la predeterminada cuando se abre la
página y proporciona la fecha de postulación, el cargo actual, acceso para la descarga del currículum y la fuente de
los candidatos, entre otros.

59
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

17.6. En la categoría Contact se mostrará toda la información de contacto proporcionada, como dirección, teléfono y
correo electrónico.

17.7. La categoría Questions le proporciona un resumen de las respuestas y resultados de un cuestionario, en caso de
que se configurara y aplicara un cuestionario durante el proceso de postulación.

17.8. La categoría Experience proporciona cualquier información que se proporcionara con respecto al grado académica y
la escuela a la que se asistió, años en el trabajo actual y también una lista de las habilidades personales que se
mencionaron.

17.9. La categoría Eligibility resume toda la información que se solicita con respecto a la idoneidad para el trabajo en la
empresa y en el país, la información sobre arrestos, entre otra.

17.10. La categoría Resume proporciona un resumen de los antecedentes de la persona en cuanto a trabajos, empresas y
grados. Además, existe una casilla que proporciona acceso rápido a la información disponible en el archivo de
currículum que se proporcionó.

18. Details
El tercer menú, Details, le proporciona una vista general detallada de toda la información que se agregó cuando se
creó la solicitud. Solo la información de compensación se muestra en una pestaña diferente.

18.1. El botón Copy Job Requisition le permite usar la mayor parte de la información que se agregó a la solicitud actual
para una diferente. Lo llevará a una página similar a la página Create Job Requisition. Cuando seleccione un cargo,
la mayor parte de la información estará predeterminada de acuerdo con la solicitud original.

18.2. A la izquierda, encontrará Requisition Details, que le proporcionará un resumen de la información básica sobre la
solicitud, como la organización de supervisión, asignaciones (empresa, centro de costos y SBU), cargo, solicitantes,
cuestionarios seleccionados y varios otros. Todos los campos en azul son vínculos en los que se puede hacer clic y lo
llevarán a dichas páginas.

60
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

18.3. A la izquierda encontrará Hiring Requirements, información como Job Profile, Job Family, Worker Type, Time Type,
Primary Location, Recruiting Dates y mucho más.

18.4. La pestaña Requisition Compensation contendrá información relacionada con el grado del cargo que se seleccione.

18.5. Haga clic en la información de Grade Profile para consultar el rango de pago de dicho grado (anual).

61
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

19. Qualifications y Job Postings

19.1. El menú Qualifications proporciona toda la información sobre las calificaciones que se agregaron cuando se creó la
solicitud.

19.2. El menú Job Postings le proporcionará una vista general de todas las páginas en las cuales se publicó o donde s
encuentra publicada actualmente la solicitud.

19.3. Para las publicaciones que están activas aparecerá un botón Actions en la última columna, lo que significa que
todavía podrá realizar acciones en ellas. Las inactivas no le darán esta opción.

19.4. En el caso de las publicaciones externas activas (página de AES o agencia), puede dirigirse directamente a la
página de la publicación si hace clic en el vínculo que se proporciona en posting URL.

20. Página del candidato

20.1. Las mejores 2 maneras de ir a la página de un candidato son:

OPCIÓN 1: haga clic EN EL NOMBRE DEL CANDIDATO

En todas las páginas en las que tenga acceso a un candidato, el nombre de este aparecerá en azul. Haga clic en su
nombre para dirigirse a la página del candidato.

62
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

OPCIÓN 2: BUSCAR EL CANDIDATO

Busque al candidato en la barra de búsqueda de Workday. Podrá reconocer a un candidato por:
o Fuente: la fuente del candidato aparecerá junto a su nombre
o ID del candidato: su ID aparecerá junto a la fuente (siempre comienza con una “C”)
o Aparecerá la palabra Candidate en gris junto a él cuando busque un nombre

Haga clic en el nombre cuando lo encuentre.

20.2. Al abrirse, el encabezado le mostrará la información básica sobre dicho candidato: Nombre e ID del candidato, la
solicitud a la cual pertenece este currículo, su información de contacto (teléfono, correo electrónico y dirección) y,
además, los nombres del Gerente de Contratación y el reclutador principal.

20.3. A continuación, encontrará el menú con toda la información existente para el candidato separada en diferentes
categorías. Parte de la información solo estará disponible a medida que el candidato avance en el proceso, como la
información de Interview, Assessment Results o Background Check.

VISIÓN GENERAL

63
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

20.4. La pestaña overview le permite acceder a la información más importante sobre el empleado en particular. Es muy
útil para una revisión inicial por parte de reclutadores y gerentes. También le brinda acceso al derecho de descargar
el currículo/carta de presentación que se cargaron en la postulación.

20.5. En la pestaña Personal Information aparecerá cualquier detalle que ya haya proporcionado el candidato.

20.6. La pestaña Duplicates muestra a todos los candidatos que puedan estar duplicados (si la misma persona postuló
con dos registros diferentes en Workday). Consulte el capítulo Manage Duplicates para enfrentarse a esta situación.

64
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

20.7. Las otras opciones del menú se mencionarán durante el proceso que se detalla en los siguientes capítulos.

65
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

21. Avance de los candidatos

Existen 2 formas principales de hacer avanzar a los candidatos:

OPCIÓN 1: DE MANERA INDIVIDUAL, DESDE LA PÁGINA DEL CANDIDATO

21.1. Cuando se revisa la página de un candidato en Workday, aparecerá un botón verde Move Forward en la parte inferior
de la pantalla. Haga clic en él para descubrir los pasos a los que puede hacer avanzar al candidato.

21.2. Haga clic en el paso al que desea hacer avanzar al candidato.

21.3. Cuando termine, aparecerá un mensaje en la parte superior, que notificará que se guardaron los cambios.

21.4. Si existen acciones pendientes para un candidato que le impiden hacerlo avanzar, el botón Move Forward no estará
disponible para los reclutadores. Lleve a cabo la tarea pendiente (es decir, una evaluación en progreso, la
aprobación de una carta de oferta) y aparecerá el botón.

OPCIÓN 2: CAMBIOS INDIVIDUALES O MASIVOS MEDIANTE LA PÁGINA REVIEW CANDIDATES

21.5. En la página Review Candidates, marque en la primera columna uno o varios candidatos que desee hacer avanzar.

21.6. Cuando termine, haga clic en Move Forward en la parte inferior de la página.

21.7. Seleccione los pasos a los cuales desee transferir al candidato en la columna Next Step y haga clic en OK.

66
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

22. Eliminación de candidatos

Existen 2 formas principales de hacer avanzar a los candidatos:

OPCIÓN 1: DE MANERA INDIVIDUAL, DESDE LA PÁGINA DEL CANDIDATO

22.1. Cuando revise la página de un candidato en Workday, aparecerá un botón blanco Decline en la parte inferior de la
pantalla. Haga clic en él para mostrar las razones para la eliminación de dicho candidato.

22.2. Haga clic en la razón principal para la eliminación de dicho candidato.

22.3. Cuando termine, aparecerá un mensaje en la parte superior, que notificará que se guardaron los cambios.

22.4. Si existen acciones pendientes para un candidato que no le permiten avanzar, el botón Move Forward no estará
disponible para los reclutadores. Lleve a cabo la tarea pendiente (es decir, una evaluación en progreso, la
aprobación de una carta de oferta) y aparecerá el botón.

OPCIÓN 2: CAMBIOS INDIVIDUALES O MASIVOS MEDIANTE LA PÁGINA REVIEW CANDIDATES

22.5. En la página Review Candidates, marque en la primera columna uno o varios candidatos que desee hacer avanzar.

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 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

22.6. Cuando termine, haga clic en Decline en la parte inferior de la página.

22.7. En la parte superior, en Disposition Reasons, seleccione la razón de eliminación más adecuada.

22.8. Esta disposición llenará automáticamente todas las filas que se muestran a continuación con los candidatos
seleccionados, a menos que la razón no esté disponible en algún paso en particular. En este caso, la razón
permanecerá en blanco y deberá llenarla de manera manual en dicho paso.

22.9. Si seleccionó candidatos en diferentes pasos del proceso, puede seleccionar diferentes razones de eliminación
para cada fila disponible.

23. Undo Move

Los reclutadores pueden usar Undo Move en caso de que se haga avanzar a un candidato de forma accidental. Este paso solo
estará disponible si no se han realizado acciones para dicho candidato en la nueva etapa.

68
 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

Por ejemplo: Si se transfirió a un candidato desde Interview a Background Check y se aplicó algún tipo de verificación, los reclutadores no
podrán devolverlo al paso Interview. Sin embargo, si el candidato se transfirió a Background Check y no se ejecutó ninguna otra acción, los
reclutadores podrán enviarlo de vuelta a su estado anterior.

23.1. Haga clic en Related Actions del candidato y diríjase a Candidate Actions > Undo Move

23.2. Haga clic en OK en la siguiente pantalla.

23.3. El sistema mostrará el estado actual del candidato como Current y el estado anterior, al cual desea que regresen,
como Proposed.

23.4. Marque la casilla Confirm y agregue un comentario que explique por qué lo devuelve a la etapa anterior (es
obligatorio).

23.5. Haga clic en Submit.

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 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

24. Uso de los filtros de la bandeja de entrada

24.1. Diríjase a su bandeja de entrada.

24.2. En la pestaña Actions de la izquierda, haga clic en menú desplegable en el que aparece Viewing: …

24.3. Aparecerá una lista de opciones. Las relacionadas con el reclutamiento tendrán el prefijo Recruiting junto a la parte
del proceso que filtrarán.

24.4. Haga clic en la que desee filtrar. Ahora, todas las tareas que aparecen en su bandeja de entrada estarán
relacionadas con este paso específico del proceso de reclutamiento.

24.5. Para volver y consultar todas las tareas en su bandeja de entrada, seleccione All.

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 X. Navegación básica de la solicitud de
trabajo

PARTE IV -
ETAPAS SUCESIVAS DE LOS
CANDIDATOS

71
 XI. Comienzo del reclutamiento

XI. Comienzo del reclutamiento

Descripción
El paso Start es el primero en el que se ubicarán absolutamente todos los candidatos que postulen a una solicitud. En este paso
los reclutadores podrán revisar sus perfiles y currículos, y decidir cuál será la próxima acción que ejecutarán.
Después de revisar los currículos, si el reclutador todavía no está seguro o si desea esperar antes de hacer avanzar a los
candidatos a una etapa de evaluación, podrá categorizarlos con 3 etiquetas diferentes:

Nombre del paso Descripción

(etiqueta)
Preferred Los mejores currículos que se revisaron y que demuestran mayores posibilidades de avanzar.

Candidatos que no se deben rechazar, pero la prioridad será actuar sobre un conjunto diferente de
On Hold candidatos en primer lugar.

Backup Conjunto de candidatos de respaldo que solo se usarán si se rechaza a todas las demás opciones.

Cuando se finaliza la revisión inicial, se espera hacer avanzar a los candidatos al siguiente paso o eliminar a los candidatos que
no concuerdan bien con esta solicitud.
Los candidatos eliminados recibirán una notificación en la cual se les agradecerá por su participación, pero también se
mencionará que no se les seleccionó.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Evaluación del reclutador

Flujo del proceso

EVALUACIÓN DEL RECLUTADOR

EVALUACIÓN DEL GERENTE

EVALUACIÓN
OPCIONES
PARA ENTREVISTA

VERIFICACIONES DE ANTECEDENTES O
AVANZAR REFERENCIAS

OFERTA
Candidato Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente de
Postula a un cargo y se reclutamiento reclutamiento LISTO PARA LA CONTRATACIÓN
ubica en el paso Inicial Revisa la postulación del candidato DECISIÓN: Avanzar o eliminar

72
 XI. Comienzo del reclutamiento

Proceso paso a paso

25. Revisión de la postulación de un candidato

25.1. En la pantalla inicial de la solicitud de trabajo, haga clic en el botón amarillo Review Candidates en la parte
superior.

25.2. Revise los currículos de los nuevos candidatos mediante su consulta en la vista resumida o en la página individual
del candidato.

25.3. Para colocar a los candidatos en una de las tres categorías de separación (Preferred, On Hold o Backup), use el
proceso Move Forward y seleccione una de las 3 opciones-

25.4. Cuando haya tomado la decisión, haga avanzar al candidato o elimine al candidato (use los procesos que se
describen en los puntos 21 y 22, respectivamente).

73
 XII. Evaluación

XII. Evaluación

Descripción
El paso de evaluación es aquel en el que los reclutadores acaban de finalizar la primera revisión preliminar de los candidatos y
desean dedicar un poco más de tiempo a evaluar el potencial de las personas.
En Workday existen 3 subpasos que se pueden usar durante el proceso de reclutamiento.

Paso Descripción
Inmediatamente después de Start, en este paso se supone que se cuenta con candidatos a los que
reclutadores quieren dedicar una evaluación más detallada antes de hacerlos avanzar. Es posible
Evaluación del reclutador incluso que se comuniquen con los candidatos (por teléfono o por correo electrónico) para obtener
información adicional o aclaraciones sobre sus currículos.
Este paso se asemeja a una lista corta de candidatos evaluados previamente. Cuando se avanza hasta
Evaluación del gerente este paso, los Gerentes de Contratación deben acceder a Workday, revisar a los candidatos
seleccionados y proporcionar un comentario simple: elegir entre Interested y Not Interested.

Evaluación adicional Debido a que los gerentes no pueden hacer avanzar a los candidatos, este es un paso automático en el
(no se puede seleccionar) que se almacenan todos los candidatos para los cales los gerentes ya proporcionaron comentarios.

Cuando se finalizan los pasos de revisión, se espera hacer avanzar a los candidatos al siguiente paso o eliminar a los candidatos
que no concuerdan bien con esta solicitud.
Los candidatos eliminados recibirán una notificación en la cual se les agradecerá por su participación, pero también se
mencionará que no se les seleccionó.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Evaluación

Flujo del proceso

EVALUACIÓN DEL RECLUTADOR
EVALUACIÓN DEL GERENTE
OPCIONES PARA
EVALUACIÓN
ENTREVISTA
AVANZAR VERIFICACIONES DE
ANTECEDENTES O
Reclutador / Asistente de reclutamiento REFERENCIAS
Reclutador / Asistente de reclutamiento DECISIÓN: Avanzar o eliminar
Revisa los currículums y obtiene información adicional OFERTA
(EN CASO DE SER NECESARIO)
LISTO PARA LA CONTRATACIÓN

EVALUACIÓN DEL GERENTE Y ADICIONAL

LOS CANDIDATOS SE OPCIONES

DIRIGEN A PARA

EVALUACIÓN ADICIONAL AVANZAR

Gerente de contratación Reclutador / Asistente de reclutamiento

Revisa los Currículums y los marca como DECISIÓN: Avanzar o eliminar
Interesado o No interesado

74
 XII. Evaluación

Proceso paso a paso

26. Evaluación del reclutador

26.1. En la pantalla inicial de la solicitud de trabajo, haga clic en el botón amarillo Review Candidates en la parte
superior.

26.2. Revise los currículos de los nuevos candidatos mediante su consulta en la vista resumida o en la página individual
del candidato.

26.3. Para almacenar cualquier información adicional que se obtenga durante el paso de evaluación, use la secuencia de
actividades. Siempre estará disponible en la parte inferior de la pantalla de una solicitud.

IMPORTANTE
Toda la información que se agregue a la secuencia de actividades estará disponible para los
reclutadores y para el Gerente de Contratación. Evite usar lenguaje poco adecuado e información
innecesaria que pueda causar problemas legales.

26.4. Después de realizar cualquier actividad de evaluación necesaria, haga avanzar al candidato o elimine al candidato
(use los procesos que se describen en los puntos 21 y 22, respectivamente).

75
 XII. Evaluación

27. Evaluación del gerente

27.1. Los gerentes recibirán una tarea en su bandeja de entrada para que revisen el lugar de los candidatos en el paso de
evaluación del gerente. Haga clic en ella.

27.2. A la derecha aparecerá un resumen de toda la información disponible para dicho candidato. Los gerentes pueden
revisar la información que proporcione el candidato, abrir su currículo si hacen clic en él o leer los comentarios de
los reclutadores si estos se agregaron a la secuencia de actividades.

27.3. Para agregar comentarios específicos sobre el candidato, baje hasta llegar a la secuencia de actividades. Esta es un
lugar para almacenar información importante sobre el candidato.

76
 XII. Evaluación

IMPORTANTE
Toda la información que se agregue a la secuencia de actividades estará disponible para los reclutadores y para
el Gerente de Contratación. Evite usar lenguaje poco adecuado e información innecesaria que pueda causar
problemas legales.

27.4. Cuando termine, haga clic en Move Forward.

27.5. Aparecerán dos opciones como recomendaciones para el reclutador: Interested o Not Interested.

27.6. Haga clic en la más adecuada para este candidato en particular.

27.7. En la siguiente pantalla, haga clic en Done.

27.8. Realice el mismo proceso para todos los candidatos que se enviaron a su bandeja de entrada. Cuando termine, toda
la información estará disponible para que los reclutadores puedan continuar con el proceso de reclutamiento.

77
 XII. Evaluación

28. Evaluación adicional

Después de que el Gerente de Contratación proporciona sus comentarios, existen dos maneras en que los reclutadores pueden
identificarlo:

OPCIÓN 1: BANDEJA DE ENTRADA DEL RECLUTADOR

28.1. Se enviará una tarea a su bandeja de entrada. El nombre de la tarea comienza con la recomendación que
proporcionó el gerente: Interested o Not Interested.

28.2. Haga clic en ella. A la derecha aparecerá la página del candidato. Podrá leer cualquier comentario que haya hecho
el gerente y actuar directamente a partir de este.

OPCIÓN 2: PÁGINA REVIEW CANDIDATES

28.3. Diríjase a la solicitud. En la página inicial, haga clic en Review Candidates.

28.4. En la cuadrícula del candidato se podrán ver las recomendaciones que proporcionan los gerentes en la columna
Step/Disposition.

28.5. Después de tomar una decisión con respecto a cada uno de los candidatos, haga avanzar al candidato o elimine al
candidato.

78
 XIII. Evaluación

XIII. Evaluación

Descripción
El paso Assessment está diseñado para hacer un seguimiento y almacenar toda la información relacionada como las pruebas y
otras evaluaciones que se pueden aplicar a un candidato durante el proceso de reclutamiento. Los ejemplos más populares son:
Prueba de habilidades de software (es decir, Microsoft Excel y Word), pruebas de idioma, pruebas psicológicas y exámenes
médicos, entre otros.
Las evaluaciones se pueden configurar por anticipado en Workday y es posible prepararlas por anticipado para las pruebas que
se van a realizar. Después de que se reciben los resultados se puede actualizar el estado y el puntaje. Además, se puede agregar
la evaluación cuando ya se haya finalizado y para directamente al resultado final.
Cuando se finalizan los pasos de revisión, se espera hacer avanzar a los candidatos al siguiente paso o eliminar a los candidatos
que no concuerdan bien con esta solicitud.
Los candidatos eliminados recibirán una notificación en la cual se les agradecerá por su participación, pero también se
mencionará que no se les seleccionó.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Entrevista

Flujo del proceso

OPCIONES PARA
ENTREVISTA
VERIFICACIONES DE
ANTECEDENTES O
AVANZAR
REFERENCIAS
Reclutador / Asistente de Reclutador / Asistente Candidato Reclutador / Asistente Reclutador / Asistente de OFERTA
reclutamiento de reclutamiento de reclutamiento reclutamiento
Selecciona las evaluaciones Completa la evaluación DECISIÓN: Avanzar o
Realiza la evaluación a Ingresa los resultados eliminar LISTO PARA LA
los candidatos de la evaluación
CONTRATACIÓN

79
 XIII. Evaluación

Proceso paso a paso

29. Selección de una evaluación y entrega de resultados

29.1. Los reclutadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada para seleccionar una evaluación para un candidato.
Haga clic en ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

29.2. La única información obligatoria es el estado general de la evaluación en Overall Status y la fecha de finalización en
Date. Sin embargo, si desea ser más específico con respecto a la evaluación que se llevará a cabo, haga clic en el
signo más en la esquina superior izquierda de la siguiente tabla.

29.3. Proporcione la información según se indica a continuación:

Campo Descripción
Assessment Test Seleccione una de las opciones previamente definidas. Estas opciones son las mismas para todos los SBU en AES.

Score Si la prueba proporciona un puntaje numérico, ingréselo aquí. De no ser así, déjelo en blanco.

Status Seleccione una de las opciones sobre el estado de la evaluación incluidos Pending, Fail, Passed o Not Applicable.

Date Seleccione la fecha en que se llevó a cabo la evaluación.

Comments Cualquier comentario importante que se relacione con dicho resultado.

29.4. Cuando finalice, haga clic en Submit.

29.5. En la siguiente pantalla se solicitará una decisión sobre la evaluación. Haga clic en el botón o vuelva más adelante a
través de su bandeja de entrada (habrá una tarea disponible).

80
 XIII. Evaluación

29.6. En la decisión sobre la evaluación, seleccione si el candidato avanzará o se eliminará.

81
 XIV. Entrevista

XIV. Entrevista

Descripción
El paso Interview está diseñado para recopilar toda la información relacionada con las entrevistas y los comentarios de los
entrevistadores. Los reclutadores podrán crear hasta 2 paneles de entrevistas diferentes con los empleados de AES, a quienes
luego se les solicitará iniciar sesión en Workday para ingresar sus comentarios sobre dicha entrevista.
Una vez que los paneles de entrevista se envíen a los usuarios, no se podrán cambiar. Si es necesario agregar a personas
adicionales como entrevistadores, recomendamos usar el paso adicional llamado Additional Interview.
Nuestra sugerencia para evitar problemas es programar el equipo de entrevistas inmediatamente después de recibir la
confirmación de quiénes participarán. También es posible agregar el panel inmediatamente después de realizar las entrevistas.
Sin embargo, esta opción les deja a los entrevistadores menos tiempo para ingresar sus comentarios en Workday, ya que cuando
el reclutador hace avanzar al candidato al siguiente paso, la tarea de agregar los comentarios de la entrevista desaparecerá.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Verificación de antecedentes

Flujo del proceso

OPCIONES PARA
VERIFICACIONES DE ANTECEDENTES O
REFERENCIAS

OFERTA
AVANZAR
LISTO PARA LA CONTRATACIÓN

Reclutador / Asistente de Asistente de reclutamiento Reclutador / Asistente de

reclutamiento Coordinan la logística, el Entrevistadores y candidato Entrevistadores
Realizan la entrevista y reclutamiento
Programan entrevistas con calendario, las invitaciones, Ingresan los comentarios y DECISIÓN: Avanzar o
el equipo etc. participan en ella
la calificación de las eliminar
entrevistas

82
 XIV. Entrevista

Proceso paso a paso

30. Programación del equipo de entrevista

30.1. Los reclutadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada para programar un equipo de entrevista. Haga clic en
ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

30.2. El sistema predeterminará automáticamente al reclutador como el primer entrevistador. Para agregar a otras
personas, haga clic en el signo más gris en la parte superior.

30.3. Cuando la cantidad de roles esté correcta, llene la información como se indica a continuación:

Campo Descripción
Interviewer Persona que realizará una entrevista con el candidato.

Interview Date Fecha en que ocurrió u ocurrirá la entrevista.

Comments for Interview Cualquier información que se agregue en este campo se enviará como recomendación para todos los entrevistadores
Team cuando reciban la tarea de realizar las entrevistas.

30.4. Cuando finalice, haga clic en Submit.

83
 XIV. Entrevista

31. Entrevista al candidato

31.1. Todos los entrevistadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada para proporcionar calificaciones y
comentarios con respecto a una entrevista. Haga clic en ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

31.2. Solo se solicitan dos campos como comentario:

Campo Descripción Opciones

1 – Not Recommended: el candidato no es adecuado para el cargo.
Calificación para ordenar a los candidatos según el 2 – Recommended with Reservation: se recomienda al candidato, pero hay algunos
Rating promedio de los resultados de todos los entrevistadores. aspectos de su perfil que no son exactamente lo que se esperaba.
3 – Recommended: el candidato es adecuado para ocupar este cargo vacante.
El entrevistador debe agregar una descripción de su
Comment percepción sobre el candidato, la cual debe reforzar la
calificación que se proporcionó anteriormente.

31.3. Cuando finalice, haga clic en Submit.

84
 XIV. Entrevista

32. Revisión de los resultados de la entrevista

Después de que se proporcionan todos los comentarios, los reclutadores podrán revisar los resultados en unos pocos días.

32.1. En la página Review Candidates de una solicitud, en la pestaña Overview, estarán disponibles el puntaje y la
descripción de la calificación al final de la tabla.

32.2. En la página del candidato, haga clic en el menú Interview.

Estará disponible el nombre del entrevistador, la fecha en que se enviaron los comentarios, la calificación y los
comentarios agregados.

32.3. Después de tomar una decisión sobre los resultados de las entrevistas, el reclutador debe hacer avanzar a los
candidatos o eliminarlos cuando sea lo adecuado.

85
 XV. Verificación de antecedentes o
referencias

XV. Verificación de antecedentes o referencias

Descripción
El propósito del paso Background / Reference Checks es administrar y almacenar la información de estos procesos. Cada SBU o
país tiene un paquete que ya está disponible en el sistema y que contiene un conjunto de revisiones que se deben llevar a cabo.
Los reclutadores pueden agregar un puntaje general o proporcionar resultados individuales con cada una de las revisiones que
se realicen. También pueden colocar el proceso en estado In Progress y actualizarlo cuando se reciban los resultados.
El estándar es que el proceso se realice antes del paso de la carta de oferta. Sin embargo, se puede omitir y ejecutarse después
del paso de la carta de oferta en el caso de los países que tienen esta disposición.
Solo EE. UU. y Corp: Las revisiones de antecedentes in Workday están integradas a Sterling, el proveedor responsable de
ejecutar estas verificaciones. El proceso se encuentra automatizado de manera tal que el reclutador solo debe seleccionar el
paquete adecuado para un candidato y Workday enviará los detalles a Sterling y también recibirá, al finalizar, los resultados
consolidados para todas las verificaciones.
No es necesario que los reclutadores esperen a que se finalicen las revisiones de antecedentes para avanzar al siguiente paso.
Si desean proceder de esta manera, podrán actualizar los resultados como corresponda más adelante.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Oferta

Flujo del proceso

OPCIONES
PARA OFERTA

LISTO PARA LA CONTRATACIÓN

AVANZAR

Reclutador / Asistente Candidato Reclutador / Asistente Reclutador / Reclutador / Asistente

de reclutamiento Recibe la notificación y Asistente de de reclutamiento
Selecciona el paquete brinda información de reclutamiento reclutamiento DECISIÓN: Avanzar o
de verificación de adicional en el formulario Trabaja con los Ingresa los eliminar
antecedentes/referen de antecedentes Proveedores o de resultados de la
cias manera interna en la verificación de
ejecución de la antecedentes/refer
verificación de encias
antecedentes/referenci
as

86
 XV. Verificación de antecedentes o
referencias

El proceso, paso a paso

33. Selección del paquete de Background/Reference Check

33.1. Los reclutadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada: Background Check for Job Application. Haga clic en
ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

33.2. Seleccione el paquete adecuado y haga clic en el nombre en el menú desplegable. Verá una lista global de
paquetes, que comenzará con el nombre de SBU o país. Seleccione el que corresponda y haga clic en él.

33.3. Cuando seleccione el paquete, se mostrará la descripción de paquete a continuación. Cuando termine, haga clic en
Submit.

33.4. En la siguiente pantalla se le solicitará que establezca el estado de la revisión de antecedentes. Haga clic en el
botón Review.

33.5. En la siguiente pantalla, Status Date estará de manera predeterminada con la fecha actual. Déjela o cámbiela si
corresponde.

33.6. En Status, le recomendamos seleccionar In Process si acaba de comenzar el proceso. Agregue comentarios si es
necesario (por ejemplo, puede agregar instrucciones para que el reclutador asistente realice la revisión de
antecedentes).

33.7. Haga clic en Submit cuando esté listo.

33.8. En la siguiente pantalla se le solicitará tomar una decisión sobre la revisión de antecedentes. Si todavía no finaliza
el proceso, puede ignorarla, ya que continuará estando disponible en su bandeja de entrada.

87
 XV. Verificación de antecedentes o
referencias

34. Ingreso de los resultados de la revisión de antecedentes o referencias

Si anteriormente dejó el proceso como In progress, podrá actualizar los resultados de las pruebas en cualquier momento (antes
o después de avanzar al siguiente paso). Si ya estableció el estado del proceso como Completed, no es necesario realizar este
paso adicional.

34.1. Diríjase a Candidate Grid en la solicitud y haga clic en la opción del menú Eligibility.

34.2. En la columna Background Check Event, haga clic en el proceso Background Check de la lista (que comienza con
Background Check for Job Application: …)

34.3. En la siguiente pantalla, haga clic en la pestaña Process.

34.4. Haga clic en el botón related actions ( ) del primer elemento de la lista, Current Process, y diríjase a
Business Process > Correct.

34.5. Actualice Status Date y Status para el proyecto. Agregue o actualice el campo Comment si es necesario.

34.6. Agregue cualquier información en la barra Comments en la parte inferior de la página (lo que es necesario cada vez
que se corrige un proceso).

34.7. Cuando termine, haga clic en Submit. El sistema le preguntará si está listo para tomar la decisión de hacer avanzar
o no al candidato. Si es así, haga clic en el botón Review. De lo contrario, haga clic en Done y podrá hacerlo desde
su bandeja de entrada (como elemento de tarea) o al dirigirse a la cuadrícula del candidato y hacer clic en el
nombre del candidato.

88
 XVI. Oferta

XVI. Oferta

Descripción
Las cartas de oferta para todos los empleados se generan en Workday.
Los reclutadores agregan información sobre las compensaciones para comenzar el proceso y, dependiendo del conjunto de
reglas establecidas para su aprobación, es posible que se solicite un conjunto diferente o que se le solicite al personal de HR la
aprobación de la carta de oferta. Después de que finaliza la aprobación, los reclutadores podrán generarla y enviarla al
candidato. El enrutamiento de la aprobación es el siguiente:

Condición Descripción Aprobador

si se cumple la
condición

Se analizarán dos condiciones:

Salary above 100% 1. Sueldo propuesto se encuentra sobre la media (100 %) de dicho rango de pago.
Socio de
or 2. El grado de compensación difiere del nivel del cargo.
compensación
Comp. Grade changed Si se cumple cualquiera de las condiciones, se dirigirá la solicitud al aprobador. Si no se cumple
ninguna de las dos, no se necesita una aprobación y el sistema evaluará la siguiente regla.
El sueldo propuesto está fuera del rango para dicho grado de compensación:
por debajo de un 80 % (mínimo) o por sobre el 120 % (máximo).
Salary out of Range Ejecutivo de HR
Si se cumplen las condiciones, se dirigirá la solicitud a quien aprueba. De no ser así, no se necesita
una aprobación y el sistema evaluará la siguiente regla.
Algunos ejemplos de pagos únicos que se solicitan durante este proceso podrían ser un bono de
incorporación o una asignación por reubicación.
One-time Payment
Ejecutivo de HR
requested Si se solicita un pago único, se necesitará una aprobación. De no ser así, no se necesita una
aprobación y el sistema evaluará la siguiente regla.
Si el grado de la oferta es 23 o superior, será necesaria esta aprobación, de no ser así, no serán Socio de empresa
Grade = 23 and above necesarias aprobaciones adicionales. global

Después de la cadena de aprobación, el reclutador podrá revisar, agregar información adicional a la oferta y, luego, generar el
documento. Se creará un PDF y también se podrá enviar directamente a la página de inicio de candidato. Los candidatos podrán
revisarlo y proporcionar un acuse de recibo, mediante el cual le comunicarán su decisión al reclutador.
Las cartas de oferta también pueden volver a negociarse, para lo cual volverán a la cadena de aprobación y seguirán el proceso
posterior.

PASO SIGUIENTE PROGRAMADO: Listo para la contratación

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 XVI. Oferta

Flujo del proceso

90
 XVI. Oferta

Proceso, paso a paso

35. Propuesta de compensación y pago único

35.1. Existen dos maneras en las cuales los reclutadores pueden comenzar el proceso de carta de oferta:

OPCIÓN 1: EN LA CUADRÍCULA DEL CANDIDATO

Abra la solicitud y diríjase a la cuadrícula del candidato. Haga clic en el menú Eligibility.
En la columna Offer Event, haga clic en la opción que comienza con Offer for Job Application: …

En la siguiente pantalla, haga clic en Open.

OPCIÓN 2: BANDEJA DE ENTRADA DE WORKDAY

Los reclutadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada: Offer for Job Application. Haga clic en ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

35.2. En el menú Start, revise los siguientes campos y realice cambios si corresponde:

Nombre del campo Instrucción Descripción

Hire Date Predeterminado Fecha de contratación programada para el candidato, la que se agregará a la carta de oferta.

Location Predeterminado Ubicación del trabajo, que se predetermina en función del cargo.

Document Language Predeterminado Idioma principal de la carta de oferta (predeterminado según la ubicación).
Puesto, predeterminado en función de la solicitud de trabajo. Este es el momento en que se
Business Title Predeterminado
puede cambiar para que aparezca en la carta de oferta.

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 XVI. Oferta

35.3. Diríjase a Compensation. El cargo predetermina la información básica.

35.4. La información sobre el grado aparecerá en el grupo Guidelines.

Nombre del campo Instrucción Descripción

Generalmente AES tiene un paquete por SBU para seleccionar.
Compensation Package predeterminado Debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo.
Grado de compensación para el cargo.
Grade Predeterminado Por lo general, aparece como solo un número.
Debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo.
La variación del grado según el país.
Grade Profile Predeterminado Por lo general, aparece como “nro. del grado - País” es decir, Grado 12 – Países Bajos.
Debería derivarse de manera predeterminada a partir del cargo.

35.5. Si el candidato será un empleado asalariado, haga clic para editar el grupo Salary. Si el candidato será un
empleado por horas, haga clic en el grupo Hourly.
Asegúrese de seleccionar solo una de las opciones: nunca agregue Salary y Hourly al mismo tiempo.

SALARY

Nombre del campo Instrucción Descripción

Escriba el nombre del país para encontrar el plan adecuado. Todos los planes se llaman
Compensation Plan Obligatorio nombre del país Salary Plan.
Es decir, Colombia Salary Plan, Vietnam Salary Plan, etc.
Cuando se selecciona un plan de compensación, aparecerá un nuevo campo a continuación
Agregue el monto del sueldo. Asegúrese de que esté sincronizado con la frecuencia que se
Amount Obligatorio muestra 2 campos más abajo (por lo general, Annual o Monthly)
Los planes por hora se deben agregar en el grupo Hourly.
Obligatorio - Moneda para la carta de oferta.
Currency Predeterminado Se predetermina en función de la moneda que se espera según el país de la ubicación.
Obligatorio - Frecuencia relacionada con el sueldo que se agregó anteriormente.
Frequency Predeterminado Se predetermina en función del estándar para cada ubicación. Cámbielo si es necesario.

HOURLY

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 XVI. Oferta

Nombre del campo Instrucción Descripción

Escriba el nombre del país para encontrar el plan adecuado. Todos los planes se llaman
Compensation Plan Obligatorio nombre del país Salary Plan.
Es decir, Colombia Salary Plan, Vietnam Salary Plan, etc.
Cuando se selecciona un plan de compensación, aparecerá un nuevo campo a continuación
Agregue el monto del sueldo. Asegúrese de que esté sincronizado con la frecuencia que se
Amount Obligatorio muestra 2 campos más abajo (por lo general, Hourly)
Los planes mensuales o anuales se deben agregar en el grupo Salary.
Obligatorio - Moneda para la carta de oferta.
Currency Predeterminado Se predetermina en función de la moneda que se espera según el país de la ubicación.
Obligatorio - Frecuencia relacionada con el sueldo que se agregó anteriormente.
Frequency Predeterminado Se predetermina en función del estándar para cada ubicación, por lo general, Hourly.

35.6. El grupo Period Salary debería estar predeterminado según el país de la oferta. Actualmente, Period Salary es un
campo que incluye los sueldos adicionales que entregan algunos países (por lo general, un sueldo de 13° mes). Los
países con esta opción disponible en la actualidad son:
Argentina | Brasil | República Dominicana | México | Panamá | Filipinas | Vietnam | Colombia
Analice con su socio de compensación la necesidad de agregar esto en este paso. Para hacerlo, haga clic en el
menú desplegable Compensation Plan y seleccione lo que corresponda para uno de los países anteriores.

35.7. SOLO CHILE: agregue el detalle del sueldo al hacer clic en el menú desplegable Compensation Plan > By
Compensation Rule y agregue todas las opciones disponibles.

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 XVI. Oferta

35.8. Bonus plan debería estar predeterminado en función del cargo, si corresponde. Revise que el nombre del plan que
se agregó y el objetivo anual del cargo. Analice con su equipo de compensación si es necesario hacer cambios.

35.9. Stock plan debería estar predeterminado en función del cargo, si corresponde. Revise que el nombre del plan que se
agregó y el objetivo anual del cargo. Analice con su equipo de compensación si es necesario hacer cambios.

35.10. Haga clic en Next para ir a la siguiente sesión: One-Time Payment. Si se necesita algún bono de incorporación o
asignación por reubicación, haga clic en el botón Add. De no ser así, vaya al siguiente paso.

Nombre del campo Instrucción Descripción

Effective Date Obligatorio Igual a la fecha de contratación. Cámbiela si es necesario que sea otra fecha.
Haga clic para mostrar las opciones disponibles. Los más comunes para su uso durante la
One-Time Payment Plan Obligatorio
contratación son Signing Bonus y Relocation Bonus
Reason Recomendación Seleccione One-Time Payment – Offer – Signing Bonus

Amount Obligatorio Agregue el monto del pago.

Obligatorio - Moneda para el pago único.
Currency Predeterminado Se predetermina en función de la moneda que se espera según el país de la ubicación.
Additional Information Opcional Cualquier comentario que pueda ser útil para el ejecutivo de HR cuando reciba la aprobación.

35.11. Cuando esté listo, diríjase a Summary para revisar toda la información y haga clic en Submit al finalizar.

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 XVI. Oferta

36. Revisión del reclutador y el aprobador ad-hoc para la oferta

36.1. Después de enviar la oferta, Workday le indicará al reclutador que debe revisar u omitir.

36.2. Haga clic en Review si desea enviar la oferta a un aprobador ad-hoc. Un aprobador ad-hoc puede ser cualquier
persona en el sistema que no sea parte de la cadena de aprobación estándar (es decir, el gerente del gerente, el
vicepresidente, el Gerente de HR, etc.).
Haga clic en Skip si no se necesita un aprobador ad-hoc y diríjase al paso 36.6.

36.3. Para agregar un aprobador ad-hoc, haga clic en el botón Add Approvers en la parte inferior de la página.

36.4. Aparecerá una pantalla emergente. En el campo Additional Approvers, escriba el nombre de la persona que debe
aprobar esta solicitud de manera ad-hoc. A continuación, agregue un comentario para el siguiente aprobador, en el
cual se proporcione algo de contexto para cuando reciban la solicitud que deben aprobar.

36.5. Cuando termine, haga clic en Submit.

36.6. La oferta se enviará para todas las aprobaciones (de existir) según su criterio de idoneidad. Los aprobadores
tendrán acceso a toda la información sobre compensaciones que se agregue y podrán devolver con comentarios o
aprobar para que avance al siguiente paso hasta que finalice.

36.7. Cuando el paso de aprobación finalice, la oferta regresará al reclutador para el paso Generate documents.

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 XVI. Oferta

37. Revisión y generación de la carta de oferta

37.1. Los reclutadores recibirán una tarea en su bandeja de entrada: Review Offer Letter. Haga clic en ella.
CONSEJO: Use los filtros en su bandeja de entrada para encontrar la tarea fácilmente.

37.2. En Document Name aparece la plantilla de la carta de oferta que se muestra y que se configura según las reglas de
idoneidad en el sistema.

37.3. El campo Document muestra el contenido de la carta de oferta (solo la información del texto, no la disposición ni el
diseño asociados con ella). Para abrir el contenido en una pantalla más grande, haga clic en el botón expandir ( )
en la esquina superior derecha y aparecerá una nueva pantalla emergente.

37.4. Note que el contenido de la carta de oferta estará en un formato de texto normal. Los campos que el sistema llena
automáticamente tienen un sombreado gris claro detrás del texto (a continuación los resaltan las flechas azules).
Nunca edite ni elimine información que se llene automáticamente, ya que esta se encuentra aprobada previamente
y está sometida a auditoría.

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 XVI. Oferta

37.5. Algunas cartas de oferta se crearon con un contenido más amplio, lo cual puede variar según las condiciones no
financieras que se negociaron con el candidato. Puede agregar o eliminar partes del texto si estas no corresponden.
En el siguiente ejemplo, podemos eliminar el párrafo que se resalta sobre reubicación si no corresponde a este
candidato en particular.

37.6. Cuando termine de revisar y editar, haga clic en Done.

37.7. Si desea guardar una copia en PDF del documento, haga clic en el botón View PDF. El sistema comenzará a generar
la carta de oferta y aparecerá una pantalla emergente. Haga clic en Notify Me Later.

37.8. Diríjase a su menú de Workday (haga clic en su fotografía en la esquina superior derecha) y seleccione Notifications.

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 XVI. Oferta

37.9. Busque una notificación con el nombre Document Available. En el costado derecho se encontrará disponible un
vínculo a la carta de oferta. Haga clic en el vínculo Offer Letter. Podrá descargar la carta de oferta en su
computadora en formato PDF.

37.10. Si salió del paso Review Offer para generar el archivo PDF, vuelva a nuestra bandeja de entrada y busque
nuevamente la misma tarea Review Offer Letter.

37.11. Si no es necesario realizar más cambio o comentarios, haga clic en Submit.

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 XVI. Oferta

38. Decisión de realización de oferta

38.1. Diríjase a al perfil del candidato en la solicitud o encuentre una tarea Offer for Job Application que contenga el perfil
del candidato en su bandeja de entrada.

38.2. Haga clic en el botón Move Forward si el candidato aceptó y transfiéralo a Ready for Hire.

38.3. Si el candidato la rechazó, puede volver a negociar la oferta (como se mencionó en el capítulo 0) o eliminar al
candidato y continuar con la búsqueda.

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 XVI. Oferta

39. Renegociación de la carta de oferta

39.1. Haga clic en el botón Move Forward y seleccione la opción Renegotiate Offer.

39.2. A continuación, haga clic en Open para volver a negociar la oferta o busque la tarea en su bandeja de entrada
(Renegotiate Offer).

39.3. Siga los pasos que se describen en los puntos 35 (Propuesta de compensación y pago único) al 38 (Decisión de
realización de oferta).

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 XVII. Listo para la contratación

XVII. Listo para la contratación

Descripción
Ready for Hire es el último paso del proceso de reclutamiento. Se considera un paso temporal.
Cuando los candidatos se transfieren a esta etapa, automáticamente se deshace la publicación de la solicitud en los sitios
internos o externos. Los socios de HR recibirán la tarea en la bandeja de entrada para contratar al candidato (si se trataba de
alguien externo) o comenzar un proceso de cambio de trabajo (si se trataba de alguien interno). En el caso de las nuevas
contrataciones, al mismo tiempo recibirán en su página de inicio de candidato cualquier documento adicional que se haya
enviado por adelantado (varía según el país).
Cuando el socio de HR finalice el proceso de contratación o cambio de trabajo, la solicitud cambiará de estad, de Open a Filled,
lo que determinará oficialmente el fin del proceso.

Flujo del proceso

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