La estructura organizativa y las relaciones interpersonales
La estructura organizacional es un sistema de responsabilidades y roles dispuesto
intencionalmente para que cada uno de los integrantes entienda y asuma su papel, de
manera que todos trabajen armónicamente con el mayor rendimiento posible y en pos de las
metas fijadas en la planificación.
UNIDAD DE JERARQUÍA
Jerarquía es un orden de elementos de acuerdo con su valor. Se trata de la gradación de
personas, animales u objetos según criterios de clase, tipología, categoría u otro tópico que
permita desarrollar un sistema de clasificación.
La jerarquía, por lo tanto, supone un orden descendente o ascendente. El concepto suele
estar asociado al poder, que es la facultad para hacer algo o el dominio para mandar. Quien
ocupa las posiciones más altas de la escala jerárquica, tiene poder sobre los demás.
Las empresas son organizaciones jerárquicas. En una estructura simplificada, el dueño es
quien ocupa el lugar más alto de la jerarquía: nadie toma decisiones sin su consentimiento.
Detrás se ubican los gerentes, los jefes de divisiones y finalmente los empleados sin nadie a
cargo. Estas divisiones jerárquicas suponen que quienes se encuentran en las categorías
inferiores deben obedecer a sus superiores.
ORGANIGRAMA
El organigrama es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura
y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando.
Esta herramienta es útil para las personas que se incorporan a la empresa. Sirviendo como
base en cualquier inducción de un departamento de recursos humanos.
Características de un organigrama
Claro: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo.
Si bien el organigrama en general es de interés interno, es bueno que esté visible en la
página web de la empresa, para que así un stakeholder interesado en tomar contacto con
ella, sepa con quién hacerlo específicamente para los fines que desea concretar.
Breve: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir sus departamentos
y funciones. No se puede pretender reflejar todos los niveles de la empresa en el
organigrama, porque de lo contrario se extendería demasiado. Lo ideal es que éste quepa en
una página y se entienda en aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la
organización.
Si una persona desea obtener información, por ejemplo, del responsable de facturación,
podrá inferir que comunicándose con el departamento de contabilidad le será fácil tomar
contacto con esa persona.
Ordenado: Quizás en el organigrama están especificadas las áreas funcionales principales
de la organización y éste cabe en una página. Pero si en este no se entienden por ejemplo,
las relaciones vinculantes, o las cadenas de mando, entonces no servirá como herramienta
de presentación de la empresa.
El organigrama debe ser ordenado. Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical,
pues que se note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal,
entonces que se vean los equipos de trabajo y las instancias de decisión de estos.
Herramientas para elaborar un organigrama
Generalmente las empresas encargan la elaboración del organigrama a un diseñador. Le
entregan un croquis y éste lo diseña, pero puede darse la ocasión de que tengas que hacerlo
tú mismo, si es que la empresa no cuenta con recursos para pagar un diseñador.
Microsoft office: Sí, en tu propio computador y con la ayuda del croquis que te entreguen,
puedes transformar ese dibujo en un organigrama haciendo uso de la herramienta
“Formas”, que encontrarás en la opción de comandos de Microsoft Word y Microsoft
Power Point.
Ocupar formas diferentes para cada grado en la cadena de mando, como también colores
distintos para las áreas funcionales de la organización. Desde ambas herramientas de
Microsoft podrás guardar tu organigrama en formatos pdf y jpeg, para posteriormente
presentarlo en una reunión o enviarlo por correo electrónico.
Internet: Afortunadamente internet es un banco lleno de ayudas para este tipo de
herramientas, y podrás encontrar páginas webs donde venden plantillas a muy bajo costo;
están pre-elaboradas y puedes pagar con una tarjeta de crédito. También hay plantillas
gratuitas que puedes descargar libremente. Echa un vistazo en tu buscador de Google, y
podrás sacar ideas.
Softwares de diseño y edición: Para personas con mayor especialización, los programas de
edición tienen herramientas de formas más sofisticadas para la elaboración de organigrama,
aunque cumplirá el mismo objetivo que las dos anteriores. Si eres fotógrafo, editor,
publicista o diseñador, sabrás que con las mismas herramientas que diseñas infografías, o
avisos, podrás diseñar un excelente organigrama.
Tipos de organigrama
La clave para resumir la organización en un organigrama es establecer todas las áreas
principales. Es decir, aquellas de las cuales derivan las tareas. Claro que no existen una
única división. Hay muchos tipos de organigramas diferentes. Los principales tipos de
organigramas son:
Organigrama analítico.
Organigrama circular.
Organigrama escalar.
Organigrama horizontal.
Organigrama informativo.
Organigrama funcional.
Organigrama lineal.
Organigrama matricial.
Organigrama mixto.
Organigrama vertical.
Manejo de Conflictos en las Organizaciones bajo estrategias didácticas.
Los enfrentamientos en el entorno de trabajo pueden originarse por diferentes motivos,
desde malentendidos en la comunicación hasta diferencias en los valores y necesidades
personales. En cualquier caso, todo parte de analizar el problema y determinar la mejor
estrategia a seguir. Estas son las 5 técnicas más frecuentes para afrontar un conflicto:
1. Facilitación
Suele ser la fórmula más recurrente para discordias de nivel bajo o medio. Una persona
imparcial ejerce de facilitador con el objetivo de que las dos partes se escuchen y resuelvan
sus diferencias de la manera más diplomática posible.
2. Mediación
A pesar de que se quiera llegar a un consenso, en algunas ocasiones podríamos
encontrarnos con una situación en punto muerto donde no hay acuerdo. En estos casos entra
el juego la figura del mediador, que es totalmente ajena a las partes. Su función es generar
un clima de entendimiento donde los implicados puedan expresarse libremente para
solventar el enfrentamiento.
3. Arbitraje
Esta técnica es propia de aquellos conflictos graves o que necesitan una solución con
urgencia. En este caso, una tercera persona que normalmente tiene más autoridad es quien
dicta la resolución. El hándicap del 'arbitraje' es que no se suele llegar a un acuerdo ante las
partes.
4. Indagación
En este caso suelen participar varias personas externas que exponen su visión sobre el
problema. A menudo se usa esta fórmula en entornos más científicos o técnicos con el
objetivo de otorgar una solución totalmente objetiva.
5. Negociación
Se trata del mejor de los escenarios, pues los implicados en el conflicto se encargan de
buscar una solución sin necesidad de intermediarios y de la manera más pacífica posible.
Cómo manejar el conflicto laboral
Si te encuentras inmerso en un conflicto laboral, ya sea como mediador o como persona
implicada, debes tener en cuenta las siguientes pautas:
Trata de establecer un diálogo con la otra parte.
Escucha sin interrupciones ni juicios de valor.
Expón tus argumentos de la manera más objetiva
Sintetiza los puntos en los que estáis de acuerdo y en desacuerdo hasta definir mutuamente
el origen del conflicto.
Desarrolla en conjunto una estrategia para resolver el problema.