Universidad Eugenio María de Hostos
Sustentado por:
Raysa Alexandra Ramos Figuereo
Matricula
2009-3-210ESC-050
¿Qué es un POA?
Un plan operativo anual (POA) es un documento oficial donde se
plasma la planificación estratégica de una empresa orientada al
futuro. En ella se pueden incluir aspectos como los objetivos,
presupuestos y metas que los equipos esperan cumplir en el periodo
de un año.
Este plan debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa,
con el cual puede haber confusiones o similitudes. Sin embargo, el
plan operativo sirve para concretar los objetivos que una
organización debe o quiere conseguir anualmente. Con él, tu
empresa y sus miembros sabrán cómo actuar cuando surjan
problemas o se emprenda un nuevo proyecto. Este documento debe
contener:
Resultados e indicadores anuales
Actividades para lograr casa resultado
Personas responsables de cada actividad
Recursos a utilizar y los que están disponibles
Cronograma de actividades
Entre sus principales características, el POA debe ser un documento
corto, ágil y sencillo. Para hacerlo se requiere la participación de
todo el personal o el equipo asignado que hará uso de él. Este debe
incluir, además de las descripciones de las actividades y objetivos,
fechas límites para cumplir con todas las tareas indicadas.
Por lo regular, este plan es liderado por mandos intermedios. Todo
dependerá del tipo de proyecto que se quiera realizar. Por ejemplo,
los gerentes son los más adecuados para manejar el plan operativo,
debido a que son los responsables de asignar recursos, puestos y
actividades.
¿Cuál es la importancia del plan operativo anual en una empresa?
Cuando tienes que realizar trabajos con un equipo conformado por
varios miembros, suele perderse el control de las actividades si no
se realizan bajo un seguimiento claro y conciso. El principal objetivo
del plan operativo anual es visualizar los efectos de tus operaciones
en tiempo real para asegurarte de que nadie ha perdido el enfoque.
Este plan te permite saber dónde existen variaciones y, en caso de
causar efectos negativos en el andar hacia tus objetivos, puedes
hacer los cambios necesarios para mantener el orden. En esto
radica también la importancia de que exista un plan personalizado
para cada área participante. Así sabrás exactamente lo ocurre y
tendrás tiempo de reaccionar en tiempo y forma.
2. Explique brevemente sus implicaciones y alcance
Representa todo un trabajo en equipo y para que todos regresen
felices de su viaje de ensueño, necesitan una buena coordinación y
liderazgo. Para la planificación de metas de una empresa no es
diferente. El éxito de un equipo de trabajo solo puede lograrse a
través del plan inicial que desarrollen.
En él, al igual que en las planificaciones familiares, se deben
integrar los objetivos y metas a un mediano y largo plazo. Sin este
plan, los colaboradores simplemente pueden perder de vista su
enfoque y las actividades que deben realizar para lograr los
resultados a cumplir en determinado lapso.
A esta acción se le conoce como Plan Operativo Anual. Con él, las
empresas buscan asegurarse de que sus proyectos se están
ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos a cumplir.
Pero profundicemos un poco más en este tema y descubre cómo
realizar uno para tu compañía.
3. Menciones los pasos que involucran el POA
1. Visualiza antes de ejecutar
Sigamos con el ejemplo inicial de las vacaciones familiares: antes de
encender el auto y partir, debes imaginar el lugar, el tiempo y todo
lo que necesitas para que el viaje sea perfecto de inicio a fin.
Comienza por una visión. En primer lugar puedes determinar los
objetivos del proyecto aemprender. Estos deben ser claros, realistas
y concisos.
Después, te recomendamos pensar en cada uno de los miembros de
tu equipo y empieces a asignar tareas. Tú los conoces, sabes cómo
trabajan y cuáles son sus más grandes habilidades. Con base en ello,
podrás hacer una repartición de responsabilidades eficaz.
Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el
POA son los siguientes:
Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el
rango más alto de la compañía
Integrar la misión, visión y valores de la empresa
Alinear el POA al plan estratégico
Conocimientos previos de las metodologías a utilizar
Tiempo de dedicación individual de cada persona con su proceso
específico
Para la realización de los objetivos, te sugerimos algunas preguntas
que podrían servirte para formularlos:
¿Tus objetivos son medibles?
¿Tus objetivos tienen relación con el plan estratégico?
¿Cuentan con fechas límite?
¿Sabes quiénes serán los responsables para cada labor?
¿Las acciones a emprender son suficientes para alcanzar los
objetivos?
¿Has asignado los recursos necesarios?
¿Los objetivos son flexibles cuando se presentan cambios?
Una vez que estén contemplados estos aspectos, puedes pasar al
siguiente punto.
2. Determina tus metas
Examina los objetivos que te planteaste en el primer punto y
contesta las siguientes preguntas básicas para la realización de un
plan operativo anual:
¿Cuál es mi presupuesto?
¿Dónde se encuentra actualmente mi empresa?
¿Está en un mejor lugar que antes?
¿Quiénes conforman mi equipo de trabajo?
¿Cuentan con las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos?
¿Qué habilidades y cualidades necesito de mi equipo de trabajo?
¿Ellos están dispuestos a hacer un esfuerzo extra para alcanzar los
objetivos?
¿Cómo puedo ayudar a mi equipo a hacer mejor sus actividades?
En esta fase de examen debes pensar en las fechas límites para
ciertas actividades o entrega de resultados. De igual forma,
considera lo que tu empresa ha abarcado a lo largo de sus años
activos: buenas reseñas, clientes adquiridos, aumento de ingresos,
etc.
3. Establece un presupuesto
Todo plan operativo anual debe contar con un presupuesto para
saber de qué forma y en qué tiempo se van a ejecutar las acciones.
Es importante que antes de asignar tareas y metas para cada equipo
u objetivo, sepas cuál es la cantidad que tienes disponible. En este
punto también tienes que considerar las inversiones en recursos y
herramientas en caso de ser necesario.
4. Anuncia tu plan operativo
Cuando ya está todo decidido y ya sabes por dónde y con quiénes
partir, infórmalo al resto tu organización. Estos pueden ser otros
jefes de área o líderes que podrían estar interesados en revisar el
plan contigo y darle seguimiento más adelante. Recuerda crear
informes puntuales de los avances de tu proyecto en diferentes
plazos; pueden ser mensuales, trimestrales o el tiempo que
consideres oportuno.
5. Ajusta el plan conforme sea necesario
Si bien se realiza un plan para cumplirse oportunamente, es normal
que existan cambios con el pasar del tiempo. Y tu plan debe estar
listo para sufrir ajustes en caso de ser necesario. La buena noticia es
que gracias a la planificación inicial que realizaste, sabrás justo los
resultados que esperas y con ello podrás dar los giros que sean
necesarios, con tal de orientar el plan a un camino más acertado. No
olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía.