Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Ciclo I 2019-2020
Curso:
7-6
Materia
Sistemas de Contabilidad
Tema:
Control Interno
Estudiante:
Marriott Cabrera Coraima Cristina
Docente.
Auditor, Arizaga Vera Fabian Eduardo
02/08/2019~12/08/2019
Índice
Control Interno................................................................................................................3
Objetivos del control interno......................................................................................3
a) Suficiencia y confiabilidad de la información financiera...................................3
b) Efectividad y eficiencia de las operaciones........................................................4
c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.........................................4
Componentes del control interno...............................................................................4
Estabelcer control interno para efectivos y equivalentes al efectivos.........................5
Control interno para Cuentas por Cobrar....................................................................7
Control interno de propiedad, planta y equipo............................................................9
Control interno de cuentas por pagar.........................................................................10
Control interno de inventarios.....................................................................................12
Control interno de anticipo de sueldos........................................................................15
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Control Interno
El Control Interno se define como el conjunto de normas, principios, fundamentos,
procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control
que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una
institución pública, se constituye en un medio para lograr una función administrativa de
Estado integra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del Estado.
Objetivos del control interno
Los objetivos de Control Interno son los siguientes:
a) Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera
necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
|Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los
usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un
sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor
protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros
que puedan amenazarlos.
b) Efectividad y eficiencia de las operaciones
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un
mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con
las autorizaciones generales especificadas por la administración.
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c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar
enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de
toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las políticas que
emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos
los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así
lograr el éxito de la misión que ésta se propone.
Componentes del control interno
1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control gerencial
4. Información y comunicación
5. Supervisión
Estabelcer control interno para efectivos y equivalentes al efectivos
1. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de
caja y banco:
a) En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
b) Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.
c) El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.
d) La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.
2. Revisión de la conciliación en bancos:
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a) Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento
sea lo mismo.
b) Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente
largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.
c) Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizadas sin
demora excesiva. -Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un
funcionario.
d) Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes
3. Control para cada origen de entradas a caja o bancos:
a) Cobros por ventas de contado directo; Cobros por ventas de contado C.O.D
(cobro o devolver) en plaza.; Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de
plaza.
b) Cobros por ventas a crédito en plaza; Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
c) Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad
una relación que deberá coordinarse y verificarse el depósito bancario
correspondiente. La revisión y verificación encausara a comprobar que todos los
documentos, cheques y giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco
con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas
correspondientes.
4. Cobros a empleados y deudores:
a) Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedirá recibos de caja
numerados progresivamente.
5. Entradas diversas a caja:
a) Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos,
etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos será igual al
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ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en instituciones de
crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de su
percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero.
6. Creación de un fondo fijo de caja:
a) Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe máximo
establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se
expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se
realiza el reembolso de caja
7. Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa:
a) Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la
existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por
funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan
los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente los
documentos, efectivo y valores de caja, observado una conducta honesta.
Cualquier discrepancia se investigará amplia y satisfactoriamente.
8. Afianzamiento del personal de caja:
a) El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en
caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya
que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa. El personal
afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la afianzadora denunciará a los
tribunales competentes con la pena correspondiente
9. Conciliación periódica de cuenta de cheques:
a) Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse mensualmente, y
todas las diferencias y partidas de conciliación se investigan y comprueban
amplia y satisfactoriamente.
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10. Control interno de Bancos
a) Separación de labores: Deben ser personas diferentes las que expidan cheques,
operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
b) Fianzas: El personal que maneja las cuentas bancarias debe estar afianzado para
garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
c) Firmas mancomunadas: Los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas,
definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
d) Firmas autorizadas: Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para
firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
Control interno para Cuentas por Cobrar
1. Analizar la conveniencia de otorgar descuentos por pronto pago y/o ampliar
términos y condiciones.
2. Implementar cobro de intereses moratorios.
3. Utilizar sistemas automatizados para administrar la cartera.
4. Política de crédito: requisitos para conceder crédito a clientes.
a) Debe poseer las cinco “C” del crédito.
b) Carácter: historial del solicitante de cumplir con sus obligaciones pasadas.
c) Capacidad: la disposición del solicitante para pagar el crédito solicitado.
d) Capital: la solidez de la estructura financiera del solicitante.
e) Colateral: el monto del activo que el solicitante tiene disponible para garantizar el
crédito.
f) Condiciones: términos de pago en función de la situación empresarial actual y de
las tendencias generales del país.
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5. Términos y condiciones del crédito: las condiciones del crédito especificaran el
periodo durante el cual se extenderá el crédito, el descuento si existe por pago de
contado o pago anticipado y el tipo de instrumento de crédito.
Procedimientos de control interno de cuentas por cobrar
6. Deben efectuarse aqueos sorpresivos a la persona que maneja la documentación
de las cuentas por cobrar.
7. Las políticas de cobranzas deben contemplar las condiciones del mercado y
tomar en consideración el establecimiento de agiles sistemas de cobranzas.
8. Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
9. Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
10. Debe preparase mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren
el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Control interno de propiedad, planta y equipo.
Políticas de calidad en el uso de propiedad, planta y equipos
1. Se considera propiedad, planta y equipo de la compañía, a los bienes muebles e
inmuebles que a título gratuito u oneroso hayan sido adquiridos por la compañía,
y que cumplan los requisitos de reconocimiento establecidos en la NIC 16.
2. La gerencia general es responsable de la propiedad, planta y equipos de la
compañía.
3. Estos contaran con una codificación, la cual permitirá su fácil identificación y
control.
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Compra de propiedad, planta y equipos
4. La orden de pedido debe ser realizada por la persona que necesita el activo, ser
autorizadas por el jefe de departamento y aprobada por el gerente general.
5. Por las compras inferiores de $500 la asistente administrativa escogerá el
proveedor al cual se le adquirido por ultima vez el activo; y por compras
superiores $500, la asistente administrativa debe realizar como mínimo 2
cotizaciones y presentarlas al gerente general quien escoge la mejor teniendo en
cuenta: precio, calidad, plazos de pago.
6. Una vez que le activo llegue a las instalaciones de la compañía, la persona
encargada de darle al activo la aprobación; realiza un acta entrega recepción, la
cual será firmada por el custodio el activo y el encargado de la empresa
proveedora. El jefe de mantenimiento asignará una vida útil al activo basado en
el periodo durante el cual se espera utilizar el bien, la cual será aprobada por el
gerente administrativo.
Contabilización
7. Se registrará como propiedad, planta y equipos, aquellos bienes muebles o
inmuebles que cumplan los siguientes criterios.
Que la compañía lo utilice para en su actividad económica y que se
obtengan beneficios económicos de su utilización.
Que se espere utilizar por mas de un ejercicio económico.
Que sea un activo tangible
Que el costo pueda medirse fiablemente
8. El reconocimiento inicial de propiedad, planta y equipo es el costo de
adquisición, el cual es su valor razonable a la fecha de la compra.
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9. De acuerdo con la Gerencia, para la medición posterior de propiedad, planta y
equipo se utilizará el modelo del costo.
10. En el caso de las construcciones en curso, se acumularán con los desembolsos
atribuibles directamente a la construcción del activo que se cumpla con los
siguientes criterios, de acuerdo a lo indicado en la NIC 16, párrafo 16.
Control interno de cuentas por pagar
1. Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del
pago y de firma del cheque para su liquidación.
2. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago
según controles contables, con los de los suministradores.
3. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada
Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque
o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
4. Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas
por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
5. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.
6. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
7. Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los
Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.
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Procedimientos de comprobación interna.
8. Cuentas por pagar a Corto Plazo
a) Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por
deudores.
b) Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
c) Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de
estas cuentas).
d) Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
e) Verificar los convenios de pagos suscritos.
9. Cuantas por pagar diversas
a) Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme
a su contenido, comprobando su cuadre contable, así como analizar por edades
para determinar las envejecidas (más de días)
b) Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,
así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
c) Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las
operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
10. Efectos, cuentas y partidas por pagar a largo plazo
a) Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
b) Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente
los que exceden de un año.
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c) Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc.).
d) Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
e) Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Control interno de inventarios
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción
para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén
únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales
han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino
deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
6. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
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7. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
8. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia
de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los
clientes.
9. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio
del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de
trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden
concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente
la cantidad máxima.
10. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que
controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite
mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviará al Jefe
de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su
correspondiente archivo y comprobará la cantidad física de existencia real, la
cual anotará en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los
registros contables cuadran con la existencia real.
11. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada
en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para
su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según
los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de
mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el
informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al
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departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
12. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que
debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del
almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir, estarán en
existencias, pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información
al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea
anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registrarán en la columna de
salidas, pero, aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible,
pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
13. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del
almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén
únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar
que tendrán el destino deseado.
Control interno de anticipo de sueldos
1. Los anticipos a sueldos al personal estarán autorizados por un funcionario
competente.
2. Se debe tener limites del anticipo a sueldos la personal, este podrá ser el importe
de su sueldo mensual.
3. Controlar los anticipos de sueldos al personal mediante vales o recibos.
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4. Se realiza un análisis profundo del perfil del empleado que solicita el préstamo
ni tampoco revisar el buró crediticio para así evitar cuentas incobrables.
5. Cada mes se realicen reportes de los saldos de las cuentas por cobrar a
empleados para medir el nivel de incremento si es el caso y que la alta gerencia
pueda facilitar la toma de decisiones.
6. El solicitante puede ser todo trabajador que tiene necesidad económica, para este
efecto deberá cumplir con el siguiente procedimiento. - Solicita formulario de
“Anticipo se Sueldo” al Jefe Inmediato Superior, procede a su llenado,
completando la siguiente información:
Fecha de la solicitud
Nombre y Apellido.
Número de legajo según nómina.
Oficina a la cual depende.
Importe solicitado.
Motivo de la solicitud.
Firma.
7. Solicita la firma del formulario al Jefe Inmediato Superior; con la solicitud
firmada el solicitante presenta el formulario a Recursos Humanos. En el caso de
efectuar la solicitud vía e-mail, el jefe deberá hacer conocer su visto bueno por
el mismo medio, para efectos de dejar constancia de este hecho.
8. El responsable de RRHH recibe la solicitud completa y la analiza, recibe el
estado de cuenta del empleado para verificar que no existen otros anticipos, que
en suma sea superior al total permitido (50% del total ganado); Si no da curso,
notifica al solicitante el rechazo. Si da curso envía notificación al solicitante
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indicándole fecha para desembolso del anticipo. Abrirá un expediente para el
solicitante, donde archivará copia de la documentación que sea generada.
9. Si su solicitud es rechazada, el trabajador recibe notificación escrita y
debidamente justificada de tal decisión, dentro de las 24 horas de recibida la
solicitud. En el caso de que el rechazo sea atribuible a que la suma de los
anticipos efectuados superase el monto límite establecido en el presente
documento (50% del total ganado), el solicitante podrá ajustar su solicitud al
límite establecido, cumpliendo las formalidades señaladas para este efecto en
este documento.; Si la solicitud se acepta, recibe notificación y fecha de depósito
en la cuenta de sueldos correspondiente.
10. Al final de mes en las fechas de pago recibe su recibo de sueldo con el
descuento por del anticipo adeudado.
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Bibliografía
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efectivo
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antillana_resolucion_pdf51e66e8b436366b1aea8ff00004a2a88.pdf
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