3.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA (OPERACIONAL)
3.1 Los enfoques de la Auditoria Operativa (Operacional).- 3.2 Modelos
Metodológicos.- 3.3 Normas de Auditoria de General Aceptación Adaptadas a la
Auditoria Operativa (Operacional)l.- 3.4 Normas de Auditoría Operacional emitidas
por la Contraloría General de la República.- 3.5 Técnicas de Auditoria
Operacional.- 3.6 Procedimientos de Auditoria Operacional 3.7 Prácticas de
Auditoria Operacional 3.8 Programas de Auditoria Operacional.
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Con frecuencia se afirma que no existe una metodología única y definida que
aplique un auditor operacional en la realización de su labor, el auditor operacional
utilizará su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor y a la naturaleza y
características de las actividades que se desarrollan en cada empresa en
particular, sin embargo es posible mencionar las siguientes características de la
Auditoria Operacional:
Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la
actividad, cómo van a lograrse y cómo van a determinar los resultados.
Verificación: Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta
de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo, el tamaño de la
muestra dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea
necesario para que represente razonablemente la población de la cual se
seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados
en tres temas: calidad, período correcto y costo.
Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse
solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen
y verificación haya obtenido la evidencia suficiente y adecuada, que le permita
emitir el informe correspondiente.
Información de los resultados a la Dirección: El auditor debe reservarse la
posibilidad de informar los resultados para la conclusión del examen, sin
embargo, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen
mejores relaciones cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier
informe formal que se muestre a la gerencia que exprese que todas las
deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese el informe, genera una
aceptación amistosa tanto por parte de la Dirección como del área operativa.
El examen y evaluación en una auditoria Operacional indican que se han efectuado
de acuerdo con los principios y normas de Administración y los requerimientos
propios de la naturaleza de las actividades, áreas, sistemas, etc.
Si la Gerencia, como parte de sus sistemas de control, ha demostrado técnicas
para medir y evaluar el rendimiento frente a objetivos o criterios pre-determinados,
el auditor deberá inquirir con respecto a dichas técnicas para ver si él puede
aplicarlas en su labor. Sin embargo no deberá utilizarlas ciegamente, deberá
convencerse de su lógica y validez como base para la evaluación del rendimiento.
En estas circunstancias debe intentar medir el rendimiento en base a normas
precisas, el auditor deberá tratar de determinar si existe desperdicio o si existe una
manera menos costosa o quizás efectiva de ejecutar las operaciones bajo examen.
En la actualidad los auditores utilizan muchas técnicas sofisticadas para ayudar a
los directores: Las técnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso
electrónico de datos, la inferencia estadística y la medición del trabajo indirecto son
sólo algunas, según sea la amplitud con la que se demuestre a la dirección la
habilidad de los auditores para realizar un servicio en cualquier sector de la
empresa, será mayor la aceptación que tendrán por parte de la dirección y podrán
mejorar su estatus en la empresa y en la profesión.
El auditor puede aplicar además técnicas de análisis financiero a las estadísticas
operativas que podrían sugerir áreas, problemas o condiciones que ejercen
influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas.
3.1 Los enfoques de la Auditoria Operacional
El enfoque en Auditoria es la forma en que se visualizará el examen y cómo se
concebirán los procedimientos y técnicas de auditoría a aplicarse.
Se manifiesta también que el enfoque en auditoria es la forma de encarar el
examen según la importancia que se reconozca a determinados elementos, que
llegan a constituir la estructura central en torno a la cual es desarrollada la
auditoria de comienzo a fin. Si bien algunas auditorias se apegan a un enfoque en
particular, también es posible seguir una combinación de enfoques, dependiendo
esto principalmente del propósito de la revisión.)
Se señala por otra parte que el enfoque es una característica eminentemente
positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la Gestión empresarial.
Existen los siguientes enfoques básicos de Auditoria Operacional
El Enfoque de Organización
La aplicación de este enfoque está basado en la administración de un
departamento u otra unidad de mando. Examina además de las funciones o
actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera
su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación
de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la
empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de
la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.
El Enfoque Funcional
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su inicio hasta su
conclusión, da preferencia a las funciones que se desempeñan a través de la
unidades implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la
administración general.
Las auditorias funcionales son con frecuencia muy difíciles porque se realiza un
experimento largo e indirecto en una empresa, pudiendo frustrar tremendamente a
quien trate de entender los muchos aspectos del flujo del trabajo.
El Enfoque de Auditoria Operacional como una extensión de la Auditoria
Financiera
Este es el camino menos complejo de hacer auditoria operacional pues consiste en
abandonar el criterio selectivo que constantemente aplica el auditor financiero a los
controles que evalúa, cuando realiza el examen con fines de emisión de un
dictamen de estados financieros. El auditor amplía su examen a los elementos y
controles administrativos, trascendiendo lo financiero – contable propiamente
dicho.
Para desarrollar con éxito este nuevo papel, el auditor financiero debe modificar su
esquema mental y aprender a razonar o pensar como lo hace un gerente,
planteándose preguntas como éstas:
¿Son razonables estos gastos para este tipo de operación?
¿Se justifica el nivel de ingresos percibidos en función del esfuerzo realizado?
¿Cómo afectará la compra de un activo fijo a la posición financiera y al resultado
de operaciones?
¿No era tal vez conveniente alquilar en lugar de comprar?
La factibilidad de una auditoria siguiendo este enfoque se funda en la imposibilidad
de establecer límites demarcatorios precisos entre lo que es financiero-contable y
lo que es administrativo.
Se sabe que todo proceso, función, transacción, etc. financiero-contable tiene
cierto componente administrativo y viceversa; por lo tanto, siempre será posible
para el auditor que practica el examen de los estados financieros con el fin de
emitir un dictamen, tocar a través de la revisión de cuentas y sus saldos y de los
controles internos contables, aspectos y controles administrativos.
El Enfoque de Auditoria Operacional como un examen específicamente
administrativo
Este enfoque comprende a su vez algunos sub-enfoques que asignan
preponderancia, a determinados elementos de la administración, presentes en
todos los tipos y tamaños de empresas. Estos son:
Sistema Horizontal o Interfuncional
Apunta a los elementos claves que tiene relación con los objetivos de la gerencia,
a saber: calidad de la administración, de los empleados, los planes, políticas y
procedimientos. Se capta inmediatamente el por qué de la denominación
horizontal, precisamente porque los elementos citados se dan a lo largo de la
estructura horizontal de la empresa.
Sistema Vertical o Funcional
Con este enfoque los elementos hacia los cuales se orienta el examen son las
actividades administrativas tales como: Mercadotecnia, Compras, Relaciones
Industriales, Investigación, Ingeniería, etc.
Sistema del Proceso Administrativo
Este enfoque se interesa primordialmente por las funciones del proceso
administrativo, que como se sabe son: Planeación, Organización, Ejecución y
Control.
La Auditoria Operativa como escala de apreciación
Es una combinación de los enfoques horizontal y vertical, con la diferencia de que
busca, a partir de la evaluación de los elementos cualitativos de la administración,
calificar cuantitativamente la calidad de la misma.
Apreciación del Control
De acuerdo a este enfoque la auditoria operacional tiene interés primordial en el
control y no en el rendimiento. Por las implicaciones técnicas que pudiera tener
esta última orientación, el auditor operacional no estaría calificado para realizar un
examen de la efectividad o logro de resultados. Su desempeño es más apropiado
si tiende a determinar lo adecuado y lo efectivo de los controles y no midiendo la
excelencia de la ejecución de un proyecto, proceso, actividad, etc.
En este caso el auditor al enfocar los aspectos de control en una operación, busca
proporcionar a la gerencia o a la administración, la información y la confianza de
que controles son adecuados y efectivos.
Evaluación del rendimiento
Este enfoque reconoce la idoneidad profesional del auditor para evaluar el
rendimiento. Si en su trabajo debe abarcar áreas técnicas, puede solicitar o acudir
a otros expertos que hagan posible su examen.
Aún cuando el auditor no poseyera los conocimientos técnicos pertinentes, puede
realizar algunas evaluaciones de rendimiento que están dentro de su capacidad
normal.
3.2 Modelos Metodológicos
En función a los enfoques de auditoría mencionados existe una variedad de
modelos metodológicos propuestos para desarrollar la Auditoria Operacional, los
autores de estos modelos asignan preponderancia a determinados elementos de la
administración presentes en todo tipo y tamaño de empresa.
Se presentan algunos de los modelos metodológicos que fueron propuestos por
reconocidos autores y que en la última década constituyen una base teórica que
fundamenta la realización de la labor de Auditoria Operacional:
Esquema de William P. Leonard.
Para este autor el objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en
descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa
examinada y apuntar sus posibles remedios. Su finalidad es ayudar a la dirección
a lograr una administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los
métodos y panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la
observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los
controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la
adecuada utilización de personal y equipos y los sistemas de funcionamiento
satisfactorio.
Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología:
Fase 1 DEL INICIO
o Análisis Preliminar
o Elaboración de Programas de Auditoria
Fase 2 DEL ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS
o Estudio de los elementos
o Diagnóstico Detallado
o Determinación de propósitos y relaciones
o Investigación de las deficiencias
o Balance analítico
o Comprobación de la eficacia
o Búsqueda de problemas
o Arribo a soluciones
o Determinación de alternativas
o Definición de métodos para mejorar las operaciones.
FASE 3 DEL INFORME
o Comunicación de hechos de especial importancia
o Discusión de borrador informe
o Entrega del informe final
FASE 4 DE SEGUIMIENTO
Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz
“En su libro Auditoria Administrativa” este autor define este tipo de auditoría
como “ el examen y evaluación realizado en una empresa para establecer el
grado de eficiencia, eficacia, efectividad y economía de la implementación de
normas y procesos técnicos que desarrollan los sistemas administrativos; así
como su planificación, organización, coordinación, dirección, y control
administrativo interno” Para su realización formula una propuesta que se apoya
en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las
siguientes fases:
1. Planeamiento de la Investigación
Se efectúa a través de las siguientes fases:
o Determinación de la naturaleza del problema.
o Definición y fijación del objetivo de la investigación
o Investigación Preliminar
o Autorización para realizar el estudio
o Plan de acción
2. Recopilación de datos
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes.
Entre las Técnicas más recomendables para la recopilación de datos
se consideran a la investigación, la entrevista, el cuestionario y la
observación directa.
3. Análisis de Datos
El propósito es conocer las causas, naturaleza, características, nivel
de interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la
solución a los problemas planteados.
Procedimientos de análisis
El método más recomendable es el inductivo. El procedimiento más
usado es el de sucesión de preguntas.
Técnicas e instrumentos de análisis
Las técnicas más usadas son:
o Organigrama
o Diagramas de GANTT
o Diagramas de flujo
o Diagramas de distribución de espacio
o Cuadros estadísticos
o Árbol de decisiones
o Método Delfhi
o PERT – CPM
4. Formulación del Informe
Las conclusiones y recomendaciones deben formularse con base en
los resultados de la evaluación.
5. Implementación e Implantación
La implementación consiste en formular un programa de acciones,
considerando la integridad de los recursos en cantidad y calidad
necesarios.
6. Evaluación
Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las
mejoras introducidas, el grado de cumplimiento de los objetivos del
plan, así como sugerir las medidas correctivas pertinentes.
Esquema de Jesús López Cascante
El autor en su libro “Organización y Control de Empresas” propone la siguiente
metodología:
ETAPA DE DIAGNÓSTICO: En la que se conocen las fallas
ETAPA DE ANÁLISIS: En la que se detectan las causas de las fallas y se
proponen e implantan soluciones.
Para desarrollar estas etapas el auditor emplea una determinada metodología,
aplicable a cada una de ella, que corresponde al siguiente esquema:
Primera Fase: Pasos previos al inicio de la tarea
Segunda fase: Análisis y profundización
Tercera fase: Acción correctiva antes del informe
Cuarta fase: Elaboración de propuestas de cambios
Quinta fase: El informe Final
Sexta Fase: Seguimiento de las propuestas
Séptima fase: Cuantificación de resultados de auditoria
Esquema de Bradford Camus
Del libro Manual de Auditoria Operativa, en el que propone el siguiente
esquema:
o Etapa de familiarización
o Etapa de verificación
o Etapa de Evaluación y Recomendaciones
o Etapa de Informe.
Esquema de Jesús Alberto Plata
El manual de Auditoria Operacional preparado por este autor propone la siguiente
metodología:
Fase 1 Estudio Preliminar
Fase 2 Revisión de Objetivos, Políticas y Normas
Fase 3 Identificación y Selección de Áreas Críticas
Fase 4 Examen detallado de Áreas Críticas
Fase 5 Comunicación de Resultados
En función a los modelos metodológicos propuestos se advierte que las
diferencias, están reflejadas en aspectos de forma de ejecutar la labor de auditoría,
sin descuidar el cumplimiento de los objetivos a lograr. Cabe destacar que es
posible afirmar que el método básico y general para realizar una Auditoria
Operacional es similar al utilizado en Auditoria Financiera , éste se realiza tomando
en cuenta normas de auditoría, procedimientos y técnicas que se desarrollan en
función a programas de trabajo.
3.3. Normas de Auditoria de General Aceptación Adaptadas a la Auditoria
Operacional
Normas Personales
El auditor Operacional deberá tener:
a) Capacidad profesional y entrenamiento técnico (de ser posible experiencia en
evaluación de controles internos y estudios a nivel de post-grado).
b) Cuidado Profesional, diligencia, objetividad, espíritu analítico y crítico,
convicción, imaginación y don de liderazgo.
c) Independencia.
Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo
d) La auditoria Operacional debe planearse adecuadamente por fases, para lo
cual es necesario efectuar un estudio preliminar, y deben supervisarse a los
colaboradores.
e) Debe evaluarse el control interno financiero y Operacional para
identificar áreas, actividades y operaciones críticas y seleccionarse de
acuerdo a su importancia, aquellas hacia las cuales se orientarán todos los
esfuerzos de auditoría.
f) Debe efectuarse un examen profundo y detallado de las áreas críticas
seleccionadas para obtener una evidencia competente de los hallazgos, las
conclusiones y las recomendaciones de auditoría operacional.
Normas relativas al informe
g) El auditor en su informe se limitará a tratar los asuntos significativos.
h) Deberá expresar si los recursos humanos, materiales y financieros de las
áreas sujetas a auditoria operacional, así como su planeación, organización,
dirección, ejecución y control interno maximizan la eficacia, eficiencia,
efectividad y economía al perseguir las meta y objetivos propuestos.
i) Deberá expresar los criterios de medición utilizados.
j) Deberá expresar debidamente fundamentados los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones constructivas, dirigidas a aumentar la eficacia, eficiencia,
efectividad y economía de las operaciones.
La adaptación de estas normas de auditoría operativa han sido contempladas en la
Normas de Auditoria Gubernamental para el ejercicio del control externo
posterior emitidas por la Contraloría General de la República que por su
importancia se transcriben a continuación:
3.4. Normas de Auditoria Operacional emitidas por la Contraloría General
de la República.
Planificación
01. La primera norma de auditoría operacional es:
La planificación deberá definir los objetivos específicos del examen y
establecer el alcance y la metodología que permitan alcanzarlos
eficientemente.
02. Al planificar la auditoria deberán definirse los objetivos específicos del
examen, el alcance y la metodología. El alcance está relacionado, por
ejemplo, con el periodo y las actividades, áreas, programas, etc., objeto de
la auditoria. La metodología se refiere a la naturaleza, extensión y
oportunidad de los procedimientos a ser aplicados para obtener y evaluar la
evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos
definidos.
03. El auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las actividades,
áreas o programas a ser auditados para evaluar, entre otros temas, la
importancia de los posibles objetivos de la auditoria y la factibilidad de
alcanzarlos. La importancia se estima en relación con los objetivos de
auditoría y con los usuarios potenciales del informe.
Para obtener dicha comprensión el auditor gubernamental debe considerar,
entre otros:
a) Las disposiciones legales aplicables. Entender las leyes aplicables
puede ser esencial para comprender la actividad, área o programa.
b) Los objetivos y metas que surgen de los planes y presupuestos de
la entidad. Es esencial que el auditor gubernamental conozca los
objetivos y determine en forma preliminar si éstos son adecuados
respecto a la misión de la entidad y si están debidamente difundidos
entre los funcionarios responsables de su logro.
c) Las políticas generales de la entidad. Para evaluar su consistencia
con la misión y los objetivos de la misma.
d) Los criterios que permitan establecer en qué medida se han alcanzado
los objetivos importantes definidos. El auditor gubernamental es
responsable de identificar los criterios razonables, alcanzables y
relevantes que resultan aplicables a los objetivos específicos de la
auditoria.
e) La cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones,
los bienes y servicios que produce o presta la entidad y resultados
alcanzados.
f) La información contable y gerencial.
g) Los hallazgos y recomendaciones significativas detectadas en auditorias
previas.
h) El estudio de los controles administrativos.
i) El análisis del diseño de los sistemas de administración y control más
relevantes a los fines del examen y la evaluación del
funcionamiento de los procedimientos y controles identificados, que
resulten útiles para los objetivos de la auditoria.
Supervisión
01. La segunda norma de auditoría operacional es:
Personal competente en el área objeto del examen deberá supervisar
sistemática y oportunamente el trabajo realizado por los diferentes niveles
del equipo de auditoría.
02. La supervisión incluye dirigir los esfuerzos del equipo de auditoría hacia la
consecución de los objetivos de auditoría.
03. La actividad de supervisión incluye:
• Instruir al equipo de auditoría.
• Informarse de los problemas significativos.
• Revisar el trabajo realizado.
• Ayudar a resolver problemas técnicos y (administrativos).
• Proporcionar capacitación durante la ejecución del examen.
04. Los supervisores deben asegurarse de que el personal entienda
claramente el trabajo a realizar, por qué se va a efectuar y qué se espera
lograr.
05. La supervisión del trabajo de auditoría puede variar dependiendo de la
importancia del trabajo o de la experiencia del personal Por ejemplo, sería
adecuado que los auditores gubernamentales experimentados revisen la
mayor parte del trabajo realizado por otro miembro del equipo.
Controles Administrativos
01. La tercera norma de auditoría operacional es:
Deberá obtenerse una comprensión de los controles
administrativos relevantes con relación a los objetivos específicos
del examen.
02. Los controles administrativos en el sentido más amplio, incluyen el plan de
organización, los métodos, políticas y procedimientos adoptados por la
entidad para asegurar el logro de sus metas. Se hallan inmersos en
los procesos de planificación, organización, dirección y control de las
operaciones del programa, área o actividad. Asimismo, incluyen los
sistemas para medir, informar y monitorear la ejecución de las
operaciones.
03. La siguiente clasificación de los controles administrativos tiene por objeto
que el auditor gubernamental se concentre en la comprensión de tales
controles y en la determinación de su importancia con respecto a los
objetivos de auditoría.
Controles relativos a las operaciones del programa, área o actividad.
Incluyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente
el cumplimiento de sus objetivos.
Controles relativos a la validez y confiabilidad de la información.
Incluyen las políticas y procedimientos para asegurar que la información
obtenida, mantenida y revelada sea válida y confiable.
Controles relativos al cumplimiento de disposiciones legales
aplicables. Incluyen las políticas y procedimientos para asegurar
razonablemente que el uso de los recursos sea consistente con las
disposiciones legales aplicables.
Controles relativos a la salvaguarda de los recursos. Incluyen las
políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que los
recursos sean salvaguardados contra el malgasto, pérdida, uso indebido
y siniestros.
04. El estudio de los controles administrativos tiene los propósitos de:
a) Identificar las áreas criticas de mayor significación que merezcan un
examen profundo y cuyos resultados representan beneficios
importantes para la entidad.
b) Establecer el alcance las pruebas a ser aplicadas en las siguientes
fases de la auditoria.
c) Determinar los recursos humanos necesarios para las siguientes
fases o parte de ellas, tanto auditores gubernamentales con
especialidades especificas como personal de apoyo
especializado.
05. El estudio de los controles administrativos incluye:
a) La comprensión de los procedimientos y prácticas aplicadas en las
operaciones, con el propósito de obtener información
relacionada con los siguientes aspectos:
• Forma en que se efectúan las operaciones.
• Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el
procesamiento de las operaciones.
• Resultados de las operaciones según los objetivos de la entidad,
requerimientos legales y prácticas de sentido común.
• Efectividad de los controles administrativos.
Al completar esta fase el auditor gubernamental tiene información
suficiente para arribar a una conclusión tentativa sobre la efectividad
de los controles administrativos . Sin embargo, durante el examen
profundo de áreas críticas el auditor gubernamental continuará evaluando
dichos controles.
b) La selección de las operaciones especificas, la cual dependerá de la
naturaleza de los objetivos, metas y del análisis que se haga de los
componentes importantes del programa, área o actividad bajo examen.
O.6 El auditor gubernamental debe considerar que no pueden establecerse
reglas rígidas en relación a las técnicas a utilizar en la comprensión de
los controles administrativos. El criterio e ingenio del auditor gubernamental
juegan un papel importante en esta labor y el enfoque de la auditoria debe
concordar con cada situación en particular.
0.7.1 Las observaciones significativas resultantes de la comprensión de los
controles administrativos relevantes, darán lugar a un informe referido a
la evaluación de los sistemas de administración y .control internos
relacionados con los objetivos de la auditoria operacional.
Evidencia
01. La cuarta norma de auditoría operacional es:
Deberá obtenerse evidencia competente y suficiente como base
razonable para sustentar los hallazgos y conclusiones del auditor
gubernamental.
02. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar
evidencia para arribar a conclusiones e informar respecto a la
eficiencia, eficacia, y/o economía de las actividades, áreas o
programas examinados, así como para sustentar los hallazgos de
auditoría.
03. La evidencia deberá sustentar los elementos de los hallazgos de
auditoría a saber: condición, criterio, causa y efecto.
04. Respecto a las características de competencia y suficiencia de la
evidencia, a su clasificación y a los papeles de trabajo que contienen la
misma, deberán considerarse los aspectos mencionados en el punto
224 de la Norma de auditoría financiera.
Comunicación de Resultados
01. La quinta norma de auditoría operacional es:
El informe de auditoría operacional deberá:
a) Ser completo, veraz, objetivo y convincente así como lo
suficientemente claro y conciso como lo permitan los
asuntos tratados.
b) Indicar los objetivos específicos del examen, alcance y
metodología empleada.
c) Señalar que el auditor gubernamental realizó la auditoria. de
acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental.
d) Exponer: los hallazgos significativos conclusiones y
recomendaciones del auditor gubernamental. Cuando no se
pueda emitir una conclusión, el auditor gubernamental
deberá exponer las razones que sustentan su limitación y la
naturaleza de la información omitida.
e) Incluir los comentarlos pertinentes de los responsables del área
auditada en relación a los hallazgos conclusiones y
recomendaciones.
f) Exponer los logros significativos de la administración
especialmente cuando las medidas adoptadas para mejorar un
área pueden aplicarse en otras áreas.
g) Hacer referencia, si corresponde a. informes derivados de la
auditoria, referidos a la evaluación de los sistemas de
administración y control Interno relacionados con los
objetivos de auditoría operacional, así como a Informes de
auditoría, especial con Indicios de responsabilidad por la
función pública.
02. El informe será:
• Completo y conciso, si contiene información suficiente con respecto a
la magnitud e importancia de los hallazgos, posibilitando la
comprensión adecuada y correcta de los asuntos que informan. Sin
embargo no debe incurrirse en un exceso de detalle que distraiga la
atención o distorsione el mensaje.
• Veraz, si los hallazgos y conclusiones informados están sustentados
por evidencia suficiente y competente.
• Imparcial, si la presentación de los resultados del examen es objetiva,
evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados obtenidos,
que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Convincente, si la exposición es suficientemente persuasiva para
convencer a los lectores de la validez de los hallazgos de la
razonabilidad de las conclusiones y de la conveniencia de las
recomendaciones.
• Claro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo y
desprovisto de tecnicismo, facilitando su lectura y comprensión.
Cuando se vea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo
visual (fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.) para aclarar y
resumir información compleja y de difícil comprensión.
03. El contenido del informe debe hacer referencia a:
a) Los objetivos específicos del examen.
b) El alcance del examen, indicando la profundidad y cobertura del trabajo
realizado para cumplir los objetivos de la auditoria. Los auditores
gubernamentales, en la medida que sea posible, deben establecer la
relación que existe entre la muestra revisada y el universo, identificar las
dependencias, ubicación geográfica y el período bajo examen,
especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los
problemas relacionados con la calidad u otros de la evidencia. Los
auditores gubernamentales también deben incluir una referencia a las
limitaciones de la información o al alcance del trabajo de auditoría.
c) La metodología, explicando claramente las técnicas empleadas para
obtener y analizar la evidencia necesaria para alcanzar los objetivos de
la auditoria. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto
significativo que se haya usado al ejecutar la auditoria, también debe
describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, los criterios e
indicadores que hayan sido utilizados y, cuando se hayan empleado
métodos de muestreo, explicar la forma en se haya diseñado la muestra y
las razones para su selección.
04. El informe debe exponer:
a) Los hallazgos significativos que tengan relación con los objetivos de
auditoría. Incluirá la información suficiente, competente y relevante de los
hallazgos para facilitar su comprensión y para que su exposición sea
convincente y objetiva, bajo una perspectiva apropiada. Además incluirá
información pertinente sobre los antecedentes para que los lectores
comprendan adecuadamente los hallazgos.
b) Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los
hallazgos de auditoría. Tales conclusiones dependerán de lo persuasiva
que resulte la evidencia que sustenta los hallazgos y lo convincente de
la lógica utilizada para formularlas.
c) Las recomendaciones que se consideren apropiadas para corregir las
causas del problema y mejorar las actividades áreas o programas de la
entidad.
d) Los comentarios de los responsables de las áreas auditadas deben ser
evaluados objetivamente y mencionarse las medidas correctivas
comprometidas o planeadas, sin que las mismas se acepten como
justificativos para no revelar los hallazgos.
3.5. Técnicas de Auditoria Operacional
Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las
operaciones o actividades de una empresa o entidad, para llegar a conclusiones y
recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar,
conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear,
fotografiar, grabar, filmar, etc. Métodos: Gantt, Pert, C.P.M. En general son las
mismas utilizadas en auditoría financiera: de observación, interrogación, análisis,
verificación, investigación y evaluación; pero específicamente incluye algunas de
uso exclusivo en auditoria Operacional como las últimas seis citadas, entre las
cuales se encuentran la técnica PERT y el C.P.M. utilizadas fundamentalmente
junto con el conocido método GANTT, en control interno Operacional. Una breve
explicación de estas dos técnicas se presenta a continuación:
PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones,
actividades o proyectos complejos en los que hay incertidumbre en cuanto a
tiempos de terminación (actividades u operaciones en empresas o
Entidades dedicadas a la investigación).
CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea
posible estimar los tiempos y costos y que lo que interesa es saber cuál es la
combinación de costo duración de cada actividad, para lograr el costo total
mínimo de las operaciones (Construcción de obras en General).
3.6 Procedimientos de Auditoria Operacional
Son el conjunto de técnicas aplicables a una operación o actividad determinada,
para determinar si de hecho existe un problema o una situación que afecta la
eficacia efectividad, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoria Operacional) y
de ser así el camino a seguir para identificar su causa y efecto, que conduzcan a
identificar la solución pertinente.
3.7 Prácticas de Auditoria Operacional
Es muy usual que las prácticas de auditoría sean confundidas con las técnicas, sin
embargo se debe considerar que sirven en la labor de auditoría como elementos
auxiliares importantes.
La aplicación de pruebas selectivas a juicio del auditor puede involucrar todas las
técnicas enumeradas anteriormente.
La prueba selectiva consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición,
evaluación o verificación, tomando una muestra representativa del total. El cálculo
de probabilidades puede utilizarse para determinar cuál debe ser el tamaño de la
muestra o el auditor puede efectuar dicha determinación a base de su juicio
profesional.
Pruebas selectivas a juicio del auditor
Normalmente el volumen de las transacciones que deben comprobarse se
determinan seleccionando al azar una muestra significativa de cada grupo de
partidas, sin embargo, esa muestra puede aumentarse o disminuirse según sea el
grado de eficiencia del control interno. Por lo que la respuesta a la interrogante
¿Cual es el grado de comprobación por prueba selectiva más eficiente? Será: “el
suficiente para satisfacer al auditor”
Síntomas
Al síntoma se lo define como “señal o indicio de una cosa” en un ejemplo elemental
el humo señala la existencia de fuego.
La utilización de los síntomas como práctica de auditoría es provechosa, por
cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinados rubros sobre la base de
ciertos indicios o síntomas preliminares. La práctica denominada revisión selectiva
se dirige a buscar síntomas en las transacciones u operaciones que merecen una
revisión profunda.
Intuición
En la auditoria la intuición es aplicable en ciertas ocasiones, pero no son pocos los
casos en que determinadas predicciones puedan emplearse en el examen. Los
auditores experimentados frecuentemente confían en el sexto sentido denominado
intuición. Este sería el resultado de su habilidad de reacción rápida ante ciertos
síntomas, que otros con menos experiencia dejarían pasar.
Sospecha
Esta práctica consiste en la acción, costumbre o actitud de desconfiar de alguna
información que por diversas circunstancias especiales no se le otorga el crédito
suficiente. El auditor operacional no debe mostrar una actitud negativa abierta,
pero siempre debe exigir una prueba adecuada de lo examinado.
El criterio profesional del auditor debe determinar la combinación de las técnicas y
las prácticas más adecuadas, que le proporcionen la evidencia necesaria y la
suficiente certeza para fundar sus opiniones y conclusiones. De tal manera que
sean objetivas y profesionales.
En la auditoria de cualquier operación, actividad, área, rubro o transacción, el
auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es necesario que
él tenga la habilidad, el juicio y prudencia para escoger las más efectivas,
eficientes y económicas de estas herramientas, de acuerdo con las circunstancias
que le rodean en un determinado momento del trabajo.
La experiencia profesional constituye el principal elemento que promueve la
eficiente administración de las técnicas y prácticas de auditoría a ser utilizadas en
determinas circunstancias. Por lo tanto, es responsabilidad de los niveles de
supervisión y de dirección, orientar las actividades técnicas de los equipos de
auditores para alcanzar los objetivos programados con mayores niveles de
eficiencia y efectividad.
3.8 Programas de Auditoria Operacional
Los programas de auditoría describen específicamente como se debe llevar a cabo
la ejecución de una auditoria. Contienen la relación ordenada en forma
consecuencial y lógica de las diferentes actividades para desarrollar los
procedimientos de auditoría.
----------------------- o ---------------------
Los programas de auditoria tienen suma importancia pues son el medio que
relaciona los objetivos propuestos para una auditoria específica con la ejecución
real del trabajo.
Generalmente los programas de auditoria presentan inicialmente una relación
directa con los motivos y objetivos de la auditoria respectiva e identifican la
información que debe reunirse y los pasos más importantes para la evaluación ya
sea de la efectividad, de la economicidad o de la eficiencia.
Es necesario destacar que los programas de trabajo deben conducir a desarrollar
las evidencias que se obtengan de tal forma que se puedan formular
recomendaciones válidas y pertinentes, producto esencial de la auditoria
operacional. Por lo tanto los programas de auditoria deben, planificarse con el
máximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en
auditoria operacional se requiere mantener una actitud mental despierta y amplia
que permita cambiar de rumbo en la ejecución de un programa cuando las
circunstancias así lo aconsejen, lo cual tampoco quiere decir que la flexibilidad de
un programa llegue al extremo de justificar una planificación inadecuada.
