Capítu

ulo

Cre
eando
o con
nteniido
En esste capítulo tratareemos:
C
Creación de
e Libros
D
Desplazami
iento en una
a hoja de cá
álculo
S
Seleccionar
r elementoss
Ingresar dattos
E
Editar conte
enido de una celda
Insertar Fila
as, Columna
as y Celdass
E
Eliminar Fila
as, Columnas y Celdass
A
Administrar Hojas
C
Copiar, Corrtar y Pegarr contenido
T
Transponer
r datos
O
Ortografía
Insertar info
ormación de
e referencia
a
B
Buscar y Re
eemplazar
a
G
Guardar Lib
bro en difere
entes formatos
E
Establecer contraseña
c al Libro
C
Cerrar y Abrir libros de
e Excel

Introoducción:
En este
e capítulo
o aprendere emos a utiliizar un Librro de Excel,, a
ingre
esar y modiificar datos en una hoja
a de cálculo o.

177
 MS Excel 2007

Crear Libro de Excel

Puede crear libros a través de los siguientes métodos:
1. Por medio del Botón de Office

2. Por medio de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido (es necesario

incluir a la lista la opción Nuevo).

3. Utilizando la combinación de teclas CTRL+N

4. Utilizando Plantillas existentes.

En este caso puede hacer uso del
Botón de Office y el botón Nuevo,
en la ventana Nuevo Libro podrá
elegir entre Plantillas instaladas en
su PC, o iniciar un nuevo libro a
partir de otro ya existente, o
también utilizar las plantillas
existentes en Microsoft Office
OnLine, para lo que debe tener
conexión a Internet.

18
 Capítulo II: Creando contenido

Desplazamiento en la hoja de cálculo

Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Pulse… Para…

Teclas de dirección Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia
la izquierda o hacia la derecha.

TAB Desplazarse una celda a la derecha.

También le permitirá desplazarse entre celdas
desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

MAYÚS+TAB Desplazarse una celda a la izquierda.

CTRL+ tecla de Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de

dirección celdas que contiene datos y que está delimitado por
celdas vacías o por los bordes de la hoja de cálculo)
actual.

INICIO Ir hasta el comienzo de una fila.

CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.

CTRL+FIN Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo,

es la última fila utilizada de la última columna utilizada.

AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo.

RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba.

ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha.

ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el

panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja
de cálculo que se ha dividido (ficha VISTA, sección
VENTANA, opción DIVIDIR), F6 incluye los paneles
divididos cuando se alterna entre los paneles y el área
de la cinta de opciones.

MAYÚS+F6 Cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom,

el panel de tareas y la cinta de opciones.

CTRL+F6 Cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay

más de una ventana del libro abierta.

CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa.

F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a.

19
 MS Excel 2007

MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.

MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar

siguiente).

Seleccionar elementos
Puntero del Mouse
Para seleccionar una celda o un rango utilice el puntero del Mouse cuando observe el
signo

Seleccionar una celda

Haga clic en una celda o utilice las flechas de desplazamiento para seleccionar una
de ellas

Seleccionar un rango
Arrastre sobre las celdas que desee seleccionar utilizando el Mouse en modo
Selección

Seleccionar rangos discontinuos

Seleccione el primer rango, luego pulse control y seleccione otro rango. El resultado
sería el siguiente:

20
 Capítulo II: Creando contenido

Seleccionar una fila

Para seleccionar una fila haga clic en el encabezado de fila

Si desea elegir más de una fila, una vez elegida la primera arrastre verticalmente
sobre ellas mientras observe el Mouse transformado en una flecha negra.

Seleccionar una columna

Para seleccionar una columna haga clic en el encabezado de fila.

Si desea elegir más de una columna, una vez elegida la primera arrastre
horizontalmente sobre ellas mientras observe el Mouse transformado en una flecha
negra

Programa Nacional de Informática 21

 MS Excel 2007

Selecccionar rangos extensos

1. Seleccione
e la primera
a celda
2. Utilice la barra
b de dessplazamiento vertical (si
( es necessario) a fin de desplazzar
la pantalla hasta la últtima celda que
q debe se er seleccion
nada.
3. Luego utilizzando Shiftt haga clic en
e la última
a celda que desee seleccionar.

A. Cóm
mo seleccio
onar rangoss extensos de
d celdas

Selecccionar con teclado

Co
ontinuo

Pue
ede utilizar SHIFT jun cionar celdas
nto con las flechas de dirección para selecc
con
ntinuas

Discontinuo

Parra seleccion
nar celdas discontinuas
d s, realice lo
os siguientess pasos:
1. Selecciona e celdas utiilizando la tecla Shift + las teclas
ar el primer rango de
direccionalles

22
 Capíítulo II: Creando contenid
do

2. Luego pulsse Shift + F8

F (note que
e en la barrra de estado
o se muestrra el mensa
aje
Agregar a la selecció
ón)
3. A continua
ación utilice las flechas de direcció
ón para desplazarse a otra celda
4. Ahora, sele
eccione otroo rango pulssando la teccla Shift y la
as flechas de
d dirección
n.
5. Repita el proceso
p pulssando otra vez
v Shift + F8

Extender
x la selec
cción

1. Seleccione
e una celda F (Notará que aparecce el indicador Ampliiar
a. Pulse F8

selección en
e la barra de
d estado )
2. Utilice las flechas de para exte la
e dirección n
nder la sele
ección o ha
aga clic en
última celd
da que dese
ee seleccion
nar
3.
Para finalizzar pulse F8
8

s
Es possible selecciionar celdas de forma continua y discontinuaa también con
c el mousse,
para laa selección continua a pulse la tecla SH HIFT y hag ga clic en n las celdas
corresppondientes, para selecccionar de forma disco ontinua pueede utilizar SHIFT+F8
8 y
luego elegir
e los grrupos de ce
eldas que deesee o tamb
bién puede mantener presionada
p la
tecla CTRL
C mientrras seleccio
ona con el mouse
m los grupos
g de ce
eldas.

Ingre
esar da
atos
Técniccas para in
ntroducir datos
Excel dispone
d de
e diversas técnicas
t pa
ara la introducción de
e datos en una hoja de
d
cálculo
o. A continua
ación se ressumen dich
has técnicass:

Métod
do Acción
n

Inserciión directa
a Digite directament
d te en la celd
da seleccioonada o en la barra de e
fórmulaas y pulse ENTER. PuedeP ingre
esar números, fechas,,
texto, valores
v lógic
cos, fórmulaas y funcion
nes.
a
Autorrrellenar Introduzzca el primmer valor de una se erie que ell programa a
reconozzca y utilice
e el controla
ador de rellleno para completar
c la
serie. (S
Se examina ará más ade elante)
l
Rellena
ar serie Introduzzca los doss primeros valores de e una serie y utilice els
controlaador de relleno para completarla
c a. (Se exam minará más
adelantte) o
r
Autoco
ompletar Escribaa las primerras letras en
n una celdaa y, si ya se
e ha escrito
un valoor similar en
n la misma columna, E Excel sugerrirá el valor
existente. (Se examinará máss adelante)

23
 MS Excel 2007

Elegir de la lista Haga clic

c con el botón secundario en un na celda y, en el menúú
contexttual que aparece,
a ha
aga clic een Elegir ded la listaa
despleggable. Apaarecerá una lista con los valo ores de la a
column da. (Se examinará máss adelante)
na de la celd
CTRL s
+
+ENTRAR Selecciione un ra ango de celdas
c que deban co ontener losa
mismoss datos, escriba los datos en la celda activa
a y, e
a
continu
uación, manntenga pressionada la ttecla CTRL y presione
ENTRA AR. (Se exaaminará máss adelante)

Valida
ar el ingreeso de dattos

Co
on la tec
cla ENTE
ER

ato introduccido en la celda

Se valida el da c y se selecciona
s la siguiente
e celda haccia
aba
ajo.

Co
on las te
eclas de Movimiiento

Se valida el daato introduccido en la celda

c y la celda
c activa
a cambiará dependienddo
de la flecha pu
ulsada, es decir,
d si puls
samos FLEECHA DERE ECHA se seeleccionará la
celd
da contiguaa hacia la de
erecha.

Co
on la barrra de fó
órmulas
s

Al hacer
h clic en
e el botón Introd
ducir de la barra
b de fórmulas se valida
v el da
ato
en la celda, y la
l misma ce elda sigue seleccionad
s da.
Si antes
a de inntroducir la informacióón cambiass de opiniónn y deseass restaurar el
con
ntenido de la
l celda a su
s valor inic ay que pulssar la tecla ESC o haccer
cial, sólo ha
clicc sobre el botón Ca
ancelar de la barra de
e fórmulas y la celda seguirá
s con el
valo or que tenía
a.
Al pulssar ENTER el indicado or se desplaza a la fila siguiente
e. Puede modificar
m esste
comportamiento, logrando po or ejemplo que
q al pulsaar ENTER e el indicadorr se desplace
a la derecha. Siga
a los siguien
ntes pasos:
1. Haga a clic en el Botón de Office
O y lue
ego, del men nú elija el botón Opciones de Exccel
2. Elija la opción Avanzadas
A y elija de la
a lista la dire
ección Dere echa.

24 m
 Capíítulo II: Creando contenid
do

3. Si pu
ulsa SHIFT + ENTER, el indicador de celda irá a la celda anterior (d
dependiend
do
de la dirección ele
egida)

Tipos de
d datos
1. Vallores consttantes
a. Númerros.- Para a introducir númeross puede incluir los s caracterres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
9 y los sign
nos especia
ales + - ( ) / % y el
e símbolo ded
moneda indicado en Configuración Re egional y dee Idioma del Panel de
d
Controll.
• Los sig gnos (+) delante
d de los númerros se igno oran, y pa ara
e que ir precedido por el
escribirr un númerro negativo,, éste tiene
signo (-).
lo interpr
• Al esccribir un núúmero entre paréntes sis, Excel e
eta
como un
u número negativo,
n lo
o cual es típ
pico en contabilidad.
se
• Si un número
n no cabe en sus celda co omo primerra medida
pasa automáticam mente a ano otación cien ntífica.
• El cará
ácter E ó e es interpreetado comoo notación científica.
c P
Por
ejemploo, 3E5 equiivale a 3000
000 (3 por 1
10 elevado a 5).
• Excel asigna
a form
mato Moned da al númerro si se digita el símbo
olo
de mon neda indica
ado en Conffiguración rregional y así
a se verá en
e
la celdda, pero enn la barra de fórmulas desapa arecerá dich
ho
símbolo o.
lo
• Si intro
oducimos el
e símbolo % al final d de un número, Excel
consideera como símbolo de porcentaje.
p
ebes escri
• Si intro
oduces fraccciones tale
es como 1/4, 6/89, d b
bir
primeroo un cero y un esp pacio en blanco para a que no se
confundan con nú úmeros de fecha. Así:: y sse
obtienee 1/8.
b. Fechas s.- Para intrroducir una
a fecha u hoora, no tienees más quee escribirla de
d
la forma en que de esees que aparezca.
a
so
• Las fechas y las s horas son en realid dad númerro y por e
apareccen alineado os a la dere
echa en la ccelda.
os
• Cuando o introduzccas una fe echa comprrendida en ntre los años
1929 y 2029, sólo será ne ecesario inttroducir los dos últim
dígitos del año, sin embargo para aquelllas fechas que no esté én
compre endidas entre dicho rango,
r neceesariamente e deberemos
introducir el año completo.
Ejempllos:
1/12/99
9
9
1-12-99
M
2:30 PM
14:30
9
1/12/99 14:30

25
 MS Excel 2007

c. Texto
• Para introducir texto como una constante, selecciona una celda
y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros
caracteres especiales combinados que se puedan reproducir en
la impresora. Una celda puede contener hasta 32,767
caracteres de texto.
• Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las
adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo,
no obstante el texto se mostrará únicamente en la primera
celda.
• El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la
celda.

d. Lógico
Incluye los valores:
VERDADERO y
FALSO
Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un
significado especial. Se emplean en funciones lógicas y
condicionales
2. Fórmulas
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Seno,
Coseno, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =.
Ejemplo:

=(543+78)/2 +seno(0.5)

3. Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación, incorporada de
fábrica en Microsoft Excel, acepta uno o varios valores, realiza cálculos y
devuelve un resultado. Posteriormente se extenderá este tema.
Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

26
 Capíítulo II: Creando contenid
do

Precauciones en
n la manipulación de
d celdas
Es commún confundir las acciones de se eleccionar, rellenar serries y move
er celdas, por
p
eso ind
dicamos la diferencia
d e
entre estas a través de la siguiente
e comparacción:

+
Selecccionar, cua
ando se Cuadro de relleno, Mo
odo Moverr cuando se
señala al centroo de la cuando se señala a la señ ñala algun
no de los
celda esquina infferior izquie
erda borrdes

Autorrellenar
Consiste en utiliza
ar series co
onocidas poor Microsoftt Excel, y a
así facilitar el ingreso de
d
datos. Se
S arrastra desde el coontrol de re
elleno de la celda en cu
uestión.
Se mo ostrará un
na etiqueta
a inteligen
nte (Smartt Tags) lllamada Opciones de
d
Autore
elleno.
Así, escriba en una celda el número
n 1, lu
uego, realicce un arrasttre del cuad
dro de rellen
no,
tal com
mo la figura:

Al hacer clic en las opcciones de Autorelleno

A , podemos realizar acciones
adiccionales.

Así, po
or ejemplo, escriba
e en alguna
a celdda 9-11-200
01; al arrastrrar esa fec
cha se podrá
án
realizarr diversas acciones
a sobre ella, tal como se aprecia a continuación:

277
 MS Excel 2007

Fecha Fecha Fecha Fecha

09-Nov 09-Nov 09-Nov 09-Nov-01
10-Nov 12-Nov 09-Dic 09-Nov-02
11-Nov 13-Nov 09-Ene 09-Nov-03
12-Nov 14-Nov 09-Feb 09-Nov-04
13-Nov 15-Nov 09-Mar 09-Nov-05
14-Nov 16-Nov 09-Abr 09-Nov-06
15-Nov 19-Nov 09-May 09-Nov-07

En las columnas se ha elegido: Rellenar días, días de la semana, meses y

años.

Rellenar Series
El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o
generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así,
si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el
contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará
una serie.
Para generar una serie:
1. Haga clic en la celda A3
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el símbolo ª realice un arrastre

Después del arrastre…

28
 Capítulo II: Creando contenido

Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR...

Después del arrastre…

Generar Series
• Objetivo
Probar la generación de series y el proceso de copiar
• Procedimiento
1. Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:

Autocompletar
MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción de
autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se
ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente.
En el gráfico de abajo, en una lista de Areas, al pulsar la letra C en la celda A5, Excel
autocompletara el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe líneas más arriba
(A3).

Uso de Autocompletar

29
 MS Excel 2007

Paso a Paso: Cómo Activar / Desactivar Autocompletar

1) Haga clic en el botón de Office y luego haga clic en el botón Opciones de Excel
2) En la ventana Opciones de Excel elija del menú izquierdo la opción Avanzadas
3) De manera predeterminada la opción Habilitar Autocompletar… se encuentra activa,
sin embargo aquí es donde puede desactivarlo o activarlo si fuera el caso.

4) Haga clic en el botón Aceptar para terminar.

Elegir de la lista desplegable

Esta opción le permitirá reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma
columna de una forma rápida y muy cómoda ya sea por medio del menú contextual o
por medio del teclado.

Paso a Paso: Cómo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

1) Ubique el selector de celdas debajo del último dato ingresado en la columna.

2) Haga clic con el botón secundario del mouse, y en el menú contextual que
aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

30
 Capítulo II: Creando contenido

3) Aparecerá una lista con los valores ya ingresados en la columna.

También puede pulsar la combinación de teclas ALT+Flecha hacia abajo

4) Elija el dato de la lista que requiera y éste aparecerá inmediatamente en la celda.

Repetir un valor en un rango de celdas

Esta utilidad de MS Excel le permitirá repetir los mismos datos de una celda en el
resto de celdas seleccionados.
Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos
datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuación, presione la combinación
de teclas CTRL + ENTER.

31
 MS Excel 2007

Paso a Paso: Cómo repetir un valor en un rango de celdas

1) Seleccionar el rango de celdas en el que desea ingresar datos.

2) Escriba un valor (por ejemplo, digite cero)

3) Pulsar Control + Enter, y observará el siguiente resultado:

32
 Capítulo II: Creando contenido

Editar contenido de una celda

Una de las tareas más cotidianas dentro de una hoja de cálculo será la modificación
de los datos ingresados.
Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de
esas formas:
1. Seleccione la celda que quiera editar (En el gráfico se ha seleccionado la
celda B2)

2. Ahora realice uno de los siguientes pasos:

Pulse Doble clic en la celda Clic en la barra de fórmula

3. Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic
en el botón de la barra de fórmulas

Abrir y editar archivo

• Objetivo
Adquirir habilidad en la apertura y edición de datos almacenados en un libro de
Excel.
• Procedimiento
1. Abra el archivo Amortización de préstamo [Link]
2. Introduzca como contraseña la palabra: “santa”.
3. Observará los siguientes datos:

4. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado:

33
 MS Excel 2007

5. Guarde el archivo y cierre el documento

Insertar
Excel da la posibilidad de Insertar celdas, filas y columnas en tablas que usted ya ha
generado. Abra el archivo Foco [Link] para realizar los ejercicios
correspondientes.

Insertar Filas
Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos
contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las
1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo se la fila
insertada se desplazarán una posición más de fila.
Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse
afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no
perder información.

Paso a Paso: Cómo Insertar filas en una Hoja de Cálculo

1) abrir el archivo Foco [Link] en el cual se le pide insertar una fila debajo del texto
FOCO DATA
2) Haga clic en cualquier celda de la fila 2.

34
 Capítulo II: Creando contenido

3) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en
la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

4) Observe que se ha insertado una fila en la parte superior.

5) Además, se muestra una etiqueta: Opciones de Inserción.

6) Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato
de la fila superior.

Insertar Columnas
Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos
contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas
a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha
se la columna insertada se desplazarán una posición más de columna.
Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan verse
afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje que en el
caso de filas (visto en la página anterior).

35
 MS Excel 2007

P
Paso a Paso
o: Cómo In
nsertar colu
umnas en una
u Hoja d
de Cálculo

Ahora, se pidde insertar unaa columna enttre las columnna Apellido y E

Especialidad.
1) Lleve el selector de ceeldas sobre alguna celda dee la columna dde Especialidaad.
2) Luego, elija
e de la cintaa de opcioness la ficha Iniciio, y en la seccción Celdas haga
h clic en
la lista desglosable Inssertar y elija de
d la lista la opción Insertaar columnas de
d hoja.

3) Note coomo una coluumna nueva y vacía se inserta en la uubicación del selector de
q anteriormente habían en
celdas y los datos que e dicha coluumna se han desplazado
hacia la derecha.

4) En las oppciones de Inssertar, elija también Borrar Formato.

Si usteed desea in nsertar máss de una filla o column na, debe seeleccionar el
e número de d
filas o columnas
c a insertar y luego
l hacerr clic con el botón secu
undario del mouse sob bre
las coluumnas o fila
as seleccionnadas y del menú desg glosable ele
egir la opció
ón Insertar..

Inserta
ar Celdas
Otra po
osibilidad es
e la de Insertar celdas. Las celdas insertad
das despla
azan las otrras
celdas,, ya sea a la
a derecha o a la parte
e inferior.

36
 Capíítulo II: Creando contenid
do

P
Paso a Paso: Cómo in
nsertar Celdas

Por ejemplo, queremos inssertar una celdda antes del teexto Foco Data.

1) Lleve el selector de ceeldas a la celdda A1.

2) Luego, elija
e de la cintaa de opcioness la ficha Iniciio, y en la seccción Celdas haga
h clic en
la lista desglosable Inssertar y elija de
d la lista la opción Insertaar celdas.
3) En la venntana Insertar celdas, elijaa Desplazar laas celdas a laa derecha.

4) Haga clicc en Aceptar y observará el

e siguiente ressultado:

Observve que el cuuadro Inserrtar celdas, también se pueden in

nsertar filas
s y columna
as,
eligiend
do las opcio
ones:
Ins
sertar Toda
a una fila o Insertar Toda
T una c
columna.

Elimiinar
En esttos ejemploos, veremoss como eliminar filas y columna as de una tabla. Pod
drá
también eliminar celdas,
c desp
plazando la
as celdas ha
acia la izquierda o arrib
ba.

e a 377
 MS Excel 2007

En ninguno de los casos la eliminación de celdas, filas o columnas significan que

restemos del total de filas y columnas con los que cuenta una hoja de cálculo ya que
estos siempre se mantendrán.

Eliminar filas
La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino mas bien
existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila
eliminada.

Paso a Paso: Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo

En este primer ejemplo, se pide eliminar el registro del empleado Abad.

1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al
empleado Abad.
2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en
la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar filas de hoja.

Otro método:
1) Seleccione la fila que desea eliminar.

2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el menú

contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Columnas
La eliminación de columnas no quitará ninguna de las 16,384 existentes, sino mas
bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado
derecho de la columna eliminada.

38
 Capítulo II: Creando contenido

Paso a Paso: Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo

Ahora veremos como se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente
a Especialidad.
1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro
ejemplo la columna D.
2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en
la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar columnas de hoja

Otro método:
1) Seleccione la columna que desea eliminar

2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el

menú contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Celdas.
Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la
izquierda o arriba.

Paso a Paso: Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo

En este ejemplo eliminaremos la celda A1.

1) Lleve el selector de celdas a la celda A1.

39
 MS Excel 2007

2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en
la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar Celdas…
3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic
en Aceptar.

4) El resultado final se observa en el siguiente gráfico:

Insertar y eliminar elementos de una hoja de cálculo

• Objetivo
Insertar y eliminar filas, columnas y celdas a fin de reorganizar los datos de
una hoja de cálculo.
• Procedimiento

1. Abra el archivo Presupuesto anual [Link]

Vamos a observar los datos ingresados en la hoja de cálculo y
determinaremos qué elementos debemos eliminar o insertar para obtener el
resultado final.
Sólo utilice los comandos Insertar y Eliminar para organizar los datos en
pantalla.
A continuación se muestra el contenido del archivo:

40
 Capítulo II: Creando contenido

Modelo Inicial

Modelo Final

Administrar hojas
Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384
columnas y 1’048,576 filas, cantidad suficiente para guardar información de negocios
pequeños y medianos, sin embargo, un método más organizado es utilizar varias
hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso.

Cambiar la cantidad de hojas por defecto

1) Haga clic en el botón de Office y luego haga clic en el botón Opciones de Excel
2) En la ventana Opciones de Excel elija del menú izquierdo la opción Mas frecuentes, al
lado derecho encontrará la opción Incluir este número de hojas en el cual puede

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 MS Excel 2007

especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros de
Excel que creará.

3) Si crea un nuevo libreo verá lo siguiente (en este ejemplo se ha especificado 5 hojas):

Insertar hojas
Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas que
usted puede insertar esta limitado sólo por la memoria de su equipo.
Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en la pestaña Insertar hoja de
cálculo ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes o también
presionar la combinación de teclas Mayusc+F11

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

1) Haga clic derecho en una de las pestañas de sus hojas
2) En el menú emergente elija Insertar…

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 Capítulo II: Creando contenido

3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de cálculo la plantilla que

necesite. También puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de
plantillas vía Internet

4) Haga clic en Aceptar

Eliminar hojas
Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así
como las referencias hacia ella.
Para eliminar una Hoja de cálculo puede hacer lo siguiente:
• En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la sección
CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opción
ELIMINAR HOJA.

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 MS Excel 2007

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña
de la hoja y elegir del menú emergente la opción Eliminar.

En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitará
confirmación y puede optar por continuar con la Eliminación o Cancelar para
interrumpir el proceso de eliminación.

Cambiar Nombre
Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted
puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en
blanco, aunque es recomendable usar nombres más cortos y sin espacios.
Para cambiar de nombre a una hoja:
1) Haga doble clic sobre la pestaña de la hoja, digite el nombre y pulse Enter.

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 Capítulo II: Creando contenido

2) O también puede usar el menú Contextual haciendo clic con el botón secundario del
mouse sobre la pestaña de la hoja y eligiendo la opción Cambiar nombre.

3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter.

Aplicar color a las etiquetas

Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un código
de color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama
de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo.
1) Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del
menú emergente la opción Color de etiqueta, el cual le mostrará inmediatamente una
lista de colores del tema y colores estándar, elija de ellos el color que requiera.

2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados,

entonces elija la opción Más colores e inmediatamente se mostrará la ventana Colores
mostrándole dos métodos de selección de color: mediante el hexágono de colores
Estándar o también de forma Personalizada en el cual podrá realizar la mezcla de
colores que requiera.

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 MS Excel 2007

3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botón Aceptar.

Administrar hojas

• Objetivo
Probar las opciones de hoja vistas hasta el momento.
• Procedimiento
1) Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 4 hojas.
2) Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a:
Hoja1 Enero
Hoja2 Marzo
Hoja3 Abril
Hoja4 Mayo
3) Cambie el color a las pestañas de sus hojas (escoja Ud. los colores)
4) Luego, haga clic en la hoja Marzo e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja
será Febrero.
5) Haga clic en la hoja Mayo e inserte una hoja basada en la plantilla Tabla de
Amortización.
6) Finalmente, elimine la hoja Mayo.
Resultado Final:

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 Capítulo II: Creando contenido

Copiar, Cortar y Pegar contenido

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes,
use el portapapeles de Office, hasta con 24
objetos que pueda coleccionar.
Para el manejo más eficiente de estas
operaciones utilice la sección Portapapeles de la
ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Copiar
1) Seleccione un rango de celdas
2) Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C

Cortar
1) Seleccione un rango de celdas
2) Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X

Pegar
1) Haga clic en la celda donde desea pegar
2) Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V.
Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en el imagen del portapapeles tal como se
muestra en la siguiente imagen:

Opciones de Pegado
Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al
usuario los distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, usted puede
vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas.
Ejemplo:
Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

1,250.00
1,456.00
3,201.00

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 MS Excel 2007

Luego, realice las siguientes acciones:

1) Seleccioone la celda y luego cópielass.
2) En otra celda
c elija Peg
gar
Se muestra
e una ettiqueta con las siguientes opcione
es

En la siguiente figura observe

e algunas opciones
o ele
egidas:

En la columna D Æ Se ha elegido Mantener formato d

de origen.
En la columna F Æ Vincular ce
eldas (en rea
alidad en la
as celdas se
e
muestran los númeross copiados, pero en la barra
de fórmulas notará una refe erencia simmilar a
mostrado en
e este ejem
mplo)
En la columna H Æ
on formato de destino
Coincidir co
Vincul ermite ten
a celdas p
ar e los valorres actualizzados de acuerdo al origen
er o de los
datos. Si los valo
ores del oriigen cambian, las celdas vincula adas mostrraran dichos
cambioos.

Múltip
ples objeto
os en el po
ortapapelles.
El porttapapeles ded Office co olecciona hasta
h 24 elementos en
forma simultánea
s . Así, usted
d puede ir colecciona
ando objeto
os
entre distintos
d librros y luego pegarlos rá
ápidamentee. Para usa
ar
el porta
apapeles, debe realizar lo siguientte:
1) Haga clicc en el botón de ampliar oppciones ubicaddo a la derechha
del títuloo de la secciónn Portapapelees de la ficha Inicio.

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 Capítulo II: Creando contenido

2) Se mostrará inmediatamente el panel Portapapeles de MS office.

3) Ahora, cada vez que usted copie un elemento, este pasa al panel. Usted puede copiar
imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc.
4) Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic en la flecha
del elemento y seleccione Pegar

Transponer datos
Pegado Especial
En el siguiente ejemplo veremos cómo cambiar datos dispuestos de forma vertical
hacia horizontal y viceversa.
Para transponer datos realicemos lo siguiente:
1) En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego selecciónelos.

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 MS Excel 2007

2) Haga clic en el botón COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C) y luego

seleccione la celda B1
3) En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta hacia
abajo del botón Pegar, y del menú elija la opción Transponer

4) El resultado será el siguiente:

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 Capítulo II: Creando contenido

Transponer
• Objetivo
Transponer los datos de un rango
• Procedimiento
1) Abra el archivo Resumen de [Link]
2) Seleccione el rango A2:I10 y cópielo
3) Seleccione la celda A12 y luego desglose las opciones del botón Pegar en la ficha
Inicio y elija la opción Transponer.

4) Observará el siguiente resultado:

Ortografía
Las características de ortografía no son propias de Microsoft Word, sino que pueden
ser utilizadas en cualquier programa de Microsoft Office 2003. No solamente la
ortografía es la operación de revisión que puede ser realizada en MS Excel, sinó
también la del uso de referencias, sinónimos y traducción.
Para probar esta característica en Microsoft Excel, siga los siguientes pasos:

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 MS Excel 2007

1) Abra el archivo Lista de [Link]

2) Seleccione la celda A1 (Punto de partida para verificar la
ortografía)
3) Luego haga clic en la ficha REVISAR de la cinta de opciones.

4) En la sección Revisión haz clic en el botón Ortografía

5) En el cuadro de diálogo Ortografía aplique las correcciones indicadas a continuación:

Palabra Acción a tomar

Rastriyo Cambiar por Rastrillo

Cortasetos Agregar al diccionario

Cerrucho Cambiar por Serrucho

Afiladox Cambiar por Afilados

Temporisador Corregir por Temporizador

6) El documento debe quedar tal como se muestra a continuación:

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 Capítulo II: Creando contenido

Buscar e insertar información de referencia

La información de referencia de Microsoft Office reúnen las características de
sinónimos, antónimos y traducción.
Para buscar información de apoyo siga los siguientes pasos:
1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión haga clic en el botón Referencia.

2) Se mostrará el panel Referencia en el cual, en el cuadro de texto Buscar escriba la

palabra de la cuál desee saber su sinónimo, antónimo o realizar la traducción, luego
haga clic en el botón de inicio de búsqueda o presione ENTER.

3) Se mostrará una lista de reportes como el siguiente:

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 MS Excel 2007

Buscar información de apoyo

• Objetivo
Buscar un sinónimo para la palabra “potes”
• Procedimiento
1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión haga clic en el botón Referencia.
2) En el cuadro de texto buscar escriba: “potes” y haga clic en

3) Verifique los sinónimos y antónimos encontrados, adicionalmente verifique qué

traducción se ha encontrado para la palabra.

Buscar y reemplazar
Esta tarea también será de uso frecuente, por lo que indicaremos cómo realizar el
proceso con un ejemplo digitado en el libro Lista de [Link]

Buscar texto y reemplazarlo

• Objetivo
Familiarizarse con el procedimiento de búsqueda y reemplazo de datos
• Procedimiento
1) Buscar la palabra: “potes” en la siguiente hoja de cálculo:

2) Diríjase para ello al botón Buscar y seleccionar en la sección Modificar de la ficha

Inicio. Haga clic en la opción Buscar… del menú emergente.

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 Capítulo II: Creando contenido

3) Se mostrará la ventana Buscar y reemplazar, en el cual, si desea solamente ubicar el

texto en la hoja de cálculo debe utilizar la ficha Buscar

4) Si lo que desea es reemplazar el texto por otro debe utilizar la ficha Reemplazar
escribiendo la palabra a Buscar y la que servirá de reemplazo. En este ejemplo
escribiremos “macetas”

5) Para realizar todos los reemplazos inmediatamente haga clic en el botón Reemplazar
todos, si en cambio desea hacer los cambios individualmente haga clic en el botón
Reemplazar para cambiar de forma individual cada texto encontrado.

Buscar formato
• Objetivo
Familiarizarse con el procedimiento de búsqueda de formatos
• Procedimiento
1) Abra el archivo Lista de [Link]
2) Haga clic en el botón Buscar y seleccionar en la sección Modificar de la ficha Inicio.
Haga clic en la opción Buscar… del menú emergente

3) En la ventana Buscar y reemplazar haga clic en el botón .

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 MS Excel 2007

4) Se mostrará lo siguiente:

5) Ahora haga clic en el botón Formato… y en el menú haga clic en la opción Formato…

6) En la ventana Buscar Formato especifique el formato que desea buscar en la hoja de

cálculo, en este ejemplo se ha elegido el estilo Negrita de la ficha Fuente.

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 Capítulo II: Creando contenido

7) Luego haga clic en el botón Aceptar y note cómo se inicia la búsqueda de todos
aquellos datos que tienen el estilo negrita.

Guardar en diferentes formatos de archivo

Si guarda un libro de Microsoft Excel con otro formato de archivo, los formatos y
las características exclusivos de Excel no se conservarán.
Para guardar un archivo con otro formato siga los siguientes pasos:
1) Diríjase al Botón de Office y en el menú elija la opción Guardar como y se mostrará al
lado derecho las distintas formas de almacenamiento predeterminado que ofrece MS
Excel. Notará por ejemplo formatos como el de versiones anteriores como Excel 97 al
2003.
Si adicionalmente requiere utilizar otros formatos puede hacer clic en la opción Otros
formatos.

2) En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el libro.

3) En la lista Tipo, haga clic en un formato de archivo que sepa que puede abrir en el otro
programa.

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 MS Excel 2007

4) Haga clic en Guardar.

5) Algunos formatos para archivo de hoja de cálculo no son compatibles con el uso de
múltiples hojas, por lo que se mostrará el siguiente mensaje (en este ejemplo se desea
guardar la hoja de cálculo en formato de página web)

Establecer contraseña al libro

Se puede guardar con contraseña a un libro para brindar seguridad a los datos
almacenados en él.
Procedimiento:
1) En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas y en la
lista de opciones del menú desglosable elija Opciones generales

2) Se mostrará la ventana Opciones Generales en el cual podrá ingresar una

contraseña de apertura y otra para escritura.
La Contraseña de Apertura es aquella que permite que cada vez que quiera abrir el
archivo le solicitará que primero escriba la contraseña respectiva.

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 Capítulo II: Creando contenido

La Contraseña de Escritura le permitirá autorizar o no el poder modificar el contenido

del archivo original, la persona que abra el archivo sin indicar la contraseña de
escritura solamente podrá utilizar el archivo en la modalidad Solo Lectura.

3) Una vez escrita la contraseña requerida haga clic en el botón Aceptar.

4) Le pedirá que ingrese otra vez la contraseña que ya ingresó anteriormente para la
modalidad requerida.

5) Haga clic en Aceptar.

Cerrar Libro y Excel

Para cerrar un archivo que ha creado o abierto puede realizar cualquiera de las
siguientes acciones:
1) Hacer clic en la opción CERRAR del menú que se muestra tras hacer clic en el Botón
de Office.

2) O también puede utilizar la combinación de teclas CTRL+F4.

3) También puede hacer clic en el botón Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

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 MS Excel 2007

Como medida
m de seguridad, Excel le pre
eguntará si desea gua
ardar los cam
mbios que ha
h
realizad n han guarrdado previamente.
do, sólo si no
Para ceerrar todo el
e programa a (MS Exceel 2007) pueede
hacer clic
c en el bo otón Cerrarr ubicada a la derecha
a de
la Barra de Título,
T también pued de pulsar la
combinnación de teeclas ALT + F4.

Pr
Pregunta
tas de repaso
re

1) ¿Cuál ess el fabricantee del Software Calc?

2) Indique 3 situaciones en las que un Contador puddiera utilizar M
Microsoft Exceel 2007
3) ¿Qué paasos se debenn realizar a fin de abrir Microosoft Excel enn modo seguroo?
4) Deshabilite la opción:: “Mostrar to
odas las venttanas en la bbarra de tareeas” que se
encuentrra en la seccción Avanzad dasÆMostrarr del cuadro dde diálogo Op pciones de
Excel. Cree
C 3 documeentos adicionaales y observee su comportaamiento. ¿Quéé diferencias
observass cuando se activa
a o desactiva dicha opcción?
5) ¿Cuál ess el procedimiiento para agrregar o quitar opciones a laa barra de Heerramientas
de Acceeso Rápido?
6) Al ingressar un dato enn una celda y pulsar ENTER,
E el cursor ppasa a la siguuiente celda.
¿Como se
s cambia la dirección
d de laa celda que see selecciona?
7) En un nuuevo libro, esccriba la siguiennte tabla:

Luego, use el cuadroo de relleno paara obtener loos siguientes vvalores:

60