Nombre: Robert Anthony Pichardo M.
Matricula: 100584231
Materia: Principios De Administración
Sección: 56
Maestro: Jose Odalis Gil Vasquez
Las fases del proceso administrativo, defina cada etapa e
identifique la interrelación entre cada uno.
El proceso administrativo se trata de un conjunto de funciones
administrativas que se realizan de forma secuencial. Su propósito principal
es ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar
sus objetivos de forma más eficiente.
El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales:
planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen
un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última fase.
Fases del proceso administrativo
Antes de empezar, es importante resaltar que las cuatro fases antes
mencionadas se dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de
ejecución: mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (dirección
y control).
Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo
Fase de planificación
La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo.
Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas de la empresa.
Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se
pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de
acción.
La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e
incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de
la empresa, por lo que funciona por medio de proyecciones y se analiza
cómo los factores actuales pueden influenciar el futuro.
Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e
integral las principales actividades que se realizarán en el futuro. Los
siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:
Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
Determinar la situación actual de la empresa
Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de
la empresa
Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
Implementar un plan y evaluar el resultado
Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre
los diferentes grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el
proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar
interconectados y trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada
trabajador y los recursos físicos que la empresa posee. El propósito
principal de la organización es asignar objetivos específicos a cada
actividad de la compañía.
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para
cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes
de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo
con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada
colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:
Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por
grupos individuales
Subdividir cada tarea en unidades operativas
Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
Especificar quién depende de quién dentro de la organización e
iniciar la jerarquización interna de la empresa
Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las
áreas y revisar la efectividad de dicha integración
Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo
Fase de dirección
Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las
cuales tienen una naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en
ejecución el engranaje interno de la compañía. Por esta razón, la dirección
es considerada como una de las etapas dinámicas dentro del proceso
administrativo.
Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes
áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución
del plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso,
se da mucha importancia a la motivación y la comunicación dentro de las
diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta fase son:
Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario
respectivo
Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales
pueden cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área
Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los
diferentes sectores de la empresa
Fase de control
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones
planificadas se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de
dirección, esta pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones
concretas dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus
puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan
modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades
durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más importantes son:
Evaluar y analizar los resultados obtenidos
Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas
correspondientes.
Todas estas fases van relacionadas una con la otra por la sencilla razón de
que la administración debe llevar un orden para poder emplearse de
forma correcta, no se puede empezar organizando los recursos sin una
planificación de con qué fin usaremos esos recursos y así cada fase de la
mano con la siguiente.
Algunos autores definen el proceso administrativo de la
siguiente manera
Harold Koontz
Lo define como un enfoque operacional generado para desarrollar la
ciencia y la teoría con aplicación práctica en la administración. Sus
elementos son los siguientes: planeación, organización, integración,
dirección y control
George R. Terry
Afirma que este proceso es el núcleo esencial de la administración, con las
siguientes funciones (“medios por los cuales administra un gerente”):
planeación, organización, ejecución y control
David R. Hampton
Lo entiende como un proceso gerencial que, cuando se ejecuta
debidamente, favorece la eficacia y eficiencia de la organización. Presenta
los siguientes elementos: planeación, organización, dirección y control
Aunque estos autores definen el proceso administrativo de diferentes
maneras la forma en la que explican sus elementos son totalmente
semejantes.