Corporación Universitaria Minuto de Dios
Proyecto
Manual de procedimientos del sistema contable de la empresa JSQ O.S S.A.S
Nombre:
Johanna Aya Calderón ID 485842
Tutor: Eulices Tangarife
PRÁCTICA PROFESIONAL II
Corporación Universitaria Minuto de Dios
noviembre 2019
Manual de procedimientos del sistema contable de la empresa JSQ O.S S.A.S
Planteamiento
JSQ O.S S.A.S. es una compañía dedicada a la prestación de servicios de ingeniería civil y
de venta de maquinaria pesada, debido a esto tiene un alto compromiso con los clientes,
proveedores, el gobierno y también con las interventorías, debido a que la compañía no solo
licita con clientes comunes, sino que también con entidades del estado.
Cada área de la empresa tiene una gran responsabilidad, debido al nivel de complejidad en
la información presentada para lograr así las licitaciones con el estado y la creación de
nuevos proyectos; sin contar la responsabilidad que hay en las otras áreas de la empresa
como la de recursos humanos y por supuesto la financiera.
Es por esto por lo que el área contable debe estar acorde a las necesidades que presenta la
compañía en cuanto a que debe ser exacta en todo y se debe minimizar el error a como dé
lugar.
La compañía actualmente o cuenta con un manual de procedimientos contables lo cual no
garantiza que la información este 100% segura y esto puede generar fugas de información o
modificación de esta, lo cual incrementa el error y así posiblemente se lleguen a tener
inconvenientes con las entidades fiscalizadoras y vigilantes.
Objetivos
Objetivo general: Diseñar un manual de procedimientos del sistema contable, para que
este contribuya al mejoramiento y buen funcionamiento del departamento y con esto
contribuir altamente a las metas de la compañía, minimizando la probabilidad de tener
errores que le cuesten a la compañía dinero o la perdida de proyectos.
Objetivos específicos:
I. Establecer normas de gestión para controlar los procesos del sistema contable.
II. Identificar los riesgos presentes y los impactos que puedan tener las perdidas en la
fiabilidad de la información.
III. Establecer los índices de gestión para el control de los procesos del sistema contable
que nos permitirán detectar con prontitud y de manera certera algún incidente que
altere la seguridad de la información.
IV. Establecer límites y crear ciertas restricciones para evitar que haya fuga de
información, alteración en la información y errores que pueden traer inconvenientes
importantes a la compañía.
Justificación
La implementación del manual de procedimientos del sistema contable se crea por la
necesidad de las compañías, ya que estas tienen la necesidad de controlar la información y
en general cada aspecto de la compañía. Esto solo es posible lograrlo con un manual que les
indique como se deben realizar los procesos y las restricciones que cada funcionario tiene al
momento de manejar la información.
El manual de procedimiento del sistema contable se realiza para poder fortalecer los
procesos contables, generando mayor confiabilidad en la información de la empresa y así
mejorar sus resultados al momento de arrojar la información financiera no solamente con
cifras más certeras, si no también generando esta información de manera más oportuna.
Marco teórico
Manual de procedimientos: Se refiere a un instrumento administrativo, el cual le da apoyo
a los pequeños quehaceres que se deben hacer cotidianamente en las distintas áreas dentro
de una empresa. Para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organización.
Analizando la anterior información podemos concluir que JSQ O.S S.A.S debe disponerse a
preparar procedimientos contables firmes, lo cual son fundamentales para desarrollar de la
mejor manera las actividades que le corresponden. Así mismo estableciendo las
responsabilidades del departamento contable y de cada una de las áreas que le entrega la
información pertinente esto genera información útil y necesaria estableciendo así mismo
normas de seguridad control y ejecutando los objetivos que tiene la empresa.
Este manual sirve de apoyo no solo a las personas que están el en departamento contable y
afines, sino que también le brinda apoyo a la gerencia ya que se documenta los procesos,
procedimientos y políticas. En especial la seguridad de la información.
1. Es importante que el manual sea elaborado teniendo en cuenta participación década
una de las áreas que tienen responsabilidad directa al pasar saldos y demás con
contabilidad.
2. Se debe hacer la debida recolección de los datos a través de documentos, archivos y
el software.
3. Detalle del campo, este se hace a traces de entrevistas con los empleados.
4. Análisis de la información contable, estudio de cada elemento que se obtuvo con las
entrevistas de los empleados.
5. Un diagnostico que refleje los ajustes y correcciones que se deben realizar, para así
mismo con el manual crear sus mejoras.
6. Análisis de los procedimientos, cuando este se efectúa se dan a conocer las mejoras
o las reestructuraciones que se deben realizar.
Para esto se requiere:
✓ Eliminar: Todo lo que no sea necesario en las operaciones, este tiempo que no
se emplea en una función que no es requerida es tiempo que se puede invertir en
algo productivo.
✓ Combinar: Si no se puede eliminar algún procedimiento se puede combinar con
otros procesos para poder simplificar la acción.
✓ Cambiar: Se busca revisar si algún cambio puede simplificar la tarea, este puede
ser de procesos o de personas.
✓ Mejorar: Se puede rediseñar el procedimiento para que este sea más eficaz.
✓ Mantener: Esto se logra a través de un manual que indique como se deben
efectuar las funciones.
Enfoque y método de investigación
La información que presenta una compañía debe servir para demostrar cómo se encuentra
esta de manera verídica y puntual ya que de esto depende la toma de decisiones de la
gerencia y los socios. El conocer de manera exacta como se están controlando los recursos
de la compañía, como está el flujo de caja y sus obligaciones son responsabilidad del área
contable y financiera.
Teniendo en cuenta lo anterior se requiere que el personal tenga un correcto manejo de la
información y se tenga un cuidado extremo en la elaboración de los comprobantes
contables pertinentes.
El proyecto que se va a realizar se debe tomar de un enfoque cualitativo y cuantitativo, este
proyecto se apoyara en la importancia que tiene los manuales en la empresa, enfocándose
en la importancia de aplicarlo durante todo el proceso de la información contable.
Para la recolección de datos se iniciará un proceso de observación, lo cual hará que sea
efectiva la familiarización con los documentos y los comprobantes del área contable.
Entrevistar a las personas involucradas en el departamento para así tener respuestas
cuantitativas que permita conocer datos que no son fáciles de obtener y así poder
documentar los resultados obtenidos.
Manual de gestión: Este presenta las políticas para mantener el orden y la salud del
departamento contable.
Control de la documentación contable: Se debe establecer unos procedimientos que
definan las acciones que se deben seguir para ejecutar de manera adecuada gestión.
✓ Aprobar documentos antes de emitirlos.
✓ Revisar los documentos constantemente para validar su veracidad.
✓ Garantizar que los cambios que se hagan en el sistema, también se reflejen en los
físicos.3
✓ Garantizar que los documentos se mantengan legibles.
✓ Garantizar que la distribución de los documentos sea controlada.
✓ Aplicar la identificación y hacerle seguimiento a los documentos que se encuentran
en poder de otras áreas.
✓ Control en la documentación externa.
✓ Se debe mantener la evidencia documental de cada proceso realizado.
✓ Se debe mantener segura la información financiera
Hipó tesis: Al encaminar de manera adecuada y aplicar el manual de procedimiento contable la
compañía tendrá información contable y financiera veraz, certera y a tiempo, la compañía podrá
contar con empleados que al hacer de manera rutinaria la labor se convierta en una disciplina y así se
adopte este manual como una herramienta que contribuye significativamente a la compañía.
Población y muestra: El área contable y financiera es la que se va a analizar de acuerdo
con lineamientos que se establecieron anteriormente, con esto se efectuar las medidas
propuestas para aplicar el manual de funciones de cada una de ellas.
Recursos disponibles: Los recursos disponibles son:
✓ Software contable.
✓ Documentos físicos.
✓ Entrevistas.
Cronograma: El estudio y análisis de investigación será en el período
comprendido entre agosto, septiembre y octubre.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA CONTABLE DE LA
EMPRESA JSQ O.S S.A.S
ORGANIGRAMA DEL AREA FINANCIERA
1. Soportes documentales: Todas las operaciones que se registren en el sistema contable
HELISA NIIF deben estar debidamente respaldadas, legibles y actualizadas, así mismo
estos estarán sujetos a verificación. Adicional a esto antes de recibir cualquier
documento se debe verificar que efectivamente corresponda a un hecho que haya
generado la empresa JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S
2. Actualización constante de la información: Los encargados de la identificación
clasificación y registro de los hechos económicos de la empresa tales como: Facturas de
Compra, Facturas de Venta, Comprobante de Egreso, Recibos de Caja, Notas Debito y
Notas Crédito, Reembolsos de gastos deben tener al día y disponible la información para
así mismo poder tener fiabilidad de la información que se encuentra en el sistema
contable, de tal manera que esto permita la debida identificación, clasificación, medición,
registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información.
3. Registro de los hechos económicos: La empresa JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S
debe contener toda la información de los hechos económicos que le afecten a día. Así
mismo se debe contar con la supervisión y validación tanto para corroborar que se
encuentren todos los hechos económicos al día, si no para detectar posibles errores en la
información registrada y que pueda ocasionar que a futuro se generen retrasos en la
entrega de información o que esta se encuentre errónea.
4. Conciliación de cartera: La empresa JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S realiza la
conciliación concerniente a la cartera cada quince días (15), esto con la finalidad de
verificar que clientes se encuentran en mora, verificando así mismo los asientos
contables.
5. Propiedades, planta y equipo: Para realizar los cálculos y ajustes de la depreciación y
actualización de los valores de los bienes de La empresa JSQ OBRAS Y SERVICIOS
S.A.S se realizará mediante “depreciación por línea recta”.
6. Los libros de contabilidad: JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S tiene en cuenta lo
dispuesto en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la
Nación que indica que la información registrada en los libros de contabilidad será la
fuente para la elaboración de los estados contables, y que cuando las entidades contables
públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los
libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan
consultarse e imprimirse.
Todos y cada uno de los registros contables se efectuarán sobre la base de documentos
fuentes identificables y debidamente tramitados, los cuales deberán ser referenciados en
el detalle de los registros o asientos contables. Para tal efecto se organizarán, clasificaran
y conservaran de forma que permita su fácil acceso y ubicación
Desde el año 2.014 la compañía registra sus hechos económicos en el Sistema HELISA
NIIF.
7. Cierre contable: Al final del periodo contable y una vez se encuentre toda la
información registrada, soportada, organizada, validada y correcta se debe cumplir con la
entrega de la información teniendo en cuenta la prioridad y fechas de entrega de esta,
esta se debe entregar al contador para que el aplique sus pruebas contables y pueda dar
garantía de la veracidad y fiabilidad de esta.
Así mismo el contador deberá suministrar a los interesados esta información
debidamente firmada definido su alcance y tomada fielmente de los registros de la
contabilidad en el sistema HELISA NIIF.
Conciliaciones bancarias: Deberá realizarlas el asistente contable, sin embargo, es la
verificación y aprobación del contador la que las deja en firmes.
Para realizar estas se debe tener en cuenta el extracto bancario y el saldo en libros
contables, estos deben coincidir. De tener partidas conciliatorias, estas deber ser visibles.
Se usará el modelo para esta conciliación.
8. Programa contable HELISA NIIF: JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S registra todos
sus hechos económicos en este programa contable, cuanta con 9 módulos diferentes en
total, sin embargo, algunos poseen restricciones, debido a que se debe mantener la
vigilancia y control de la información que sea ingresada, modificada o eliminada.
Permisos:
.
Contador: El contador de JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S tendrá acceso sin
restricciones a cualquier modulo o ventana del sistema contable Helissa NIIF.
Asistente contable: Solo tendrá acceso a los siguientes módulos:
• Tesorería.
• Cuentas por cobrar.
• Cuentas por pagar.
• Información tributaria.
• Exportar-importar parámetros utilitarios.
Claves de acceso al sistema Helisa NIIF: El contador otorgara las correspondientes
claves de acceso al sistema contable y custodiara los usuarios creados.
Copia de seguridad: Se realiza copia de seguridad diaria.
9. Legalización de viáticos: El personal que este en ejecución de un proyecto y que deba
legalizar viáticos debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Soporte de los pasa bordos.
• En caso de capacitaciones copia de certificado de asistencia al evento.
• Facturas originales.
• Facturas que cumplan con los requisitos tributarios.
• Diligenciacion del formato de legalización de viáticos.
Una vez se hayan cumplido estos requisitos, se revisan los gastos, se aprueban y se
dispone a reconocer en el sistema contable, para poder realizar el reintegro-
10. Rembolso de caja menor: El personal que este en ejecución de un proyecto y que deba
legalizar caja menor debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Soporte de los pasa bordos.
• En caso de capacitaciones copia de certificado de asistencia al evento.
• Facturas originales.
• Facturas que cumplan con los requisitos tributarios.
• Diligenciacion del formato de caja menor.
• Todas las facturas y/o cuentas de cobro deben tener la fecha del mes actual, no se
deberán pasar facturas con diferentes fechas en un mismo mes.
• Se debe tener en cuenta la tabla de retención correspondiente, para así mismo
efectuar las retenciones correspondientes.
• Se deberá solicitar reembolso en cuanto la caja este en el 70%.
• Gastos que deriven en su totalidad a la actividad económica de la empresa
Una vez se hayan cumplido estos requisitos, se revisan los gastos, se aprueban y se
dispone a reconocer en el sistema contable para poder proceder al reintegro.
11. Nomina: La nómina se elabora por medio de la creación de obligaciones, pero es
necesario hacer un procedimiento previo que nos permita revisar valores, terceros y
cuentas de deducciones que aplicarán en cada caso, es muy importante revisar cada una
de las novedades y realizar pruebas para verificar que esta esté correcta, esta se ingresa
por el sistema Helisa nómina.
Así mismo se deben calcular las provisiones de nómina.
Reconocida y verificada la información, se debe hacer el pago de esta.
Planilla de seguridad social: Una vez el proceso de nómina culmina, se realiza el pago
de la seguridad social mediante el operador aportes en línea en los tiempos establecidos
para estos.
Cuentas por pagar: Son todas las erogaciones de dinero que tiene JSQ OBRAS Y
SERVICIOS S.A.S, para este se utilizan diferentes cuentas:
• Cuentas de cobro.
• Comprante de egreso.
• Facturas de proveedores.
Se deben reconocer utilizando las cuentas por pagar.
Liquidación de impuestos: JSQ OBRAS Y SERVICIOS S.A.S debe cumplir con todas las
obligaciones tributarias de tal manera que no importa si solo se debe presentar o pagar.
Para estos se deben utilizar los siguientes documentos:
• Formularios actualizados de la pagina principal del ente fiscalizador, estos en
físico y en borrador.
• Informa de bases y retenciones del programa contable.
• Balances.
• Libros auxiliares
• Papeles de trabajo (soportes de las transacciones)
CONCLUSIONES
1. Al realizar el diagnóstico en el área contable se pudo determinar que internamente hay
falencias que están cargando al auxiliar contable, lo cual hace que haya mayor
probabilidad de error y falta de control al interior de la compañía.
2. La incorporación de un manual de procedimientos en la compañía JSQ OBRAS Y
SERVICIOS S.A.S permitirá alcanzar los objetivos propuestos en su misión, también se
disminuirá el margen de error.