PROTOCOLO FORMACIÓN COMPLEMENTARIA

PLANEACIÓN

1. Verificar las formaciones complementarias que se encuentran en ejecución y que

pueden ser impartidas en el Centro. Matriz cursos complementarios disponibles

2. Una vez el instructor establezca la empresa o grupo de personas a las que va a

impartir la formación les indica que debe realizar la solicitud formal dirigida al
Centro de Comercio y Servicio para la creación de la formación. En caso de que el
Centro haya recibido previamente solicitudes de empresas las asigna a los
instructores que se encuentran disponibles y pertenecen a las áreas temáticas del
interés del solicitante.

3. Tener en cuenta que el cupo mínimo para desarrollar una formación

complementaria es de 30 personas (Establecido por el plan de acción 2020).

Excepciones: Programas del área de la salud fichas mínimo con 25 aprendices

4. Planear el horario de formación, teniendo en cuenta la disponibilidad de los

aspirantes y la disponibilidad del instructor (conforme a SOFIA PLUS).

PUBLICACIÓN

Consiste en la creación de la ficha:

1. Por medio de correo electrónico el instructor solicita a la coordinación académica a

la autorización para la creación de la ficha indicando la empresa y/o persona que
realizó la solicitud de la formación, debe anexar el formato para la creación de la
formación y enviarlo con copia Astrid Galindo y a la persona en Gestión Académica
que crea las fichas (Andrea Millan áreas coordinadas por la Dra. Yolanda Cardenas,
Jorge Esteban Amaya para las áreas de formación coordinadas por el Dr. Omar
Barragan). La solicitud debe realizarse con mínimo 5 días de anticipación antes de la
fecha de inicio.

2. Una vez la coordinación académica aprueba la solicitud se dará trámite a la creación

de la ficha que dura en promedio 3 días hábiles, importante tener en cuenta que el
período de inscripción se configura desde el día en que se crea la ficha hasta un día

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 antes del inicio de la formación. El instructor debe verificar en la matriz si su ficha fu
creada.

Formato diligenciamiento ficha

Datos de la ficha

 Código del programa de formación: Se ingresa el código conforme al programa, este

podrá ser validado en matriz de cursos disponibles
 N° de ficha de caracterización: Dejar el espacio en blanco. Este será diligenciado por
Gestión Académica, una vez se genere el número de la ficha al crearla
 Código de Empresa: Dejar el espacio en blanco. Este será diligenciado por Gestión
Académica en el momento de crear la ficha
 Área de ocupación: Temática y/o área a la que pertenece la formación que se
impartirá.
 Nombre del programa de formación: Conforme al nombre del programa indicado
en la matriz de cursos disponibles.
 Justificación: Conforme la solicitud realizada por la empresa (nombre de la
empresa), alcaldía (indicar el municipio), presidente de la comuna (nombre de la
persona) y/o solicitante (nombre del solicitante)
 Indicar si requiere o no un Espacio en la plataforma Territorium: En caso de que no
requiera espacio en Territorium podrá trabajar con plataformas como Meet, Zoom,
etc.

Información de la empresa

 Razón social: De acuerdo a las actividades realizadas por la empresa. En caso de que
la solicitud sea realizada por un grupo de personas que no están relacionados con
una empresa escribir demanda social.
 Convenio: En caso de que la formación se imparta al INPEC, ICBF, ANUC, ejercito,
etc.
 Aula: El aula del Centro, la dirección en la cual se impartirá la formación. Debido a
que se está impartiendo de forma virtual escribir Herramientas TICS.

Información del instructor

 Diligenciar la información completa del instructor

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Información de programación

Establecer el período de fechas en las cuales se desarrollará la formación, seleccionar los

días de las semanas y el rango horario teniendo en cuenta que la sumatoria total de las
horas que se impartirán corresponde con la cantidad de horas del programa (sin que falte
o se excedan en horas). No se deben relacionar días festivos. Antes de diligenciar la
programación verificar la disponibilidad del instructor desde el rol instructor en SOFIA PLUS
y confirmar las fechas con un calendario académico que permita identificar los días festivos

 Cupo: Indicar el cupo con el cual se creará la formación. Tener en cuenta que si
relacionan una cantidad mayor de aspirantes en contraste con el cupo el excedente
será descartado por el sistema de forma aleatoria.
 Municipio: Indicar el municipio en el cual se impartirá la formación. No confundir
con corregimiento y/o veredas. Municipios Tolima . Debido a que la formación se
está impartiendo de forma virtual indicar el municipio Ibagué.

Firmar el formato y enviarlo en formato Excel (.xlsx o .xls) con el fin de que el coordinador
pueda editar el formato y firmar.

INSCRIPCIÓN

El período de inscripción se establece desde el día de la creación de la ficha y hasta un día

antes del inicio de la formación. La ficha es cancelada automáticamente por el sistema
cuando detecta que no tiene aspirantes inscritos por lo tanto si el instructor no envió el
archivo plano para la inscripción durante los tiempos señalados deberá solicitar a la
coordinación académica la autorización de la reapertura de la ficha justificando el motivo
por el cual no se envió el archivo plano a tiempo.

Antes de diligenciar el archivo plano es importante que el instructor verifique que el

aspirante se encuentre registrado en SOFIA PLUS y que este correctamente registrado: el
tipo de documento debe estar actualizado (si es mayor de edad debe estar registrado con
cédula de ciudadanía), el número de identidad, los nombres y apellidos deben estar acordes
con el documento de identidad y no debe tener tildes. Si evidencia errores deberá
reportarlos al Agente GAE del Centro para la corrección (Andrea Trujillo Correo:
antrujillop@[Link])

El instructor podrá adelantar el diligenciamiento del archivo plano para la inscripción antes
de que se notifique la creación de la ficha, de esta forma cuando visualice el número con el
que se creó su formación solo deberá agregar dicho número y remitir el archivo plano a la

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persona que creo su ficha. (si el tema de la formación pertenece a un área que coordina
Yolanda Cardenas enviar a Andrea Ximena Millan, si el tema de la formación pertenece a un
área que coordina Omar Barragan remitir a Jorge Esteban Amaya).

Una vez diligenciado el formato verificar que los números de identidad estén bien escritos
y corresponden con los documentos de los usuarios interesados en realizar la formación. En
caso de digitar uno o varios dígitos del número erróneamente se puede inscribir un usuario
que se encuentre registrado en SOFIA PLUS pero que no corresponde con uno de los
aspirantes.

Documento de identidad válidos

Los documentos válidos para que los aspirantes puedan acceder a la formación
complementaria son los siguientes:

 Tarjeta de identidad
 Cédula de ciudadanía
 Cédula de extranjería de residente: 5 años de vigencia
 PEP o PEP – RAMV: 2 años de vigencia

Verificación tarjeta de identidad: [Link]

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Verificación cédula de ciudadanía: [Link]

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Los documentos deben estar vigentes durante el proceso matrícula y hasta la certificación.
Las copias de los aspirantes deben ser legibles, en caso de que no se pueda ver con claridad
el nombre y/o número de documento anexar la comprobante de documento en trámite y/o
comprobante de tarjeta de identidad descargado de la Registraduría.

No se matricularán aprendices cuya tarjeta de identidad se encuentre vencida. Si el

aprendiz cumple la mayoría de edad durante el proceso de formación es importante que el
instructor a través de correo electrónico le indique al aprendiz que debe enviar la copia
escaneada de su cédula de ciudadanía antes de que finalice la formación de lo contrario no
se podrá garantizar que el certificado sea expedido con el documento de identidad cédula
de ciudadanía y no se realizarán cambios del mismo una vez sea generado.

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Caracterización de la población:

De conformidad con la meta asignada al Centro de formación, es necesario caracterizar

objetiva y correctamente a cada aspirante teniendo en cuenta los siguientes tipos de
población:

 Desplazado por la violencia

 Desplazados por fenómenos naturales
 Victimas
 Discapacitados (física, auditiva, visual etc)
 Indígenas
 Inpec
 Jóvenes Vulnerables
 Adolescente en conflicto con la ley penal
 Mujer cabeza de hogar
 Afrocolombianos
 Proceso de reintegración y adolescentes Desvinculados de Grupos Armados
Organizados al Margen de la Ley
 Tercera edad
 Adolescente trabajador
 Remitidos por el PAL
 Soldados campesinos

Si requiere ayuda para caracterizar de forma correcta al aprendices, la Agencia Pública de

Empleo a través de Adriana (aamature@[Link]), nos presta asistencia para
caracterizar correctamente aprendices que pertenecen a víctimas, desplazados por la
violencia etc.

¿Cómo evitar errores en el proceso de inscripción?

Antes de enviar el formato de inscripción, es importante verificar el registro de los

aspirantes, de esta forma se podrán evidenciar si el aprendiz se encuentra registrado, si
presenta novedades y si previamente ha realizado la formación en la cual lo van a inscribir.

Verificar registro

1. Selección rol Usuario Sena

2. Módulo de inscripción
3. Menú Eventos de Divulgación Tecnológica
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4. Seleccionar la opción Consultar Inscripciones a Eventos de Divulgación Tecnológica
5. Seleccionar el tipo de documento del aprendiz e ingresar el número de identidad,
en caso de no encontrar el registro debe verificarlo con los 2 tipos de documento:
Tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía
6. Dar clic en botón consultar
7. En la parte inferior se cargarán los datos del aprendiz. En caso de identificar
diferencias entre el tipo de documento, número de identidad o nombre que aparece
en SOFIA PLUS en comparación con el documento de identidad deberá reportarlas
a Gestión Académica a Andrea Trujillo (antrujillop@[Link]) con el fin de que
se realice la respectiva corrección.

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Verificar el historial de inscripciones

1. Consultar Inscripción
2. Seleccionar rol Usuario SENA
3. Módulo Inscripción
4. Consultar programas de formación – Consultar inscripciones a programas de formación
5. Podrá visualizar los programas en los cuales el aprendiz ha estado inscrito
6. En caso de que el aprendiz se encuentre matriculado o este previamente certificado en el programa de formación en el
cual lo va a inscribir el sistema no lo permitirá e indicará que error.

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En caso de que evidencien errores y/o inconsistencias en el registro del aprendiz deberá
reportarlas al Agente GAE del centro para su corrección a través del correo electrónico:
antrujillop@[Link]. Importante relacionar el correo electrónico del aspirante.

Una vez se realice el proceso de inscripción se le enviará el resultado de la inscripción y el

reporte de inscritos, en caso de que se presenten errores en la inscripción el sistema le
indiciará el tipo de error:

 No existe un usuario con este tipo y número de documento: Este error se debe a
que el aprendiz no se encuentra registrado en la plataforma, o se encuentra
registrado con un tipo de documento distinto al seleccionado en el archivo plano en
el momento del diligenciamiento
 El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, le informa que usted se encuentra
inhabilitado para realizar la inscripción a este programa de formación del SENA, ya
que usted se encuentra Inscrito al mismo programa de formación. Recuerde que
NO puede inscribirse al mismo programa: El aprendiz fue certificado, inscrito y/o
matriculado en la misma formación.

En lo posible se deben evitar este tipo de errores debido a que generan demoras en el
proceso de inscripción, en caso de que se presenten remitir el archivo para la inscripción
relacionando solo a los aprendices que presentaron error. Si el aprendiz se encuentra
inhabilitado debe relacionar otro aprendiz con el fin de cumplir con el cupo.

Matrícula

Cargar los documentos para el proceso de matrícula a través del formulario dispuesto para
este proceso: FORMULARIO MATRÍCULA

Enviar solo los documentos de los aprendices que fueron inscritos, para ello podrá hacer la
comprobación con el reporte de inscritos. Remitir los documentos de forma ordenada y
completos. En caso de que falten documentos se reportará como novedad.

En lo posible enviar la documentación para el proceso de matrícula antes del inicio de la

formación si no es posible enviarlo dentro los 3 días posteriores al inicio de la formación. La
matrícula de las formaciones se debe realizar en el mes que inicia la formación y no en
meses posteriores. Realizar la matrícula a tiempo permiten que se carguen las horas de
formación impartidas por el instructor y suma a la ejecución de formación complementaria
permitiendo realizar la planeación de los próximos meses.

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Una vez la matrícula sea realizada se notificará por medio de correo electrónico.

Ejecución de la formación:

Una vez reciba el correo de notificación de matrícula, por parte de Gestión académica, usted deberá
realizar las siguientes acciones

a) Verificar que los aspirantes asistentes a la formación, se encuentren en estado Matriculado en el

reporte de matrículas, en la carpeta drive que se relaciona en el correo. En caso que identifique a
una persona que no esté relacionada en el listado, deberá solicitarle que se retire de la formación,
dado que no se permiten asistentes en las formaciones. Es por ello la importancia de realizar el
trámite de la matrícula, antes del inicio de formación.

b) Crear la ruta de aprendizaje a través del Rol Equipo Desarrollo Curricular, el mismo día de la se le
notifique la matrícula. (Instructivo Crear ruta de aprendizaje)

c) Asociar los aprendices a la misma, mediante el Rol Instructor, el mismo día que se le notifique la
matrícula. (Instructivo Rol instructor)

CERTIFICACIÓN DE APRENDICES

Una vez finalizada la formación, se deberán emitir los juicios evaluativos a la totalidad de aprendices
matriculados en la formación.

APROBADO = Para quienes aprobaron las actividades asignadas.

NO APROBADO = Para los aprendices que nunca asistieron o no aprobaron la formación.

Es IMPORTANTE recordar, que todos los resultados de aprendizaje deben evaluarse. Ningún
resultado de aprendizaje debe quedar en estado POR EVALUAR. Esta emisión de juicios se podrá
realizar una vez finaliza la formación de la ficha en SOFIA Plus, y máximo hasta los tres (3) días
calendario siguientes.

Para iniciar el trámite de Certificación, se debe enviar el reporte de juicios evaluativos y la carta de
cierre, descargado de SOFIA Plus, a la compañera Rosa Milena Martinez a través del siguiente
formulario:

FORMULARIO PARA LA CERTIFICACIÓN

Igualmente se debe indicar a los aprendices que pueden descargar el certificado desde la página:
[Link]

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Carta cierre: El instructor afirma que revisó los registros de los aprendices que solicita que van a
certificar y no encontró ninguna novedad en los datos, adicionalmente nos garantiza que esos
aprendices aprobaron las competencias.

Reporte de juicios evaluativos: Este debe ser descargado de la plataforma una vez se emiten los
juicios evaluativos.

Importante tener mucho cuidado con la emisión de juicios dado que esto significaría la certificación
de un aprendiz y/o el cancelamiento del mismo. Se debe garantizar que los aprendices que cumplen
con la formación sean certificados.

Errores en la emisión de juicios deben ser reportados de forma inmediata a Gestión Académica, por
lo cual se sugiere hacer la emisión de los mismos en días y horarios laborales.

Descargar Diseño Curricular:

Rol Instructor – Menú Diseño Curricular – Submenú Diseño Curricular – Generar PDF Diseño
titulada y complementaria

En la lista desplegable seleccionar el tipo de programa del cual se requiere el diseño curricular

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Una vez se selecciona el tipo de programa, carga un cuadro en el cual se podrá seleccionar el
programa complementario y/o titulado a través del icono

Ingresar el código del programa y clic en consultar. Se cargaran los PDF disponibles, allí se indica la
versión, debe descargar la que se encuentra en ejecución.

Finalmente dar clic en el botón generar archivo PDF.

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