CURSO BASICO
DE ARCHIVOS
UNIDAD I
EL DOCUMENTO Y EL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de Archivo
La materia prima de los archivos son los
documentos. Pero es preciso delimitar los
diferentes conceptos de documento y
llegar al específico del documento de
archivo, ya que el concepto de
documento varía.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El documento de Archivo
“Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones
por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal.”
DICCIONARIO de Terminología Archivística. Comisión
de Terminología de la Dirección de Archivos
Estatales. (Madrid: Ministerio de Cultura, 1993).
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El documento de Archivo
Caracteres externos:
Expresión testimonial, en cualquier
lenguaje, forma o soporte (forma oral o
escrita, textual o gráfica, manuscrita o
impresa, en lenguaje natural o codificado
En cualquier soporte documental
En cualquier otra expresión gráfica, sonora,
en imagen o electrónica)
Generalmente en ejemplar único, (aunque
puede ser multicopiado o difundido en
imprenta).
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El documento de Archivo
Caracteres internos:
Carácter auténtico,
Objetivo e imparcial
Esencialmente administrativo y/o jurídico
Generado en cualquier fecha, de forma automática y
espontánea
Conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado
o unido a otros de su especie por un vínculo originario y
necesario
Interdependiente o interrelacionado (condicionando a
los demás y siendo por ellos condicionado)
Formando parte de un fondo o conjunto orgánico.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El documento de Archivo
Relación con la entidad productora:
Producido, recibido y acumulado, como
resultado del proceso natural de la
actividad o gestión de una persona o
entidad pública o privada, en
cumplimiento de sus funciones o fines
jurídicos y/o administrativos y conservado
como prueba, información y continuidad
de gestión.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Creación del documento
Los documentos se generan o
acumulan en cumplimiento de las
funciones o fines jurídicos y/ o
administrativos de la entidad
productora, con las debidas
atribuciones para ello, como
resultado del proceso natural de
su actividad o gestión.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Creación del documento
La razón última de la conservación
documental en los archivos es siempre
una razón práctica y utilitaria:
Con fines jurídicos.
Con fines administrativos o burocráticos.
Con fines exclusivamente de información e
investigación
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Los documentos simples
Y compuestos
Para Olga Gallego y Vicenta Cortez:
Se distinguen los documentos simples y
compuestos (piezas documentales y
unidades archivísticas) al analizar los tipos
documentales
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Los documentos simples
Y compuestos
Para Antonia Heredia:
Los simples son el resultado de un solo acto ,
mientras que los compuestos surgen de un
proceso complejo formado por distintos
actos encaminados a la resolución de un
asunto
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Los documentos simples
Y compuestos
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Los documentos simples
Y compuestos
Para A. Aragó y M. J. Lozano :
Los documentos simples son aquellos en los
que coinciden una "actio" y una
"conscriptio" y los documentos complejos se
desarrollan internamente, incorporando
varios documentos simples
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
Los documentos simples
Y compuestos
Las manifestaciones de los documentos
compuestos son*:
- Los Expedientes
- Los registros
- Los Dossiers
- El documento principal con anexos
(*) HEREDIA HERRERA, A.: Archivística General..,, 5ª ed.,
pp. 137-138.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Cuando hablamos de tipo documental
nos referimos a qué clase de documento
es, es decir la forma, a las taxonomías de
los documentos.
Es posible que haya infinidad de tipos
documentales puesto que con ellos nos
referimos a lo que trata el documento:
informes, facturas, correspondencia, etc
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
El estudio de los caracteres internos y
externos de los documentos condiciona
toda la labor archivística.
Los caracteres externos que hacen
referencia a la estructura física del
documento son: clase y tipo documental,
formato, forma y cantidad.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Loscaracteres externos que hacen
referencia a la estructura física del
documento son: clase y tipo documental,
formato, forma y cantidad.
Aunque hay autores que lo consideran un
carácter mixto (externo e interno).
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
T. Schellenberg se refiere ampliamente al
tipo como el primer "carácter físico que
debe tenerse en cuenta en la
descripción de documento”.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
La doctora Vicenta Cortés definió el tipo
documental como "el número y disposición
de los elementos de la información que
corresponden a la actividad que lo ha
producido“ *
(*) CORTES ALONSO, V.: Manual de archivos
municipales, 2ª ed., Madrid: ANABAD, 1989, p. 61.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Antonia Heredia ha expuesto que la tipología
documental es la suma de tipología diplomática y
tipología jurídico-administrativa (un ejemplo sería
"carta de donación"). La delimitación de los tipos,
su fijación e identificación vendrán determinados
por el análisis de los caracteres externos e internos
de los documentos y de su mensaje o
información*.
* HEREDIA HERRERA, A.: Archivística General. Teoría y
práctica, 5ª ed., Sevilla, 1991, p. 135.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Los Documentos Electrónicos
Los documentos originales relacionados
con la actividad llevada a cabo en una
organización se generan actualmente en
un alto porcentaje por medios
electrónicos (procesadores de texto,
formato de correo electrónico, etc.).
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Características de los Documentos
Electrónicos
Son legibles por máquinas.
Su contenido no está ligado para
siempre a un soporte.
La estructura física carece de
importancia, ya que no permanece
inalterable.
Necesitan unos "metadatos" sobre su
contexto y estructura que permitan
hacerlos comprensibles y usables.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo
El tipo documental
Principales problemas de los Documentos
Electrónicos
Dificultad para salvaguardar su
integridad y poder demostrarla.
Los documentos electrónicos son
modificables, salvo que se
aplique tecnología que lo
impida.
UNIDAD 1 - El Documento y el Documento
de Archivo