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EL OFICIO
Definición. El oficio es un documento de carácter oficial utilizado en los organismos del sector
público y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no
dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta
jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir
fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.
ÁREA DE
DIFUSIÓN A nivel externo, establece comunicación con personas
ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan
cargos directivos.
A nivel interno. enlaza a los que desempeñan funciones
de dirección dentro de una entidad o institución
Facultad para firmar oficios
- Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la
institución o por quien hace su vez. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar
oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que
dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin
comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
- Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en
la institución.
- Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,
porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. estas personas se
comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos,
informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal,
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sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se
ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores,
decanos, jefes de departamentos de las universidades; los directores de centros educativos,
etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no
desempeñen ningún cargo directivo.
Partes de un oficio.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a) Membrete
b) Lugar y fecha
c) Código
d) Destinatario
e) Asunto
f) Texto
g) Ante firma
h) Firma, pos-firma y sello
i) Con copia
j) Pie de página.
Clasificación
El oficio simple. Conocido comúnmente sólo como “oficio” se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizará gestiones, presentar
personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para
proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.
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Características:
a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o
institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.
b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del
documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como
sucede en los oficios o memorandos múltiples.
c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.
d) Usa con copia.
e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los
que se indica en la “con copia”.
Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a formatos
establecidos por cada institución.
Oficio múltiple. El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra
información simultáneamente a varios destinatarios.
Características:
a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la
parte denominada “distribución”
b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acordes con las funciones que desempeñan.
c) ¡En el código lleva “oficio múltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma
numeración para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la única mención del
tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.
e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero
sí, en los de circulación externa.
f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre
de”destinatario”deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar
a quienes remitimos los ejemplares del oficio.
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g) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe
decirse, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes…sino tengo el agrado de
dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribución en lugar de “con copia”
i) Por lo general es impreso en computadora.
j) Se es tipeado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias.
Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.
Modelo oficio Múltiple
MUNICIPALIDAD DEL CUSCO
“AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÓN DE LA SALUD”
Cusco, 07 de octubre de 2020
OFICIO MÚLTIPLE Nº 01-2020
Señor: ………………………………….
Asunto: Licencia de casas vivienda.
Es grato dirigirme a ud. para comunicarle la obligación que tiene su despacho, de enviar
trimestralmente a esta oficina la nómina de las licencias que otorga para la construcción de casas
vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdicción.
Por tal motivo, mucho agradeceré tenga a bien remitirnos, a la brevedad posible, dichas nóminas a
partir del mes de……………….
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima
personal.
Atentamente
[Link] Tapia Alva
Jefe Departamental
Distribución:
Municipalidad provincial de:
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- Cusco.
- Huanchaq
- Santiago
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