¿Qué es un acta de constitución de proyecto o project charter?
Es un documento que se crea en función de una necesidad empresarial y reúne toda la
información en torno a un proyecto determinado, detalla las especificaciones generales del
proyecto, el propósito, las partes interesadas y los alcances; permite la autorización formal del
proyecto y sirve como guía durante todo el proceso.
Elementos de un project charter
El project charter es el primer documento que hay que redactar antes de comenzar cualquier
proceso, ya que en este se establecen los acuerdos entre el gerente del proyecto y el patrocinador
comercial del proyecto. Con el acta de constitución de proyecto se decide si se inicia un proyecto y
se garantiza una guía que puede utilizarse durante cualquier etapa.
La importancia de un project charter o acta de constitución de proyecto radica en los acuerdos
que autorizan las partes involucradas. Según sea la cultura de la empresa, un acta de constitución
de proyecto debe incluir diferentes elementos que estén orientados a reunir la información del
proyecto y no de cómo se realizará. Dentro de esos elementos se encuentran:
Nombre y descripción del proyecto
Ponle un nombre al proyecto para que puedas identificarlo. Este nombre tiene que reflejar el
proyecto desde el punto de vista de la gestión de proyectos, además deberás incluir la fecha y el
nombre de la persona que está redactando el acta para futuras aclaraciones.
Responsable del proyecto
Es importante mencionar quiénes son las partes interesadas en el proyecto, es decir, las personas
clave involucradas que autorizarán la utilización de los recursos tanto internos como externos.
Estas personas pueden ser clientes, gerentes, empleados, proveedores, inversores o
representantes de organizaciones que deberán firmar el project charter para garantizar la
evolución correcta del mismo.
Objetivo del proyecto
Se trata del propósito del proyecto que ayude a visualizar el alcance del mismo. El objetivo del
proyecto establece también de qué manera encaja con tu empresa; es una descripción detallada
de lo que planeas hacer para lograr el proyecto.
Entregables
Específica qué es lo que resultará al finalizar el proyecto; determina las expectativas por
departamento que permitan a tu equipo entregar resultados confiables y evitar confusiones a
futuro.
Recursos y requerimientos
Incluye los recursos con los que cuentas y los que serán necesario agregar en caso de que el
proyecto sea aprobado; es decir, detalla los recursos humanos y técnicos con los que cuentas y los
que necesitarías para la realización del proyecto.
Presupuesto del proyecto
Desglosa a detalle cuánto costará llevar a cabo el proyecto y de dónde proviene el presupuesto;
establece además la forma de pago y facturación.
Restricciones del proyecto
Es probable que existan algunas restricciones para llevar a cabo el proyecto. Es importante
instaurarlas para saber qué sí se puede y no se puede hacer; en este sentido es importante definir
las pautas que el equipo debe conocer antes de comenzar con el proyecto y de esta forma
asegurar una gestión óptima.
Asignaciones
Para evitar confusiones, se hace una lista de los integrantes del equipo que estarán involucrados,
su cargo y nivel de autoridad en la implementación del proyecto y se detallan sus
responsabilidades dentro del mismo.
Cronograma de trabajo
Es importante establecer el plan de trabajo que ayudará a optimizar la comunicación entre los
equipos, fijar reuniones, cambios y entregas a través de una línea de tiempo. Es clave para asentar
los acuerdos establecidos entre las partes de principio a fin.
Recuerda que cuanto más completa sea el acta de constitución de proyecto, más utilidad tendrá.
Si aún no sabes cómo hacer un project charter, a continuación te damos una guía que te ayudará a
crear uno de manera fácil y práctica.