PROLOGO

World BASC Organization, Inc, es una es una entidad sin ánimo de lucro liderada por el sector empresarial y apoyada por
Aduanas y Organismos Internacionales, cuya misión es facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el
establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística del
comercio internacional. Uno de sus principales objetivos y responsabilidades es la normalización y estandarización en
Control y Seguridad, aplicable a la cadena logística del comercio internacional, que contribuyan a la facilitación y
agilización del comercio. La Norma BASC, permite que el sistema de Gestión sea aplicable a las organizaciones que hoy
día participan en actividades de comercio internacional, buscando demostrar conformidad con todos y cada uno de los
requisitos que se determinan tanto en la norma como en los Estándares BASC y en otro tipo de programas de Seguridad que
hoy día han sido establecidos por diferentes entidades. Esta norma constituye un marco general para la implementación del
Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, con la cual las organizaciones utilizando una metodología de procesos,
planearan, implementaran, verificaran y tomaran las acciones necesarias en procura de mejorar su Sistema de Gestión en
Control y Seguridad de una manera eficaz.

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL El alcance del Sistema de Gestión Integral de TDM Transportes
S.A. Con base en las reglamentaciones vigentes es: Servicio de transporte de carga por carretera a nivel nacional y de los
países de la Comunidad Andina, con equipo propio y de terceros, con oficinas en las ciudades de Itagüí, la cual se nombrara
en los documentos del sistema como oficina de Medellín, Cartagena, Bogotá, Cali y Buenaventura.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL La estructura del Sistema de Gestión Integral se adapta a
los procesos de la empresa y teniendo en cuenta las normas de referencia NTC ISO 9001/2008, Norma BASC V3/2008,
Norma SGRI V2/2007, Norma EFR 1000, Legislación Colombiana en Salud Ocupacional y Medio Ambiente (HSE) y su
enfoque basado en procesos.

POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN TDM Transportes S.A. es una empresa de servicio dedicada al transporte de
carga a nivel nacional y de los países del grupo andino comprometida a mejorar continuamente la prestación de su servicio,
asegurando una optima calidad, mediante el desarrollo y bienestar de su talento humano, optimizando sus procesos y
recursos para obtener mayor satisfacción de sus clientes, contratistas y comunidades incrementando participación en el
mercado y rentabilidad. Para lo cual a través de la Responsabilidad Integral se desarrollan e implementan procedimientos
que ayudan a mantener estándares de promoción y prevención de los riesgos y la salud de los trabajadores, la protección del
medio ambiente y la seguridad física que disminuyen el riesgo frente a actividades ilícitas, garantizando el conocimiento de
estos por el personal involucrado en los procesos mediante su difusión y compromiso con los mismos.

OBJETIVOS
1. Incrementar EBITDA
2. Minimizar reclamaciones
3. Lograr cumplimiento en entregas
4. Aumentar la eficiencia en todos sus procesos
5. Aumentar satisfacción del cliente
6. Consolidar la flota
7. Desarrollar competencias del personal
8. Innovar los productos
9. Minimizar la accidentalidad y sus impactos
10. Aumentar Rentabilidad
 MANUAL DE GESTIÓN, CONTROL Y SEGURIDAD BASC
1. ALCANCE. Es de aplicación del Control y la Seguridad BASC en los procesos que se ejecutan en TDM Transportes
S.A. para la prestación del servicio.
2. OBJETIVO. Definir los lineamientos generales para la aplicación de los controles de seguridad para las instalaciones
físicas como para las cargas que transporta TDM Transportes S.A.
3. SISTEMA DE SEGURIDAD TDM Transportes S.A. establece las medidas necesarias para disminuir los riesgos y
amenazas de las instalaciones físicas y la prestación del servicio para lo cual: Se ha definido un responsable de la seguridad
de las instalaciones y de los cargamentos que moviliza la empresa. Se define y actualiza la evaluación de riesgos en la cual
se identifican peligros, y amenazas, teniendo en cuente la frecuencia y los impactos que pueden afectar la continuidad del
negocio como la seguridad de TDM Transportes S.A. Se tienen definidos los parámetros de seguridad en los cuales se
contemplan el manejo de los parqueaderos, el control de acceso, la identificación de las áreas críticas con los controles
necesarios que busquen la disminución de los riesgos identificados. Se realizan inspecciones periódicas de las instalaciones
físicas, vehículos en las cuales se deja registrado el estado de los ítems de calificación definidos por la empresa en sus
formatos, algunos de estos son: las barreras perimétricas, alumbrado, portería, control de acceso tanto de personas como de
vehículos y sus vulnerabilidades, dispositivos de los vehículos, entre otros. Se toman acciones correctivas y de mejora que
buscan disminuir las vulnerabilidades identificadas en las inspecciones perimétricas de las instalaciones y los vehículos.
4. LOGISTICA DE RECIBO Y DESPACHO DE LA CARGA. Para garantizar un buen control de seguridad en la
prestación del servicio en lo que recepción y entrega de la carga se refiere TDM Transportes S.A: Dispone de documentos
que describen la forma como se reciben tanto los contenedores vacíos como la carga de importación. Se tienen definidos los
procesos que se deben ejecutar con sus características (Caracterización, procedimientos, especificaciones del cliente,
requisitos de seguridad, etc.). Se capacita y entrena adecuadamente al personal para la ejecución de las labores. Se tiene
información de las cargas movilizadas por los diferentes vehículos identificando cliente, destino, cantidad, peso,
destinatarios, contenedores cuando aplica. Se realiza monitoreo a los vehículos para conocer su ubicación y
desplazamientos con las cargas asignadas.
5. CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE EMPAQUE En TDM Transportes S.A. no se realizan
actividades de preparación, embalaje y empaque de mercancías de exportación por lo que no requiere de materias primas ni
material de empaque.
6. ALIANZAS ESTRATEGICAS DE SEGURIDAD. TDM Transportes pensando en contar con la capacidad y el apoyo
necesario para atender una posible amenaza a sus instalaciones o cargamentos que moviliza tiene contacto con las diferentes
autoridades así: Forma parte activa de diferentes frentes de seguridad a los cuales se recurre en casos de hurto, novedades en
ruta o retraso de vehículos. Cuenta con canales de comunicación que permiten contactar con facilidad con la policía de
Antioquia, la SIJIN, la DIJIN y la policía local. Se cuenta con alianza con la policía de Itagüí con los cuales existe
comunicación permanente por medio de Avantel.

7. REPORTE DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES SOSPECHOSAS. Se tiene definido el procedimiento a seguir

cuando se detecten actividades u operaciones sospechosas relacionadas con cargas que moviliza la empresa.
8. DOCUMENTACION. CP.02 Evaluación de proveedores. CP.03 Evaluación de Transportistas y Acompañantes. PS.01
Programación del Transporte PS.03 Acompañamiento vehicular. DE.01 Documentos del proceso de transporte. EN.01
Inspección en recepción, transporte y entrega. AR.01 Plan de Emergencias y Contingencia. SS.01 Seguimiento y Control
del Servicio. MA.01 Control de no conformidades. AR.02 Sistema de Seguridad. AR.03 Control de sellos. Matriz de
Riesgos

PROGRAMACIÓN DEL TRANSPORTE

1. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las actividades que se presentan en la programación del transporte,
desde el compromiso de la empresa para realizar el servicio del transporte hasta la elección del vehículo en el cual se va a
prestar el servicio y así dar cumplimiento a las solicitudes de los clientes, con la mayor eficiencia.
2. OBJETIVO Describir las actividades a desarrollar en la programación del transporte, para asegurar que la prestación del
servicio se realiza bajo los parámetros y políticas de cumplimiento y eficiencia de TDM Transportes S.A. y de acuerdo a lo
requerido por el cliente.
3. DOCUMENTACION APLICABLE CO.01 Requisitos del servicio CP.02 Evaluación de transportistas y acompañantes
PS.02 Instrucciones para el manejo de DTA PS.03 Acompañamiento vehicular PS.04 Conformación de caravanas MA.01
Control de no conformidades Legislación vigente en transporte de carga.
4. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de: Los líderes de oficinas, con los Despachadores, la programación de las solicitudes que se realicen en
sus sedes.
EL Despachador de la oficina principal, además de la programación de los vehículos de terceros, mantener actualizado el
listado de vehículos en turno, para despacharlos hacia otras sedes de acuerdo a las necesidades manifestadas.
El Jefe de Trafico y Equipo, coordinar las necesidades de mantenimiento del equipo propio y de administración directa,
poniéndolo a disposición de quienes programan saliendo de Medellín una vez realizadas las operaciones de mantenimiento.
5. DEFINICIONES Combo: Vehículos pertenecientes al grupo de transportistas que cargan en forma permanente y
exclusiva para TDM Transportes S.A
6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Una vez llegan las solicitudes de servicio del cliente al personal del SIC (Servicio
Integral al Cliente), Líderes de Oficina o se entregan documentos en puerto por parte de Agentes Aduanal a TDM
Transportes S.A, se inicia el proceso de programación del servicio de transporte, teniendo en cuenta: A. El tipo de vehículo
necesario de acuerdo al peso de la carga, su embalaje, su tamaño, condiciones del lugar de cargue o descargue, etc. B.
Condiciones del vehículo: Estado mecánico, Estado de las llantas, Modelo (ciertos clientes exigen modelos recientes),
Instalación de GPS (ciertos clientes exigen GPS), Instalación de teléfono celular. C. Condiciones del tráiler: Capacidad de
cargue, Estado de llantas, Estado de la carrocería, Amarres, Carpa, Clase de tráiler (camabaja, semicamabaja, plancha “ con
o sin carrocería”), portacontenedor para 2x20’ ó 1x40’, granelera, tanque inoxidable o lamina negra D. Conductor: Estado
físico, Actitud para recibir instrucciones, Destreza en transporte de ciertas mercancías delicadas o especiales. E.
Características de la mercancía: Combinable con otras mercancías, Clase de empaque (embalaje): tambores, sacos, paletas,
contenedores, cajas, etc. Exigencia de vehículo acompañante o caravana, Posibilidad de transporte en plancha o carrozado,
Urgencia de la entrega en destino, Destino, Valor de la mercancía. F. Las prioridades en la asignación de las cargas a los
diferentes vehículos que transportan con TDM Transportes S.A, que son: 1. Vehículos de propiedad de TDM Transportes
S.A. 2. Vehículos de administración directa por TDM Transportes S.A. 3. Vehículos pertenecientes al grupo (Combo) de
transportistas que cargan en forma permanente y exclusiva para TDM Transportes S.A. 4. Vehículos de terceros que no
cargan frecuentemente por TDM Transportes S.A. 5. Vehículos que cargan por primera vez. La ubicación de los vehículos
propios y de administración directa por TDM Transportes S.A, se actualiza diariamente por el área de monitoreo, para
información de las Personas que programan los despachos, teniendo en cuenta la posible disponibilidad en cada sede. Los
vehículos del Combo tienen que estar enturnados en las diferentes oficinas, con el fin de mantener un orden para que el líder
de la oficina y el Despachador tengan certeza sobre la cantidad de vehículos que tienen disponibles. Este grupo de vehículos
se enturnan en la oficina de Itagüí con el Despachador, el cual lleva un archivo informático de la ruta en la que se encuentra
el vehículo o de la disponibilidad en la cual se encuentra en las diferentes oficinas. Se entiende que están enturnados cuando
los vehículos y conductor se encuentran totalmente listos para salir de viaje. En caso de necesitar vehículos terceros, estos se
tienen que enturnar de igual manera que los del combo. Estos vehículos solo se utilizan en los casos que la cantidad de
mercancía a transportar requiera de una cantidad mayor de vehículos que los disponibles de propiedad de TDM Transportes
S.A, vehículos de administración directa y Combo. Si un vehículo tercero va a cargar por TDM Transportes S.A. por
primera vez se debe de seguir el procedimiento CP.03 Evaluación de Transportistas. Los vehículos de propiedad de TDM
Transportes S.A. y los de administración directa, saliendo de Medellín, son programados en la oficina de Itagüí por el
Director de Operaciones, el Jefe de Tráfico y Equipo o el Despachador de esta oficina y en las otras oficinas el Líder de la
oficina o el despachador, pueden disponer de los vehículos para donde ellos en su criterio estimen conveniente, a menos de
una solicitud hecha por quienes programan en la oficina de Itagüí, donde manifieste cual es la ruta que el vehículo debe de
realizar. En la programación de los vehículos y en la asignación de la carga correspondiente a esos vehículos se debe tener
en cuenta aspectos que permitan un óptimo cargue, tales como: Que la mercancía llegue a su destino en igual estado a como
fue entregada, previendo que las roturas, faltantes, vicios de embalaje u otros problemas, sean informados al cliente y
corregidos para evitar mayores daños durante el transporte. Garantizando que se documenten los respectivos informes de no
conformidad. Que llegue en el momento que el cliente la necesite Que se obtenga la máxima relación de peso volumen.
Quién programa, evalúa todos los aspectos enunciados con el fin de que se cumplan los requisitos o necesidades del cliente,
de las compañías de seguros, de las normas de legales, el procedimiento para el manejo de DTA, de los procedimientos de
caravana y acompañamiento, del análisis de riesgos y de la eficiencia del equipo.
7. REGISTROS: Orden de cargue (SAT W)
 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE TRANSPORTE
1. ALCANCE Aplicable a los formatos y documentos a realizar para el despacho de un vehículo.
2. OBJETIVO Relacionar los formatos y documentos requeridos, la forma de elaborarlos, su origen y distribución y así
garantizar el seguimiento del proceso de transporte, el control sobre el avance del mismo y la información suministrada al
cliente.
3. DOCUMENTACION APLICABLE Manual SAT W PS.01 Programación del transporte PS.03 Acompañamiento
vehicular SS.01 Monitoreo e información al cliente EN.01 Inspección en recepción, transporte y entrega MA.01 Control de
no conformidades Matriz de Riesgo
4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Jefe de Despachos de Medellín o Despachador de cada oficina, generar
la documentación necesaria, tal como entradas a bodega, ordenes de cargue, remesas, manifiestos de cargue, vales de
instrucciones sobre documentos y puestos de control. Además de entregar al conductor la documentación externa relativa al
mismo, como: remisiones del cliente, declaración (guía) de importación, comodato de contenedor y toda aquella que sirva
de soporte en ruta para la prestación del servicio. Es responsabilidad del personal SIC, elaborar la solicitud de servicio.
5. ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
5.1 SOLICITUD DE SERVICIO. En la solicitud de servicio se registran los requerimientos del cliente para un pedido en
particular tales como: dirección y ciudad de origen y destino, número de documento del cliente, cantidad, peso y tipo de
empaque (si se dispone), fecha de solicitud y de necesidad en el destino, según instrucciones del Manual SAT W. En
puertos la planilla de cargue del contenedor es la orden de despacho del cliente El sistema asigna automáticamente el
número de la solicitud en forma consecutiva, con el prefijo de la oficina receptora. Estas solicitudes no se imprimen y se
archivan en el sistema.
5.2 ORDEN DE CARGUE. Una vez seleccionado el equipo y de acuerdo a la solicitud de servicio, se llena el formato
Orden de Cargue, según Manual SAT W, las cuales están numeradas en orden consecutivo más el prefijo que indica la
oficina, quedando además registrada y archivada en el sistema SAT W. Si se trata de retirar un contenedor vacío, se anota el
número del contenedor y el depósito o patio donde se va recoger. El número del contenedor o el número de asignación, lo
suministra el cliente al entregar la autorización de retiro. Se anota en la Orden de Cargue el número del precinto metálico
para que llegue sellado a donde el cliente. Para cargar la mercancía objeto del servicio solicitado, se elabora Orden de
Cargue, que en el caso de contenedores puede ser sustituida por el contrato de comodato que suministra el operador de los
contenedores. Cuando se trata de exportaciones, se elabora una Orden de Cargue para retirar el contenedor y otro para
cargar la mercancía a transportar en el cual se coloca el número del precinto que se le entrega al conductor y que se colocará
al contenedor para garantizar que no se abra durante el recorrido. Cuando las autoridades de carretera obliguen a
inspeccionar el contenido del contenedor y por lo tanto violen el precinto, anotarán en el manifiesto esta situación indicando
nombre y cargo de la persona que ordena el procedimiento. Cuando el cargue se realiza en los puertos, la Orden de Cargue
se sustituye por las planillas suministradas por las sociedades de intermediación aduanera (SIA) en cada puerto en
particular. En la parte inferior de la Orden de Cargue, copia para pago de fletes, el conductor describe el estado de recibo de
la mercancía al momento de realizar el cargue (Ver EN.01, Inspección de recepción, transporte y entrega). Esta copia la
entrega el conductor en la oficina de destino al momento de cumplir el manifiesto y/o cobrar el flete. La oficina que cumpla
el manifiesto o cancele el flete adjunta la copia al respectivo manifiesto. En el caso de cargues en puertos, a las planillas
suministradas por el agente aduanal (sociedades de intermediación aduanera - SIA), se le toma fotocopia y se le imprime un
texto, en el cual el conductor al momento de realizar el cargue, describe el estado de recibo de la mercancía (ver EN.01,
Inspección de recepción, transporte y entrega). Esta fotocopia se entrega en la oficina de origen para su archivo. De la
Orden de Cargue se generan tres (3) copias, que se distribuyen así: Original, para el remitente, Copia, pago de fletes, Copia,
archivo oficina de origen. Si es necesaria la anulación de una Orden de Cargue, se le coloca leyenda de anulado en el
original y la copia; se archivan original y copia en el consecutivo de la oficina que despacha. El archivo electrónico aparece
en estado anulado.

5.3. INGRESO DE MERCANCÍA A BODEGA DE TRÁNSITO. Se entiende por bodega de transito las bodegas de TDM
Transportes S.A, de las almacenadoras o de los clientes, cuando en ellas se almacenan de forma temporal mercancías para
su posterior transporte. Se aclara que esta opción se presenta cuando se presta el servicio en bodegas TDM Transportes S.A.
pero no se deriva beneficio económico del mismo. La mercancía se ingresa al sistema de diferentes formas, de acuerdo al
tipo de carga y la forma como el cliente entrega la documentación correspondiente a TDM Transportes S.A.
5.3.1 Ingreso de carga suelta: Se entiende como carga suelta, aquella cuya unidad de cargue sea diferente a un contenedor.
Con los documentos entregados por el cliente, se elige la opción Entrada a Bodega, ver Manual SAT W. Este documento se
archiva con numeración consecutiva por oficina, en el sistema SAT.
5.3.2 Ingreso de contenedores: Los despachadores con el contrato de comodato del contenedor o las planillas de ingreso al
puerto ingresan los contenedores al sistema, se elige la opción. Contenedores siguiendo las instrucciones del Manual SAT
W. El sistema archiva la información sin ninguna información de consecutivo.
5.4 REMESA En la remesa se encuentra la información relativa al estado, valor, empaque y cantidad de la mercancía,
origen, remitente y destinatario, dirección de entrega, fecha de elaboración, fecha de entrega, punto de cobro, a quién se
factura y la información necesaria para facturar, vehículo y conductor que efectúan el servicio, número, manifiesto que
cubre las mercancías, observaciones relativas al estado en que se recibe y/o se entrega la mercancía y tipo de contrato,
número de planilla de puerto. Para la elaboración de la remesa se siguen las instrucciones del Manual SATW De la remesa
se generan tres (3) copias, para distribución, marcadas así: Cliente, para cobro de fletes, Destinatario, Archivo, para archivo
en Contabilidad, oficina principal. Las remesas están numeradas en forma consecutiva, por oficina y se archivan
físicamente según se explicó y en informática en el SAT W. Para consulta de las oficinas se pueden encontrar en el archivo
del sistema SAT W. Si se procede a la anulación, se hace con leyenda de anulado en el original y todas las copias; el archivo
de la original y las copias, se hace en el consecutivo de la oficina principal. El archivo electrónico aparece en estado
anulado. Al recibir las Remesas para el pago del flete, se revisa para verificar el estado de recepción de la mercancía. En
caso de existir faltantes o daños en la mercancía definir la responsabilidad del transportista, el valor del daño y si se cobra al
mismo o se asume por la empresa, elaborando el informe de no conformidad según MA.01.

5.5 MANIFIESTO DE CARGA. Con la Remesa elaborada, los documentos del conductor, del vehículo y del tráiler que se
programan para efectuar el transporte, los documentos relativos a la carga: como remisiones del cliente o declaración de
importación o carta de porte, ruta, cargues y descargues, fecha y hora de salida, se llena el documento Manifiesto de Carga,
siguiendo las instrucciones del Manual SAT W Una vez impreso el Manifiesto de Carga, lo firman el despachador y el
conductor. El conductor, además, coloca su huella digital en todas las copias. Los Manifiestos de Carga están numerados en
forma consecutiva, por oficina y se generan tres (3) copias para distribución, marcadas así: Original, para el cobro de fletes
por el conductor y para presentar a las autoridades en la ruta, cuando lo exijan. Se archiva cancelado en Contabilidad,
oficina principal. Archivo contabilidad, oficina principal Propietario y/o Conductor. Cuando se presente la necesidad de
anular un Manifiesto, se hace con leyenda de anulado en el original y todas sus copias, archivando de acuerdo a lo indicado
a su distribución a excepción de la copia Propietario y/o Conductor que se archiva con el consecutivo de las originales. En
el sistema SAT se conserva archivo informático de los Manifiestos de Carga; cuando se presenta anulación del documento,
aparece en estado anulado. El Manifiesto como documento de cobro de los fletes por el transportista, refleja todas las
modificaciones que se presenten y afecten el flete a pagar y las informa al sistema el Jefe de Despachos o Despachador de
oficina que efectúe la modificación. Estas variaciones se pueden presentar por: Cambio de conductor, placa del vehículo
Cambio de flete Viaje no efectuado Siniestro por volcamiento, hurto, daños en la mercancía

5.6 ANTICIPO. Anticipo es la cantidad de dinero que se entrega al conductor al iniciar el viaje para sufragar los gastos que
se presentan durante el viaje. Para definir el valor del anticipo se ha de tener en cuenta: si el equipo es propio o de tercero, la
ruta y si existe oficina en el lugar de destino.
Equipo propio y de administración directa: el Jefe de tráfico y Equipo, mediante la Orden para Anticipo Conductores, define
el monto del anticipo indicando fecha, nombre del conductor y placa del vehículo asignado, firmando la orden. Con esta
información en la caja se realiza el anticipo, bien sea en cheque o mediante traslado electrónico. La orden de anticipo se
archiva en la Contabilidad.
Equipo de tercero: al elaborar el Manifiesto de Carga, el personal de despachos define el valor del anticipo como porcentaje
del flete pactado. Mediante el sistema SAT, se procede a elaborar cheque respectivo. Ver Manual SAT W.

5.7 VALE DE INSTRUCCIONES, DOCUMENTOS Y PUESTOS DE CONTROL Por medio del vale de instrucciones, la
persona que hace el despacho da al conductor las instrucciones especiales a cumplir en la ruta y sobre los documentos que
se le encomiendan. Para diligenciar el vale de instrucciones se siguen las indicaciones del Manual SAT W, al cual el sistema
le asigna el número del Manifiesto correspondiente. El vale consta de tres partes, así:
1. En la primera se indica la placa del vehículo, origen y destino, la fecha de elaboración, nombre e identificación del
conductor y puestos de control.
2. Instrucciones especiales a cumplir:
3. Reportarse en los puestos de control impresos en el vale de instrucciones, Instrucciones sobre caravana Horario de
tránsito, indicando por escrito el convenido, si es diferente al impreso Acompañamiento vehicular de origen a destino,
saliendo de origen o entrando a destino Reporte durante el trayecto y al llegar a destino. , compromiso de seguridad BASC /
C-TPAT para no asociados del negocio, entre otros.

Documentos que se deben entregar para el cobro de fletes: Manifiesto de carga, original, Remesas firmadas por el cliente
indicando las no conformidades o reclamaciones, original y copia. Remisiones Facturas del cliente destino Declaración de
tránsito aduanero (DTA) Copia del comodato Nota de inspección Correspondencia Planilla de control cargues y descargues
Vale de instrucciones Otros, indicándolos (permisos especiales) El vale de instrucciones solicita colocar por el reverso de
este la evidencia del paso por los puestos de control en el trayecto, esta evidencia consta de hora y fecha del reporte, firma y
sello de la persona encargada del puesto de control, cuando no se dispone del sistema Audio reporte. El vale de
instrucciones lo firma la persona que da las instrucciones al conductor y el conductor que las recibe, se entrega al conductor
para que certifique el paso por los puestos de control y lo entrega para el cobro de fletes. Se archiva adjunto al manifiesto de
carga.

5.8. ACOMPAÑAMIENTO VEHICULAR Por medio de los documentos siguientes se definen las características del
servicio de Acompañamiento Vehicular, PS.03 y los porta el conductor del vehículo acompañante:
Acompañamiento Vehicular: donde se indican las características del vehículo acompañante y de los vehículos
acompañados. Cuando sea necesario el cambio de vehículo acompañante, se relaciona en el mismo documento por quién
autoriza el cambio: Monitoreo o en el destino el Administrador de la oficina o el Jefe de Despacho.
Registro Acompañante: en el cual se indican las características del vehículo acompañante, del acompañado, destino y punto
de cobro. Acompañamiento Vehicular se numera con el prefijo de la oficina que despacha el acompañante seguido de
número consecutivo y se imprime en tres ejemplares, destinados así: Original (para cobro), se adjunta y archiva con la
respectiva orden de pago: Archivo (Oficina Principal), se archiva por oficina y en orden numérico.
Propietario, destinado al propietario del vehículo acompañante.
Registro Acompañante se numera con el prefijo de la oficina que despacha el acompañante seguido de número consecutivo
y se imprime en tres ejemplares, destinados así: Original, para archivo en la oficina principal por oficina y en orden
numérico.
Cliente (para cobro de fletes), se envía al cliente como constancia de realización del acompañamiento Destinatario, se
entrega al destinatario al momento de entregar la mercancía.

6. REGISTROS: Solicitud de Servicio, Orden de Cargue, Entrada a Bodega, Contenedores, Remesa, Manifiesto de Carga,
Anticipo, Manual SAT W, Vale de instrucciones, documentos y puestos de control
Acompañamiento Vehicular, Registro Acompañante DE.01.

CONTROL DE SELLOS
ALCANCE Este procedimiento es aplicable al control y suministro de los sellos de seguridad empleados en la prestación
del servicio de TDM TRANSPORTES S.A.
2. OBJETIVO Describir los pasos necesarios para el control, almacenamiento, suministro y custodia de los diferentes sellos
de seguridad que se utilizan en la prestación del servicio.
3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE DE.01 Documentos del proceso de transporte EN.01 Inspección en recepción,
transporte y entrega.
4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Administrador de Riesgos: El control, inventario y custodia de los
diferentes sellos de seguridad que se compran en TDM Transportes S.A. Asignar los sellos a las diferentes agencias de
TDM Transportes S.A. Es responsabilidad del Jefe de despachos y de los despachadores El control, inventario y custodia
de los sellos asignados por administración de riesgos. Asignación de sellos para las operaciones de exportación de acuerdo
a lo descrito en los procedimientos.
5. CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD
5.1 INSTALACIÓN DE PRECINTOS Cuando se van a cargar contenedores de exportación el jefe de despachos o e
despachadores entregan los precintos de cinta y de botella a los conductores los cuales los deben colocar los sellos de cinta
una vez sea recibido el contenedor vacío en los patios de contenedores, y en los sitios de llenado de deben colocar los sellos
de botella. En ambos casos los números de los sellos son informados en las ordenes de cargue de acuerdo a los
procedimientos EN.01 y DE.01.
5.2 CONTROL DE INVENTARIO Los sellos son recibidos y controlados por administración de riesgos. En la entrega del
pedido el proveedor anexa un listado el cual contiene información de numero serial, fecha de recibido, referencia y color de
sello.
5.3 SUMINISTRO DE LOS SELLOS La salida de sellos es controlada mediante la planilla que nos asigna el proveedor, allí
se deja registrado el despacho de cada sello con fecha y nombre de la oficina TDM Transportes S.A. a la cual fue destinado.
Como soporte de recibido en cada oficina firman copia de la carta remisoria y se archiva en la oficina principal. El manejo
de los sellos en cada oficina está reservado para el jefe de despachos o despachadores, quienes los deben matricular en el
sistema SATW para que al momento de elaborar la orden de cargue de contenedor vacío y/o la orden de llenado de
mercancía se seleccionan los sellos que van a ser asignados para esta operación. Es así como nuestro sistema controla el
precinto y se deja trazabilidad de cada sello despachado.
5.4 ALMACENAMIENTO DE LOS SELLOS Una vez revisado el pedido que se encuentre completo, se guarda en la caja
fuerte donde permanecen hasta el momento en que son asignados a las diferentes agencias, esta asignación se hace de
manera aleatoria y en pequeñas cantidades.
5.5 SELLOS DE ALTA SEGURIDAD Las clases de sellos que se utilizan son cintas de material plástico para colocar a los
contendores en los patios de contendores y sellos tipo botella para colocar en los contenedores en el sitio de llenado de los
contenedores. En todos los casos los sellos son numerados y con el nombre de TDM los cuales son ingresados al sistema
SAT W para llevar su respectivo control y saber cómo se utilizaron.
5.6 VERIFICACION DE LOS SELLOS DE SEGURIDAD La verificación de los sellos de seguridad se realiza al momento
de recibir y entregar los contenedores en su destino, esto se realiza de acuerdo a lo descrito en el procedimiento EN.01
Inspección en recepción, transporte y entrega.

INSPECCIÓN EN RECEPCIÓN, TRANSPORTE Y ENTREGA

1. ALCANCE Es de aplicación a los procesos relacionados con la recepción, transporte y entrega de mercancías.
2. OBJETIVO Verificar los procesos para la inspección de las mercancías en la recepción, transporte y entrega.
3. DOCUMENTACION APLICABLE Manual del Sistema de Gestión. Capítulo 4: Realización del producto.
DE.01Documentos del proceso de transporte PS.03 Acompañamiento vehicular PS.04 Conformación de caravanas AR.01
Plan de Emergencias y contingencia SS.01 Monitoreo e información al cliente EN.02 Preservación del producto Matriz de
Riesgos
4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Líder de la oficina o en su defecto de quién esté al frente del despacho,
Despachador o embarcador, impartir instrucción verbal sobre la inspección de las mercancías en el momento del cargue,
durante el transporte y antes de hacer la entrega de acuerdo a los parámetros que se indican en la descripción de los
procesos. Es responsabilidad del transportista verificar el estado de las mercancías que se le encomiendan para su transporte
en el momento del cargue, durante el proceso de transporte y antes de la entrega en su destino final.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
5.1 CARGUE DE LA MERCANCIA Se da instrucción verbal al conductor sobre la forma de recibir las mercancías de
acuerdo a los siguientes parámetros:
5.1.1 EXPORTACIONES Recibo y entrega contenedores vacíos Los generadores de carga solicitan los contenedores a los
dueños de los mismos que son las empresas navieras las cuales tienen sus equipos en los diferentes patios administradores
de contenedores. Los líderes de las oficinas, Personal del SIC, Despachadores y Director de Marketing y Soluciones
Logísticas reciben de los clientes las solicitudes de servicio; en el caso de las exportaciones son las solicitudes de retiro de
contenedores, cuyo número o asignación ha sido previamente otorgado por parte de la naviera al generador de la carga, o
sea, la naviera ha programado el equipo adecuado para los requerimientos del generador de la carga y autoriza al
administrador de los contenedores a entregar el equipo a la empresa de transportes que el generador de carga designe. Se
realiza luego una orden de cargue de acuerdo al procedimiento DE.01 documentos del proceso de transporte y se le entrega
al conductor un sello de seguridad numerado para colocarlo en los patios de contenedores una vez el contenedor haya sido
revisado y de esa manera garantizar que en el trayecto transportado desde el patio hasta el sitio de cargue el contenedor no
ha sido abierto. La lista de chequeo del contendor es el contrato de comodato que entregan los administradores de
contenedores previamente asignados por las navieras.
Recibo y entrega contenedores llenos. Luego de haber cargado el contenedor, se dirige el vehículo al sitio de cargue de la
mercancía donde lleva otra orden de cargue con sus respectivos sellos de botella de acero o electrónicos si el cliente lo
solicita, para que cuando se termine el cargue del contenedor sea cerrado y colocado el sello. Adicionalmente, se le informa
al cliente que le coloque sellos de propiedad de la empresa generadora de carga con el fin de que no exista gemeleo de sellos
de cualquiera de las partes.
5.1.2 IMPORTACIONES Y DISTRIBUCION NACIONAL Contenedores o unidad de carga Se verifica visualmente antes
de firmar el comodato y se hace claridad con los inspectores de contenedores sobre las notas que escriben en el contrato de
comodato, Teniendo en cuenta el estado del precinto y su número
Mercancía general: Se verifica, cuando el cliente o las circunstancias lo permiten, cantidad y/o peso y estado de la
mercancía, visualmente, para que se relacione cualquier observación en los documentos entregados por el cliente y en la
copia amarilla de la Orden de Cargue o en la fotocopia de la planilla de puerto.
Granel (líquidos): Se verifica la cantidad cargada por medio de los tiquetes de báscula en el sitio de cargue. En la parte
inferior de la Orden de Cargue (ver DE.01 Documentos del proceso de transporte), copia para pago de fletes, el conductor
describe el estado de recibo de la mercancía al momento de realizar el cargue. Esta copia la entrega el conductor en la
oficina de destino al momento de cumplir el manifiesto y/o cobrar el flete. La oficina que cumpla el manifiesto o cancele el
flete adjunta esta copia al respectivo manifiesto. Cuando el cargue se realiza en los puertos, la Orden de Cargue se sustituye
por las planillas de entrada al puerto, suministradas por las sociedades de intermediación aduanera SIA (ver DE.01
Documentos del proceso de transporte), en cada puerto en particular. Se toma fotocopia a la planilla de entrada al puerto y
se imprime un texto, en el cual el conductor al momento de realizar el cargue, describe el estado de recibo de la mercancía.
En la Remesa, (ver DE.01 Documentos del proceso de transporte), se ingresa en el campo “Planilla puerto” el número de la
planilla de puerto correspondiente a la mercancía relacionada Esta fotocopia se entrega en la oficina de origen para su
archivo.
5.2 TRANSPORTE Se siguen las instrucciones de acuerdo a los procedimientos: Acompañamiento vehicular, PS.03,
Conformación de caravanas, PS.04, Plan de Emergencia y Contingencia, AR.01, El seguimiento y monitoreo del servicio, se
hace de acuerdo a lo descrito en el procedimiento SS.01, Monitoreo e información al cliente.
5.3 ENTREGA DE LA MERCANCIA Es responsabilidad del conductor verificar visualmente el estado de la mercancía o
unidad de carga y sellos de seguridad cuando sea necesario antes de entregarla al destinatario. En caso de detectar alguna
anomalía debe comunicares con la oficina TDM Transportes S.A. de destino y en caso de no haber oficina en el destino, se
debe comunicar con la oficina TDM Transportes S.A. de origen, para recibir instrucciones. En el momento de la entrega de
la mercancía, se registra en la Remesa (ver DE.01 Documentos del proceso de transporte), como se está entregando la
mercancía. La remesa la firma el destinatario en señal de aceptación. Una vez el conductor tiene todos los documentos del
servicio prestado con el cumplimiento de los requisitos definidos en el procedimiento DE.01, los presenta a la oficina donde
realiza el cobro del flete, para la liberación y cobro del servicio. Esta liberación y autorización de pago de fletes se hace
constar mediante firma en el manifiesto y están autorizados para este acto quién recibe los documentos para su liquidación
las oficinas de Medellín, Bogotá y Cali y los planilladores de las oficinas de Cartagena y Buenaventura.