Estudio de entorno
Contratación del equipo de protocolo
Identificación de recursos
Envió de invitaciones y acreditaciones
Confirmación de los asistentes
Construcción del cronograma y programa
Adecuaciones del lugar
Arreglos b) Durante el evento En esta etapa, se aplica el protocolo a la organización
del evento. Esto requiere:
Brindar información a los asistentes o invitados
Recibir las invitaciones o entradas, señalar los lugares de ubicación e indicar horarios
para refrigerios y comidas
Dar apertura al evento y presentar a los invitados destacados, expertos o
conferencistas
Se da lectura al orden del día o del evento, señalando la duración de las
interlocuciones, recesos, comidas, y preguntas
Corregir errores eventuales que se presenten
Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos
Indicar las zonas de salida y sitios de parqueo c) Después del evento Una vez se
finalice el evento, usualmente a los invitados se les ofrece un coctel, pasa bocas y
también en ocasiones bailes, conciertos o exhibiciones.
PROTOCOLO
Lugar: Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones (el Centro Internacional de
Convenciones y Exposiciones de la ciudad colombiana de Medellín)
Fecha: del 26 al 28 de enero del 2022
Horas: 8:00 am – 6:00 pm
Duración del evento: 12 horas x día (por 3 días)
Invitaciones:
7:30: Reunión de colaboradores.
Se establecerán las Tareas y roles de cada uno
verificaremos que el espacio físico está en condiciones, acomodar materiales a
utilizar en la presentación
(documentos, folletería, equipamiento para proyecciones, etc.),
armaremos y colocaremos el catering en la sala contigua al salón de
exposiciones.
8:30: Recepción de presentador, expositores y restantes miembros de la Empresa
WKR. Tareas: recibir a los presentadores del producto y demás miembros de la
Empresa WKR, explicar dónde se acomodarán y los tiempos en los que
realizarán las intervenciones.
9:00: Recepción de invitados y prensa. Tareas: recibir a los invitados y la prensa
que asiste al evento, entregar acreditaciones, indicar cuáles son sus lugares.
10:15: Bienvenida al evento. Tarea del presentador del evento: dar la bienvenida
al evento a los participantes, presentar a los expositores que ofrecerán las
distintas charlas.
11:20: Expositor 1. Tarea: brindar una introducción al producto motivo del
evento, presentar el producto (en pantalla para proyecciones).
12:40: Expositor 2. Tarea: explicar cómo fue el proceso creativo del producto y
los objetivos perseguidos en su creación.
1:00: PAUSA. Tarea del presentador: agradecer a los expositores e indicar que se
procederá a una pausa de 10 minutos. Explicar que en el salón contiguo están
disponibles los aperitivos.
2:10: Expositor 1. Tarea: explicar de qué forma se insertará el producto en el
mercado.
4:30: Expositor 2. Tarea: explicar los planes a futuro de la Empresa WKR en
referencia al nuevo producto y los servicios que presta.
5:50: Cierre. Tarea del presentador del evento: agradecer a los expositores, a los
asistentes al evento, finalizar el encuentro.
6:00: Fin del evento.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
Distribuir el trabajo entre los encargados del evento:
Encargados: Kristian Mesa y Ricardo Moreno
Presentación personal: se utilizaran los uniformes de la empresa como
símbolo distintivo.
Ademas de que se tendrá una buena disponibilidad y atención con los
invitados.
Expresarse de manera clara y concreta.
Se Ubicara el Señor Kristian en la entrada del stand para
recibir cordialmente a las personas invitadas.
Tener listo los productos a ofrecer y las muestras.
Se Tendrán listos los productos a ofrecer y las muestras.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
Se realizará un acta publica con las conclusiones del evento.
Donde dira lo siguiente:
Acta #1
FECHA:
HORA:
LUGAR:
ASISTENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DIA:
Se Enviará notas de agradecimiento por la participación del evento
A cada uno de los asistentes
Se realizarán encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos
propuestos