EL PROTOCOLO

Definición:
Es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad
con esta Ley  y la transcripción del acta de testamento común cerrado. Art. 8 Código
Notariado y 962 CC. 

Apertura. El protocolo se abre con el primer instrumento que el Notario autorice, la cual
llevara siempre el número UNO, la que principiara en la primera línea del folio inicial. Art.
12 CN.
 Contenido. El protocolo del notario contendrá:
Las escrituras públicas o escrituras matrices
Las actas de protocolización
Las razones de legalización de firmas art. 8 CN
La transcripción del acta de testamento común cerrado, art. 962 CC

Razón de cierre,
Índice; y
Atestados 

Formalidades: (art. 13 CN)
El protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a

mano, de manera legible y sin abreviaturas.

2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de

otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, sólo el espacio
necesario para las firmas.

3. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras.

4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con

letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado
en letras.

5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se
copiarán textualmente.

6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para la
intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que notario hubiere
terminado la serie,

7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes
de que sea firmado el instrumento.

Cierre (art. 12 Código de Notariado)

El protocolo se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes, si el Notario dejare de
cartular.

El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe contener: la fecha, el número total
de instrumentos autorizados, indicando cuántos de ellos son escrituras públicas, en
número de actas de protocolización, de razones de legalización, el número de escrituras
canceladas, si lo hubieran; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueran
necesarias y la firma del notario.

Ejemplo:
RAZÓN DE CIERRE. En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil
dieciséis, procedo a cerrar el Registro Notarial a mi cargo; el cual contiene diez
instrumentos públicos, de los cuales siete son escrituras públicas, un acta de
protocolación, una razón de legalización de firmas y una escritura pública cancelada.
Dicho protocolo constas de quince folios.

Firma del Notario

Índice: (art. 15 CN) El índice se elabora en papel bond

Columnas que debe contener el índice:

1. El número de orden del instrumento.
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en que principia.

Impuesto: 50 Centavos por hoja, Art. 5 numeral 6 Ley de Timbres Fiscales

Ejemplo:

ÍNDICE

Del Registro Notarial del Notario Samuel Isaí Cancinos Morales, correspondiente al año
dos mil dieciséis (2016)

No. Lugar y fecha Otorgantes Objeto Folio en

que
inicia
1 Guatemala, 5 Juan Antonio González Compraventa 1
de septiembre Anavisca y
Telma Esperanza Mayen 
2 Guatemala, 2 Eugenia Ubeda y Arrendamiento 2
de octubre Allan Márquez
3 Guatemala, 10 Escritura pública Cancelada  4R
de noviembre
 4 Guatemala, 25 Samuel Isaí Cancinos Morales Protocolización de 4 R
de noviembre Acta de Matrimonio
5 Guatemala, 15 Samuel Isaí Cancinos Morales Razón de 5
de diciembre legalización de
firmas

Únicamente autorice los instrumentos públicos indicados en el presente índice, el cual

extiendo, sello y firmo en esta hoja de papel bond tamaño oficio. En el municipio de
Guatemala departamento de Guatemala, el treinta y uno de diciembre del año dos mil
dieciséis………………………………………..

 
Atestados (art. 17 CN)
Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con
los instrumentos autorizados.

Atestados obligatorios, según la ley:

1- Comprobante de pago de apertura de protocolo, art. 11 y 17 CN
2- Certificación de acta de enmienda del protocolo, art. 96 CN
3- Copia del acta de inventario, art. 563 CPCyM

Otros atestados:
Constancia de entrega de testimonio especial. Art. 37 CN.
Constancia de entrega de testimonio del índice. Art. 92 CN.
Copias de los avisos. Art. 38 y 43 Ley del UISI
Constancia de salud de los contrayentes en un matrimonio. Art. 97 CC.
Copia de documento personal de identificación de los comparecientes.

Empastado: (art. 18 CN) Dentro de los 30 días siguientes al cierre del protocolo el

Notario debe mandar a empastar su protocolo.

Depósito: (art. 27 CN) El Notario no es propietario del protocolo, solamente es

depositario, según la ley.
Clases de depósito
1- Por ausencia del país por tiempo menor de 1 año.
2- Por ausencia del país por +1 año
3- Por inhabilitación.
4- Por entrega voluntaria
5- Por fallecimiento

Reposición, inspección y revisión:

Reposición, art. 90 CN
Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo.

Al enterarse el notario de esta circunstancia dará aviso al juez de Primera Instancia de su

domicilio para los efectos de la reposición.
Caso: Un Notario por descuido vota una hoja de papel sellado especial para protocolos en
el agua, la cual se deshace en su totalidad. ¿Qué procede, la reposición o la enmienda
del protocolo? 

Inspección y revisión (art. 84 y 85 CN)

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales
establecidos en la ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus
comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su presencia.

Clases de inspección y revisión:

1- Ordinaria. Se hará cada año Art. 84 y 86 CN.
2- Extraordinaria: se hace por orden de la Corte Suprema de Justicia
3- Especial: Es por averiguación de delito. Art. 19 al 21 y 81 numeral 2 CN.

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales
establecidos en la ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus
comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su presencia

Enmienda del protocolo: art. 96 del Código de Notariado.

Procedencia. Cuando en el protocolo se incurre en los errores de forma siguientes:
a- Alterar la numeración cardinal de los instrumentos,
b- Alterar la foliación,
c- Alterar el orden de la serie,
d- Dejar una página en blanco,
e- Inutilización de una hoja o lote del protocolo.

Trámite (Es mediante Jurisdicción voluntaria judicial)

1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia exponiendo las razones,
2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en acta,
3- La certificación del acta se debe agregar entre los comprobantes del protocolo.

Archivo General de Protocolos

Regulación legal: Título IX del CN

Es una dependencia de la Presidencia del OJ

Funciones:
a- Registrar los mandatos…
b- Recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de JV,
c- Recibir y conservar los testimonios especiales,
d- Recibir y conservar los protocolos depositados…

Director del AGP

Requisitos:
1- Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de su profesión,
2- Ejercicio profesional por un periodo no menor de 5 años 
Algunas atribuciones del Director del AGP:
1- Extender testimonios de los instrumentos públicos que obren en el Archivo…,
2- Practicar la inspección de los protocolos en todo el departamento de Guatemala…,
3- Registrar los poderes…,
4- Extender recibos de todos los documentos y avisos que reciba de los notarios…,
5- No permitir que sean extraídos, aun con orden judicial, los protocolos, testimonios…

Ejemplo de aviso trimestral al AGP

Clave  C-500   
   
SEÑORA DIRECTORA GENERAL DEL ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 37 literal c) del Código de Notariado,

doy aviso de que el último instrumento público autorizado por mí en el CUARTO
TRIMESTRE del año dos mil dieciséis, fue la escritura pública Número DIEZ (10) de fecha
veintiocho de septiembre de dos mil catorce.   

En la ciudad de Guatemala, 2 de enero del año dos mil diecisiete.     

  
Samuel Isaí Cancinos Morales
11 Avenida 18-42, zona 1, ciudad de Guatemala
55881207

Ejemplo de aviso al AGP de depósito del protocolo en otro Notario

Clave C-500

SEÑORA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Samuel Isaí Cancinos Morales, Notario, con número de Colegiado 25000, en

cumplimiento del artículo 27 del Código de Notariado, atentamente,

AVISO

Que me ausentare del país durante el período comprendido del 15 de diciembre de 2,016
al 25 de diciembre de 2016, por lo que el Protocolo a mi cargo quedará depositado en el
notario Allan Marquez, cuya sede notarial está ubicada en la 5ta. Avenida 10-55 de la
zona 1 de esta ciudad.

Guatemala, trece de diciembre de 2,016

Ejemplo de aviso al AGP de protocolización de documento proveniente del

Extranjero
 C-2312

Señora Directora del Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial,

remito el siguiente:

AVISO

Del documento proveniente del extranjero:

1) Lugar y Fecha:       Ciudad y Estado de Sao Paulo, Brasil, 10 de diciembre de 2016.
2) Funcionario que autorizó: Samuel Isaí Cancinos Morales
3) Objeto del Contrato:          Contrato de Compraventa
4) Nombres y Apellidos de los Otorgantes: Miguel Ángel Paz Flores y Lidia Aracely Rojas
Cáceres
5) Impuestos: El impuesto fue cubierto en el documento original

Guatemala, 14 de diciembre de 2016.

Lic. Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42 de la Zona 1, Ciudad de Guatemal

Papel sellado especial para Protocolos

Este tipo de papel es utilizado exclusivamente para la redacción de instrumentos públicos
protocolares. El papel debe contener las características reguladas en el Acuerdo de
Directorio 21-2012.

Impuesto. Las hojas de papel sellado especial para protocolos estan afectas al Impuesto
de Papel Sellado Especial para protocolos, el cual es de Q10

Reformas. El Directorio de la SAT mediante Acuerdo de Directorio 6-2017 había

modificado las características de la hoja de papel sellado especial para protocolos, sin
embargo la Corte de Constitucionalidad suspendió provisionalmente dicho acuerdo.
 FORMAS DE REPRODUCIR LA ESCRITURA MATRIZ
Testimonios. También se les denomina copias o traslados

Definición. Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o

del acta de protocolación, extendida en el papel…, y sellada y firmada por el Notario
autorizante, o por el que deba sustituirlo, de conformidad con la presente ley. Art. 66
Código de Notariado. 

Según lo establecido en el artículo 46, 45 y 33 numeral 10 de la Ley del Impuesto de

Timbre Fiscal los testimonios deben extenderse en papel bond. 

Los sistemas de reproducir el instrumento matriz en la actualidad son los de fotocopia y

por transcripción. 

Clases: Testimonios, testimonios especiales, copia simple legalizada y testimonios

irregulares

Testimonios. También se les denomina primer testimonio. Es la copia fiel de la escritura

matriz, del acta de protocolacion, o de la razón de legalización de firmas, que el notario
extiende para entregar a los interesados.

Testimonios especiales. Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o

legalización, o del acta de protocolación, extendida en el papel bond correspondiente, y
sellada y firmada por el Notario autorizante, para remitir al Archivo General de Protocolos.

Se debe remitir dentro del plazo de 25 días hábiles siguientes a la fecha de otorgamiento

del instrumentos público, artículo 37 del Código de Notariado. 

Copia simple legalizada. También se le denomina solamente “copia legalizada”

Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o del acta de

protocolacion, que el Notario expide para cualquier interesado, sin cubrir más impuestos
que los timbres fiscales de cincuenta centavos por cada hoja.
Art. 73 C. Notariado 

La única copia simple legalizada que tiene efectos registrales en Guatemala, es la de

Constitución de Patrimonio familiar, según el Dto. 54-77  

Testimonios irregulares. Son aquellos que reproducen instrumentos públicos que no van

dentro del protocolo.
1- Testimonio (especial) del índice, art. 92 C. Notariado
2- Testimonio de las partes conducentes de un proceso sucesorio, art. 497 CPCyM
3- Testimonio de las partes conducentes en la rectificación de área de bien inmueble
urbano, art. 14 Dto. 125-83

Impuestos.
Los impuestos van a depender de la clase de testimonio y del acto o contrato que
contenga el instrumento público. 

Impuestos en los testimonios (primer testimonio) En el primer testimonio el impuesto va a

depender del acto o contrato que contenga el instrumento público reproducido, pudiendo
ser Impuesto al Valor Agregado e Impuestos de Timbres Fiscales. También un timbre de
Q0.50 para razón de registro.

Contratos sujetos a IVA: (12%)

1- Primera Compraventa, art. 3 # 8 ley IVA
2- Primera Permuta, art. 3 # 8 ley IVA
3- Donación entre vivos, art. 3 # 9 ley IVA
4- Arrendamiento, art. 3 # 4 Ley IVA
5- Aportación de inmuebles por parte de una inmobiliaria, art. 7 # 3 literal d) Ley del IVA

Contratos sujetos al pago del impuesto de timbres fiscales:

Tarifa general: 3%
Segunda y subsiguiente compraventa, art. 2 # 9 Ley de Impuesto de Timbres Fiscales
Segunda y subsiguiente permuta, art. 2 # 9 Ley de Impuesto de Timbres Fiscales

Tarifa Específica: art. 5 Ley del impuesto de Timbres fiscales

a- Mandatos generales: Q10.00
b- Mandato Especial: Q2.00
c- Promesa de C.V. de inmuebles: Q50.00
d- Constitución, transformación, modificación... de sociedad mercantil Q250.00

Contratos y actos exentos del impuesto de timbre fiscal

Contrato de mutuo, art. 11 # 16 Ley del impuesto de Timbres fiscales
Carta total de pago, art. 11 # 14 ley del impuesto de timbres fiscales

Salvo los casos establecidos en la ley, el impuesto se cubrirá en la razón del testimonio.
En el caso de que el impuesto se tenga que cubrir adhiriendo timbres fiscales, el Notario
está obligado a indicar el monto y citar el número de cada uno de los timbres que utilice. 

Impuesto en los testimonios especiales. Se debe de pagar impuesto de Timbre

Notarial. Artículo 3, numeral II) de la Ley de Timbre Forense y Timbre Notarial Decreto
Número 82-96 y Timbre fiscal de Q0.50 en cada hoja Artículo 5, numeral 6 de la Ley del
Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos Decreto
número 37-92

Se paga adhiriendo timbres notariales a la primera hoja del testimonio, art. 3 ley de timbre
forense y timbre notarial. En los testamentos el timbre notarial se adhiere al sobre que
contiene el testimonio especial.
Impuestos en las copias simples legalizadas. Únicamente se adhiere un timbre fiscal de
Q0.50 por cada hoja. Sin embargo si es la copia simple legalizada de constitución de
patrimonio familiar para inscribir en el registro, se debe adherir un timbre más para la
razón de registro, art. 5 # 6 Ley de Impuesto de Timbres Fiscales…

Valor probatorio. En Guatemala los testimonios de instrumentos públicos producen fe y

hacen plena prueba, según lo establecido en el artículo 186 CPCyM