Politécnico Rubén Darío
Formación, Esfuerzo y Disciplina
Material de apoyo: organización de Eventos
Facilitadora: Ledy Cabrera
Departamento de eventos, congresos y/o convenciones
Eventos:
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y
producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones
u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades.
Congreso:
Es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso
anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este término se
aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo de
organizaciones.
Convenciones:
Son reuniones de un grupo de personas que comparten intereses
similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, política,
privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un
lugar y fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos
de interés común y tomar decisiones al respecto.
¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE UN ORGANIZADOR DE EVENTOS?
Lo primero que debemos tener en cuenta, es que un evento no debe
considerarse como un fin, sino como un medio para lograr un objetivo.
Es decir, no solo se trata de que acuda mucha gente al evento, sino de
que esas personas sean las adecuadas, que compren los productos y
servicios de tu empresa y que se lleguen a convertir en embajadores de
tu marca.
Funciones de un organizador de eventos
La figura del organizador de eventos ha evolucionado a lo largo del
tiempo, de manera que inicialmente solo se encargaba de eventos
particulares y, posteriormente, asumió la organización de eventos de
todo tipo tanto de empresas como de particulares. Algunas de las
funciones del organizador de eventos son las siguientes:
Planificar el evento. Antes de nada, debe consultar con el cliente para
saber lo que quiere y cuáles son las necesidades. Esto ayudará a
establecer:
● El lugar de celebración del evento. Es importante elegir bien
considerando el número de invitados y tener preparada una
opción B por si aparece algún imprevisto (por ejemplo, se ha
elegido un lugar al aire libre y el día del evento hay previsión de
lluvias).
● La decoración. En función de lo que necesite el cliente se puede
elegir un tema que se aplicará a toda la decoración del lugar
seleccionado (paredes, mesas, lámparas, objetos decorativos
etc.).
● El día y la hora. Es importante que la elección de fecha y hora
facilite la asistencia. Por ejemplo, no deben coincidir con otro
evento importante (un partido de fútbol).
● El catering. La comida que se sirva en el evento dependerá del
tema elegido, del número de asistentes previstos y de la existencia
o no de personas con alergias alimentarias.
Diseñar un plan de comunicación. En este punto se debe definir de qué
forma se va a informar de la existencia del evento, qué medios se van a
utilizar y de qué forma. Por ejemplo, si se van a utilizar las redes sociales,
es necesario decidir cuáles, qué publicaciones se van a hacer y
cuándo.
Coordinar equipos. En la organización de eventos intervienen muchas
personas y, entre las funciones del organizador de eventos, está la
coordinación de todas esas personas para que no se dupliquen tareas,
se realicen todas las previstas y no haya errores.
Gestionar recursos. En el punto anterior hablábamos de recursos
humanos, pero también existen otro tipo de recursos que deben ser
gestionados por el organizador de eventos: dinero, tecnología, comida,
etc.
Controlar el evento. Las funciones de un organizador de eventos no
terminan cuando ya está todo preparado, sino que debe supervisar la
ejecución de todas las acciones para asegurarse de que se realizan
correctamente. En este sentido, es fundamental que la agencia de
eventos esté preparada ante cualquier imprevisto y sepa solucionarlo.
Presentar informes y resultados. Las personas y entidades que contratan
a un organizador de eventos desean saber qué resultados se han
logrado, por lo que una de sus funciones más importantes es la
elaboración de informes sobre los resultados del evento, que deberán
contener datos como: número de invitados, número de asistentes,
conversiones realizadas durante el evento, repercusión en redes sociales
etc.
¿Qué cualidades debe tener un buen organizador de eventos?
Las funciones de un organizador de eventos son múltiples por lo que es
importante que se trate de una persona con una serie de habilidades
concretas como:
Capacidad de planificación. Es fundamental la persona encargada de
la organización de eventos sepa planificar de forma exhaustiva el
evento ya que tendrá que realizar varias tareas a la vez.
Habilidades de negociación. Un organizador de eventos debe negociar
de forma continua con directivos de la empresa que organiza el evento,
proveedores, patrocinadores, medios de comunicación etc. Para ello,
necesitará saber negociar si quiere aprovechar al máximo el
presupuesto ofrecido por el cliente.
Liderazgo. Un organizador de eventos debe dirigir equipos por lo que es
necesario que actúe como un líder y que sepa comunicar la
información de manera precisa y fácil de entender por cada persona.
Creatividad. Las personas y entidades que quieren organizar un evento
buscan que sea original, que sorprenda y que los asistentes no lo olviden
fácilmente. Para lograrlo es importante que el planificador de eventos
sepa aplicar toda la creatividad y la innovación que tiene a su alcance.
La creatividad se puede mostrar en numerosos aspectos del evento:
decoración, localización o catering, por ejemplo.
En definitiva, se trata de una labor compleja que es aconsejable que
desarrolle un experto en la organización de eventos según el tipo de
evento (deportivo, corporativo, solidario etc.), los objetivos que se
quieran alcanzar y el presupuesto de la empresa.