Historia
En 1855, Daniel McCallum (1815-1878), superintendente general de una compañía del
ferrocarril, diseñó lo que se consideró el primer organigrama moderno. Fue un diagrama
ilustrado del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum lo hizo dibujar por George Holt
Henshaw (1831-1891), ingeniero civil y diseñador. McCallum, nacido en Escocia, también
sirvió como general mayor en el Ejército de la Unión en la Guerra Civil. Henshaw,
canadiense, trabajó para empresas ferroviarias y plantas depuradoras de agua en Canadá,
Estados Unidos y Dinamarca.
Pasaron unos 50 o 60 años para que el término "organigrama" se volviera de uso común. El
ingeniero consultor Willard C. Brinton utilizó este término en su manual de 1914 titulado
"Graphic Methods for Presenting Facts". Él promocionaba el valor de los diagramas y creía
que su uso debía estar más difundido. Los organigramas se emplearon principalmente en
ámbitos de ingeniería hasta la década de 1920, cuando empezaron a introducirse en el
mundo comercial.
Los sinónimos menos conocidos, como "diagrama organizativo", comenzaron a usarse en la
década de 1960.
Un diagrama similar se llama organigrafo. Si bien refleja la estructura organizativa, es
menos lineal que un organigrama y tiene un propósito diferente: ilustrar asociaciones y
oportunidades en distintos departamentos, productos o cadenas de suministro.
Tipos de organigramas
¿Cuál es el mejor formato para un organigrama? En función de tus necesidades y el tipo de
organización, es posible que desees elegir un formato menos tradicional de organigramas.
Hay tres tipos de organigramas principales: jerárquico, matricial y plano.
• Organigrama jerárquico: este es el tipo más común y da origen al
sinónimo "diagrama jerárquico". En una jerarquía, un grupo de personas se
encuentra en la parte superior mientras que los individuos con menos poder se
ubican por debajo en forma piramidal. Piensa en términos de una monarquía: el
rey o la reina está en la parte superior; o en una organización, el director ejecutivo
se ubicaría también en la parte superior. En una jerarquía, por lo general, los
miembros se comunican con sus superiores y con las personas que dependen de
ellos.
• Organigrama matricial: este es común en las empresas que tienen más de un
director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores
gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico principal. Los diseñadores
gráficos también trabajan en otros proyectos que probablemente estén liderados
por otro gestor de proyectos. En este caso, los diseñadores gráficos deben rendirle
cuentas a dos personas.
• Organigrama plano: este tipo, a veces denominado organigrama horizontal,
prácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo general, supone dos
niveles: los directivos superiores y los empleados. En empresas como esta, los
trabajadores tienen más responsabilidades y están más involucrados de forma
directa en la toma de decisiones.
Las relaciones en los diagramas a veces se denominan relaciones lineales (o cadena
jerárquica), que representan desde el supervisor hasta el subordinado, y relaciones
laterales, que muestran a los individuos en el mismo nivel. Con las relaciones lineales, es
posible que haya líneas continuas que indiquen las principales líneas de autoridad o líneas
punteadas que muestren líneas secundarias de autoridad. No existen normas estrictas en
los símbolos y líneas empleados en los organigramas, mientras las relaciones formales sean
claras.
Ventajas y desventajas de los diferentes
tipos de organización
Los tipos de organizaciones reflejados en estas clases de diagramas tienen sus ventajas y
desventajas. En resumen:
• En una organización jerárquica, vertical, de arriba abajo, las líneas de autoridad
y comunicación deben ser claras. En su forma más pura, se asemeja a las
estructuras de las fuerzas armadas. En el mundo de los negocios, se parte desde el
director ejecutivo y las gerencias de primera línea, hasta quizás los directores,
gerentes superiores, gerentes intermedios, líderes de equipo y miembros de
equipo. Si la fuerza de esta estructura es la claridad y estabilidad, la debilidad
potencial es la rigidez y la incapacidad de ser flexible cuando se necesita. Los
niveles de jerarquía a veces pueden también desbordar a una organización.
• En una organización matricial, las relaciones interdepartamentales pueden ser más
fructíferas y cooperativas. Sin embargo, tener que responder a más de una
persona o departamento puede también generar lealtades confusas o conflictos de
interés para los empleados.
• En una estructura plana y horizontal, la mayoría de los niveles de jerarquía se
eliminan, y la relación entre la dirección y los empleados es cercana. Esto es
común en organizaciones y empresas más pequeñas, pero generalmente no es
práctico para compañías más grandes. Los empleados pueden tener un sentido
más fuerte del trabajo en equipo y de autonomía, aunque los conflictos entre los
trabajadores pueden ser más pronunciados debido a que hay menos personas
realizando las tareas.
Usos de los organigramas
¿Cuál es el mejor uso para un organigrama? Sin importar qué disposición decidas usar, los
organigramas son útiles para trazar las relaciones en tu organización y garantizar que todos
sepan cómo comunicar la información clave.
Puedes usar organigramas para:
• La comunicación organizativa y de supervisión, tal como ayudar a los empleados
a saber quién le rinde cuentas a quién o ayudar a las personas a conocerse en toda
la organización. Agregar fotos de los trabajadores puede ser de gran ayuda,
permite a la gente asociar rostros con nombres.
• La reestructuración, como intercambiar los roles en un equipo para usar mejor los
talentos de todos.
• La planificación de la fuerza de trabajo, como establecer los detalles de una
nueva iniciativa de contratación.
• La planificación de recursos,como la reducción de ineficiencias modificando la
asignación de los roles.
• La genealogía, porque un árbol genealógico es, en esencia, un tipo de organigrama.
Puedes incluir fotos, fechas de nacimiento y fallecimiento, así como enlaces que
contengan más información sobre cada persona.
Crear diagramas es rápido y sencillo con Lucidchart. Inicia una prueba
gratuita hoy mismo para empezar a crear y colaborar.
Crear un organigrama
Cómo obtener más información visual con
los organigramas
Los organigramas tienen pocas reglas, así que cualquier elemento visual que ayude a la
comunicación es válido.
• Usar fotospuede ayudar a que las personas se conozcan y asocien rostros con
nombres.
• Utilizarcolores o figuras diferentes puede ayudar a definir distintos
departamentos, grupos de trabajo, niveles de empleo u otros desgloses útiles.
• Usar logos o íconos de la empresa puede personalizar tu diagrama según el diseño
de tu organización.
• Emplear animaciones en PowerPoint puede ayudar a darle vida a la presentación
mientras tú hablas sobre las diferentes partes del diagrama.
• Usar figuras 3D puede hacer que tu diagrama sea más atractivo destacándose en la
página.
Limitaciones de los organigramas
• Pueden volverse obsoletos rápidamente, en especial, en organizaciones con
mucha rotación de puestos. Los diagramas en línea son más fáciles de actualizar
que los impresos, pero incluso los primeros pueden volverse obsoletos si no se
actualizan regularmente. Esto se puede mitigar con documentos que se puedan
editar en línea y con la automatización, como la salida y llegada de empleados
que activan la actualización de los organigramas.
• Muestran solo las relaciones formales, no las informales o sociales que ayudan a
la realización de tareas en una organización.
• No reflejan el estilo de la jerarquía. Indican líneas de autoridad, pero no cómo se
ejerce esa autoridad.
• Los organigrafos, parientes de los organigramas, quizás sean más útiles si tu
propósito es ilustrar o descubrir otras asociaciones entre personas o
departamentos.
Cómo planificar y dibujar un organigrama
o diagrama organizativo básico
1. Define tu propósito y tu alcance. Por ejemplo, ¿deseas que tu diagrama sea un
recurso que permita identificar quién es quién? Tal vez desees agregar fotos e
información de contacto, incluidos enlaces a correos electrónicos. ¿Estás creando
un diagrama de toda la empresa o solo de un departamento o grupo de trabajo?
¿Crees que necesitarás más de un diagrama? Ten en cuenta qué es más útil en
función de tus propósitos.
2. Recopila la información. Es posible que halles una lista de empleados en la cual
basar tu diagrama o un organigrama obsoleto, pero que todavía sea útil como
punto de partida. Recuerda recolectar información de contacto, fotos y lo que sea
que quizás puedas usar. Es posible que necesites encontrar otros recursos para
clarificar las líneas de autoridad y explicarlas con lujo de detalles en tu diagrama.
3. Determina qué plataformas planeas usar para crear tu diagrama y cómo
piensas mostrarlo. Lucidchart ofrece una plataforma potente y fácil de usar para
crear y presentar diagramas en línea. (Obtén más información sobre Lucidchart a
continuación).
4. Planifica las actualizaciones continuas del diagrama. Recuerda que las cosas
cambian rápidamente en muchas organizaciones, así que necesitarás una forma
eficiente de mantener el diagrama o los diagramas actualizados. Esto es mucho
más fácil con una plataforma en línea colaborativa como Lucidchart.