Modelo de asignación de responsabilidades
también conocido como RACI
Irina Motylev
Gerente de Proyectos Sénior
1 de octubre de 2019
Episcopal Business Administration Conference
Objetivo y agenda
Comprender mejor:
• El Modelo de asignación de
responsabilidades (RACI)
• Los roles específicos dentro del modelo
RACI (qué, por qué, quién, cuándo, cómo)
Mejores prácticas
Ejercicio práctico
2
¿Qué es el RACI?
Una herramienta utilizada para identificar las diversas partes
interesadas en un proyecto o proceso operativo y sus roles en él*
Un tipo común de matriz de asignación de responsabilidades que
utiliza los estados “Responsable de la implementación”
(Responsible [R]), “Responsable de los resultados (Accountable
[A]), “Consultado” (Consulted [C]) e “Informado” (Informed [I])
para definir la participación de las partes interesadas en
actividades de proyectos**
*Dictionary of Project Management Terms (Diccionario de Términos de Gestión de Proyectos), tercera edición, J. LeRoy Ward, PMP, PgMP
**Project Management Book of Knowledge Guide (Guía del conocimiento sobre gestión de proyectos), quinta edición 3
¿Por qué se utiliza el RACI?
Los objetivos del RACI son:
Proporcionar una definición clara de los roles de las personas y
el nivel de participación en un proyecto o proceso
Establecer, aclarar y alinear expectativas
• Aclara roles y expectativas • Reduce los niveles de aprobaciones
• Determina quién se espera que haga qué cosa • Simplifica la toma de decisiones
• Reduce la redundancia de tareas • Acaba con los silos organizacionales
• Genera comunicación • Genera creatividad
• Resalta las limitaciones de recursos
4
¿Quiénes utilizan el RACI?
Personal, comités o equipos que trabajan en proyectos o
procesos operativos y/o que requieren múltiples áreas
funcionales o personas para cumplir el trabajo
CPG utiliza RACI para:
• Implementaciones de productos, planes y sistemas (p. ej., Plan de
Pensión para el Clérigo Internacional)
• Conferencias patrocinadas por CPG (p. ej., EBAC)
• Comunicaciones de clientes (p. ej., declaraciones anuales)
• Convención General
5
Modelo de asignación de responsabilidades—RACI
• Hay un solo “R”
Quién es responsable de la • Persona asignada para hacer el trabajo
R implementación • Responsable de que las acciones se
completen
• Hay un solo “A”
Quién es responsable de los
A resultados
• Encargado de tomar decisiones, dueño definitivo
• Las personas responsables rinden cuentas a esta
persona
C Quién es consultado • Puede haber múltiples “C”
• Personas que son consultadas antes de que
se tomen decisiones o se realicen acciones
I Quién es informado • Puede haber múltiples “I”
• Personas que son informadas de las
decisiones o acciones
• Reciben resultados del trabajo
6
Responsable de la implementación
Quién es
Es responsable
responsable de la de completar la tarea/las acciones
R • Solo una persona es responsable de la implementación
implementación
Responde al rol del Responsable de los resultados
Si cree que tiene más de una persona
responsable de la implementación, ¡necesita
dividir la tarea!
7
Responsable de los resultados
Rinde cuentas de la tarea/las acciones
A • Solo una persona es responsable de los resultados
Encargado de tomar decisiones para la tarea/las
acciones
• Tiene autoridad para decir “sí” o “no”
8
Consultado
Múltiples consultores
C Aportes para el trabajo
• Típicamente son expertos en la
materia
Comunicación bidireccional
• Revisan el trabajo
• Brindan comentarios
• Advierten sobre señales
de alarma
(no tienen poder de voto) 9
Informado
Es posible que muchas personas deban ser
I informadas
• Planificación, capacitación, comunicación, etc.
Comunicación unidireccional
• No hay necesidad de respuesta o aprobación
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Ejemplo de RACI
ROLES
Nombre,
Nombre,
Nombre,
Nombre,
Nombre,
RACI
Rol
Rol
Rol
Rol
Rol
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea 11
¿Cuándo se utiliza el RACI?
Establecer al comienzo de:
• Un proyecto
• Un nuevo proceso
Actualizar un RACI existente para un proceso en curso
• Cambio de roles
• Cambio de los pasos de un proceso
Crear un RACI nuevo para un proceso existente
• Validar roles y responsabilidades
• Establecer expectativas claras
12
¿Cómo se elabora el RACI?
Un líder prepara un borrador inicial de RACI (p. ej., el gerente de
proyectos, el dueño central de un proceso)
• Aprovechar una plantilla estándar de RACI
• Identificar todas las tareas, resultados y decisiones para un proyecto o proceso
• Identificar todos los roles (apropiados para comenzar con nivel alto; ya sean
funciones o roles específicos y transición a nombres específicos más adelante en el
desarrollo del RACI)
• Completar las celdas asignando el R, el A, los C y los I
El líder del borrador lo comparte, revisa y alinea con las partes
interesadas
El líder del borrador lo actualiza y alinea con los miembros del equipo
(personas incluidas en el RACI)
Ejemplo: Capacitación sobre el modelo RACI
ROLES
Supervisión de la
Supervisión de
R A
capacitación
gerentes de
pedagógico
Gerente de
Diseñador
proyectos
Proyectos
Alumnos
Maria,
Irina,
Jose,
Pat
C I
1. Aprender el material A R I C
2. Crear el documento de capacitación C R A I
3. Verificar la precisión R C I A
4. Revisar materiales generales C R A I I
5. Brindar la capacitación C R A I I
6. Determinar los pasos siguientes C R A I C 14
Completar la matriz
ROLES
Supervisión de la capacitación
Observe el uso de palabras para indicar
Supervisión de gerentes de
Diseñador pedagógico
Gerente de Proyectos
acciones (verbos)
R A
proyectos
Alumnos
Maria,
Irina,
Jose,
Pat
Evaluar Registrar Monitorear
Recolectar Desarrollar Publicar
Programar Determinar Preparar C I
Aprobar Inspeccionar Informar
Redactar Operar Actualizar 1. Aprender el material A R I C
Realizar Capacitar Repasar 2. Crear el documento de
C R A I
capacitación
Autorizar Generar Decidir
Crear Planificar Diseñar 3. Verificar la precisión R C I A
4. Revisar materiales generales C R A I I
15
Mejores prácticas de RACI
Participación activa y representación apropiada
Roles y responsabilidades claros
Alinear en relación con todos los A y los R
• Solo un A por tarea, resultado, decisión
• Solo un R por tarea, resultado, decisión
Eliminar una cantidad excesiva de C e I
Alentar la asignación de A y R a personas que están “más cerca”
de las responsabilidades
Aclarar y alinear en relación con el modelo RACI de manera
temprana 16
Revisar el RACI en dirección vertical para identificar
mejoras
Muchos R
FECHA DE
RACI FINALIZACIÓN
PREVISTA
Muchos A
Tarea 1
Tarea 2
Falta de
Tarea 3 espacios
Tarea 4
Tarea 5
vacíos
Tarea 7
Tarea 8 No hay R ni A
Tarea 10
Tarea 11
Patrón
Tarea 12
Tarea 13
general
17
Revisar el RACI en dirección horizontal para identificar
mejoras
No hay R
FECHA DE
RACI FINALIZACIÓN
PREVISTA
No hay A
Tarea 1
Tarea 2
No hay C/I
Tarea 3
Tarea 4 Más de un R
Tarea 5
Tarea 7
Tarea 8
Más de un A
Tarea 10
Tarea 11
Muchos C
Tarea 12
Tarea 13 Muchos I
18
¡Vamos a probarlo!
Ejercicio práctico
19
Pintar una habitación
Una etapa de un proyecto más grande:
Planificación de la vivienda
Diseño del piso
Creación del aspecto de la habitación
Selección y compra de la pintura
Preparación y limpieza de la habitación
Pintar la habitación
20
Pintar una habitación—Probemos uno juntos
ROLES
Responsable de la Responsable de
pintora sénior
supervisión
diseñador
aprendiz
Samuel,
implementación los resultados
Nelida,
Grace,
pintor
Juan,
Lara,
Consultado Informado
1. Encintar la habitación
21
Pintar una habitación — Probemos otro juntos
ROLES
Responsable de la Responsable de
pintora sénior
supervisión
diseñador
aprendiz
Samuel,
implementación los resultados
Nelida,
Grace,
pintor
Juan,
Lara,
Consultado Informado
2. Colocar trapos sobre el piso
22
Hoja de trabajo para pintar una habitación
ROLES
pintora sénior
Responsable de la Responsable de
supervisión
diseñador
aprendiz
Samuel,
implementación los resultados
Nelida,
Grace,
pintor
Juan,
Lara,
Consultado Informado
1. Encintar la habitación
2. Colocar trapos sobre el piso
3. Pintar el cielorraso
4. Pintar las paredes
5. Pintar los bordes
6. Pintar las molduras
7. Quitar la cinta
8. Limpiar derrames de pintura
23
¿Qué
aprendimos?
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Recordatorio: ¿Por qué utilizamos RACI?
BENEFICIOS
Ahorrar tiempo
• Aclarar roles y expectativas
• Alinear en relación con las actividades
principales
• Resaltar las limitaciones de recursos
Conservar esfuerzo
• Trabajar de manera más inteligente, mejor y
más rápido
• Comunicarse con todos los participantes
principales
Más agilidad
• Aporte de ideas temprano
• Toma de decisiones informadas
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Recuerde
RACI es: RACI no:
Flexible Hace responsables a las
personas
Capaz de identificar
deficiencias Garantiza la calidad ni la
puntualidad del trabajo
Útil para mostrar limitaciones
de recursos de un vistazo Corrige un equipo
disfuncional
Preguntas y respuestas
#2019CPGEBAC
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