2014
Secretariado Administrativo-Contable
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CLASE 1- Módulo IV
Comenzamos nuestros primeros pasos en Excel o Planillas de Cálculo. Un programa que te resultará muy
útil en tu trabajo de secretario/a.
Iniciamos?
2
En las planillas de cálculos electrónicas se ingresan datos y fórmulas para su resolución y o su
graficación. Dichas fórmulas pueden ser matemáticas, estadísticas, financieras, cálculos de
ingeniería etc.
Las planillas de cálculos facilitan el almacenamiento, la manipulación y la presentación de datos,
pues mediante las mismas es posible visualizar los datos claramente y en consecuencia
analizarlos detenidamente.
La principal virtud de una planilla de cálculos reside en que una vez establecidos el esquema de
cálculos y la interrelación deseada de los datos, cambiando algún dato de entrada podemos ver
inmediatamente, en las casillas que contienen los resultados, las consecuencias del cambio,
constituyendo así la planilla una valiosísima herramienta de planeamiento desde el momento
que podemos planear interrogantes del tipo de ¿Qué pasaría si cambio este dato por este otro?...
De esta forma podemos analizar muy rápidamente inversiones, cronogramas organizaciones de
inventarios, etc. y estaremos en condiciones de tomar las decisiones más adecuadas ante la
modificación de las variables consideradas
ETAPA I
Como ejecutar el programa
1.- Para ejecutar el programa pulse en el botón Inicio y elija la opción Programas.
2.- Seguidamente seleccione la opción Microsoft Excel.
3. Accederá entonces a la ventana de trabajo con todas las herramientas.
El área de trabajo de Excel
Cuando accedemos a Excel visualizamos en la pantalla una grilla o cuadrícula.
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Como hemos visto en el borde horizontal superior, una serie de rótulos con letras las cuales nos
indican cada una de las columnas de nuestro libro y en la columna de la izquierda otros rótulos
con números los cuales indican cada una de las filas.
La intersección de una fila y una columna determina una casilla que llamaremos celda o célula la
que será identificada por la intersección de los rótulos de fila y columna como por ejemplo A1 –
B3 – F14 etc.
En cada celda podemos almacenar un número, un texto o una fórmula y la capacidad de
almacenamiento de cada una de ellas es de 32.000 caracteres.
Si observamos la parte inferior de la ventana veremos un conjunto de tres solapas, llamadas
Hoja1 – Hoja2 – Hoja3 que conforman lo que se denomina un libro o planilla. Al guardar en disco
este libro, crearemos un archivo.
Celda
Se denomina Celda a la intersección entre una columna y una fila. Cada celda se identifica por
medio de la columna y fila a la que pertenece, por ejemplo A1 o AB1, a este código compuesto
por una o dos letras (A o AB) y un número (1) se lo denomina referencia de celda.
La celda identificada por un borde más grueso se denomina Celda Activa, esto quiere decir que
es la celda que se encuentra seleccionada en ese momento, y donde se va a introducir cualquier
texto o número que escriba en ese momento.
Cuando abrimos un Libro nuevo, de manera predeterminada la
celda activa es la celda A1, como mostramos en la siguiente figura, por lo tanto todo lo que
escriba aparecerá en ella.
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Para seleccionar otra celda ubique el mouse en el medio de la celda que necesite seleccionar y
realice un clic con el botón izquierdo del mouse.
A continuación le mostramos diferentes celdas activas:
Rango
Al conjunto de celdas seleccionadas se denomina Rango. ¿Cómo denominamos o nombramos
un rango? Denominamos “rango” a un grupo de celdas por lo que en adelante utilizaremos
siempre esta palabra para referirnos a un bloque o grupo de celdas.
Por ejemplo A1:A10 esto quiere decir que el rango seleccionado comienza en A1 y finaliza en A10
o por ejemplo si solicitamos: seleccione el rango B3:B12, esto significa que deberá comenzar a
seleccionar en la celda B3 y finalizar la selección en la celda B12. Para seleccionar un Rango
deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionaremos el rango A1:A10, para ello primero ubique el puntero del mouse en la celda
A1, recuerde siempre es conveniente ubicar el puntero en el medio de la celda.
2. Haga un clic con el botón izquierdo del mouse y sin soltar desplace el mouse hasta llegar a la
celda A10.
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3. Al llegar a la celda de destino suelte el botón del mouse. El resultado que obtendrá será el
siguiente.
Este tipo de selección es útil cuando se desea colocar a un conjunto de celda el mismo formato o
cuando debemos utilizar un conjunto de celdas para realizar un determinado procedimiento
como por ejemplo copiar datos.
Seleccionar un rango de celdas adyacentes
Los comandos o los diferentes formatos en una planilla de cálculos se aplican a las celdas por lo
que antes de efectuar un comando debemos seleccionar las celdas a las que deseamos afectar.
Por omisión si no hacemos ninguna selección solo afectaremos a la celda activa. Para seleccionar
un rango de celdas adyacentes realice el siguiente procedimiento:
1. Ubique le cursor en la celda B3.
2. Pulse y mantenga presionado el botón del mouse.
3. Desplace el mouse dirigiéndose hasta la celda D8.
4. Suelte el botón del mouse.
5. Ha quedado seleccionado un rango que denominaremos mediante la especificación B3:D8 lo
que se nos indica en pantalla resaltando la zona.
Toda vez que se especifique un rango, lo haremos mencionando la dirección de la celda de su
extremo superior izquierdo y separando mediante dos puntos: la de su extremo inferior
derecho. Así por ejemplo con la especificación B3:D8 queda definido el rectángulo de celdas cuyo
vértice superior izquierdo coincide con la celda B3 y el inferior derecho con la D8.
Para deseleccionar un rango de celdas simplemente daremos clic sobre cualquier celda.
Seleccionar un rango de celdas no adyacentes
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En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas, varios rangos, por ejemplo para
aplicarles un formato. Si tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra selección en otro lugar
de la hoja, se observa como la primera de las selecciones desaparece, se deselecciona.
Para realizar la selección de varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes
indicaciones:
1. Realice la selección de un rango como ya se ha indicado. Por ejemplo selecciones el rango
6 A2:A8.
2. Luego pulse la tecla Control y manteniéndola presionada.
3. Sin soltar la tecla Control realice una nueva selección, por ejemplo seleccione el rango C3:C6.
Manteniendo la tecla Control presionada se puede realizar otra selección.
De esta forma se podrán seleccionar tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estén
separados físicamente o aislados. Al finalizar la selección de los rangos necesarios, suelte la tecla
Control
Selección de una fila completa
Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila
determinada, desde la columna A hasta la última columna, la forma más rápida de realizar la
selección es:
1. Ubique el cursor del mouse sobre el botón identificador de la fila que se quiere seleccionar,
botón gris donde se ve el nº de fila -1, 2, 3,...- en el lateral izquierdo de la pantalla.
El cursor se convierte en una flecha negra hacia la derecha.
2. Realice un clic en ese lugar y la fila completa se seccionará, podrá observar que se oscurece
toda la fila indicando de esta forma que está seleccionada.
Selección de una columna completa
Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna
determinada, es decir si desee seleccionar toda una columna, la forma de realizarlo es similar a
la expuesta anteriormente:
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1. Ubique el cursor del mouse sobre el botón identificador de la columna, donde se sitúa el
nombre de la misma por ejemplo A, B, C... en la zona superior del área de trabajo.
El cursor se convierte en una flecha negra hacia abajo.
2. Realice un clic en ese lugar y la columna se seccionará, podrá observar que se oscurece toda
la columna indicando de esta forma que está seleccionada.
Selección de una hoja completa
Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de
cálculo, es decir si quiere seleccionar toda la hoja de trabajo la forma de realizar la selección es:
1. Ubique el cursor del mouse sobre el botón Selección total, situado entre el botón
identificador de la primera columna y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la
hoja de cálculo.
2. Realice un clic en ese lugar y la hoja de trabajo se seleccionará, podrá observar que se oscurece
toda la hoja de trabajo indicando de esta forma que está seleccionada.
ETAPA II
Introducir datos
Excel permite introducir textos, valores y fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo. Recuerde
siempre que, los datos se insertarán en la celda seleccionada.
Al introducir textos en una celda automáticamente se alinearán a la izquierda de la misma, si
son extensos ocuparán celdas adyacentes siempre y cuando éstas no estén ocupadas. Por
ejemplo:
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1. Seleccione la celda A1.
2. Escriba la palabra número.
8 3. Pulse la tecla Enter. Observe como el texto seleccionado se alineará de forma automática
hacia la izquierda de la celda.
Los valores son números que se deben ingresar para poder realizar cualquier operación
matemática, como también utilizarlos en fórmulas y funciones.
Para ingresar estos números le recomendamos utilizar siempre el teclado numérico. Estos valores
se alinearán automáticamente a la derecha de la celda. Por ejemplo:
1. Seleccione la celda B1.
2. Ingrese el número 15.
3. Pulse la tecla Enter. Observe como el número ingresado se alineará de forma automática
hacia la derecha de la celda.
Si los valores a introducir son millares, le recomendamos que los introduzca sin el punto del mil,
ya que de lo contrario, Excel lo tomará como si fueran decimales.
Ajustar Filas y Columnas
En ocasiones veremos que el texto ingresado en una celda sobrepasa el ancho de la misma o
ingresamos números en una determinada columna podemos ajustar el ancho de la columna a los
números ingresados. Para modificar el tamaño de una columna o de una fila, Excel nos permite
realizar los ajustes precisos como también ocultar y mostrar las columnas o filas seleccionadas
Por ejemplo:
1. Seleccione la celda A2.
2. Escriba en esta celda, Lista de Precios.
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Observe que el texto ingresado sobrepasa el ancho de la Columna A.
3. Para ajustar el ancho de esta columna al texto ingresado, ubique el cursor del mouse entre los
separadores del encabezado de la columna que desee agrandar, en este caso entre la columna A
y B.
4. El cursor del mouse tomará la forma de una doble flecha hacia la
9
izquierda y derecha, cuando haya tomado esa forma, haga clic con el botón izquierdo del mouse,
y sin soltarlo arrastre hacia su derecha, si lo que quiere es agrandar la columna. Si por el contrario
desea achicar la columna, arrastre hacia su izquierda.
Si desea modificar el alto de la fila, el procedimiento es el mismo, solo que deberá ubicar el
cursor del mouse debajo de la fila correspondiente. Por ejemplo:
1. Ubique el cursor del mouse debajo de la Fila 2.
2. El cursor del mouse tomará la forma de una doble flecha hacia arriba y hacia abajo, cuando
haya tomado esa forma, haga clic con el botón izquierdo del mouse, y sin soltarlo arrastre hacia
abajo, si lo que quiere es agrandar la fila. Si por el contrario desea achicar la fila, arrastre hacia
arriba.
Ajuste Automático
La manera más fácil de ajustar el ancho de columna, es haciendo doble clic en el separador de
columna que quiera modificar.
Verá como automáticamente se ajusta al contenido más ancho de la columna.
De la misma manera podrá ajustar automáticamente el alto de la fila.
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Copie debajo del título colocado la siguiente información, de manera que su planilla se vea de la
siguiente manera:
10
Insertar Columnas
Microsoft Excel le ofrece una manera sencilla de agregar columnas a su planilla. Para lo cual
deberá seleccionar la celda donde se desee insertar la columna. Por ejemplo insertaremos una
columna a la izquierda, o delante, de la celda Precio.
1. Seleccione la celda B4.
2. Luego haga clic en el Menú Insertar.
3. A continuación haga clic en la opción Columnas.
Automáticamente Excel inserta la nueva columna y su planilla se vera de la siguiente manera.
Observe que la nueva columna se ha insertado delante de la selección realizada.
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Insertar filas
Insertar Filas en una planilla de Excel es tan sencillo como insertar Columnas.
Primero deberá seleccionar la celda donde desee insertar la fila.
En este caso insertaremos una fila debajo de la celda A6, es decir debajo de las Cortina de
baño.
1. Seleccione la celda A7.
2. Luego haga clic en el Menú Insertar.
3. A continuación haga clic en la opción Filas
Automáticamente Excel inserta la nueva fila y su planilla se vera de la siguiente manera.
Observe que la nueva fila se ha insertado en el lugar seleccionado.
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Eliminar filas
Si desea eliminar una fila, primero deberá seleccionar la celda de la fila que quiera eliminar. Por
ejemplo eliminaremos la Fila 7 insertada en el ejemplo anterior.
1. Seleccione la celda A7.
2. Luego haga clic en el Menú Edición.
3. A continuación haga clic en la opción Eliminar.
4. Se abrirá el siguiente cuadro del cual seleccione la opción Toda la fila.
5. Luego haga clic en Aceptar.
Eliminar Columnas
En el caso de que desee eliminar una columna el procedimiento es similar, solamente que deberá
seleccionar la celda de la columna que quiera eliminar y en el cuadro de opciones del Menú
Edición - Eliminar seleccionar la opción Toda la columna.
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Insertar Hojas
Un Libro de Excel tiene un número predeterminado de Hojas, generalmente son tres, cada una
de ellas con una etiqueta correspondiente que las va enumerando en forma ascendente.
Se puede insertar la cantidad de hojas que necesitemos, de acuerdo al trabajo que estemos
realizando.
13 1. Para ello haga clic en el Menú - Insertar.
2. Luego seleccione la opción Hoja de cálculo.
Podrá ver que la nueva hoja se inserta delante de la hoja actual.
Para darle una nueva ubicación a la Hoja4, por ejemplo después de la Hoja3. Ubique el cursor
sobre la Hoja4, haga un clic y sin soltar el botón del mouse desplácelo después de la Hoja3.
Puede cambiarle el nombre a la hoja, haciendo doble click sobre el nombre predefinido y
también si activa el botón derecho del mouse podrá colocar otro color de etiqueta que la
identifique.
Formato De Las Planillas De Cálculo
Para dar formato a nuestras planillas de cálculo podemos hacerlo con herramientas predefinidas
como el autoformato o bien utilizar toda nuestra creatividad aplicando las herramientas de
Nuestra Pestaña Inicio y sus subpestañas
Prestaremos mucha atención a la pestaña Número porque es importante en su aplicación
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ETAPA III
Fórmulas
Concepto de fórmulas
Como ya lo hemos estudiado Excel es una planilla de cálculos, es decir que nos servirá para
14 realizar todo tipo de Operaciones Matemáticas.
La característica más destacable en una planilla de cálculos es su facilidad para manejar Fórmulas,
mediante las cuales puede relacionar matemáticamente celdas y formar así un esquema de
cálculos que eventualmente puede llegar a ser muy complejo.
Como se verá más adelante al estudiar cada una de las Fórmulas matemáticas, toda Fórmula
comienza con un Símbolo igual. Este Símbolo igual al comienzo de la Fórmula es OBLIGATORIO,
ya que por medio de él indicaremos a Excel que lo que sigue es una Fórmula Matemática.
Luego del símbolo igual indicaremos la dirección de la celda que contenga el valor a tener en
cuenta para el cálculo de la misma, por ejemplo A6. Deberá saber que siempre se utiliza la
referencia de la celda, que contiene el número a utilizar en la operación.
Luego indicaremos la operación matemática a realizar suma – resta – multiplicación o división
(+, -, *, / ).
Suma
A continuación veremos cuál es el procedimiento a seguir si queremos sumar dos o más
números.
En un libro nuevo de Excel copie la siguiente planilla que no ayudará a realizar las cuatro
operaciones matemáticas fundamentales.
Es importante saber que el resultado de una operación podrá salir en cualquier celda de la hoja
de trabajo, independientemente de donde se encuentren los números a utilizar en la operación.
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Como vemos en la planilla copiada, colocamos en la Columna A una lista de números bajo el título
Lista 1. En la Columna B colocamos otra lista bajo el título Lista 2. Luego tenemos las columnas
Suma – Resta – Multiplicación y División.
Con los números de la Lista 1 y los números de la Lista 2 realizaremos las cuatro operaciones
matemáticas presentadas.
15
En primer lugar realizaremos la fórmula que utilizaremos para Sumar:
1. Seleccione la celda donde saldrá el resultado de la operación. En este caso la celda C5.
Toda fórmula matemática comienza siempre con el símbolo igual (=).
2. Coloque el símbolo igual en la celda seleccionada.
3. Luego del símbolo igual, seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el primer
número a utilizar en el cálculo. En este caso seleccione la celda A5.
Observe que en la celda C5 se agregó la referencia de la celda seleccionada.
4. Seguidamente coloque en la celda C5 el signo más (+) ya que realizaremos una suma.
5. Luego seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el segundo número a utilizar en
el cálculo. En éste caso seleccione la celda B5.
La fórmula quedará entonces de la siguiente manera =A5+B5 como muestra la siguiente
imagen.
Observe que cada celda seleccionada en la fórmula aparecerá identificada con un color
determinado por ejemplo la celda A5 en color azul, la celda B5 con verde y así por cada celda
seleccionada.
6. Para finalizar presione la tecla Enter.
Observe que obtendrá el resultado de la suma en la celda seleccionada.
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Siguiendo el mismo procedimiento podrá sumar toda la columna completando la misma. Siempre
sumaremos los números de la Lista 1 más los números de la Lista 2.
En este caso sumamos solamente dos números, pero utilizando la misma fórmula podrá sumar
la cantidad de números que necesite, solamente tendrá que colocar el signo más y el siguiente
número a sumar, por ejemplo =A5+B5+C5+D5.
16 Resta
Para realizar una Resta utilizaremos una fórmula parecida a la suma, solamente cambiaremos
el símbolo más (+) por un menos (-).
1. Seleccione la celda donde saldrá el resultado de la operación. En este caso la celda D5.
2. Coloque el símbolo igual (=) en la celda seleccionada.
3. Luego del símbolo igual, seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el primer
número a utilizar en el cálculo. En este caso seleccione la celda A5.
4. Seguidamente coloque en la celda D5 el signo menos (-) ya que realizaremos una resta.
5. Luego seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el segundo número a utilizar en
el cálculo. En éste caso seleccione la celda B5.
La fórmula quedará entonces de la siguiente manera =A5-B5 como muestra la siguiente
imagen.
6. Para finalizar presione la tecla Enter.
Observe que obtendrá el resultado de la resta en la celda seleccionada.
Multiplicación
1. Seleccione la celda donde saldrá el resultado de la operación. En este caso la celda E5.
2. Coloque el símbolo igual (=) en la celda seleccionada.
3. Luego del símbolo igual, seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el primer
número a utilizar en el cálculo. En este caso seleccione la celda A5.
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4. Seguidamente coloque en la celda E5 el asterisco (*) del teclado numérico el cual nos
permitirá realizar una multiplicación.
5. Luego seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el segundo número a utilizar en
el cálculo. Seleccione la celda B5.
La fórmula quedará entonces de la siguiente manera =A5*B5 como muestra la siguiente
17 imagen.
6. Para finalizar presione la tecla Enter.
Observe que obtendrá el resultado de la Multiplicación en la celda seleccionada.
División
1. Seleccione la celda donde saldrá el resultado de la operación. En este caso la celda F5.
2. Coloque el símbolo igual (=) en la celda seleccionada.
3. Luego del símbolo igual, seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el primer
número a utilizar en el cálculo. En este caso seleccione la celda A5.
4. Seguidamente coloque en la celda F5 la barra (/) del teclado numérico el cual nos permitirá
realizar una división.
5. Luego seleccione con el mouse la celda donde se encuentra el segundo número a utilizar en
el cálculo. Seleccione la celda B5.
La fórmula quedará entonces de la siguiente manera =A5/B5 como muestra la siguiente
imagen.
6. Para finalizar presione la tecla Enter.
Observe que obtendrá el resultado de la división en la celda seleccionada.
Copiar formato – Autollenado
Ya hemos estudiado las diferentes Fórmulas para realizar Cálculos Básicos.
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Seguidamente veremos cómo podemos realizar para copiar dichas fórmulas cuando nos
encontramos con un listado extenso a calcular. Para agilizar el trabajo podemos utilizar el
Autollenado para copiar una Fórmula determinada.
Para lo cual realice el siguiente procedimiento:
Una vez realizada la fórmula requerida, vuelva a seleccionar la celda donde ha realizado el
18 cálculo.
1. Por ejemplo seleccione la celda C5.
2. Ubique el cursor del mouse en el extremo inferior derecho de la celda seleccionada.
Como muestra la siguiente imagen.
3. Cuando el cursor del mouse toma la forma de una cruz negra, haga clic con el botón
izquierdo del mouse y sin soltar arrastre el mismo hacia abajo, hasta completar toda la lista.
Podrá observar que se ha completado de forma automática toda la columna Suma teniendo en
cuenta los números de la Lista 1 y los números de la Lista 2.
De esta manera podrá completar de manera rápida y fácil también las columnas de Resta –
Multiplicación y División.
Referencias Relativas Y Absolutas
Referencias relativas en Excel
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la
siguiente:
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=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de
manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
19
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2,
C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
Referencias absolutas en Excel
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel
no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las
referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se
definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia
la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro
lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la
columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea
absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2
Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia
$C$1. Es decir, aún cuando se haya copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de
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la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos
tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.
Formato Condicional
Excel presenta una opción para dar Formato a las celdas según condiciones determinadas.
20
Por ejemplo, se puede lograr que una celda cambie a fondo Rojo si contiene un valor negativo, y
adquiera un color Azul en el caso contrario.
O que todas aquellas celdas que cumplen con una condición, por ejemplo son de un determinado
sector tengan un determinado Formato.
Esta función se conoce como Formato Condicional.
Para estudiar el uso de esta función copie la siguiente planilla en un libro de Excel.
Formato Condicional - Ejemplo 1
Supongamos que necesitemos que todos los Turnos que sean Tarde tengan un formato diferente,
es decir necesitamos resaltar de alguna manera todos aquellos Turnos que sean Tarde.
Para utilizar esta Herramienta deberá realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la columna que contiene los datos a formatear. En este caso la columna D.
La planilla se verá de la siguiente manera.
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2. Luego haga clic en el Insertar – Formato condicional
En el video tutorial LA YAPA encontrarás los pasos a seguir para aplicar EL FORMATO CONDICIONAL
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