ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 3
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
APRENDIZ
LUISA FERNANDA TARAPUES CAMPO
SENA
INTRODUCCION
Es muy importante tener en cuenta las fases de procesos de organización en el
cual se establece las secuencias de agrupaciones documentales para la
clasificación y disposición de los documentos para una correcta preservación y
conservación de los documentos.
Toda entidad debe tener un método de organización teniendo como fin organizar
adecuadamente las unidades documentales de tal manera que facilite la consulta
y el manejo de la información. Donde un archivo organizado da mayor
productividad y menos gastos, ahorrando tiempo en la seguridad de la
información.
EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3.
Analizando el sistema para la organización de documentos la entidad que
investigue en su organización documental de archivo, utiliza el sistema de
ordenación documental Numérico (Simples u ordinales, Cronológicos). Y el
sistema de ordenación Alfabético (Onomástico, Toponímicos o Geográficos,
Temáticos). Teniendo en cuenta aplica el sistema Numérico y Alfabético en cada
Archivo de Gestión de la dependencia productora de documentos y Archivo
Central.
Donde se conservar los documentos como en la contabilidad, en gestión humana,
calidad seguridad y salud, también lo referente a los proyectos.
DIAGNÓSTICO SI LA EMPRESA CUMPLE O NO CON LOS PARAMETROS DE
PRESERVACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL.
Esta entidad organiza sus archivos de manera Numérica y Alfabética la cual les
permite acceder a la información de manera sencilla y eficaz gracias a la correcta
ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e
interna de los documentos permitiendo a la persona que consulta la comprensión
de la información de una manera rápida y oportuna
Cumpliendo a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que toda
su documentación se encuentra foliada y sistematizada en su FUID de acuerdo a
las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.
Teniendo en su totalidad los documentos clasificados y ordenados para así tener
una organización estructurada para la comprensión documental y objetividad en la
fundamentación de entendimiento de los objetivos y metas propuestas en la
entidad.
Su estantería es acorde al diseño en la capacidad de almacenamiento de la
documentación utilizando las características tecnológicas de los soportes
documentales teniendo en cuenta los aspectos para evitar daños sobre los
documentos y así evitar pérdidas en la parte documental.
De igual manera hay una persona encargada y responsable por el archivo de
gestión en las dependencias productoras y un responsable encargado por el
Archivo Central el cual es que inspecciona y supervisa a las dependencias
productoras por la preservación y conservación de los documentos.
Para resaltar cumple con la condición ambiental donde conservan su
documentación los archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con
buena iluminación, ventilación, temperatura, con un espacio adecuado donde
facilita la correcta manipulación de los documentos a consultar garantizando el
desplazamiento establecido con los elementos de control y asilamiento en la
seguridad de los acervos documentales.
CONCLUSIONES
Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación
de las tecnologías y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y
la unificación de la información que es generada por la organización. Teniendo en
cuenta las acciones preventivas que contribuyen al buen estado y protección de
los documentos desarrollando una gestión archivística.
Bibliografía.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación Documental,
Bogotá, D.C., 2001.
Tablas de Retención y Transferencias Documentales, Mini/Manual. 2a. ed.
actualizada, Bogotá, 2001.
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