Concepto de Control Interno
El control interno se define de forma general como la acción y el efecto de
comprobar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir según el diccionario de la Real
Academia Española. En el ámbito administrativo, se define de la siguiente manera:
Según Kohler, E. (s.f.) el control interno consiste en una metodología general
con la que se ejerce la administración dentro de una organización, refiriéndose a las
políticas y procedimientos; así mismo menciona que la definición abarca los diversos
medios para supervisar y dirigir las operaciones de una empresa. (Kohler, citado en
Coragua M., 2016).
Por otro lado, Cepeda G. (1999), indica que el control interno es “el conjunto de
planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de
asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos”,
involucrando a todas las personas que conforman la organización, en todos los niveles.
(Cepeda, 1999 citado en Coragua M., 2016).
Y para Holmes W. (2002), “el control interno se refiere a los métodos que sigue
una compañía 1) para proteger sus activos, 2) para proteger a la empresa en contra del
mal uso de los activos, 3) para evitar que se incurra indebidamente en pasivos, 4) para
asegurar la exactitud y la confiabilidad de toda la información financiera y de operación,
5) para evaluar la eficiencia en las operaciones y 6) para cerciorarse si ha habido una
adhesión a la política que tenga establecida la compañía”. (Holmes, 2002 citado en
Coragua M., 2016).
Clasificación del control
El control puede clasificarse según la función que cumple, la acción establecida
o por la ubicación, así tenemos:
Por la función
Control contable: Hace referencia a los controles y métodos
establecidos para garantizar la protección de los activos, fiabilidad y validez de
los registros y sistemas de contabilidad; así mismo, tiene como alcance todos los
procedimientos que afecten la situación financiera o al proceso informativo
dentro de la organización.
Control administrativo: se refiere a todos los procedimientos existentes
en la empresa diseñados para garantizar la eficiencia operativa y el
cumplimiento de los objetivos definidos por la Dirección.
Por la acción
Previo: Es aplicado antes de ejecutarse las operaciones, está
comprendido por el conjunto de normas, procedimientos, reglas establecidos
para evitar errores en los procesos.
Concurrente: Según la Contraloría General de la República, “es aquella
evaluación que se realiza a una o más tareas o actividades de un proceso en
curso seleccionado, con el objeto de alertar oportunamente (…) sobre la
existencia de situaciones adversas que afectan o podrían afectar el resultado o el
logro de los objetivos”, en este caso de la organización.
Posterior: Evaluación que se realiza después de producidas las
operaciones financieras y administrativas, con la finalidad de constatar, revisar y
analizar de acuerdo con los hallazgos (documentación) y resultados de esta.
Por la ubicación:
Control externo: conjunto de políticas, normas, métodos y
procedimientos técnicos, aplicado por una entidad no perteneciente a la
organización donde se realiza el procedimiento de control.
Control interno: proceso integral de gestión efectuado por agentes
internos de la organización, diseñado para enfrentar los riesgos en las
operaciones y garantizar el logro de objetivos.
Categorías de los objetivos de control interno
Dada la amplitud de la definición del control interno y a sus diversas
aplicaciones, existen un importante número de objetivos que cumple el control interno,
por ello, el modelo COSO I los agrupa en cuatro grandes categorías, explicadas a
continuación:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Se debe garantizar el cumplimiento cabal de las actividades dentro de la
organización con el menor esfuerzo y uso de recursos posible, orientado a
obtener el máximo beneficio económico, en consideración con las políticas y
normas establecidas por la administración.
Confiabilidad de la información financiera
La información obtenida del área contable necesaria para la toma de
decisiones debe ser sujeta a verificación, con la finalidad de asegurar su
veracidad y confiabilidad, para ello la organización debe crear un sistema de
control que permita una mayor protección a los recursos de la empresa a fin de
evitar malversación y/o otros riesgos que puedan amenazarlos.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Toda acción que se realice por parte de la dirección de la organización
debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al
cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable a la organización.
Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales
deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización
para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión
que ésta se propone.
Según el modelo COSO II, las categorías antes mencionadas sufren una ligera
modificación en la denominación de estás, sin embargo, en esencia siguen refiriendo lo
mismo; además, se les suma una nueva categoría: Objetivos estratégicos. Cabe resaltar
que esta nueva versión del modelo COSO se caracteriza por su enfoque en la gestión de
riesgos. (Avella, 2006, p. 21)
Objetivos estratégicos.
Se refieren a los objetivos generados desde el máximo nivel de la
empresa y están relacionados con la misión y visión de este.
Objetivos operativos.
Los objetivos operativos son aquellos relacionados con la eficacia y
eficiencia de las operaciones de la entidad, comprendiendo también los relativos
al desempeño y la rentabilidad.
Objetivos relativos a la información suministrada a terceros.
Son objetivos que afectan a la efectividad del reporting de información
(generación de informes de datos) suministrada interna y externa, y trasciende de
la información exclusivamente financiera. (p. 22)
Objetivos relativos al cumplimiento regulatorio.
Incluye cualquier objetivo relacionado con el cumplimiento, por parte de
la empresa, de todos los requisitos legales, reglamentarios y normativos y
aplicables.
En efecto, el identificar cada uno de estos objetivos de manera eficaz dentro de
una organización, es decir que toda acción, medida, plan o sistema se implemente en
consideración y en la misma línea que cualquiera de estos objetivos, resultaría una
fortaleza de control interno, lo que permitiría un mejor desempeño y desarrollo de la
empresa u organización.
Ciclos operativos del control interno
Existen distintas formas de clasificar las transacciones u operaciones por ciclos,
sin embargo, la más sencilla de comprenderlo es precisando que toda empresa en
marcha realiza estas actividades:
Venta de bienes y/o servicios, y cobra
Compra de bienes y/o servicios, y paga
Contrata mano de obra y paga
Mantiene el control de sus inventarios y de sus costos
Mantiene un sistema de información
Cada una de las operaciones citadas, requiere especial atención de acuerdo con
la naturaleza de estas, ya sea que estén ligadas directa o indirectamente, o se relacionen
con las operaciones de la empresa como son compras, ventas, producción, personal,
propaganda, etc. (Rosales D., 2012)
Es así como notamos que el control es aplicable a cada área y actividad de la
organización, es decir es, es un proceso integral y sistemático.
Según el informe Establecimiento de sistemas de control interno de la
Universidad Nacional Autónoma de México, se establecen controles internos por ciclos
operativos (según función o área) enfocados al control interno contable de una empresa.
A continuación, se explica de forma resumida los ciclos operativos que aborda el
informe:
Control interno del ciclo ingresos
El ciclo de ingresos de una empresa incluye todas aquellas funciones que
se requieren llevar a cabo para cambiar efectivo, con los clientes, sus productos o
servicios. (p. 6)
Control interno del ciclo de compras
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que
se requieren llevar a cabo para la adquisisicón de bienes, mercancias y servicios;
el pago de las adquisiones anteriores; clasificar resumir e informar lo que se
adquirió y lo que se pagó. (p. 14)
Control interno del ciclo de producción
La actividad más importante del ciclo de produccion es la obtencion de
un articulo terminado mediante el uso de los recurso adquiridos con ese
propósito, como son: materiales, mano de obra directa y elementos de costos
indirectos. (p.22)
Las funciones del ciclo de produccion manejan recursos como
inventarios, propiedades y equipo despreciable, recursos naturales, seguros
pagados por adelantado y otro activo no monetarios.
Control interno por ciclo de nóminas
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de
servicios personales, como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano
de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se
requiere llevar a cabo para la contratación y utilización de mano de obra; el pago
de mano de obra; clasificar, resumir e informar los que se utilizó y pagó de mano
de obra. (p. 31)
Control interno del ciclo de tesoreria
El ciclo de tesoreria de una empresa incluye aquellas funciones que
tratan sobre la estuctura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de tesoreria se inician con el reconocimiento de
las necesidades de eefectivo, continúan con la distribución del efectivo
disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la
devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. (p. 40)
Importancia del control interno
El control interno, en cualquier organización, resulta muy importante tanto en la
conducción de la entidad como en la supervisión de las actividades y el control de la
información dentro de la misma. Su implementación y fortalecimiento promueve la
adopción de medidas que redundan en el logro de sus objetivos. A continuación, se
presentan los principales beneficios. (Rivera D., 2015)
Permite salvaguardar el patrimonio de la empresa
Permite la toma de decisiones en base a información financiera y
administrativa confiable.
Permite evaluar la eficiencia administrativa en cuanto a la
utilización racional de los recursos, así como la efectividad de las metas
programadas.
La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades
institucionales y mejora el rendimiento.
El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener
una gestión óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la
entidad, en todos los niveles, así como en todos los procesos, sub procesos y
actividades en donde se implemente.
Permite la adopción de decisiones frente a desviaciones de
indicadores.
Promueve la mejora de la Ética organizacional, al disuadir de
comportamientos ilegales e incompatibles.
Permite el establecimiento de una cultura de resultados y la
implementación de indicadores que la promuevan.
Permite descubrir a tiempo ineficiencias en la organización.
El Control Interno facilita el aseguramiento de información
financiera confiable y asegura que la entidad cumpla con las leyes y
regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias.
Limitaciones del control interno
Es evidente, que, por los puntos tratados anteriormente, afirmemos que el
control interno colabora a que la empresa logre sus metas de desempeño y rentabilidad;
sin embargo, es importante también tener claro que el control interno tiene sus
limitantes, siendo estas, según Rivera (2015), las siguientes:
No puede cambiar una administración inherente ineficiente a una
óptima.
No tiene competencia para cambiar políticas gubernamentales y
condiciones económicas.
No asegura el éxito ni la supervivencia.
No proporciona una seguridad absoluta de que los objetivos de
negocio se logren.
Finalmente cabe resaltar que cada sistema de Control Interno es único en su
composición por haberse desarrollado por personas de diferente capacidad organizativa,
debido a sus conocimientos, experiencias, habilidades y las características propias de la
empresa donde vaya a implantarse el sistema. (Rosales D., 2012)
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