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Proceso administrativo 1
Introducción
Las áreas de actividades o áreas de responsabilidad, departamentos o
divisiones, están en relación directa con las funciones básicas realizadas
por la empresa, a fin de lograr sus objetivos. Aunque las empresas cuentan
con los recursos necesarios para su funcionamiento y con el personal
calificado para desarrollar las funciones, es indispensable la existencia de
una cabeza líder encargada de dirigir y coordinar las actividades y
procesos que se realicen en torno a la organización.

En consecuencia, la Dirección es otro de los procesos admistrativos que

determina los lineamientos encargados de guiar y supervisar a los
subordinados, de acuerdo con las políticas y las metas de la organización.

Conceptos previos
Antes de abordar el estudio del presente fascículo, es importante que
repase algunos conceptos estudiados anteriormente, para ello responda
las siguientes preguntas y socialícelas con el tutor.

1. ¿Que es Planeación? y ¿cuál es su importancia?

2. ¿Qué es la observación ambiental y cuál es su relación con la función
y/o proceso administrativo?
3. ¿Cómo se relaciona la observación ambiental con las proyecciones?
4. Enuncie cuatro tipos de presupuestos.
5. ¿Cuál es el sentido de la departamentalización?
6. ¿Qué papel juega el Recurso Humano en la labor directiva?

Fascículo No. 7 Proceso administrativo

Semestre 4
 Proceso administrativo

Mapa conceptual fascículo 7

DIRECCIÓN

responde por

El cumplimiento de objetivos, políticas y estrategias

orientadas a mantener una gestión administrativa,
humana, tecnológica, financiera y operativa.

se realiza por medio de

La Dirección Administrativa Los elementos de la Dirección Principios de la Dirección

consta de son se clasifican en

Grupo humano que Responsabilidad  Coordinación de Intereses

determina los objetivos,  Impersonalidad de mando
elabora planes y programas Entorno
y considera las metas por  Vía Jerárquica
alcanzar en el tiempo y Análisis del Personal  Resolución de conflictos
espacio adecuados.  Aprovechamiento del
conflicto

se canaliza a través de

La Comunicación

aprovechando

Autoridad Liderazgo Motivación

por

LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANO (GRH)

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 2 Semestre 4
Proceso administrativo

Logros

Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en

capacidad de:

 Definir la naturaleza de la Dirección y el liderazgo explicando los principios

básicos de Dirección.
 Definir la comunicación explicando sus principios básicos.
 Enumerar los diferentes estilos de liderazgo.
 Explicar el proceso de motivación.

La Dirección
La Dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del
administrador, ejercida con base en decisiones, ya sea tomadas direc-
tamente o delegando dicha autoridad. Igualmente responde por el
cumplimiento de objetivos, políticas y estrategias orientadas a mantener
una gestión administrativa, humana, tecnológica, financiera y operativa. La
dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se
deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

De esta forma, las organizaciones pueden ser miradas como entes

capaces de actuar por sí solos, esto es como sistemas autogobernados. Y
como todo sistema autogobernado presentan dentro de su estructura
interna distintos componentes u órganos con funciones muy específicas
entre las que sobresalen un sistema dirigente y un subsistema dirigido. Al
subsistema dirigente le corresponde desarrollar, por naturaleza, funciones
muy definidas. Al mismo tiempo establece determinadas relaciones con
los otros componentes del sistema que hacen parte de toda la
organización, particularmente, los que constituyen el subsistema dirigido y
de manera especial consigo mismo.

Desde una perspectiva general, la función Dirección puede definirse como

un proceso de adecuación del sistema (organización) con la ley general
que rige en el ambiente concreto.

Fascículo No. 7
Semestre 4 3 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá

en el que existen mayor número de discrepancias, aunque éstas sean
accidentales. Así, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuación,
otros ejecución. Terry define la actuación como “hacer que todos los
miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los
planes y la organización, hechos por el jefe administrativo”.

Por su parte, Koontz y O´Donnell adoptan el término dirección, definién-

dola como “la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados”.
Fayol define la dirección indirectamente al señalar: “una vez constituido el
grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección,
la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles
de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa”.

Desde el punto de vista administrativo la dirección es “la función ejecutiva

de guiar y supervisar a los subordinados. Su propósito principal es
enseñarles, darles información necesaria para sus labores, revisar los
trabajos y sus métodos y tomar la acción que permita la mejor realización”.
Es decir, un proceso que concilia los intereses particulares con los
objetivos sociales, a través de la relación estrecha entre las personas que
ejercen funciones de autoridad y mando con los demás integrantes de la
organización.

La función dirección ejercida en las organizaciones sociales se distingue

de la que se ejerce en otros sistemas porque busca de manera consciente
(voluntaria) la modificación de cualquiera de sus componentes; de sus
normas, de sus procesos, etc., en otras palabras, busca el cambio de
cualquier circunstancia limitante tanto en el medio ambiente como en la
estructura interna de la organización social, para suscitar una ampliación o
reducción de su capacidad hacedora.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 4 Semestre 4
Proceso administrativo

Así que, la dirección opera básicamente en tres sentidos:

 En la dirección de sistemas de máquinas, procesos tecnológicos y de

investigación científica que tienden a ampliar la capacidad de dominio
del hombre sobre la naturaleza.
 La dirección de colectividades humanas, enlazadas a través de
determinadas relaciones y que tienden a cumplir cierto objetivo.
 En la dirección de los procesos que se producen en los organismos
vivos, de los cuales se sirve el hombre para procurarse lo que necesita
para vivir o mantener el equilibrio entre la materia viva.

La Dirección Administrativa
La Dirección Administrativa es un proceso mediante el cual el grupo
humano realiza el esfuerzo de determinar objetivos, y, concomitante con
ellos, elabora planes, programas y considera las metas por alcanzar en el
tiempo y en el espacio. De esta manera, las personas que asumen el
papel de directivos, y quienes lo secundan, adquieren compromisos de
hacer o no un conjunto de tareas interrelacionadas que se constituyen en
medios para alcanzarlos.

En este marco, los objetivos son aspiraciones, puntos predeterminados

conocidos de antemano, hacia donde apuntan los esfuerzos del grupo
social, empeñados en alcanzarlos y los cuales deberán ser compartidos
por los diferentes miembros individuales. Así pues, la naturaleza de estos
objetivos es subjetiva, es decir, inicialmente sólo tienen una existencia
ideal, y sobre ellos se toman decisiones que son también subjetivas,
puesto que muchas de éstas se consideran en condiciones de incerti-
dumbre y tienen diferentes probabilidades de contribuir a lograrlos.

La naturaleza incierta de algunos objetivos desliga a las personas que

realizan las tareas directivas, y a los subordinados en la evaluación

Fascículo No. 7
Semestre 4 5 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

periódica de los resultados, en función de los objetivos que se pretenden

alcanzar, con miras a la identificación de las posibles desviaciones y a
ejecutar las correcciones que sean necesarias.

Al mismo tiempo, los resultados alcanzados son evaluados a la luz de los

intereses y aspiraciones de cada uno de los miembros de la organización
que están involucrados en conseguirlos, lo que exige integrarlos
emocionalmente para mantener la motivación y que no surja desconcierto,
cunda el pesimismo, afectando necesariamente la empresa.

Para alcanzar objetivos no solamente se requiere de un adecuado proceso

de elaboración de planes, desarrollo de programas, asignación de
responsabilidades, fijación de plazos y asignaciones de recursos, sino de
una permanente motivación. El directivo necesita conocer y entender a los
subordinados quienes, en su doble condición: deben ser personas con
sus propias necesidades e intereses y ser miembros de la organización
que participan con mayor o menor efectividad para alcanzar el éxito.

Figura 7.1
No importa qué tan bien realice su trabajo, un superior
buscará modificar los resultados.

Imagen tomada de:

[Link]/.../[Link]

Uno de los aspectos que todo Director o Administrador debe tener en

cuenta para dirigir y organizar a su personal de tal forma que trabaje en
forma sinérgica para el logro de los objetivos, es lograr un ambiente de
trabajo participativo y colaborativo en el que cada funcionario desarrolle
sentido de pertenencia hacia la empresa y sus acciones estén encami-
nadas al logro de los objetivos organizacionales.
Fascículo No. 7
Proceso administrativo 6 Semestre 4
Proceso administrativo

La anterior situación se conoce como trabajo en equipo y además de

facilitar el logro de objetivos, es un factor de motivación por cuanto permite
al personal sentirse acompañado y apoyado en sus labores. Esta forma
de trabajo tiene varias ventajas a saber:

Hace énfasis en las personas y no en las actividades

Contrarresta las debilidades de unos integrantes por medio de las fortalezas de otros

Las empresas dejan de depender de las personas como individuos

Genera actitud positiva en las personas y sentido de pertenencia

Aumenta la productividad, reduce errores, mejora la calidad

El director debe tener en cuenta ciertos aspectos para dirigir adecua-

damente el trabajo en equipo:

 Entender que el trabajo en el equipo se refiere a trabajar eficientemente

y productivamente con otras personas.
 Sensibilizar a su personal para aceptar las diferencias existentes entre
los miembros del equipo.
 Resolver los conflictos y sacar provecho de ellos en beneficio de todos.
 Coordinar las actividades de los empleados y lograr que estén en
sintonía, es decir, que todos conozcan y manejen la misma información
referente a sus labores, a la empresa y a sus clientes.
 Desarrollar una atmósfera de confianza con su grupo de empleados sin
perder el control sobre ellos.

Elementos de la Dirección
Una adecuada dirección requiere de tres elementos esenciales:

La responsabilidad. En el fascículo 4 se abordó el principio de autoridad,

en el cual identificó que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte; en ese sentido el director se responsabiliza por el

Fascículo No. 7
Semestre 4 7 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

cumplimiento de los objetivos de su área lo que implica dar cuenta del

desempeño y resultados de cada persona de su equipo de trabajo. Por
consiguiente, es relevante establecer pautas y directrices de comporta-
miento organizacional, las cuales surgen de las acciones del directivo y
servirán de modelo para los subalternos.

El Entorno. El ambiente que rodea el trabajo de las personas debe estar

caracterizado por situaciones agradables que los motiven para hacer su
mayor esfuerzo en el logro de los objetivos de la empresa; entonces el
directivo debe diseñar incentivos y estrategias de motivación garantizando
el cumplimiento de lo esperado. Un ambiente adecuado de trabajo debe
brindar las condiciones y recursos pertinentes para el desarrollo exitoso de
las actividades empresariales, de tal forma que cumpla con las
expectativas de los trabajadores y en consecuencia de la organización. El
ambiente propicio de trabajo tiene relación directa con la motivación.

Análisis de Personal: se mencionó anteriormente que el director es

responsable por el desempeño de sus subordinados, así pues, es im-
prescindible realizar evaluación y análisis de desempeños y comporta-
mientos. Este proceso inicia con la selección adecuada del personal.

7.1

1. ¿Cuál es la importancia de la dirección sobre los demás elementos

y/o funciones de la Administración?
2. Realice un cuadro sinóptico que dé cuenta de los elementos de la
dirección.
3. Explique en una página en qué consiste la Dirección Administrativa.
4. Consulte definiciones de la función de dirección y con los resultados
de su consulta construya una definición.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 8 Semestre 4
Proceso administrativo

Principios de la dirección
Para alcanzar una dirección adecuada y eficiente que permita que el grupo
y en general la organización alcance los planes propuestos, se debe
cumplir con los siguientes principios fundamentales en la función de
Dirección.

Principio de la coordinación de intereses

“El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar
los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la
búsqueda de aquél”.

La subordinación de las actividades de cada departamento, sección y

persona al fin general, no puede significar en forma alguna la supresión o
pérdida de los legítimos intereses de cada persona, ya que precisamente
es para lograr mejorar en éstos para lo que se consintió entrar a formar
parte de la empresa y subordinar su actividad a ella.

Por ello, comete un grave error quien ejerce el mando con la idea de que la
máxima eficiencia se obtiene sacrificando los intereses particulares o
individuales en aras del fin general, con lo cual sólo se conseguirá
disminuir la colaboración y la coordinación. El gran reto del administrador
radica en lograr que todos persigan el interés común, haciendo que vean
que de esa manera obtienen mejor sus fines particulares.

Principio de la impersonalidad del mando

“La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una
necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la
voluntad del que manda”.

Así como es natural la tendencia a mandar e imponer la voluntad propia

sobre los demás, es igualmente natural el rechazo a recibir la imposición

Fascículo No. 7
Semestre 4 9 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

de otros. Por ello, cuanto más se impersonalice la orden, presentándola

más bien como una exigencia que la situación concreta impone por igual a
quien manda para exigir y a quien obedece a cumplir, dicha orden será
mejor obedecida.

Principio de la vía jerárquica

Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente
establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante. Cuando
ocurre esto último se produce una lesión en el prestigio y la moral de los
jefes intermedios, pérdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto
de los subordinados y, sobre todo, se da lugar a la duplicidad del mando.

Figura 7.2
Si se le dan dos órdenes contradictorias, obedezca las dos.

Imagen tomada de:

[Link]/uc/in/[Link]

Cuando circunstancias especiales y extraordinarias exijan que un jefe

superior dé órdenes directamente sin pasarlas a través de los jefes
intermedios, debe explicarse la razón de haber tomado esa medida
excepcional y notificarla inmediatamente a los jefes intermedios para que
la tomen en cuenta y se evite la duplicidad de mando. De esta manera, al
presentarse la situación de requerir romper la vía jerárquica, deben
reunirse las siguientes circunstancias:

 Que realmente la orden sea tan importante que amerite romper los
canales establecidos.
 Que ocurra en forma excepcional y extraordinaria; de lo contrario, si el
salto de los jefes intermedios estuviera dándose constantemente, en

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 10 Semestre 4
Proceso administrativo

realidad ello significaría que los jefes inferiores son innecesarios o que
se les considera no preparados para su puesto.
 Que de preferencia la orden se dé en presencia de éstos y explicando lo
excepcional y trascendental de la orden, lo que justificará el rom-
pimiento de la vía jerárquica.

Principio de la resolución de conflictos

Los conflictos que aparezcan deben resolverse lo más pronto posible y de
modo que, sin lesionar la disciplina, produzca el menor disgusto a las
partes.

Es mejor resolver los conflictos con prontitud, aún cuando la solución no

siempre satisfaga a todos; es mejor este daño que la incertidumbre y per-
manencia del conflicto. Así pues, es contrario a la eficiencia administrativa
dejar que los problemas se resuelvan por sí solos con el transcurso del
tiempo.

Principio del aprovechamiento del conflicto

Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.
Mary Parker Follet divide la forma de resolver los conflictos en tres:

Por dominación: cuando una de las partes en conflicto obtiene todo lo

que deseaba, con base en la pérdida correspondiente de la otra de sus
pretensiones.
Por compromiso o conciliación: cuando ambas partes solucionan su
conflicto cediendo cada una, parte de sus pretensiones.
Por integración o coordinación: cuando ambas partes logran realizar de
manera íntegra sus pretensiones, aparentemente antagónicas o irreduc-
tibles, con base en un replanteamiento del problema el cual permita ver
que la aparente disyuntiva no es completa, sino que hay más posibili-
dades.

Fascículo No. 7
Semestre 4 11 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

7.2

1. Represente en un cuadro sinóptico los principios fundamentales de

la dirección.
2. Explique brevemente la importancia del principio de la impersonali-
dad de mando.
3. Exprese mediante un ejemplo la importancia del principio de la vía
jerárquica.

En el mundo empresarial la comunicación es parte fundamental, puesto

que no hay en la empresa ninguna otra actividad de carácter trasversal.
Igualmente, la comunicación influye en el buen funcionamiento y desarrollo
de las organizaciones, ya que a través de ella los directivos pueden
canalizar los objetivos de una organización. En este orden de ideas, a
continuación se abordará la comunicación.

La comunicación
La comunicación es un proceso basado en la interacción mediante el cual
los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos por otros.
Para que exista comunicación debe existir un emisor, un receptor, un
mensaje y un canal a través del cual se enviará el mensaje. Si alguno de
estos elementos falla, se dice que se ha producido una interferencia y no
podrá establecerse la comunicación.

Proceso de la comunicación
Antes de que se lleve a cabo la comunicación, debe existir un propósito
expresado como mensaje a transferir. Este pasa entre una fuente (emisor)
y un receptor. El mensaje se convierte en forma simbólica (denominada
codificación) y pasa a través de algún medio (canal) hacia el receptor,
quien vuelve a traducir el mensaje del emisor (denominado esto deco-
dificación). El resultado es la transferencia de la significación de una
persona a otra.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 12 Semestre 4
Proceso administrativo

La figura 7.3 representa el proceso de comunicación. Este modelo consta

de 7 etapas:

(1) La fuente de comunicación, es decir el mismo emisor.

(2) El mensaje, que es un propósito a transmitir.
(3) La codificación, que es la conversión en símbolos.
(4) El canal, o sea el medio por el cual viaja un mensaje.
(5) La decodificación, que es volver a traducir el mensaje del emisor.
(6) El receptor, persona o personas quienes reciben el mensaje.
(7) La retroalimentación, que es el hacer saber al emisor que el mensaje
fue comprendido.
RUIDO RUIDO

Mensaje Mensaje Mensaje

FUENTE CODIFICACIÓN DECODIFICACIÓN RECEPTOR

RETROALIMENTACION Mensaje

RUIDO RUIDO
Figura 7.3
Proceso de comunicación.

Todo este proceso es susceptible al ruido, es decir, los disturbios y otros

factores que interfieren. En este sentido, se denomina ruido a cualquier
perturbación experimentada por la señal en el proceso de comunicación, o
sea, a cualquier factor que dificulte o impida el adecuado funciona-miento
de sus elementos.

De conformidad con el proceso planteado en la figura 7.3, los sistemas de

comunicación se pueden clasificar así:

Por razón de los canales que sigue y de su contenido, la comunicación

se divide en formal e informal. La primera lleva un contenido deseado u
ordenado por la empresa a través de los canales señalados por ésta. La

Fascículo No. 7
Semestre 4 13 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

informal, por el contrario, no se refiere a las cosas que la empresa desea

comunicar ni sigue los canales fijados.

Por razón del receptor: puede ser individual o genérica, según vaya
dirigida a una persona concreta o a un grupo en general.

Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta, puede

ser imperativa, exhortativa o informativa. La primera exige una respuesta
precisa: una acción, una omisión, un cambio de actividad. La segunda
sugiere y espera alguna acción, sin imponerla obligatoriamente. La tercera
simplemente comunica algo, sin señalar en concreto nada que se espere,
al menos en un plazo inmediato.

Por razón de su forma puede ser oral, escrita o gráfica.

Por su sentido puede ser vertical u horizontal, dependiendo de si se
realiza dentro de una línea de mando o entre varias líneas. La primera se
divide en descendente o ascendente.

La comunicación vertical descendente está formada por:

 Políticas
 Reglas
 Instrucciones
 Órdenes
 Informaciones

La comunicación vertical ascendente puede comprender:

 Reportes
 Informes
 Sugerencias
 Quejas
 Entrevistas
 Respuestas a encuestas de actitud, etc.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 14 Semestre 4
Proceso administrativo

La comunicación horizontal comprende:

 Juntas
 Comités
 Consejos
 Mesas redondas
 Asambleas, paneles, seminarios, etc.

7.3

1. Explique la importancia de la comunicación en el Proceso Adminis-

trativo.
2. Consulte cuáles son las principales barreras de la comunicación.
3. Describa brevemente la importancia y las limitaciones de cada tipo
de comunicación. Dé dos ejemplos de cada tipo de comunicación
implementada en una empresa de su región.

La Autoridad y el Liderazgo
Algunos definen la autoridad como “la facultad o derecho de mandar y la
obligación correlativa de ser obedecido por otros”. De hecho, quien decide
es el que tiene la autoridad; el criterio práctico para saber en quien radica
la autoridad es conocer quien toma las decisiones que son obedecidas,
aunque quien las tomó no ejerza autoridad.

En consecuencia, el mando es el ejercicio por la autoridad respecto a cada

función determinada; puede decirse que es la autoridad puesta en acto.
Así surge el problema de cuál es el origen de la autoridad de la empresa.
Suelen mencionarse tres:

 El convenio
 La propiedad de los bienes productivos
 El régimen económico - social imperante.

Parece evidente que el origen inmediato de la autoridad debe buscarse en

el convenio, ya que si no existe un contrato de trabajo o de sociedad (en la
administración privada) no se explica cómo una persona adquiere

Fascículo No. 7
Semestre 4 15 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

autoridad sobre los demás. Sin embargo, prevalece el problema de

determinar por qué en la empresa actual es el empresario social -
capitalista quien ejerce la autoridad, y eso tiene que fundarse en el hecho
de ser él quien tiene el derecho de propiedad de la misma, evidentemente
con base en el sistema económico que reglamenta los contratos de trabajo
y sociedad.

Tipos de autoridad
En materia de autoridad es importante tener presente la forma como
tradicionalmente se le clasifica en la empresa.

1. Autoridad Jurídica
Es otorgada a los individuos por la empresa con el objeto de que
puedan contar con el poder suficiente para exigir el cumplimiento de
tareas. Se clasifican a su vez en:

a. Autoridad formal:
Es ejercida por el jefe sobre los subordinados creando una cadena
desde la cúspide hasta el último nivel de la empresa. Cualquier
alteración en ella hace nulo el ejercicio de poder. Desde la autoridad
formal se distinguen tres tipos a saber: autoridad funcional, autoridad
en línea y autoridad de staff.
b. Autoridad operativa:
Es la facultad para decidir sobre las acciones propias, por ejemplo: la
autoridad del jefe de personal para diseñar el mecanismo de
contratación, o la decisión del jefe de compras para adquirir un
proveedor. Conviene anotar que este tipo de autoridad se ejerce
sobre los actos y no sobre las personas. (Ver fascículo 5)

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 16 Semestre 4
Proceso administrativo

2. Autoridad Moral
La otorgan los conocimientos, la experiencia, el prestigio, etc. Se
impone por convencimiento y se puede dividir en:

a. Técnica:
Es aquella que se tiene en razón de la experiencia, el prestigio y la
capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que
una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del
profesional, del técnico o del experto, cuyas opiniones se admiten
por reconocerles capacidad y pericia. Es la que fundamentalmente
sostiene a los jefes staff.
b. Personal:
La que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades
morales, sociales, psicológicas, etc., que las hace adquirir un
ascendiente indiscutible sobre los demás, aún sin haber recibido
autoridad formal alguna. Prácticamente se identifica con el
liderazgo.
Funcional
Formal Lineal
JURÍDICA
Staff
(Se impone por
Obligación) Operativa
AUTORIDAD

Técnica
MORAL
(Se impone por
Convencimiento) Personal
Figura 7.4
Tipos de autoridad.

Los elementos del mando

El poder de mandar necesariamente incluye tres elementos:

Fascículo No. 7
Semestre 4 17 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

1) Determinar lo que debe hacerse

2) Establecer cómo debe hacerse
3) Vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores llaman a estas tres funciones: directiva a la primera,

propiamente administrativa o ejecutiva a la segunda y supervisora a la
tercera.

Formas de mando
Se distinguen dos formas básicas para ejercer el mando:

Órdenes: consiste en el ejercicio de la autoridad por el que un superior

transmite a un inferior, subordinado a él, la indicación de que una situación
particular y concreta debe ser modificada, o que es necesario dejar de
realizar una acción.

Los elementos básicos de la orden según Pigors son: emisión, ejecución y

verificación. A estos deben añadirse como corriente derivada que refuerza
la orden, otros tres: recomendación del subordinado, reporte y reacción
humana. Estos seis elementos que unen al jefe, al subordinado y a la
situación modificada se esquematizan en la figura 7.5.
S J. Jefe
S. Subordinado
s. Situación que se modifica
JS. Emisión de la orden
Ss. Ejecución de la orden
sJ. Informe o reporte de su cumplimiento
Js. Revisión del jefe
sS. Recomendación del empleado
SJ. Reacción humana

J s
Figura 7.5
Diagrama de elementos básicos de la orden.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 18 Semestre 4
Proceso administrativo

Instrucciones: la instrucción difiere de la orden por cuanto no se refiere a

una situación particular y concreta, sino a la norma o procedimiento que ha
de aplicarse en una serie de casos idénticos o similares presentados en
forma repetida.

Liderazgo

Figura 7.6
Liderazgo.

Imagen tomada de:

[Link]
[Link]

La palabra líder proviene del inglés to lead, que significa guiar, ir por
delante. El liderazgo no se confunde con el mando del jefe, pero tiene
fuerza y consistencia psicológica tan fuertes que quien no es el jefe pero
es líder, ejerce mucha mayor influencia en un grupo humano; por otra
parte, cuando un jefe es líder tiene garantizada la obediencia a las órdenes
que emite.

“Pienso, luego existo” decía Descartes, pero el hombre como ser pensante
no existe fuera de la sociedad. Nuestra psiquis ha sido formada por el
medio, en la vida privada, en la familia, en el salón de clase, en el grupo
deportivo, en el grupo de trabajo del taller, sección o empresa.

Una necesidad innata de todo ser humano es la pertenencia a un grupo, el

hecho de sentirse necesario a otros. A muchos seres humanos les dis-
gusta estar solos y poco soportan estar incomunicados durante períodos
prolongados. Sin embargo, dentro de los pequeños grupos no todos se
comportan de la misma manera; algunos se muestran pasivos, esperan

Fascículo No. 7
Semestre 4 19 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

que otros tomen la iniciativa; aquellos son los dirigidos; en cambio otros,
muy pocos, siempre quieren ir adelante, toman la iniciativa, influyen en la
voluntad de los demás, estos son los líderes.

El liderazgo es un proceso de influencia. El líder puede persuadir a sus

subordinados a completar un curso de acción determinado. Pero, qué
objetivo persigue el líder, qué es lo que interesa a una persona que asume
funciones de liderazgo. Los intereses comunes o sólo la afirmación de su
personalidad, el logro de los objetivos de un grupo o únicamente sus
aspiraciones personales y egoístas. Cabe resaltar que la conducta, el
carácter y la personalidad de un individuo se forman desde edad muy
temprana. En el fondo de su subconsciente guarda, de acuerdo con Freud,
aquellas causas y motivos que lo impulsan a actuar de determinada ma-
nera. Así pues, los rasgos del líder pueden observarse desde la infancia.

Estilos de liderazgo
Los expertos en dinámica de grupos identifican básicamente dos tipos de
líderes: el práctico y el emocional. El práctico se caracteriza por su enorme
fuerza de voluntad la cual le permite orientarse hacia un objetivo señalado;
le son más afines su capacidad de trabajo y conocimientos relacionados
con la tarea.

El emocional se destaca fundamentalmente por su habilidad para

entender a los demás, facilita los contactos entre las personas, permite
resolver conflictos y, acompañado de un gran sentido del humor, contri-
buye a reducir las tensiones.

Las características de un líder según Kast, son las siguientes:

 Inteligencia práctica: se trata de la capacidad de captar las situaciones
y encontrar los medios para resolverlas. Debe ser superior a la de los
miembros del grupo que lo rodean.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 20 Semestre 4
Proceso administrativo

 Madurez social: la posee aquella persona a la que ni la derrota lo anula

ni el triunfo lo excita para complacerse en él.
 Motivación interna: el líder actúa no por influencia de los fenómenos
exteriores en forma principal, sino por su propia tensión interna. Al
lograr algo, su nivel de desear el triunfo se hace todavía mayor; no es
complaciente con lo que logra.
 Actitud de relaciones humanas: el líder sabe tratar a cada cual como
lo necesita; no da un trato igual a todos en lo accidental.

En las características anteriores se ha hecho notar que la capacidad del

líder depende de la relación entre estas cualidades y las que posea el
grupo, debiendo ser las del líder superiores a las de aquél; esto explica por
qué quienes son líderes de un grupo pueden no serlo en otro.

Básicamente se pueden identificar cuatro estilos de liderazgo: autocrático,

democrático, liberal o permisivo cuyas principales características se re-
sumen en la tabla 7.1 y el paternalista identificado en rasgos generales con
el autocrático, pero que justifica su desconfianza en el grupo y sus
miembros con la frecuente frase “esto lo hago por el beneficio de ustedes”.

AUTOCRÁTICO DEMOCRÁTICO PERMISIVO

A) Todas las políticas son A) Toda política es materia de A) Deja en completa libertad a
determinadas por el líder. discusión y decisión en el grupo los miembros del grupo para
tomar decisiones.
B) Las técnicas y las B) El líder sugiere las alternativas B) El líder proporciona los
actividades son dictadas por y las actividades por seguir las elementos materiales y
el líder. cuales son sometidas a la suministra alguna información si
discusión del grupo. le es solicitada.
C) El líder determina las C) Los miembros son libres para C) El líder se excluye de
tareas individuales y el escoger con quién trabajan; la participar totalmente en
compañero de trabajo de división de las tareas quedan a cualquier actividad.
cada uno. cargo del grupo.

Fascículo No. 7
Semestre 4 21 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

D) El líder de manera D) El líder trata de manera D) Hace comentarios casuales

personal elogia o desaprueba objetiva de elogiar o desaprobar sobre las actividades de los
el grupo de trabajo y tiende a las tareas y tiende a ser un miembros del grupo. No intenta
permanecer alejado de él. miembro más del grupo. regular las actividades del grupo.
Tabla 7.1
Comparativo sobre estilos de liderazgo.

7.4

1. A través de un ejemplo explique la diferencia entre los tipos de

autoridad.
2. Explique a través de un esquema la relación existente entre los tipos
de autoridad y los elementos de mando.
3. Exprese qué es el liderazgo y por qué es importante en el nivel
empresarial.
4. Mediante un ejemplo describa la importancia del estilo de liderazgo
democrático.

La motivación
La administración es una ciencia objetiva, subjetivo - concreta, es decir, es
un conjunto de conocimientos sistematizados cuyo punto de partida son
las necesidades del ser humano y su relación con el medio ambiente en el
que se desenvuelve.

Detrás de todo acto humano, es decir, detrás de cualquier conducta, hay

siempre un motivo, una causa que mueve al individuo hacia la conse-
cución de un objetivo determinado. Esa causa es lo que se conoce con el
nombre de necesidad. Una necesidad es la carencia de algo en el organis-
mo. Cuando la tenemos sentimos el impulso de reducirla y buscamos en el
ambiente el objeto apropiado para hacerlo. Al alcanzarlo decimos que
hemos satisfecho la necesidad.

El comportamiento de los seres vivos está regido por la satisfacción de

necesidades. Puede decirse que el ser humano es, entonces, un ser
cotidianamente necesitado. Para sobrevivir como individuos biológicos
necesitamos el oxigeno, el alimento, el agua, el reposo. Para sobrevivir

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 22 Semestre 4
Proceso administrativo

como especie necesitamos reproducirnos. Estas son necesidades que el

hombre comparte con los animales dado que él, desde el punto de vista
estrictamente biológico, es uno de ellos.

Pero el hombre posee una naturaleza que lo distingue de los demás seres
de la escala animal. Esa naturaleza hace que tenga también necesidades
exclusivamente humanas; aún cuando están vinculadas originalmente con
las fisiológicas son capaces de regir por sí mismas el comportamiento
humano. Estas necesidades de segundo orden, para llamarlas de alguna
manera, son mucho más complejas que las otras y los objetos que las
satisfacen no siempre son concretos ni fáciles de definir. Son las necesi-
dades de seguridad, de afecto, de pertenencia, de asociación, de pres-
tigio, autonomía, reconocimiento, autorrealización, creatividad y conoci-
miento.

El destacado profesor del MIT, Douglas Mcgregor, en su libro El lado

humano de la empresa, consideró que existen un conjunto de ideas
preconcebidas de corte negativo acerca de la conducta de los hombres en
el trabajo, por ejemplo:

“Al común de la gente no le gusta trabajar, carece de iniciativa, hay

que estarles diciendo qué tienen que hacer, son incapaces de
fijarse metas, hay que controlarlos compulsivamente para que
hagan lo que se les dijo, son irresponsables, sólo se motivan por
dinero, quieren siempre la comodidad sin hacer nada, etc”.

Esta era más o menos la opinión de los autores caracterizados dentro de la

escuela Clásica de la Administración. A estos puntos de vista McGregor
los identificó como la “Teoría X”.

Contrapuesta a las anteriores está la “Teoría Y” la cual presenta otros

conceptos más científicos y optimistas y se expresan así:

Fascículo No. 7
Semestre 4 23 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

“El esfuerzo intelectual y físico es natural; el hombre, bajo ciertas

condiciones, es capaz de autogobernarse en la consecución de
objetivos por los cuales es responsable; el sentido de la
responsabilidad se adquiere, la mayoría de las personas tienen
imaginación y creatividad, el trabajador puede autocontrolarse,
etc.”

Consecuencialmente con las creencias del dirigente respecto a la

conducta humana frente al trabajo, si se identifica con las de la “Teoría X”
el estilo administrativo que asume es de tipo autoritario. Si por el contrario,
el dirigente se identifica con la “Teoría Y”, su estilo tendería a ser más
participativo.

Otros autores, como Abraham Maslow, realizaron estudios semejantes

entre sí con relación a los factores de motivación que inducen a los hom-
bres a trabajar. Y clasificó las necesidades humanas en la denominada
“jerarquía de las necesidades” que forman una pirámide, y cuya enume-
ración va de la base al vértice de dicho triángulo. Como se observa en la
figura 7.7 y que están clasificadas así:

1. Fisiológicas: comer, dormir, respirar, tener un hogar, etc.

2. Seguridad: protegerse contra el peligro, cuidar la salud, asegurar la
satisfacción de las necesidades fisiológicas.
3. De pertenencia o de afecto: tener vínculos sentimentales, recibir y otor-
gar cariño.
4. De estimación o aprecio: ser valorado por los demás, sentirse indepen-
diente y capaz, ser competente, ser reconocido, etc.
5. De autorrealización: actualizar las propias potencialidades (llegar a ser
lo que se es capaz de ser). Innovar, crear.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 24 Semestre 4
Proceso administrativo

Figura 7.7
Jerarquía de las necesidades.

Maslow señala que mientras no se tengan, al menos substancialmente

satisfechas las necesidades inferiores, no puede pensarse en satisfacer las
superiores. Por supuesto, no se necesita que estén totalmente satisfechas
las necesidades para aspirar a las siguientes, sino que estén razonable-
mente cubiertas las inferiores. Maslow señala un principio fundamental:
toda necesidad satisfecha deja de ser motivante.

La motivación es un gran apoyo para la autoridad y puede servirse de ésta

para lograr que los actos que requieren el bien común de la organización
sean llevados a cabo en la mejor forma, pero no puede usarse en forma
indiscriminada el mismo motivo para todos los subordinados, ya que lo
que para una persona puede ser motivante para otra no.

La motivación es sólo una ayuda, aunque poderosísima de la autoridad,

pero no la suprime ni la sustituye.

El director para motivar a su equipo de trabajo debe tener en cuenta:

 Conocer los objetivos de la empresa

 Los objetivos de las personas
 Engranar las actividades del personal con los objetivos de la compañía
 Escuchar y respetar los intereses individuales de cada empleado
 Analizar los aspectos que motiven y estimulen al personal.

Fascículo No. 7
Semestre 4 25 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

Los incentivos son factores que motivan al personal porque ayudan a

satisfacer necesidades individuales, lo cual repercute en el aumento de su
productividad.

7.5

1. Si usted aceptara los supuestos de la Teoría Y ¿Cómo motivaría a

sus empleados?
2. Consulte y explique la Teoría de expectativas y la Teoría de la
igualdad.

Conforme grupos de tres estudiantes y realice la lectura del siguiente caso de

estudio, con base en ella desarrolle las preguntas que se plantean al final.

Caso de estudio
El nuevo Director General de la empresa ingresó a la misma hace casi 20 años
como mensajero; poco a poco, y gracias a su constante empeño y superación,
obtuvo diversos ascensos en la corporación y llegó a tener estudios de
Licenciatura y Maestría.

Durante su trayectoria colaboró en diversas áreas de la empresa, catalogándolo

siempre sus jefes como “un magnifico subordinado” y como “una persona
responsable y colaboradora”. En los diferentes puestos que ocupó tuvo cada vez
más personas dependiendo de él, y se incrementaba su autoridad y capacidad
de decisión.

Actualmente, su nuevo puesto lo sitúa al frente de toda la empresa y por lo tanto

lo responsabiliza de ella también. Considera oportuno marcar los lineamientos
para que con base en ellos se haga lo propio en los niveles inferiores al suyo. El
día de su nombramiento no asistió el hijo del anterior Director General, pues él
esperaba ocupar el puesto que había quedado vacante, por lo que rechazó la
decisión de los miembros del Consejo.

Preguntas:
1. ¿Cómo se debería aplicar la afirmación: “Se dirige para coordinar” a la
situación descrita en el caso?
2. Desarrolle las fases o etapas de la dirección como si fuera a ocupar el puesto
referido.
3. ¿De qué factores dependerá la elección del medio para resolver el conflicto
que se presenta con el hijo del anterior Director y dueño de la Organización?
4. ¿Qué estilo de liderazgo debería tener el nuevo Director General?

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 26 Semestre 4
Proceso administrativo

La dirección de una empresa se relaciona con el factor humano interno y

externo a ella. Existen diferentes estilos que regulan estas relaciones. No
se puede decir que un estilo sea bueno o malo.

Por esto se ha aclarado en este fascículo el concepto de la función

directiva, proceso mediante el cual un grupo humano realiza un esfuerzo
para determinar objetivos, elaborar planes, programas, procedimientos y
asignar responsabilidades, en consideración con las metas por alcanzar en
determinadas coordenadas de tiempo y lugar.

También se analizó en qué consiste el liderazgo como expresión de la

división funcional del trabajo en las organizaciones sociales, se identifica-
ron los estilos más sobresalientes del liderazgo. Finalmente, se presentó la
teoría de la motivación buscando las diferentes causas que inducen a los
individuos a trabajar.

CHIAVENATO, Idalberto. Administración. Proceso Administrativo. Ed. Mc

Graw Hill.
RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la Administración con
enfoques de sistemas. Ed. Thomson.
BATEMAN, Thomas. Administración. Una ventaja competitiva. ED. Mc Graw
- Hill.
LERNER, Joel J. Introducción a la administración y organización de
empresas, México. Mc Graw-Hill, Primera Edición, 1984.
KOONTZ, Harol; WEIHRICH, Heinz. Administración, una perspectiva global.
México. McGraw-Hill, Décimo Primera Edición, 1998.

Fascículo No. 7
Semestre 4 27 Proceso administrativo
 Proceso administrativo

ROBBINS, Stephen P. Administración y teoría práctica. México. P.H.H.

Prentice - Hall Hispano Americana S.A., Cuarta Edición, 1994.

En la ciencia administrativa es comúnmente aceptado que el control

consiste en evaluar y corregir el desempeño de las actividades, de
conformidad con el plan previsto, esto se analizará en el fascículo octavo.

Fascículo No. 7
Proceso administrativo 28 Semestre 4
Proceso administrativo

Seguimientoal autoaprendizaje

Proceso administrativo - Fascículo No. 7

Nombre_______________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad___________________________________Semestre: _______________

Preguntas abiertas

1. Consulte qué estilo de liderazgo debe aplicar un jefe de área con su equipo.
2. En su entorno laboral pregunte y discuta con sus conocidos cuál es el tipo de
incentivo que ejerce mayo motivación para la realización de la funciones.
3. ¿Por qué cree que la comunicación es un elemento esencial para desarrollar
una eficiente dirección?
4. En la empresa en que labora o en una empresa de su región identifique
cuáles son las barreras que se presentan en la comunicación.
5. Consulte la diferencia entre un líder y un gestor.
6. Describa los métodos más populares de comunicación utilizado por las
personas en las organizaciones.

Preguntas de selección múltiple con única respuesta. Marque con una (X) o
encierre en un círculo la respuesta correcta.

9. Teniendo en cuenta el proceso de la comunicación, de la siguiente lista

seleccione una de las etapas de este proceso:

a. La fuente del emisor.

b. El propósito que se va a transmitir.
c. La conversión en símbolos.
d. El medio por el cual viaja un mensaje.
e. La decodificación, que es volver a traducir el mensaje del emisor.

10. De la siguiente lista seleccione ¿cual no es un elemento del proceso de

dirección?

a. Responsabilidad
b. El entorno
c. Análisis de personal
d. Calidad de la comunicación

Fascículo No. 7
Semestre 4 29 Proceso administrativo