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MÓDULO RENDICIONES DE CUENTAS
El presente módulo tiene por objetivo informatizar el área de Rendiciones de Cuentas
aprovechando todos los datos generados por los otros módulos del sistema. Como se sabe, el
sistema tiene el registro de todos los ingresos recibidos y todos los egresos realizados por la
dependencia, razón por la cual, se cuenta con todos los datos que se necesitarían para agilizar el
trabajo de las personas que cumplen funciones en el área de Rendiciones de Cuentas.
Desde el punto de vista conceptual, este es un módulo sencillo que ofrece un selector de
Recibos y/o de Pagos que permita reflejar el modo en que se rinde la documentación, armando
esos bloques de documentos que respaldan los ingresos y egresos efectuados.
El llamado Libro de Subresponsables ahora está completamente automatizado. Cada pago
que tenga imputaciones presupuestarias, o los ingresos que directa o indirectamente tienen
imputaciones presupuestarias (por ejemplo tipo de ingresos 2 de producidos propios o tipo de
ingresos 11 de Pedidos de Fondos) irán incrementando los saldos del Libro de Subresponsables
automatizado.
El nuevo modo de agrupar la documentación rendida ya no está restringida a la imputación
presupuestaria a la que responden, sino mas bien a distintos tipos de conceptos, eventos de
compras (licitaciones, concursos de precios, etc.) o proyectos específicos, que en este módulo de
rendiciones de cuentas llamaremos Tipos de Rendiciones de Cuentas.
Este cambio de criterio en modo de agrupar los documentos que se rinden, pretende lograr
una forma de archivar mucho más comprensible y natural, proponiendo que todo lo que se refiera
al mismo evento, o concepto similar, esté todo junto en una rendición a la que se le irán sumando
“agregados” hasta completar todo lo que haya que rendir (manteniendo el mismo número de
rendición).
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Tipo de Rendiciones de Cuentas
Como se muestra en la siguiente pantalla, las distintas tablas del módulo se encuentran en
Archivo – Administración – Rendiciones de Cuentas. Allí dentro de ese menú se puede se pueden
consultar los distintos Tipos de Rendiciones de Cuentas.
Los distintos tipos de rendiciones de cuentas van precargados en el sistema, no se pueden
modificar. Algunos de ellos tienen restricciones establecidas para asegurar el tipo de contenido
que puede asociárseles, como por ejemplo que para el tipo 3 solo se puedan incluir los tipos de
Devengados=15 que justamente se refieren a Contratos y Becas.
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Rendiciones de Cuentas
Como se comentaba en la introducción de este manual, las rendiciones de cuentas ya no
estarán limitadas o restringidas por las imputaciones presupuestarias a las que se refieren. La
idea es, por ejemplo, que si existe la Licitación Pública Nro 1/2012 , que se abra una Rendición de
cuentas para dicha licitación con Nro de Agregado cero (que se refiere a la rendición inicial o
madre) y que allí se incorpore el ingreso del dinero para la misma. Luego, podrían pasar uno o
varios meses y cuando se rinden los pagos se crea otro encabezado de Rendición con el mismo
Numero de Rendición pero incrementando el Nro de Agregado. Es como ir agregando
subcarpetas a un expediente principal.
Otro ejemplo podría ser, que se inicie un encabezado de rendición (con nro de agregado
igual cero) para cada Recibo con dinero para Ejecución por Cuenta de Rectorado. Tiempo
después, cuando ya se hayan realizado los pagos, se crea otro encabezado de rendición,
manteniendo el mismo número de rendición pero incrementando el nro de agregado, y sobre ese
encabezado se incorporan los egresos.
Crear Rendiciones de Cuentas
Las rendiciones de cuentas se cargan entrando por el menú Archivo – Administración -
Rendiciones de Cuentas
El seleccionar la opción se ofrece un prefiltro por si se requiere consultar sólo algún tipo de
rendición o las rendiciones de otro ejercicio, pero sino, por defecto ofrece filtras las rendiciones de
cuentas del Ejercicio actual.
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Con el menú Registro-Agregar (o tecla Insert) se agrega un nuevo encabezado de
Rendición de Cuentas en una pantalla como la siguiente:
Allí se debe definir el Tipo de Rendición de cuentas (que en algunos tipos, eso ya implica
ciertas restricciones respecto de lo que se podrá incorporar en la rendición), la fecha de la
rendición (lo cual implica que lo que se incorpora tiene fecha menor o igual), una descripción
escrita por el usuario (que debería ser lo más clara posible) y Nro de Rendición y Agregado (que
si se dejan en cero el sistema los autonumerará). Si ya se sabe en qué número de caja se
archivará, se puede llenar dicho número, sino se puede cargar en otro momento, al cerrar la
rendición, o si ya está cerrada con control-O Asignar Nro de Caja. También se solicita a qué
ejercicio corresponde la documentación rendida.
El campo Saldo Anterior sólo se podrá cargar cuando el Nro de Agregado es cero, a partir
de ahí el sistema irá trasladando el saldo correspondiente a los siguientes agregados.
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A partir de allí todos los campos posteriores, desde Unidades de Asignación de Crédito en
adelante, sirven para restringir más aún lo que se necesita incorporar a la rendición. Por ejemplo,
si todo lo que se está rindiendo está en la Unidad de Asignación de Crédito 10-0 conviene
establecerlo allí para que el sistema no ofrezca ningún movimiento ejecutado en otra Unidad de
Asignación de Crédito. Lo mismo con la fuente de financiamiento o inciso, si ya lo saben conviene
ponerlo para que sea más fácil ubicar el movimiento. A todos estos campos los llamaremos “filtros
opcionales”, para hacer referencia a ellos más adelante en este instructivo.
Incorporar movimientos a una rendición de cuentas
Una vez creado el registro de Encabezado de Rendiciones de Cuentas, parado sobre dicho
registro con Control O (que abre el menú Registro-Procesos) se encuentran las opciones para
incorporar Ingresos o para incorporar Egresos.
Al hacer la búsqueda, el sistema aplicará las restricciones inherentes al Tipo de Rendición
de Cuentas sobre el que estamos trabajando más los filtros opcionales que hayamos establecido
en la en encabezado de la Rendición de Cuentas.
La búsqueda se puede cancelar presionando la tecla Suprimir o Delete si se necesitara
redefinir las fechas de búsqueda o los filtros opcionales.
Cuando finaliza la búsqueda, el sistema le presenta al usuario un selector, es decir, una
pantalla en la que con el botón Seleccionar (o la combinación de teclas Alt S) se podrá marcar o
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desmarcar cada movimiento. En cada movimiento se muestra el monto, fecha, descripción, nro de
pago o de recibo, nro de parte diario, nro de Pedido de Fondos y varios otros datos que le
permitirán ubicar fácilmente el movimiento buscado.
También hay un botón “Ordenar” que permite cambiar el orden de los datos mostrados, lo
cual permite agilizar ciertas búsquedas, o también se puede usar el botón “Invertir Selec” para
marcar o desmarcar masivamente.
Luego de seleccionar los movimientos deseados, con el botón “Procesar Selec” se
incorporan esos movimientos como ítems de la Rendición de Cuentas.
Este proceso de incorporar Ingresos o Egresos a la rendición se puede realizar tantas
veces como sea necesario, mientras la rendición se encuentre Abierta. Si se hubiera incorporado
un movimiento erróneamente, simplemente se debe entrar a los ítems de la rendición (desde el
encabezado de la rendición con F11- Ítems de la rendición o con Control I), pararse sobre el
movimiento en cuestión y con Registro – Borrar (o la tecla suprimir) lo podrá excluir de la
rendición.
Asignación de Nros de Referencia
Respecto de la asignación de números de referencia (foliado) que se escriben
manualmente en los documentos rendidos, existen 2 formas de manejarlos. Una forma es
estableciendo que la numeración (de referencia) sea automática, esto se hace con Control O –
Configurar Preferencias, con lo cual el sistema lo hará la ejecutar la opción de Cerrar Rendición
de Cuentas. La otra forma, implica que parado sobre cada ítem de la Rendición de Cuentas, con
Control O se ejecute la opción Asignar Nro de Referencia
Cerrar y listados disponibles
Una vez ya conformado el conjunto de ingresos y egresos, desde el encabezado de la
rendición, con Control O se debe Cerrar la Rendición. Existe también la opción de Reabrir si fuera
necesaria.
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Una vez Cerrada, con control L se puede imprimir el Formulario de Rendición, la carátula y
si fuera necesaria, también la Nota de Elevación (allí se pueden seleccionar varias) que emite el
área de rendición de cuentas dirigida a la dirección de administración.
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Libro de Subresponsables
Como mencionáramos en la introducción de este manual, el Libro de Subresponsables se
encuentra ahora totalmente automatizado.
Para acceder al mismo, se debe entrar a Administración – Rendiciones de Cuentas – Libro
de Subresponsables, como se muestra en la siguiente pantalla.
Allí, por defecto, se ofrece filtrar los datos de ejercicio actual, pero se puede quitar ese
prefiltro (para ver todo) o filtrar por otro ejercicio.
Se debe ejecutar la opción Control O – Inicializar Libro de Subresponsables para calcular
los montos de lo que se haya ejecutado presupuestariamente hasta este momento.
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Salvo alguna eventualidad, no debería ser necesario volver a ejecutar este proceso de
inicialización.
La automatización mencionada, trabaja específicamente en los siguientes eventos:
1) Al procesar Recibos con Tipo de Ingreso = 1 (Contribución del Tesoro para Ejecución por
Cuenta de Rectorado): usando la fecha del recibo se detecta el Ejercicio y se incrementa
en ese ejercicio usando Fuente=0, Programa=0, Inciso=0 y Principal=0
2) Al procesar Recibos con Tipo de Ingreso = 11 (Contribución del Tesoro para Ejecución del
crédito de la dependencia , es decir, en respuesta a los Pedidos de Fondos): ): usando la
fecha del recibo se detecta el Ejercicio y se incrementa en el libro de subresponsables de
acuerdo a las imputaciones de los devengados que conforman los pedidos de fondos
recibidos.
3) Al procesar Recibos con tipo de Ingreso = 2 (Producidos Propios): usando la fecha del
recibo se detecta el Ejercicio y se incrementa en el libro de subresponsables de acuerdo a
las imputaciones presupuestarias del recibo.
4) Al generar Pagos que tienen imputaciones presupuestarias: usando la fecha de pago
definitivo se detecta el Ejercicio y se incrementa en el libro de subresponsables de acuerdo
a las imputaciones presupuestarias del pago.
5) Al generar Pagos de liquidaciones de Ejecución por Cuenta de Rectorado: en este caso es
importantísimo que se encuentre establecida la relación entre los Recibos de Ejecución por
Cta de Rectorado, porque si esta relación no existe o se encuentra equivocada los datos
calculados no sean correctos. (Véase las instrucciones detalladas al final de este
instructivo).
6) Al generar Pagos de liquidaciones de Transferencias de Recursos Propios: usando la fecha
de pago definitivo se detecta el Ejercicio y se incrementa en el libro de subresponsables de
acuerdo a las imputaciones de la transferencia de recursos propios.
7) Al procesar Resoluciones de Crédito que distribuyen créditos de Producidos Propios:
usando el ejercicio de la Resolución de Crédito, incrementa o decrementa según el signo
de los montos involucrados en cada una de esas Distribuciones de crédito de producidos
propios.
8) Al cerrar una Rendición de Cuentas: usando el Ejercicio de la documentación rendida, se
incrementa usando las imputaciones presupuestarias de los ítems de la rendición de
cuentas:
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9) Al establecer la relación entre Recibos con Tipo de Ingreso=1 respecto de los egresos
realizados. (Véase las instrucciones detalladas al final de este instructivo).
10)Al establecer la relación entre Recibos con Tipo de Ingreso=11 con remitente distinto de
Rectorado respecto de los Pedidos de Fondos Informativos correspondientes. (Véase las
instrucciones detalladas al final de este instructivo).
Implementación
Aspectos generales
Como es la primera vez que se utiliza el módulo, el sistema ofrecerá como pendiente todo
lo que exista registrado.
Una idea que se podría aplicar es crear una Rendición de Cuentas ficticia con fecha 31/12
del ejercicio anterior (a la que se le podría poner una descripción manual de “Rendición de
Inicialización del sistema”) dentro del tipo de rendiciones 9 “Otras”, e incluir ahí masivamente todo
lo que ya se encuentre rendido con el modo no informatizado.
Es importante y necesario mantener un control detallado sobre los Recibos con tipo de
ingreso 1 y de los Recibos con Tipo de Ingreso 11 en que el remitente no es el Rectorado. (dinero
de contribución del tesoro que llega a la facultad sin pasar por el Rectorado).
Por tal motivo, se recuerda en los 2 títulos siguientes los pasos que implica el control antes
mencionado.
Anexo 9 – Establecer relación con registros de egresos
Para todos los recibos con Tipo de Ingreso=1 (que representan fondos de contribución del
tesoro para Ejecución por Cuenta de Rectorado), inclusive para los cargados como parte de los
saldos iniciales, se debe establecer la relación con los registros de egresos correspondientes.
Existen 2 modos de establecer la mencionada relación entre los recibos y los egresos:
1) modo 1: cuando se carga el detalle de egresos a pagar en Archivo – Administración –
Resoluciones/Disposiciones/Memos a Pagar
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Allí, al cargar cada registro de egreso (especificando en el primer campo que es Ejecución
por Cuenta de Rectorado) se puede ir asociándolo al Recibo donde vino el dinero para este
egreso. En la siguiente figura están resaltados con un círculo rojo los campos mencionados.
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2) modo 2: desde Archivo – Administración – Tesorería – Ingresos – Recibos, con F12,
dentro del submenú Controles, se puede seleccionar una Vista llamada “Recibos de Ejec
por Cta de Rectorado Versus Egresos” (véase la siguiente pantalla)
Ejecutando esa vista, el sistema filtrará exclusivamente los recibos con Tipo de Ingreso=1,
y al lado del monto del cada uno muestra una columna calculada etiquetada “Diferencia” que
indica la diferencia que existe respecto de la sumatoria de Egresos asociados a cada recibo.
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Con control O, utilizando las opciones “Asociar o Desasociar egresos Ejecución por Cuenta
de Rectorado” (remarcadas en el círculo rojo de la figura anterior) se pueden establecer las
relaciones de cada Ingreso con los respectivos Egresos que debieron realizarse.
Lo mencionado en este apartado es una tarea que debe realizarse continuamente con
todos los recibos con Tipo de Ingreso 1 (Ejec x Cta de Rectorado), y de esta relación establecida
dependen los saldos generados en el Anexo 9 del Cierre Anual y los saldos del Formulario 1 del
Balance Mensual, y del Libro de Subresponsables automatizado.
Anexo 13 – Establecer relación con Pedidos de Fondos Informativos
La secuencia normal de la ejecución presupuestaria implica los pasos de Afectación
Preventiva, Compromiso, Devengados y Pedidos de Fondos. Allí se produce una espera, hasta
que el Rectorado remite los fondos solicitados. Entonces, cuando llega el dinero, la carga del
recibos (con Tipo de Ingreso = 11) el sistema obliga a establecer la relación con uno o más de los
Pedidos de Fondos preexistentes.
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Sin embargo, existe una excepción, en la cual el dinero llega antes de la existencia de los
devengados y correspondientes Pedidos de Fondos, cuando ciertos Ministerios u Organismos
Externos le envían fondos directamente a la dependencia (sin pasar por el Rectorado).
En estos casos, se implementó en el sistema que se pueda cargar un recibo con Tipo de
Ingreso =11, sin especificar los Pedidos de Fondos relacionados, cuando el Originante del Ingreso
no es la Dependencia 33 (Rectorado). Esto implica que dicho Organismo Externo o Ministerio
tiene que estar cargado como un Proveedor.
Entonces, la secuencia para estos casos es que primero llega el dinero y se carga el
recibo, luego la dependencia inicia sus actividades relacionadas al proyecto y comienza a realizar
los gastos y su ejecución presupuestaria, hasta la generación de los Devengados. En ese
momento, al generar el/los Pedidos de Fondos de estos devengados, la única diferencia es que
luego de generarlos (y antes de cerrarlos) se debe Editar y poner en el campo Tipo de Pedido
Fondos que es un pedido de fondos Informativo.
Que el pedido de fondos sea Informativo, le indica al Rectorado que no debe enviarlos
fondos ya que, de hecho, la dependencia los recibió previamente desde otro Organismo o
Ministerio.
Una vez generado el/los Pedidos de Fondos Informativos, se debe establecer la relación
entre el Recibo que llegó tiempo atrás y estos pedidos de fondos informativos.
Para ello, se debe entrar a Archivo – Administración – Tesorería – Ingresos – Recibos, y
con F12, dentro del submenú Controles, se puede seleccionar una Vista llamada “Recibos de
Pedidos de Fondos Versus detalle de Pedidos de Fondos” (véase la siguiente pantalla)
Al ejecutar esta vista, el sistema filtrará los recibos con tipo de Ingreso 11 y mostrará
(además de otros campos) el monto y una columna calculada etiquetada “Diferencia”, que estaría
indicando todos esos recibos a los que les falta asociarles los Pedidos de Fondos Informativos.
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Parado sobre cada uno de esos recibos que tiene Diferencia, con control O debe
ejecutarse la opción “Asociar Pedidos de Fondos Informativos” (véase la siguiente figura), y
usándola se pueden asociar o desasociar hasta que quede sin diferencia.
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INDICE
Introducción..........................................................................................................................1
Tipo de Rendiciones de Cuentas...........................................................................................2
Rendiciones de Cuentas........................................................................................................3
Crear Rendiciones de Cuentas..........................................................................................3
Incorporar movimientos a una rendición de cuentas........................................................5
Asignación de Nros de Referencia....................................................................................6
Cerrar y listados disponibles.............................................................................................6
Libro de Subresponsables.....................................................................................................8
Implementación...................................................................................................................10
Aspectos generales..........................................................................................................10
Anexo 9 – Establecer relación con registros de egresos.................................................10
Anexo 13 – Establecer relación con Pedidos de Fondos Informativos...........................13
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