Hay varias herramientas cuyo nombre es de fácil recordación, pues tienen su origen en
la primera letra de los componentes con que se hace. Tal es el caso de FODA o
PESTAL. Otras herramientas obtienen su nombre a partir de una misma letra, que es
con la que inician sus componentes. Por ejemplo el método de las 5’s o las 6m de
Ishikawa.
Hoy hablaremos de una de esas herramientas cuyo nombre se obtiene de la
mencionada manera. Aunque eso es lo menos importante.
Lo más importante es que la herramienta de la que hablamos hoy, congrega 7 factores
internos básicos para evaluar si la estrategia de una organización está alineada con las
actividades que se desempeñan actualmente.
¡Empezamos!
¿Qué vas a encontrar?
1 Qué es el modelo 7’s de Mckinsey
2 Para qué sirve el modelo de Mckinsey
3 Entendiendo las 7s de Mckinsey
3.1 Primera S: Strategy (estrategia)
3.2 Segunda S: Structure (estructura)
3.3 Tercera S: Systems (sistemas)
3.4 Cuarta S: Shared values (valores compartidos)
3.5 Quinta S: Skills (habilidades)
3.6 Sexta S: Style (estilo)
3.7 Séptima S: Staff (personal)
4 Cómo emplear las 7s de Mckinsey
4.1 Paso 1: Identificando los aspectos que no se encuentran alineados
4.2 Paso 2: Definiendo cómo debería ser
4.3 Paso 3: El paso a paso para alcanzar la situación deseada
4.4 Paso 4: Ejecutando el plan de acción
4.5 Paso 5: Las 7s… otra vez
5 Ejemplo de las 7s de Mckinsey
Las 7S de Mckinsey es un modelo
que reúne 7 factores básicos para
el funcionamiento adecuado de
una organización.
Se presenta como un diagrama
compuesto por 6 esferas
rodeando una esfera en el
centro. Cada esfera representa
un factor básico de la
organización.
Modelo propuesto en el libro «En busca de la excelencia» en el año 1980
por McKinsey & Company (la más importante consultora estratégica en el
mundo) en compañía de Tom Peters y Robert Waterman, quienes en ese
momento hacían parte de la consultora.
¿En qué consiste el modelo Mckinsey?
La premisa de la herramienta se basa en la necesidad de tener alineados 7 factores
para que sean exitosos, de tal forma que el éxito en las esferas se encuentra
interconectado, por lo que al descuidar una de los factores o esferas, se generan
implicaciones sobre las demás.
Con alineación nos referimos a su integración y funcionamiento armónico dentro del
día a día del negocio.
Para qué sirve el modelo de Mckinsey
Como modelo es muy utilizado para la planificación estratégica de la organización a nivel
interno, toda vez que permite valorar si la estrategia se encuentra alineada con los 7
factores.
¿Y por qué estos 7 factores?
Porque se considera que estos 7 factores son fundamentales para cualquier negocio, por lo
que un análisis que se base en ellos conduce a hacer un diagnóstico de la empresa para
comprender más a fondo sus debilidades y fortalezas.
Con ello, Las 7-S aporta una serie de beneficios que podemos resumir en que:
Facilita en el cambio organizacional
Facilita en la fusión de organizaciones
Logra identificar cómo puede cambiar una empresa
Ayudar a implementar una estrategia
Como ya hemos mencionado, el modelo se presenta
gráficamente como siete esferas, una en el centro y las
otras rodeando.
Las 7 esferas tienen la siguiente división:
Esferas duras: Estrategia, estructura y sistema. Su
identificación es más sencilla que las esferas blandas,
se perciben fácilmente y su administración es más
fácil.
Esferas blandas: Estilo, personal, habilidades y valores
compartidos. A diferencia de las esferas duras, su
administración es más difícil, menos tangibles o más
difusos, sin embargo representan la base de la
organización y es más probable que logren crear una
ventaja competitiva.
El liderazgo de los altos mandos es vital para tener alineada la organización.
1S Primera S: Strategy (estrategia)
Consiste en la planeación desarrollada por una empresa. La cual, según el modelo McKinsey,
debe estar alineada. Esto significa que la estrategia debe tener una articulación clara y estar
enfocada a largo plazo para conseguir una ventaja competitiva.
Las preguntas para analizar esta esfera son las siguientes:
¿En qué consiste nuestra estrategia?
¿De qué forma pensamos usar nuestros recursos y capacidades para alcanzar nuestros objetivos?
¿Qué nos hace diferentes?
¿Como nos adaptamos a los cambios del mercado?
¿De qué forma competimos?
2S Segunda S: Structure (estructura)
Consiste en la estructura definida por la empresa para su organización.
¿Cuántos procesos hay?
¿Cómo se definen la jerarquía, responsables y autoridades?
¿Cuáles son las unidades de negocio?
¿De qué manera la organización estructura sus recursos (maquinaria, materiales, personas,
tiempo, dinero, etc)?
¿Cómo se establecen los flujos de comunicación?
3S Tercera S: Systems (sistemas)
La estructura expone los procesos del negocio. Cada proceso tiene un «cómo» definido para lograr
los resultados previstos. Con sistemas nos referimos a los métodos formales de operación
establecidos como procedimientos y actividades, pero también los flujos de información y los métodos
informales (no establecidos o documentados) de operación.
De nuevo, pensemos en los siguientes cuestionamientos para analizar este factor:
¿Cuáles son los sistemas que emplea la organización? Nota: A menuda las organizaciones emplean
sistemas documentales, contables, financieros y comerciales. A eso nos referimos.
¿Dónde están los chequeos y controles en estos sistemas?
¿De qué forma se realiza el seguimiento y evaluación en estos sistemas?
Recuerda que sistema es un conjunto de elementos que interactúan para cumplir una función específica. Como he mencionado en otros artículos, me gusta
pensar en la empresa como un cuerpo humano compuesto de sistemas. Tomemos por ejemplo el sistema digestivo, que no es más que un conjunto de
órganos (procesos) que interactúan para cumplir unos resultados y cumplir unos objetivos. ¿Tiene controles y chequeos? Si. ¿Podemos realizar
seguimiento y evaluación del sistema digestivo? Si, con exámenes médicos.
4S Cuarta S: Shared values (valores compartidos)
Son el factor central de modelo de 7 esferas de Mckinsey. Como explicamos
ante, los valores son los cimientos sobre los cuales se rige el comportamiento
de los empleados.
¿Qué tenemos como valores organizacionales?
¿De qué manera se refleja en el personal los valores organizacionales?
¿Cómo percibimos nuestra cultura organizacional?
5S Quinta S: Skills (habilidades)
El personal cuenta con talentos y habilidades, al igual que la organización por el conjunto de
habilidades de sus trabajadores. Dicho de otra forma, en habilidades pensamos en eso que la
organización sabe hacer mejor que nadie. Y lo que no sabe hacer tan bien, lo subcontrata.
¿Cuáles son las habilidades más fuertes de la empresa o que más demostramos?
¿Nuestros trabajadores demuestran su capacidad para realizar su trabajo?
¿Qué habilidades nos faltan?
Nota: Considera aquí las habilidades que tiene otros competidores directos o las habilidades necesarias
dentro del sector donde compite la empresa.
6S Sexta S: Style (estilo)
Consiste en la forma de administración de la empresa. Para mí es uno de los factores menos tangibles.
Piensa en el estilo como el liderazgo ejercido por la alta dirección.
¿La organización es burocrática?
¿Existe una cadena de mando muy definida para tomar las decisiones?
¿Se controla el tiempo a rajatabla?
¿Hay libertad en la toma de decisiones?
¿El personal trabaja de manera colaborativa o competitiva?
¿Cómo perciben los trabajadores el liderazgo en la organización?
¿Qué comportamientos o logros recompensa la organización?
7S Séptima S: Staff (personal)
Todo lo asociado al personal. Sus motivaciones, capacidad de desarrollo, desempeño general.
Este factor busca que se reflexione en cómo la organización recluta, selecciona, contrata, evalúa,
capacita, motiva y recompensa a los trabajadores.
¿Qué necesidades tiene el personal?
¿Cómo se siente el personal en la organización?
¿Dónde falta personal?
¿Cómo usamos las 7S para beneficio de la organización?
Antes que nada, debemos tener presente que el modelo Mckinsey nos permite diagnosticar el diseño
y efectividad del negocio. Si bien es fácil entender en qué consiste, su aplicación es mucho más difícil
debido al sesgo que puede existir entre la alta dirección, de cómo deben ser la cosas, de cómo
deberían estar los elementos alineados*.
Por lo que, es muy importante que:
El análisis se haga entre un equipo multidisciplinario. Entre varios miembros de la alta dirección y
también personas que conozcan la operación de los procesos. Si el análisis se queda entre solo
directivos, el análisis de algunos elementos se quedará corto.
Seamos OB-JE-TI-VOS.
*Alineación significa todos en una misma dirección. Eso se logra a través de múltiples factores, por ejemplo
las habilidades del personal.
Dicho lo anterior, los siguientes pasos nos guiarán en la aplicación de los 7 factores de
Mckinsey:
Paso 1: Identificando los aspectos que no se encuentran alineados
De seguro ya tienes una idea de qué tan alineados están unos aspectos con otros. Si no lo
tienes claro, vuelve a darle una lectura a la descripción de cada uno de los aspectos y
responde las preguntas que contienen. No obstante no te quedes solo sobre las preguntas que
señalo.
Existirán cuestionamientos únicos para cada organización, por lo que seguir reflexionando
sobre cada factor complementará el análisis de Mckinsey.
Esto no es obligatorio que lo hagas, pero te propongo que, para ir consolidando el análisis,
tomes una matriz de las 7s de Mckinsey e indique con un símbolo (por ejemplo circulo) cuando
los aspectos se encuentran alineados y con otro símbolo (una x quizá) cuando no se
encuentran alineados.
Con esto ya tienes identificados los aspectos que no están alineados y con la tabla
sabes de un vistazo cuáles son.
Paso 2: Definiendo cómo debería ser
Ya sabes cómo estás. Ahora define cómo va a ser a futuro. ¿Qué alineación es la que deseas?
Dicho de otra forma, en este paso debemos definir cómo queremos que se encuentre cada una de las
áreas de Mckinsey a futuro.
Este paso puede parecer sencillo, pero es muy importante. Pues si nos tomamos el tiempo suficiente
para saber lo que queremos, el paso 3 (el plan de acción) nos llevará a donde no queremos estar.
No es algo simple. Definir cómo queremos estar como organización a futuro implica investigar cómo
están los demás o qué tendencias organizaciones se están utilizando.
Paso 3: El paso a paso para alcanzar la situación deseada
Ya sabemos cómo estamos y cómo queremos estar a futuro. ¡Pues vamos por ello! En este
paso definimos el plan de acción. Recuerda que una buena planificación implica no solo saber
qué queremos hacer, sino quiénes lo van a hacer, tiempos, recursos, lugares, métodos, etc.
Quizá esto te ayude: 5W2H para la planificación
Paso 4: Ejecutando el plan de acción
Recuerda que la ejecución debe ser controlada. No siempre lo ejecutado corresponde a lo
planificado, debemos ir ajustando en el camino, de ahí que sea necesario un monitoreo
constante durante la ejecución.
Paso 5: Las 7s… otra vez
Puedes realizar otra revisión de las 7s’ de Mckinsey. ¿Por qué? Porque las esferas cambian
constantemente. Recuerda que una esfera afecta a las demás, por ende es necesario que
revisemos cada cierto tiempo cómo se encuentran los factores.
¿Cada cuánto tiempo es lo recomendable? No hay respuesta para eso. Depende de la
empresa, el sector, la competencia, la tecnología, y muchos aspectos más.
En este punto puedes diligenciar de nuevo la tabla que te expuse en el paso 1, donde
colocabas un símbolo para señalar si un factor estaba alineado con otro o no. Es decir que
tienes una revisión de cómo estaba la empresa antes y cómo está ahora implementados los
cambios. Si comparas ambas tablas, de seguro habrán más circulos (factores alineados) que
equis (factores no alineados).
Ejemplo de las 7s de Mckinsey
Vamos a imaginar una startup o empresa emergente que cuenta con 6 empleados. Imaginemos que se
llama TechVog y provee software para bancos. Cuenta con 3 clientes grandes y 5 clientes pequeños.
Siendo una nueva empresa, su fundador se ha encargado de que su misión, visión y valores se
reflejen sobre el personal de la organización (estrategia y valores compartidos). Actualmente atiende
un solo mercado y utiliza sistemas básicos de nómina, contabilidad y atención a clientes (sistemas).
Los años pasan y TechVog comienza a crecer. Han pasado 6 años desde su fundación y TechVog
cuenta con 50 empleados. El liderazgo comercial de la empresa todavía se sustenta en su gerente,
pero los ingresos de la empresa se han estancado durante los últimos 2 años.
El gerente en compañía de personal de todas las áreas, realiza un análisis de las 7s de Mckinsey,
encontrando que la estrategia no está alineada a la satisfacción del personal ni a sus habilidades.
Además, que encuentra que no existe coherencia en el liderazgo ejercido por los líderes de procesos
(estilo), por lo que concluye que el enfoque estratégico del que gozó la empresa los primeros 3 años
de vida se ha ido desvaneciendo. Esto sumado al considerable aumento de clientes, pues actualmente
la empresa atiende a 10 clientes grandes y 22 clientes pequeños, por lo que ha tenido que adaptarse a
las exigencias de esos clientes.
El equipo de trabajo define qué es lo que desea para la organización y a partir de eso estructura un
plan de trabajo.
Entre las medidas implementadas, TechVog comienza a desarrollar nuevas habilidades en su
equipo de trabajo, capacitándolos y enviándolos a estudiar (habilidades). Lo anterior para hacerlos
más productivos en su día a día dados los cambios tecnológicos.
Los últimos años la carga de trabajo en TechVog ha aumentado mucho, haciendo que sus
trabajadores se queden trabajando hasta después de la jornada laboral, lo que ha aumentado la
rotación laboral de sus empleados.
Para afrontar el problema, la empresa hizo una revisión de su estructura organizacional y cómo
esta responde al cliente. Decidió crear un proceso de soporte separado del proceso de desarrollo
(estructura) e implementó nuevas metodologías ágiles.
Adecuó la infraestructura de la organización para ofrecer espacios más confortables a sus
empleados, junto a un plan de compensación por desempeño y logros obtenidos. (personal).
Tras un nuevo análisis de Mckinsey, la organización evidencia que las medidas implementadas
junto a otros cambios en las demás esferas, logra alinear la estrategia.
Fuente:
Mckinsey & Co: Enduring Ideas: The 7-S Framework
Strategic Management Insight: McKinsey 7s Model
Expert Program Management: 7 s Mckinsey framework
Fuente de imagen: La imagen de encabezado del post es de Free
