UD012000_V(01) [Link]ácticaGrupo(05)Esp.

dot

POWERPOINT 2016.
 POWERPOINT 2016

ÍNDICE

TU RETO EN ESTA UNIDAD ........................................................................ 3

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 5
2. ENTORNO DE TRABAJO ........................................................................ 9
2.1. ABRIR Y CERRAR POWERPOINT. ................................................................... 9
2.2. LA PESTAÑA ARCHIVO Y LA CINTA DE OPCIONES. .................................. 10
2.2.1. PESTAÑA ARCHIVO ................................................................................. 10
2.2.2. CINTA DE OPCIONES ................................................................................ 12
3. CREAR PRESENTACIÓN ....................................................................... 16
3.1. CREACIÓN DE PRESENTACIÓN EN BLANCO.............................................. 16
3.2. CREACIÓN DE PRESENTACIÓN A PARTIR DE UNA PLANTILLA ............... 18
3.3. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN ................................................................. 20
3.4. ABRIR Y CERRAR UNA PRESENTACIÓN...................................................... 23
4. VISTAS ................................................................................................. 25
4.1. VISTA NORMAL ............................................................................................. 26
4.2. VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS ................................................... 28
4.3. ZOOM ............................................................................................................. 29
4.4. VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS .............................................. 30
4.5. VISTA PÁGINA DE NOTAS. ........................................................................... 32
4.6. VISTA DE LECTURA. ..................................................................................... 33
4.7. VISTAS ENFOCADAS A LA IMPRESIÓN ...................................................... 33
4.8. PATRÓN DE DIAPOSITIVAS.......................................................................... 34
5. EDICIÓN DE PRESENTACIONES ........................................................... 35
5.1. INSERCIÓN Y DISEÑO DE DIAPOSITIVAS ................................................... 35
5.2. DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA ........................................................................ 36

1
POWERPOINT 2016

5.2.1. DIAPOSITIVAS CON OBJETOS.................................................................... 40

5.3. LA BARRA DE DIBUJO .................................................................................. 41
5.4. ANIMACIONES Y TRANSICIONES................................................................ 45
5.5. TRANSICIONES ............................................................................................. 47
5.6. NOTAS DEL ORADOR .................................................................................... 48
5.7. CREAR Y MODIFICAR DISEÑOS DE DIAPOSITIVA ...................................... 53
5.8. PLANTILLAS .................................................................................................. 56
6. CONVERTIR PRESENTACIÓN EN VÍDEO .............................................. 58
7. PROTECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN POR CONTRASEÑA .................. 64
¿QUÉ HAS APRENDIDO? .......................................................................... 66
AUTOCOMPROBACIÓN ............................................................................ 67
SOLUCIONARIO ........................................................................................ 71
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 73

2
 POWERPOINT 2016

TU RETO EN ESTA UNIDAD

En el día a día del entorno laboral, las presentaciones son muy habituales en
reuniones de equipo, cursos presenciales, mesas redondas de debate, foros de
encuentro y de intercambio de experiencias o en muchos otros espacios sean
del ámbito público o privado.

3
 POWERPOINT 2016

1. INTRODUCCIÓN

PowerPoint es una aplicación ofimática orientada a la creación de presentacio-

nes.

PowerPoint es la herramienta más utilizada a nivel mundial para la realización

de presentaciones en forma de diapositiva, combinando imágenes, texto, músi-
ca o animaciones, para reforzar la exposición de ideas para hacerlas más atrac-
tivas. Las diapositivas son cada una de las páginas que tiene la presentación.

Esta versión de PowerPoint 2016 trae las siguientes novedades y mejoras. Las
novedades que vamos a ver son:

 Nueva herramienta ¿Qué desea hacer?

5
POWERPOINT 2016

 Zoom de resumen.

 Publicar en [Link].

 Ideas de diseño.

 Transición transformación.

 Marcador resaltado.

 Dibujar con el dedo.

 Nuevos temas de Office.

 Ecuaciones a lápiz.

 Nuevos tipos de gráficos.

 Grabación de la pantalla.

 Mejoras en colaboración.

PowerPoint permite realizar presentaciones para todo tipo de sistemas de pro-

yección, aunque para sacar rendimiento a las posibilidades multimedia y otras
utilidades gráficas, el mejor sistema es realizar la proyección mediante ordena-
dor conectado a un proyector.

Para realizar la proyección, PowerPoint divide la presentación en una serie de

pantallas que irán apareciendo durante la presentación, llamadas diapositivas,
En cada una de ellas se irán insertando los elementos de texto, imagen, sonido,
vídeo, animaciones, efectos, etc.

Al ejecutar PowerPoint entramos en la ventana de trabajo que se encuentra

dividida en varias zonas, cada una de las cuales tiene una función específica
dentro de la creación de la presentación. Las más destacadas son:

6
 POWERPOINT 2016

 Listado de Diapositivas: muestra diferentes fichas que permiten cam-

biar entre la vista esquema del texto de una diapositiva a la vista de la
diapositiva propiamente dicha.

 Panel Diapositiva: muestra la diapositiva seleccionada en el panel es-

quema/diapositiva tal y como aparecerá en la presentación.

 Panel Notas: Ofrece un espacio para introducir notas del orador.

 Botones Vista: Cambia entre diferentes formas de poder ver y trabajar

con las diapositivas.

Además de aprender a utilizar el programa para hacer presentaciones es nece-

sario que sigamos unos consejos que nos hagan realizar una buena presenta-
ción. atractiva y memorable. Para ello deberemos tener en cuenta:

 El diseño de tu presentación. No hay que subestimar el poder de la es-

tética a la hora de diseñar tu presentación. Aunque el contenido sea
maravilloso, si las diapositivas son visualmente molestas es probable
que pierdas la atención de la audiencia.

Elige fondos simples y neutros para no afectar la legibilidad del texto y

mantén una coherencia visual a lo largo de toda la presentación.

 En una presentación, menos, es más. Para ello, se recomienda atenerse

a la regla del “10/20/30”, siempre que se pueda: la presentación debe
contar con no más de 10 diapositivas, no sobrepasar los 20 minutos de
duración y no contener tipografías con cuerpo menor a 30. Busca en

7
POWERPOINT 2016

todo momento cómo simplificar la información y aliviar la diapositiva de

elementos innecesarios.

 Alinear los elementos. Una presentación armoniosa favorece la com-

prensión y concentración. Algo tan simple como alinear los elementos
entre sí hará que la información sea más fluida.

 No transcribas, ilustra tu presentación. La audiencia no te puede leer y

escuchar a la misma vez. Recuerda esto la próxima vez que quieras in-
cluir un bloque de texto en una diapositiva. Con un simple titular y una
imagen que ilustre el concepto basta. Sobre todo, evita leer texto direc-
tamente de la pantalla, esto aburre y muestra falta de confianza en tu
propia capacidad de transmitir las ideas.

8
 POWERPOINT 2016

2. ENTORNO DE TRABAJO

Antes de pasar a explicar cómo crear una presentación vamos a realizar un pe-
queño repaso del entorno sobre el que trabajaremos.

2.1. ABRIR Y CERRAR POWERPOINT.

Lo primero que hay que hacer para trabajar con PowerPoint 2016 es, arrancar
el programa. Podemos hacerlo de varias formas:

 Desde el menú Inicio. Al menú Inicio se accede desde el botón situado,

normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él
se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están ins-
talados en el ordenador. Al hacer clic sobre el botón Inicio en Win-
dows 10. Desde aquí podremos escribir "power" en la caja de búsque-
da. Así aparecerá una línea con el icono de PowerPoint 2016 y bastará
hacer clic para arrancarlo. O buscarlo nosotros mismos, para ello hacer
clic en la barra de desplazamiento lateral del menú Inicio y desplazarse
hasta la letra P, como los programas están ordenados alfabéticamente
encontraremos fácilmente lo que buscamos: PowerPoint 2016.

 Desde un acceso directo en el escritorio. Haciendo doble click sobre el

icono de PowerPoint para iniciar el programa.

 También podemos abrir el programa PowerPoint ejecutando un archivo

de tipo PowerPoint del disco duro, memoria externa o incluso de inter-

9
POWERPOINT 2016

net, arrancando automáticamente el programa permitiendo visualizar

la presentación.

Para cerrar PowerPoint 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes opera-
ciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la

parte superior derecha de la ventana de PowerPoint.

 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta

combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.

 Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un

mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y
seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.

2.2. LA PESTAÑA ARCHIVO Y LA CINTA DE OPCIONES.

2.2.1. PESTAÑA ARCHIVO

La pestaña Archivo se encuentra en el extremo izquierdo y, a diferencia de otras

pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del con-
tenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al
archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un
panel de opciones; es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Ba-
ckstage.

10
 POWERPOINT 2016

Al pinchar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarán
una serie de botones en la parte central:

 Proteger presentación.

 Inspeccionar la presentación.

 Administrar la presentación.

En la columna de la izquierda tenemos un conjunto de opciones, que son las

que se indican:

 Nuevo

 Abrir

 Guardar

 Guardar como

 Historial

 Imprimir

 Compartir

 Exportar

 Cerrar documentos

 Cuenta

 Comentarios

 Opciones

11
POWERPOINT 2016

Para salir de la ficha Archivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina
superior izquierda, o bien la tecla ESC.

2.2.2. CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones es una de las barras más importante de PowerPoint, y en

general, de todos los productos de Microsoft Office, ya que contiene todas las
opciones que se pueden realizar. Esta barra, es la que se ve justo debajo de
cada nombre de pestaña en la que aparecen las distintas herramientas asocia-
das a la pestaña. Podemos decir que es el espacio que ocupan los comandos de
trabajo.

Las herramientas están organizadas en fichas (Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño...),

que a su vez están divididas en grupos.

Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene
los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Editar. Para ir a
una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño

botón en su esquina inferior derecha.

Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas
con el grupo en cuestión.

12
 POWERPOINT 2016

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta muestra determinadas

pestañas únicamente cuando son útiles, o es posible su uso. Por ejemplo, la
ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada: únicamente se mos-
trará durante la edición de la diapositiva. Este comportamiento trata de buscar
la comodidad y eficiencia a la hora de trabajar. Pero podemos personalizar la
Cinta de forma que se muestre permanentemente la opción que queremos, o
se deje de mostrar. Para aplicar esta personalización abriremos desde la pesta-
ña Archivo la herramienta Opciones, y seleccionaremos el apartado del menú
Personalizar cinta de opciones.

13
 POWERPOINT 2016

PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo contro-

larlo por completo mediante el teclado. Pulsando la tecla ALT entraremos en el
modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecerán pequeños recuadros
junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si nos interesara disponer de algo más de espacio de trabajo podemos hacer

click sobre cualquier pestaña o pulsar CTRL +F1. Las opciones volverán a mos-
trarse al hacer click en cualquier pestaña o pulsando de nuevo CTRL+F1. Tam-
bién se puede volver a mostrar, pulsando sobre el botón con forma de cuadra-
do que contiene una flecha y selecciona la opción Mostrar pestañas y
comandos.

15
POWERPOINT 2016

3. CREAR PRESENTACIÓN

Para crear una nueva presentación con PowerPoint tenemos tres formas dife-
rentes:

 Presentación en blanco. Si sabemos cómo vamos a realizar todo el di-

seño y contenido.

 A partir de una plantilla de diseño. Es la forma usual, ya que sólo nos

preocupamos del contenido y no del diseño.

 A partir de una plantilla existente. Usando una que tengamos ya reali-

zada porque bien el contenido no era prediseñado o el contenido es
similar.

3.1. CREACIÓN DE PRESENTACIÓN EN BLANCO

Para crear una presentación en blanco haremos clic en Archivo > Nuevo. Vere-
mos una pantalla similar a esta.

16
 POWERPOINT 2016

Pulsando sobre la opción Presentación en blanco, se nos abrirá una nueva ven-
tana con un nuevo proyecto, en este caso, en blanco, como se ve a continua-
ción.

En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones

dispondrás de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de
ahí, tendremos que añadir contenido y diapositivas nuevas e ir incluyendo todas
las funcionalidades que necesitemos.

17
POWERPOINT 2016

En la versión de PowerPoint 2016 las diapositivas se

muestran en 16:9, por defecto, en lugar de 4.3 como
en anteriores versiones. Aunque siempre podemos
modificar estas preferencias.

3.2. CREACIÓN DE PRESENTACIÓN A PARTIR DE UNA

PLANTILLA

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de
la cual es mucho más sencillo trabajar. Además, ofrecen distintas combinacio-
nes de colores y estilos de texto que se pueden seleccionar libremente.

Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver.

 Accedemos al menú Archivo y selecciona la opción Nuevo. Aparecerá el

panel de Nueva Presentación en la parte derecha de la pantalla.

 Situamos el puntero del ratón em la plantilla de diseño que queramos y

aceptamos.

 En nuestro caso elegimos la que se lama Galería.

 Para terminar, aparecerá la posibilidad de elegir la combinación de co-

lores de esa plantilla, una vez seleccionada se pulsará Crear, también
tenemos unos punteros a derecha e izquierda para cambiar de plantilla
elegida.

18
 POWERPOINT 2016

 Al aceptar aparecerá la pantalla principal del programa con la primera

diapositiva, que se corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la
"portada". Ya con la plantilla elegida para comenzaremos todo nuestro
proceso creativo para hacer una buena presentación, añadiendo ele-
mentos y diapositivas.

El uso de las plantillas es sumamente práctico. Sin embargo, hay que tener en
cuenta que las que vienen como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas.

19
POWERPOINT 2016

Para conseguir más, deberemos descargarlas desde

Internet donde podremos encontrar muchas y diver-
sas plantillas gratuitas. Si dispones de conexión a in-
ternet, puedes hacerlo directamente desde Power-
Point, también puedes ir a la página web de Office.

3.3. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN

Una vez que hemos realizado nuestra presentación llega la hora de guardarla.
Por lo tanto, deberemos guardar la presentación como un archivo almacenado
en nuestro equipo. Además, si realizamos algún cambio también debemos ir
guardándolo, por si ocurre alguna incidencia en el sistema para evitar tener que
rehacer las cosas.

Para guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el
botón Guardar de la barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de
teclado CTRL+G.

La primera vez que guardemos la presentación nos aparecerá un menú como el

de la siguiente imagen:

20
 POWERPOINT 2016

En él dispondremos de distintas opciones:

 Guardar en nuestro ordenador Este PC,

 Hacerlo mediante el uso de OneDrive

 O agregar algún sitio nuevo.

Para ello, seleccionamos nuestro equipo como destino y tras ello pulsamos en
una de las carpetas recientes que se muestran a la derecha o en el botón Exa-
minar.

Nos aparecerá una ventana en la que deberemos seleccionar la ruta donde

queremos guardar el archivo y su nombre.

21
POWERPOINT 2016

Seleccionaremos el tipo de archivo con el que guardaremos nuestra presenta-

ción, que por defecto será pptx, aunque también la podemos guardar en ppt u
odp.

El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos viendo. En

la parte superior veremos la ruta de la carpeta destino.

Una buena práctica que debemos realizar a la hora

de guardar las presentaciones y los ficheros, en ge-
neral, es tenerlos organizados en carpetas que sean
fáciles de identificar, pudiendo crear nuevas carpetas
que nos permitan clasificar de forma óptima.

Otras veces, es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con
un nombre distinto al del original. Para ello, haremos clic en Archivo > Guardar
como.

Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera
vez y, por lo tanto, el proceso será el mismo que ya hemos visto.

22
 POWERPOINT 2016

Es interesante tener activada la opción Autorrecupe-

ración de PowerPoint, que no es más que una copia
automática que se guarda cada cierto tiempo y que
nos permitirá recuperar nuestro trabajo en caso de
que el sistema falle.

3.4. ABRIR Y CERRAR UNA PRESENTACIÓN

Hay varias formas de abrir una presentación. Las más comunes:

 Desde PowerPoint localizándola manualmente en su carpeta contene-

dora.

 Desde la lista de archivos recientemente utilizados.

En ambos casos, en primer lugar debemos recurrir a la opción Archivo > Abrir o
a las teclas rápidas CTRL+A. Dicha acción inicia el siguiente cuadro de diálogo:

Desde el cuadro de diálogo anterior podremos escoger entre:

 Recientes. Es la opción que nos aparece por defecto, abrir un archivo

de entre las presentaciones recientemente utilizadas. Este listado se va
actualizando según utilizamos PowerPoint, pero también lo podemos
modificar a nuestro antojo si así lo deseamos.

23
POWERPOINT 2016

Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con

el botón derecho sobre él y escogemos la opción
Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre
en la lista, lo deberemos anclar haciendo clic en su
botón en forma de chincheta.

 Este PC. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente

utilizados, podemos pulsar el botón de la opción Este PC. Al hacerlo
cambiará el menú derecho:

Una vez aquí, nos aparecerá un listado de carpetas recientes desde donde abrir
nuestro archivo. Si ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos
pulsar el botón Examinar para abrir una nueva ventana:

En esta versión de Office, se pueden abrir varias pre-

sentaciones de manera independiente. Cada una se
mostrará en una ventana independiente, por lo que,
si cerramos alguno de los dos proyectos, no afectará
al otro.

Para cerrar una presentación, lo haremos desde el menú Archivo > Cerrar.

Si cerramos una presentación sin haber guardado los cambios, PowerPoint pre-
guntará si se quiere hacer o no. Para cerrar la presentación también se puede
pulsar el botón de Cerrar de la barra de título o la combinación de tecla
CTRL+F4.

24
 POWERPOINT 2016

4. VISTAS

Unos de los componentes más importantes en PowerPoint son las vistas. A con-
tinuación, veremos en qué consisten y cómo se utilizan.

Saber utilizar las vistas nos permite tener una visión

particular y global de la presentación, y nos ayudará a
obtener un buen resultado final.

Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas:

 Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.

En ella encontramos las cuatro vistas principales, que permi-
ten modificar el diseño, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas
en pantalla completa para leerlas o ver la presentación tal y como se
verá cuando la proyectemos en nuestra exposición:

 Normal

 Clasificador de diapositivas

 Vista de lectura

 Presentación con diapositivas

25
POWERPOINT 2016

 Desde las opciones de la cinta, ya que casi todas las vistas se encuen-
tran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas más además de
las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las
Vistas patrón.

La vista Presentación con diapositivas posee una fi-

cha propia llamada Presentación con diapositivas. En
ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.

4.1. VISTA NORMAL

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella pode-
mos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos des-
de Vista > Normal o bien desde la barra inferior pulsando el botón .

26
 POWERPOINT 2016

Es la vista que se muestra inicialmente al iniciar una presentación. En la parte

izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en la que podemos selec-
cionar la diapositiva que queremos visualizar; en la parte derecha, aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la barra de opciones inferior se
encuentra el botón Notas que abre el área de notas en la cual se introducen
aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

Esta vista suele ser la más utilizada, ya que es en la

que trabajamos para crear la presentación.

27
POWERPOINT 2016

4.2. VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

La vista clasificador de diapositivas muestra las diapositivas en miniatura y or-

denadas por el orden de aparición con un pequeño número situado en la es-
quina inferior izquierda de cada una de las diapositivas.

También pueden aparecer clasificadas en secciones,

si así lo hemos establecido.

Esta vista nos ofrece un a visión global de la presentación, permitiendo su orga-

nización fácilmente, ya que se puede localizar rápidamente una diapositiva con-
creta, y resulta útil para mover, copiar o eliminar diapositivas

Para acceder a ella podemos hacerlo desde Vista > Vistas de presentación >
Clasificador de diapositivas. También desde el botón en la barra inferior de
diapositivas en barra de estado.

28
 POWERPOINT 2016

4.3. ZOOM

El zoom no es en realidad una vista, aunque la herramienta Zoom se encuentra

en la ficha Vista. Permite acercar o alejar las diapositivas en algunas vistas, como
Normal y Clasificador de diapositivas. Para aplicarlo deberemos situarnos pri-
mero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el zoom.

Para usar Zoom pulsaremos sobre la lupa , se desplegará una ventana don-
de podrás escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien
escribir uno personalizado. También se puede aplicar el zoom a través de la
barra de estado con el control, desplazando el marcador o pulsando los boto-
nes - y +.

Al lado de la lupa aparece Ajustar, útil para ajustar el

tamaño de la diapositiva al tamaño de la ventana,
viéndose la diapositiva siempre completa.
Para ajustarla, hacemos clic en el botón Ajustar a la
ventana de la ficha Vista o bien pulsamos el botón
Ajustar a la ventana de la barra inferior.

29
POWERPOINT 2016

4.4. VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

La vista Presentación con diapositivas presenta el resultado final, tanto de la

presentación, en general, como el de una diapositiva en particular.

Podemos iniciar esta vista desde:

 La cinta, en Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con

diapositivas. Aquí podremos elegir qué tipo de presentación queremos
(una o todas, desde la que estamos trabajando, etc.)

 El botón Presentación de la barra inferior.

En una presentación también hay que moverse con soltura, por lo que, a veces,
es necesario que sepamos utilizar los atajos de teclado. A continuación, se
muestran algunos de los atajos de teclado más habituales.

ACCIÓN ATAJO DE TECLADO

S
Ejecutar la siguiente animación o
avanzar a la siguiente diapositiva. INTRO

AV PÁG

FLECHA DERECHA

FLECHA ABAJO

BARRA ESPACIADORA

Clic con el mouse

A
Ejecutar la animación anterior o vol-
ver a la diapositiva anterior RE PÁG

FLECHA IZQUIERDA

FLECHA ARRIBA

RETROCESO

30
 POWERPOINT 2016

NÚMERO+INTRO
Ir a diapositiva número

1+INTRO
Volver a la primera diapositiva
presionar los dos botones
del ratón durante 3 segun-
dos.

ESC
Finalizar una presentación con diapo-
sitivas CTRL+PAUSA

MAYÚS+F10
Presentar el menú contextual
clic con el botón derecho del
ratón

También se puede cambiar la forma del puntero del ratón o dibujar y resaltar
sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que las perso-
nas nos miren a nosotros en un momento dado, sin la distracción de la diaposi-
tiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentación puedes ver el cua-
dro de ayuda con todas las teclas para cada función.

31
POWERPOINT 2016

Podemos usar el menú contextual para movernos

por la presentación pulsando el botón derecho del
ratón sobre la presentación con las opciones Ante-
rior, Siguiente, Ir a diapositiva, Fin de la presentación.
Aunque resulta incómodo y poco profesional.

Además de la forma de presentación comentada, existen otras desde la ficha

Presentación con diapositivas encontramos otras opciones:

 Desde el principio para reproducirla toda. También se puede ejecutar

este tipo de presentación pulsando la tecla F5.

 Presentación personalizada, para escoger exactamente en qué orden

reproducirlas.

 Presentación en línea, que permite publicar en internet una presenta-

ción para que se pueda seguir desde su ordenador, móvil, o cualquier
otro dispositivo.

 Otras vistas

4.5. VISTA PÁGINA DE NOTAS.

Muestra cada diapositiva en una página, seguida de sus correspondientes ano-

taciones. Se inicia desde la ficha Vista.

32
 POWERPOINT 2016

4.6. VISTA DE LECTURA.

La vista es muy similar a la de presentación. Se abre a pantalla completa y per-

mite visualizar las animaciones y transiciones. Esta vista se muestra en una ven-
tana que se puede restaurar y maximizar a placer. Se inicia desde la ficha Vista o
desde el botón de la barra inferior.

Nos movemos por la presentación pulsando click en el ratón o con los botones
delante, detrás en la parte inferior derecha.

4.7. VISTAS ENFOCADAS A LA IMPRESIÓN

Las vistas Patrón de documentos y Patrón de notas que se encuentran en la

ficha Vista están enfocadas a la impresión. En el primer caso, a la impresión de
varias diapositivas en la misma página; en el segundo, a la impresión de diaposi-
tivas junto con sus correspondientes anotaciones. Pero en ambos casos se

33
POWERPOINT 2016

muestran respetando aspectos importantes en el diseño enfocado a la impre-

sión, como los márgenes, o pies y encabezados de página.

También existe una Vista previa de impresión en Archivo > Imprimir, que no es
más que el aspecto que tendrá la presentación si se imprime. Permite modificar
el zoom, pasar de página y poco más.

4.8. PATRÓN DE DIAPOSITIVAS

Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrón empleado para facilitar
su modificación. Se muestran los cuadros de texto y demás elementos que
componen la estructura interna de la diapositiva, no se muestra el valor actual
del cuadro de texto.

34
 POWERPOINT 2016

5. EDICIÓN DE PRESENTACIONES

5.1. INSERCIÓN Y DISEÑO DE DIAPOSITIVAS

Al hacer una presentación necesitamos añadir nuevas diapositivas de forma

sencilla. Normalmente se añadirán las diapositivas una a continuación de la que
se está trabajando en un momento dado.

Para insertar una nueva positiva:

 Acceder al panel Insertar y seleccionar una Nueva Diapositiva. Podemos

pulsar el botón directamente que creará la nueva diapositiva sin pre-
guntar modelo. Esta opción también aparece en el panel Inicio.

 Si pulsamos en el triángulo inferior que aparece debajo del texto de

Nueva Diapositiva, se desplieguen diferentes diseños de la nueva dia-
positiva

 Seleccionamos un diseño.

35
POWERPOINT 2016

 A continuación, ya podemos editar la diapositiva.

 Otras opciones que podemos usar:

 Duplicar diapositivas seleccionadas, que hace una copia de la

diapositiva seleccionada.

 Volver a usar diapositivas. Se pueden agregar una o varias diapo-

sitivas a la presentación de otra, sin tener que abrir otro archivo.
Al importar una diapositiva de una presentación a otra, se hace
simplemente una copia del original. Cambios que realice en la co-
pia no afectan a la diapositiva original de la otra presentación.

5.2. DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA

Ya hemos comentado que el diseño de las presentaciones es muy importante,

ya que ésta tiene el propósito de servir de apoyo en una exposición y es por
ello, que el diseño no distraer la atención del público, por lo que es aconsejable
que las presentaciones sean discretas y con colores adecuados.

36
 POWERPOINT 2016

Uno de los aspectos sobre los que tenemos que decidirnos es el tema que co-
mo vimos solemos elegir al principio, sin embargo, podemos cambiarlo con pos-
terioridad desde la pestaña Diseño.

Tras elegir el tema, al insertar una Nueva diapositiva, los diseños disponibles
han cambiado adaptándose al formato del tema y cualquier nuevo contenido
tendrá su formato.

Otro punto importante cuando diseñamos una presentación es numerar las

diapositivas que se van a mostrar durante la presentación, aunque no es algo
muy frecuente, pero permite que se pueda seguir con facilidad. Para incluir esta
función debemos ir a la ficha Insertar, grupo Texto, haciendo click en la herra-
mienta Número de diapositiva.

Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos activar la casilla Número de

diapositiva que hay en la pestaña Diapositiva.

37
POWERPOINT 2016

En la Vista previa muestra en un rectángulo negro la posición en la que se situa-

rá dicho elemento. Ya sólo nos quedaría decidir si queremos Aplicar la numera-
ción sólo a esa diapositiva o si la queremos Aplicar a todo el documento. Si
quieres que se aplique a todo el documento excepto a la primera diapositiva,
marca la casilla No mostrar en diapositiva de título y pulsa el botón Aplicar a
todo.

Además de colores debemos añadir cierto contenido, para ello, podemos agre-
gar texto en una diapositiva con cuadros de texto y formas. Para agregar un
cuadro de texto, lo que deberemos hacer es seleccionar Insertar > Cuadro de
texto.

El cuadro de texto se reducirá para ajustarse al ta-

maño del texto que use, pero el alto y el ancho se
ajustarán al tamaño que creó.

También podremos agregar texto a una forma seleccionando Insertar > Formas
y, después, escogemos una forma.

38
 POWERPOINT 2016

Para agregar texto a una forma, necesita seleccionar

una forma cerrada (como un rectángulo, una flecha o
un círculo).

Todos los textos que incluyamos pueden ser formateados de la misma forma en
que lo hacemos en Word.

39
POWERPOINT 2016

5.2.1. DIAPOSITIVAS CON OBJETOS

Dentro de las diapositivas con objetos tenemos la posibilidad de insertar tablas.

Las diapositivas de la tabla permiten la utilización de una tabla, de formato simi-
lar a Word. Para insertar los datos en la tabla, hacemos click en el icono de crea-
ción de tabla que aparece en la diapositiva, se introduce el número de filas y
columnas y aceptamos. Se insertará la tabla y podremos trabajar con ellas como
lo hacemos en Word. También podemos insertar una tabla desde Insertar >
Tabla > Número de filas y columnas >Aceptar.

Otra de las diapositivas con objetos, es posible insertar gráficos estadísticos. El

tipo de gráfico dependerá de la cantidad de datos y sus valores.

Una vez creada la diapositiva de gráfico haremos doble click en el icono de

creación de gráfico. Aparecerá la elección del tipo de gráfico, y básicamente se
comportará como un archivo Excel. Igual que antes podremos acceder a Inser-
tar > Gráfico, rellenaremos los datos y opciones del gráfico.

Otro tipo de objetos en las diapositivas son los SmartArt. Podemos insertar Dia-
gramas de distinto tipo como organigramas, diagramas de Venn, piramidales,
radiales, de ciclo y de círculos concéntricos.

Hacemos click sobre el icono de creación del SmartArt y aparecerá el cuadro de

diálogo con los tipos de diagramas.

40
 POWERPOINT 2016

Seleccionaremos el diagrama que queramos y Aceptaremos. Para añadir texto

bastará con añadir un cuadro de texto.

Como el resto de programas del paquete Office, po-

demos hacer cambiar textos de tamaño, colores, ca-
jas de texto, inserción de Imágenes que tengamos
descargadas o Imágenes en línea, es decir, todas las
opciones que la mayoría conocemos por el uso de
Word.

5.3. LA BARRA DE DIBUJO

Con PowerPoint también podemos realizar dibujos propios, empleando las he-
rramientas de dibujo como las Formas, barra a la que podemos llegar desde
Inicio > Grupo Dibujo y allí están herramientas como Formas.

También podemos llegar a esta opción desde Inser-

tar > .

41
POWERPOINT 2016

Podemos elegir una de las formas de entre todas las que tenemos en las dife-
rentes categorías.

Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la diapositiva para incluirla. Po-
demos tras introducirla modificar tamaños, colores, etc.

Como vemos existen diferentes categorías de formas como son:

 Las Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas y flechas. Estas lí-
neas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra
forma, se remarcarán los puntos de unión y si los unimos la unión apa-
recerá un punto verde.

42
 POWERPOINT 2016

En Líneas cabe destacar un par de herramientas que nos permiten mayor ver-
satilidad como es la opción Forma libre, que permite trazar líneas rectas conse-
cutivas para formar una figura personalizada. Con cada click se crea un nuevo
vértice de la figura , finalizando la figura cuando se cierre la misma uniendo el
primer punto del último punto, podemos dejarla abierta con doble click o la te-
cla ESC.

A mano alzada, que nos permite trazar una línea libremente por la diapositiva
como si de un lienzo se tratara. La otra herramienta corresponde a los Botones
de acción. Al insertar una de estas formas podemos elegir que se realicen cier-
tas acciones al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o se
ejecute un programa.

Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos,
que nos permitirán modificar su forma, siendo los puntos de las esquinas del
marco para estirar la forma mientras que los centrales son para alargar o en-
sanchar la figura. Y la flecha circular permite rotar la figura.

También vemos en la forma un cuadrado amarillo, que permite modificar la

forma modificamos la figura, pero de forma independiente y diferente para cada
tipo de forma. También podemos modificar la forma desde las opciones que
nos aparecen al elegir la forma:

43
POWERPOINT 2016

Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas, podemos modificar-

las independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaña
Formato.

También se puede incluir texto en una forma, teniendo do la forma selecciona-

da. Básicamente será como un cuadro de texto normal.

PowerPoint también nos permite realizar ciertas acciones en varias formas a la

vez como moverlas, copiarlas, girarlas o voltearlas o crear una figura a partir de
varias. Para ello podemos agruparlas. Al agrupar, las formas se comportarán
como una sola y tras realizar las acciones oportunas si nos interesa podemos
desagruparlas. La forma de agrupar varias formas es:

 Seleccionamos las formas.

 En la pestaña Formato, grupo Organizar, desplegamos el menú Agrupar

y hacemos clic en Agrupar. Si no hay más de una forma seleccionada,
esta opción aparecerá desactivada.

Para desagrupar una forma previamente agrupada, se hará de forma similar a la

de antes, tan sólo eligiendo Desagrupar.

44
 POWERPOINT 2016

5.4. ANIMACIONES Y TRANSICIONES

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos e incluso al texto

que forman parte de ellas, haciéndolas atractivas y llamar la atención.

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A
continuación, habrá que ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccio-
nar cualquiera de las que se muestran.

En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos,

que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si
escogemos una animación de desplazamiento, desde este botón podremos
indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún obje-
to de color, podremos elegir qué color utilizar, etc.

Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un

clic, si se iniciará a la vez que la anterior o si lo hará después de ella. Incluso po-
dremos establecer la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos
fácilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y tam-
bién podremos forzar una Vista previa desde la cinta.

Las animaciones se representan con una estrella que dibuja más o menos el
efecto que produce agrupadas en tres colores distintos:

 Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen apli-
car para mostrar o iniciar el objeto.

 Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran

en enfatizar el objeto, haciéndolo destacar sobre el resto.

 Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para
dar la impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos
dejado de trabajar con él.

45
POWERPOINT 2016

Además de las animaciones descritas, existen las trayectorias de animación, que

no se representan por una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que
recorrerá el objeto. Como podemos ver en esta imagen hay diferentes tipos de
trayectorias, incluso Ruta personalizada que permite dibujar la ruta con total
libertad utilizando el ratón.

Una vez dibujada la ruta podemos ajustarla con todo detalle pulsando con el
botón derecho sobre la ruta y eligiendo Modificar puntos.

46
 POWERPOINT 2016

Por defecto los puntos de la ruta son puntos rectos (esquinas) pero podemos
transformarlos en puntos suaves (redondeados) haciendo clic con el botón de-
recho en uno de los tiradores blancos de los puntos, aparecerá esta ventana
para que cambiemos el tipo de punto.

Si queremos agregar más animaciones a cada objeto deberemos hacerlo desde

la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.

En este grupo también podemos Copiar animación para reproducir exactamen-

te la misma sobre otro objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite
escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este menú, podríamos, por
ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace clic previamente en otro.

5.5. TRANSICIONES

La pestaña transiciones ayuda a decidir cómo se realiza el paso de una diaposi-

tiva a otra para obtener un buen efecto visual a la hora de visualizar la presen-
tación.

Para ello pinchando en Transiciones podremos seleccionar alguna de las opcio-

nes que nos aparecen de Transición a esta diapositiva.

47
POWERPOINT 2016

Al igual que en las animaciones, en función de la transición escogida podremos

modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botón .

También podemos configurar la forma en que se ejecutará la transición desde el
grupo Intervalos.

Con las opciones de este grupo podremos elegir si habrá algún sonido entre
transiciones, la duración del efecto y si la diapositiva cambiará a la siguiente Al
hacer clic con el mouse o Después de un tiempo determinado. Con Aplicar a
todos se aplican las opciones elegidas a todas las diapositivas de la presenta-
ción, independientemente del efecto de transición que se les asigne.

5.6. NOTAS DEL ORADOR

Una de las características que no solemos usar pero que puede dar mucho va-
lor a nuestras presentaciones son las notas del orador. Las presentaciones tan-
to en PowerPoint como en cualquier otro programa apropiado para estas labo-
res no deben estar sobrecargadas y deben emplearse como refuerzo de nues-
tra exposición. La presentación multimedia nos ayuda a dar un golpe de impac-
to, mediante imágenes o vídeos y tratar de captar la atención de nuestra au-
diencia.

48
 POWERPOINT 2016

Para conseguir esto, y no perder información relevante sobre el tema tratado

PowerPoint pone a nuestra disposición las notas del orador, que además nos
ayudarán a no quedarnos en blanco en un momento dado, y sólo nosotros (el
orador) las vemos. Lo habitual es que, con la ayuda de un proyector, se muestre
la presentación al público de forma convencional, mientras nosotros, en la pan-
talla del equipo (normalmente un ordenador) podemos ver la presentación con
notas.

En versiones anteriores de PowerPoint, el área de no-

tas era visible en la zona inferior de la pantalla al tra-
bajar sobre una presentación en vista Normal. Sin
embargo, a partir de PowerPoint 2013, para visualizar
el área de notas, deberemos pulsar en el botón No-
tas situado en la zona inferior. .

Sabremos que tenemos el área de notas abierta porque veremos en la zona

inferior “Haga clic para agregar notas”. Esto nos aparecerá para cada diapositiva
a la que podemos agregar notas diferentes, es decir, cada diapositiva y sus no-
tas son independientes del resto.

El tamaño del área de notas es variable y podemos agrandarlo o disminuirlo.

Para ello iremos con el cursor a la línea superior que lo delimita.

 Cuando la flecha aparezca con forma bidireccional, indicará que esta-

mos bien situados.

 Hacemos click y, sin soltar, arrastrar la línea hasta la posición deseada.

49
POWERPOINT 2016

Tenemos otra opción para trabajar más cómodamente con las notas, que es
trabajar con Página de notas, disponible desde la pestaña Vista. Esta vista nos
permite mayor flexibilidad para trabajar con las notas.

Como vemos esta vista se muestra con una página A4, en vista de impresión
con la parte superior con la diapositiva y la parte inferior las notas del orador. El
tamaño de la zona de notas, puede reducirse, ampliarse, o incluso suprimir el
espacio de la diapositiva para poder tener más margen para notas.

Desde esta vista se imprime sin problemas, ya que

está hecha para mostrar las diapositivas en un for-
mato de impresión, imprime respetando márgenes y
puede contener diversos elementos.

50
 POWERPOINT 2016

Para imprimir sólo debemos ir a Archivo > Imprimir, cambiar el valor por defec-
to por la opción Páginas de notas en la configuración.

Por último, vamos a ver cómo podemos ver las notas durante la presentación.
Esto los haremos desde la Vista Moderador, ya que lo que deseamos es ver las
notas en nuestro monitor sin que el público sea consciente de ellas.

Para ello, la mayoría de las veces utilizaremos una herramienta llamada vulgar-
mente cañón, y que al ser conectado al ordenador nos deja elegir cómo se mos-
trará la presentación en las pantallas. Entre las opciones que tenemos están:

 Mostrar la información sólo por el proyector y no por el ordenador. En

casos, por ejemplo, en que el ponente está de pie con un mando a dis-
tancia para controlar el avance de las diapositivas.

 Duplicar las pantallas, para mostrarla por ambas igual.

 Trabajar con pantallas diferentes, si disponemos de dos monitores co-

nectados a la vez al ordenador podemos ver en uno la presentación
(para la audiencia) y en el otro tener una vista más completa de la pre-
sentación en la que el moderador, sentado delante del ordenador, po-
drá controlar una serie de parámetros de la presentación. Esta es la
forma que nos interesa en este apartado, la vista Moderador.

En de Windows 10, al conectar una segunda pantalla

esta se reconocerá automáticamente y, se duplicará.
Para modificar la apariencia de esta segunda panta-
lla, nos situaremos en Configuración, y luego en Per-
sonalizar tu pantalla.

51
POWERPOINT 2016

Al elegir la opción que nos sea útil, podremos desde PowerPoint, ir a la pesta-
ña Presentación con diapositivas, grupo Monitores, opción Supervisar, seleccio-
namos el monitor en el que se mostrará la proyección a pantalla completa y
marcaremos la casilla Usar vista del moderador. Una vez que iniciemos la vista
Presentación podremos ver que en una pantalla se ven sólo las diapositivas y en
nuestra pantalla la presentación con las notas, todo esto con la vista Moderador
activada.

En la vista Moderador aparecen una serie de elementos que facilitan la tarea de

control y desarrollo de la presentación. Apareciendo los siguientes elementos:

 En la parte izquierda tenemos la diapositiva que se está viendo en ese

momento, lo que ve la audiencia.

 En la parte superior derecha podemos ver el contenido de la diapositi-

va que viene a continuación de la que está viendo en ese momento la
audiencia.

 En la parte inferior derecha aparecen las notas de las diapositivas.

Las notas se ven perfectamente, ya que ocupan bastante espacio de
pantalla y son fácilmente legibles.

 Con las flechas que aparecen podemos pasar a la diapositiva anterior y

posterior.

 El resaltador sirve para cambiar el puntero en cualquier momen-

to.

52
 POWERPOINT 2016

 El menú , permite ver todas las diapositivas de la presentación de

manera que podamos mostrarlas en el orden deseado u omitirlas. De
esta forma somos mucho más flexibles durante la exposición, ya que
podemos variar la forma de presentar la información en ese preciso
momento, según las necesidades de nuestro público.

 Un cronómetro, situado justo encima de la esquina superior izquierda

de la diapositiva que está viendo el público, que nos muestra cuánto
tiempo de exposición hemos utilizado. Así, podremos calcular los tiem-
pos para los descansos o la participación de forma más precisa.

 En la otra esquina, la superior derecha, encima de la diapositiva que se

está mostrando, encontramos la hora del sistema.

 El zoom permite acercar o alejar las notas.

5.7. CREAR Y MODIFICAR DISEÑOS DE DIAPOSITIVA

Además de los diseños predeterminados que tenemos PowerPoint nos permite

tanto crear como modificar los diseños existentes. Para crear un nuevo diseño
deberemos ir a la pestaña Patrón con diapositivas y pulsaremos Insertar Diseño.

Al crear nuevos diseños, ocurre lo mismo que al in-

sertar nuevas diapositivas, que se insertará el diseño
tras aquella que esté seleccionada. Excepción a esto
es si se está seleccionada la diapositiva principal, ya
que en ese caso se insertará en último lugar, tras el
resto de diseños.

53
POWERPOINT 2016

En la nueva diapositiva que se crea podemos introducir los elementos que que-
ramos tener predefinidos, con tamaños formas, etc.

Podemos además agregarle un nombre al nuevo diseño, lo que nos va a facilitar

su localización en caso de querer usarlo. Para ello usaremos la opción Cambiar
Nombre e introduciremos el nombre que nos apetezca en el cuadro de diálogo
que se nos abrirá.

Al guardar la presentación se guardará también el nuevo diseño. Las modifica-

ciones que hacemos al patrón se guardan junto con la presentación, de forma
automática al guardar la presentación.

También podemos modificar un diseño tanto si lo hemos creado nosotros como

si es uno predeterminado. En este segundo caso siempre será mejor trabajar
con un duplicado del diseño, que se podrá hacer desde la vista patrón y trabajar
sobre la copia, conservando ambas.

Las modificaciones que se pueden realizar son las mismas que ya vimos cuando
aprendíamos a trabajar con diapositivas. Podemos mover sus elementos, elimi-
narlos, copiarlos, etc. Eso sí, deberás tener presente que no se pueden eliminar
los diseños que están siendo utilizados en alguna diapositiva de la presentación.

Tanto para un nuevo diseño como para una modificación se incluyen diferentes
elementos editables. Y éstos se utilizan desde el grupo de opciones Diseño del
patrón > Insertar marcador.

54
 POWERPOINT 2016

Con Insertar ponemos elementos fijos, pero los mar-

cadores, facilitan que en ese espacio se puedan in-
troducir otros objetos diferentes. Es editable.

Además de las diapositivas podemos modificar el diseño de a página de no-

tas. Esto se puede hacer desde la pestaña Vista, grupo Vistas Patrón, ha-
ciendo clic en la opción ., pudiendo configurar diferentes op-
ciones como el nombre o el membrete de la empresa.

Como vemos en la imagen anterior son muchas las funciones que nos ofrece,
aunque en este patrón las modificaciones no son muy profundas, suelen ser,
dar un formato a un texto, mover elementos, cambiar la posición o tamaño del
cuadro de texto destinado a albergar las notas, etc.

55
POWERPOINT 2016

5.8. PLANTILLAS

Las plantillas son modelos que podemos empelar para crear presentaciones,
con una estructura ya dada, en la que se tiene preestablecido los cuadros de
tecto, fondos, colores y, en general, todos los elementos que encontramos y
utilizamos en las presentaciones. A pesar de que nos proporcionan un diseño
básico, eso no quiere decir que el diseño de la plantilla sea inamovible. Todo lo
contrario, podemos ir modificando, según nuestras necesidades.

Siempre usamos una plantilla, hasta al crear una pre-

sentación en blanco, ya que esta es la plantilla más
simple.

La diferencia entre una plantilla y una presentación normal de PowerPoint es el

formato en el que se guardan, ya que mientras una presentación tendrá la ex-
tensión .pptx, la plantilla será .potx.

Cuando usamos la plantilla, introducimos todos los datos de nuestra presenta-

ción, y al guardar, por defecto, se guardará como una presentación normal de
tipo .pptx, sin que hayamos tenido que modificar la plantilla.

También podemos crear plantillas personalizadas, que no debemos confundir

con los patrones. La diferencia es que el patrón es la estructura interna de toda
presentación que guarda el diseño y el tema aplicado a la presentación. Las
plantillas también tienen un patrón. Por lo tanto, para modificar el diseño de
una plantilla podemos modificar su patrón. La diferencia más notable es que
mientras una plantilla tiene su propia extensión, el patrón debe guardarse den-
tro de una presentación o de una plantilla.

Para crear una nueva plantilla, podemos partir de una ya existente o una pre-
sentación en blanco. Lo que debemos hacer es dejar como se quiera de manera
inicial para los usos posteriores como plantilla. Después sólo tenemos que pul-
sar en Guardar como, eligiendo en tipo de documento Plantilla de PowerPoint
(*.potx).

56
 POWERPOINT 2016

Una buena práctica es guardar la plantilla en la car-

peta Documentos > Plantillas personalizadas de Offi-
ce, para que la nueva plantilla esté accesible desde la
pantalla Nuevo, en la sección PERSONALIZADO.

57
POWERPOINT 2016

6. CONVERTIR PRESENTACIÓN EN VÍDEO

Cuando deseemos dar una presentación de alta fidelidad a compañeros de tra-

bajo o clientes o público, en general, (ya sea como datos adjuntos de correo
electrónico, como una publicación web o en un CD o DVD), es interesante la
opción que nos proporciona PowerPoint de poder guardarla y reproducirla co-
mo un vídeo.

Al realizar presentaciones en PowerPoint guardamos en la misma todos los

elementos como son la narración, animación, movimientos del puntero, interva-
los, etc., por lo que podemos decir que la presentación es en parte un vídeo que
podemos ver en PowerPoint. Por ello resulta fácil convertirlo en vídeo y para ello
tenemos dos formas:

 Guardando o exportando la presentación en un formato de archivo de

vídeo (. mp4 o .wmv), o bien

 Guardando la presentación como un archivo de presentación de Po-

werPoint (.ppsx). (Cuando se abre un archivo de presentación de Po-
werPoint, aparece en pantalla completa en presentación con diapositi-
vas, listo para verlo inmediatamente).

Para convertir en vídeo la presentación desde PowerPoint 2016, una vez crea-
das todas las diapositivas con todos los elementos haremos lo siguiente:

En el menú Archivo, seleccionamos Guardar para asegurase de que todos los

cambios recientes se guardaron en el formato de presentación de PowerPoint
(.pptx).

58
 POWERPOINT 2016

Haga clic en Archivo > Exportar > Crear un vídeo. (O bien, en la pestaña Graba-
ción de la cinta de opciones, haga clic en Exportar a vídeo).

En el primer cuadro de lista desplegable del título Crear un vídeo, selecciona-

mos la calidad de vídeo que quiere, que hace referencia a la resolución del ví-
deo terminado. Cuanto mayor sea la calidad de vídeo, mayor será el tamaño de
archivo. (Puede que queramos probarlos para determinar cuál satisface nues-
tras necesidades).

Opción Solución Para mostrar en

Ultra HD (4K) 3840 × 2160, el archivo Monitores de gran

de mayor tamaño tamaño

Full HD (1080p) 1920 × 1080, el archivo Pantallas de equipos PC

de gran tamaño y HD

HD (720p) 1280 x 720, archivo de Internet y DVD

tamaño medio

Estándar (480p) 852 x 480, el archivo de Dispositivos portátiles

menor tamaño

59
POWERPOINT 2016

El segundo cuadro de lista desplegable del título Crear un vídeo indica si la pre-
sentación incluye narración e intervalos. (Si lo desea, puede cambiar esta confi-
guración).

Si aún no se ha grabado una narración con intervalos, el valor predeterminado

es No usar narraciones ni intervalos grabados.

El tiempo de duración predeterminado de cada diapositiva es de 5 segundos.

Puede cambiar ese intervalo en el cuadro Segundos de duración de cada diapo-
sitiva. A la derecha del cuadro, haga clic en la flecha arriba para aumentar la
duración o en la flecha abajo para reducir la duración.

Si se grabó una narración con intervalos, el valor predeterminado es Usar na-

rraciones e intervalos grabados.

Haga clic en Crear vídeo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para el vídeo,

busque la carpeta que contendrá este archivo y, después, haga clic en Guardar.

En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Vídeo MPEG-4 o Windows Media

Video.

60
 POWERPOINT 2016

Se puede controlar el progreso de la creación del vídeo desde la barra de esta-

do en la parte inferior de la pantalla. El proceso de creación del vídeo puede
llegar a tardar varias horas dependiendo de la duración del vídeo y de la com-
plejidad de la presentación.

Para ver un vídeo largo, puede configurarlo para que

se cree por la noche. De este modo, lo tendrá listo a
la mañana siguiente.

Para reproducir el nuevo vídeo, vaya a la ubicación de la carpeta designada y,

después, haga doble clic en el archivo.

En PowerPoint 2010 la presentación puede guardar-

se sólo como un archivo de Windows Media Video
(.wmv), mientras que PowerPoint 2013 y PowerPoint
2016 pueden guardar la presentación como un ar-
chivo de vídeo MPEG-4 (. mp4) o un archivo .wmv.
También podemos usar una herramienta de terceros
para convertir el archivo en otro formato, como .avi o
.mov.

Algunos consejos que tener en cuenta al grabar la presentación como un vídeo:

 Puede grabar y sincronizar la narración de voz y los movimientos del

puntero láser en el vídeo.

 Puede controlar el tamaño del archivo multimedia y la calidad del vídeo.

 Puede incluir animaciones y transiciones en la película.

Los destinatarios de la presentación no necesitan tener PowerPoint instalado en

sus equipos para poder verla.

61
POWERPOINT 2016

Si la presentación contiene un vídeo insertado, el vídeo se reproducirá correc-

tamente sin necesidad de modificarlo.

De acuerdo con el contenido de la presentación, la creación de un vídeo puede

llevar mucho tiempo. La creación de presentaciones extensas y que incluyen
animaciones, transiciones y contenido multimedia lleva más tiempo. Afortuna-
damente, puede seguir usando PowerPoint mientras se está creando el vídeo.

A pesar de que al crear el vídeo mantenemos muchas características de las es-

tudiadas para realizar las diapositivas, existen algunas partes que no se incluirán
en él. Los siguientes elementos no se incluirán en un vídeo hecho con Power-
Point:

 Multimedia insertada en versiones anteriores de PowerPoint. Para in-

cluir estos medios, puede convertir o actualizar el objeto multimedia.

Si se insertan los medios mediante PowerPoint 2007,

estos se vincularán y se reproducirán en la presenta-
ción. Pero al exportar el archivo como un vídeo, los
medios vinculados se perderán. Puede convertir el
archivo al nuevo formato de archivo (haga clic en la
pestaña Archivo y, en Información, haga clic en Con-
vertir); también puede hacer clic con el botón dere-
cho en el objeto multimedia y, después, hacer clic pa-
ra actualizar; de esta manera, se insertará el archivo y
se exportará correctamente.

 Multimedia QuickTime (a menos que tenga instalado un códec llamado

Show de QuickTime de terceros y que tenga optimizado para obtener
compatibilidad)

 Macros

 Controles OLE/ActiveX

Tras crear el vídeo, tenemos la posibilidad de compartirlo, para que nuestro

público tenga una presentación de calidad y pueda consultarla. Para ello tene-
mos varias opciones:

62
 POWERPOINT 2016

 Subirla a recurso compartido, como puede ser One Drive, Google Drive
.

 Enviar por correo electrónico la presentación a los demás

 Grabar la presentación de diapositivas en un DVD

 Compartir en un sitio de vídeo (solo Office 365)

 Cargarlo en un sitio de uso compartido de vídeo. Microsoft Stream, un

servicio empresarial de vídeo en el que los miembros de la organiza-
ción pueden cargar, ver y compartir vídeos de forma segura. Los sus-
criptores de Office 365 de la organización tienen acceso a este servicio
desde PowerPoint_365.

63
POWERPOINT 2016

7. PROTECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN POR

CONTRASEÑA

Para establecer una contraseña en un archivo de PowerPoint, hay que hacer

click en Archivo > Información > Proteger presentación > Cifrar con con-
traseña.

Estableceremos la contraseña, y confirmaremos. Después de agregar una con-

traseña al archivo.

64
 POWERPOINT 2016

Una vez que se haya agregado una contraseña al archivo, ésta tendrá que escri-
birse para poder abrir el archivo.

Para poder quitar la contraseña, abriremos el archivo que requiera la contrase-

ña actual e iremos a Archivo > Proteger presentación > Cifrar con contraseña.
Eliminaremos la contraseña y pulsaremos Aceptar. Una vez hecho esto guarda-
remos el archivo para que los cambios sean permanentes.

65
POWERPOINT 2016

¿QUÉ HAS APRENDIDO?

En esta unidad hemos aprendido las utilidades que nos ofrece Miscrosoft Po-
werPoint para la realización de presentaciones eficaces: hemos aprendido a
utilizar las diferentes herramientas que incluye esta suite ofimática, pudiendo
agregar casi cualquier tipo de elemento y ofreciéndonos facilidades para realizar
una buena presentación sin olvidarnos de ninguna información.

66
 POWERPOINT 2016

AUTOCOMPROBACIÓN

1. Pregunta: Entre las novedades que encontramos en PowerPoint 2016

están

a) Ecuaciones a lápiz.

b) Grabación de la pantalla

c) Publicar en [Link].

d) Todas las respuestas son correctas.

2. Pregunta: ¿Para qué sirve la opción de Guardar información de Auto-

rrecuperación de PowerPoint?

a) Para guardar nuestra presentación cada 20 minutos.

b) Para guardar nuestra presentación de forma automática cada cierto

tiempo.

c) Las respuestas a y b son correctas.

d) Para guardar nuestra presentación en el momento de un corte en el

suministro eléctrico y apagado del equipo

3. Pregunta: ¿Para qué sirve la lista de Recientes del grupo Abrir de la

ficha Archivo?

a) Para mostrar una lista de los archivos que se han utilizado últimamente y
poder abrirlos rápidamente.

67
POWERPOINT 2016

b) Para llevar las estadísticas de uso y modificación de las presentaciones

que manipulamos.

c) Para llevar un historial de la actividad en PowerPoint y poder controlar

los últimos días de trabajo de un empleado que lo utilice.

d) Todas las respuestas son correctas

4. Pregunta: Para ejecutar la animación anterior o volver a la diapositiva

anterior.

a) FLECHA ARRIBA

b) RE PÁG.

c) FLECHA IZQUIERDA

d) Todas son correctas

5. Pregunta: ¿Podemos escoger cuánto durará un efecto de animación o

de transición?

a) No, no se puede.

b) Sí, se puede desde las opciones avanzadas de Diseño de Formularios

c) Sí, se puede modificar a voluntad

d) Ninguna de las respuestas es correcta.

6. Pregunta: Señale la correcta respecto a las animaciones de objetos

a) Los efectos de animación se clasifican en Entrada, Salida, Énfasis y Tra-

yectoria

b) Los efectos de animación se clasifican en Entrada, Salida, Énfasis y Direc-

ción.

c) Los efectos de animación se clasifican en Entrada, Salida, Enfatización y

Trayectoria

68
 POWERPOINT 2016

d) Los efectos de animación se clasifican en I/O, Énfasis y Trayectoria

7. Pregunta: ¿Para qué tipo de dispositivos es interesante crear un vídeo

de la presentación en calidad Ultra HD (4K)?

a) Monitores de gran tamaño

b) Pantallas de equipos PC y HD

c) Internet y DVD

d) Dispositivos portátiles

8. Pregunta: ¿Para qué sirve la vista Moderador?

a) Permite incluir un moderador remoto a través de videoconferencia.

b) Esta opción sirve para que en el ordenador de la persona que está mos-
trando la presentación aparezcan una serie de opciones para tener un
control exhaustivo de la misma.

c) Sólo a y b son correctas

d) Ninguna respuesta es correcta.

9. Pregunta: Entre las opciones Duplicar diapositiva y Copiar.

a) Siempre es mejor utilizar la opción Duplicar diapositiva.

b) Duplicar es más rápido cuando queremos el duplicado después de la

diapositiva que copiamos.

c) Siempre es mejor Copiar diapositiva.

d) Ninguna de las respuestas anteriores.

10. Pregunta: El zoom se puede aplicar

a) Al área de trabajo.

b) Al área de esquema.

69
POWERPOINT 2016

c) Se puede aplicar a las dos, área de trabajo y área de esquema

d) Se puede aplicar al área de Dibujo

70
 POWERPOINT 2016

SOLUCIONARIO

1. d 2. b 3. a 4. d 5. c

6. a 7. a 8. b 9. b 10. c

71
 POWERPOINT 2016

BIBLIOGRAFÍA

[Link]

PowerPoint 2016, Editorial Ricosoft. Alfredor Rico

73