DataPro versión.2.

0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

CAPITULO I

DEFINICION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO MULTIUSUARIO

1. IMPLANTACION Y
GENERALIDADES.........................................................................................................................3
1.1. Recomendaciones................................................................................................................................3
1.1.a. Requerimientos de Hardware...........................................................................................................5
1.1.b. Requerimientos de Software:............................................................................................................6
1.1.b.1. Para Sistemas Monousuarios:........................................................................................................7
1.1.b.2. Plataforma de Redes (para ambientes Multiusuario).....................................................................5
1.1.b.2.1 Para Windows 9x y Windows NT
1.2. Instalación del Sistema:.......................................................................................................................9
1.2.1. Instalación bajo MS-DOS:..............................................................................................................11
1.2.2. Instalación bajo Windows:.............................................................................................................11
1.3. Reinstalación y Actualización del Sistema:.......................................................................................11
1.4. Configuración del Sistema:...............................................................................................................13
1.4.a. Datos de la Empresa:......................................................................................................................14
1.4.b. Ambiente de Trabajo:.....................................................................................................................16
1.4.c. Condición de Ejecución:.................................................................................................................16
1.4.d. Preparar Archivo [Link]:...................................................................................................17
1.4.e. Uso del Sistema en la Empresa Principal.......................................................................................17
1.4.e.01. Suprime la Numeración de Facturas por Almacén:...................................................................18
1.4.e.02. Sumar el Porcentaje del Impuesto al Precio de Venta...............................................................13
1.4.e.03. Cambiar el Nombre del Producto en Facturación......................................................................14
1.4.e.04. Campos Adicionales en la Ficha del Producto:.........................................................................14
1.4.e.05. Cuerpo de: Factura, Dev., N/Entrega y N/Recepción. Multialmacén........................................14
1.4.e.06. Ganancia por Producto se genera cuando se concluye la Factura.............................................19
1.4.e.07. Integración en línea de CxC con Caja/Bancos...........................................................................20
1.4.e.08. Resumir por día el efectivo de la integración CxC/CAJA.........................................................20
1.4.e.09. Resumir Códigos en el cuerpo de la factura..............................................................................20
1.4.e.10. Tipo de Precio Para las Transacciones del Inventario...............................................................21
1.4.e.11. Unidad de Producto Compras y Ventas:....................................................................................21
1.4.e.12. Cálculo Automático Costos y Precios:......................................................................................21
1.4.e.13. Sistema de Redondeo Precios Venta:........................................................................................22
1.4.e.14. Período al Débito Bancario........................................................................................................22
1.4.e.15. Delimitador para el Código del Producto:.................................................................................23
1.4.e.16. Funcionamiento del descuento por Producto.............................................................................23
1.4.e.17. Precios de ventas en Otra moneda "A,B,C,D,E,F,G,H"............................................................24
1.4.e.18. Método Para Calcular Costo de Venta.......................................................................................24
1.4.f. Dígitos para la Serialización de Productos:.....................................................................................29
1.4.g. Imprimir Manual del Usuario:........................................................................................................31
1.4.h. Generar los Archivos índices de las Bases de Datos:.....................................................................32
1.4.i. Salir del Sistema de Configuración:................................................................................................32

2 INTRODUCCION AL MANEJO DEL SISTEMA

2.1. Carga y Ejecución del Sistema:.........................................................................................................32

2.2.a Clave de Conformación...................................................................................................................33
2.2.b Clave de Acceso..............................................................................................................................34
2.2. Estructura Básica de las Pantallas.....................................................................................................35
2.2.a. Identificación del Sistema...............................................................................................................35
2.2.b. Identificación de la Empresa..........................................................................................................35
2.2.c. Líneas de Mensajes y Ayudas al Usuario.......................................................................................35
2.2.d. Recuadro de identificación de Periodo y Usuario..........................................................................35
2.2.e. Menú...............................................................................................................................................35
2.2.e.1. Macros.........................................................................................................................................36
2.2.e.2. Aplicaciones.................................................................................................................................37
2.2.e.3. Ficheros:.......................................................................................................................................38
2.2.e.4. Informes:......................................................................................................................................38
2.2.e.5. Otros:...........................................................................................................................................38
2.2.e.6 Salir:..............................................................................................................................................39
3. EDITOR DE
REGISTROS..............................................................................................................................39
3.1. Estructura de la Edición de Registros................................................................................................40
3.2. Uso de las Teclas...............................................................................................................................30
3.3. Teclas de Función..............................................................................................................................30
3.4. Teclas de Edición...............................................................................................................................44
4. MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA............................................................................................................45
4.1. Errores de Ejecución..........................................................................................................................46
4.2. Respaldo externo de Datos................................................................................................................47
4.2.1. Restauración de Respaldo Externo.................................................................................................48

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GENERALIDADES

4.3. Ubicación física de las Bases de Datos y Archivos...........................................................................49

5. EMISIÓN DE
INFORMES.............................................................................................................................50
5.1. Emitir.................................................................................................................................................51
5.2. Orden.................................................................................................................................................51
5.3. Rango.................................................................................................................................................51
5.4. Criterio...............................................................................................................................................52
5.5. Salida.................................................................................................................................................54
5.6. Impresión...........................................................................................................................................55
5.6.a. Puerto..............................................................................................................................................55
5.6.b. T/Letra............................................................................................................................................55
[Link].............................................................................................................................................55
5.6.d. Ancho..............................................................................................................................................55
5.6.e. Margen............................................................................................................................................55
5.6.f Líneas..............................................................................................................................................56
5.7. Fijar....................................................................................................................................................56
5.8. Salir....................................................................................................................................................56
6.

MACROS.........................................................................................................................................................56
6.1.
Otros...............................................................................................................................................56
6.1.1. Nueva Fecha...................................................................................................................................56
6.1.2. Cambio de Usuario.........................................................................................................................57
6.1.3. Cambio de Clave............................................................................................................................57
6.1.4. Valor Cambiario.............................................................................................................................57
6.1.5. Unidad Tributaria...........................................................................................................................60
6.1.6. Códigos de Retención.....................................................................................................................61
6.1.7. Tarifas de Retención.......................................................................................................................62
6.1.8. Tutor de Ayuda...............................................................................................................................63
6.2.
Seleccionar.....................................................................................................................................65
6.2.1. Seleccionar Impresora....................................................................................................................65
6.2.2 Seleccionar Empresa........................................................................................................................65
6.2.3. Seleccionar Almacén......................................................................................................................66
7. OTRAS
APLICACIONES..............................................................................................................................66
7.1. Ejecutar Definidos.............................................................................................................................66
7.2. Ejecutar Otras Aplicaciones..............................................................................................................67
8. SUGERENCIAS PARA LA IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ...................68

CAPITULO I

1. Implantación y Generalidades

1.1. Recomendaciones
Esta sección explica los requerimientos mínimos de Hardware y Software necesarios para
el funcionamiento del sistema y los pasos que el usuario debe seguir para efectuar la
instalación o reinstalación del mismo. Además, es importante que el usuario conozca
algunos conceptos que ofrece el sistema, que hacen posible que su contenido pueda
satisfacer todas sus necesidades.

Una de las características del sistema, es su arquitectura abierta, lo que permite que el
mismo se pueda adaptar a las necesidades del usuario. Datapro incorpora en su ejecución
un propio lenguaje de programación "DpXbase" de tipo "Xbase" que utiliza todo el
entorno del sistema y está disponible incluso para ampliar los alcances del sistema.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

El menú de acceso del sistema, está almacenado en una base de datos que permite anexar,
modificar, condicionar o eliminar las opciones que el usuario requiere. Las fichas
maestras como: Productos, clientes, proveedores, beneficiarios, vendedores, etc., están
escritas en "DpXbase" y ello hace posible que los campos de cada base de datos se
puedan personalizar según los requerimientos del usuario.

Gran parte de los procedimientos administrativos del sistema, también están escritos
en "DpXbase" y disponibles para ser adaptados según los requerimientos del usuario.
Ejemplo:

Si el usuario desea tarifar los precios de venta según volúmenes de venta directa o
acumulativa y mecanizar los procesos de facturación, el sistema permite que se pueda
realizar la personalización requerida.

Los formatos de impresión de documentos, también toman la presentación que el

usuario requiera. El sistema provee un editor de formatos que permite diseñar la
presentación de la factura según los requerimientos del usuario. También provee un
poderoso generador de informes que permite crear nuevos informes o modificar los
existentes según los requerimientos del usuario. Esta herramienta está apoyada a través
de un diccionario de datos que contiene toda la información de las bases de datos y
relaciones entre ellas, además; de múltiples opciones que facilitan la creación práctica
de cualquier informe.

Los flexibles niveles de seguridad incorporados en el sistema, ofrecen funciones

configurables para cada usuario. El sistema provee el diseño de mapas de acceso que
ofrecen restricciones muy específicas por bases de datos, proceso e informes,
garantizando al usuario la máxima seguridad de los datos e información que genera el
sistema. Igualmente la seguridad también es posible en periodos, ya que se puede
restringir el acceso de uno ó más usuarios a varios periodos del ejercicio, evitando la
posibilidad de alterar resultados en meses procesados y cerrados lógicamente.

La seguridad del sistema también registra “Pistas de Auditoría”, es decir; todos los
pasos y operaciones realizadas por los usuarios del sistema, el cual permitirá conocer las
transacciones realizadas por cada usuario. Adicionalmente, es posible la configuración
de las funciones del sistema para el funcionamiento administrativo. Ejemplo:

Se pueden incluir facturas sin posibilidad de vender a usuarios con limites de crédito
consumido, facturar por debajo del costo, etc.

El concepto administrativo del sistema es lograr el máximo alcance con la integración de

los sistemas de Nómina "DpNómina" y Contabilidad "DpContab", automatizando todos
los procesos administrativos, contables, tributarios, laborales y financieros.

Se recomienda al usuario explotar al máximo el alcance del sistema a través de la

integración automática entre todos sus módulos, haciendo altamente productiva y
eficiente la labor del usuario, por ello, recomendamos la lectura de todo el contenido
del manual antes de iniciar su utilización, incluso seguir las sugerencias incorporadas.

Las exigencias impositivas también están incorporadas automáticamente dentro del

proceso administrativo del sistema, el cual se recomienda configurar y planificar al
iniciar el sistema, logrando obtener resultados precisos y automatizados para: Cálculo de
retenciones, comprobantes de retención, pago mensual de retenciones, declaraciones

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
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anuales de retenciones, cálculo del I.V.A., libros de compra, libros de ventas, liquidación
mensual del I.V.A. y rentas municipales.

Conjugando el alcance del concepto administrativo, contable, tributario, con la

seguridad, facilidad, agilidad y flexibilidad, hacen posible que Datapro sea herramienta que
incremente la productividad y eficacia de la organización moderna.

1.1.a. Requerimientos de Hardware

 Hardware: Componentes físicos de la computadora
Memoria R.A.M
Disco Duro
Monitor
Impresora
Procesador
Lector Optico (Opcional)
Display Visor (Opcional).

 Memoria R.A.M.:

 Para Sistema Monousuario en D.O.S.: 8 Mb.

 Para Sistema Multiusuario en ambiente de redes: 16Mb mínimos para

el servidor y 8 Mb mínimo para estaciones desde 586 en adelante.

 Disco Duro: 120 Mb mínimo, preferiblemente para acceso rápido. Al evaluar

la dimensión del disco a utilizar, debe tomarse en cuenta que cada Empresa
sin información puede consumir un promedio de 2 Mb. En caso de red NOVELL
NETWARE 3.11 o Superior, se debe usar un disco duro no menor de 300 Mb.

 Monitor: Monocromático TTL.

VGA Monocromático
VGA Color o Super VGA

 Impresora: De (80) y (132) columnas para la emisión de reportes y de (40)

columnas para "ticket", impresora de burbuja (Configurable S/Manual del
Fabricante, impresora Láser (Configurable S/Manual del Fabricante). Para la
impresión de códigos de barra se recomienda utilizar impresoras fabricadas
exclusivamente para emitir etiquetas de barra, cuyo lenguaje de programación
(script) está documentado, ya que la arquitectura abierta Datapro permite
utilizar el lenguaje de estas impresoras.

Impresoras de Puerto USB o Compartidas en Red: Estas no son soportadas

de manera directa por el sistema;  no obstante, si es posible imprimir sobre ellas
bajo las siguientes condiciones:

1. Utilizando reportes o formatos diseñados a través de Crystal Report.

2. Impresión con salida hacia Windows.
3. Definición de Formatos para Windows.
4. A través de la definición de impresora como puerto LPTx a través del
comando NET USE de [Link]:

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NET USE LPT1 \\servidor\cotizaciones  /YES

NET USE LPT2 \\servidor\remisiones  /YES
NET USE LPT3 \\servidor\facturas  /YES

Ejemplo de Comandos para Asignar una Letra a un Recurso Compartido del Servidor.

NET USE F: \\SERVIDOR\RECURSO /YES

Notas Importantes:

/YES Evita que pregunte si Realmente desea hacerlo.

Si tiene algún Rechazo porque ya está Capturado debe ser borrado:

Impresora Local:

NET USE LPT1 /DELETE /YES

Para Unidad de Red:

NET USE F: /DELETE /YES

Para mayor información consulte con el manual del

sistema operativo de Windows o contacte a su proveedor de sistemas
operativos.

Estos comandos de ejecución pueden ser incluidas en la Tabla de datos

[Link], a través  de la opción "Impresoras Remotas" ubicadas  en la
sección "Ficheros" de la aplicación "Definiciones y Mantenimiento", con el
objetivo de facilitarle al usuario el acceso desde el menu de opciones para
impresión disponibles en el sistema; sin embargo, el éxito de ejecución sólo
depende de su definición y del sistema operativo. Es necesario realizar las
pruebas de impresión en el sistema operativo de la siguiente manera:

NET USE LPT2 \\servidor\remisiones /YES

 Procesador: Equipos 586 y superiores.

 Lector óptico: De Configuración genérica y conectable al teclado. Para el uso

de lectura de productos con código de barras.
 Display Visor: Conectable a puerto Serial.

 Gaveta Electrónica: Debe ser de conexión serial. En caso de poseer conexión

paralela, es necesario intervenir la tecla de función “F9”, a través de un
procedimiento en "DpXbase" que abra la gaveta y en el Formato de impresión
indica el carácter necesario que activa la apertura de la gaveta. Ejemplo:

// PROCEDIMIENTO DPINI
// Este procedimiento también puede ser activado con otra tecla o
// Desde otro procedimiento.
NOREPORT:
INICIAR EN 0 A: bBLQ
bBLQ=BLOQUECOD("DPEJEC([GAVETA].T.") // llamada a gaveta.
SETKEY(-8,bBLQ) // F9 llama a GAVETA.

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RETURN:

// PROCEDIMIENTO GAVETA
NOREPORT:
SET(24,"COM1",.F.) // puede ser lpt1,
SET(17,"OFF") // Apaga Vídeo
SET(23,"ON") // Activa Impresión
Qout(CHR(0)) // Envía carácter como señal y pueden ser varios
SET(23,"OFF") // Desactivar impresión
SET(24,"") // Desactivar Dispositivo
SET(17,"ON") // Activa Vídeo
RETURN:

 Puertos Seriales COMn:

Estos puertos pueden ser utilizados para impresoras o gavetas electrónicas, para
ambos casos, estos puertos requieren previa configuración desde el sistema operativo
necesario para indicar el flujo de datos, Ejemplo: Desde la línea de comando del
sistema Operativo. Escriba:

MODE COM1:9400,n,8,1

Indica que el puerto trabajará a 9600 baudios, NO PARITY, 8 Digitos de datos y 1

un bit de parada. Este requeriendo varia según el dispositivo serial y para mayor
información consulte el manual del mismo. Para mayor comodidad este comando
puede indicarlo en el archivo [Link] que activará el puerto serial cada vez que
ingrese al sistema.

Para los sistemas operativos de 32 bits o superiores a W98, Datapro ya soporta acceso
directo a estos puertos, y pueden ser configurados desde datapro a través del
archivo \DP20\dp\[Link], sus parámetros y valores se almacenan de la siguiente
manera:

PRN_BAUD :=9600
PRN_NONE :=N
PRN_BIT :=8
PRN_STOP :=0

1.1.b. Requerimientos de Software

 Software: Es la plataforma de trabajo a través de la cual el Sistema interactúa con el
computador y de esta forma depender del Sistema Datapro. Incluso del sistema
operativo depende la integridad de los datos y el rendimiento del sistema en
escritura y lectura de registros.

1.1.b.1. Para Sistemas Monousuarios

Sistema Operativo D.O.S versión 5.00 ó Superior (preferiblemente) con la siguiente
definición en los archivos [Link] y [Link].

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GENERALIDADES

[Link]
DEVICE=C:\DOS\[Link]
BUFFERS=35
FILES=65
DEVICE=C:\DOS\[Link]
DOS=HIGH

[Link]
SET DP=n

Donde (n) se refiere al número de estación para el sistema, exclusivamente bajo

ambiente de redes. Si la red tiene conectado (4) computadoras, en cada uno debe colocar
la identificación de la estación de manera distinta, ejemplo: SET DP=1 en la primera
computadora, SET DP=2 en la segunda computadora y sucesivamente hasta la última.
Además, este indicador permite conocer desde qué estación se realizan las operaciones
de caja y en el registro de auditoría también se almacena el número de la estación
de trabajo.

1.1.b.2. Plataforma de Redes (para ambientes Multiusuario)

Novell NetWare (con servidor de archivo en modo Dedicado): Esta Plataforma es la
recomendada para garantizar la operatividad del sistema. Adicionalmente, para
funcionar en Novell NetWare 3.11 y superiores, es necesario los derechos de acceso
sobre directorios donde funciona el Sistema Datapro.

 Per to Per: Si el servidor de archivos es administrado a través de una red (D.O.S),

es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

La configuración del archivo "[Link]", requiere que el argumento

"FILES=XXX" sea considerado con un valor gradual según la cantidad de archivos
abiertos. Por lo general‚ este valor es alto.

Ejemplo:

FILES=150: Si en la ejecución del sistema, se presenta el error (DOS=4), el valor

FILES debe ser aumentado gradualmente. Igualmente el error BASE/2005 se genera
cuando los Handler “Manejador” de archivos estan completos, datapro requiere abrir otros
formatos de archivos *.TXT,*.MEM,*.WND distintos a DBF/CDX. Este tipo de error se
genera con frecuencia en sistemas operativos de 32 bits: W2k,XP,NT

El programa ejecutable "\DP20\EXE\[Link]", (debe estar con el Atributo

"Sólo de lectura", antes de ejecutarse, (ver comando "ATTRIB"del "D.O.S"). Así
mismo, el comando "SHARE" del "D.O.S" debe estar cargado en la memoria antes de
ejecutar el Sistema, el cual es necesario para compartir archivos en "D.O.S". Por lo
menos cada (30) días de trabajo activo, es necesario efectuar la revisión y mantenimiento
en el disco duro del servidor a nivel de Software, evitando la excesiva fragmentación de
las tablas de ubicación de los archivos "F.A.T" del D.O.S, que afecta el tiempo de
acceso a la información.

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GENERALIDADES

1.1.b.2.1 Para Windows 9x y Windows NT/XP

Altamente recomendado, debido a que Datapro trabaja en modo protegido al igual que
Windows9x y ofrece un excelente manejo y administración de memoria expandida en
ambientes Mono/Multiusuario. Para Windows NT configurar en "[Link]"
FILES=100, se recuerda que dicho archivo está ubicado en el directorio C:\WINNT
dentro del subdirectorio SYSTEM32. Para Windows ME (Milenio) No utiliza [Link]
su equivalente es el archivo [Link] en la Carpeta WINDOWS con la cláusula
PerVMFiles=100 el cual es equivalente FILES=100

Desde la opción ejecutar de Windows XP: MsConfig <Presionar Enter> , Pestaña

[Link] Agregar en [386enh] el nuevo componente: PerVmFiles=150

1.1.b.2.2 Configuración Sistema Operativo

Para Windows 95/98

1.- Ubique la Pantalla principal de Windows y en la opción EJECUTAR  indique lo

siguiente:
      SYSEDIT, Seguidamente se presentan varias ventanas de edición de configuración
del Sistema operativo. Dentro de las mismas abra o utilice la ventana llamada
[Link]. Dentro de la misma verifique si existen los siguientes parámetros:
    BUFFERS=25,0
    FILES=100

Si no existen estos parámetros de configuración o son diferentes, debes cambiarlo.   Al

analizar grabe estos cambios y reinicia el computador.
                    
 
Si es Windows 2000 o XP
2.- Ubícar Pantalla principal de Windows y en la opción BUSCAR  indique lo siguiente:
 

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
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     Busque el archivo [Link]  dentro de la carpeta SYSTEM32 y ábralo con el block
de notas. Dentro de la misma verifique si existen los siguientes parámetros:

          BUFFERS=25,O

          FILES=100

Si no existen estos parámetros de configuración o son diferentes, debes cambiarlo. Al

finalizar grabe estos cambios y reinicia el computador. Después de reiniciar:
                       
Si es Windows Milenium

3.- Ubique en la Pantalla principal de Windows y en la opción EJECUTAR  indique lo

siguiente:

        [Link]
        Dentro de la misma verifique si existen los siguientes parámetros:
        [386enh]
       PerVmFiles=100

Si no existen estos parámetros de configuración o son diferentes, debes cambiarlo. Al

finalizar grabe estos cambios y reinicia el PC.

Optimización en la ejecución del Sistema en Redes: (Sólo Windows 9x) Si las

estaciones de trabajo de la red poseen disco duro local, es importante aprovechar al
máximo los recursos locales, ya que Datapro puede distribuir tareas en los discos locales,
como ubicación de programas ejecutables y archivos temporales, para ello se recomienda
realizar los siguientes pasos:

1. Instalar el sistema en el disco duro del servidor.

2. En cada estación crear los siguientes directorios:

C:DP20
C:DP\EXE
C:DP\DPIMG

3. Copiar los programas ejecutables hacia c:\dp\exe

4. Indicar en el archivo de arranque:

[Link]
SET DPIMG=C:\DP20\DPIMG

5. Copiar el archivo [Link] sobre [Link] en el servidor. Ejemplo:

COPY [Link] [Link]

6. Para la reinstalación del sistema, es necesario actualizar todos los programas

ejecutables en cada estación de la red.

7. Para efectos de mantenimiento se debe borrar los archivos temporales de las

estaciones a través del comando:

DEL C:\DP20\DPIMG ó para mayor comodidad se puede incorporar en

[Link]

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Esta optimización libera de trabajo al servidor permitiéndole almacenar sólo la

información que será compartida, logrando así hasta un 30% de rendimiento en el sistema.
Esta modalidad no debe ser utilizada en Windows de 32 bits debido a que las aplicaciones
de 16 bits no tienen acceso a las variables del entorno como por ejemplo “SET
DPIMG=xx”

Optimización en la ejecución del Sistema en Redes bajo los Sistemas

Operativos (Windows, Novell y Linux)

Es importante el rendimiento en la ejecución del sistema cuando trabaja en modo

compartido (Redes), se logra distribuyendo tareas entre el servidor y las estaciones de de
trabajo, por esta razón recomendamos los siguientes pasos:

1. Instale en sistema en el disco que está compartido o disco del Servidor, ejemplo:
F:, de esta manera es posible ejecutar el sistema desde cualquier PC que tenga
conexión lógica con el Servidor, trayendo como consecuencia la disminución del
rendimiento del servidor cada vez que otro nuevo usuario ejecuta el sistema o
realiza cualquier labor que requiera el uso del disco duro. Para ejecutarlo debe
crear un acceso directo que acceda a la unidad F: y al archivo F:\[Link]

2. Para lograr la optimización en la ejecución es necesario instalar en sistema en cada

PC de la red, con la diferencia que debe ser indicada la ruta o ubicación de los
datos para lograr que la ejecución “[Link]” se realice en modo local “disco
C:” utilizando los datos del servidor, así se logra disminuir la carga de usuarios que
accedan al programa ejecutable. Para indicar la ruta de los datos, debe crear un
archivo en formato texto con el nombre “[Link]” en la carpeta “\DP20\dp\
de unidad local “C:”, es decir; C:\DP20\dp\[Link], fácilmente puede utilizar el
bloc de notas o cualquier editor de archivos planos, desde la línea de comandos
puede escribir “EDIT” o “NOTEPAD”, ambos están incluidos en todas las
versiones de Windows. El contenido del archivo debe ser: DPPATH:=F:\DP20\
en caso que la unidad compartida sea “F:”, pero si es “L:”, debe ser
DPPATH:=L:\DP20\, para asegurarse del buen funcionamiento de esta modalidad
“optimizada” debe visualizar los mismos registros desde cualquier estación de
trabajo. Para optimizar esta labor, Datapro 1.9 incorpora en la sección de
instalación y/o configuración una opción llamada “Ubicación del Servidor” que
presenta un recuadro para seleccionar la unidad lógica donde se encuentran los
datos. Para acceder a esta opción desde la consola del sistema operativo, ejecute
C:\[Link]

3. Para el uso en Redes de Formatos Datapro diseñados para Crystal Report, es

necesario instalar el sistema bajo ésta modalidad “Optimizada”, Recuerde instalar
los archivos "*.DLL" de Crystal o mejor llamados “wrappers” necesarios para la

I - 10
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

ejecución de Reportes de Crystal Report. O Preferiblemente Instalar Crystal Report

Versión 8.5 “Este producto no forma parte de las licencias Datapro” y debe ser
adquirido por el usuario.

4. No olvide configurar los requerimientos de Files y Buffers para los sistemas

operativos Windows indicados en la sección 1.1.b.2.1 de este manual.

5. Si realiza algún cambio en la ruta del disco para los datos, es necesario redefinir los
DSN de acceso SQL de ADS para las tablas DBF, esta labor es realizada
automáticamente por datapro, sólo requiere que el usuario borre los siguientes
archivos: DEL C:\DP20\*.act /S, también DEL C:\DP20\DSN*.SQL /S. El
parámetro /s ejecuta el borrado en todas las sub-carpetas.

6. Si por algún motivo el sistema no puede crear el DSN en forma automática y desea
utilizar comandos SQL, deberá definirlo directamente: Panel de Control,
Herramientas administrativas, Origen de Datos (ODBC), Agregar e introduzca los
datos en el formulario del Driver ODBC de Advantage Database Server. La
creación del DSN requiere permisos de escritura en la carpeta
c:\windows\system32 o equivalente, y permiso de escritura en el registro de
Windows. Los archivos Dlls incluidos en el proceso de instalación son compatibles
con Sistemas operativos Windows de 32 bits.

7. Cuando ejecute la opción “Seleccionar Empresa” y aparece el mensaje “No se

pudo crear el DSN”, cree un DSN especifico para cada empresa de la misma

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

manera del DSN de DP20 con la diferencia del nombre del DSN [DP20EMP001] y
Ubicación de los Datos [C:\DP20\EMP001\]

8. Si no desea aplicar comandos SQL, puede omitir la creación del DSN, bien sea
creando el archivo [c:\dp20\[Link]] y por cada empresa debe crear el archivo
[c:\dp20\emp001\[Link]]. Ejemplo: [copy c:\[Link] c:\dp20\[Link]]. También el
sistema pregunta al usuario “Si desea omitir el DSN para SQL” cuando no es
posible crear el DSN.

1.2. Instalación del Sistema

Antes de ejecutar el proceso de instalación se debe verificar y confirmar que el espacio
libre en el disco donde se instala el sistema sea mayor de diez (20) megabytes. No se
debe proceder a la instalación si el espacio disponible es menor a esa cantidad. Para
realizar la verificación se deben seguir los siguientes pasos:

 Al aparecer en pantalla el nombre de la unidad de disco [d:], por ejemplo: C:\, se

debe escribir el comando DIR. En caso de ambiente de redes, se debe escribir el
nombre de la unidad seguida de los dos puntos y luego el comando. Por ejemplo: F: y
luego escribir: DIR

 Al colocar el comando DIR y pulsar la tecla ENTER, se muestran todos los

directorios y archivos que contiene el disco duro, que deben corresponder al
directorio raíz o principal. Al final del mismo se presentan los bytes usados y los
bytes libres. Para obtener el número de megabytes libres en el disco, se debe dividir el
número mostrado entre (1.024), obteniendo así el número de kilobytes, esta cantidad
debe ser dividida entre (1.024) lo que dará como resultado el número de
Megabytes libres.

Ejemplo:

(N) archivos(s) 20932224 bytes libres

20932224 / 1024 = 20441 Kb
20441 / 1024 = 19.96 Mb libres

 Cuando se opera bajo ambiente Monousuario debe realizarse una revisión física del
funcionamiento del disco duro, para ello se emplea el comando "CHKDSK /F /V", el
cual verifica y presenta un informe del estado del disco, el parámetro "/F" corrige
errores en el disco y "/V" muestra el nombre y la ruta completa de cada archivo en el
disco. Si el usuario tiene versiones [Link], se recomienda utilizar el comando
SCANDISK [d:], donde [d:] es el nombre de la unidad a verificar.

 Si la instalación se efectúa en ambiente de redes NOVELL, el usuario inicial de red

"Login" debe ser el principal o "Supervisor" con acceso total. Si el arranque de la
estación o del servidor donde se instala el Sistema depende de un diskette de
arranque, se requiere revisar que la asignación para la búsqueda del archivo de
comandos ([Link]), esté dirigida hacia el disco duro del servidor, ya que
podría haber problemas cuando este diskette sea reemplazado temporalmente por los
discos de instalación del sistema.

I - 12
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 Para detectar la asignación de [Link], desde la unidad lógica F:\, es

necesario colocar el comando SET y pulsar la tecla ENTER

F:\SET ENTER. Luego en pantalla aparecen las siguientes instrucciones:

PROMPT=$P$G
PATH=F:\;F:\DOS;
COMSPEC=F:\DOS\[Link]

 Para cualquier definición adicional de los manejadores (Driver) de memoria se debe

consultar la documentación correspondiente del D.O.S.

Para reasignar el [Link] desde la unidad F: se debe escribir el comando SET

como aparece en el siguiente ejemplo:

F:\SET COMSPEC=F:\[Link]

1.2.1. Instalación bajo MS-DOS

Para proceder a la instalación del Sistema, se debe colocar en la unidad A: o B:, el disco
correspondiente. Si el sistema se instala desde la unidad A hacia la unidad C, se debe
escribir por ejemplo A: y pulsar la tecla ENTER. Este comando cambia el control de
ejecución a la unidad "A". Luego se escribe la siguiente instrucción:

Ejemplo:

A:\INSTALAR A: C:

Donde A representa la unidad de origen y C la unidad de destino. Luego, presione la tecla

ENTER y de inmediato el sistema realiza el proceso de instalación.

En caso de instalación en red, el proceso se inicia de la misma forma, variando sólo la

letra de la UNIDAD DESTINO. Ejemplo:

A:\ INSTALAR A: F:

1.2.2. Instalación bajo Windows (Desde CD)

Para instalar el Sistema debe dirigirse a Inicio y hacer "clic" con el botón izquierdo
del Mouse, luego en el menú seleccionar la opción Ejecutar y hacer clic, aparecerá una
ventana en la cual debe escribirse. Por ejemplo: D:\INSTALL o D:\[Link] y
pulsar la tecla Aceptar. Recomendable Install32 para Windows XP.

De esta forma, el Sistema comienza a instalar los archivos. Si se trata de una

reinstalación, se muestra en pantalla el mensaje reinstalación de archivos. Si Datapro ya
está instalado, sólo será reemplazado los componentes de ejecución y estructuras básicas de
las bases de datos.

El proceso de Instalación incluye los siguientes componentes:

I - 13
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

1. Wrapper de Crystal Report en la Capeta c:\windows\system32 o su equivalente.

Necesario para la ejecución de formatos de impresión para Crystal Report. Está
compuesto por un conjunto de Archivos *.DLL y no forman parte de ésta licencia, el
proceso de instalación solo trata de simplificar el uso de esta herramienta. Los diseños
de los formatos o reportes están ubicados en la carpeta c:\DP20\crystal\ con extensión
*.rpt. Recuerde que necesita instalar el sistema en Modo optimizado para lograr
ejecutar reportes es crystal Report en caso de trabajar en ambiente de redes.

2. Conector ODBC de ADS para tablas DBF con la finalidad de realizar consultas o
acceso a los datos a través de la tecnología ODBC de Windows y el uso de comandos
bajo el léxico SQL. Los archivos Dlls también se instalan en la carpeta
\windows\system32 o su equivalente. Igualmente estos archivos Dlls no forman parte
de la licencia datapro.
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]

La ejecución de comandos SQL, requiere previamente la definición del DSN de datos

que es realizada en forma automática por el Programa DpXbase “DSNCRE” que se
ejecuta cada vez que se inicia la ejecución del Sistema o se realiza el cambio de
empresa. Para la empresa principal en DSN se denomina “DP20” y para las demás
empresas se llama DP20EMPnnn. Desde Excel o cualquier herramienta de desarrollo
gráfica que trabaje con ODBC, ya es posible acceder a las Tablas DBF desde Datapro
1.9. El DSN por cada empresa se denomina DP20EMP, donde EMP representa la ruta
o directorio de cada Empresa. Si el sistema ha sido instalado en forma optimizada el
DSN será generado con la ruta del disco donde se encuentran los datos, como por
ejemplo: F:\DP20\EMP001 en DSN será DP20EMP001

Para ejecutar comando SQL desde Datapro puede evaluar el programa DpXbase
“SQLDBF” que convierte un Query o consulta en tabla DBF a través de la función:
RUNSQL(cFileSql,cFileDbf), donde el parámetro : cFileSql, contiene el nombre del
archivo plano que contiene la sentencia que será ejecutada y el parámetro cFileDbf, se
refiere al archivo DBF donde se almacenará la consulta. Los comandos SQL, pueden
estar escritos en un archivo plano, “[Link]”, la función RUNSQL() puede crear la
consulta sobre el archivo “[Link]” y luego a través de crystal report puede realizar
la impresión de la consulta utilizando la función:
RUNRPTSQL("CRYSTAL\[Link]",,1). Recuerde diseñar previamente el
reporte “[Link]” utilizando la tabla “[Link]”

3. Ejecución de Macros de Excel. El archivo c:\DP20\doc\[Link] contiene

sentencias a través de macros, que se conectan con el DSN de datos para DP20 y
ejecuta un comando SQL, escrito en c:\DP20\doc\[Link], se realiza la lectura línea a
línea que se van dibujando en Excel en forma de datos dinámicos. La macro ha sido
diseñada para soportar cualquier sentencia SQL válida para ADS, es decir, puede ser
utilizada para múltiples propósitos con tan sólo cambiar el contenido de “c:\[Link]”.
El programa DpXbase "EXCEL" realiza la ejecución de la sentencia SQL a través de

I - 14
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

una Macro ubicada en la carpeta c:\DP20\doc\[Link]

1.3. Reinstalación y Actualización del Sistema

1. Ejecutar respaldo de cada empresa del sistema, además: \DP20\dp\*.*, \DP20\rep\*.*
y \DP20\dprep\*.* se puede usar: PKZIP EMP001\*.* -EX o respaldo general
PKZIP A:\DATAPRO C:\DP20\*.* -ex -&v -rp y luego un respaldo para cada
empresa.

2. Instalar desde diskette. (No disponible para 1.9)

3. Generar archivos índices de todas las empresas y reconfirmar el período de ejercicio

contable en la empresa principal.

4. En cada empresa revisar en los formatos los campos de fechas, especialmente los
Cheques en Ordenes de Pago y Comprobantes de Pago, donde es {SUBS
(FCHEMI,7,2)} debe ser {SUBS (FCHEMI,9,2)}

5. Asegurarse que el usuario tenga reportes personalizados donde posean fechas y en

tal caso actuar en “Rango”, “Criterio” u opción "INICIAR" del menú de
emisión de informes. Para las columnas de los campos de fechas‚ está disponible la
función “F8” () que permite las fechas en 8 dígitos. {MOV_FECHA} debe ser
{F8(MOV_FECHA)}.

6. Actualizar informes desde la opción "NUEVOS INFORMES", sólo los no

personalizados y los nuevos informes.

7. Indicarle al usuario las nuevas opciones

7.1 Fecha de cobranza en "VENTAS" y "OTROS"

7.2 Informe de Cobranza en "VENTAS” e "INFORME DEFINIDOS"
7.3 Análisis de Cliente en "VENTAS" e "INFORMES DEFINIDOS"

8. Si algún archivo no fue modificado en su estructura y genera errores, debe borrar

todos los archivos: *.ACT en cada una de las empresas.

9. En el D.O.S. en la unidad correspondiente ejecutar el comando DPCNF18 y luego

posicionarse en la opción "Generar Archivos Indices" y presionar la tecla
ENTER.

Para la actualización de las versiones anteriores o posteriores a la 1.6, es necesario antes

de reinstalar el sistema, ejecutar los siguientes procesos:

1. Efectuar un respaldo de seguridad en medios magnéticos (cinta, disco local o

diskette) de todos los datos del sistema (programas, bases de datos y empresas),
antes de iniciar la reinstalación, tomando en cuenta los siguientes pasos:

1. PKZIP a:\datos C:\DP20\*.* -v& -s -ex –rp

2. Copia local: MD \copiadp ENTER y XCOPY \DP20\*.* \copiadp /s /y
ENTER
3. Cada empresa desde la opción interna: “RESPALDO DE DATOS”.

I - 15
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

4. Si la versión es anterior a la 1.4, es necesario trasladar a Caja y Bancos todas las

transacciones pendientes hacia estos módulos, además es necesario actualizar y
contabilizar todas las "Ordenes de pago" ya que la nueva versión los traslada
en línea o en tiempo real.

5. En el Archivo "[Link]" del sistema es necesario ajustar los Files con un

mínimo de Files=65 necesarios para los procesos que se ejecutan en tiempo real.

Después de reinstalado el sistema, es necesario ejecutar los siguientes procesos:

 Desde el prompt del sistema operativo, ejecutar "DPCNF18" y redefinir la

configuración del sistema para la empresa principal, y luego ejecutar la opción
"Generar Archivos Indices", para todas las bases de datos, incluyendo: Empresa
principal, Otras empresas, Archivos de Configuración y Generador de Informes,
siendo este proceso necesario para actualizar y crear las nuevas estructuras de las bases
de datos modificadas para esta nueva versión.

 Si la versión es anterior a la 1.4, es recomendable que por cada empresa y en cada

aplicación ejecutar la opción, "Reconstrucción de Saldos", ya que en los productos
del inventario, el Sistema ofrece mayor número de consultas. También en
contabilidad debe ejecutarse este proceso de reconstrucción, debido a que esta
versión optimiza e incluye revisión automática de comprobantes contables.

 Si la versión es anterior a la versión 1.6 es imprescindible instalar la versión 1.6f y

luego las versiones milenio.

 Actualización de Revisión desde Internet. En la página [Link], sección

“Download” o Descarga, puede ubicar “Parche de Actualizació”, lea las condiciones y
advertencias, presione CLIC para Descargar, luego CLIC para Instalar, este proceso
sólo reemplaza componentes de Ejecución y en ningún reemplaza tablas de datos. De
todos modos realice un respaldo general del Sistema y bases de datos antes de ejecutar
este proceso. Importante, los Servicios de Parche han sido exclusivamente creados para
actualizar la misma versión; es decir, corrige la misma versión 1.9 y en ningún
momento debe ser utilizado para actualizar versiones anteriores.

 Actualizar desde versiones Anteriores. Para mayor comodidad a partir de Datapro 1.8
cada version se actualiza en una carpeta distinta \DP18 Para la versión 1.8 y \DP20
para la versión 1.9. Tambien tiene como objetivo la posibilidad que el usuario pueda
ejecutar el sistema sin datos de las versiones anteriores para comprobar su buen
funcionamiento en conjuntos con las novedades que incorpora. Luego de ello puede
proceder a copiar sus antiguas tablas de datos de la siguiente forma.

Si la versión anterior es inferior a 1.8, debe ejecutar los siguientes pasos:

1. Copie el archivo de empresas: COPY \DP\DP\[Link] \DP20\DP

2. Borre de la version 1.9 todas las tablas nuevas DEL \DP20\*.DBF /S
3. Tambien DEL \DP20\*.FPT /S
4. DEL \DP20\*.CDX /S
5. DEL \DP20\*.ACT /S
6. Copie de la version anterior las tablas de datos por cada empresa
7. Copy \dp\*.bd \DP20
8. Copy \dp\*.dbt \DP20
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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

9. En caso de existir otras empresas, tambien debe copiarlas

10. Crear en DP20 la Carpeta por cada empresa : MD \DP20\emp001
11. Copiar de la versión anterior los datos: copy \dp\emp001\*.* \DP20\emp001
12. Copie de la versión Anterior el archivo de empresas: COPY
\DP\DP\[Link] \DP20\DP
13. Ejecute C:\[Link] y solicite generar todos los archivos índices para todas
las empresas, así Datapro convierte las viejas tablas para hacerlas compatibles con
Datapro 1.9 es decir formato: DBF, CDX y FPT que puede utilizar cómodamente
con diversas herramientas para Windows como Excel, FoxPro, Access, etc.

Si la versión es 1.8 o 1.9 tiene la ventaja que utiliza el mismo formato, ejecute los
siguientes pasos:

1. Copie el Archivo de empresas: XCOPY \DP19\DP\[Link] \DP20\DP /Y

2. Copie el Archivo de usuarios: XCOPY \DP19\DP\[Link] \DP20\DP /Y
3. Copie el Archivo de Mapas: XCOPY \DP19\DP\[Link] \DP20\DP /Y
4. Copie los mapas por usuario: XCOPY \DP19\DP\DP*.MAP \DP20\DP /Y
5. Copie todas las tablas de datos: XCOPY \DP19\*.DBF C:\DP20\ /S /Y
6. Copie todas las tablas de datos: XCOPY \DP19\*.FPT C:\DP20\ /S /Y
7. Copie todos los formatos compilados: XCOPY C:\DP19\*.FDP C:\DP20\ /S /Y
8. Borre todos los archivos \DP20\*.CDX /S
9. Borre todos los archivos \DP20\*.ACT /S
10. Ejecute \[Link]
11. Generar índices de todas las bases de datos.

1.4. Configuración del Sistema:

Este archivo es llamado desde el sistema operativo y permite cambiar la configuración
del sistema regenerando los archivos índices del sistema, para llamarlo se requiere:

1. Desde el Prompt del sistema operativo ejecutar Dpcnf18.

2. Desde Windows “Inicio”, “Ejecutar”:\Dpcnf18 y “Aceptar”. Si el sistema está

trabajando en redes, es necesario ejecutar esta instrucción desde el servidor.

3. Que los demás usuarios no estén accediendo al Sistema, ya que se requiere utilización
exclusiva.

El archivo de configuración del sistema presenta a través de un menú de opciones las

alternativas que ofrece al usuario para configurar el sistema. Estas opciones están
disponibles al instalar o reinstalar el sistema ó al llamar Dpcnf18. El cambio de
configuración del sistema puede ejecutarse en el momento que el usuario la solicite, las
alternativas son:

A. Empresa (datos de la empresa).

B. Ambiente de Trabajo: Monousuario o Red/Multiusuario
C. Condición: Original o Demostrativo
D. Archivo: [Link] (Preparar el Archivo [Link])
E. Uso del Sistema en la Empresa Principal
F. Dígito para la serialización del producto
G. Imprimir Manual del Usuario
H. Generar los Archivos Indices de la Base de Datos

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

I. Recomendación ( Equipos, Software, Reinstalación )

J. Salir del Sistema de Configuración

1.4.a. Datos de la Empresa

Permite cambiar los datos de la empresa principal del Sistema y se introduce para ello la
siguiente información:

 Nombre: Nombre de la empresa registrada en la licencia de uso, admite hasta

treinta y cinco (35) dígitos de formato libre.

 Dirección: Se refiere a la dirección de la empresa, acepta cuatro (4) líneas de treinta

(30) posiciones de formato libre cada una.

 Teléfono: Acepta veinticinco (25) posiciones de formato libre.

 RIF: Se refiere al Registro de Información Fiscal, acepta veinticinco (25)

posiciones de formato libre.

 NIT: Se refiere al Número de Identificación Tributaria, acepta veinticinco (25)

posiciones de formato libre.

 Apertura el Ejercicio Anual: Se refiere a la fecha de inicio del ejercicio

contable. Esta fecha es suministrada por el usuario, al colocarla inmediatamente el
sistema coloca ó modifica la fecha de cierre.

Importante: Las fechas deben ser (12) meses exactos, el cual debe empezar el
01/Mes/Año y terminar el 31/Mes/Año, en algunos casos el usuario quiere indicar otro día
como: 14/mes/año y cerrar el 13/mes/año para el sistema se cuentan trece (13) meses,
lo cual puede haber dos enteros, generando error en el sistema.

 Fecha de Cierre: Fecha en que culmina el ejercicio contable de formato

dd/mm/aaaa. La fecha de cierre es suministrada por el Sistema, si el usuario la
modifica y excede un año del calendario se emite el mensaje : "El período debe ser
menor a un año". En caso contrario, el Sistema continuará la configuración.

Se recomienda no modificar la fecha de cierre, sólo se debe introducir la fecha de inicio

ya que los archivos de saldos y asientos contables son periódicos y dependen de las fechas
del ejercicio. Si el usuario requiere cambiar el mes del ejercicio y ha introducido
información contable, es necesario contactar el servicio técnico Datapro para trasladar

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

los asientos del ejercicio erróneo al ejercicio correcto por medio de un manejador de bases
datos.

Luego de introducir estos datos el sistema le preguntará si desea insertar la dirección en

los formatos de impresión, esto permite insertar automáticamente los campos:
“Dirección”, “Teléfono”, “RIF”, “NIT” en los formatos de impresión. Esta opción se
realiza sólo una vez y ya procesada no podrá realizarse nuevamente. Los campos antes
mencionados pueden ser modificados luego de ejecutar la opción “Insertar Formatos
de Impresión” en el menú de "Definición de Formatos".

1.4.b. Ambiente de Trabajo

Presenta dos opciones Monousuario y Multiusuario, la finalidad de esta opción es
seleccionar el ambiente de trabajo requerido por el sistema y facilitar el manejo de los
archivos de la base de datos del mismo.

 Monousuario/DOS/WINDOWS: Indica al Sistema que trabaje sin verificar los

registros y archivos compartidos.

 Multiusuario/RED: Configura el Sistema para trabajar en ambiente de redes, es

decir, diversos usuarios pueden ejecutar el Sistema al mismo tiempo desde diferentes
"Estaciones" de trabajo conectadas a un computador principal o "Servidor" y se
requiere que cada estación sea identificada por medio de la instrucción SET
DP="ID", la cual puede agregarse al archivo [Link] de cada
computador para que al momento del arranque del equipo el sistema reconozca el
identificador, siendo "ID" un valor numérico que representa a cada estación. Por
ejemplo: SET DP=10.

Si el ambiente de trabajo es Windows se recomienda la selección: Multiusuario/RED

evitando la emisión de errores en caso que el usuario haya seleccionado el icono Datapro
o la opción Datapro por más de una vez.

1.4.c. Condición de Ejecución

Esta opción permite instalar el Sistema en dos modalidades de ejecución, Original y
Demostración.

 ORIGINAL: Requiere una clave de conformación para acceder de manera definitiva

al sistema y debe ser solicitada al fabricante o distribuidor según las condiciones
exigidas en la licencia de uso.

 DEMOSTRACION: Permite ejecutar el sistema en calidad de muestra y su uso es

temporal, hasta cuarenta (40) días después de la instalación o cuando cualquier base de
datos exceda de (500 )registros.

1.4.d. Preparar Archivo [Link]

El archivo de configuración ([Link]) para el D.O.S. contiene los parámetros

I - 19
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

necesarios para la distribución de los recursos del Sistema Operativo, entre ellos tenemos:

 La cantidad de archivos abiertos simultáneamente.

 La asignación de comandos hacia la memoria extendida.
 Los parámetros para los programas que optimizan el acceso al disco duro
"[Link]" o "[Link]".

La opción Preparar Archivo [Link] permite editar o modificar este archivo y ser
grabado nuevamente con las indicaciones del usuario. El Sistema provee un editor de
textos donde es posible desplazarse en toda su extensión por medio de las teclas
direccionales, escribir los comandos necesarios, grabar y concluir con la edición a través
de la combinación de teclas "CTRL-W" o abandonar los cambios pulsando la tecla
"ESC".

Ejemplo: FILES=90
BUFFERS=25

1.4.e. Uso del Sistema en la Empresa Principal

Permite configurar o establecer los parámetros requeridos para el uso del Sistema
Administrativo. Presenta los siguientes conceptos:

A. Suprime la Numeración de Facturas por Almacén.

B. Sumar el Porcentaje del Impuesto al Precio de Venta.
C. Cambiar el Nombre del Producto en Facturación.
D. Campos Adicionales en la Ficha del Producto.
E. Cuerpo de: Factura, Dev., N/Entrega y N/Recepción: Multialmacén.
F. Ganancia por producto se genera cuando se concluye la factura.
G. Integración el Línea de CxC con Caja y Bancos.
H. Resumir por día el efectivo en Integración de CxC con Caja.
I. Agrupar Productos por códigos en el cuerpo de la factura.
J. Tipo de precio para las transacciones del inventario.
K. Unidad del producto en compras y ventas.
L. Cálculo automático del precio.
M. Sistema de redondeo de precio de venta.
N. Período al Débito Bancario.
O. Delimitador para el código del producto.
P. Descuento por producto funciona según,
Q. Precios de ventas en otra moneda "A,B,C,D,E,F,G y H"
R. Método para calcular venta
S. Precio de Venta Final Incluye IVA.

1.4.e.01. Suprime la Numeración de Facturas por Almacén

El sistema ofrece posibilidades de existencias por almacén, además ofrece la posibilidad
que cada almacén genere su número de factura. Esta opción permite indicarle al sistema si
las facturas que se generen se enumeran por cada almacén o por el correlativo genérico
del sistema incluyendo los modelos de factura. Si la respuesta de esta opción es
afirmativa, en el editor de registros del archivo de almacenes, activa un campo
denominado "Factura", donde el usuario debe indicar el número de la primera factura
que será generada durante el proceso de facturación. Es importante tomar en cuenta que
los números de facturas son únicos y que no es posible generar más de una factura con el

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

mismo número, por esta razón los números de factura para cada almacén deben ser
distantes y en caso que el número generado por cualquier almacén ya exista, el sistema
tomara el siguiente número de factura que no se encuentre registrado.

1.4.e.02. Sumar el Porcentaje del Impuesto al Costo de Para

calcular Precio de Venta.
Esta modalidad permite al declarar la forma en la cual le serán calculados los precios de
venta de manera automática, donde la base de calculo puede ser el costo incluyendo el
impuesto (IVA), ejemplo: Si el costo del producto es 100.00 y el IVA 16%, la base de
cálculo es 116.00 para determinar el nuevo precio de venta según el porcentaje de utilidad
y el método de calculo predefinido.

1.4.e.03. Cambiar el Nombre del Producto en Facturación

Si la respuesta de esta opción es afirmativa, ésta le indica al sistema que el usuario puede
cambiar la descripción del producto durante el proceso de ventas o en el cuerpo del
documento (Factura, Pedido, Débito, Cotizaciones y Devoluciones). Si el usuario cambia
el nombre del producto, será almacenado sólo para el renglón donde efectuó el cambio y
sin alterar el nombre original del producto en la base de datos de productos. Además,
permite que la impresión o reimpresión de los documentos se pueda hacer con el nombre
original del producto y/o con el nombre personalizado en cada renglón. Su utilización es
práctica para complementar datos específicos como medidas u otras características que
faciliten mejorar la descripción del producto o servicio que se está facturando.

1.4.e.04. Campos Adicionales en la Ficha del Producto

La ficha de productos del inventario está compuesta por dos secciones: La primera
requiere la información básica para identificar, comprar y vender un producto; la segunda
sección acepta datos complementarios que permite ampliar la información del producto.
Si la respuesta de esta opción es afirmativa, el sistema activa la segunda sección para que
el usuario indique los datos complementarios cada vez que incluya o modifique un
producto del inventario.

1.4.e.05. Cuerpo de Documentos es Multialmacén

A partir de la versión 1.6, se incorporó el campo “Almacén” en los cuerpos de los
documentos: Facturas de Compra. Factura de Venta, Devoluciones, Notas de Entrega,
Notas de Recepción y demás documentos que afectan el valor del inventario, permitiendo
al usuario indicar el código de almacén donde se procesará la existencia de los productos
registrados en los cuerpos de estos documentos. Esta opción acepta un carácter "S" o
"N", que activa o desactiva tal posibilidad: "N", no admite la indicación del almacén;
pero asumirá por omisión el código del almacén preseleccionado para las
operaciones mencionadas. "S", es lo opuesto.

1.4.e.06. Ganancia por Producto cuando se concluye la Factura

Los  productos  registrados  en  el  cuerpo  de  la  factura generan múltiples resultados,
entre ellos "La ganancia por producto" obtenida por  la diferencia entre el precio de
venta y el costo promedio.  Este resultado requiere tiempo de procesamiento que en
algunos casos no es necesario  su  obtención  inmediata,  además;  reduce el  tiempo de

I - 21
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

procesamiento  en  la culminación de la factura.

Para  inhabilitar  el proceso  de  cálculo inmediato, se debe seleccionar la  opción  "N"  y
cuando el usuario requiera consultar las ganancias por productos; debe ejecutar el proceso:
"Reconstruir Saldos".

1.4.e.07. Integración en Línea de CxC con Caja/Bancos

Cada vez que se realiza una factura y es cancelada de inmediato, el sistema registra una
transacción de pago en las bases de datos de la aplicación “Caja/Bancos”. Este proceso
requiere tiempo de ejecución que posiblemente el usuario necesitará utilizar para optimizar
la creación de facturas. Cuando se requiere efectuar posteriormente el proceso de
integración, se debe ejecutar la opción: “Integrar Caja/Bancos” ubicada en la sección
“Otros” de la aplicación de “Ventas y Cuentas por Cobrar”.

El concepto administrativo que ofrece Datapro es la integración automática entre

todos sus módulos, esta opción no contradice el concepto, es una alternativa de optimizar
el proceso de cancelación para las exigencias de puntos de venta. La integración con
Caja/Bancos es necesaria y el usuario la ejecuta cuando lo desea, además, lo puede hacer
desde otra estación de trabajo en caso de trabajar en ambiente de redes.

1.4.e.08. Resumir por día el efectivo de la integración CxC/CAJA

Cuando el sistema registra los ingresos de efectivo hacia la cuenta de Caja, provenientes
de los ingresos de venta, es posible que el usuario desee obtener un registro por cada
ingreso o todos los registros sumados por día y por cada usuario permitiendo tener
menos registros en la base de datos de “Caja” que significa menor tiempo de respuesta
y no posesión de registros innecesarios. Según las necesidades del usuario puede optar por
cualquiera de estas alternativas. Se recomienda las exigencias de punto de venta para
resumir los registros de efectivo y hacer más óptimo todos los procesos que dependen de
la base de datos de Caja.

1.4.e.09. Resumir Códigos en el cuerpo de la factura

El cuerpo de los documentos de venta acepta registrar varias veces el mismo código de
producto. En algunos casos esta opción es útil según los requerimientos del usuario.
Igualmente puede ser ventajosa cuando se puede realizar una sola operación sumarizada en
cantidades y precios al utilizar menor espacio físico al imprimir la factura y optimización
en el trabajo de las bases de datos al poseer menos registros al momento de:
Almacenar, procesar, leer y emitir informes.

Si la opción seleccionada es "S", durante la elaboración de facturas, el sistema resumirá

por código, todos los productos que posean los mismos precios, descuentos, almacén y
unidad de medida.

1.4.e.10. Tipo de Precio para las Transacciones del Inventario

A partir de la versión 1.5, el sistema permite darle valor monetario a las transacciones del
inventario distintas compra y venta tales como: Entradas y salidas, ajuste físico y
transferencias. Este valor monetario es obtenido de los precios "A,B,C,D,F,G,H" y no
de los costos, ya que las transacciones lo poseen.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Esta opción acepta un carácter y puede ser: "A", "B", "C", "D", "E", "F", "G" o
"H" y se refiere al tipo de venta que será asignado para las operaciones de inventario.
Esta valoración es de uso referencial y no altera los valores administrativos ni
contables del sistema. Es útil para valorizar las mercancías entregadas a consignación o
como muestra de venta.

1.4.e.11. Unidad de Producto Compras y Ventas

Mediante esta opción es posible indicarle al Sistema el tipo de medida del producto en
"Unidades, Agrupaciones u Otras", que debe ser utilizado cada vez que se registre un
renglón en el cuerpo de la factura u otro documento de compra o venta que requieran
productos. Su finalidad es favorecer aquella empresa que comercializa productos que tiene
ambas unidades de medida y requiere usar una de ellas por omisión y cambiarla
instantáneamente con sólo oprimir una tecla "G","U", "O".

1.4.e.12. Cálculo Automático Costos y Precios

En cada producto es posible asignar un porcentaje de ganancia distinto por tipo de
precio "A,B,C,D,F,G,H", basados en el último costo o en el costo del mercado. El
sistema provee dos opciones que permiten calcular los precios de venta de manera
automática:

 Precio basado en el costo: Se calcula el precio de venta, tomando el costo más

porcentaje de ganancia. Ejemplo:

Si el costo es de (100.00) y el porcentaje de utilidad bruta es 20%, el nuevo precio es

(120.00).

 Costo basado en el precio: El Costo se obtiene restándole al precio de venta el

porcentaje de ganancia. Si por ejemplo el costo es de (100,00) y se desea un 20% de
ganancia, dicho costo representaría entonces; el 80% (100,00) del precio, por lo tanto
la ganancia sería (25,00); siendo el precio de venta (125,00) 100%.

El uso de estos métodos no es obligatorio, y sólo se activará el cálculo automático cuando

el producto tenga registrado algún margen de utilidad, y tendrá efecto en los tipos de
precios que los posean. Una vez determinado uno de estos dos métodos para el cálculo
de los precios de venta del producto, el usuario podrá realizar sus operaciones en forma
normal. Si se desea cambiar el método, tendrá que aplicar el proceso de "Reconstrucción
de Costos" el cual actualiza los precios regidos con estos métodos. También al modificar
la ficha del producto, se recalculan los precios del mismo.

1.4.e.13. Sistema de Redondeo Precios Venta

Mediante esta opción es posible seleccionar la forma de redondeo automático y los
resultados de los renglones de facturación derivados de los productos más los impuestos,
siempre que se maneje el porcentaje de utilidad por producto. La selección del método es
posible a través de la posición señalada en la cifra "987654321.123", donde el usuario
debe indicar desde qué posición hacia la derecha será redondeado el resultado, ya que el
valor que esté comprendido entre (1) y (4) será convertido en (0) y los valores del (5) al
(9) serán convertidos en (10). Ejemplo:

I - 23
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Sí en la cifra anterior: 987654321.123 se señala desde la posición .123 el sistema de

redondeo se inicia desde el punto (.) y la cifra antes señalada quedara en 987654321.000.
Si se aplica este método a los siguientes valores: 4444.444 el resultado sería
4444.000
5555.555 el resultado sería 5556.000

En ningún caso el sistema obtendrá tres fracciones decimales; pero si es necesario el

usuario debe indicarlo.

1.4.e.14. Período al Débito Bancario

Permite registrar el período y porcentaje de vigencia para calcular en cada transacción el
impuesto al débito bancario el cual está compuesto por tres campos: “Fecha de Inicio”,
“Fecha de culminación” y “Porcentaje de aplicación”.

El cálculo de este impuesto lo efectúa el sistema de manera automática y en el mismo

registro del asiento bancario, desde la incorporación de un cheque de manera directa o
través de un pago registrado en cuentas por pagar u ordenes de pago. Si el usuario
actualizó el sistema después de la vigencia de la ley, el sistema provee en el módulo de
Caja/Bancos una opción que permite recalcular los montos del impuesto al débito bancario
de cada registro de bancos que corresponda a un débito.

1.4.e.15. Delimitador para el Código del Producto

Acepta hasta quince (15) "X" o guiones "-", que permiten crear un delimitador
común para todos los códigos de los productos del inventario. En el caso de XXX-
XXXX-XXXXXX, le indica al sistema que los códigos de los productos serán
representados por medio de la división de dos guiones. Ejemplo:

001-0001-540, será utilizado como 0010001540. La ventaja es que el sistema coloca los
guiones automáticamente.

Importante:
Todos los códigos y transacciones quedan grabados con este delimitador y no podrán ser
cambiados posteriormente.

1.4.e.16. Funcionamiento del descuento por Producto

Por cada producto del inventario el sistema contiene tres campos para indicar los
porcentajes de descuento, el primero se refiere a la unidad, el segundo al grupo y el
tercero a otra medida que pueden ser utilizados de manera general para asignar un
descuento fijo y automático sin la intervención del usuario que hace la factura, también
puede ser utilizado como rango limitativo para que el usuario facturador no otorgue
descuentos superiores a los permitidos. Con la tecla “ENTER”, el usuario puede cambiar
de porcentaje fijo sin cambio a porcentaje máximo permitido.

I - 24
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 %fijo sin cambio: el sistema traslada el porcentaje del producto hacia el renglón de
la factura.

 % máximo permitido: No traslada % de descuento en el cuerpo de la factura y no

permite que el porcentaje introducido por el usuario sea mayor que el indicado en el
producto. De esta manera, se pueden establecer limitaciones en los descuentos
individualizado por producto.

1.4.e.17. Precios de ventas en Otra moneda "A,B,C,D,E,F,G,H"

A partir de la versión 1.6, el sistema permite que el usuario escoja en cual de los precios”
ABCDEFGH” aceptan valores en moneda extranjera, permitiendo que en el proceso
creación de pedidos, cotizaciones, notas de entrega y facturación de los precios se
conviertan en moneda nacional de manera automática. Generar precio en Moneda
Extranjera de manera dinámicamente durante el proceso de venta. Ejemplo: Si el precio
A=10 se entiende 10$, al factuar multiplica por el valor cambiario "Si es 1000", el precio
sugerido será “10.0000”. Si  es cotizacion/pedido y el cliente esta configurado para M/E,
estos se registran sin multiplicar por "1000", solo se indicar "10".

1.4.e.18. Método Para Calcular Costo de Venta

A partir de la versión 1.6, se plateo la posibilidad de crear los asientos contables para
determinar el Costo de Venta de los productos vendidos. El Sistema brinda (2) dos
alternativas:

 Costo de Venta Periódico: Determina el Costo de Venta en el Estado de

Ganancias y Pérdidas al final de un período o una fecha determinada. Se obtiene
por medio de un asiento contable generado por el sistema con la opción Calcular
Costo de Ventas en el Módulo de Contabilidad, donde se involucran las siguientes
cuentas contables:

 Inventario (Cuenta de Activo)

 Inventario Inicial (Cuenta Positiva de Costo)
 Inventario Final (Cuenta Negativa de Costo)

Estas cuentas pueden relacionarse independientemente de acuerdo al grupo que le

corresponda. De esta manera se puede lograr la distribución de costos y de ingresos por
grupos de productos en un Estado de Ganancias y Pérdidas y los inventarios en el
Balance General.

Para integrar las cuentas de Inventario con las cuentas contables, seleccione el fichero de
GRUPOS del Módulo de Inventario. De esta forma el usuario puede distribuir las
operaciones de Compras, Ventas, Devoluciones en Compras y Devoluciones en Ventas
hacia las cuentas contables según sea su criterio. A continuación el siguiente ejemplo, (ver
página siguiente).

A. Al empezar el ejercicio al 01/01/97 tenía (3) tres PRODUCTOS "X" con un

I - 25
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Costo de 50.000,00 cada uno, ya registrado en contabilidad (según el aporte inicial

del Socio).

INVENTARIO INICIAL = 150.000,00

B. Hizo nuevas Compras de (2) dos unidades del PRODUCTO "X" al mismo costo.

COMPRAS = 100.000,00

C. Realizó una Venta del PRODUCTO "X" por 75.000,00, cuyo costo es de
50.000,00; siendo entonces la ganancia bruta de 25.000,00.

VENTA = 75.000,00

D. Al 31/01/97 tiene un saldo de inventario de cuatro (4) unidades a un costo de

50.000,00 (según Módulo de Inventario).

INVENTARIO FINAL = 200.000,00

Al ordenar la contabilización de las Compras y de las Ventas hace el siguiente asiento

contable.

Ejemplo:

Asiento Contable

CUENTA DESCRIPCIÓN DEL ASIENTO MONTO

511 Compras del producto “X” 100.000,00

211110 Cuentas por pagar “EL PROVEEDOR” -100.000,00
111110 Cuentas por cobrar “EL CLIENTE” 75.000,00
411 Ventas producto “X” -75.000,00

Al ejecutar la opción "Calcular Costo de Ventas," el sistema determina el saldo

de la cuenta contable "Inventario" (según el Balance General) y determina el saldo
del Inventario (según las existencias multiplicado por el costo en el Módulo de
Inventario) y realizando un asiento contable como en el ejemplo siguiente:

Asiento Contable

CUENTA DESCRIPCIÓN DEL ASIENTO MONTO

112310 Registro inventario final al 31/01897 200.000,00

522010 Inventario final al 31/01/97 -200.000,00
541010 Inventario inicial 150.000,00
112310 Cierre del inventario inicial -150.000,00

I - 26
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Su representación en el Estado de Ganancias y Pérdidas sería como sigue:

Ejemplo:

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

411 VENTAS PRODUCTO “X2 75.000,00

541010 INVENTARIO INICIAL PRODUCTO “X” 150.000,00
511 COMPRAS PRODUCTO “X” 100.000,00
522010 INVENTARIO FINAL PRODUCTO “X” -200.000,00
COSTO DE VENTAS 50.000,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 25.000,00

De esta forma se obtiene el Costo de Ventas Real en una fecha determinada; de lo

contrario, el resultado sería "Pérdida Bruta en Ventas" porque sólo existiría la cuenta
Venta menos la cuenta Compras.

 Costo de Venta Continuo: Determina el Costo de Venta de todas las operaciones

originadas por las Ventas y Devoluciones de las mismas cada vez que se efectúa la
contabilidad de las Ventas, registrando un débito a la cuenta Costo de Venta y un
crédito a la cuenta de activo Inventario, según el costo del producto. Adicionalmente,
registra un débito a la cuenta del cliente Cuentas por Cobrar y un crédito a la cuenta
Ventas.

Las cuentas que están relacionadas para la integración del Grupo de Inventario con la
contabilidad son:

Inventario (Cuenta de Activo)

* Necesaria para sumarles las Compras y restarles las Ventas
Costo de Ventas (Cuenta de Costos)
* Cuenta de Costo asociado al Grupo de Inventario.
Ventas (Cuenta negativa de Ingreso asociado al Grupo)

De esta manera continuamente se registra el Costo de Venta en la medida que se

originan los asientos de las "Ventas" realizando un asiento automático.

Ejemplo:
Asiento Contable

CUENTA DESCRIPCIÓN DEL ASIENTO MONTO

111110 CUENTAS POR COBRAR “EL CLIENTE” 75.000,00

411 VENTAS PRODUCTO “X” -75.000,00
59 COSTO DE VENTA PRODUCTO “X” 50.000,00
112310 INVENTARIO PRODUCTO “X” -50.000,00

Su representación en el Estado de Ganancias y Pérdidas sería el siguiente:

I - 27
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Ejemplo:

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

411 VENTAS PRODUCTO “X” 75.000,00

59 COSTO DE VENTAS PRODUCTO “X” 150.000,00

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 25.000,00

Al escoger el método de inventario Continuo, estamos asumiendo que las "Compras" y

las "Devoluciones en Compras", serán contabilizadas en forma continua al momento de
ejecutar la opción contabilizar compras. Es decir, que de acuerdo al grupo asociado se
debita a la cuenta de "Inventario", y se acredita a "Cuentas por Pagar".

El siguiente ejemplo muestra un asiento adicional:

CUENTA DESCRIPCIÓN DEL ASIENTO MONTO

112310 INVENTARIO PRODUCTO “X” 100.000,00

211110 CUENTAS POR PAGAR “EL PROVEEDOR” -100,000,00

Importante: Las cuentas contables están asociadas indirectamente a cada producto por
el “Código de Grupo”, el cual posee la relación con las cuentas contables y en
ausencia de tal relación, se utilizan las cuentas de integración. Al final de estos dos
métodos el resultado es el mismo; por lo tanto su representación en el Balance General
sería igual en ambos casos.

Ejemplo:

BALANCE GENERAL

1 ACTIVO
11 ACTIVO CIRCULANTE
1111 CUENTAS POR COBRAR
111110 “EL CLIENTE” 75.000,00
1123 INVENTARIOS
112310 INVENTARIO PRODUCTO “X” 200.000,00
TOTAL ACTIVO 275.000,00
2 PASIVO
21 PASIVO CIRCULANTE
2111 PASIVO CIRCULANTE 100.000,00
211110 “EL PROVEEDOR”

3 PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL (Aporte Socio) 150.000,00
32 GANANCIAS BRUTAS (Edo. de Gan. y Pérdidas) 25.000
TOTAL PASIVO Y PATRIOMONIO 275.000,00

1.4.e.19. Precio de Venta Final Incluye IVA.

I - 28
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Define con “S” si los precios finales indicados en la ficha del producto ya tienen IVA
incluido, facilitando definir precios finales o exactos. Ejemplo: Si el precio es 2.000,00, el
sub-total de la factura será: 1.724.13 y el IVA 16% 275.86, el monto neto será 2.000,00.
Igualmente los procesos de cálculo automático de precio de venta según % de utilidad,
también tomará en cuenta esta configuración. Para los efectos de impresión de la factura es
necesario obtener la base imponible de cada producto ejemplo:

*ITEM(00)
// Calcular la Rata
{MOVER(DIV(PORIVA,100)+1,"nRata")}
// Imprimir Precio sin IVA o Base Imponible
{F(DIV(PRECIO,nRata),PI)}
// Totalizar el monto Bruto
{MOVER(MTOBRU+DIV(MTOREN,nRata),"MTOBRU")}
*FIN

1.4.f. Dígitos para la Serialización de Productos

Uno o varios productos del inventario pueden ser controlados a través de una
identificación individual por pieza, esta identificación es denominada "Serial" y diversos
seriales corresponde a un sólo producto. El sistema permite que el usuario pueda
definir algunas características de esta base de datos:

 Longitud de Campo (8.....20): Acepta valores comprendidos entre (8) y (20)

dígitos para la longitud del campo "serial" para la base de datos de seriales y
movimiento de seriales; igualmente, configura el ancho de los campos necesarios
para que el usuario pueda introducir los datos de cada serial.

 Requiere fracciones: Acepta un dígito "S" o "N", en caso de ser "S" le permite al
sistema aceptar más de una unidad por serial desde su ingreso, permitiendo las
salidas por partes.

Ejemplo:

Un rollo de tela tiene el serial "000001" puede ser vendido parcialmente por
metros hasta llegar al consumo total, además, de reincorporar metros por medio de
la devolución.

 Reutilización "S" o "N": Cada unidad es individualizada y puede estar compuesta

por fracciones que al ser consumidas se desactivan del inventario, no podrán ser
reincorporadas debido a que han sido utilizadas y registradas en la base de datos de
seriales. Algunos requerimientos necesitan utilizar la información de los seriales
consumidos; por ello, el sistema requiere que el usuario le indique si un número de
serial puede ser reutilizado. Ejemplo:

Si el usuario requiere utilizar los códigos de los seriales para controlar productos por
tallas, es necesario reutilizar los números de las tallas, siendo posible que una talla se
agote y pueda ser repuesta en el inventario. Si la posibilidad de la reutilización no
fuese posible, tampoco será posible utilizar un número de serial ya consumido.

I - 29
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 Utilización Fija: Siguiendo el ejemplo anterior, se hace necesario presentar todas

las tallas creadas para un producto, facilitando la comodidad del usuario en sólo
ingresar las cantidades en las tallas presentadas. Por esta razón el sistema requiere este
parámetro si la respuesta es afirmativa serán presentadas por producto todas las tallas
disponibles para que el usuario sólo indique las cantidades. Si la respuesta es
negativa, el usuario deberá ingresar el número de la talla "Serial" y las cantidades.

 Denominación: Acepta diez (10) dígitos de formato libre y se requiere al

denominación visual que titula los editores referidos a los seriales, logrando
satisfacer la comodidad del usuario al denominar el uso de los seriales como:
Seriales, tallas, parte, pieza, número, etc.

 Formato de Entrada de Datos: Permite configurar el formato de entrada de datos

para los números de los seriales, el cual se pueden incluir ciertas exigencias como:

1. Numérico: (9999) La cantidad de también indica la longitud del campo de

entrada, sin alterar la estructura de las bases de datos. para tallas se sugiere (99)

2. Delimitado: 99-9999 o 99/99/9999. Igualmente sólo obliga el formato de

entrada de datos. También se puede utilizar para productos regidos por fechas de
vencimientos o lotes de producción.
3. Mayúsculas: “@!” Los dígitos de entrada se convierten en MAYUSCULA.

Para la aceptación de los nuevos valores, es necesario que el usuario seleccione una de las
siguientes opciones:

 Aceptar: Acepta los nuevos valores e inicia el proceso de reconstrucción de

datos.

 Corregir: Exige nuevamente los valores para los campos.

 Salir: Abandona esta opción sin ninguna modificación.

Antes de efectuar cualquier cambio en esta configuración, es necesario tomar en cuenta las
siguientes precauciones:

1. El Sistema no debe estar cargado en otra estación de la red.

3. Obtener un respaldo de los archivos: [Link] Y [Link] de cada

una de las empresas del sistema incluyendo la principal, en su defecto un respaldo
general.
3. Si existen registros en las bases de datos de seriales y la longitud es disminuida,
también serán recortados los números de los seriales, por lo cual no se recomienda
la disminución.

4. Si existen registros en las bases de datos y la longitud es aumentada, serán

rellenado con ceros los espacios en blanco sólo en aquellos seriales que posean
dígitos numéricos.

5. Se recomienda configurar éstas bases de datos, antes de introducir información en

ellas.

I - 30
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

6. La configuración de estas bases de datos es para todas las empresas del sistema y
no es posible efectuar configuraciones individuales.

1.4.g. Imprimir Manual del Usuario

El contenido de los manuales del sistema se encuentran en los archivos dp\*.txt de
formato texto. Esta opción permite imprimir el contenido de estos archivos en impresora
de matriz o punto en el puerto LPT1: local. Igualmente permite seleccionar un capítulo
particular o todos los capítulos indicando página inicial, página final presentando una
opción adicional para que el usuario indique si desea incorporar el índice de búsqueda.

El sistema presenta un recuadro con los siguientes campos:

 Página Desde: Se refiere al número de página a partir de la cual comenzara la

impresión.

 Página Hasta: Se refiere al número de página hasta donde será impreso el capítulo.

 Líneas por página: Permite indicar cuantas líneas serán impresas para ejecutar el
salto de página. De esta información depende la ubicación de los contenidos en el
índice.

 Indice (S/N): Todos los capítulos tienen un índice, y en ésta opción el usuario define
la impresión o no del mismo.

El sistema inicia la impresión del manual y en caso de no estar la impresora activa, será
emitido un mensaje de advertencia. Si el usuario posee un procesador de palabras como
"Word", se recomienda imprimir el manual a través de un procesador profesional que
ofrece mejor presentación impresa, además, se puede efectuar búsquedas de puntos
específicos, cambiar el tipo de letra, y utilizar los archivos como biblioteca de consulta. Al
ingresar a "WORD", indicar en el menú Archivo, la opción Abrir,
\DP\DOC\[Link] , estos archivos de extensión *.DOC son de tipo Word. Los
archivos ".TXT" contienen acentos que Word no reconoce.

1.4.h. Generar los Archivos índices de las Bases de Datos

Por medio de esta opción se pueden regenerar todos los archivos índices de las bases de
datos y los archivos referidos a la configuración del sistema. De igual manera, se
podrán generar los archivos índices de otras empresas definidas en el sistema. Este
proceso debe ser ejecutado cuando las demás estaciones de trabajo de la red no están
cargando el sistema.

Cuando se actualiza el sistema por reinstalación de una nueva versión o revisión, se

recupera un respaldo de seguridad o el sistema emite algún mensaje de error: “Archivo
no existe o archivo corrupto”, es necesario utilizar esta opción para regenerar todos los
archivos índices, actualizar las estructuras de base de datos y crear las bases de datos *.BD
inexistentes.

1.4.i. Salir del Sistema de Configuración

Culmina el proceso de configuración del sistema y guarda las modificaciones realizadas.
Pulse DP para acceder al Sistema. Si utiliza plataforma Windows inicio, ejecutar \DP y

I - 31
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Aceptar el proceso de Instalación genera de forma automática los iconos de trabajo para
los distintos productos de la familia DataPro.

2. Introducción al Manejo del Sistema

En esta sección, se explican los pasos básicos que el usuario debe seguir para el manejo
general del Sistema. Igualmente, se describen las estructuras elementales de las pantallas
y las funciones de las teclas fundamentales. De esta forma el usuario tendrá a su alcance las
herramientas indispensables que le permitirán aprovechar al máximo las posibilidades del
Sistema.

2.1. Carga y Ejecución del Sistema

Desde el Prompt del Sistema operativo el usuario debe escribir DP y oprimir la tecla
ENTER, para cargar el Sistema y desde Windows utilizar el ícono DP ó Inicio, ejecutar
\Dp y “Aceptar”. Luego pedir una clave de acceso, que permite hasta tres intentos de
entrada. En caso de no acertar en estos intentos, el programa saldrá al sistema operativo;
en caso contrario, se acepta y valida la clave y se inicia la carga de los datos y luego se
mostrara en pantalla el menú principal.

2.2.a Clave de Conformación

Cada vez que se instala o reinstala el sistema, el usuario debe solicitar la clave de
conformación telefónica para activar el uso definitivo del sistema. El usuario cuenta con
un plazo de cuarenta (40) días para solicitar la clave de conformación, durante este periodo
el sistema trabajar bajo la condición de demostración y el usuario no podrá hacer cambios
de fecha que excedan del tiempo establecido para solicitar la clave de conformación. Si
llegase a expirar el tiempo establecido, el sistema emite el mensaje "Culminación de
Licencia", ingresa al sistema ubicándose en el recuadro de solicitud de clave.

Para solicitar la clave, el usuario debe comunicarse con la sucursal Datapro local, enviar
la ficha de registro de usuario por fax hacia la casa matriz (Según teléfonos indicados en
pantalla) o acceder a la página WEB [Link] e indicar los siguientes
datos: Nombre del usuario, dirección, teléfono, agente de ventas, dirección e-mail, fecha de
instalación, actividad económica, representante legal, sistema operativo que utiliza
(Plataforma), número de estación de trabajo ya que sin esta información no puede ser
posible generar la clave de conformación. En caso de que el usuario esté solicitando clave
por primera vez, se requiere el envío de toda la información de identificación del mismo
necesarias para las notificaciones de nuevas versiones, cursos, servicios nuevos productos
y demás servicios de interés para el usuarios.

Datapro debe suministrar la clave de conformación directamente a la sucursal Datapro, o el

representante local se comunica directamente con el usuario y le entrega la respectiva
clave de acceso.

Si el sistema está trabajando en ambiente de redes, la clave debe ser solicitada desde
cualquier estación de trabajo. Las demás estaciones no requieren clave de conformación y
deben acceder al sistema después de acceder desde la estación de trabajo donde se

I - 32
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

conformó la clave de conformación. Todas las estaciones deben poseer la misma fecha
de sistema operativo y el incumplimiento de esta norma emitirá el mensaje "Inicialmente
se debe cargar el sistema, desde la computadora donde se conformó la clave de
conformación y se debe revisar la fecha del sistema operativo en las demás
computadoras."

2.2.b Clave de Acceso

Luego de ser cargado el sistema, se presenta un recuadro donde el usuario debe indicar la
clave de acceso al sistema, hasta tres intentos son aceptados. Luego de ser aceptada la
clave por el sistema se verifica que la clave introducida está registrada en la base de datos
de usuarios, se inicia la lectura del mapa de navegación que permitirá al usuario navegar y
realizar sólo las operaciones permitidas.

Recomendaciones:
 Si el Sistema está trabajando en ambiente de redes, es recomendable que cada usuario
esté identificado en el archivo de “Usuarios” y que al acceder el sistema utilice la
clave respectiva. Así mismo, se recomienda que otro usuario no acceda al sistema
con la clave de otro usuario que haya ingresado previamente al sistema, generando
conflictos en los archivos de uso temporal (ver también Definición de Usuarios).

 Si luego de ingresar la clave de acceso, el sistema emite el mensaje: “Precaución, el

usuario ya ingresó al sistema”, es posible que otro usuario haya ingresado al sistema
con esta clave de acceso o el sistema no fue cerrado correctamente, no registrando la
salida del usuario. Igualmente, este mensaje indica un segundo ingreso por parte del
mismo usuario. Si el sistema no fue cerrado correctamente este mensaje lo indica y
se recomienda generar los archivos índices de todas las bases de datos en la aplicación:
Definición/Mantenimiento.

 Si trabaja en ambiente Windows, asegúrese que el sistema no está cargado

previamente, si el sistema es cargado en múltiples veces y no está configurado para
ambiente Multiusuario, emitir mensajes de error debido a que no puede compartir sus
archivos.

 Si el usuario requiere ingresar múltiples veces al sistema y disponer de diversos

accesos de manera simultánea es posible; pero debe ingresar a cada acceso con
diversas claves de usuario, para no generar conflictos con los archivos de uso
temporal. Además si el usuario requiere trabajar con diversos módulos de manera
simultánea se recomienda hacer cargas múltiples del sistema, haciendo “clic” en el
icono “Dp” las veces que considere necesario y el sistema operativo lo permita.
Igualmente, el usuario debe saber que esta práctica consume recursos del sistema
operativo haciendo este cada vez más lento.

2.2. Estructura Básica de las Pantallas

I - 33
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

La pantalla principal del sistema, contiene el menú principal de acceso a través de

ventanas de opciones navegables de derecha, izquierda, arriba y abajo, acompañada de
mensaje interactivos con el usuario e identificaciones que ayudan al usuario a conocer
la aplicación y período de trabajo.

2.2.a. Identificación del Sistema

Representa la primera línea de la pantalla, contiene el nombre y la versión del Sistema, así
como también el número de almacén que se encuentra activo.

2.2.b. Identificación de la Empresa

Representa la segunda línea de la pantalla, contiene el nombre de la aplicación en uso, el
nombre de la empresa y la fecha del Sistema.

2.2.c. Líneas de Mensajes y Ayudas al Usuario

Comprende las dos últimas líneas de la pantalla. La primera, contiene información acerca
del campo que está en edición, tecla de función activa u otra identificación específica. La
segunda línea, emite mensaje de carácter genérico, como navegar o salir en la opción de
trabajo o indica que proceso está ejecutando el sistema. Ambas líneas contienen toda la
información referente a la pantalla que esté en edición.

2.2.d. Recuadro de identificación de Periodo y Usuario

Está ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla principal, identifica el usuario del
sistema a través del número de registro y nombre, además, indica el período abierto del
ejercicio anual por medio de la fecha de apertura y la fecha de cierre.

2.2.e. Menú
Contiene seis (6) opciones horizontales que se utilizan de manera general para todas las
aplicaciones del sistema y permite acceder al contenido exclusivo de cada aplicación
donde se despliega de manera vertical el contenido: Ficheros, Informes y Otros. Al
ubicarse en cualquiera de las seis opciones, mediante el cursor o pulsando las teclas de
dirección, se despliega debajo de la opción otra ventana de opciones verticales.
Las opciones presentadas por este menú son las siguientes:

A. Macros
B. Aplicaciones
C. Ficheros
D. Informes
E. Otros
F. Salir

I - 34
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Nota: Todas las opciones del menú del sistema que están acompañadas con un punto,
significa; que no están disponibles para el usuario y que están negadas en el mapa de
acceso al sistema.

2.2.e.1. Macros
Presenta las ventanas de opciones disponibles para todas las aplicaciones del sistema,
es decir, se mantienen si el usuario cambia de aplicación estas opciones están ubicadas en
esta sección haciendo práctico y rápido su acceso y uso, evitando cambiar de aplicación y
retornando en las opciones anteriores. Este conjunto de programas se refieren a los
accesorios comunes del Sistema.

Macros:
Nueva Fecha
Cambio de Usuario
Cambio de Clave
Valor Cambiario
Unidad Tributaria
Código de Retención
Tarifas de Retención
Seleccionar:
Impresora
Empresa
Almacén

2.2.e.2. Aplicaciones
Presenta la ventana de opciones del menú principal referido a los módulos del Sistema,
el cual es la única opción de ingresar a cada aplicación del sistema; si el usuario requiere
salir de alguna de ellas, sólo basta con seleccionar otra aplicación o salir del sistema, las
opciones disponibles son:

 Inventario.
 Compras y Cuentas por Pagar.
 Ventas y Cuentas por Cobrar.
 Bancos y Caja.
 Contabilidad.
 Definiciones y Mantenimiento.
 Generador de Informes.
 Gráficos y consultas.

I - 35
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 Otras Aplicaciones.

Cuando el usuario selecciona una de estas aplicaciones, el sistema indica en la parte

superior izquierda del vídeo el nombre de la aplicación seleccionada, abre los archivos
requeridos y posiciona el cursor en la sección "Ficheros" correspondiente a la aplicación
en uso. El contenido de las secciones "Informes" y "Otros" corresponden de manera
exclusiva a esta aplicación.

Si el usuario presiona ESC en esta opción, regresa a la opción menú principal donde se
encuentran las opciones: Macros, Aplicaciones, Ficheros, Informes, Otros y Salida.
Igualmente, se encuentra disponible la documentación y recomendaciones para la
navegación del menú principal del sistema, presionando la tecla de función “F1”.

2.2.e.3. Ficheros
Presenta la ventana de opciones referidas a los archivos del módulo en uso. Ejemplo:

Si el módulo en uso es Inventario, estas opciones se refieren exclusivamente al manejo y

acceso a los archivos del Inventario y no a los de otro módulo.

2.2.e.4. Informes
Presenta la ventana de opciones referidas a los informes definidos exclusivamente para
la aplicación en uso. Si esta ventana contiene en la última posición la opción “Otros
Informes Definidos”, corresponden a los informes creados a través del generador de
informes y seleccionados para ampliar la plantilla de informes para cada aplicación;
incluso, con la posibilidad de indicar la lista de usuarios que tendrá acceso.

Si el usuario desea ampliar o reducir la cantidad de informes de esta plantilla, debe

dirigirse al generador de informes y seleccionar la opción: “Seleccionar Informes”,
ubicar la aplicación disponible a través del editor de registros que hace posible personalizar
la lista de informes definidos para cada aplicación.

2.2.e.5. Otros
Presenta la ventana de opciones se refieren a los procesos exclusivos de la aplicación en
uso, actualización, reversión, recálculos, cambios de código y otros procesos. Esta sección
complementa el contenido de cada aplicación a través de un conjunto de programas
diseñados exclusivamente para generar resultados para todos los registros de una base de
datos específica o configurar resultados exclusivos de la aplicación en uso.

Todas las opciones del menú principal que posee el sistema se encuentran almacenadas
en la base de datos Menú de opciones del Sistema ubicada en la aplicación
Definiciones y Mantenimiento permitiendo la posibilidad de personalizar las opciones del
sistema e incorporar, eliminar, condicionar o modificar cualquiera de las opciones
disponibles, incluso redistribuir las opciones del menú.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

2.2.e.6 Salir
Permite abandonar el Sistema y regresar al Sistema Operativo, directamente a la pantalla
inicial de Windows. Esta opción es necesaria para evitar pérdida de datos, ya que el
sistema cierra todos los archivos. Además, es necesario que el usuario requiera salir del
sistema, sólo a través de esta opción.

Si el sistema queda paralizado por cualquier circunstancia, es recomendable tratar de

asegurar los datos antes de reiniciar el computador. Si se trabaja en ambiente de redes
Novell, es necesario desconectar lógicamente la estación desde el programa "Monitor"
del servidor y luego reiniciar. Si el ambiente es Windows, el usuario debe cerrar la tarea
regresando a la pantalla principal de Windows a través de la tecla Windows o ALT-
TAB, visualizar la tarea "Dp o Datapro" en la parte inferior del vídeo, luego posicionar
con el Mouse y presionar clic-derecho, ubicar la opción "Cerrar", confirmar la salida
de la tarea y reiniciar el computador.

La única situación que obliga al sistema a paralizarse de manera interna, es la falta del
archivo *.dbt de una base de datos *.BD. Situaciones conocidas se debe a que realizan
respaldos de las bases de datos *.BD faltando los *.DBT y cuando se restaura el respaldo,
la información contenida en el BD no es compatible con el DBT actual, causando
paralización del sistema. Estos archivos pueden ser formatos DPF0*.* o DPMEMO*.*, el
cual se recomienda extraer del disco uno de instalación. Ejemplo:

Desde el prompt del sistema operativo o desde Windows Inicio y ejecutar:

A:PKUNZIP A:DPBD DPF0*.* DPMEMO*.* \DP -O

Luego generar los archivos índices a través de la opción \DPCONFIG. Las teclas
direccionales de desplazamiento horizontal; ubican el cursor en una de las siguientes
opciones: “Macros”, “Aplicaciones”, “Ficheros”, “Informes”, “Otros” y “Salir”.

3. Editor de Registros
Datapro provee un editor de registros que permite una fácil y rápida adaptación en el
manejo del Sistema y una práctica forma de acceder a cualquier registro. Cada base de
datos es accedida y operada de manera general en función de los siguientes elementos:

3.1. Estructura de la Edición de Registros

El área de trabajo está encerrada a través de un recuadro. En la parte superior de este
recuadro se encuentra el título de la base de datos, la segunda línea contiene el nombre de
cada uno de los campos que se muestran separados por el dígito "|" y en la cuarta línea
se encuentra el primer registro de la base de datos. El registro en edición se encuentra
encerrado entre los indicadores y señalado con el color del editor de los datos. La
penúltima línea contiene las iniciales de todas las opciones disponibles: “Incluir”,
“Modificar”, “Consultar”, “Eliminar”, “Buscar”, “Localizar”, “Alternar”, “Salir”;

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

para los registros de la base de datos.

Las opciones disponibles para las operaciones con los registros de las bases de datos, son
las siguientes:

 Incluir (Inc): Permite crear un nuevo registro en la base de datos. Se activa con la
tecla "I" de la opción "Incluir". Si la clave del registro que se desea incluir ya está
registrada, el Sistema emitirá un mensaje anunciando la existencia de la misma.

 Consultar (Con): Muestra el contenido de los campos correspondientes a la consulta

que se realiza. Se debe ubicar el registro que se desea consultar con las teclas de
desplazamiento vertical, luego se presiona la tecla "C" de la opción "Consultar" y el
Sistema mostrar el contenido de los campos requeridos.

 Modificar (Mod): Después de señalar el registro deseado, al presionar la tecla

"M" de la opción "Modificar" el Sistema revisará que este registro no esté siendo
utilizado por otro usuario. Si se modifica el contenido del campo clave, el Sistema
verificará que éste no exista en otro registro de la base de datos.

 Eliminar (Eli): Después de ubicar el registro que se requiere eliminar, el usuario

debe presionar la tecla "E" de la opción "Eliminar" y el Sistema revisará que este
registro no está siendo utilizado por otro usuario para proceder a su eliminación
lógica.

 Buscar (Bus): Al presionar la tecla "B" de la opción "Buscar", el Sistema

prepara el editor para dar entrada de datos a los campos claves de búsqueda. El
Sistema busca directamente el registro donde se encuentra el valor introducido al
finalizar la entrada y provee dos campos de búsqueda en la mayoría de las bases de
datos.

 Localizar (Loc): Al presionar la tecla "L" de la opción "Localizar", el Sistema

prepara el editor para dar entrada de datos a los campos claves de localización,
introduciendo la palabra o valor requerido. Finalizada la entrada de datos, el Sistema
busca dicho contenido al principio, final o intercalado en el campo correspondiente de
todos los registros de la base de datos y se encuentra ubicado en el primer registro
señalado con el indicador. Si el Sistema localiza más de un registro, emitirá el mensaje
"+: Buscar más". Para mostrar el siguiente registro localizado, se deberá presionar
la tecla "+".

 Alternar (Alt): Permite alternar la organización de los registros de las bases de datos,
que tengan dos campos claves de búsqueda. Ejemplo:

Si el archivo en edición es el de usuarios, por defecto, los registros son presentados

según la organización del campo de identificación "ID". Si el usuario oprime la
tecla "A" de la opción "Alternar", el Sistema presentará los datos organizados
según el campo "Nombre del usuario".

 Seleccionar (Sel): Permite al usuario seleccionar de la ventana que se encuentra en

edición cualquier registro y llevarlo a la pantalla de la cual fue llamado.

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GENERALIDADES

 Salir (Sal): Permite regresar a la ventana anterior.

3.2. Uso de las Teclas

Para acceder a los registros de la base de datos, el Sistema requiere del uso de las siguientes
teclas:

 Home: (Inicio) Ubica el indicador XW en el primer registro, según la organización

de campo clave.

 End: (Fin) Ubica el indicador XW en el último registro, según la organización del

campo clave.

 Page Up: (Página arriba). Muestra los registros de la página anterior, quedando
el primer registro señalado con el indicador X W.

 Page Dn: (Página abajo). Muestra los registros de la página siguiente,

quedando el primer registro señalado con el indicador X W.

 Esc : (Escape). Con esta tecla se concluye el trabajo en la base de datos.

 Enter: Permite acceder al registro seleccionado de la base de datos, para su edición.

3.3. Teclas de Función

 F1 (Manual en Línea): Edita en la parte derecha de la pantalla la ventana del
manual de ayuda correspondiente a la aplicación o proceso en ejecución.

 F2 (Teclas de Ayuda de Operación): Muestra en la parte derecha de la pantalla

el uso de las diferentes teclas de función y operaciones definidas en el Sistema.

 F3 (Calculadora): Trae a la pantalla la calculadora de uso interactiva, es decir

acepta los valores de los campos y los procesa, luego los devuelve hacia el mismo
campo que está en edición, además posee las siguientes funciones:

 Clear: Borra los datos introducidos, sin borrar los valores calculados.

 Memory: Almacena el último resultado en memoria.

 Restore: Restaura el último resultado en memoria cuando se realiza una operación

y genera un resultado que se almacena a través de "M", luego se borran los
resultados con "N", se ejecuta una nueva operación, se coloca el signo, luego se
restaura el valor desde "M" y luego ENTER o "=".

 Nuevo: Limpia el vídeo y borra todas las operaciones realizadas preparando la

calculadora para una nueva cuenta.

 Exportar: Si la calculadora es llamada desde la edición de un campo de contenido

numérico, se puede exportar el resultado de la calculadora hacia el campo que está en
edición.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 Decimal: Permite ajustar la cantidad de decimales que serán visualizados en la

pantalla, su operación es “Número” y “D”, donde “Número” es la cantidad de
decimales y "D" indica que active los decimales.

Ejemplo:

4D, le indica al sistema que muestre resultados con cuatro (4) decimales.

 Zoom: Permite reducir o ampliar el tamaño visual de la calculadora,

permitiendo mayor visualización del vídeo mostrado por el sistema. Si la calculadora
se muestra full/vídeo y se presiona "Z" (Zoom), el recuadro de la calculadora se
mostrará sin las opciones reduciendo el espacio en el vídeo, si se presiona
nuevamente "Z", la calculadora retorna a full/vídeo.

 Importar: Identificado por la letra "I", permite importar el valor del campo que está
en edición hacia la calculadora, facilita la importación de valores y disminuye la
posibilidad de error por transcripción de valores. Ejemplo:

Se llama la calculadora, se importa el valor desde el campo que está en edición, se

aplica cualquier operación matemática y luego se exporta el nuevo valor hacia el mismo
campo.

 Fijar: Identificado por la tecla "F". Fija y almacena la configuración de la

calculadora, para los futuros usos, la calculadora se presente como fue fijada.

 Vídeo: Identificado por la tecla "V". Permite alternar el color de la calculadora,

facilitando el contraste con el vídeo del sistema y mayor visualización por parte del
usuario.

 Teclas direccionales: (Derecha/Izquierda), permite movilizar el vídeo de la

calculadora hacia la derecha o izquierda del vídeo, facilitando la visualización del
vídeo que presentó el sistema antes de invocar a la calculadora.

 F4 (Calendario): Llama a la ventana del calendario perpetuo. Se utilizan las teclas

de posición (flechas direccionales), para cambiar el año y los meses.

 F5 (Recuperar Resultados): Importa el resultado memorizado en la calculadora,

hacia el campo en edición.

 F6 (Editar Catálogo) : Ha sido reservada para solicitar el catálogo de una

cuenta o lista de tabla, esta vinculada comunmente a campos que solicitan un
valor como por ejemplo: Código del producto en la factura, F6, presenta el
catálogo de productos con posibilidad de importar el código del producto hacia
el campo que está en modo de edición.

 F7 (Copiar valor del Campo): Facilita copiar el contenido de un campo que está en
edición para luego ser copiado sobre otro campo, ejemplo: Editar la ficha del cliente y
copiar el campo Dirección 1 y luego restaurarlo sobre el campo Dirección2.

 F8 (Restaurar Valor): Permite restaurar (Pegar) el valor de un campo previamente

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

copiado con F7.

 Alt-E Enviar mensaje: Está disponible en modo multiusuario/redes, apareciendo en

pantalla un recuadro para indicar el número del usuario "00,01,02..99" y dos líneas
de (30) dígitos cada una para indicar el mensaje que desea transmitir. Si el usuario
receptor está ausente, el mensaje queda grabado y disponible para ser visualizado
cuando éste acceda al sistema e incluya la clave.
3.4. Teclas de Edición
Son teclas que facilitan el ingreso de datos en el momento que el usuario realiza la
edición o entrada de los mismos en los campos requeridos. Estas teclas son las
siguientes:

 Ctrl-Y: Elimina en el campo que se encuentra editado, todos los dígitos ubicados
después del cursor.

 Cltr-U: Restaura el contenido inicial del campo en edición. Debe ser utilizado cuando
el mismo se está modificando y se quiere recuperar su valor anterior.   Restaura el valor
de campo que en modo de edicion ha sido cambiado, ya
no   es posible despues de presionar ENTER. Ejemplo: Si un campo tiene el valor
1500 y en modo edición ha sido cambiado por 1200 al presionar CTRL-U es
restaurado el valor 1500. Si el campo pierde el foco de edición al ser   presionado
ENTER ya no es posible recuperar el valor inicial.

 Ctrl-G: Elimina el dígito marcado por el cursor. El usuario debe ubicarse en el

carácter deseado y oprimir las teclas CTRL y G.

 Cltr-T: Elimina los dígitos de una palabra, a partir del carácter que se encuentre
marcado por el cursor.

 Ins: Activa el modo de inserción en el teclado, lo que permite insertar nuevos dígitos
en el campo editado. Para ello, se requieren los siguientes pasos:

- Oprimir la tecla “Ins” (Insertar)

- Ubicar el cursor en el lugar donde se hará la inserción.
- Escribir el dígito deseado.
- Oprimir la tecla “Ins” para desactivar el modo de inserción.

 Del: Elimina o borra los dígitos del campo en edición. El usuario debe ubicar el
cursor en el dígito deseado y oprimir la tecla “Del” (Delete = Eliminar). La función y
utilización de esta tecla es similar a la tecla CTRL-G.

 Ctrl-g: Se posiciona en el campo anterior donde el usuario se encuentra ubicado.

De esta forma se puede modificar o revisar la información contenida en el mismo.
El cursor se ubica en el primer dígito del campo.

 Ctrl-h: Avanza al campo siguiente donde el usuario se encuentra, con esto se puede
revisar o modificar la información de dicho campo. El cursor se ubica en el primer
dígito del campo.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

4. Mantenimiento del Sistema

Para un óptimo funcionamiento del sistema, es indispensable garantizar los elementos
básicos de funcionamiento, es necesario proteger cada computador de trabajo y en
especial al servidor de archivos con un protector para caídas de energía "UPS", que
mantienen en funcionamiento el sistema hasta cerrar cada una de las estaciones y el
servidor garantizando la estabilidad de la información; incluso, el funcionamiento del
sistema operativo.

El sistema provee programas diseñados para regenerar archivos índices que deben ser
ejecutados, cada vez que el sistema sufre alguna interrupción o se restaura un respaldo de
datos. También incorpora programas de mantenimiento para compactar las bases de datos,
eliminando registros no necesarios y optimizando su funcionamiento.

Es importante acotar que el usuario debe realizar diariamente respaldos de seguridad a

través de la opción “Respaldo”’ en la aplicación “Definiciones y mantenimiento.”

El respaldo de Bases de Datos, puede efectuarse en unidades de almacenamiento externo o

a través de discos locales; que son altamente útiles y eficientes para efectuar respaldos
diariamente. Incluso para contingencias en caso que la red no tenga conexión, es necesario
tener el sistema instalado en un disco de la estación de la red, restaurar el respaldo y seguir
trabajando localmente con el sistema. Cuando se requiere reanudar el uso del sistema en el
servidor, se deben copiar las bases de datos desde el disco local hacia el disco del servidor
y luego solicitar la ejecución del sistema.

Si el sistema trabaja en ambiente local (Sin Red), es recomendable efectuar

mantenimiento de la unidad de almacenamiento a través del comando DEFRAG que
permite reorganizar las direcciones de los archivos en el medio magnético optimizando el
acceso al disco y disminuyendo el número de direcciones para cada base de datos. Por
otra parte si está instalado en ambiente de redes, es importante efectuar la instalación
optimizada que hace más eficiente el desempeño del sistema.

También se debe solicitar a Datapro o a las sucursales de Datapro las mejoras y

correcciones de la versión actual, ya que la misma incorpora novedades útiles para el
usuario, además de la nueva documentación que contribuye al usuario aprovechar al
máximo el uso del sistema.

4.1. Errores de Ejecución

La presencia de error en el sistema puede suceder, en la mayoría de los casos, por
interrupciones eléctricas (error:1010), que algunas veces afectan las estructuras de los
índices de las bases de datos y la solución más confiable es reconstruirlos. El sistema
provee un comando de ejecución externo que permite reorganizar y revisar nuevamente
las estructuras de las base de datos:

C:\DPCONFIG ENTER o Desde Windows: Ejecutar, DPCONFIG y Aceptar

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GENERALIDADES

El sistema presenta un menú de opciones donde se debe seleccionar la opción

“Reconstruir archivos índices” de todas las empresas, salir al sistema operativo y llamar
nuevamente a Datapro. Cada error presentado por el sistema, se manifiesta a través de
una identificación numérica.

 Error INTERNAL 19, se recomienda "Compactar los Archivos del Disco Duro"
debido a la fragmentación de los registros de los archivos (sólo en ambiente
D.O.S./WINDOWS) Monousuario. Utilizar el comando DEFRAG

 Error 4 [Link] (4), significa que hay demasiados archivos abiertos y lo que
puede estar sucediendo es que el archivo [Link] no tiene bien definido
FILES=55 ó la versión del DOS es inferior a 3.3. Si se está trabajando en RED, la
asignación de FILES debe ser mayor que (55), debido a que las redes también abren
sus archivos de especificación de uso.

 Error 3, DIRECTORIO NO EXISTE, significa que el directorio de acceso de la

empresa no existe y debe ser creado a través del comando de sistema operativo:
MD \DP\EMPnnn, restaurar los respaldos de dicha empresa y luego generar
archivos índices.

 Error 2, ARCHIVO NO EXISTE, si el archivo posee extensión .CDX, debe

ejecutar la opción, “Generar archivos índices”. Si la extensión es .DBF debe
extraer el archivo desde el disco de instalación #1, a través del siguiente comando y
desde el sistema operativo: \DP\EXE\PKUNZIP A:DPBD [Link]
\DP\EMPnnn, donde [Link] es el nombre del archivo no existente y
\DP\EMPnnn es el directorio donde hace falta el archivo.

Si la extensión del archivo es .DP debe ser extraído del disco de instalación #1 a
través del siguiente comando y desde el sistema operativo: \DP\EXE\PKUNZIP
A:DPDP [Link] \DP\DP, donde [Link] es el nombre del archivo no existente
y \DP\DP es el directorio donde hace falta el archivo.
Si la extensión del archivo es numérica .00, .01, se refiere a los archivos de uso temporal
qu están dentro de los directorios: \dp\dpimg, se recomienda borrarlos a través del
siguiente comando: DEL.

 Error 1001, VARIABLE O CAMPO NO EXISTE: Sucede cuando el sistema ha

sufrido una interrupción, mayormente se manifiesta cuando el servidor de
archivos es apagado indebidamente. La solución inmediata es restaurar el último
respaldo y generar archivo índices.

 Corrupción Detectada o Archivo de Indice Corrupto, comúnmente se genera por

interrupciones indebidas del sistema o excesiva fragmentación de las tablas de
ubicación de archivos (FAT). Para corregirlo se debe llamar desde el sistema
operativo el comando "\DPCONFIG" y ejecutar la opción "Generar archivos
índices de todas las bases de datos". Para uso no multiusuario se recomienda
optimizar el espacio físico del disco duro a través de los comandos "SCANDISK y
DEFRAG". Si las soluciones planteadas en este manual no corrigen el error
presentado, el usuario debe ser reportado inmediatamente con el Centro de Soporte
Autorizado (CSA) local o enviar un comunicado por e-mail o fax indicados en la
página WEB: [Link]

 Error de corrupción en archivos temporales: Estos Archivos se encuentran en la

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

capeta c:\DP20\dpimg, y su extensión es “.nn” donde “.nn” se refiere al código del

usuario. Si se presenta algún error de corrupción en cualquiera de estos archivos,
simplemente bórrelos de la siguiente manera: DEL C:\DP20\dpimg\*.* /s. También
para mayor comodidad en el comando de arranque del sistema Operativo
“[Link]” o equivalente, puede agregar la instrucción de borrado, para así lograr
el borrado de temporales cada vez que inicia el PC. De todos modos el sistema los
crear cada ves que se ejecuta.

 Error en la Ejecución de Reportes bajo Crystal Report. Primero compruebe que el

sistema esta instalado en forma optimizado, es decir en el disco local y la dirección de
los datos apuntan hacia la ubicación “Drive:” del servidor. Para conocer el archivo que
crystal que está en ejecución debe abrir el formato datapro y ubicarlo en la siguiente
instrucción:

@:RUNRPTDBF("Crystal\[Link]",DP_CRYSTAL,RGO_P1,.F.)

Luego de determinar el nombre del archivo crystal. Acceda al programa diseñador

para crystal report, abra el archivo de diseño, ejecútelo y de inmediatamente será
mostrado el motivo por el cual no se puede realizar la ejecución así como lo indica la
siguiente imagen. “Falta el archivo [Link] que es generado por el
programa CLI000 en DpXbase y llamado desde el mismo diseño de formato Datapro.

4.2. Respaldo externo de Datos.

El respaldo de información es vital para garantizar la continuidad del uso del sistema para
casos de contingencia. Es importante destacar que los medios magnéticos son altamente
susceptibles y por ello se recomienda efectuar respaldos de seguridad diariamente. Así
mismo, es necesario que el usuario conozca la distribución del sistema en el sistema
operativo que le permita elaborar respaldos de seguridad.

Si el usuario trabaja en Windows95 y en redes, se recomienda respaldar totalmente el

sistema en un disco duro de la estación y utilizar el respaldo para contingencias cuando se
pierde la conectividad en la red. Se trabaja en el respaldo y luego se lleva nuevamente hacia
el disco del servidor, lo importante es seguir funcionando. Utilizando el siguiente comando:
XCOPY F:\DP\*.* C:\DP /y /s, este comando tiene gran utilidad al copiar los archivos
aún en uso, es decir, todos los usuarios pueden seguir utilizando el sistema y XCOPY hace
el respaldo de seguridad, además es eficiente.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Otra alternativa es utilizando comandos de compresión y se recomienda generar juego de

discos para cada empresa, utilizando el siguiente comando:

1. \DP\EXE\PKZIP A:DATOS \DP\*.* -X*.NTX -EX -&v

2. \DP\EXE\PKZIP A:DATOS \DP\EMP001\*.* -X*.NTX -EX -&v
3. \DP\EXE\PKZIP A:DPDP \DP\DP\*.* -X*.NTX -EX -&v
4. \DP\EXE\PKZIP A:DATOS C:\DP\*.* -X*.NTX -X*.EXE -rp -ex -&v (desde el directorio
raíz)

Los parámetros -x*.ntx excluyen los archivos índices, -ex compresión máxima y -&v
utilización de varios discos. La opción (1), indica respaldar la empresa principal, (2) indica
respaldar la empresa EMP001 y la (3) indica respaldar los archivos de configuración.
Recuerde que estos respaldos excluyen los archivos índices porque son recuperables a
través del proceso de reorganización de archivos índices.

Recomendaciones:
Cuando se utilizan medios magnéticos externos como diskettes se recomienda intercalar
los juegos de discos en cada respaldo, es decir, el juego de discos utilizado el día lunes
no utilizar el martes ni jueves; pero si los miércoles y viernes, el otro juego de discos
utilizarlo los días martes y jueves. Es necesario cambiar cada mes los juegos de discos
y reemplazar los nuevos discos, debido a que estos medios magnéticos también son
susceptibles y aun más cuando se manipulan frecuentemente.

Para mayor comodidad el usuario dispone en la aplicación de definiciones y

mantenimiento la opción Respaldar datos, que simplifica el uso de estos comandos.

4.2.1. Restauración de Respaldo Externo

La restauración de respaldos debe ser ejecutada cuando la información haya sufrido datos,
pérdidas o distorsiones por cualquier causa. En caso de pérdida total, se debe instalar el
sistema a través de los discos de instalación y luego restaurar los respaldos en cada
directorio. Si se ejecutó el respaldo según el ejemplo anterior de Windows en Redes y
se utilizó una unidad de almacenamiento rígida (Disco Duro) se debe proceder en la
utilización del siguiente comando:

XCOPY C:\DP F:\DP /y /s

Si se utilizan medios magnéticos externos como diskettes, se debe proceder según los
ejemplos anteriores 1,2 y 3:

1. \DP\EXE\PKUNZIP A:DATOS \DP -o

2. \DP\EXE\PKUNZIP A:DATOS \DP\EMP001 -o
3. \DP\EXE\PKUNZIP A:DPDP \DP\DP -o
4. \DP\EXE\PKUNZIP A:DPDP -o -d (Desde el directorio Raíz)

El parámetro “-o” indica sobreescribir los archivos existentes. Luego de concluir la

restauración del respaldo se deben generar los archivos índices a través del comando
DPCONFIG.

Para mayor comodidad el usuario dispone en la aplicación de Definiciones y

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Mantenimiento, la opción “Restaurar Datos”, que simplifica el uso de estos

comandos.

4.3. Ubicación física de las Bases de Datos y Archivos

Es importante que el usuario conozca la distribución de directorios y archivos del sistema
para ejecutar procesos de respaldo y restauración de datos. Los directorios y archivos son:

DIRECTORIOS
DP\ Bases de Datos de la Empresa principal
DP\DP Archivos de Configuración.
DP\REP Archivos de Informes Internos
DP\DPIMG Directorio de uso temporal
DP\GINUEVOS Nuevos Informes de la última versión
DP\DPREP Generador de Informes
DP\EXE Programas ejecutables
DP\WND Archivos de Ventanas
DP\DOC Manuales en Word
DP\EMPnnn Otras empresas del Sistema.

ARCHIVOS
*.BD Bases de datos
*.DBT Textos o memos de las bases de datos.
*.NTX Tablas Indices.
*.DP Archivos de configuración
*.REP Informes internos
*.WND Archivos de Ventanas
*.MEM Procedimientos DPXBASE

5. Emisión de Informes
Mediante este recuadro es posible acceder a todas las opciones de emisión de
información que suministra el sistema. Está compuesta por diversas alternativas que
permiten indicar los intervalos y condiciones que debe cumplir la información
requerida, las características de impresión y los distintos dispositivos de salida. Además,
ofrece la posibilidad de emitir documentos impresos como: (Facturas, Recibos, Giros,
Notas de Entrega, Etc.). Dispone en la opción de criterio un campo denominado
“Formato” que permite que el usuario seleccione el formato de impresión requerido
que dar la forma de impresión del documento. Esta forma de impresión es definible por
parte del usuario a través de la opción: “Formatos” en la aplicación de Definiciones y
Mantenimiento.

En el primer recuadro se encuentran las siguientes opciones:

5.1. Emitir
Indica al Sistema que inicie la emisión del informe según las características definidas por
defecto o las indicadas por el usuario. Si la impresora no está conectada o preparada
para la impresión, el Sistema emitirá el mensaje: "No hay comunicación con la
impresora"; por lo que el usuario debe revisar si está correcta su conexión o si falta
colocar el papel.

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GENERALIDADES

5.2. Orden
Se refiere a la organización de los registros para este informe. Ejemplo:

Listado de productos puede ser organizado según: Código, Descripción, Grupo+Código y

Grupo+Descripción. Al seleccionar esta opción se presenta una ventana con las posibles
opciones de organización y el usuario debe indicar la modalidad deseada.

5.3. Rango
Intervalo establecido entre dos puntos y relacionado con un campo para la obtención de la
información. El primer punto se refiere al valor mínimo; y el segundo se refiere al valor
Máximo. Cuando el informe está en ejecución, el Sistema revisa que el contenido del
campo est‚ dentro de los valores "mínimo” y “máximo". Si esa condición no se cumple
el registro será descartado y omitido en el informe.

En el segundo recuadro denominado "Rango", el Sistema muestra el nombre de los

campos asignados para el rango. Cada uno está asociado con dos casillas, la primera se
denomina "Desde"; y la segunda "Hasta".

Para introducir los valores en cada una de las casillas, el usuario debe seleccionar la
opción "Rango" y el Sistema encerrará con los indicadores "_ _", el campo que está
asociado con las casillas. El usuario debe introducir los valores en los siguientes espacios:

 Desde: Se refiere al mínimo valor que debe tener el campo que está asociado con esta
casilla. Si el usuario no introduce ningún valor, el Sistema editará la casilla que está
asignada al próximo campo.

 Hasta: Se refiere al máximo valor que debe tener el campo que está asociado con esta
casilla. Si el usuario no introduce ningún valor, el Sistema copiará el mismo
contenido de la casilla "Desde"; de lo contrario validará que el contenido de la
casilla "Hasta" sea mayor o igual que el contenido que fue insertado en la casilla
"Desde".

Ejemplo:

Si el valor de la casilla "Desde" es "AAA"; el valor de la casilla "Hasta" debe ser

mayor o igual y puede ser : "AAA", "AAB", "ZZZ", etc.

En la edición de las casillas, el usuario dispone del uso de las siguientes teclas:

 ESC (Salir): Abandona la edición de las casillas y permite la edición de los

campos, regresa nuevamente a la edición de las casillas a través de la tecla
"ENTER".

 F6 (Ventana de Selección): Está disponible cuando el campo de cualquier rango

está referido al campo clave de un archivo maestro, y las casillas están en edición. El
uso de la tecla de función "F6" permite editar la pantalla de la base de datos que
corresponde a dicho campo. Ejemplo: Si el campo se refiere al código del producto,
será editada la base de datos de productos y se podrá importar el código del

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GENERALIDADES

producto extraído del registro que está señalado, presionando la tecla "ENTER".

5.4. Criterio
Presenta el tipo de información que se desea seleccionar o filtrar mediante la
comparación del valor introducido y el campo correspondiente. El Sistema evaluar que
se cumpla la relación existente entre el valor introducido por el usuario, el operador
relacional y el campo. Estos operadores son:

= Igual
> Mayor
< Menor
# Diferente
>= Mayor o Igual
<= Menor o Igual
$ Asociado en (Solo en datos de tipo de carácter)
!$ No asociado en (Sólo en datos de tipo caractér)

La relación se efectúa según los siguientes criterios:

CAMPO OPERADOR VALOR

CAMPOA = IGUAL 0
CAMPOB > Mayor BB 0
CAMPOC < Menor 15/07/97
CAMPOD # Diferente 100,00
CAMPOE $ Asociado en COM

En la relación: CAMPOA=0 "CAMPOA IGUAL QUE CERO"

No se ejecutará ninguna comparación porque el valor de comparación es cero o está vacio;

igualmente, sucede con los demás tipos de datos. Si es caracter y está vacío o si se trata de
fecha, el valor es " / / ".

En la relación: CAMPOB"BB", "CampoB es Mayor que la cadena Bb" Se establece

que los registros serán descartados cuando el valor del campo contenga "AA","BB" y sólo
se aceptará cualquier cadena que sea cualitativamente mayor que "BB", es decir,
"BC","CC","ZZ","aa", etc.

CAMPOC"15/07/1994", "CAMPOC ES MENOR QUE LA FECHA 15/07/1994"

Se establece que los registros serán descartados cuando el valor del campo contenga
"15/07/1994", "16/07/1994"; y aceptará sólo cualquier valor que sea cronológicamente
menor que "15/07/1994", es decir, "14/07/1994", "01/01/1993".

En la relación: CAMPOD100.00, "CampoB es diferente que cien sin Decimales"

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Se establece que los registros serán descartados cuando el valor de campo sea (100.00); y
sólo se aceptará cualquier valor que sea exactamente diferente a (100.00), es decir,
(100.01), (1), (2), (200), etc.

En la relación: "COM"$CAMPOE, "Los dígitos “COM” que se encuentran dentro

del campo E".

Se establece que los registros serán descartados cuando los dígitos "COM" no estén
incluidos dentro del valor de "CAMPOE".

El siguiente ejemplo muestra la relación entre la cadena "COM CAMPOE":

CAMPOE CAMPOE POSICIÓN

COMPUTADOR 386 DX-40 ACEPTADO 1

MESA DE COMPUTADORA ACEPTADO 8
PUERTO DE COMUNICACIÓN ACEPTADO 11
PAQUETE CONTABLE DESCARTADO 0

La edición de las casillas de “Criterio” tienen las mismas características que las de
“Rango”; y las teclas de función "F6" y "F10" tienen las mismas propiedades.

El Cuarto Recuadro se encuentra en la parte inferior de la pantalla y muestra las

características de impresión establecidas por el usuario. Las opciones disponibles se
describen a continuación:

5.5. Salida
Se refiere al dispositivo de salida para el informe. Al seleccionar esta opción, aparece en
pantalla una ventana con las siguientes opciones: “Pantalla”, “Impresora”,
“Disco”, “Ventana” o “Windows”. Si el usuario selecciona disco o ventana, aparecerá
un recuadro para que se incluya el nombre del archivo donde se almacenaran los datos
emitidos por el informe.

 Pantalla: Muestra en (80) columnas la información a través del vídeo y el acceso a la

siguiente página, se realiza cuando el usuario presiona la tecla ENTER.

 Impresora: El informe será emitido por la impresora y requiere que la impresora

este encendida, conectada (ON LINE) con el computador y que posea papel. La
ausencia de algunos de estos elementos, no permitirá la impresión del informe.

 Disco: Emite en informe a través de un archivo de tipo texto, legible desde

cualquier editor de tipo texto. Esta utilización se recomienda para exportar
información sin necesidad de utilizar papel y ser leída o impresa a través de un editor
de textos.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

 Ventana: Emite el informe bajo las mismas condiciones de la opción "Disco". Al

concluir la creación del archivo, el sistema editará el archivo a través de un editor de
textos incorporado en el sistema que permite navegar y visualizar todo el contenido
del archivo. Su utilización es útil para visualizar previamente el contenido de un
documento o informe antes de imprimirlo o visualizar un informe sin necesidad de
utilizar papel.

 Windows: Esta opción ofrece una alternativa de impresión para el ambiente

Windows. Cuando la impresión no es ejecutada físicamente por la impresora o por los
requerimientos de manejadores "Windows" y accedidos desde el "API" de Windows,
se recomienda utilizar esta opción.

 Preview: Esta opción ofrece una alternativa de visualización gráfica bajo el ambiente
Windows, con las siguientes ventajas: Visualización a escala, dos páginas juntas,
acceder entre página e imprimir realmente bajo Windows. Su modo de visualización
es un sustituto de la salida por Ventana, que incluso; esta limitada hasta (64kb) de
memoria.

 E-mail. Utiliza el programa [Link] ubicado en la carpeta “exe”. Y tiene como

finalidad enviar el reporte por correo electrónico. El sistema presenta un recuadro que
solicita los siguientes datos:

1. Remitente: Se refiere a la cuenta de correo de la persona que envía el

correo. Debe corresponder a una cuenta válida y registrada con el
proveedor de correos.

2. Destino: Puede ser obtenida desde el registro de cliente cuando se trata de

emisión de documentos asociados con clientes. Se refiere a la cuenta de
correo de la persona que recibirá el documento.

3. Asunto: Acepta la descripción que será utilizada como asunto del correo.

4. Servidor de Correo: Acepta el nombre o dirección IP del servidor de

correos salientes. Para mayor información puede revisar la información del
Servidor de correos salientes configurado en la cuenta de Outlook. Si
utiliza CANTV, debe indicar: [Link].

Luego de presionar el botón “Aceptar” se inicia el proceso de generación del archivo

temporal “dpimg\rep.00” que posee los datos del reporte. Al finalizar su creación, es
ejecutado el programa “MAIL” escrito en Dpxbase que se encarga de instalar el servicio de
de ejecución y envio el correo utilizando el programa [Link].

Antes de utilizar esta opción es necesario probar el uso de la cuenta de correo y

funcionamiento de blat. Desde la consola del sistema operativo, ejecute los siguientes
comandos desde c:\DP20\exe

Blat –install [Link] micuenta@[Link]

Blat c:\[Link] –s “Prueba de blat” –t destino@[Link]

Revise que el correo ha sido recibido en la cuenta destino@[Link] , además puede

recibir los mensaje que emite [Link], en algunos casos, es posible que el puerto de salida

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

de correo esté bloqueado o restringido. Desde el programa Datapro, el programa “MAIL“

escrito en dpxbase, ejecuta el comando “blat” con traza de actividades, primero genera el
archivo “[Link]” cuando se ejecuta la instalación de blat y luego “[Link]” cuando se
ejecuta el envió del archivo. Luego de enviar el primer correo, revise el contenido de estos
archivos con notepad para revisar que no existe algún reporte de falla.

[Link] no forma parte de la licencia del producto. Por tal motivo datapro no ofrece
garantía por uso o resultados.

Recomendaciones:

Diseñe un formato exclusivo para el envío del documento a través de correo, como por
ejemplo “cotización”. No utilice caracteres especiales, debido que no serán mostrados de la
misma manera debido a que han sido generados desde una aplicación DOS y serán
mostrados desde una aplicación gráfica.

5.6. Impresión
Se refiere a las características de la impresión del informe, el usuario debe definir:

5.6.a. Puerto
Puerto de salida para la impresión. Al seleccionar esta opción, aparece una ventana para
que el usuario indique: LPT1, LPT2,LPT3,LPT4 y LPT5, COM1 o COM2. Solamente
tiene efecto cuando el informe es emitido por impresora. Para el ambiente Windows, las
diversas impresoras compartidas son direccionadas a través de puertos paralelos como :
LPT4.

5.6.b. T/Letra
Tipo de letra para la emisión del informe por la impresora. Al seleccionar esta opción
aparece una ventana con cinco (5) tipos de letras: Normal, Condensada, Negrilla, Itálica
y Expandida. Adicionalmente, el usuario puede incluir otros tipos de letra definidos por él
tales como: Subrayado, Roman, San serif, Courier y Elite.

[Link]
Se refiere al nombre del archivo en disco para la emisión del informe, por omisión es
INF.00. Cuando la salida es por disco o ventana, el usuario puede modificar el nombre y
luego editarlo con cualquier procesador de textos.

5.6.d. Ancho
Es emitido por el Sistema y se refiere a la cantidad de columnas requeridas para el
informe que será emitido por la impresora. Si la impresora seleccionada tiene (80)
columnas y el reporte requiere (132) columnas el tipo de letra seleccionado deberá ser
comprimida.

5.6.e. Margen
Presenta un recuadro para introducir el margen izquierdo libre para el informe que será

I - 51
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

emitido por la impresora, disco o ventana. Este margen se mide en unidades que
corresponden al espacio que ocupa un carácter.

5.6.f Líneas
Se refiere a la cantidad de líneas requeridas por página para el informe que será emitido.
Su valor por defecto es de (60) líneas.

5.7. Fijar
Indica al Sistema que guarde todos los parámetros del informe, valores de rango, criterio,
dispositivo de salida, puerto, margen y líneas por página; para emitir el informe o formato
cada vez que se desee sin necesidad de indicarlos nuevamente.

5.8. Salir
Cierra el recuadro de impresión y sale de esta opción.

6. Macros
Se definen Macros del Sistema, aquellos programas que son utilizados para definir los
parámetros y controles de las aplicaciones administrativas.

6.1. Otros
Esta sección contiene tres archivos que están disponibles en todos las aplicaciones del
Sistema; y se refieren a: “Usuarios”, “Nueva Fecha”, “Cambio de Usuario”, “Cambio
de Clave”, “Valor Cambiario”, “Unidad Tributaria”, “Codigos de Retención”,
“Tarifas de Retención” y “Tutor de Ayuda”.

6.1.1. Nueva Fecha

Esta opción permite cambiar la fecha del Sistema sin alterar la fecha del Sistema
operativo. Acepta hasta (10) posiciones según el formato DD/MM/AAAA donde DD =
día, MM = mes y AAAA = siglo y año.

Después de efectuar el cambio de fecha, se visualiza en la parte superior derecha de la

pantalla el día, nombre del mes y año de la fecha introducida, en la parte inferior de la
pantalla se indica la fecha inicial y final del ejercicio abierto. Cuando se efectúe un cambio
de año o ejercicio es recomendable realizar el proceso de cierre anual de todas las
aplicaciones y cierre del ejercicio contable que traslada los saldos finales del ejercicio
abierto como saldos iniciales del próximo ejercicio.

6.1.2. Cambio de Usuario

Esta opción permite finalizar el trabajo del usuario que ingresó al sistema, quedando
disponible para ingresar otro usuario sin necesidad de salir del sistema y volver a ingresar
I - 52
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

inmediatamente de manera "LOGOUT/LOGIN".

Este procedimiento presenta un recuadro que permite introducir nuevamente la clave de

acceso hasta tres intentos, si los intentos son fallos o el usuario presiona la tecla “ ESC”, se
cierra el sistema y regresa al sistema operativo.

Cuando el usuario se retira parcialmente del sistema, debe utilizar esta opción paralizando
toda transacción y navegación hasta introducir otra clave, evitando que otra persona no
autorizada registre operaciones que serán registradas en la base de datos de auditoría que
suministrará todas las transacciones ejecutadas, anuladas, modificadas, eliminadas y
navegación en el menú principal.

6.1.3. Cambio de Clave

Mediante esta opción el usuario le indica al sistema el Cambio de Clave de acceso;
para realizar el cambio se presenta una ventana donde el usuario debe introducir la
Clave Actual y pulsar la tecla ENTER, luego suministrar la Nueva Clave (*******) de
acceso y pulsar nuevamente la tecla ENTER aceptando la opción PROCEDER para
guardar la nueva clave.

6.1.4. Valor Cambiario

Esta opción permite registrar el valor cambiario de la moneda extranjera con
respecto a la moneda nacional, siendo indispensable para realizar transacciones donde se
requiera almacenar valores de paridad cambiaria y calcular cuentas preestablecidas que
requieren revalorizaciones, entre ellas tenemos:

1. Configurar los precios de venta de la ficha del producto para que acepten ser
registrados en otra moneda, permitiendo registrar:

a. Pedidos, ordenes de compra y solicitud de cotizaciones en otra moneda y serán

convertidas con valor de moneda nacional en el momento que se convierten en
facturas.

b. Los precios de venta son presentados en moneda nacional generados por la

multiplicación del precio en otra moneda por el valor cambiario requerido para
elaborar documentos fiscales (Facturas, devoluciones, entregas y recepción de
mercancías) que requieren valores en moneda nacional.

c. Automatizar el proceso de cálculos de precios de venta sujetos a la fluctuación

cambiaria. Ejemplo:

El producto X tiene un precio unitario A: de 10.00 US$ y el valor cambiario (500.00),

cuando se realiza la venta, el sistema multiplica el precio por el valor cambiario,
obteniendo el precio en moneda nacional actualizado, con respecto a (US$). Si el valor
del (US$) sufre alguna variación, el valor de venta también será variado sin necesidad de
cambiar los precios de venta ni ejecutar ningún proceso de recálculo.

Otra alternativa de tener precios sujetos al valor cambiario, es indicar en cada producto el

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

precio de venta en otra moneda y mediante el proceso "Repreciación" ejecutar el cálculo

del precio deseado indicando el precio "A,B,C,D...H", TIPO "U”,”G”,”O" y el valor
cambiario requerido para que el sistema procese todos los productos y calcule el precio de
venta según el rango indicado.

2. Efectuar cotizaciones, pedidos, solicitud de cotización y ordenes de compra

totalmente en otra moneda (US$) y convertirlos en precios nacionales valorados al
cambio actual cuando sean convertidos en facturas de compra, facturas de venta,
nota de entrega o nota de recepción.

3. Registrar en cada factura de venta, factura de compra, devolución de venta y

devolución de compra el valor de paridad cambiaria necesaria para reevaluar sus
montos según la fluctuación de la moneda en: Estados de cuenta, análisis de
vencimiento, recepción de pagos y emisión de pagos.

4. Cuando se registran los pagos efectuados por los clientes, el sistema revaloriza la
deuda de manera automática según el valor actual de la paridad cambiaria, generando
automáticamente la diferencia cambiaria en documentos de tipo Notas de Débito en
caso de detectar aumento o Nota de Crédito en caso de disminuir su valor.

5. Cuando se registran los pagos para los proveedores, el sistema revaloriza de manera
automática la deuda según la paridad cambiaria, calculando las diferencias por
revalorización cambiaria y generando de manera automática documentos de tipo
Nota de Crédito en caso de detectar aumento o Nota de Débito en caso de
disminuir su valor.

6. Imprimir documentos como: "Factura”, “Pagos” y “Devoluciones" según el valor

de la moneda extranjera, dividiendo cada campo con respecto al valor cambiario.
Ejemplo:

{F(DIV(FACNETO,FACCAMBIO),PI)}. Si el valor "Neto de la factura" es

4750.00 y el valor de cambio es 475.00 el valor mostrado ser: 100.00, obtenido por
la división entre 4750.00 entre 475.00. La misma lógica es aplicable en los informes
diseñados a través del generador de informes donde el valor de cambio se encuentra
almacenado en el campo: "FAC_CAMBIO".

7. Si una o varias cuentas bancarias se registran con la indicación de moneda extranjera,

el sistema ofrecerá resultados en ambas monedas y registrará en todas las
transacciones el monto en moneda nacional y valor de paridad cambiaria necesarios
para generar los asientos contables en moneda nacional.

8. El proceso de compras mediante proveedores del exterior requiere que los costos
estén incluidos en moneda nacional para los requerimientos contables,
administrativos y tributarios. A partir de este costo el sistema calcula por cada
producto el costo FOB obtenido de costo de adquisición entre la paridad cambiaria y
también el costo CIF, partiendo del costo FOB más los gastos de nacionalización
incorporados en la factura de compra.

Es importante destacar que todas las operaciones del sistema que generan resultados
contables y/o fiscales, sean registradas en moneda nacional con su respectivo valor
cambiario, indispensables para ejecutar las revalorizaciones necesarias de carácter

I - 54
DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

administrativo; excepto las cuentas bancarias en otra moneda, se registran directamente en

otra moneda imprescindible para los requerimientos de Estados de Cuenta y Conciliación,
además el registro incorpora valores de paridad cambiaria y en moneda nacional
necesarios para los asientos contables.

Si la aplicación contable utilizada por el sistema corresponde al sistema de contabilidad

profesional "DpContab", el proceso de elaboración de asientos contables incorpora los
valores de paridad cambiaria necesarios para revalorizar cuentas que estén sujetas a la
fluctuación de la moneda y exigidos por: Las normas contables para el ajuste financiero
(DPC10) y las exigencias tributarias para el ajuste por inflación fiscal.

Si los requerimientos de la empresa no necesitan utilizar ninguno de los puntos

mencionados debe agregar (0.00) en este valor, sin alterar el funcionamiento del sistema.

6.1.5. Unidad Tributaria

En esta base de datos se registran los distintos valores de las unidades tributarias
importantes para que el sistema ejecute el cálculo de las retenciones exigidas por la ley de
impuesto sobre la renta. Dichos valores se registran en los siguientes campos:

 Inicio: Fecha en que se inicia la aplicación de la unidad tributaria.

 Monto: Acepta (13) dígitos incluyendo (2) decimales y se refiere al valor monetario
de la unidad tributaria.

 Factor: Acepta (7) dígitos incluyendo (4) decimales, se refiere al factor que debe
aplicarse al sustraendo en unidades tributarias, para obtener el monto que debe ser
deducido del monto de las retenciones.

 Gaceta: Acepta hasta (8) dígitos y se refiere al número de gaceta donde se publicó la
aplicación de la unidad tributaria.

 Fecha de Gaceta: Se refiere a la fecha de emisión de la misma. Estos dos últimos

campos sólo se almacenan como información de consulta para cada registro. La
información de esta base de datos está almacenada en el directorio de configuración:
\DP\DP\[Link] y sus valores son aplicados para todas las empresas del
sistema.

El proceso de cálculo de retenciones se debe ejecutar con la unidad tributaria

correspondiente a la fecha del documento. Si el sistema trabaja integrado con el sistema de
contabilidad DpContab, utilizará la base de datos de unidades tributarias del sistema
DpContab.

Si el usuario desea puede contratar los servicios de actualización de esta base de datos a
través de: [Link] en la opción de suscripciones.

6.1.6. Códigos de Retención

En esta base de datos se almacenan los diversos conceptos de retención, que serán
asociados con los tipos de persona (Natural/Jurídica) y residencia (Residenciado/No-

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Residenciado) necesarios para generar las tarifas de retención.

Cada documento administrativo que esté sujeto a la aplicación de retención será asociado
con uno de estos conceptos, y el sistema se relacionará con los datos personales del
proveedor o Beneficiario, el tipo de persona (Natural/Jurídica) y residencia para buscar en
las tarifas de retención el porcentaje de retención aplicables sobre las bases imponibles o de
cálculo del documento y emisión del comprobante de retención. Igualmente, estos
conceptos son requeridos para los informes mensuales para general el pago de las
retenciones e impresión de planillas.

El contenido de esta base de datos está compuesto por los siguientes campos:

 Número: Indica el numeral correspondiente al artículo (9) de la Ley.

 Literal: Se refiere a la letra del numeral o subclasificación del numeral.

 Descripción: Acepta (80) dígitos de formato libre y se refiere a la descripción

referida al numeral y literal del artículo.

El contenido de esta base de datos es único para todas las empresas definidas y se
encuentra en el directorio de configuración:

\DP\DP\[Link]

Cuando el Sistema funciona integrado con el Sistema DpContab, será utilizada la

base de datos "Conceptos de Retención" del Sistema de Contabilidad.

Si el usuario desea puede contratar los servicios de actualización de esta base de datos a
través de [Link] en la opción de suscripciones.

6.1.7. Tarifas de Retención

Esta opción permite registrar las diversas combinaciones (Concepto, Tipo de Persona,
Residente) requeridas para establecer los porcentajes de retención y demás valores
aplicables a la base impositiva de cualquier documento de compra, venta o pago. Cuando
el usuario introduce un documento y le indica el concepto de retención que será aplicado, el
sistema busca en esta tabla la tarifa a través del Concepto de retención, tipo de
persona (Natural/Jurídica), por residencia (Residente/No residente) al ser localizado
obtiene de esta tabla los valores: Porcentaje, sustraendo en unidades tributarias,
requerimiento tope en unidades tributarias y demás valores necesarios para efectuar los
cálculos. Por esta razón, se recomienda mantener actualizada esta tabla según las
exigencias tributarias.

Al incluir un nuevo registro, el usuario debe presionar la tecla "I" de la opción

"Incluir" e introducir los datos en los siguientes campos:

 N.L: Significa "Numeral" y "Literal", Acepta tres (3) dígitos de formato libre y
se refiere al código del concepto de retención previamente establecido en la base de
datos de "Códigos de Retención". Si el usuario presiona la tecla de función “F6” se

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

presenta la base de datos de "Códigos de Retención" a través del editor de registros

que le permite al usuario posicionar el registro deseado y presionar ENTER para
importar el código de retención.

 P: Acepta un dígito "J" o "N" y se refiere al tipo de persona Jurídica o Natural

que se le aplicará esta tarifa.

 D: Acepta un dígito "S" o "N" y se refiere al domicilio o residencia de la persona que

se le aplicar esta tarifa.

 A: Acepta un dígito "S" o "N"; y la "S" le indica al sistema que tome como base
impositiva de cálculo todas las bases imponibles pagadas durante el mes.

 %Base: Se refiere al porcentaje aplicado a la base imponible del documento de

pago como base de cálculo para aplicar el porcentaje de retención.

 %Ret: Se refiere al porcentaje de retención que será aplicado a la base de cálculo

obtenida en cada documento.

 Menos: Se refiere a la cantidad de unidades tributarias requeridas para ser restado de

la base de cálculo y obtener la nueva base de cálculo que se le aplicara el porcentaje de
retención.

 Después de Bs: Se refiere al monto mínimo que debe cumplir la base de cálculo para
estar sujeta a la aplicación del porcentaje de retención, obteniendo así el monto
mínimo aplicable.

 Después de U.T: Si el campo después de Bs. está vacío el sistema calcula el

monto en Bs. basado en cantidad de unidades tributarias requeridas para obtener al
monto mínimo que debe cumplir la base de cálculo para estar sujeta a la aplicación del
porcentaje de retención.

Es importante destacar que el contenido de esta tabla es suministrado por el fabricante

sin ningún tipo de garantía, el usuario debe revisarla en el momento de la adquisición o
actualización del sistema y actualizarlas según la vigencia de la ley o reglamento sobre
materia de retenciones. El contenido de esta base de datos es único para todas las
empresas definidas y se encuentra en el directorio de configuración:

\DP\DP\[Link]

Cuando el Sistema funciona integrado con el Sistema DpContab, será utilizada la base de
datos "Tarifas de Retención" del Sistema de Contabilidad.

Si el usuario desea puede contratar los servicios de actualización de esta base de datos a
través de: [Link] en la opción de suscripciones.

6.1.8. Tutor de Ayuda

Creada a partir de la versión 1.7m y está diseñada para facilitarle al usuario la búsqueda de
la información contenida en los manuales electrónicos incorporados en el sistema.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Tradicionalmente el usuario tiene que navegar por cada opción, incursionar en ella y en
todas las sub-opciones, presionar “F1” y localizar la información requerida. El uso de
este tutor, evita lo antes mencionado, agilizando la búsqueda inmediata y dinámica del
tópico, texto o tema que el usuario requiere.

Ejemplo:

Si el usuario desea conocer todos los elementos incorporados en el sistema en materia de

"Retenciones", sólo debe escribir la palabra "Retenciones" y/o "Retención" e
inmediatamente se presentara a través de un nuevo menú, todas las opciones encontradas.

Toda la información disponible para este tutor es extraída de la base de datos

DP\[Link] y éste se genera por las bases de datos de ayuda de cada uno de los
capítulos del sistema, es decir; la búsqueda de información incorpora toda la ayuda
electrónica contenida en el sistema. Esta herramienta es sencilla, el sistema presenta un
recuadro titulado "Tutor de Ayuda" y presenta las siguientes opciones:

 Búsqueda: Acepta sesenta (60) dígitos de formato libre y se refiere a la información

que se desea buscar en la base de datos de ayuda electrónica. Los requerimientos de
búsqueda pueden ser combinadas, es decir un requerimiento asociado con otro, por
ejemplo los descuentos en ventas (relaciona descuentos y ventas) o descuentos en
compras (Relaciona descuentos y compras) o valoración de productos (relaciona
valorización y productos). Luego de introducir los datos, se presentan las siguientes
opciones:

 Aceptar: Inicia el proceso de búsqueda, el texto introducido es seccionado en

palabras y sin acentos, cada palabra es buscada de manera independiente, logrando la
mayor coincidencias posibles para ofrecer localizaciones más precisas y relacionadas
con la información solicitada por el usuario. Al finalizar la búsqueda, se presenta un
nuevo menú indicando todas las opciones posibles, cada una contiene: Capítulo y
código, título del contenido y la cantidad de palabras encontradas (que indica las
probabilidades de localización). El sistema apunta a la opción con mayores
localizaciones, el usuario puede navegar en cada una de ellas y presionar ENTER
en la opción señalada por el cursor, luego se editará el contenido del manual
electrónico correspondiente a la opción seleccionada; incluyendo en este: "La
navegación requerida" para que el usuario pueda desplazarse a través del menú
principal y llegar a la opción descrita por el contenido editado.

 Corregir: Regresa nuevamente a solicitar el contenido de búsqueda.

 Salir: Cierre esta opción y regresa al menú principal.

6.2. Seleccionar

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Esta opción es común para todas las aplicaciones del sistema por ser general y de
frecuente utilización, en vista a que provee una ventana de opciones que permite el acceso
a seleccionar impresora, empresa y almacén.

6.2.1. Seleccionar Impresora

Esta opción muestra mediante el editor de registros todas las impresoras predefinidas en el
sistema, permitiéndole al usuario seleccionar una de ellas según la marca y modelo de su
impresora o equivalente compatible. El sistema toma los valores de configuración de la
impresora seleccionada para ejecutar los comandos de impresión al momento de la emisión
de un formato o informes.

Para la selección de la impresora es indispensable ubicar el registro deseado y presionar

ENTER, quedando fija para este usuario y sus próximas incursiones en el sistema. Si
presenta el mensaje "Archivo vacío" se refiere a que no existe ninguna impresora
definida. Utilice la opción definición de impresoras y una vez ejecutada, vuelva a
seleccionar la impresora. Si dicha impresora no está registrada en el sistema, se debe
ubicar un modelo compatible o incluir y configurar la impresora en la opción configurar
impresora y suministrar todos los valores necesarios que se encuentran en el manual
suministrado por el fabricante de la impresora. Es importante señalar que si el ambiente de
trabajo es Windows y al solicitar la emisión del informe la impresora no emite ningún
resultado, seleccione el dispositivo Windows para emitir el informe a través de un
programa Datapro diseñado especialmente para imprimir en ambiente de Windows.

6.2.2. Seleccionar Empresa

El sistema presenta a través del editor de registro la base de datos de empresas definidas
excluyendo las empresas donde el usuario no tiene permitido acceder. El usuario debe
indicar con el cursor el registro referido a la empresa deseada y presionar ENTER para
que el sistema abra los archivos, muestre en la primera línea del vídeo el nombre de la
empresa, período contable y requerimientos de esta nueva empresa. A partir de este
momento todas las bases de datos y transacciones se refieren a la empresa seleccionada.

Si el usuario requiere restaurar o ingresar a la empresa principal debe presionar la tecla

"R" de la opción "Restaurar" que significa restaurar empresa principal; igualmente, abre
los archivos para esta empresa, indica el nombre y período de la misma.
Si el Sistema no encuentra ninguna empresa definida, emitirá el mensaje "Archivo
vacío" y retornar al menú anterior. Puede ser que no se encuentra ninguna empresa
definida o el usuario no tenga acceso para acceder a ninguna empresa. Las empresas se
definen en la opción "Definición de Empresas" de definiciones y mantenimiento y
repita este paso.

6.2.3. Seleccionar Almacén

Esta opción permite seleccionar el almacén de trabajo para las aplicaciones de compra
y venta. El sistema presenta a través del editor de registro la base de datos de almacenes
para que el usuario seleccione el almacén de trabajo presionando la tecla ENTER. El
sistema visualizará en la parte superior izquierda de la pantalla el número del almacén
seleccionado. Para todas las transacciones de inventario donde se requiere indicar el
código de almacén; el sistema asumirá por defecto el código del almacén seleccionado
para estas operaciones.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Si la base de datos de almacenes está vacía, el sistema emitirá el mensaje: “Archivo

vacío”. Si esta opción está inhabilitada puede ser que el archivo esté vacío o el usuario no
tenga acceso a esta opción. Si el cuerpo de algún documento no permite acceder al campo
"Almacén", se debe revisar la configuración de la empresa y personalizar la opción que
permite acceder a este campo. Cuando el usuario salga del sistema será registrado el último
almacén seleccionado, siendo restaurado cuando ingrese nuevamente al sistema en la
misma empresa.

7. Otras Aplicaciones
El sistema dispone de otros programas y herramientas que al usuario le pueden ser útiles.
No están incluidas en este paquete; pero pueden ser adquiridas por separado.

7.1. Ejecutar Definidos

Provee al usuario la selección de informes predefinido mediante el generador de informes y
preseleccionados para estar disponibles en esta opción, el acceso se efectúa por medio
de las teclas de direccionamiento (vertical), señalando a cada opción por la barra y
seleccionado por medio de la tecla "ENTER", aparecerá la pantalla de emisión de
informes con todas las opciones para la emisión.

7.2. Ejecutar Otras Aplicaciones

Esta opción contiene varias opciones que permiten ejecutar comandos del sistema
operativo y regresar nuevamente al sistema de manera automática la cual contiene:

 Respaldar Datos
 Dar formato a diskettes nuevos.
 Llamar Hojas de cálculo.
 Ejecutar el Sistema de Nómina.
 Ejecutar el Sistema Comunicaciones.
 Ejecutar el Sistema de Contabilidad.
 Llamar Windows.

Estas opciones pueden ser creadas para el usuario mediante la opción "Incluir"
presionando la tecla "I" e introduciendo los datos en los siguientes campos:

 Cód: Permite identificar la aplicación que será ejecutada. Acepta hasta (3) dígitos
de formato libre.

 Descripción: Permite asignarle un nombre a la aplicación que será mostrado en la

ventana de opciones de ejecución. Acepta hasta (30) dígitos de formato libre.

 Comando: Acepta hasta (10) dígitos para introducir el comando de extensión EXE,
BAT ó COM ubicado en el directorio raíz. El sistema no dará ningún mensaje de
advertencia si este comando no existe.

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GENERALIDADES

8. Sugerencias para la Implantación y Puesta en marcha

del Sistema
El éxito en la automatización de procesos para la búsqueda de resultados no sólo depende
de una buena herramienta o del uso adecuado planificado y sistematizado de la misma, éste
solo contribuye al logro del objetivo planteado. Por tal motivo, la puesta en marcha de
cualquier sistema automatizado no se centra solo en la instalación del mismo ni al
entrenamiento a los usuarios.

Por otra parte, es necesario tener en claro el objetivo que se quiere lograr con el uso de
sistemas computarizados y para ello es conveniente realizar una previa evaluación de los
procedimientos operativos, administrativos y contables que el usuario aplica. Dichos
procedimientos administrativos y contables son practicados de manera universal en la
mayoría de las empresas, en algunos casos el funcionamiento operativo está vinculado con
procedimientos administrativos tales como: Políticas de precios, descuentos, análisis de
límites de créditos, operaciones de ínter-compañías, cálculos de comisiones, control de
transporte, almacenaje o despacho, entre otros. Estas operaciones no forman parte de los
sistemas estándares Datapro, en algunos casos el usuario toma una de las siguientes cuatro
alternativas:

1. Utiliza mecanismos manuales para controlar la logística operativa, transcribe datos o

resultados hacia el sistema.

2. Utiliza otras herramientas como hojas de cálculos o bases de datos, obtiene un control
aislado, y transcribe datos o resultados hacia el sistema.

3. La empresa se adapta totalmente a los alcances estándares del sistema.

4. Contrata los servicios de adaptación del sistema (customización), hacia los

requerimientos operativos o interpretaciones del usuario, a fin de integrar en una sola
herramienta la logística operativa con las funciones administrativas, contables y tributarias.

En vista de que Datapro incorpora un concepto abierto que permite acercarse a las
necesidades del usuario, es necesario que éste examine sus requerimientos y conozca los
alcances del sistema antes de iniciar el uso del mismo. Logro que puede ser alcanzado a
través del necesario feedback asesor/usuario.

Se recomienda al cliente que si una vez constatado los estándares DataPro, éstos en algún
aspecto no satisfacen los requerimientos empresariales particulares, en caso de requerir
cualquier adaptación puede contactar al Centro de Servicio Autorizado (C.S.A.) DataPro.
Los usuarios que operan el sistema deben ser entrenados para las funciones
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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

departamentales que van a desempeñar y en la interacción con los demás departamentos.

Además, deben conocer los alcances y procesos que posee el sistema para asumir las
correcciones en caso de cometer algún error o superar las consecuencias del uso
inadecuado del mismo.

En principio, antes de introducir datos al sistema, la primera pregunta ha de ser ¿Cuál es el

objetivo de adquirir un Sistema? Posiblemente la respuesta sea “para simplificar,
automatizar los procesos y obtener resultados”. ¿Cuales resultados? “Inventarios, Costos,
Precios de venta, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Ventas, Pedidos, Depósitos,
Disponibilidad Bancaria, Impuestos y Estados Financieros”. Lo más importante es conocer
hasta donde el usuario requiere automatizar, incluso con las herramientas Datapro es
posible automatizar hasta llegar a las planillas definitivas de Impuesto Sobre la Renta DPJ-
26 que contiene: Resultados del ejercicio o Ganancias y pérdidas, Balances, Activos,
Ajuste por inflación de todas las cuentas, resultados de Retenciones y demás planillas
fiscales previamente elaboradas.

Para los “Estados de Ganancias y Perdidas” se requieren resultados de gastos del recurso
humano y en los “Balances” también son necesarios los pasivos laborales y sociales. Para
todo este recorrido de procesos y flujo de datos e información entre módulos y sistemas
Datapro se requiere una excelente planificación, delimitación y prevención en el uso del
sistema para lograr resultados satisfactorios.

En este manual sugerimos las recomendaciones para implantar tres alcances distintos:
Comercial, Contable y Fiscal. Por ejemplo, algunas empresas sólo quieren automatizar los
procesos auxiliares tales como: Inventarios, proveedores, clientes y bancos, otros quieren
llegar hasta los estados financieros y otros hasta los resultados fiscales. Para todos se
requiere evaluar los siguientes aspectos:

 Productos Importados: Si la empresa comercializa productos importados y ejecuta

la nacionalización de productos a través de agentes aduaneros, es necesario tener
operaciones y valores de inventario en otra moneda FOB y CIF. El proceso de
nacionalización requiere ciertas inversiones económicas que afectan los costos de
adquisición, donde los precios de venta deben estar relacionados con los valores del
producto nacionalizado, permitiendo efectuar ventas por encima del costo para la
recuperación de las inversiones y la rentabilidad por la inversión y el trabajo.

La formalidad en las transacciones garantiza un optimo funcionamiento del sistema. Los

precios del proveedor deben ser registrados a través de una Solicitud de Cotización con el
fin de mantener actualizados los costos de reposición sin alterar los valores del inventario.
Las compras deben ser solicitadas a través de las Ordenes de Compra hacia el proveedor,
indicando los precios se puede determinar cual es el monto total de la inversión en cada
Orden de Compra si se relacionan los posibles gastos que serán causados para la
nacionalización de productos derminar los posibles precios de venta y factibilidad de
recuperación de la inversión o apoyo crediticio de la banca y competencia de mercado.

Cuando los productos llegan al almacén o depósito de la empresa, llegan todos los
documentos de compra y queda en la espera los finiquitos aduaneros para así determinar
los gastos reales de los productos. Al momento de llegar los productos, se debe registrar la
Notas de recepción de origen “Importación” e indicar que es originada desde una orden de
compra, que actualiza y valora los productos del inventario según los gastos presentados en

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GENERALIDADES

la Nota de Recepción.

En la mayoría de los casos, los productos son vendidos sin llegar aún la Factura de Compra
ni los gastos. En estos casos la empresa toma las precauciones para tomar todos los gastos
de nacionalización lo más cercano a la realidad y por ello se hace necesario incorporar
dichos gastos a la Nota de Recepción. Cuando llega la Factura de Compra, la relación que
se maneja es meramente de pasivo y no de valores ni existencias de productos por estar
incorporados en la Nota de Recepción. En el lapso de tiempo entre la recepción de
productos, la presentación de la factura y finiquitos aduaneros transcurren ciertos días,
existiendo ventas efectuadas según costo, ganancias por cliente e incluso informes de
valoración de inventarios. Si los gastos en la Nota de Recepción y los gastos de la Factura
de Compra no son iguales, todos los resultados antes mencionados no son reales y generan
inconsistencia entre lo contable y lo comercial. ¿Qué se debe hacer?. Hay que revalorizar
los productos del inventario según la Nota de Recepción ubicando dicha nota e indicando
en la misma los gastos reales según el finiquito aduanero.

Este proceso recalcula nuevamente todos los costos y valores de inventario a partir de la
fecha de la recepción de productos. Se deben recalcular los documentos de venta para
determinar las ganancias reales. También se debe tomar en cuenta que esta solución puede
afectar los resultados financieros, si el Contador presentó los Estados Financieros según los
valores del inventario antes de corregir los costos de los productos, puede causar
inconsistencia entre los resultados del valor de productos según el auxiliar de inventarios y
los valores de inventarios presentados en los Estados Financieros.

 Cuentas en Moneda Extranjera. Muchas empresas para proteger sus activos

circulantes de la inflación, optan por mecanismos que permitan revalorizar sus cuentas
por cobrar en moneda nacional según la fluctuación cambiaria. Incluso esta práctica es
válida según el art. 95 de la ley del Banco de Venezuela y del reglamento de Impuesto
Sobre la Renta.

Todas las operaciones contables (Compra, Venta, Devolución, Retención, Impuestos, Etc.)
deben ser elaboradas en moneda nacional y las condiciones de pago pueden estar tasadas
en: Fluctuación Monetaria, índices del I.P.C. (Indices de Precios al Consumidor) o
Intereses. En cada ficha del proveedor o cliente se puede indicar si la cuenta será
reexpresada en moneda nacional, incluso si los documentos extra contables “Pedidos,
Cotizaciones, Ordenes de compra y Solicitud de Cotización” pueden ser creados
directamente en moneda extranjera.

Comercialmente es difícil definir que quién compra o genera todas las operaciones de
importación y utilice moneda extranjera, pueda otorgar créditos en moneda nacional y
poner en riesgo la recuperación del capital de trabajo cuando la moneda nacional pueda
devaluarse por encima de los valores estimados en las ventas. Algunas empresas estiman
los precios de venta según valores de cambio estimados para futuros meses o tiempo de
crédito. Esta práctica coloca en riesgo las cuentas por cobrar y posiblemente los precios
valorados estén por encima de la competencia de mercado, o en caso que el cliente esté
moroso con los pagos, los intereses de mora puede que estén por debajo de la fluctuación
monetaria. Por estas razones, sugerimos activar los mecanismos de automatización de
operaciones en moneda extranjera generando resultados: Administrativos, contables y
tributarios en moneda nacional.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Las facturas con sus respectivos impuestos deben ser creadas e impresas en moneda
nacional y en forma de leyenda de condiciones de pago reflejando el valor en moneda
extranjera que el cliente deberá cancelar en el momento del pago.

Precios de venta en moneda extranjera: Los productos importados pueden estar

sujetos a la fluctuación cambiaria, se puede configurar los precios “A,B,C,D,E,F,G y H”
para aceptar valores en moneda extranjera, efectuar cotizaciones y pedidos valorados en
moneda extrajera. Al momento de realizar las facturas, los precios de los productos de cada
renglón son valorizados en moneda nacional calculados según el precio de venta por el
valor de cambio, incluso la facturación directa presentará los precios revalorizados en
moneda nacional.

Seguridad operativa: El sistema ofrece un ambiente operativo abierto, es decir; todas

los documentos pueden ser: Modificados o Anulados, incluso se pueden incluir operaciones
en periodos anteriores. Estas bondades son altamente útiles para poner en orden cualquier
operación que fue olvidada o fue mal introducida. Posiblemente en el pronto pago de una
factura de compra del mes anterior, se ganó un porcentaje de descuento.
Existe la posibilidad de modificar la factura de compra y otorgar el descuento, efectuar el
pago y las cuentas cuadran perfectamente. Si el administrador presentó al final del mes
anterior el informe de las compras para que el contador externo genere los: Asientos
contables, Libros de compra y liquidación de IVA. Todos los estos resultados no
corresponden a la realidad, debido a la modificación realizada por el usuario en el
documento de compra. En este caso, lo que se debió hacer, era generar una nota de débito
en el mes actual y descontarla del pago del proveedor e igualmente las cuentas cuadran sin
afectar los resultados obtenidos. El mismo caso sucede con los valores y existencias del
inventario de fin del mes. Cuando son solicitados nuevamente en los días siguientes no
presentan a los mismos valores. Por estas razones se hace necesario que las opciones de:
“Modificación” y “Anulación” estén otorgadas a ciertos usuarios que poseen el
suficiente criterio para decidir sí modifica, anula o genera ajustes en las transacciones que
requieran correcciones.

Bloqueo de Periodos: Las transacciones deben ser registradas en ascendente orden

cronológico para garantizar resultados fiables, incluso el valor promedio del inventario
requiere: Valor anterior, nuevas entradas y existencia actual. Sí el usuario anula, modifica o
incluye cualquier documento con fechas anteriores, los costos promedios no pueden
corresponder a la realidad, para esto; el sistema realiza un proceso de reconstrucción de
costos en orden cronológico, obteniendo los valores reales de los inventarios. Cuando el
informe del valor del inventario es entregado al contador para determinar el Costo de
Venta necesario para determinar los estados de resultados “Ganancias y Pérdidas”,
estamos confiando en la información suministrada por el sistema. Si luego, el usuario
incorpora algún documento de ajuste, entrada o salida de inventario correspondiente al
periodo ya contabilizado y se solicita nuevamente el informe del valor de inventario, ya no
corresponderá a la realidad anterior.

Esta práctica genera inconsistencia de resultados y requiere exhaustivas auditorías para

determinar las diferencias. Esta situación puede ser evitada, si cada vez que se culmina un
periodo administrativo es bloqueado para proteger todos los resultados de transacciones
que puede incluir otro usuario o la ejecución de cualquier operación en las transacciones ya
registradas.

Seguridad Física: La seguridad de la información es vital para un seguro funcionamiento

del sistema en los casos de contingencia. El respaldo de los datos debe ser efectuado
diariamente según las opciones incorporadas en el sistema.
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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Auditoría de Resultados: El usuario debe conocer el origen de los resultados de cada

ficha maestra como: Producto, Cliente, Proveedor, Banco, Caja o Contabilidad. Todo
resultado depende de una o varias transacciones, es decir; posee un soporte que genera el
resultado y ningún valor está aislado de transacciones. Ejemplo: Si el producto “0001”
tiene registrado la existencia de cinco (5) unidades, corresponde al resultado de las
transacciones de: Compra, Venta, Devoluciones, Notas de Entrega, Notas de Recepción y
demás transacciones de inventario generadas en orden cronológico.

Algunas veces el usuario puede manifestar que la existencia de cierto producto no es

correcta. Para ser correcta debe existir un elemento de comparación, ejemplo: Las
cantidades físicas son distintas a las cantidades lógicas que muestra el sistema. Esta
situación requiere ser auditada y verificar porqué no cuadra la existencia de cualquier
producto. Lo primero que se debe hacer es; emitir: el informe de movimientos de dicho
producto. Verificar que las entradas y salidas hayan sido incorporadas correctamente y que
las cantidades correspondan a la unidad de medida correcta: Unidades, Cajas o Bultos.
Igualmente las unidades compradas y previamente originadas en las notas de recepción no
serán sumadas a la existencia y las cantidades vendidas originadas desde una nota de
Entrega, igualmente: no serán restadas de las existencias, debido que en ambos casos las
existencias fueron actualizadas en las notas de entrega y notas de recepción.
Los resultados iniciales en cada ficha maestra; no corresponden a ninguna transacción
específica, sólo corresponde al proceso de cierre anual que traslada los resultados del
ejercicio actual como resultados iniciales del próximo ejercicio o periodo anual.

Comúnmente al inicio de cada ejercicio anual, se requiere hacer revisiones y correcciones

en las transacciones del ejercicio anterior, indudablemente esta situación requiere
retroceder la fecha del sistema, alterar los resultados anteriores y ejecutar nuevamente el
traslado de resultados desde un ejercicio hacia otro.

Si el proceso de cierre es omitido, las existencias no pueden corresponder a las cantidades

emitidas en los informes de movimiento. Para las demás fichas maestras: Proveedor,
cliente, bancos, caja y cuenta contable, se aplica el mismo criterio del inventario, todas,
poseen de igual manera: Informes de movimientos, estados de cuenta y procesos de cierre y
reconstrucción de resultados. Si en algún momento la ejecución del sistema fue
interrumpida, se debe ejecutar inmediatamente el proceso de reorganización de archivos
índice y luego el proceso de reconstrucción de saldos, antes de introducir nuevas
transacciones.

Planificación Contable: Todas las aplicaciones auxiliar como: Inventario, proveedores,

clientes, bancos, caja y demás resultados como: Impuesto, descuento, recargo, traslado de
cuentas a efectos, devoluciones, etc. Generan asientos contables de manera automática,
cada asiento debe tener asociada una cuenta contable. La asignación de cuentas contables
depende de los resultados financieros que se desean obtener, tales como:

 Las ventas y las compras requieren crear por producto “A,B,C y D” diversos grupos de

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

productos, indicar las cuentas en cada grupo y asociar en cada producto el código del
grupo. Durante el proceso de contabilización, los asientos de ventas serán generados
según las cuentas de ventas indicadas en cada grupo, así como también a cada producto
vendido.

 Las cuentas por cobrar pueden estar agrupadas en una sola cuenta contable “Cuentas
por Cobrar a Clientes”. Esto requiere indicar la cuenta contable para cuentas por
cobrar en la opción: “Códigos de Integración”.

 Las cuentas por pagar pueden estar dispersas según los distintos proveedores, una
cuenta para el proveedor “A”, otra para el “B” y así sucesivamente. Esto requiere que
cada proveedor tenga asignada su respectiva cuenta contable para cuentas por pagar.

 Las cuentas bancarias deben poseer su respectiva cuenta contable. Cuando se define
cada cuenta bancaria se debe asignar la cuenta contable.

 El efectivo, cheque y las tarjetas de crédito en caja, deben tener sus respectivas cuentas
contables. En los códigos de integración se debe indicar las cuentas que representa cada
transacción de caja.

 El cálculo del costo de venta puede ser Periódico o Continuo. Si es periódico se

requiere la cuenta “Compras” y si es continúo se requiere las cuentas “Activo y Costo
de Venta”.

 Las ordenes de pago deben ser reservadas para operaciones bancarias y de pago directo
a beneficiarios sin documento de soporte, ejemplo: Pago de alquileres, nóminas de
empleados, pagos de comisiones, honorarios, etc. El cuerpo de la orden de pago acepta
la cuenta contable que actúa como contrapartida de la cuenta contable de la cuenta
bancaria o la cuenta de caja que emite el pago. El personal que realiza los pagos debe
estar facultado para indicar la cuenta contable en cada concepto de pago. En caso de no
indicar la cuenta contable en cada concepto, los asientos son creados sin la cuenta
contable con el objetivo de ser introducidas por el contador en los respectivos
comprobantes contables.

 Los demás documentos de proveedores distintos a compra de productos y que poseen

soporte físico o factura deben ser introducidos en la opción: “Documentos” en la
aplicación de compras y cuentas por pagar. Cada documento acepta diversas conceptos
de compra y cada concepto puede incluir una cuenta contable como contrapartida de la
cuenta por pagar. Si no se indica ninguna cuenta contable en los conceptos del
documento por pagar, será asumido contablemente como cuenta de compras. Si el
documento corresponde a pagos por servicios de: Teléfono, eléctricos, publicidad,
otros servicios, compra de activos. Se debe indicar la respectiva cuenta contable de
“Gasto o Activo” para evitar que el documento sea contabilizado como una compra. El
personal que toma las decisiones para asignar las cuentas contables, debe estar
facultado y capacitado para efectuar esta labor.

Si los alcances contables requieren llegar hasta el ajuste por inflación fiscal, se deben tomar
en cuenta todos los requerimientos para efectuar los cálculos. Ejemplo:

Cuentas por pagar en moneda extranjera y cuentas por pagar en moneda nacional
requiriendo (2) dos cuentas contables distintas para cada tipo de proveedor, una para los

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

proveedores nacionales y otra para los proveedores extranjeros.

Además cada operación en moneda nacional requiere mantener el factor de cambio y ser
rexpresada individualmente al final del ejercicio permitiendo determinar la diferencia por
fluctuación cambiaria. Este requerimiento se debe tomar en cuenta para planificar las
cuentas que se deben introducir en cada proveedor, antes de ejecutar el proceso de
elaboración automática de asientos contables.

El mismo caso es requerido para las cuentas bancarias y cuentas por cobrar en moneda
extranjera. Para todas las transacciones en moneda extranjera se recomienda utilizar el
sistema “DpContab” para simplificar y automatizar los cálculos de revalorización en otra
moneda, ya que elaborarlo manualmente es altamente complejo y requiere emplear mucho
tiempo.

Las cuentas de activo para los inventarios también poseen su clasificación fiscal, el cual
deber ser analizado previamente. Los códigos de los grupos que se asocian en los productos
aceptan la cuenta contable para “Activo”.

Para poner en practica todos estos ejemplos, se requiere la participación activa del personal
contable en la determinación de las cuentas contables que serán empleadas en cada ficha
maestra o transacción que genera resultados contables.

Integración Interdepartamental: El concepto de integración del sistema está diseñado

para elaborar una sola tarea, es decir; genera automáticamente las transacciones y
resultados en las demás aplicaciones o sistemas Datapro. Es importante destacar que las
operaciones realizadas en cualquier aplicación afectan a las demás aplicaciones vinculadas.
Por esta razón; los departamentos representados por aplicaciones deben estar en armonía
operativa y funcional. Cuando se ingresa una factura de compra se actualizan las cuentas
por pagar, libros de compra, existencias y valores de inventario. Cuando la factura es
cancelada por tesorería es descontada automáticamente de las cuentas por pagar y afecta la
disponibilidad bancaria. Igualmente sucede con las ventas que descuenta el inventario,
calcula el libro de ventas y actualiza las cuentas por pagar. Al ser cobrada dicha factura se
descuentan las cuentas por cobrar y se ingresa el cheque en caja para luego ser depositado
en las cuentas bancarias y aumentar la disponibilidad bancaria.
Todos estos resultados pueden generar los comprobantes de asientos contables de manera
automática hacia la aplicación de Contabilidad o hacia el Sistema DpContab, obteniendo
resultados financieros inmediatos y automatizados. Se debe tener precaución y criterio para
ejecutar operaciones de inclusión, modificación o anulación de transacciones ya que puede
afectar los resultados obtenidos en los demás departamentos y por ello se hace necesario
aplicar políticas de seguridad cronológica, funcional y operativa.

Comunicaciones: Si la empresa tiene otras dependencias físicamente remotas como

sucursales o almacenes y requiere tener actualizada y disponible la información en la casa
matriz de las demás dependencias. Datapro posee un sistema de comunicación remota
“DpCom” que recolecta, compacta y transmite telefónicamente por periodos la
información de cada dependencia y la envía hacia las bases de datos de la casa matriz o en
cada empresa. Este sistema es altamente definible y programable para ser adaptado a los
requerimientos de cada usuario.

Iniciación del Sistema: Luego de evaluar los alcances del sistema y planificar los
requerimientos de información del usuario, se puede iniciar la carga de datos para las fichas

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

maestras: Grupos, productos, almacenes, proveedores, clientes, cuentas bancarias,

beneficiarios y cuentas bancarias. Se deben diseñar los accesos y funciones para cada
usuario. También es primordial diseñar los formatos de impresión para los documentos de
compra, venta, inventario, cheques, pagos, etc. antes de iniciar el proceso ordinario de
incorporar transacciones. Antes de efectuar cualquier venta se deben cargar las existencias
de los productos a través de la opción “Entradas y Salidas” de la aplicación de inventario.

Los documentos por pagar deben ser introducidos por la opción “Documentos” de la
aplicación de Compras. Estos deben ser incorporados con su respectiva fecha y no deben
incorporar valores de productos. Igualmente las cuentas por cobrar deben ser introducidas
por la opción “Documentos” de la aplicación de Ventas, con su respectiva fecha de
emisión sin incorporar el cuerpo de la factura ni información de productos.
Las cuentas bancarias deben ser iniciadas según el saldo final del mes anterior a través de
la opción “Movimientos” en la aplicación de Bancos. Con los documentos actualizados de
cuentas por pagar o cuentas por cobrar se pueden realizar los comprobantes y recibos de
pago para las cancelaciones de las cuentas, ingresos en caja, depósitos bancarios y pago a
proveedores.

En fin, por lo antes explicado se inicia el ciclo administrativo de manera integrada

incorporando el proceso de facturación ventas y facturación compras, donde ambos
procesos actualizan los inventarios, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y las
demás aplicaciones como: Libros de Compra, Libros de Venta, Caja y Bancos.

Aplicación de I.V.A.: La aplicación de Impuestos I.V.A. en las operaciones de compra y

venta son totalmente automáticas en el sistema, para ello se requiere una excelente
planificación de trabajo. Las tasas impositivas se denominan “A,B,C,D,E y F” cada una
posee cuatro casillas “Venta”, “Compra”, “Otros” y “Zona Libre” y en cada mes se puede
almacenar; tasas impositivas distintas. Cada producto debe estar asociado a una de las tasas
impositivas antes mencionadas, que permitirá calcular los impuestos automáticamente
durante la elaboración de facturas de compra, facturas de venta, devoluciones y ordenes de
pago. Si se presentan cambios en las tasas impositivas, solo se debe cambiar los porcentajes
en las diversas tasas “A,B,C,D,E o F” en el mes correspondiente.

Todos los procesos de Compra, Venta y Ordenes de Pago, incorpora el cálculo automático
del impuesto I.V.A. generando los resultados para los libros de compra y libros de venta
que deben ser impresos al finalizar cada mes, además; se debe revisar el orden ascendente y
cronológico de las transacciones gravadas para cumplir con las exigencias tributarias. La
aplicación de contabilidad posee una opción denominada “Autoliquidación de I.V.A.” que
determina el monto a pagar o crédito fiscal obtenido por la diferencia causada por el I.V.A.
facturado menos el I.V.A. comprado o pagado en ordenes de pago. Si se produce crédito
fiscal; será tomado como degravamen para el pago de I.V.A. del mes siguiente. El monto
que resulte para el pago del impuesto I.V.A. debe ser cancelado a través de la opción:
“Ordenes de pago”.

Todos los resultados Impositivos deben ser protegidos para que los demás usuarios no lo
puedan alterar porque genera inconsistencia en los resultados obtenidos y declarados.
Ninguna operación gravada puede ser modificada o anulada, cualquier ajuste en las
compras o en las ventas debe ser aplicado con fecha del mes siguiente. Igualmente se debe
bloquear la posibilidad de ingresar nuevas transacciones con fecha del mes declarado, si
se incorpora alguna factura de compra que fue olvidada afectara los resultados.

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GENERALIDADES

Aplicación de Retenciones: El sistema incorpora un total alcance tributario en materia

de retenciones de I.S.L.R. exigidas en las operaciones de compra, venta y pagos a través de
las ordenes de pago. Al igual que la aplicación del I.V.A. las retenciones también requieren
planificación antes de incorporar el cálculo automatizado de Retenciones. Todos los
cálculos se derivan de tabuladores que evalúan diversas condiciones: Tipo de persona
(Natural o Jurídica), residenciado (Si o No), monto del pago, valor de la unidad tributaria y
concepto el bien o servicio que se paga. Los montos calculados por retención, dependen de
los valores antes mencionados, por esta razón; el usuario, debe evaluar y revisar que su
contenido corresponda a las exigencias tributarias del momento.

El sistema provee dos bases de datos para que el usuario registre el valor de las unidades
tributarias para cada periodo y los diversos conceptos de retención según el artículo 9 del
reglamento de I.S.L.R. A través de la opción: “Tarifas de Retención” y con la
información introducida en las dos (2) bases de datos antes mencionadas, se deben
configurar las diversas tarifas de retención para: Persona (Jurídica o Natural), residenciado
(Si o No) con sus respectivos monto deducible y montos que están sujetos a retención.
Teniendo actualizada y preparada las diversas tarifas que serán aplicadas, estas; podrán ser
asociadas con todas las transacciones de venta, compra o pago que lo requiera.

El personal encargado de aplicar las retenciones debe poseer el suficiente criterio para su
determinación según el bien o servicio que se está cobrando o pagando. Siempre que se
registre un documento por pagar originado por la adquisición de bienes o servicios
estipulados en el reglamento de I.S.L.R., el usuario deberá asociar el concepto de retención
que determinara el monto que será retenido o deducido cuando se elabora el comprobante
de pago. Toda retención debe ser soportada a través de un documento impreso denominado
“Comprobante de Retención” que indica el documento, concepto, base imponible y
monto de retención. Además, se le debe entregar al proveedor su respectivo comprobante
de retención, siempre que se le aplique deducción por retención al pago. Igualmente,
cuando es que se realiza un pago directo a través de la opción: “Orden de pago”, es
solicitado el código del concepto de retención para ser aplicado al monto del pago, luego de
imprimir el comprobante del pago, se imprime el comprobante de retención. Los primeros
días de cada mes se debe cancelar al fisco nacional a través de la opción ordenes de pago;
todos los impuestos retenidos previamente formalizados en los formularios fiscales
11,12,13 y 14. En la aplicación de Contabilidad se obtiene la opción “Retenciones” que
provee diversos informes que suministran de manera detallada o resumida por periodos
todos los montos y conceptos retenidos. El sistema DpContab provee la emisión impresa
de estas planillas. También las transacciones de ventas y cuentas por cobrar incorporan el
control de retenciones aplicadas por los clientes.

Los documentos de cuentas por cobrar aceptan el código de retención que esta sujeto el
servicio o bien de la venta, comúnmente el cliente, aplica y descuenta según su criterio: La
retención del pago en las facturas de venta o cuentas por cobrar. Durante la elaboración
del cuerpo del recibo de ingreso, el documento que esta siendo cancelado, acepta: Los
valores, Concepto y monto de la retención, necesario para conciliar el pago recibido con los
montos de los documentos que esta cancelando menos la retención deducida por el cliente.
Las retenciones aplicadas por los clientes generan activos realizables al contribuyente que
solo puede hacerlo efectivo cuando presente la planilla definitiva de rentas.

Para formalizar el descuento, el reglamento del I.S.L.R. exige que el contribuyente posea
los formularios fiscales ARCV generados por el agente de retención. Si el sistema
administrativo esta integrado con el sistema Dpcontab y las cuentas de integración para
retenciones poseen las mismas cuentas que están indicada en las planillas de rentas
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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
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definitivas DPJ-26, será deducida automáticamente de la renta definitiva, que a su ves; es

obtenida por la renta según el resultado del ejercicio, mas el resultado del ajuste por
inflación, menos los impuestos pagados por adelantado, donde una de ellos corresponden a
las retenciones deducidas por los clientes. Si el agente de retención o cliente que deduce y
aplica las retenciones no ha presentado el resumen anual de retenciones ARCV, por
cualquier circunstancia, este formulario puede ser elaborado por el sistema, debido a que
las bases de datos de cuentas por cobrar poseen toda la información de los pagos y
retenciones aplicadas por el cliente.

Para mayor formalidad se puede enviar la planilla ARCV con su respectivo informe
detallado de documento, fecha, número de cheque y monto retenido para que el cliente lo
firme, selle y lo devuelva al contribuyente. De esta manera se logra automatizar el
complejo proceso de administración de retenciones y no improvisar en la obtención de la
información durante el corto plazo para presentar la declaración del Impuesto Sobre la
Renta.

Aplicación de Impuestos Municipales: Dependen de los diversos tipos de productos y

servicios que vende y presta el contribuyente. Cada producto o servicio es tasado de
manera distinta y en cada municipio también se aplican tasas distintas del mismo producto
en otro municipio. El periodo de declaración no es igual, en algunos municipios es:
Mensual o Trimestral. En la mayoría de los casos; antes de cada ejercicio se presenta la
posible venta estimada aplicando las tasas impositivas, en los diversos rubros se determina
el monto de pago que se debe hacer por cada periodo o trimestre. Al final del ejercicio se
compara la venta estimada con la venta real y se cancela al municipio el monto de la
diferencia entre el impuesto estimado y el impuesto real.

Los resultados que ofrece el sistema cumplen con este objetivo, se deben registrar las
distintas tasas impositivas municipales según la patente o permiso de funcionamiento de
cada establecimiento. En cada patente es preciso tener registrada la tasa aplicable sobre la
venta y cada producto debe estar asociado a cada código de patente. Los cálculos no se
ejecutan durante la elaboración de facturas de venta, ni generan asientos contables, solo son
presentados a través del informe de impuesto municipal ubicado en la sección de informes
de la aplicación de inventario ofreciendo resultados según el periodo solicitado por el
usuario.

Si las ventas por rubro (patente) deben estar en el resultado de “Ganancias o Perdidas”,
deben ser planificadas las cuentas contables de los grupos de los productos para generar los
asientos contables acorde a los resultados exigidos.

Aplicación de Retenciones de IVA:

DataPro Versión 1.9 incorpora la aplicación de retenciones al Valor agregado en toda su

extensión, abarca desde el registro de la retención hasta los asientos contables. Afecta
directamente las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, al igual que: Estados de cuenta,
análisis de vencimientos, integración contable y todos aquellos procesos involucrados
con los resultados de estos módulos. Para implantar el uso de estas retenciones debe seguir
los siguientes pasos:

1. Indicar la tasa de retención 75% en el tabulador de IVA, campo “%Retención

CE”, ubicado en la sección “Otros” del modulo de inventarios.

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GENERALIDADES

2. Para cada empresa del sistema, debe indicar su categoría fiscal como contribuyente
especial u ordinario para los efectos de cuentas por pagar. En la aplicación
“Contabilidad”, sección “Otros”, se encuentra la opción “Datos de la Empresa”,
aquí está disponible el campo: “Contribuyente especial” que requiere indicar “S”
o “N” según sea el caso.

3. Los clientes deben ser identificados en tipo de contribuyentes “Especial u

Ordinario”, ya que los mismos pueden aplicar la retención del IVA cuando
efectúen sus pagos. Para los clientes ya existentes, deben ser ubicado su
registro, aplicar “Modificar”, presionar ALT-A, e indicar “S” o “N” sobre el
campo “Contribuyente especial”

4. Defina la integración contable para las retenciones de IVA, El sistema dispone los
códigos: “A24: Retención I.V.A. Proveedores” y “P12: Retención I.V.A. Clientes”.
Necesarias para crear los asientos contables y balancear las cuentas por cobrar y
cuentas por pagar. Si estos códigos están vacíos, el sistema asume las cuentas
contables referidas al “IVA”

5. Verifique los modelos de impresión de comprobantes de retención, sugeridos en

esta versión, estos se encuentran en la Sección “Ficheros” en la aplicación
“Definiciones y Mantenimiento”. El sistema sugiere tres modelos bajados en
impresión: Ordinaria DataPro tipo texto, Grafica bajo Windows y Grafica
utilizando Crystal Report.

6. Realice las operaciones de compra y venta como tradicionalmente lo ha hecho.

7. Para aplicar una retención de IVA en un Documento de Cuentas por Cobrar, debe
ubicarlo con la opción “Buscar”, luego de visualizarlo, presione “ALT-I” que
presente un recuadro que exige los datos relacionados con el Documento y
Retención.

8. Cuando se aplica retenciones a documentos de cuentas por cobrar por parte de

contribuyentes especiales, el sistema presenta el menú de impresión que permite
emitir el comprobante de retención.

9. En recepción de pagos, realice las operaciones tradicionalmente, el sistema

detecta los documentos relacionados con retenciones y descontará del monto total
del pago los importes indicados en las retenciones. Los recibos de ingresos,
disponen de nuevos campos que permiten redefinir su diseño e insertar los campos
referidos a las retenciones.

10. Con la aplicación de estos procedimientos se concluye la aplicación de la

retención. El sistema incorpora en todos los procesos y resultados los valores
referidos a las retenciones, estos son: Estados de cuentas, listados de cuentas por
cobrar y cuentas por pagar, vencimientos, generación de asientos contables, libros
de compra, libros de venta y reconstrucción de saldos.

11. Los libros de Compra y Venta tradicionales han sido adaptados para indicar en la
línea siguiente inmediata la retención aplicada y las operaciones tasadas con IVA
Reducido del 8%.

12. El programa de Autoliquidación de IVA, incluye la aplicación de Retenciones de

IVA en la casilla “IVA retenido por Terceros”.

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

13. Lo nuevos libros de compra para los agentes de retención exigidos por el Seniat,
están disponibles exclusivamente en licencias exclusivas para contribuyentes
especiales. El cual no forma parte de la licencia Ordinaria DataPro 1.9. El
sistema presenta dos nuevas opciones: Libro de Retenciones de IVA y Libro
electrónico TXT para el Seniat.

14. Revalorización de Retenciones de IVA en Otra Moneda: Basado en el Artículo

51 de la ley de Impuesto al Valor Agregado, aplicado a las operaciones en moneda
extrajera, Datapro 1.9 incorpora el siguiente concepto: En los procesos de Pago
(Recibos de Ingreso y Comprobantes de pago) el sistema detecta los montos
diferenciales según el valor cambiario en cada documento y el valor cambiario
final. Este nuevo valor genera un documento (Débito o Crédito) según sea el caso
de aumento o disminución de la cuenta, para ambos; el sistema permite determinar:
La base imponible, monto del I.V.A. y Porcentaje de retención que será aplicado.
El nuevo valor de la retención de I.V.A. del diferencial cambiario será aplicado al
total de retenciones de IVA de los documentos cancelados logrando así
obtener el total a pagar. Igualmente, el sistema genera de manera automática el
registro de retención, al finalizar la creación del recibo. El programa de pagos No
emite comprobantes de retención de I.V.A. en cuentas por pagar, para ello el
usuario debe acceder al programa "Documentos", buscar la Nota de Crédito o
Débito generada, presionar F6, para emitir el documento que respalda la
transacción y luego "ALT-P" para emitir el comprobante de Retención.

15. IMPORTANTE: El nuevo libro de Compras físico y Electrónico para

contribuyentes especiales, no forman parte de la licencia de actualización.

Consideraciones sobre Valor del Inventario

y Costos de Inventario en Contabilidad.
Por medio de este instructivo explicaremos de manera práctica y sencilla un ejemplo el
porqué se cambian los Costos de los productos y por ende, después de haber
contabilizado, se procede a normalizar los Costos por medio de la opción de
RECONSTRUIR COSTO PROMEDIO. Claro está que resuelve una parte del Problema,
pero veamos a continuación cuales son las causas y las consecuencias de estos casos.

La conciliación de los saldos del Inventario con la Contabilidad es responsabilidad del

Contador, ya que depende de la organización de inclusión de datos.
 
Si incluye las Compras y Ventas de manera extemporánea, o sea, que posteriormente a la
transacción en línea o en tiempo real, incluye las Compras o las Ventas, lo cual crea un
desfase entre el Costo del Momento de la operación y el Costos que se genera
posteriormente.
 
Ejemplo
 
Agosto/2004
 
Se compran 10 unidades a Bs. 1.000 costo promedio Bs. 1.000 cada una.
se Venden 5 Unidades a Bs. 2.000, cuyo costo es de Bs. 1.000 cada una. Aquí no hay
problema.

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GENERALIDADES

 
Resultado del Inventario en el Administrativo:
5 Unidades de Bs. 1.000 cada una da un total de Bs. 5.000
 
Resultado de la Contabilidad:
Se le cargó a Inventario Bs. 10.000 por la 1era compra.
Se le abonó a Inventario Bs. -5.000 por la venta.
Saldo Contable Bs. 5.000  (10.000 - 5.000)
 
Como podemos observar El Inventario y la Contabilidad Cuadran.
 
Septiembre/2004
 
Se compran 10 unidades a Bs. 1.500. Pero estas no las registran en su oportunidad.
 
se Venden 2 Unidades a Bs. 2.000, cuyo costo es de Bs. 1.000 cada una. El Sistema toma
el Costo Promedio que tiene según las transacciones registradas, donde el Usuario no se
percata que el Costos Promedio no es el correcto, ya que no se han registrados las
Compras  de las 10 unidades a 1.500 Bs.
 
Como quedan los saldos del Inventario y de la Contabilidad, por ahora no sale el error,
porque para el Sistema quedan 3 Unidadades por Bs. 1.000 c/u y cuando se contabiliza
 
Resultado del Inventario en el Administrativo:
3 Unidades de Bs. 1.000 cada una da un total de Bs. 3.000
 
Resultado de la Contabilidad:
Se le abonó a Inventario Bs. -2.000 por la venta.
Saldo Contable Bs. 3.000  (5.000 saldo anterior  - 2.000)
 

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GENERALIDADES

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GENERALIDADES

Aparentemente todo está bien, ver recuadros emitidos por el Sistema, sin embargo estos
resultados están mal, debido a que el Costo Promedio de las 2 unidades vendidas debió
ser mayor, ya que antes de ser vendidas se adquirieron nuevas unidades con un costo
mayor, la cual trae como resultado un costo promedio mayor, en teoría, pero en la práctica
el Usuario no lo hizo así, por tal motivo recurre a remediar el problema por medio de el
registro de la Compra de manera extemporánea y este es el resultado.

AQUI ES DONDE SE PRESENTA EL PROBLEMA GENERADO POR EL USUARIO.

 
El Usuario después de contabilizar y todo lo demás, se da cuenta de su omisión y procede
a registrar la factura de Compra de Septiembre/2004 afectando el Inventario.
 
En ele Inventario se incluyen nuevas unidades afectando el Saldo Promedio, la cual puede
dar resultados inesperados de acuerdo a como está el saldo.

a) Si hay existencia se promedia entre las unidades existentes mas las compras nuevas.
En este caso el Costos Promedio es Bs. 1.384.62

b) Si el Saldo es cero, se genera un nuevo Costo Promedio, al cual queda en Bs. 1.500.

SE CONTABILIZA LA NUEVA COMPRA Y LOS SALDOS QUEDAN DE LA SIGUIENTE

MANERA:

El Saldo de Inventario es de 13 unidades por Bs. 1.384.62 = 18.000

El Saldo de la Contabilidad es de Bs. 18.000

Aquí no se ve el problema porque coinciden los datos a nivel administrativo y contable.

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GENERALIDADES

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GENERALIDADES

EL DESCUADRE SE PRESENTA CUANDO EL USUARIO EJECUTA EL PROCESO DE

RECONSTRUIR SALDOS PROMEDIOS, SIN DARSE CUENTA QUE LOS NUEVOS
RESULTADOS DIFIEREN DE LA CONTABILDAD, TOMANDO EN CUENTA QUE EL
MÉTODO DE CONTABILIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y EL COSTO DE VENTAS ES
CONTINUO, LA CUAL EL MISMO USUARIO ROMPE CON ESTA MISMA REGLA
CONTABLE O PRINCIPIO DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADO.

Esta práctica de reconstruir Saldos Promedios el Usuario la Utiliza debido a que se da

cuenta que el Saldo Promedio del Inventario no es el Correcto, cuando debió ser Bs.
1.333,33 y el Costo de Ventas no es el Correcto porque se aplicó el Costo antes de hacer
la Compra.

Los resultados fueron los siguientes después de RECALCULAR SALDOS PROMEDIOS.

El Saldo de Inventario es de 13 unidades por Bs. 1.333.33 = 17.333.34

El Saldo de la Contabilidad es de Bs. 18.000

Fíjese que el Costo del Inventario y el Saldo se normalizan o son los correctos y coinciden
con las expectativas del Usuario, sin embargo en la Contabilidad queda igual, no se
realizan cambios en el Saldo Contable, ya que fue procesada la Contabilidad y el único
ajuste que ha realizado en Usuario es el Costo del Inventario a nivel administrativo.

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GENERALIDADES

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GENERALIDADES

AHORA BIEN, DONDE ESTA LA DIFERENCIA Y COMO RESOLVERLO:

1.- Con la Reconstrucción de Costos Promedios se corrigió Costo Promedio del Producto,
según la temporabilidad de la operación, aquí no hay problema.

2.- El Problema está en la Contabilidad que se contabilizaron contra el Inventario y con

cargo al Costo de Ventas el monto equivocado, veamos:

El Saldo de la cuenta de Inventario se contabilizó así:

Estos son los Resultados Contables Incorrectos.

[Link].10 INVENTARIO DE MERCANCIAS
Fecha Operación debe haber saldo
15/08/2004 Compra 10 unidades x Bs. 1,000 10000   100
25/08/2004 Venta de 5 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000   5000 50
01/09/2004 Venta de 2 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000   2000 30
31/08/2004 Compra 10 unidades x Bs. 1,500 15000   180

5.1.8 COSTO DE VENTAS

Fecha Operación debe haber saldo

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GENERALIDADES

25/08/2004 Venta de 5 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000 5000   50

01/09/2004 Venta de 2 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000 2000   70

Estos son los Resultados Contables Correctos.

[Link].10 INVENTARIO DE MERCANCIAS
Fecha Operación debe haber saldo
15/08/2004 Compra 10 unidades x Bs. 1,000 10000   100
25/08/2004 Venta de 5 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000   5000 50
31/08/2004 Compra 10 unidades x Bs. 1,500 15000   200
01/09/2004 Venta de 2 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1,333.33   2666,66 17333

5.1.8 COSTO DE VENTAS

Fecha Operación debe haber Saldo
25/08/2004 Venta de 5 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1000 5000   50
01/09/2004 Venta de 2 Unidades cuyo Costo Promedio es e Bs. 1,333.33 2666,66   7666

A Continuación el gráfico de los Saldos Contables corregidos o correctos.

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GENERALIDADES

Hay 2 formas de resolverlo en la Contabilidad:

1.- Haciendo los Ajustes Manualmente a las Cuentas de Inventario y Costo de Ventas.

2.- Reversando y/o descontabilizar todos las Facturas de Ventas desde la fecha cuando se
cometió la falla de vender con Costos Incorrectos, para luego ser procesados o
contabilizados, de tal forma que se normalicen o igualen las cifras entre ambos Módulos.

Recuerde que las cifras comparadas se hicieron con una contabilidad en línea, o sea, que
en la medida se hacen los eventos se evaluaron los saldos y deben ser iguales, en caso
de existir algún registro de Compras o de Entradas de Inventarios, deben evaluar el
impacto que pueden tener en los Costos Promedios, para que al venderse los Costos
Promedios sean los correctos.

Esperamos que esta exposición les sirva de base para que determinen la causa de la
diferencia contable con respecto a los inventarios y la forma como resolver el problema,
sin embargo es posible que deba recurrir a una soporte técnico especializado en las bases
de datos y los inventarios a fin de que le facilite el reverso de los procesos para simplificar
el procedimiento de trabajo, no obstante, no hay garantía de que los resultados se
normalicen a nivel contable, debido a la magnitud de datos y lo complejo que pueda ser el
análisis de los movimientos de los Inventarios, por tal motivo ninguno de los asesores,
técnicos, personal de Datapro, sus Distribuidores o cualquier persona que apoye en la
normalización de estos resultados, no están facultados para asumir cualquier
responsabilidad que sea producto de estos casos.

Datapro 1.9

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

Características Técnicas.

1. Compilado con Clipper 5.2 para modo protegido de Windows, es decir utiliza hasta
16 megas de memoria, esto lo hace ser altamente eficiente en todos los procesos
tanto para Windows de 16 o 32 bits. Además se ejecuta con un mínimo de
recursos de hardware y software. Datapro 1.9 esta acompañado de un conjunto de
aplicaciones bajo Windows que interactúan para lograr que el sistema puede
generar resultados y emplear herramientas que sólo se ejecuta bajo Windows,
tales como: Impresión bajo Windows, Crystal Report, Envío de correos masivos,
envío de datos a través de FTP, ejecución de comandos SQL, Graficas, entre
otras.

2. Uso de Tablas DBF/CDX que son muchos más eficientes y estables que las tablas
DBF/NTX, logrando mejorar el desempeño del sistema, además logra que el
usuario pueda emplear herramientas gráficas que soportan tablas DBF/CDX tales
como: ACCESS, FoxPro, CRYSTAL REPORT o Drivers ODBC para realizar
consultas SQL.

3. Uso de Puertos Seriales para Windows de 16 y 32 bits.

4. Todos los reportes se emiten para impresoras Paralelas al estilos DOS y también
para impresoras bajo Windows (Serial, Paralela o USB)

5. Visualización para todos los Reportes bajo Windows.

6. Diseñador de formatos de Impresión que permite definir: Facturas, Cotizaciones,

Notas de Entrega y todos los documentos que genera el sistema.

7. Emisión de Reportes hacia Excel. (Solo los prediseñados)

8. Instalación Automática de Driver ODBC para ejecutar comandos SQL y Drivers de

Cristal Report. Logra el uso de esta tecnología en forma instantánea y sin
complicaciones.

9. Impresión de Reportes y formatos empleando Crystal Report, logrando excelentes

presentaciones para: Facturas, Cotizaciones, Órdenes de Compra, Pedidos,
Reportes y demás documentos emitidos por el Sistema.

10. Ejecución de Comandos SQL, gracias al Driver ODBC de ADS para aplicar
comandos SQL con las tablas DBF/CDX logra que el usuario pueda integrar
cualquier herramientas Windows con la información que genera el sistema, es
decir, desde EXCEL es posible aplicar comandos SQL que generen información
directamente sobre la hoja de cálculo o también desde cualquier herramienta
Visual es posible crear formularios de consulta o carga de datos en línea sobre las
bases de datos que emplea datapro y sin necesidad de hacer conversiones ni
reorganización de índices. Incluso el sistema posee una amplia documentación
“\DP20\doc\[Link]” con ejemplos sobre la aplicación de comandos SQL

11. Envió de datos a través del Protocolo FTP, el sistema recolecta la información por
periodos, la comprime en formato ZIP y luego la envía a un servidor remoto
empleando el protocolo FTP y a través del programa [Link] que provee
Windows, logrando concentrar las transacciones de varias sucursales hacia un
servidor remoto.

12. Tecnología Cliente Servidor, a través del poderoso gestor de bases de datos
“RDBMS” de “Advantage Database Server” [Link] es
posible acceder a las bases de datos en forma remota desde Internet, logrando

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DataPro versión.2.0 IMPLANTACION Y
GENERALIDADES

que varias sucursales trabajen en línea con la base de datos del servidor. O
también en una Red local que requiera excelentes niveles de respuesta y
seguridad a toda prueba debe adquirir éste gestor de bases de datos. ADS aplica
tecnología cliente Servidor para tablas DBF/CDX en forma nativa o a través de
sentencias SQL.

13. Diccionario de Datos, todas las tablas, campos, índices y relación entre tablas
están definidos en la misma base de datos, logrando ser redefinidos para los
requerimientos del cliente, optimización de procesos y diseño de Reportes.
Además facilita el conocimiento del flujo de datos necesarios para el diseño de
aplicaciones Bajo Windows que accedan a la información generada por el sistema.

14. Generador de Reportes. A través del diccionario de Datos el sistema permite que
el usuario pueda seleccionar una tabla con sus respectivas relaciones predefinidas
para escoger un conjunto de campos para que el sistema pueda generar el código
fuente del Reporte, Datos para Cristal o Sentencia SQL. Además permite diseñar
filtros a través de rangos y Criterios, las columnas numéricas generan totales y
formatos o mascara de presentación. El diseño del reporte pueden ser lineal o
agrupado a través de rupturas de control.

15. Lenguaje de programación Xbase Incluido. Gran parte de los programas que
ejecuta Datapro están escritos en DpXBase, permitiendo que el usuario pueda
hacer una reingeniería del sistema para adaptarlo a sus necesidades, como por
ejemplo: Adaptar el formulario de productos y clientes según modelo de datos
requeridos por el usuario, aplicación y ejecución de políticas de venta sobre el
proceso de facturación y generación de reportes de comisiones según
reglamentes del usuario. Este potencial hace que Datapro sea el único sistema
venezolano que brinda una total arquitectura abierta.

16. Tecnología DLL, además de la arquitectura abierta Datapro está diseñado para
soportar funciones creadas por el usuario bajo tecnología DLL de 16 bits, para ello
dispone de [Link] Y [Link] con sus respectivos programas
fuentes y comandos de generación que permite que el programador pueda crear
sus propias funciones o procedimientos bien sea escrito en Clipper o lenguaje “C
para 16Bits” para ser ejecutadas desde cualquier programa DpXbase. Logrando
así que el sistema pueda crecer para el usuario.

17. Continuidad Tecnológica, Datapro garantiza la continuidad de todos sus productos

para las nuevas tecnologías, ya está disponible Datapro Nómina Windows para 32
Bits para cliente Servidor empleando RDBMS de MY-SQL o MS-SQL que pueden
evaluar desde [Link]/[Link] y próximamente Datapro
Administrativo Bajo Windows con una mejorada arquitectura abierta.

18. Uso de Modo Cliente en ambiente redes, el sistema se instala en el disco duro de
cada estación de trabajo y se le indica la ruta de los datos en el servidor logrando
distribuir la carga de trabajo, el servidor se encarga de administrar los datos y las
estaciones se encargan de ejecutar los procesos y asumir tareas que antes
estaban en el servidor logrando un mejor desempeño en los niveles de respuesta
al reducir el trafico en el servidor.

19. Si desea instalar Datapro 2.0 puede bajarlo desde [Link]/[Link]

Integración Contable con el Sistema de Gestión Tributaria

ProAndSys.

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GENERALIDADES

Desde la aplicación “Definiciones y Mantenimiento” está disponible la opción “Ubicación

de DpContab y SGT” que permite introducir la ruta o carpeta donde se encuentra las tablas
“DBF” de la empresa del SGT que desea establecer la integración y uso del plan de
cuentas y centros de costos. Ejemplo “C:\PSPLANI2\MODELO\”, el sistema ubicará las
siguientes tablas:

[Link] Plan de cuentas.

[Link] Comprobantes
[Link] Asientos
[Link] Centro de Costos.

Estas tablas deben ser de tipo “DBASE” para que puedan ser abiertas desde Datapro.
Luego de establecer la integración con SGT, Datapro utiliza para todos los casos el plan
de cuentas y centros de costos del SGT, y genera los asientos contables en las tablas del
SGT.

Si desea revocar la integración, acceda nuevamente al programa “Ubicación de DpContab

y SGT” y deje vacía la ruta de los datos.

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