EL PROGRAMA DE COMPRAS
El programa o política de compras de una empresa hace referencia a la
programación de las compras que le vamos a hacer a nuestros proveedores, para
un periodo de tiempo determinado, de los insumos o productos que vamos a
necesitar para la producción o comercialización de nuestros productos (bienes o
servicios).
El programa de compras debe tomar en cuenta lo siguiente:
La cantidad de productos que vamos a producir o comercializar
Nuestra capacidad financiera, administrativa, logística, y disponibilidad o
capacidad física de los almacenes.
Para determinar el programa de compras, podemos hacer uso de los siguientes
métodos:
LOTE ECONÓMICO
Las compras de acuerdo con esta política se basan en establecer un lote de
pedido que minimice el costo de administración de inventarios.
Para hallar el lote económico utilizamos la siguiente fórmula:
Xopt = √(2DCp/pCm)
Donde:
Xopt: Lote económico de compra (unid/pedido)
D: Demanda (unid/año)
Cp: Costo de pedido
p: Precio unitario
Cm: Costo de mantenimiento de existencias (%)
El costo total de administración de las existencias (CT) se calcula:
CT = (DCp/Xopt) + (Xopt/2) x pCm
Veamos un ejemplo:
Una empresa incurre en un gasto de mantenimiento de 10% anual del valor de la
inversión en inventarios y $15 por cada pedido realizado; el valor de cada
artículo es de $4.
La demanda es la siguiente:
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
1300 1100 1950 1300 2980 2500 3120 2500 2350 2750 1200 2100
El costo total sería:
CT = (25150 x 15)/1373 + (1373/2) x 4 x 0.1 = $549.36 al año
Establecer el programa de necesidades (unid/mes).
Demanda anual: 25150 unid.
Xopt = √((2 x 25150 x 15)/(4 x 0.1))
Xopt = 1373.41 unid/pedido
DEMANDA STOCK INIC. COMPRA STOCK FIN.
ENERO 1300 0 1373 73
FEBRERO 1100 73 1373 346
MARZO 1950 346 2746 1142
ABRIL 1300 1142 1373 1215
MAYO 2980 1215 2746 981
JUNIO 2500 981 2746 1227
JULIO 3120 1227 2746 853
AGOSTO 2500 853 2746 1099
SEPTIEMBRE 2350 1099 1373 122
OCTUBRE 2750 122 2746 118
NOVIEMBRE 1200 118 1373 291
DICIEMBRE 2100 291 2746 937
Para establecer un programa de compras de lote óptimo, se compra cada vez que
sea necesario el lote óptimo.
Como se aprecia en algunos meses, compramos el doble del lote económico.
De acuerdo con el movimiento de inventario, observamos cómo varía el nivel de
existencias y, según esto, más la proyección de la demanda futura, se decide
colocar órdenes de compra por pedidos de 1373 o de 2746 unidades.
LOTE POR LOTE
En este programa se compra cada mes la cantidad exacta que se necesita, en
este caso, se trabaja sin existencias, y se depende del proveedor y de su
eficiencia en el abastecimiento.
DEMANDA STOCK INIC. COMPRA STOCK FIN.
ENERO 1300 1300
FEBRERO 1100 1100
MARZO 1950 1950
ABRIL 1300 1300
MAYO 2980 2980
JUNIO 2500 2500
JULIO 3120 3120
AGOSTO 2500 2500
SEPTIEMBRE 2350 2350
OCTUBRE 2750 2750
NOVIEMBRE 1200 1200
DICIEMBRE 2100 2100
CANTIDAD FIJA DE REORDEN
En esta política se determina un lote de compra, el que podrá estar definido por
capacidad de transporte, facilidad de embalaje y presentación. Muchas veces se
debe a factores externos, a la empresa o a especificaciones del proveedor.
Supongamos que el proveedor puede abastecer en lotes de 4000 unidades. En
este caso, la empresa tiene que adecuarse a las condiciones impuestas por el
proveedor.
DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL
ENERO 1300 0 4000 2700
FEBRERO 1100 2700 1600
MARZO 1950 1600 4000 3650
ABRIL 1300 3650 2350
MAYO 2980 2350 4000 3370
JUNIO 2500 3370 870
JULIO 3120 870 4000 1750
AGOSTO 2500 1750 4000 3250
SEPTIEMBRE 2350 3250 900
OCTUBRE 2750 900 4000 2150
noviembre 1200 2150 950
diciembre 2100 950 4000 2850
PERIODO FIJO DE REPOSICIÓN
En esta política se determina revisar las existencias en una fecha determinada, y
se ordena reponer para un determinado periodo. Generalmente se define con
base en los intereses de la empresa (liquidez, capacidad de almacenamiento y
otros aspectos).
Por capacidad financiera, la empresa debe realizar sus adquisiciones para dos
meses de operación, por lo tanto, se harán pedidos equivalentes a la suma de la
demanda para dos meses consecutivos.
Por ejemplo, el primer periodo se hará de acuerdo con la demanda del primer
bimestre, esto es: 1300 + 1100 = 2400 unid.
DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL
ENERO 1300 0 2400 1100
FEBRERO 1100 1100 0
MARZO 1950 0 3250 1300
ABRIL 1300 1300 0
MAYO 2980 0 5480 2500
JUNIO 2500 2500 0
JULIO 3120 0 5620 2500
AGOSTO 2500 2500 0
SEPTIEMBRE 2350 0 5100 2750
OCTUBRE 2750 2750 0
NOVIEMBRE 1200 0 3300 2100
DICIEMBRE 2100 2100 0
EL PLAN DE COMPRAS
INTRODUCCION
El presente artículo se refiere a como preparar un Plan de Compras en una
empresa industrial.
De todos es sabido que el Presupuesto de Ventas es el punto de partida para
planificar las operaciones en toda empresa.
El Plan de Compras es el programa de compras a realizar en un período
determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados y
otros.
Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a
comprar, a los cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a
cobrar.
Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se
integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está
contemplada por cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a
necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a producir bienes para
la venta o para vender y atender el mercado.
Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año, en una empresa
industrial, es la siguiente:
LA EXPLOSIÓN DE MATERIALES
En una empresa industrial, una copia del Presupuesto de Ventas llega al Depto.
de Compras donde el personal correspondiente lo utiliza para establecer las
cantidades a comprar en el año.
La operación se llama Explosión de Materiales y consiste en “desmenuzar”, en
base a las fórmulas de producción, las cantidades de producto terminado que se
va a vender.
Las empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas fórmulas
registradas en el computador y esta labor de explosión se le facilita al
departamento, pues se logra obtener el dato en cuestión de minutos.
El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de materias primas,
material de empaque, ingredientes y otros que serán utilizadas en la producción
de la mercadería.
Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el inventario final
(que podría ser el inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en
el año.
Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa de compras por
mes.
Este es el punto de partida para comenzar a negociar con los proveedores, las
diferentes cantidades de productos a adquirir y es de esa forma como se inicia
todo un ciclo de compras.
En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a determinar las
cantidades de producto terminado a comprar para abastecer a sus clientes. Todo
esto siempre basado en el presupuesto de ventas.
Entre más variedad de productos terminados se vayan a vender, así será de
complejo este presupuesto.
OBJETIVOS DEL PLAN DE COMPRAS
Entre otros:
Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar, para colocar las
órdenes de compra en la debida oportunidad.
Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la
producción o el desabastecimiento del mercado por la falta de productos
terminados o de productos semi-elaborados (en caso de que sea empresa que
vende insumos industriales).
Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y servicio
de atención que nos darán los proveedores.
Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden cortos
con sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con nuestra
demanda.
Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades de efectivo para
pagar a los proveedores.
Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades que
se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para
el almacenaje de materiales o productos.
EJEMPLO DE CÁLCULO DE PRONÓSTICO DE COMPRAS:
PARA PRODUCIR EL ARTICULO "GALLINAZO" SE NECESITA:
UNA TONELADA SE PRODUCE CON:
60% de la materia prima MAIZOLIN 600 KGS
30% de la materia prima SORGOZA 200 KGS
10% varios ingredientes menores. 100 KGS
El producto terminado se empaca en bolsas de 46 Kgs, o sea una bolsa de papel reforzado, la
que a la vez se mete en una caja de cartón y esa es la presentación que se le vende a los
clientes.
O sea que en una tonelada se usan 22 bolsas de papel y 22 cajas.
Para el año 2007 se ha estimado una venta de 1,100 Tons.
MAIZOLIN SORGOZA OTROS
El inventario inicial para el año 2007 es: en kgs. 75,500 42,100 18,500
La política de la empresa es tener en inventario lo que se necesita
para producir las ventas de 60 días.
Las condiciones de ventas de los proveedores son las siguientes:
M P MAIZOL Solo vende toneladas (No fracción)
M P SORGOZA Solo vende toneladas (No fracción)
Otros Las cantidades que se necesiten
BOLSAS PAPEL Solo vende millares
CAJAS CARTON Solo vende millares
El inventario inicial de material de empaque para el año 2007 es de:
BOLSAS 3,250
CAJAS 3,400
1 - Para cada material, ¿cuánto hay que comprar en el año 2007?
Considere la política de la empresa
2 - ¿Qué cantidad promedio de material se debe hacer en cada pedido?
SOLUCION DEL PROBLEMA
POLITICA DE LA EMPRESA: 183.33 TONS 60 DÍAS DE VENTAS
PEDIDOS EN EL AÑO: 6
MAIZOL SORG0ZA OTROS BOLSAS CAJAS
Necesidad para
1,100 660,000 220,000 110,000 24,200 24,200
(-)Inv. Inicial 75,500 42,100 18,500 3,250 3,400
584,500 177,900 91,500 20,950 20,800
Inventario de seguridad 110,000 36,667 18,333 4,033 4,033
COMPRAS PARA 12 MESES 694,500 214,567 109,833 24,983 24,833
25,000 25,000
CANTIDAD EN CADA PEDIDO 115,750 35,761 18,306 4,167 4,167
116 18,306
SEGÚN CONDICIONES PROV. TONS 36 TONS KG 5 MILL 5 MILL
Se debe monitorear el rumbo que se tiene en las ventas para ir ajustando las
cantidades a pedir, pues como todos sabemos hay meses en que se vende cierta
cantidad que excede las expectativas, así como otras en las que disminuyen
significativamente. Por tal razón la cantidad a pedir puede variar, según sea el
caso. Pero lo principal que se quiere mostrar con el ejemplo es la forma como se
pueden estimar las compras del año
LIC. ADM. ADOLFO JESÚS ILIZARBE
ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA