PROGRAMAS CONTABLES EN LA GESTION EMPRESARIAL

1. ¿Qué es un software contable?

Un sistema contable es toda aquella pieza de software que contiene toda la
información de la empresa, tanto datos financieros como contables.
Gracias a estos sistemas de información es posible obtener la situación financiera de
la empresa de manera rápida y precisa.

Los usos de estos sistemas contables son muy variados, van desde crear normas o
pautas para controlar todas las operaciones hasta clasificar todas las acciones
financieras y contables del día a día, o en pocas palabras llevar todas las cuentas de la
empresa.

2. Contabilidad y Sistemas Contables

La principal función de la contabilidad es tener un registro y control exhaustivo de
las operaciones que realizamos en la empresa todos los días. Esto nos permite
trasladar esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan solo observando las
notas contables podemos conocer cómo entra y sale el dinero de la organización, y
por dónde se podría estar teniendo pérdidas.

Un software de información contable está formado por aquellos métodos y

procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades de la
empresa, para que posteriormente los dueños o administradores puedan usar la
información en su toma de decisiones.

Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:

 Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto
tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas
personas son desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la
solvencia de a quién van a vender.
  Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y los
beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza.
Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios
mediante el uso de los distintos recursos. A priori, puede parecer que estamos ante
la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero
la principal diferencia reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que
la información de la situación económica de la empresa sea utilizada por los
diversos departamentos y así maximizar beneficios y reducir costes.

3. Estructura de un sistema contable

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información
bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo / [Link] sistema contable de cualquier empresa independientemente del
sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con
las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el
proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y
la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales.
 Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una
empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos
monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se
refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no
todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.
 Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
 Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las
transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes
de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras
que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso
contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la
comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema
contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos
que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
Comúnmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten
que cualquier persona de la empresa pueda entender los datos que en ellos se
contiene.
 Figura Nro. 01 Estructura Del Registro Contable. Página Web ([Link]
contables-principales/)

Si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos
vayan a entender todos los términos contables, pero la idea es que si se puedan ver de
manera clara y concisa cuál es la situación financiera de la misma.

Por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:

 Actividad financiera
Consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa. Como
comentamos anteriormente, la contabilidad consiste en convertir la actividad
diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en
los libros de contabilidad.

 Orden de la información
Es muy importante establecer un orden de la información que va llegando a la
empresa. Si no se establece un orden coherente será imposible clasificar todos los
movimientos contables.

Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las
entradas de dinero, mercancías, materias primas, entre otros, para después ordenarlo
todo en el libro mayor, donde se conocerá a final de año cual ha sido el balance de la
empresa.

Además es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya sea para

conocer por ejemplo si están o no sujetas a IGV, o si son clientes de dudoso cobro o
anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde.
Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan
un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para que sea
sencillo comprenderla para las personas que posteriormente deberán trabajar con ella.

4. Características principales del sistema contable

 Los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que
puedan funcionar correctamente:
 Fácil uso. Los sistemas contables deben ser comprensibles, no sólo deben ser de
fácil uso para los contadores expertos sino para cualquier persona de la empresa
que necesite apoyarse en él para acceder a cualquier información que necesite.

 Útiles. Cómo mencionamos en el punto anterior, nos encontramos con la necesidad

de que estos sistemas puedan servir para diferentes propósitos. Es fundamental que
mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la
empresa.

 Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas
contables sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de
la toma de decisiones de las empresas puedan basarse en los mismos sin miedo a
estar trabajando con información falsa.

5. Ventajas y desventajas de los sistemas contables

5.1. Ventajas
Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos.
Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlar cualquier
tipo de anomalía que pueda producirse de manera eficaz e inmediata. Al tener
controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables,
se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se
coloca a la empresa en una buena posición en el mercado.
5.2. Desventajas
El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la
gran cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a la hora
de crear el sistema para que la información contenida en el mismo sea fiable
como hemos indicado anteriormente.

6. ¿Cuáles son los software contables que más se utilizan en el Perú?

Hoy en día, las empresas piden rapidez en las labores y por ello, los profesionales se
apoyan en la informática para cumplir ese pedido.
Los contadores no son ajenos a este panorama y a través del ya mencionado software
contable, cumple con las responsabilidades en su área.

Concar
Cuenta con 20 años en el mercado y es uno de los primeros software contables que
llegaron a nuestro país y en la actualidad ha desarrollado bastante su interfaz, así
como sus características.
El programa CONCAR tiene la función
de gestionar la Contabilidad de las
pequeñas y medianas empresas de una
manera sencilla y rápida. Además, este
programa cuenta con módulos, los cuales
facilitan al trabajador la labor de manejar
presupuestos, también programar fechas
de vencimientos, se puede también en este
sistema generar reportes, entre otras
Figura Nro. 02 CONCAR. Página Web
múltiples funciones que se detallan. (([Link]

El software contable CONCAR® permite una amplia cantidad de funcionalidades

muy específicas para la gestión contable y financiera de las empresas como:
 Estados financieros.
 Reportes por centros de costo.
 Presupuestos, ratios y gráficos.
 Información analítica operativa y tributaria.
 Reportes de cuentas por cobrar y pagar.
 Conciliación bancaria.
 Libros oficiales SUNAT.
 Emite los estados financieros en soles y dólares ajustados por diferencia de cambio.
 Análisis de cuentas por anexos y documentos.

Software Comercial-Logístico Integrado de Facturación Electrónica SUNAT

La más completa de nuestras soluciones, cubre las necesidades de las áreas de ventas,
cobranzas, almacenes, logística. Permite obtener en tiempo real sus stocks, reportes
de facturación, cartera de clientes, y sus costos de importación.

Maneja tablas de descuentos por productos líneas de crédito a clientes. Lleva un

adecuado control del área de logística monitoreando las operaciones desde las
requisiciones, órdenes de compra e importaciones. Integrado en línea con el software
de contabilidad CONCAR® SQL.

Características:
 Facilidad de operación
El sistema es completamente interactivo, lo cual permite registrar los datos
directamente en el terminal y visualizar los resultados en tiempo real simplificando
el trabajo del usuario.

 Operación descentralizada
Puede trabajar en forma descentralizada si es que se dispone de un computador en
el área de trabajo conectado o no a una red. Un ejemplo de ello es la facturación en
sucursales o el control de stocks en un almacén distante.

 Operación centralizada
 El sistema también puede ser operado en forma centralizada. Por ejemplo; tener la
información en una sede principal y que las diferentes sucursales le envíen
información de movimientos de almacén y ventas para poder costear el almacén o
ver las ventas generales de todas las agencias.

 Controles
Para lograr un mejor control del movimiento del almacén, el sistema permite
clasificar por un código los diferentes tipos de entrada o salida de los artículos,
centros de costo de destino, números de serie de determinados artículos (artefactos,
repuestos, motores etc.), las ordenes de trabajo, persona solicitante y guías de
remisión y proveedor para las compras. Con estos datos se logra un mejor análisis
de las operaciones.

 Valorización contable
Luego de registrarse las entradas y salidas físicas, el personal contable-
administrativo puede asignar los valores de las compras unitarias por artículo, para
el cálculo de los costos unitarios y la valorización por promedio automático del
consumo o ventas.
 Integración al CONCAR®
El sistema genera automáticamente y en línea los asientos de ventas, costo ventas,
planillas de cobranzas y movimientos de letras al sistema contable CONCAR®.
 Información gerencial
El software emite información gerencial de rentabilidad por artículo y cliente, así
como estadísticas mensuales, permitiendo tener un control sobre sus líneas de
negocio.
 Reportes gráficos
El sistema se conecta a Excel para emitir en modo gráfico las ventas. Se dispone de
resúmenes, comparativos mensuales y ranking de Ventas.

Principales módulos:
 Módulo de Créditos y Cobranzas
El módulo de cobranzas nos permite administrar la gestión de créditos y cobranzas
con nuestros clientes. Se obtienen consulta o reportes del estado de cuenta del
 cliente. Efectúa un seguimiento de letras. Emisión, canje, aceptación envío a
bancos, cobranza, descuento, renovación, protesto.

El sistema contempla el registro de Planillas de Cobranza por cobrador con varias

formas de pagos: Efectivo, Cheque, Depósito, etc. El asiento de la planilla de
Cobranza se realiza en línea al sistema contable. Las cobranzas en efectivo o
cheque alimentan los ingresos del módulo de caja.
Las planillas de Bancos con los movimientos de las letras generan un asiento en
línea a la contabilidad. El sistema contempla además con un módulo de documentos
en garantías.

 Módulo Logístico
El sistema inicia las operaciones de logística con las Requisiciones de Compra de
cada área de la empresa. Las mismas pueden pasar por una etapa de aprobación
antes de atenderlas. Consolida las Requisiciones y permite solicitar cotizaciones de
los proveedores. Se envía un formato al proveedor para que luego los mismos lo
devuelvan cotizados y con las condiciones requeridas. Una vez ingresado en el
sistema los precios cotizados el personal de logística pueden obtener cuadros
comparativos de varios proveedores.

 Módulo de Facturación (Ventas)

El módulo de ventas contempla varios tipos de facturación adaptables a cualquier
tipo de empresa: Facturación servicios, distribuidoras, masivos, constructoras,
disqueras, etc. Todas las estadísticas de ventas se muestran en Excel. El usuario
puede explotar la información a su manera en el tiempo y características de datos
que contempla el sistema: ventas por vendedor, cliente, artículos, líneas diarias,
mensuales, anuales, etc.

 Módulo de Importaciones
Las compras del exterior sé controlan emitiendo una Orden de Compra del exterior.
Esta sirve de base para efectuar un seguimiento de la misma, controlar la llegada de
los productos y efectuar la liquidación de la importación. Las provisiones de
documento de importación se registran desde el software contable alimentando el
 módulo de importaciones. Los ingresos de los productos al almacén referenciado a
la orden de compra deben detallar el número de importación.

 Módulo de Almacén
El sistema es multialmacenes para mantener y controlar el stock de los productos en
cada uno de ellos. El usuario puede definir los tipos de movimiento de entrada y
salida de almacén y definir los datos que deben registrarse por cada movimiento. El
catálogo de artículos contiene una serie de características que permite al usuario
poder clasificar el mismo para poder detallar información precisa. El software
cuenta con opciones para registrar las entradas y salidas del almacén, emisión de
guías, transferencias directas, consignaciones.

CONTASIS
Es una herramienta multiempresas porque tiene la capacidad de funcionar
eficazmente en pymes, mypes y estudios contables, en donde se mide en masa la
contabilidad.

CONTASIS se caracteriza principalmente por contribuir al registro de las actividades

sin necesidad de realizar apuntes contables. Por otro lado, existen versiones de este
programa y, una de ellas, permite generar inventarios, activos fijos, así como reportes
de detracciones.

Figura Nro. 04. Página Web ([Link]

Características del CONTASIS:

 Fácil y Flexible. Se dice porque todas las cuentas se pueden usar en cualquier
moneda, se pueden ingresar primer los asientos y luego la contabilización,. los
planes de cuenta pueden ser usados en varias empresas y los presupuestos
mensuales se comparan con los resultados reales de cada ejercicio.

 Herramientas eficientes.- Los cálculos de los impuestos son automáticos  las

copias de los asientos son más rápidas ya sea del ejercicio anterior de una empresa
y también hay la posibilidad de cambiar una cuenta por otra.
 Listados y Balances.- Es más rápido y simplifica el trabajo al exportar el listado y
balance a Planillas de Excel (asientos automáticos y de cierre).

¿Qué beneficios nos genera?

 Los procesos son más eficientes y mayor es su productividad
 los estados financieros son más rápido con información veraz y confiable.
 La misión es que las ventas se incrementen y que la calidad con respecto a los
clientes sea la mejor
 La reducción de costos de operación se la menor sin afectar la calidad
 Es un software muy eficiente y ahorro en tiempo.

SISCONT
Es un software contable que se utiliza mayormente en estudios contables y mypes,
debido, a su sencillez y funcionalidad netamente contable.
Tiene la misión de guardar y entregar información a través de reportes que pueden
ser exportados a Excel.

SIIGO
Es de origen colombiano pero a pesar de ello ha calado muy bien en el mercado
peruano, ya que, se puede adecuar a cualquier nivel empresarial, ya sea micro,
pequeña o mediana empresa.
STARSOFT
Posee gran demanda en el mercado peruano porque cuenta con dos versiones que se
diferencian por el soporte de las bases de datos, las cuales, son Access y SQL.

Se caracteriza por tener un sistema rápido de consultas, pero además, por poseer
módulos de ventas, compras, inventarios, planillas, importaciones, entre otros.
Para entender este tipo de sistemas contables necesitas de conocimientos y técnicas
modernas que se adecuen al mercado.