UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INFORMÁTICA
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
TABLAS, GRÁFICOS Y FUNCIONES AVANZADAS EN EXCEL
1. Competencias
Saber usar Microsoft Excel como una herramienta de ayuda en el procesamiento de datos y cálculos
matemáticos.
2. Trabajo preparatorio
Tener una cuenta de correo institucional de la UNSAAC.
3. Fundamento teórico
3.1. Microsoft Excel
Microsoft Excel es una herramienta o software de Windows (en todas sus versiones), que permite crear
hojas de cálculo, esta herramienta se encuentra dentro de un conjunto de programas o herramientas
ofimáticas que llevan del nombre de Microsoft Office. Microsoft Excel sirve para trabajar con números,
tablas, funciones y gráficos de manera muy intuitiva y rápida.
3.2. Iniciar MS. Excel
Existen muchas formas de iniciar MS. Excel, una de las formas más conocidas es buscarlo como
cualquier programa dentro de menú inicio, para ello nos apoyamos de Cortana y escribimos “Excel”
(sin comillas) y veremos el siguiente resultado.
Figura. 1: Buscar Excel desde Cortana
Otra forma de acceder a MS. Excel es presionando la tecla de Windows + R y escribir “Excel” (si
comillas) e iniciaremos el entorno de MS. Excel (ver Figura 2.).
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Figura 2. Inicio de Excel desde comandos.
Una vez iniciado MS. Excel es importante diferenciar sus componentes, si estas familiarizado o alguna
vez haz usado las otras herramientas de Office como son: MS. Word para redacción y composición de
textos, MS. Power Point para creación de presentaciones o diapositivas, este entorno le será muy
familiar y fácil de identificar, a continuación, veremos sus partes mas importantes.
Figura 3. Vista del entorno de MS. Excel.
3.3. Tablas en MS. Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de elementos organizados en filas y columnas, en donde la primera
fila contiene las cabeceras o los títulos de los datos contenidos en sus respectivas columnas. Las tablas
son muy útiles al momento de procesar información, analizar y administrar estos datos de manera
rápida e intuitiva.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con estas tablas están el de ordenar los
datos de una columna, filtrar los contenidos de acuerdo a ciertos criterios, utilizar formulas avanzadas
de búsqueda y/o selección y crear resúmenes de datos que se verán claramente en diagramas o
gráficos.
Ya que Excel está dividido en celdas la creación de tablas es algo inherente a él, simplemente podemos
colocar los datos y organizarlos como tablas.
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Figura 4. Creación de una tabla simple en Excel.
En la Figura 4 vemos cómo es posible crear rápidamente una tabla con datos organizados en Nombre
y Apellido, Edad y Colegio de Procedencia, para darle una verdadera apariencia de tabla realizamos
los siguientes pasos:
● Seleccionamos la tabla:
● Nos dirigimos al menú inicio de la barra de menús.
● Seleccionamos el icono
● Dentro de las opciones seleccionamos “Todos los bordes” (Figura 5).
Figura 5. Seleccionar todos los bordes para una tabla.
Una vez realizado todos los pasos veremos el siguiente resultado:
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Figura 6. Vista de una tabla al aplicar bordes en todos sus lados.
Una vez creado la tabla anterior, es posible, con fines de darle más aspecto visual, aplicarle color, o algún estilo
tabla, pero esto dejaremos a criterio propio de cada estudiante.
Dentro de este conjunto de datos podemos aplicar filtros, los filtros nos servirán como organizadores
y/o seleccionadores de datos, para aplicarlo seguiremos los siguientes pasos
● Seleccionar las cabeceras de la tabla.
● En el menú inicio seleccionamos la opción filtro
● Veremos el resultado inmediato. (Figura 7.)
Figura 7. Filtro aplicado a la tabla.
Una vez se aplique el filtro es posible realizar consultas de administración de datos, por ejemplo:
● Si deseamos saber aquellos alumnos mayores de edad (edad mayor o igual a 18 años),
realizamos:
Figura 8. Aplicamos filtro de números en la edad.
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Figura 9. Le indicamos que sea mayor o igual a 18 años.
● Si deseamos ordenar los nombres y apellidos alfabéticamente, realizamos:
Figura 10. Aplicamos filtro para ordenar alfabéticamente los nombres y apellidos.
3.4. Funciones Avanzadas en MS. Excel
Supongamos que la tabla anterior son los registros que tiene la Universidad nacional de San Antonio
Abad del cusco en base a los estudiantes que participaron del concurso de admisión 2018-I, en este
caso debemos agregar a esta tabla las columnas de nota, condición y código de estudiante tal como
se ve en la Figura 11.
Figura 11: Relación de postulantes 2018-1
Las funciones avanzadas de Excel nos permiten realizar consultas especializadas sobre un conjunto
de datos o celdas, de entre todas las funciones avanzadas podemos resaltar las funciones de resumen,
Contar, Sum, Max, Min, las funciones condicionales SI, [Link], [Link], las funciones de búsqueda
BuscarV y BuscarH, estas funciones son las que desarrollaremos a continuación:
Contar: La función CONTAR cuenta los elementos que existen dentro de una columna o conjunto de
columnas (si fuera este caso cuenta los registros o filas), sin seguir algún patrón o condicional.
Por ejemplo, si deseamos contar cuántos postulantes en total tenemos realizamos lo siguiente:
● En la celda E17 utilizamos la función CONTAR, esta función recibe un rango de celdas, y
devuelve el número de celdas o registros (filas) según sea el caso, en este ejemplo la función
devuelve 7.
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Suma: La función SUMA, valga la redundancia, suma los elementos que existen dentro de una
columna, en este caso solo se pueden sumar expresiones lógicas, caso contrario la función devolverá
0.
Por ejemplo, si deseamos sumar las edades de los postulantes, realizaremos lo siguiente:
● En la celda E18 utilizamos la función SUMA, ésta función recibe un rango de celdas, y devuelve
la suma de los números contenidos en estas, en este ejemplo la función muestra 129.
Las funciones de resumen condicionales son aquellas que aparte de realizar un resumen, ya sea contar
o sumar los datos dentro de un rango de celdas, éstas reciben una condición, criterio o filtro.
En el ejemplo anterior, si necesitamos contar aquellos estudiantes que están en la condición de
ingresante tendríamos:
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Si deseamos sumar las edades aquellos alumnos mayores de edad tendríamos que realizar:
Otra función más usada en Excel es la función BuscarV, esta función sirve para buscar registros de
acuerdo a un criterio o un parámetro de diferenciación, por ejemplo, si deseamos saber si el postulante
de código 89786 ingreso o no ingreso realizamos lo siguiente:
● La función BuscarV, recibe como primer parámetro el campo a buscar, como segundo
parámetro recibe el rango de búsqueda, tener en cuenta que la primera columna de nuestro
rango de búsqueda debe contener el conjunto de datos que deseamos buscar, por ejemplo, si
buscamos el código de un estudiante entonces la primera columna debe contener los códigos
de todos los estudiantes. Como tercer parámetro recibe el indicador de columna, este
parámetro se refiere a que columna se va mostrar una vez hallada la fila, como tercer y último
parámetro necesario está el tipo de coincidencia, en nuestro caso consideramos FALSO ya
que necesitamos una coincidencia exacta de datos.
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Además de estas funciones se tiene las funciones:
MAX: Devuelve el máximo valor de una lista de valores sin considerar texto ni datos numéricos
MIN: Devuelve el minimo valor de una lista de valores sin considerar texto ni datos numéricos
3.5. Gráficos en MS. Excel
Un gráfico en Excel es la representación gráfica de los datos en una hoja de cálculo, facilita
grandemente su interpretación.
Para crear gráficos basta darle un vistazo a la sección Gráficos del menú Insertar.
Es muy recomendable que, antes tengamos seleccionado el rango de celdas que deseamos graficar,
MS. Excel genera los gráficos automáticamente y nos mostrará diversas opciones para el diseño y la
presentación de la misma.
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En este caso, utilizamos la opción de Gráficos recomendados y MS. Excel nos genera el grafico de la figura
anterior.
4. Aplicación de la guía
1. Actividad 1: Utilizando la herramienta filtro filtrar aquellos alumnos que tengan edad no
mayor a 30 y no menor a 18 y además en su condición figuren como “Ingreso”.
2. Actividad 2: Utilizando las funciones de resumen que veas necesarias, determine el
promedio de edad de los estudiantes sin considerar los extremos, es decir la nota menor y
la nota mayor.
3. Actividad 3: Utilizando la función [Link] sumar solo aquellas edades que estén entre
30 y 18 años de edad.
4. Actividad 4: Utiliza el diagrama de barras para graficar el comportamiento de las edades
de los postulantes.
5. Actividad 5: Utiliza el diagrama de tortas para saber el porcentaje de alumnos ingresantes
y no ingresantes.
5. Evaluación [Duración: 10 minutos]
Criterios de evaluación Puntaje máximo Puntaje obtenido
Actividad 1:............... 4
Actividad 2:............... 4
Actividad 3:............... 4
Actividad 4:............... 4
36
Actividad 5:............... 4
Total 20
37
