Universidad Tecnológica de Panamá
Centro de Distribución y Librería
Código: PCUTP-
CDL-CFI-2008
Procedimiento de Control Físico de Inventario Revisión: 01
Fecha: 30/04/2008
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1. Introducción:
El Control Físico de Inventario es una actividad designada para facilitar el servicio ofrecido a
nuestros clientes; además proporciona una demanda variable inmediata o estacional para
protegerse de la escasez y/o los faltantes, brindando un medio para obtener y manejar
mercancía en lotes de tamaño económicos y de descuento en cantidad, por ello es
indispensable ejecutarlo de manera periódica.
2. Objetivos del procedimiento:
Conocer el valor real del inventario, medir y controlar la rotación y capacidad del inventario y
evitar las inconsistencias.
3. Campo de aplicación:
3.1. Centro de Distribución y Librería.
3.2. Puntos de Ventas.
4. Definiciones:
4.1. CDL: Centro de Distribución y Librería.
4.2. PV: Puntos de Ventas.
4.3. Personal designado: Persona a la cual se le otorgan las responsabilidades
correspondientes a las funciones del cargo.
4.4. Depto.: Departamento.
4.5. CI: Control de Inventario.
5. Referencias:
5.1. Informe Oficial de Inventario.
6. Descripción-metodología :
6.1. El Depto. de Contabilidad confecciona una nota y remite a la Dirección del CDL con una
semana de anticipación, donde informa que día se llevará a cabo el inventario en el
almacén (CI) y en los PV.
Nota 1: El inventario en el CDL se efectúa cada tres meses.
Fecha de actualización: 14/04/2008 Documentado por: Oficina de Calidad Institucional (OCI),
Estudiante de Práctica Prof.: Josefa Madrid (CDL).
Rev.01 PCUTP-CDL-CFI-2008
Universidad Tecnológica de Panamá
Centro de Distribución y Librería
Código: PCUTP-
CDL-CFI-2008
Procedimiento de Control Físico de Inventario Revisión: 01
Fecha: 30/04/2008
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6. Descripción-metodología :
6.2. Llegado el día del inventario, el CDL y sus PV cierran sus puertas al público.
Previamente se ha colocado un letrero, donde se anuncia que días cerrarán por inventario.
6.3. Se presenta el personal designado por el Depto. de contabilidad para el levantamiento del
inventario, el cual debe estar acompañado de un colaborador del CDL y se procede con el
inventario físico (conteo de la mercancía unidad por unidad).
6.4. El Depto. de contabilidad confecciona un informe comparativo de la mercancía física
contra la base de datos y señala las inconsistencias que se dieron en la toma del
inventario.
6.5. El Depto. de contabilidad remite a la Dirección del CDL una copia del informe.
6.6. El CDL revisa el informe, realiza los correctivos necesarios para un adecuado manejo del
inventario y archiva el documento para futuras consultas.
Nota 2: La Dirección del CDL hará un muestreo a criterio propio, según necesidades de
su inventario.
7. Manejo y archivo de procedimientos:
“Cada destinatario / área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos.
Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros,
apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día.”
8. Anexo:
FCUTP-CDL-CFI-1. Informe de Inventario de Contabilidad.
Fecha de actualización: 14/04/2008 Documentado por: Oficina de Calidad Institucional (OCI),
Estudiante de Práctica Prof.: Josefa Madrid (CDL).
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Ing. Libia Batista Ing. Marcela Paredes de Vásquez
Directora del CDL Rectora de la UTP
Rev.01 PCUTP-CDL-CFI-2008