Control preliminar:
Este tipo de control se presenta antes de que inicien las operaciones o labores
y se incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas, diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
Control concurrente:
Este tipo de control se da durante la fase de la acción de ejecución de los
planes, incluyendo la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades
según el plan a seguir, es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto
que se esté llevando a cabo se cumpla en el tiempo específico y bajo las
condiciones requeridas.
Control de retroalimentación:
Este tipo de control se enfoca sobre en la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a cabalidad los
estándares establecidos.
El control
Definición.
Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para
cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier
desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten
a las actividades proyectadas".
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término
control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia
con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.
Importancia.
El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía
hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores,
olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual
en todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance
del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles
tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las
funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma
trascendencia el control en una empresa:
· Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr
los propósitos.
· Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
· Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad
administrativa.
· Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si
los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los
planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los
planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos
de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Inventario
Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como
inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con los
elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra como de
venta, así como también es posible someterlos a ciertos procesos de elaboración o
modificación antes de comerciar con ellos. Estas transacciones de compra y venta deben
realizarse en un período económico determinado y deben contarse dentro del grupo de
activos circulantes de la empresa.
Tipos
Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o
mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se
mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características
y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como
las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías
dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa
pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u
otros bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los
cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales,
los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad
de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no
han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Tipos de inventario
La clasificación del inventario facilita su incorporación a los procesos
organizacionales. Analizaremos los más importantes:
Inventario inicial: Se realiza al dar comienzo a las operaciones.
Inventario final: Se realiza al cierre del ejercicio económico, generalmente al
finalizar el periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial.
Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias
en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también
como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas.
Inventario intermitente: Éste se puede efectuar varias veces al año y se recurre
a él por diversas razones.
Inventario físico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas
y cada una de las diferentes clases debienes que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una
lista detallada y valorada de las exigencias.
Inventario de productos terminados: Todas las mercancías que un fabricante
ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en tránsito: Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para
abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus
clientes, respectivamente.
Inventario en proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade
mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima
bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un
producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser
inventario en proceso.
Inventario máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el
riesgo de que el inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos;
por lo tanto, se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de
demanda pronosticada.
Inventario mínimo: La cantidad mínima de inventario a ser mantenida en
almacén.
Inventario disponible: Aquel que se encuentra disponible para la producción o
venta.
Inventario en línea: Aquel que aguarda a ser procesado en la línea de
producción.
Inventario agregado: Se aplica cuando al administrar la existencia de un único
artículo representa un alto costo.
Inventario en cuarentena: Aquel que debe de cumplir con un periodo de
almacenamiento antes de disponer del mismo.
Inventario de mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados.
Inventario de suministros de fábrica: Son los materiales con los que se
elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera
exacta.
Importancia
Tener un control de cualquier cantidad de Bienes u Objetos que tengamos a disposición es lo
recomendable en cualquier entidad, compañía o institución, como también en nuestro hogar,
permitiendo una Mejor Organización, sobre todo cuando es necesario realizar una Mudanza o
Movilidad de un punto a otro dentro del hogar, evitando así perder material o bien llevando un
mejor control de lo que haya sido transportado.
Para ello es que es necesario desarrollar lo que es conocido como Inventario, una tarea que si
bien puede parecer sencilla desde afuera, lo cierto es que tiene distintas etapas y puede ser
muy compleja, dependiendo también de cuan elaborado se lo quiera preparar, o bien del tipo
de Objeto a Inventariar, teniendo distintas formas de trabajo.
LA IMPORTANCIA DELINVENTARIO
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a
la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Para muchas, la cifra
del inventario es el mayor de los activos circulantes, es decir, toda aquella mercancía que
posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades
productivas. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las
quiebras de los negocios. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de
compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez,
optimizando todas las actividades de la empresa.
Pasos
¿CUÁNDO HACERLO?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la
medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre
contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio
económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número
limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto
de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que
la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento,
paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.
Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario
cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa realiza cada semana o
mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año
habrá hecho ya el recuento total”, aclara Márquez de la Cuesta.
CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS
En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya
todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de
activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria,
instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso,
lógicamente, debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras),
necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo
habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en
función de éste se incluyan en una u otra partida.
EL INVENTARIO, PASO A PASO
Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir
contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y,
cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es
decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos:
codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te
servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos,
para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más
habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en
Excel.
Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les
denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número
de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una
aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en tus
archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una
desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con
las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para
proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de
tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás
obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por
tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”, explica
Márquez de la Cuesta.
TUS MÁRGENES DE MANIOBRA
A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las
empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de
producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación
debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en
los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los
movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te
aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de
la Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la
rectificación de un movimiento erróneo”.
Pasos
que conlleva el control de los bienes.
1. ¿Cuándo hago el inventario?
Se debe realizar por lo menos una vez al año, puedes aprovechar el final del ejercicio
económico para ello. El problema que conlleva es que se debe parar la actividad
económica, por este motivo el emprendedor puede optar por un inventario cíclico a lo
largo del año, de esta manera con el fin del año ya tendrá todos sus datos.
Consejo: haz inventario de una manera más sistemática y periódica.
2. ¿Cómo empezar?
Antes de iniciar el inventario se debe saber qué se tiene que contabilizar. Para empezar
se cuentan todos los activos, tanto los circulantes (material de oficina, bombillas…)
como fijos (ordenadores, teléfonos, vehículos…). Para que sea un proceso más sencillo
se puede clasificar por rangos de precios y posteriormente también codificar su
ubicación en el almacén.
El inventario es un sistema de control, no se debe pensar que es una cosa fácil de
hacer por muy poco material de oficina que se tenga. Debemos ser metódicos con este
procedimiento para no tener luego sorpresas desagradables.
3. ¿Qué herramientas utilizar?
El avance tecnológico y los programas de gestión de stock agilizan el proceso del
inventario. También es conveniente disponer de una base de datos para ir
rellenando las existencias reales. Luego se puede comparar estos datos con los
archivos de control. Si no cuadran los números, es decir, que hay una desviación, se
debe realizar una regularización.
4. ¿Qué ventajas o información útil ofrece el inventario?
La información es poder y con el inventario se consigue mucha y además valiosa para el
emprendedor, sobre todo para los que se dediquen al comercio de productos. Con esta
tarea se conoce con exactitud todos los activos que se poseen y se pueden descontar
así los dañados y los sustraídos por hurtos. Es necesario que conozcamos cuál es el
material exacto con el que contamos, y no pensar que tenemos algo que no tenemos.
Otra de las ventajas es saber qué productos son los más demandados, poder tener datos
para previsiones de stock o poder hacer liquidaciones y ofertas, entre otras ventajas.
En definitiva, el inventario es una tarea útil y necesaria que es aconsejable
realizarla de forma periódica y escalonada y así al final del ejercicio contable anual
no se nos vendrá todo encima y ya casi lo tendremos realizado.