CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
1. ANALISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados de la investigación
provenientes de la aplicación de una entrevista realizada a los directores y al
área administrativa contable de la empresa Ramírez y Sandoval ingeniería
de proyectos C.A. El análisis que a continuación se muestra, está
representado por tablas relacionadas con la variable de la investigación, las
dimensiones, subdimensiones y los indicadores.
Variable: Sistema de control administrativo.
Dimensión: Control administrativo.
Subdimension: Tipos de control.
Indicador: Controles preventivos.
Tabla 1
Establece pasos de un proceso
Alternativas de respuesta fa
Si 5
No 0
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En cuanto al establecimiento de los pasos específicos a seguir para la
realización de un proceso en la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de
48
49
Proyectos C.A. cinco (5) sujetos determinaron que si se establecen dichos
pasos y ninguna opinó lo contrario.
Tabla 2
Efectúa inspecciones comenzando un proceso
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Según la opinión de tres (3) personas, en la empresa Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. si se efectúan inspecciones antes de comenzar
un proceso, sin embargo dos (2) opinaron que estas inspecciones no se
efectúan.
Tabla 3
Prevé corrección de problemas
Alternativas de respuesta fa
Si 4
No 1
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En referencia a la tabla 3, para cuatro (4) personas Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. prevé la corrección de los posibles problemas
que pueden generarse durante la ejecución de algunos procesos, pero una
(1) persona niega que esto ocurra.
Tabla 4
Mecanismo para controlar costos
Alternativas de respuesta fa
Ninguno 5
Otro 0
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
50
En cuanto a los mecanismos que utiliza la empresa Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. para controlar los costos administrativos la
totalidad de los encuestados coincidieron en que no se utiliza ningún
mecanismo como medio de control.
Indicador: Controles concurrentes o de supervisión.
Tabla 5
Supervisan los procesos en desarrollo
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Con respecto a la supervisión de los procesos, tres (3) personas
consideran que dicha supervisión se cumple con la finalidad de detectar
desviaciones, sin embargo dos (2) personas difieren de que esto ocurra.
Tabla 6
Supervisa para establecer controles
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
De acuerdo con las personas entrevistadas dentro de Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. no se lleva a cabo un proceso de supervisión
con la fi nalidad de establecer controles, es decir, cinco (5) personas
respondieron de forma negativa la pregunta y ninguna persona expresó lo
contrario.
51
Tabla 7
Adopta medidas correctivas
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Durante la ejecución de los procesos administrativos de la empresa
Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A., Tres (3) sujetos
respondieron que si se adoptan medidas correctivas para evitar resultados
no deseados, mientras dos (2) sujetos respondieron que no se adoptan
medidas correctivas.
Tabla 8
Tipos de controles a aplicar
Alternativas de respuesta fa
Controles preventivos 3
Controles concurrentes 4
Controles finales 2
Total 9
Fuente: Elaboración propia (2013)
En los resultados que presenta la tabla 8, la cual se refiere a los tipos de
controles que a la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A.
le gustaría utilizar para medir el desempeño, se resume un total de nueve (9)
respuestas las cuales se dividen en tres (3) para controles preventivos,
cuatro (4) para controles concurrentes y dos (2) respuestas para controles
finales. En dos de las entrevistas aplicadas seleccionaron todas las opciones.
52
Indicador: Controles finales.
Tabla 9
Evalúa el desempeño
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Según cinco (5) personas en la empresa no se evalúa como fue el
desempeño del proceso luego de terminado, no hubieron personas que
opinaran lo contrario.
Tabla 10
Compara resultados obtenidos y esperados
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Al preguntar si los resultados obtenidos al finalizar cada proceso dentro
de la organización eran comparados con los que esperados, los datos
recolectados fueron tres (3) sujetos afirmando que la comparación se realiza
pero dos (2) sujetos negaron la realización de estas comparaciones.
Tabla 11
El control final es efectivo
Alternativas de respuesta fa
Si 1
No 4
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
53
Con respecto a los controles finales, se preguntó si eran considerados
controles efectivos para la empresa, a lo cual una (1) persona opinó que si
eran efectivos aunque en ocasiones genera una pérdida de tiempo, por otro
lado (4) personas opinaron que no consideran efectivos los controles finales.
Subdimension: Resistencia al control.
Indicador: Destacar la importancia que el control presenta para el
colaborador.
Tabla 12
Posee estándares establecidos
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En los resultados se puede apreciar que tres (3) personas afirman que la
empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. posee
estándares establecidos que colaboran con el control de los procesos que se
realizan, sin embargo dos (2) personas respondieron que la empresa no
tiene establecido ningún tipo de estándares.
Tabla 13
Toman los estándares existentes
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
54
En referencia a a
l tabla 13, se muestra que tres (3) sujetos están de
acuerdo en que los empleados toman los estándares existentes como
referencia para la retroalimentación de cualquier proceso, sin embargo dos
(2) sujetos respondieron de manera negativa, producto de las respuestas
expresadas en la tabla 12, la cual indica que no existen estándares, por
ende, no hay referencias.
Tabla 14
Trabajos efectivos basados en estándares
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
De acuerdo a la consideración de determinar la efectividad del trabajo
basándose en los estándares existentes en la entidad, tres (3) elementos
consideraron que si se lograr la efectividad del trabajo tomando como guía
estos estándares, mientras que dos (2) de los elementos insisten en que la
empresa no posee estándares, por lo tanto no hay en que basarse al
momento de determinar la efectividad del trabajo.
Indicador: Evitar los está ndares arbitrarios.
Tabla 15
Los estándares son alcanzables
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
55
Con respecto a los estándares establecidos en la empresa se obtuvo tres
(3) respuestas afirmando que son alcanzables. De la misma manera hay dos
(2) respuestas negando que sean alcanzables debido a su inexistencia.
Tabla 16
Estándares por experiencias pasadas
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En cuanto al establecimiento de estándares por experiencias pasadas
dentro de la organización, tres (3) personas opinan que si se establecen
estándares de acuerdo a experiencias pasadas pero dos (2) personas opinan
lo contrario.
Tabla 17
Objetivos suficientes para los empleados
Alternativas de respuesta fa
Si 2
No 3
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En los resultados expresados se puede observar que dos (2) de las
respuestas alegan que la cantidad de objetivos estipulados son suficientes
para ser asumidos por los empleados, mientras que tres (3) respuestas son
negativas haciendo referencia a que la cantidad de objetivos es superior a
las que pueden ser asumidos.
56
Tabla 18
Responsables encargados de cumplimiento
Alternativas de respuesta fa
Directores 3
Contador Público 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En referencia a la tabla 18, se reque ría saber quiénes son los
responsables encargados del cumplimiento de los estándares establecidos, a
lo cual tres (3) respuestas aseguran que se trata de los Directores, sin
embargo dos (2) respuestas hacen hincapié en que es del contador público.
Indicador: Ser específico.
Tabla 19
Los estándares son cuantificables
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Con respecto a los estándares implantados en la empresa, se consultó si
son cuantificables, obteniendo cinco (5) respuestas que aseguran que no lo
son y no se obtuvo ninguna respuesta que afirme que sean cuantificables.
Tabla 20
Estándares con fecha de alcance
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
57
En cuanto a la tabla 20, se observa que tres (3) individuos alegan que los
estándares de la organización son sometidos a una fecha de alcance, por
otro lado dos (2) individuos respondieron de manera negativa, producto de
las respuestas expresadas en la tabla 12, la cual indica que en la entidad no
existen estándares.
Tabla 21
Los estándares son claros
Alternativas de respuesta fa
Si 3
No 2
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En relación a los estándares estipulados en la empresa Ramírez y
Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. se puede apreciar que tres (3)
respuestas afirman que los empleados están claros con respecto a estos
estándares. De la misma manera hay dos (2) respuestas que niegan la
claridad de dichos estándares debido a su inexistencia.
Indicador: Efectuar el seguimiento con una información exacta y adecuada.
Tabla 22
Información generada poco confiable
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En cuanto a los resultados obtenidos, cinco (5) personas negaron que se
haya generado información poco confiable en relación a los resultados de
58
algunos procesos y no se obtuvieron respuesta que afirmaran lo contrario.
Tabla 23
Acuerda el seguimiento del proceso
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En los resultados expresados se puede observar que cinco (5) individuos
coinciden en que la organización no acuerda el modo de hacerle seguimiento
a las actividades al inicio de cada proceso, no se obtuvieron respuestas
contrarias.
Tabla 24
Mide la evolución de actividades
Alternativas de respuesta fa
Si 4
No 1
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En referencia a la tabla 24 para cuatro (4) personas, en la organización se
mide continuamente la evolución de las actividades con el fin de mantener un
seguimiento, pero una (1) persona niega que esto ocurra.
Tabla 25
Reportar situación de procesos
Alternativas de respuesta fa
Semanal 5
Mensual 0
Trimestral 0
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
59
En cuanto a la tabla 25, se requería saber cada cuanto la empresa desea
que sean reportada la situación de cualquier proceso que este en desarrollo
a lo cual la totalidad de los encuestados opinaron que esta debía ser
semanal.
Indicador: Mostrar los beneficios del logro y no tanto del castigo.
Tabla 26
Presenta beneficios de logros obtenidos
Alternativas de respuesta fa
Si 5
No 0
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En relación a la tabla 26, se generaron cinco (5) respuestas afirmando
que la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. presenta a
sus trabajadores los beneficios de los logros que se obtengan, sin generarse
respuestas que lo nieguen.
Tabla 27
Enseña al empleado a mejorar
Alternativas de respuesta fa
Si 5
No 0
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
Con respecto al análisis de los resultados obtenidos por la organización
Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A., cinco (5) individuos alegan
que se enseña al empleado la forma como se puede mejorar su trabajo, sin
embargo expresaron que se basan en las comparaciones con otras personas
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o empleados para hacer esto. Por otro lado, no se obtuvieron respuestas
negativas.
Tabla 28
Amenazas a empleados
Alternativas de respuesta fa
Si 0
No 5
Total 5
Fuente: Elaboración propia (2013)
En cuanto a la tabla 28, se pretendía saber si en alguna ocasión se ha
amenazado a los empleados de la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería
de Proyectos, C.A, en caso de no alcanzar algún objetivo planteado, por lo
que cinco (5) personas respondieron que no se amenaza n a los empleados
en caso de no lograr alcanzarlo, de hecho nadie dio opiniones contrarias a
esto.
2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
A continuación se presenta la comparación entre los resultados obtenidos
de las entrevistas aplicadas dentro de la organización con las bases teóricas
que estructuran un sistema de control administrativo.
El primer objetivo específico es diagnosticar el control administrativo de la
empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. En los resultados
expresados se puede apreciar claramente que la empresa carece de este por
lo cual fue necesario diseñar un sistema de control administrativo.
Así, para el indicador de controles preventivos se puede observar que la
61
empresa establece los pasos específicos de un proceso a realizar, en
ocasiones efectúa inspecciones antes de comenzarlo y generalmente se
prevé la corrección de posibles problemas que se puedan generar durante la
realización de un proceso administrativo, tal como Urcola (2010, p. 121) lo
establece, es decir, al tener una serie de pasos establecidos y organizados
con respecto a la realización de un proceso, los controles preventivos
cumplen con la función de inspeccionar y se ejecutan antes de que un
proceso comience, con la finalidad de impedir algunos problemas que se
puedan originar en lugar de corregir los daños.
Con respecto al indicador controles concurrentes o de supervisión, se aprecia
que la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. medianamente
supervisa los procesos que están en desarrollo, cuando esto ocurre se toman
medidas correctivas. Por otro lado, la empresa no supervisa con la finalidad de
establecer un control concurrente por lo cual difiere con lo que expone Urcola
(2010, p.121) ya que según este autor estos controles deben cumplir con la
función de supervisar durante el desarrollo de cualquier proceso para así poder
detectar posibles desviaciones y adoptar inmediatamente las medidas correctivas
necesarias para evitar resultados no deseados.
En cuanto al indicador controles finales, la organización no se detiene
a evaluar el desempeño al finalizar los procesos, sin embargo en
ocasiones se comparan los resultados obtenidos con los esperados y
considera que este tipo de control no es efectivo para la organización, a
lo cual el autor Urcola (2010, p.121) afirma que es el control por
62
excelencia, se realizan al final de cada proceso, proporcionando
información significativa para saber que tan eficaces fueron los esfuerzos
por medio de la comparación de los resultados alcanzados con los
inicialmente previstos.
En relación al indicador destacar la importancia que el control presenta
para el propio colaborador, Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A.
no posee estándares como tal establecidos, por ende los empleados no
tienen referencias para basarse en cuanto a estándares efectivos. Para
Urcola (2010, p.131) los estándares permiten que los empleados puedan
realizar sus tareas oportunamente, debido a que estos proporcionan una
retroalimentación que la cual indica el resultado de su trabajo, es decir, si es
bueno o malo, ya que los estándares dictan una declaración explícita de lo
que se espera.
Para el indicador evitar los estándares arbitrarios o caprichosos, la entidad
mantiene que no posee estándares por lo tanto no son alcanzables. La
entrevista fue aplicada a los dos (2) directores de la compañía y a tres (3)
empleados. Los directores aseguran que la empresa no tiene estándares
establecidos, sin embargo los empleados consideran que si existen dichos
estándares. Dentro de esta contradicción se pudo observar que los
empleados tienen esta apreciación debido a que se basan en experiencias
anteriores, lo que coincide con el autor Urcola (2010, p.131) que explica que
las personas responden mejor a estándares establecidos y conocidos sobre
la base de experiencias pasadas.
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Por otro lado, los empleados consideran que la cantidad de objetivos
estipulados es superior a la cantidad que puede ser asumida por ellos
mientras que los directores opinan que son suficientes para ser asumidas,
Urcola (2010, p.131) afirma que se debe evitar incrementar los objetivos,
para que estos sean asumibles por quien los tiene que ejecutar.
Con respecto al indicador ser específico, la compañía Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. no posee estándares claros ni cuantificables,
tampoco tienen una fecha de alcance, contradiciendo a Urcola (2010, p.
131), este expone que los estándares deben ser cuantificables y sometidos a
una fecha de realización, con la finalidad de no dejar espacios para dudas ni
desordenes durante la ejecución de las tareas.
En cuanto al indicador efectuar el seguimiento con una información
exacta y adecuada, se coincide con Urcola (2010 p. 131) ya que indica
que los cambios crean inseguridad entre los involucrados por lo que a
veces cuando los resultados no son los que se esperan se presenta
información manipulada o incompleta y la mejor manera de evitar estas
situaciones es acordando desde el principio de un proceso el modo de
llevarle un seguimiento a las actividades. Se pudo observar que dentro la
empresa, afortunadamente, no se ha generado información poco
confiable con respecto a los resultados obtenidos en cualquier proceso,
sin embargo en ningún momento se acuerda el modo de hacerle
seguimiento a la actividad pero ocasionalmente se mide la evolución de
algunas actividades.
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Por último, en relación al indicador mostrar los beneficios del logro y no
tanto del castigo, se aprecia que la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería
de Proyectos C.A. le presenta a sus trabajadores los beneficios de los logros
obtenidos, también se les enseña cómo podrían mejorar sus trabajos.
Además, se afirma que la empresa no ha amenazado a los empleados
cuando no se ha logrado alcanzar un objetivo.
En este sentido, se coincide con lo expuesto por Urcola (2010 p. 131),
quien explica que con el fin de motivar a los trabajadores a obtener los
logros, se debe presentar los beneficios de dichos logros y una vez
terminado el proceso, se analizan los resultados con la finalidad de poder
enseñarle o aportarle algo al empleado para que puedan mejorar su trabajo.
En ese sentido, también explica que las amenazas no son una buena
herramienta para gestionar a las personas, ya que como se basa en la
filosofía del castigo genera resistencia al control en los empleados.
El siguiente objetivo específico es además un objetivo de diseño,
establecer los objetivos organizacionales para el sistema de control
administrativo para la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos
C.A. el cual será un punto clave para la realización de dicho diseño y estará
desarrollado dentro del mismo.
Otro objetivo específico establecer los centros de responsabilidad del
sistema de control administrativo para la empresa Ramírez y Sandoval
Ingeniería de Proyectos C.A. es un objetivo de diseño, para el cual se
indago, por medio de la entrevista aplicada, quienes debería n ser los
65
responsables de los procesos a ejecutar en el empresa a lo que dos (2)
personas opinaron que debían ser el contador público y tres (3) opinaron que
los directores.
Esto será tomado en cuenta para la realización del diseño, ya que según
Horngren y otros (2006 p. 382) cuando se diseña un sistema de control
administrativo es necesario identificar las responsabilidades de cada
administrador, con el establecimiento de los centros de responsabilidad.
Para el objetivo específico y de diseño establecer la medición del
desempeño del sistema de control administrativo para la empresa
Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. se pregunto qué tipos
de controles se utilizarían para medir el desempeño obteniendo como
respuesta que lo ideal es contar con los 3 tipos de controles, los
preventivos, concurrentes y finales. Para Horngren y otros (2006 p. 385)
las mediciones eficaces de desempeño son esenciales para cualquier
organización. Los sistemas de control administrativos bien diseñados,
desarrollan y hacen reportes de las mediciones de desempeño. Las
mediciones apropiadas motivan a los empleados con más facilidad para
alcanzar las metas de desempeño.
En cuanto al objetivo específico y de diseño establecer la vigilancia y
reporte de los resultados del sistema de control administrativo para la
empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. se observo que la
empresa requiere conocer la situación de los procesos que se estén
desarrollando semanalmente.
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Horngren y otros (2006 p.) plantean que los componentes claves de un
sistema de control administrativo son la vigilancia y el reporte de resultados
de las actividades de negocio, una vez que los administradores identifican
acciones y mediciones relacionadas al desempeño que están vinculadas con
el logro de las metas y objetivos, estos necesitan información periódica del
logro de los resultados que se desean.
El último objetivo específico y también de diseño es establecer la
ponderación de costos del sistema de control administrativo para la empresa
Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A. se pudo apreciar que no
ponderan los costos dentro de la organización, por ende en el diseño será
planteada una forma de hacerlo.
De acuerdo a Horngren y otros (2006 p.) al diseñar un sistema de control
administrativo es necesario ponderar los costos y los beneficios de las
distintas alternativas, dadas a las necesidades de la organización. Tanto los
beneficios como los costos de los sistemas de control administrativo con
frecuencia son difíciles de medir y tal vez ambos parámetros se manifiestan
después de experimentar o utilizar los sistemas, sin embargo es un riego
que hay que correr ya que las mediciones son beneficiosas en relación con el
costo.