TERMINOS DE REFERENCIA
I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Título del puesto Asistente Logístico Administrativo
Grado del Puesto UG
Lugar de destino 1 Vacante por Oficina de Terreno OIM (Tulcán,
Huaquillas, Lago Agrio, Guayaquil, Manta)
Sector del puesto Gestión de Recursos
¿Es este un puesto basado en Oficina de País (Ecuador)
la Oficina Regional, HQ, MAC,
PAC, Oficina de Enlace u
Oficina de País?
Bajo supervisión general de Jefa Nacional de Gestión de Recursos
Bajo supervisión directa de Coordinador de Oficina de Terreno
Personal bajo su supervisión 0
directa
II. CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Bajo la dirección directa del Coordinador de Oficina de Terreno, y la supervisión
general de la Jefa Nacional de Gestión de Recursos, el/la candidato/a será
responsable de llevar a cabo las tareas abajo mencionadas, de acuerdo con las
instrucciones y procesos de OIM. Particularmente, será responsable por:
III. RESPONSABILIDADES
• Receptar e ingresar facturas de pagos que correspondan a Compras, con el área
de Contabilidad, incluyendo liquidación de fondos de oficina de terreno.
• Usar la aplicación en línea de las Solicitudes de Compra, para gestionar y
actualizar el status de los procesos de adquisición
• Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores en base los requerimientos de las
diferentes áreas
• Recibir ofertas de proveedores en base a los requerimientos internos
• Buscar nuevos potenciales proveedores.
• Recepción de llamadas y correspondencia dirigida a la oficina.
• Dar seguimiento a las fechas de entrega de los productos o servicios
comprometidos por los proveedores y garantizar su cumplimiento
• Actualizar la base de proveedores que se maneja a nivel de Compras de Territorio.
• Recibir del área financiera la confirmación de transferencias bancarias y comunicar
a los proveedores que las mismas han sido realizadas.
• Mantener actualizados los inventarios de kits (entre otros) de la organización,
considerando niveles de stock para el reabastecimiento
• Dar acompañamiento a la entrega-recepción de los artículos solicitados por la
organización
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• Verificar y asegurar disponibilidad de espacio para bodegaje de los artículos
• Mantener la agenda del conductor de la oficina en Territorio según las necesidades
de las diferentes áreas y asegurar un correcto uso del servicio de transporte en la
oficina.
• Mantener al día el listado de activos de la oficina, así como dar seguimiento de los
Asset transfer form de activos entregados a cada miembro
• Manejar adecuadamente los archivos de la oficina
• Cualquier otra tarea que le sea solicitada que se encuentre dentro de sus
competencias
IV. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA REQUERIDA
EDUCACIÓN
- Título de tercer nivel en áreas administrativas y/o logística.
EXPERIENCIA
- Experiencia de 1 año como Auxiliar en el área de Compras / Logística,
Administración de Oficina o similares
HABILIDADES
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,
Outlook, Power Point), sobre todo excelente conocimiento de MS Excel
- Excelente atención y servicio al cliente
- Conocimiento de análisis de datos
- Pensamiento analítico
- Se valorarán conocimientos sobre temas en movilidad humana.
V. IDIOMAS
Requerido Deseable
Suficiencia para trabajar en español e
inglés.
VI. VALORES Y COMPETENCIAS
El/la candidato/a deberá demostrar los siguientes valores y competencias:
Valores: todos los miembros del personal de la OIM deben cumplir y demostrar
estos tres valores:
• Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias
individuales y culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que
sea posible.
• Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de
manera consistente con los principios / reglas de la organización y los
estándares de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra capacidad de trabajar de manera
competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso para enfrentar
los desafíos cotidianos.
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Competencias
• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva dentro
y entre las unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar los
resultados.
• Entrega de resultados: Produce y entrega resultados de calidad de
manera oportuna y orientada al servicio; orientado a la acción y
comprometido a lograr los resultados acordados.
• Gestionar y compartir conocimientos: Busca continuamente aprender y
compartir conocimientos.
• Responsabilidad: Se responsabiliza por alcanzar los objetivos de la
Organización y asume la responsabilidad de sus acciones y trabajo.
• Comunicación: Contribuye a una comunicación clara y abierta; explica
asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora