Unidad 1 - Introducción a las bases de datos relacionales.
Definición y Terminología.
Base de Datos
Se puede definir como una colección de datos y objetos relacionados con un tema
o propósito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de
una empresa, de los productos del inventario de un almacén, los de las casas
registradas en una inmobiliaria, o de los huéspedes registrados en un hotel. Se
puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la
información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la
herramienta óptima para este fin.
Tabla
Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos
relacional. En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas y en
columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos
almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de
datos, por ejemplo, datos personales de los empleados, horas extras trabajadas
por cada empleado, las distintas dependencias de la empresa, las ciudades donde
opera la compañía , datos de los proveedores de un almacén, datos de clientes. El
éxito de un buen diseño de base de datos esta determinado por lo consistentes y
lógicas que sean las tablas que implementemos.
Campo
Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de
información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, códigos de
productos, valores de productos, etc. En una tabla los campos corresponden a las
columnas.
Registro
Un conjunto de datos (atributos) acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro
elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado, datos
particulares de un producto. Cada registro contiene todos los campos de la tabla
que lo contiene. Los registros en una tabla corresponden a las filas.
Base de Datos Relacional
Es una colección de datos cuya característica principal es que los datos pueden
almacenarse y administrarse en forma de tablas. Al hablarse de bases de datos
relacionales, significa que se pueden crear relaciones entre las tablas de las bases
de datos. Una relación entre tablas consiste en que algunos registros de una tabla
tengan datos en común con registros de otras tablas, permitiendo un manejo más
eficiente y sin redundancia.
Clave principal
Al ser los registros información sobre los atributos de algo o alguien, para no
confundirse entre sí se acostumbra a elegir uno de los campos (o a un conjunto de
campos) como la clave primaria. Esta clave primaria es la que permite identificar
de manera única e inequívoca un registro. La clave principal no puede contener
valores duplicados, ni valores nulos (o en blanco).
Consultas
Una consulta es la acción a través de la cual se puede localizar información
contenida en una base de datos.
Formularios
Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar
información bajo criterios personalizados por el usuario.
Informes
Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de
datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. Los informes permiten
agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo, etc.
Macros y módulos.
Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza
en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo,
desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente. Un
módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (el
lenguaje de programación de Access), desarrollados al programar una aplicación
en Access.
Unidad 2 - Creación de Tablas y sus relaciones
Creación de tablas Una tabla, como se explicó en el anexo anterior, es el lugar
donde se almacenan los datos sobre un tema determinado, por ejemplo,
empleados o pedidos. Cada registro contiene información sobre algo específico,
por ejemplo los datos personales de un empleado.
Los registros a su vez, están conformados por campos como nombres, direcciones
teléfonos, entre otros. Access permite un máximo 255 campos por tabla.
Cuando se crea una tabla, lo que se está creando en un principio es su estructura,
es decir, un formato en el cual se especifican, los nombres de los campos, los
tipos de datos que éstos almacenarán, y una serie de propiedades especiales para
cada campo. Los datos, es decir, los registros, se introducirán después.
La ventana de la base de datos muestra todos los objetos (Tablas,
Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos) que
componen una base de datos Access. En la figura podemos observar que
hemos seleccionado el objeto "Tablas" de la lista de objetos en el panel
izquierdo, y en el panel de la derecha aparecen las opciones
correspondientes para el objeto que hayamos seleccionado. En este caso,
aparecen tres opciones para crear una tabla, seguidas de las distintas tablas
que hayamos creado hasta ahora en nuestra base de datos.
Crear una tabla utilizando el asistente para tablas.
El Asistente para tablas trae prediseñadas varias tablas de uso frecuente,
ayudando de esta forma, en la creación de las mismas.
El Asistente para tablas realiza una serie de preguntas sobre los campos que se
desean incluir en la tabla y posteriormente la crea en forma automática.
Para crear una nueva tabla usando el Asistente, se deben ejecutar los siguientes
pasos:
1. En la ventana de base de datos, hacer click en el objeto "Tablas" del panel
izquierdo.
2. En el panel derecho hacer doble-click en la opción "Crear una tabla
utilizando el asistente".
3. Seguir las instrucciones del cuadro del asistente. Inicialmente debe elegir la
categoría de la tabla que mas se ajuste al tema que queremos crear.
4. Luego debemos seleccionar cada campo que deseemos haga parte de
nuestra tabla. En la lista aparecen todos los campos afines con la categoría
elegida, pero solo debe seleccionar los que usted realmente considere
necesarios.
Crear una tabla en vista de diseño.
Para crear una nueva tabla manualmente sin usar asistentes, se deben ejecutar
los siguientes pasos:
1. En la ventana de base de datos, hacer click en el objeto "Tablas" del panel
izquierdo.
2. En el panel derecho hacer doble-click en la opción "Crear una tabla en
vista diseño ".
3. Al crear una tabla en vista diseño se debe especificar a partir de la primera
fila de la columna "Nombre del Campo", los nombres de los campos que
se desea contenga la tabla.
4. Especificar para cada campo el tipo de datos en la columna "Tipo de
Datos", y opcionalmente una breve descripción en la columna
"Descripción".
5. En la parte inferior de la pantalla, una vez seleccionado el Tipo de Datos,
especificar las propiedades del campo, como Tamaño, Formato, Valor
predeterminado, Indexado, mascara de entrada, titulo, entre otras
propiedades.
En la ventana Propiedades del campo se puede refinar las definiciones de los
mismos de varias maneras, y las propiedades disponibles cambian dependiendo
del tipo de dato que se encuentra almacenado en el campo. Utilizará con
frecuencia algunas de las propiedades y otras muy de vez en cuando.
Asignar nombre, tipo y descripción a un campo
Al asignar nombre a un campo, éste puede tener hasta un máximo de 64
caracteres (letras, números, espacios y símbolos, excepto punto y admiración).
Luego, al establecer el tipo de datos, Access le colocará inicialmente al nuevo
campo el tipo de datos Texto. Si se desea cambiar el tipo de datos, se debe dar
click sobre la flecha que aparece a la derecha de la columna Tipo de datos, y al
desplegarse la lista, escoger el tipo deseado.
Se debe tener en cuenta la siguiente tabla al escoger un tipo de datos:
Hasta 255 bytes. 1 byte = 1
Texto Caracteres alfanuméricos.
caracter
Memo Caracteres alfanuméricos. Hasta 64.000 bytes
Numérico Valores numéricos (valores 1,2,4 u 8 bytes
enteros o fraccionarios).
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes
Moneda Valores de moneda. 8 bytes
Valor numérico que Access
incrementa de forma automática
Contador 4 bytes
para cada registro que se
agregue.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit. 1 byte = 8 bits
Hasta 1 Gigabyte (limitado por
Objetos OLE, gráficos u otros el espacio en disco). 1
Objeto OLE
datos binarios. Gigabyte = [Link]
bytes
Cuando se desea que una tabla se entienda de manera más sencilla, se puede
incluir una corta descripción para cada campo en la columna Descripción. Esta
descripción es mostrada por Access en la barra de estado, cuando se introducen
datos en dicho campo, al utilizar el modo Presentación hoja de datos, que se
explicará posteriormente.
Abrir una tabla
Cuando se desea abrir una tabla, desde la ventana Base de datos, ésta se puede
abrir de dos maneras:
1. Seleccionando la tabla que se desea abrir, hacer click en el botón Diseñar, éste
abre la base de datos en el modo Presentación Diseño, el cual permite hacer
distintas modificaciones a la estructura de la tabla.
2. Al seleccionar la tabla que se desea abrir, dar click sobre el botón Abrir, éste
abre la base de datos en el modo Presentación hoja de datos, el cual permite
adicionar, editar o ver los datos almacenados en la tabla (también se puede dar
doble click sobre el nombre de la tabla).
Cuando la tabla ya está abierta, se puede intercambiar entre los dos modos de
presentación de la siguiente manera:
1. Estando en el modo Presentación Diseño, elegir del menú Ver la opción Hoja de
datos (o dar click sobre el botón Presentación hoja de datos).
2. Estando en el modo Presentación hoja de datos, elegir del menú Ver la opción
Diseño de la tabla. (o dar click sobre el botón Presentación Diseño).
Agregar registros a una tabla
Cuando se crea una tabla, si se van a agregar datos a la misma, se debe pasar
al modo Presentación hoja de datos, de cualquiera de las formas explicadas en
la sección Abrir una tabla. Ya estando allí, la ventana muestra en forma tabular
los campos de cada registro de la tabla, es decir, en filas y en columnas. Se
deben digitar los datos de acuerdo con el campo y su tipo. Al final se debe
guardar y cerrar la tabla. Posteriormente, se explica más a fondo como utilizar la
Hoja de datos de una tabla.
Cerrar una tabla
Cuando se desee cerrar una tabla, estando en cualquiera de los dos modos de
presentación (modo Presentación Diseño, O Presentación hoja de datos), del
menú archivo elegir Cerrar (o sobre el se lector del menú de control de la
ventana Tabla dar doble click), si las modificaciones hechas en la tabla no han
sido grabadas, Access preguntará si se desea grabar en ese instante la tabla.
Eliminar una tabla
Cuando sea necesario eliminar una tabla, se deben realizar los siguientes pasos,
desde la ventana Base de datos:
1. Hacer click en el botón Tabla.
2. Seleccionar la tabla que se desea eliminar.
3. Oprimir la tecla <SUPR>.
No se puede eliminar una tabla si se encuentra en uso.
Este proceso también se aplica a cualquier otro objeto en la base de datos.
Hay otras formas de digitar fechas, las cuales se explicarán posteriormente.
Unidad 2 - Tablas
Trabajo Con Campos.
Agregar un campo utilizando el generador de campos.
El generador de campos permite elegir de las mismas tablas del Asistente para
tablas, los campos de ejemplo que ellas contienen para ser agregados a la tabla
que se está creando o modificando.
Para agregar un campo usando el generador de campos se debe:
1. Estando en la ventana Tabla, hacer click en una fila en blanco para insertar allí
el campo. Si se desea insertar el nuevo campo entre dos ya existentes se debe
dar click en el selector de fila del segundo campo, para seleccionarlo (o colocar
un punto de inserción en el campo sobre la columna Nombre de campo).
2. Oprimir click sobre el mismo campo, con el botón derecho del mouse para ver
el menú de método abreviado y luego, elegir Generar (o también desde la barra
de herramientas, hacer clic sobre el botón Generar).
3. En el cuadro Tablas de ejemplo, seleccionar una tabla.
4. En el cuadro Campos de ejemplo, seleccionar un nombre de campo.
5. Elegir el botón Aceptar.
Access colocará automáticamente el campo en la fila actual de la estructura,
definiendo también su tipo y sus propiedades.
Insertar un campo .
Cuando se inserta un campo a la estructura de una tabla, éste se puede insertar
de dos formas:
Al final de la estructura.
Entre dos campos ya existentes.
A continuación se explica como insertar un campo nuevo entre dos ya existentes:
1. Seleccionar la fila donde se desea insertar el nuevo campo, haciendo click en
el selector de fila.
2. Luego, en el menú edición, seleccionar Insertar fila O bien dar click sobre el
botón Insertar fila.
3. Digitar la información correspondiente para el nuevo campo.
4. En el cuadro Tablas de ejemplo, seleccionar una tabla.
5. En el cuadro Campos de ejemplo, seleccionar un nombre de campo.
6. Elegir el botón Aceptar.
Access colocará automáticamente el campo en la fila actual de la estructura,
definiendo también su tipo y sus propiedades.
Cambiar el orden de los campos
Para mover un campo a otra fila dentro de la estructura:
1. Seleccionar el campo haciendo click en el selector de fila, situado a la
izquierda del nombre del campo.
2. Con un click sostenido sobre el selector de fila, arrastrar el campo a la nueva
posición.
Eliminar un campo
Para eliminar un campo de la estructura de la base de datos se debe:
1. Seleccionar el campo que se desea borrar, haciendo click en el selector de fila
situado a la izquierda del nombre del campo.
2. Luego presionar la tecla <SUPR> (o también en el menú Edición, seleccionar
Eliminar o Eliminar fila o bien dar click sobre el botón Eliminar fila).
Establecer la clave principal
La clave o llave principal de una tabla, está compuesta por uno o varios campos
que identifican en forma única cada registro almacenado.
Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se
repitan para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm.
de Empleado, es la clave principal de esta tabla.
El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas:
Access crea automática mente un índice para el campo clave principal,
esto permite acelerar las búsquedas sobre la tabla.
Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de
un formulario, los registros se mostrarán ordenados según la clave
principal.
Cuando se adicionen registros, Access no permitirá introducir valores
repetidos ni nulos en el campo clave principal, asegurando de esta forma
que cada registro sea identificado en forma única.
Se deben ejecutar los siguientes pasos para establecer la clave principal:
1. Hacer click en el campo que se va a establecer como clave principal. Si se va
a crear una clave principal de varios campos, se oprime la tecla <CTRL> y
haciendo click sobre cada campo se van seleccionando los campos.
2. Por el menú edición, elegir Establecer clave principal (o desde la barra de
herramientas hacer click en el botón Establecer clave principal).
Access colocará un indicador de clave, a la izquierda del campo o campos
señalados como clave principal.
Cambiar la clave principal
Para cambiar la clave principal de una tabla, se debe:
1. Dar click sobre el campo que se desee establecer como nueva clave
principal.
2. Dar click sobre el botón en la barra de herramientas llamado Establecer clave
principal.
Automáticamente, Access cambia la marca de clave principal hacia el nuevo
campo. Todo este proceso debe ser realizado estando en el modo Presentación
Diseño de la tabla.
Eliminar la clave principal
Para eliminar la clave principal, se debe:
1. Estando abierta la tabla en el modo Presentación Diseño, elegir del menú
Ver, la opción índices (o en la barra de herramientas, hacer click en el botón
índices).
Access mostrará la ventana índices. Si la tabla tiene clave principal, aparecerá
en la columna Nombre del índice, el nombre de Clave principal (Primary key).
2. Dar click sobre el selector de fila a la izquierda del nombre del índice, y luego
oprimir la tecla <SUPR>.
3. Cerrar la ventana índices, oprimiendo click sobre el botón índices en la barra
de herramientas.
Cuando se guarda una tabla, si no se ha definido una clave principal, Access
advertirá esta situación y sugerirá que se cree una. Si Access la crea, lo que
hará será crear un campo tipo Contador, al cual se le asignará la clave
principal. Una tabla puede almacenarse sin clave principal, pero si luego va a
ser parte de una relación, ésta no podrá establecerse por la falta de ella.
Unidad 2 - Creación de Tablas y sus relaciones
Relaciones entre tablas.
Establecer Relaciones entre Tablas
Access es un sistema administrador de bases de datos relacional, esto hace que
se puedan generar consultas, formularios e informes, utilizando campos
procedentes de más de una tabla, esto hace necesario que las tablas estén
relacionadas de alguna manera.
Las relaciones entre tablas las utiliza Access para:
Crear combinaciones de datos en forma automática para las consultas.
Poder generar formularios y subformularios en la forma apropiada.
Hacer cumplir las reglas de integridad referencial y asegurar que cuando se
agreguen, cambien o eliminen registros, se haga en forma correcta.
Ver las relaciones entre tablas
Estando en la ventana Base de datos, elegir del menú Herramientas la opción
relaciones (o en la barra de herramientas dar click sobre el botón Relaciones).
Si ya se han creado relaciones entre tablas, éstas aparecerán dentro de la
ventana Relaciones, tal como se guardaron la última vez. De lo contrario, la
ventana estará vacía y Access mostrará la ventana Agregar tabla.
Agregar Tablas a la ventana Relaciones
Si las tablas que se van a relacionar no aparecen dentro de las ventanas
Relaciones, se deben agregar de la siguiente forma:
En la ventana relaciones, se debe elegir en el menú relaciones (también se puede
hacer clic sobre el botón agregar tabla de la barra de herramientas llamado
agregar tabla que presenta el mismo icono que el de menú relaciones)
Una vez seleccionado esta opción aparece una nueva ventana indicando cual es
la tabla o consulta a agregar, nosotros agregaremos una tabla, ahí aparecen los
nombres de las tablas que ya tenemos creadas. Seleccionar la tabla para la que
se desea crear una relación y luego elegir el botón agregar, cuando ya se
agreguen las tablas necesarias, hacer clic sobre el botón Cerrar.
Crear relaciones
Los campos que se van a relacionar deben almacenar valores comunes, por
ejemplo numero de identificación del empleado. También deben tener el mismo
tipo de datos. No importa si los campos no tienen el mismo nombre. Esto se
realiza de tal manera que sea posible combinar la información de mas de una
tabla en consultas, formularios, informes etc.
Para crear una relación se debe:
Utilizando el mouse (ratón), y haciendo click sostenido sobre uno de los campos
coincidentes entre las dos tablas, se debe arrastrar el campo que se desee
relacionar, hasta el campo coincidente en la otra tabla.
El campo que se arrastra de una tabla a otra, pertenece a la tabla principal, y el
coincidente a la tabla relacionada
Cuando se realiza este procedimiento aparece un cuadro de dialogo llamado
relaciones, en este cuadro aparecen los nombres de las tablas a relacionar y los
nombres de los campos correspondientes, si es necesario estos se pueden editar
para modificarse.
Establecer las relaciones necesarias y elegir el botón aceptar (mas adelante
explicaremos las diferentes opciones de esta ventana). Una vez creada la
relación Microsoft Access mostrara una línea gruesa entre los campos
coincidentes de las dos tablas. Cuando se cierre la ventana relaciones Microsoft
Access preguntara si desea guardar el contenido de la ventana y usted debe
responder Si.
Exigir integridad referencial
La integridad referencial permite garantizar que los valores de los campos
coinciden y hacer cumplir ciertas reglas
• No se permite eliminar registros de una tabla principal, cuando hay registros en
la tabla relacionada.
• No se permite agregar registros en una tabla relacionada que contenga valores
que no coincidan con un valor de la tabla principal
Para el cumplimiento de estas reglas se debe seleccionar la opción exigir
integridad referencial, cuando se cree una relación entre dos tablas.
Tipos de relaciones
Uno a varios: Un registro que es único en una tabla puede tener muchos
registros correspondientes en la otra tabla. Por ejemplo en la tabla Empleados, a
cada registro le pueden corresponder varios registros en la tabla de horas extras,
y a cada registro en la tabla de horas extras, le corresponde un solo registro en la
tabla de empleados.
Varios a Varios: Un registro que es único en una tabla puede tener muchos
registros correspondientes en la otra tabla y viceversa. Por ejemplo la relación
que se presenta en una fabrica entre los pedidos y los productos que se venden.
Una orden de pedido puede incluir varios productos y cada producto puede
aparecer en varios pedidos.
Uno a Uno: Un registro que es único en una tabla también es único en la otra
tabla. Este tipo de relación es poco frecuente, en algunos casos, en la que se
presenta una relación uno a uno, se podría pensar en que las dos tablas son
una sola.
Consultar Relaciones Existentes
Cuando dentro de la ventana relaciones no se aprecien todas las tablas y sus
relaciones, es posible entrar a consultar las relaciones entre las tablas de la
siguiente manera.
Entrar a las ventanas Relaciones, elegir Mostrar todas, del menú relaciones ( o
también, en la barra de herramientas, hacer clic en el botón Mostrar todo).
O si se desea ver las relaciones definidas para una tabla determinada
seleccionar la tabla, y si es el caso agregarla y elegir mostrar directas del menú
relaciones. El comando mostrar directas solo funciona cuando dentro de la
ventana relaciones, no se encuentran todas las tablas que estén relacionadas
dentro de la base de datos.
Editar una Relación Existente
En el menú Herramientas escoger relaciones, hacer doble clic sobre la linea que
establece la relación entre las dos tablas, aparece entonces el cuadro modificar
relaciones que vimos anteriormente, hacer los cambios que sean necesarios en
la relación y hacer clic en el botón aceptar.
Eliminar Relaciones
- En el menú herramientas escoger Relaciones luego hacer clic sobre la línea
que muestra la Relación entre dos tablas, en el menú Edición escoger la opción
eliminar o pulsar la tecla <Supr >
Eliminar una tabla en la ventana Relaciones
- En el menú herramientas escoger Relaciones luego seleccionar la tabla que se
desea eliminar y en el menú Edicion escoger la opción eliminar o pulsar la tecla
<Supr >
