INDICE
INTRODUCCIÓN 3
¿Cuáles son las Principales Características de la Ley 19.880 ? 5
¿Cuáles son los Objetivos que persigue la nueva Regulación ? 6
PRIMERA PARTE
¿CÓMO SIMPLIFICAR Y ESTANDARIZAR LOS PROCEDIMIENTOS?
1. Conociendo y utilizando Conceptos Básicos de común aplicación 8
1.1. ¿Qué es un Acto Administrativo? 8
1.2. ¿Quiénes se consideran interesados en el Acto Administrativo? 9
2. Cumpliendo las Etapas de todo Procedimiento 10
2.1. ¿Cómo se inician los Procedimientos? 10
2.2. ¿Cómo se desarrolla un procedimiento? 12
2.3. ¿Cómo finalizan los Procedimientos? 13
3. Respetando los Principios Básicos de todo Procedimiento 15
SEGUNDA PARTE
¿CÓMO MEJORAR LA ATENCIÓN?
1. Reconociendo que las personas tienen Derechos ante la Administración 18
2. Acortando los Plazos de Respuesta 20
3. Generando certezas en los Interesados 21
3.1. ¿Qué es y qué efectos produce el Silencio Administrativo? 21
3.2. El Silencio Positivo 21
3.3. El Silencio Negativo 21
3.4. Efectos del Silencio Administrativo 22
TERCERA PARTE
¿CÓMO AUMENTAR LA TRANSPARENCIA Y LA PUBLICIDAD?
1. Informando a las Personas y Permitiendo el acceso a la información 23
1.1. El Principio de Transparencia y el acceso a la información 23
1.2. El Principio de Transparencia y la solicitud de información 23
1.3. El Procedimiento de la Notificación 24
1.4. La Notificación Tácita 24
2. Publicando los Actos Administrativos que pueden afectar a terceros 25
ANEXO I
El Procedimiento Administrativo bajo una mirada de Proceso 26
1. ¿Cuál es la relación entre Procedimiento Administrativo y Proceso? 26
2. ¿Cómo se ordena este proceso? 26
3. El Diseño de Procesos 28
Desde hace algunos años los gobiernos de la Concertación, en el contexto de
la modernización del Estado, han impulsado la tarea de rediseño de los
procesos y la simplificación de los trámites, como una manera de facilitar la
relación entre los ciudadanos y el Estado.
En el año 1998, el Presidente Frei emitió un Instructivo Presidencial para
promover la simplificación de trámites, que posteriormente se incorporó como
uno de los componentes obligatorios de los Programas de Mejoramiento de la
Gestión en todos los Servicios Públicos. Igualmente, en mayo del 2001 se
emitió un Instructivo sobre Gobierno Electrónico, El cual insta al uso de
nuevas tecnologías en los Servicios Públicos, para la ejecución de trámites.
El gobierno del Presidente Lagos ha manifestado su deseo que todos los
funcionarios y autoridades pongan especial énfasis en la aplicación de la ley
Nº 19.880, que fue publicada recientemente en el Diario Oficial.
Con esto lo que se busca es:
• Que los Jefes de Servicio y los funcionarios hagan suyos el rediseño y la
simplificación del trámite administrativo, considerando que algunos
procedimientos pueden estar relacionados con otros, sea en la misma o
en otras entidades, buscando siempre actuar coordinadamente.
• Que el proceso considere la posibilidad de suprimir procedimientos que
puedan haber perdido su sentido original, en el contexto de la situación
actual.
• Que en este proceso se aproveche al máximo las oportunidades que
ofrecen las nuevas tecnologías de información y comunicaciones, tanto en
los procedimientos internos, como en sus relaciones con los usuarios y
entre los distintos Servicios.
• Que los Servicios generen sistemas de medición e indicadores que
permitan evaluar objetivamente los logros en materia de disminución de
tiempos en la ejecución de los procedimientos y trámites.
1. CONOCIENDO Y UTILIZANDO CONCEPTOS BÁSICOS DE COMÚN
APLICACIÓN
Un procedimiento administrativo es una sucesión de
actos vinculados entre sí, emanados o producidos
por la Administración o por particulares
interesados, que tienen por finalidad producir un
acto administrativo terminal. (ver una definición
precisa y completa en el Artículo 18)
Normalmente el procedimiento administrativo dará lugar a una sucesión de “actos trámite”.
Estos actos trámite pueden ser, por ejemplo, la resolución que ordena iniciar un período de
información para recoger antecedentes de impacto ambiental, en el caso de una solicitud de
construcción de un edificio, o la resolución que ordena notificar a un tercero interesado,
acerca de alguna de las actuaciones del procedimiento. También son actos trámite las
solicitudes internas o externas, mediante un memorándum o un oficio, para la emisión de
un
informe jurídico, económico o técnico necesario o útil para resolver la solicitud. Por otra
parte,
el acto terminal será el que acepta o rechaza la autorización para iniciar dicha construcción.
1.1. ¿QUÉ ES UN ACTO ADMINISTRATIVO? (ARTÍCULO 3)
La ley entiende por actos administrativos las decisiones formales de los órganos de la
Administración del Estado, los que pueden tomar la forma de decretos o resoluciones.
• Según esta ley, el decreto supremo es la orden escrita que dicta el Presidente de la
República o un Ministro “Por orden del Presidente de la República”, sobre asuntos propios
de
su competencia. Un ejemplo sería el que ordena la promulgación y publicación en el Diario
Oficial de una ley recientemente aprobada por el Congreso.
• Las resoluciones son las que dictan las autoridades administrativas dotadas de poder de
decisión, por ejemplo, la que dicta el Director del Servicio de Registro Civil para modificar
una
partida de nacimiento en los casos que corresponde.
• Constituyen también actos administrativos, los dictámenes o declaraciones de juicio,
constancia o conocimiento que realicen los órganos de la Administración en el ejercicio de
sus
atribuciones. Por ejemplo, un Certificado de Antecedentes del mismo Servicio de Registro
Civil
que declara que una persona no ha sido condenada por la participación en un crimen o
delito.
2. CUMPLIENDO LAS ETAPAS DE TODO PROCEDIMIENTO.
En el procedimiento administrativo se pueden distinguir
tres etapas: iniciación, instrucción o desarrollo y
finalización.
• La etapa de iniciación está destinada fundamentalmente
a informar al interesado acerca de los requisitos técnicos
y jurídicos de su solicitud y de los antecedentes que debe
acompañar.
• La etapa de Instrucción tiene por objeto determinar,
conocer y comprobar los datos.
• La etapa de finalización pone término al procedimiento,
a través de una decisión de la autoridad. (Artículos 18 y 19)
El procedimiento administrativo da lugar a un expediente, escrito o electrónico, en el que se
deben incorporar los documentos presentados por los interesados, por otras personas
(terceros) y por otros servicios públicos, señalando la fecha y hora de su recepción.
Debe llevarse un registro actualizado de todo esto, en el que consten las actuaciones, al que
tendrán acceso permanente los interesados.
2.1. ¿CÓMO SE INICIAN LOS PROCEDIMIENTOS? (ARTÍCULOS 28 A 33)
Normalmente los procedimientos se iniciarán a solicitud de una persona interesada, pero
también los puede iniciar la Administración “de oficio” (por propia iniciativa). Este inicio
por
oficio se da como consecuencia de una orden superior, a petición de otros órganos o por
denuncia.
En caso que el procedimiento se inicie a petición de un interesado, la solicitud que se
formule
debe contener:
• Nombre y apellidos del interesado o de su apoderado.
• Identificación del lugar o del medio por el cual, preferentemente, se notificarán las
actuaciones.
•Hechos, razones y peticiones en que consiste la solicitud.
• Lugar y fecha.
• Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por
cualquier medio reconocido.
•Órgano administrativo al que se dirige.
MANUAL SOBRE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 11
PRIMERA PARTE
Los interesados podrán pedir un recibo que acredite la fecha de presentación de sus
solicitudes, comunicaciones y escritos.
Cuando sean numerosos los procedimientos (lo que es usual), el Servicio respectivo deberá
mantener formularios de solicitud para los interesados en sus oficinas.
Los solicitantes podrán acompañar otros documentos que estimen convenientes para
completar los datos del formulario.
Manual de Comercialización (carátula)
Tabla de Contenidos
Prefacio
Introducción
Consideraciones Generales
Equivalencia de calibres
Composición de los Alimentos
Comsumo Per-Cápita
Estacionalidad de la oferta
Variedades y Zafras
Defectos
Nombres en diferentes idiomas, países y regiones
Preguntas y respuestas
Fichas por producto
Acelga
Banana
Boniato
Cebolla
Durazno
Frutilla
Lechuga
Mandarina
Manzana
Morron
Naranja
Papa
Pera
Tomate
Zanahoria
Zapallito
Zapallo
Nombres científicos y en diferentes idiomas
Peso y Calibre (Descarga ZIP - Excel)
Gráficas Volumen de Ingreso - Precio Promedio (Descarga ZIP - Excel)
Preguntas y respuestas
Terminos y referencias
INTRODUCCION
El presente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando
información suministrada por la empresa PLASKASA en las áreas de producción,
mantenimiento y transporte. Posteriormente se realizará una descripción detallada del
proceso de producción, al igual que de 4 diferentes procesos que toman lugar hoy día en
dicha empresa, utilizando las diferentes herramientas de diagnóstico.
La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos
relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos
quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro. Esta investigación también
nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así poderlas
remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan
afectar la productividad de la empresa.
3. Objetivo del Manual.
El propósito de dicho manual es suministrar información sobre 4 diferentes procesos
desempeñados en PLASKASA. Dichos manuales fueron realizados por cada departamento,
en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para
su desarrollo.
4. Reseña Histórica.
La empresa Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA), inicia sus operaciones el 31 de Mayo de
1.985, teniendo como ubicación la avenida 64 con esquina avenida 66, No. B6 y B7, Zona
Industrial, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia. Tal como lo establece el Registro de
Comercio No. 19, Tomo 33a, inscrita en el Registro Mercantil Primero de la
circunscripción judicial del Estado Zulia. Con un capital suscrito de Bs. 3.000.000,00 y
pagado de Bs. 3.000.000,00. Los accionistas actuales son: Mou Fan Fung Ng quien
suscribió y canceló 750 acciones por un valor de 1.000 Bolívares cada una, el socio Mou
Pui Fung Ng suscribió y canceló 750 acciones de la empresa, el socio Mou Shing Fung Ng
suscribió y canceló 750 acciones y el socio Yuk Kan Fung Sien suscribió y canceló 750
acciones de la empresa. Es importante resaltar que los tres primeros accionistas nombrados
son venezolanos y el cuarto es extranjero pero debidamente autorizado por la
Superintendencia de Inversiones Extranjeras según Permiso No. S-9879, expedientes No.
15.445 de fecha 03 de Julio de 1.984.
Esta organización cuenta con 110 empleados (actualmente), en donde gran parte del
personal conforman la unidad de producción; y en una pequeña proporción en el área de
gerencia administrativa.
Plásticos Kadia S.A. tiene como objetivo social la fabricación de bolsas plásticas, así como
también todas las actividades relacionadas con el plástico.
PLASKASA, en su lucha por mantenerse como una de las principales empresas, productora
de bolsas está en la ruta hacia la excelencia en la fabricación de este producto; a través de la
actualización de sus procesos gestión con la adquisición de nuevas tecnología que le
permite estar a la vanguardia en el mercado satisfaciendo las necesidades de los
consumidores, cuya exigencia fomenta que día a día el producto sea cada vez de mejor
calidad.
5. Misión
La fábrica de Plásticos Kadia, S.A. tiene como misión, satisfacer las necesidades de los
consumidores a través de la fabricación de bolsas plástica de diferentes medidas.
Utilizando para tal fin el polietileno de alta y baja densidad y los colorantes como materia
prima fundamental para el proceso de transformación el cual se llevará a cabo a través de
los departamentos de Extrusora y Sellado-Empaque; todo esto basándose en los más
modernos enfoques de calidad, gerencia y tecnología.
6. Visión
Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA) es una fábrica que tiene como visión mantener su
supremacía en el sector industrial a través de la captación e incremento de la cartera de
clientes.
Ser la empresa líder de su ramo en el Mercado Nacional participará en el Mercado
Internacional satisfaciendo las necesidades y exigencias de sus clientes, con producto y
servicios de la más alta calidad a precios competitivos, utilizando recursos humanos
altamente calificados, los mejores insumos en tecnología de vanguardia, para lograr ser una
empresa altamente rentable.
Cultivar un ambiente donde todos sus trabajadores sean capacitados y motivados a
desarrollar su más alto potencial de productividad y creatividad, para que, quienes laboren
en ella mantengan compromiso, lealtad y orgullo, alcanzando así más alta satisfacción en el
trabajo.
Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura dinámica que promueva
inversiones con potencial de desarrollo y rentabilidad.
Administrar adecuadamente sus recursos, orientándolos hacia el respeto por el medio
ambiente y al mejoramiento de la sociedad.
Contribuir con el desarrollo del país mediante su permanencia en el marco económico
nacional y su participación en el mercado internacional, actuando conforme a principios
éticos y disposiciones legales”.
7. Descripción de la Empresa.
Sólo una mirada atenta y creativa puede descubrir en lo obvio algo nuevo. La tecnología
utilizada es la última disponible en el continente. Nuestros procesos son diseñados para un
permanente perfeccionamiento, al igual que nuestros profesionales se empeñan en ser
expertos inspirados y futuristas.
PLASKASA quiere fundar su filosofía en la riqueza de los seres humanos que dan vida al
equipo. Creemos en la mayor riqueza que aporta el trabajar como comunidad, como un
equipo, con el dinamismo que proporciona la variedad de enfoques, la pluralidad de ideas.
Queremos que esto último sea una fuente principal de nuestro compromiso innovador.
Esta empresa se dedica a la transformación de politilenos para el uso diario y oportuno
(Bolsas Plásticas) mediante la maximización de esfuerzos y el aprovechamiento de los
recursos. Aspiramos a ser siempre expertos en el negocio de nuestro cliente. La estrategia
de PLASKASA es prestar el mejor servicio desde cerca, porque sólo allí logramos
comprender sus desafíos y ofrecer nuestra experiencia basada en la realidad. Fidelidad,
compromiso y estrechos vínculos con nuestros clientes y sus problemas nos permiten
conocer y proyectar junto a ellos.
Para lograr que entre cada cliente y nosotros surjan respuestas, soluciones frescas y
originales, buscamos cultivar una complicidad fructífera con ellos. Un vínculo que permita
nuevas perspectivas al momento de los retos y desafíos.
El punto donde buscamos producir la innovación es donde se cruza nuestra experiencia con
la necesidad de soluciones de nuestros clientes. Allí es donde la visión que tenemos puede
producir resultados duraderos.
Proceso de elaboración de las bolsas con imágenes.
Ø Extrusión: Procesando la materia prima. Esta vendría a ser la primera etapa en cuanto a
todo proceso que requiera mangas o láminas de polietileno de alta y baja densidad además
del polipropileno monorientado, ya sea para impresión, laminado, refilado, sellado o
despacho. Se cuenta con un gran número de extrusoras capaces de generar más de 200
toneladas mensuales, nuestro personal obrero esta capacitado para cubrir las exigencias del
mercado tanto en polietileno de alta ( mangas o láminas de alta resistencia, medidas
comerciales, bolsas t-shirt, etc. ), de baja ( mangas de uso pesado, mangas con fuelle,
láminas especiales, láminas termocontraibles, etc. ) como polipropileno ( mangas y láminas
).
Ø Diseño: Creatividad e imagen. En esta etapa, conjuntamente con las ideas y/o bocetos
propuestos al cliente se elabora la imagen del producto; para ello contamos con modernos
equipos de cómputo de última generación y con un equipo de diseñadores, que
desarrollarán propuestas para satisfacer los gustos más exigentes. A su vez, elaborarán el
plan de diseño, que consiste en la separación de colores a utilizarse y su distribución en un
plano mecánico, así como la ganancia de puntos, el nivel de curvas, el porcentaje de colores
en tricomías y cuatricomías.
Ø Filmación: Elaborando el mapa. El diseño ya terminado y separado por colores se filma
en películas de aluro de plata, llamados negativos; es aquí donde se controla la densidad y
el ángulo de las tramas, además de su respectiva emulsión.
Ø Pre - Prensa: Materializando las ideas. Llegada la película a esta área, el encargado de la
Pre-Prensa revisa las imperfecciones que puedan tener el diseño o los negativos. Con_
juntamente para una verificación más exhaustiva se realiza un proceso adicional que se
llama cromachek; que consiste en un filmado de las láminas de color a través de las cuales
se verifica la superposición de los colores del elemento que se va a imprimir, fijando los
dibujos de las películas mediante una exposición de ambas en luz ultravioleta.
Ø Una vez aprobado esto se procede con el quemado de las planchas, que es muy semejante
al cromachek; sólo que en su lugar se utilizan polímeros fotosensibles (clisés). De esta
manera se obtienen los diferentes grabados y tramas que se necesitan para el proceso final
de Flexo-Impresión.
Ø Montaje: Exactitud y precisión. Los clisés o cireles adecuadamente acabados, son
medidos en espesor para ver su uniformidad. Visto esto, se procede a la colocación de los
mismos en los cilindros o camisas a usarse en las máquinas flexográficas. La precisión de
éstos debe ser total, el mínimo error podría causarnos una mala sincronización de colores al
momento de la impresión. Estamos seguros de la capacidad de nuestros montadores, pero
somos conscientes que las necesidades de nuestros clientes son lo primero; por ello,
hacemos uso de una montadora micropunto / sacaprueba.
Ø Matizado: Poniéndole color a la vida. El matizador es la persona encargada de
proporcionar la tinta en los colores y tonalidades necesarios, mediante el uso de las
pantoneras y colorímetros debidamente calibrados. A su vez, determina que tinta es la más
apropiada para su utilización, con respecto a productos de impresión interna o externa.
Ø Flexo - Impresión: Tecnología y destreza. Esta es la última etapa en cuanto a impresión
se refiere, para ello contamos con flexo-impresoras de cuatro, seis y hasta ocho colores; que
complementadas con el personal calificado nos permiten entregarle un producto de la más
alta calidad de imagen en el menor tiempo posible.
Ø Control de calidad: Exigencia al 100%. El minucioso control que es aplicado en los
diferentes procesos de producción, hacen de Plaskasa una de las más competentes en la
industria plástica. La experiencia obtenida a través de los años, es la base para garantizarle
una óptima calidad en sus productos.
Ø Laminado: Uniendo nuestras fuerzas. Una vez que el producto impreso es destinado a
esta área, se procede al laminado, que es la unión de dos o más láminas, por lo general una
lámina impresa con otra(s) sin impresión mediante un adhesivo. Una vez pegados, el
producto debe estar en reposo por un tiempo mínimo de tres días , para asegurar así la
perfecta adhesión entre éstas láminas. Un envase laminado posee varias virtudes, como por
ejemplo: mayor resistencia en el uso, prolongado tiempo de conservación del producto
envasado, etc.
Ø Corte: Proporciones justas a su medida de trabajo. Los rollos de los productos en proceso
salidos de extrusión, impresión y laminado, son llevados a esta área para darle la medida
final en el ancho, sentido, tensión de corte y díametro exacto; además se corrigen otros
defectos que pueda presentar el producto final, llámese mala tensión, encartuchamiento y
telescopeo. Nuestras refiladoras pueden alcanzar una velocidad de corte de 400 metros por
minuto.
Ø Sellado: El toque final. Este es el último proceso a darse en nuestra planta, la capacidad
instalada para sellar diferentes tipos de materiales ( polietileno, polipropileno y bopp ), la
variedad de selladoras para diferentes tipos de sellos ( fondo, lateral, parche con troquel, t-
shirt, etc. ) y nuestros selladores debidamente capacitados, garantizan que su producto será
entregado, según sus requerimientos, tanto en cantidad como en calidad.
8. Objetivos de la Empresa.
Ø Investigar el mercado con respecto a los canales de distribución de este negocio son de
carácter directo porque es indispensable lograr el contacto con el cliente para llegar de esta
manera a un acuerdo en el precio, forma de pago y punto de entrega.
Ø Desarrollar un plan estratégico para ampliar la producción y lograr satisfacer la demanda
del Mercado internacional.
Ø Reclutar 80 vendedores mas, para asi lograr atender la creciente demanda.
Ø Desarrollar nuevos planes de adiestramiento, ya que existen nuevas normas de higiene y
seguridad industrial, y así lograr reducir la cantidad de accidentes de trabajo.
9. Políticas de la Empresa.
Ø La forma de pago es por depósito a cuenta, o con cheque de gerencia únicamente.
Ø El envío se efectúa al momento de recibir el depósito, cuando se envía el pedido, se les
manda una copia de la guía de embarque por e-mail, para que ustedes certifiquen que ya se
efectuó dicho envío y puedan darle seguimiento al paquete con los de la mensajería.
Ø La empresa suministrara a los empleados del adiestramiento necesario para el manejo de
los equipos de extrusión y sellado.
Ø La empresa proporcionara a los empleados del material adecuado para la ejecución de
sus actividades.
12. Descripción General de los procesos.
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
Esta unidad tiene a su cargo la captación y desarrollo del personal de la organización con el
fin de competir con éxito de forma sostenida en el tiempo, a través de planes, procesos y
prácticas alineadas con la estrategia organizacional de creación de valores.
Así mismo, apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de adaptación a los
diferentes mercados en la búsqueda de la máxima competitividad en cada uno de ellos.
De igual forma garantizar que todas las personas de la organización puedan aplicar
eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el máximo provecho de
éstas, mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que además contribuyen a
que las personas se sientan más integrada, motivadas y comprometidas con los objetivos de
la organización.
UNIDAD DE COMPRA-VENTA:
La unidad de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda organización, de
ella depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada vez mayor.
Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones
de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción.
Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes, siendo
el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en
la orden de producción y en un segundo término con los proveedores quienes suministran la
materia prima adecuada que le ayudara a la fabricación de un producto de calidad.
Por otra parte la unidad tiene la responsabilidad de vigilar el funcionamiento adecuado de la
red de distribución de manera que los productos no se deterioren antes de ser adquiridos por
el cliente.
La unidad de ventas-compras se encarga además de la identificación precisa de la demanda,
con el objeto de ayudar a la optimización de la planificación y programación de los
procesos productivos.
Cada una de estas actividades conllevan a que la unidad este en la capacidad de sistematizar
la actuación de la competencia, a fin de retroalimentar las políticas de precios y
financiamientos ofrecidas por la organización a los clientes.
UNIDAD DE TRANSPORTE:
La unidad de transporte tiene como función la administración de su personal, dentro del
cual están los chóferes y mecánicos, así mismo la coordinación y elaboración de convenios
con otras empresas que facilitan los procesos de distribución a nivel nacional.
Como estrategia fundamental la unidad coordina sus operaciones con el resto de las
unidades departamentales lo que le garantiza el éxito de sus gestiones.
A su vez dicha unidad elabora los cronogramas de mantenimiento y reparación de las
unidades móviles, que son utilizadas para cumplir con el objetivo del departamento, que no
es más que la distribución eficiente y efectiva del producto que es elaborado por la
empresa.
UNIDAD DE CONTRALORÍA Y TESORERÍA:
Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medición, identificación, acumulación,
análisis, preparación, interpretación, y comunicación de la información financiera que será
utilizada por la administración para planear, evaluar y controlar dentro de una organización.
Así mismo se encarga de preparar los informes financieros que serán utilizados por la
gerencia para la toma de decisiones dentro de la organización.
La unidad de contraloría y tesorería al igual que las demás unidades de la organización
tienen sus funciones específicas, dentro de ella se manejan los registros contables que
requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Las operaciones más comunes
realizadas en esta unidad son: el registro de nómina, registro de compra de materia prima y
venta de productos, así como también cálculos de costos, gastos e impuestos y elaboración
de estados financieros que serán utilizados por la gerencia.
Por otra parte maneja las relaciones con los inversionistas, trámites bancarios, créditos y
cobranza y administración de riesgos, las cuales son claves para una organización. Esta
unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de PLASKASA, ya que maneja
en lo ámbito contable, donde se da a conocer la situación económica de la empresa.
GERENCIA DE OPERACIÓN.
UNIDAD DE PRODUCCIÓN:
La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia de la
organización como es, la fabricación de un producto que satisfaga las necesidades de los
consumidores.
En efecto un producto necesita de un procedimiento específico, el cual debe tomar en
cuenta la capacidad de producción de la organización, para ello la unidad maneja la
preparación de planes donde se establecen los lineamientos relativos a la orientación de los
procesos de cambio que se deben generar en las operaciones, así mismo, emplea los
programas de producción los cuales constituyen un conjunto de objetivos y acciones
orientadas a la ejecución de las normas contenidas en el plan.
Es importante destacar que para llevar a cabo un proceso de producción, debe analizarse la
combinación de las maquinarias ya que permite, disminuir los costos de producción,
desperdicio de tiempo y materia prima, además ayuda a la entrega a tiempo del producto
terminado.
El diseño del producto también forma parte de las operaciones realizadas por esta unidad,
donde se describe y especifica las características y exigencias del cliente, en el momento de
confección del producto.
La unidad de producción realiza los cronogramas de mantenimiento de las maquinarias lo
que permite prever posibles anormalidades en el funcionamiento de los equipos. De igual
forma tiene a su cargo el análisis de los inventarios físico, donde se verifican las existencias
en almacén ya sea de la materia prima para determinar los pedidos (ordenes de compras)
que deberán efectuarse para el abastecimiento de la misma, o bien de los productos
terminados la cual define la capacidad para atender las necesidades del mercado.
Otras de las actividades de esta unidad es la evaluación de existencias de repuestos y
herramientas, lo cual respalda los cronogramas de producción para evitar la paralización del
proceso productivo por escasez de piezas o utensilios.
Así mismo se llevan a cabo registro de las operaciones diarias del departamento, utilizadas
para descartar cualquier falla que impida el buen funcionamiento de las maquinarias.
UNIDAD DE MANTENIMIENTO:
El mantenimiento es una de las variables claves para garantizar que la empresa produzca de
manera eficiente y efectiva, colabora a que el funcionamiento cotidiano se ejecute
adecuadamente sin impedimento alguno, garantizando la disponibilidad de los equipos.
Para cumplir con lo anterior la unidad realiza los distintos cronogramas que son elaborados
por los departamentos lo cual, será esencial para la oportunidad de entrega de la materia
prima y por ende del producto terminado.
Un mantenimiento adecuado permite además, que las maquinarias estén calibradas y en
buenas condiciones para producir, así mismo disminuye los costos y proporciona
condiciones de seguridad laboral favorables, asegurando un trabajo de calidad.
La unidad de mantenimiento para cumplir eficazmente con sus funciones realiza una
revisión periódica a los libros de anormalidades de equipos, los cuales son llevados por la
unidad de producción en donde se registran los posibles defectos que se detectan, esto
coopera con un ritmo de trabajo fluido y sin sobresaltos.
UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD:
El objetivo central de esta unidad es garantizar que los procesos realizados por la
organización conduzcan a la elaboración de un producto o prestación de servicios que
satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos.
Esto implica que todas las funciones y procesos de la organización operen en conjunto con
el fin de lograr un mejoramiento continuo de los bienes y servicios que en ella se ofrecen.
Al respecto la empresa debe demostrar su compromiso en todos los niveles jerárquicos, con
el objeto de lograr las metas establecidas.
La unidad de control de calidad se encarga de la supervisión de las actividades que se
realizan en cada uno de las divisiones, esto ayuda a que la operatividad de la organización
sea efectiva.
Para ello es necesario que la unidad, elabore una planificación donde se establecen los
requisitos o características a controlar en cada una de las unidades, estableciendo políticas y
estrategias que luego a través de métodos de control son revisadas, identificado así
cualquier falla que pudiera afectar el sistema.
Otra de las funciones, es la verificación del proceso productivo la cual es llevada mediante
la supervisión de todas y cada una de las etapas de procesamiento del producto, con el
objeto de hacer los ajuste pertinente para evitar cualquier defecto; esto en función de que
resultados obtenidos sean 100% confiables.
13. Descripción del Procedimiento 1.
Proceso de mantenimiento de estaciones de trabajo defectuosas.
Ø Paso 1: Se hace una requisición al departamento de soporte técnico.
Ø Paso 2: El Técnico (ingeniero en computación) examina los componentes del
computador.
Ø Paso 3: Solicita al gerente de mantenimiento las piezas.
Ø Paso 4: El gerente de mantenimiento hace una revisión del inventario para ver si las
piezas se encuentran en existencia.
Ø Paso 5: De no existir las piezas elabora una orden de compra para las piezas necesitadas.
Ø Paso 6: Se entrega orden de compra al motorizado para que proceda a ubicar las piezas.
Ø Paso 7: El motorizado entrega las piezas nuevas en el departamento de mantenimiento.
Ø Paso 8: El auxiliar contable registra la factura en la contabilidad.
Ø Paso 9: El gerente de mantenimiento le hace saber al técnico que las piezas están en
existencia.
Ø Paso 10: El técnico procede a cambiarlas.
Ø Paso 11: Se revisa que no falte nada y que todo este en orden.
Ø Paso 12: Fin del proceso.
14. Descripción General del Proceso 2.
Proceso de ensamblaje de una maquina de soldar.
Ø Paso 1: El técnico de mantenimiento ubica un lugar acorde con lo requerimientos donde
instalar la maquina.
Ø Paso 2: Se le realiza un mantenimiento preventivo a la maquina.
Ø Paso 3: El electricista establece las conexiones eléctricas pertinentes.
Ø Paso 4: El técnico de mantenimiento hace una revisión de las piezas que conforman la
maquina de soldar, si falta alguna se pide al almacén de mantenimiento.
Ø Paso 5: El técnico de mantenimiento ensambla la maquina de soldar.
Ø Paso 6: El electricista revisa que la instalación eléctrica este correcta, de no ser así realiza
los ajustes pertinentes.
Ø Paso 7: El técnico de mantenimiento revisa que la maquina este ensamblada e instalada
correctamente, de no ser así se reinicia todo el proceso.
Ø Paso 8: Fin del proceso.
15. Descripción General del Proceso 3.
Proceso de solicitud de crédito a entidades bancarias.
Ø Paso 1: El cliente recolecta la información requerida y emite una solicitud de crédito.
Ø Paso 2: Los datos son recibidos, estudiados y verificados por la unidad de contraloría y
tesorería.
Ø Paso 3: Contraloría elabora un informe de crédito en base a los datos verificados.
Ø Paso 4: El informe es enviado y recibido por la gerencia de administración y finanzas
para tomar la decisión, la cual de ser negativa, los datos son revisados nuevamente.
Ø Paso 5: Al aprobarse la solicitud, la gerencia de administración y finanzas definen las
políticas y normas a seguir por el cliente.
Ø Paso 6: La gerencia elabora el contrato y se le entrega al cliente.
Ø Paso 7: Fin del proceso.
16. Descripción General del Proceso 4.
Proceso de transporte.
Ø Paso 1: Se toma la orden de transporte.
Ø Paso 2: Los operarios del almacén ubican los productos terminados solicitados.
Ø Paso 3: Los operarios del almacén embalan la mercancía de una forma adecuada para que
no se estropee en el camino al cliente final.
Ø Paso 4: Se determina la ruta a seguir por el transporte.
Ø Paso 5: El pedido se lleva al camión repartidor.
Ø Paso 6: Se firma la orden de salida.
Ø Paso 7: Fin del proceso.
CONCLUSION
Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos
de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se
desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.
El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy
importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que mas usada para
dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos.
Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de
entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de
capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una
guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito
fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son
para cualquier organización.