Introducción
Las organizaciones del conocimiento evolucionan a partir del trabajo colaborativo, integrándose con
sus empleados, socios, proveedores, clientes y comunidad en general, formando una empresa
interconectada basada en un nuevo modelo de negocio que contempla la integración de los procesos, el
capital intelectual y las tecnologías. Ha emergido entonces una nueva generación de Sistemas de
Información para integrar los procesos organizacionales, gestionar las relaciones con actores internos y
externos, y manejar los flujos de información, la comunicación y el conocimiento entre los miembros
de la empresa extendida: los Sistemas de planificación de los recursos empresariales ERP (Sandoe,
2001).
Por sus características: integral, modular y adaptativa, los sistemas ERP facilitan la transferencia del
conocimiento tácito y explícito dentro de la organización, desde su implementación hasta cuando esta
en funcionamiento, ya que propician la aplicación, la distribución, la organización y la preservación
del conocimiento. La Gestión del Conocimiento antes, durante y después de la implementación de un
sistema ERP permite que la tecnología implantada quede al servicio de los procesos y de las áreas del
negocio y, con ello, al incremento de la competitividad de la organización, del cumplimiento de su
responsabilidad social y al sostenimiento de su valor agregado.
En las páginas que siguen, se explicará cómo surgieron los sistemas ERP, su funcionamiento, incluidos
los sistemas CRM y SCM, además de un aparte referido a la gestión del conocimiento en las
organizaciones con el apoyo de estos sistemas.
1. Origen de los sistemas ERP
Por el crecimiento sin precedentes de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y su
influencia en las organizaciones dado por el grado de uso de sistemas de información 1 para la gestión
técnica y administrativa; por el escenario propiciado por la sociedad de la información y el
conocimiento bajo la competencia global y la complejidad de las practicas de negocio; la gestión de
las organizaciones depende cada vez mas de Sistemas de Información eficientes y pertinentes, con una
alta dificultad en su implantación.
Los sistemas de información han evolucionado y además de realizar las tareas de gestión de la
información,
apoyan la toma de decisiones y gestionan el conocimiento, como se puede apreciar en la figura 1.
Un sistema de información puede ser construido por la organización, o puede ser rentado o adquirido a
una organización desarrolladora de software. En los años 60, el principal uso de software en las
organizaciones era para inventarios, contabilidad y costos. La mayor parte de este software estaba
hecho a la medida y diseñado según los conceptos tradicionales de contabilidad, costos e inventarios;
estaba centrado en el manejo de las transacciones de información.
En los años 70 se amplió el uso del software hacia otras áreas de la organización y bajo el concepto de
sistemas MRP (Material Requirement Planning) se desarrollaron sistemas para la gestión de materiales.
Figura 1. Evolución de los Sistemas de Información
Figura2. Primera generación de sistemas MRP, fuente: Delgado y Marín.
En los años 80, el software MRP se extiende a la manufactura (Manufacturing Resources Planning,
Planificación de los Recursos para la Producción o Fabricación) que rápidamente evoluciona al MRP-
II incluyendo también la gestión de la planta de fabricación y actividades relacionadas con la
distribución de los productos.
Figura 3. Sistemas MRP II
Las organizaciones a finales de la década del 80 y en el 90 incorporaron el concepto de cadena de
valor de Porter: Identificando en la empresa las actividades básicas que se llevan a cabo para procesar
y vender un producto o servicio, y analizando las actividades e interacciones para obtener puntos
fuertes (ventajas competitivas) y débiles (desventajas competitivas).
Figura [Link] de Valor de la Organización
A principios de los 90, el software MRP-II fue ampliado hasta abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas,
Recursos Humanos y Gestión de Proyectos, fue una evolución que llevo al concepto de sistemas ERP.
Según Laudon y Laudon, los sistemas ERP son sistemas de información que congregan los procesos
vitales de la organización de forma que la información fluya a través de ésta, mejorando la planeación,
la ejecución, la coordinación y el proceso de toma de decisiones. Se hicieron mas integrales,
modulares y adaptativos. Surgieron, como sistemas de planificación de recursos de la empresa, como
sistemas de gestión de la información que integran y automatizan todas las áreas de la cadena de valor.
En la actualidad los sistemas ERP II, adicionan características relacionadas con CRM, SCM, como lo
señalan Ruiz y Framiñan, además de integrar los procesos relacionados con las actividades primarias y
las actividades de apoyo de la organización.
Figura 5. Sistema ERP
2. Sistemas ERP, CRM y SCM
Funcionalmente los sistemas ERP, están diseñados en forma modular (como un conjunto de
aplicaciones), de manera que cada organización a partir de un plan de implementación determina el
orden y los módulos a implantar. El concepto de “modularidad” fue propuesto por Davenport sobre
una base de datos, y con un entorno relacionado con los clientes, proveedores, empleados y grupos de
poder. La integración de los módulos se da a través del repositorio de datos.
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Figura 6. Esquema modular de un Sistema ERP
Según Gartner Group (1997), un sistema ERP representa una amplia gama de funciones que intenta
abarcar todos los procesos y entidades de la organización, requiere que se concentren los esfuerzos en
un concepto de empresa único.
Los sistemas ERP se diferencian de otros sistemas de información porque pretenden integrar todas las
necesidades de información dentro de la organización, por su naturaleza estándar de solución sobre un
único y potente repositorio de datos y una arquitectura funcional de los módulos. Funcionan bajo una
arquitectura computacional cliente servidor y sobre una base de datos relacional.
Son integrales porque permiten gestionar los diferentes procesos de la organización, son modulares
porque están construidos bajo el concepto de “paquetes de aplicaciones” que pueden ser instalados
uno a uno, y son adaptables porque pueden ser implementados de acuerdo con las particularidades de
cada organización. Incluyen EDI, implantación bajo migración (de los sistemas legados), capacidad de
conexión Internet-extranet-intranet, altos niveles de seguridad y trazabilidad.
Existen aspectos críticos para el buen funcionamiento de un sistema ERP, en su implementación se
requiere de parametrizaciones, adaptaciones del software a la organización y la reingeniería de
procesos organizacionales.
Las empresas de software que desarrollan sistemas ERP han realizado durante los últimos años
fusiones estratégicas para consolidar sus soluciones tecnológicas, como es el caso de Oracle y
PeopleSoft2*(este a su vez con JDEdwards). La empresa que tiene el mayor margen del mercado es
SAP3, Microsoft tiene una solución ERP denominada Navision4 y en software libre Open Bravo5 esta
dirigida principalmente al mercado de las Pymes.
[ 76 ]
SAP y Open Bravo hacen la siguiente propuesta de componentes ERP:
SAP
Workplace
e- e- Web
Web
CRM
CRM SCM
SCM BIBI ERP
ERP Office
Office
Commerce
Commerce Content
Content
Marketplace
Figura 7. Sistemas SAP-ERP, OpenBravo ERP
Fuentes: [Link], [Link]
Los componentes o módulos que incluyen los actuales sistemas ERP se pueden apreciar en la siguiente
tabla:
Tabla 1.
Componentes esenciales de los Sistemas ERP.
Contabilidad financiera, contabilidad de gestión, gestión financiera de la cadena de
Aplicaciones financieras
suministros, gestión de tesorería.
Aplicaciones de gestión Gestión del ciclo de vida, gestión de transacciones, prestación de servicios de
del capital humano bienestar, valoración de la fuerza de trabajo.
Gestión de datos producto-servicio, gestión de programas y proyectos, gestión de
Operaciones de soporte calidad, gestión de activos tangibles.
Gestión de viajes, clima organizacional, gestión de estímulos, gestión de bienes
Servicios institucionales raíces.
Gestión de la estrategia, análisis financiero, análisis de operaciones, análisis de la
Aplicaciones gerenciales fuerza de trabajo.
Operaciones de ventaja Compras, producción, transporte, gestión de pedidos del cliente, servicio al cliente,
competitiva gestión de inventarios.
Marketing, ventas, servicios, campos de aplicación, comercio electrónico, centro
CRM de información, gestión de la cadena.
Gestión cadena de suministros, visibilidad de la cadena, colaboración en la cadena,
SCM planificación del transporte, planificación de la producción y la programación,
planificación de la demanda, planeación del abastecimiento.
Desarrollo del producto, producción y prototipos, calidad, costos, mantenimiento,
Gestión de la producción gestión de proyectos y productos, gestión documental, gestión de la configuración,
auditoria, gestión del riesgo y la seguridad ocupacional.
Con la aparición de los módulos de CRM y SCM, los sistemas ERP se consolidan como herramientas
colaborativas en el comercio electrónico, introduciendo el concepto de gestión extendida en las
organizaciones.
Las primeros en hablar de conceptos relacionados con CRM son Peppers y Rogers bajo el concepto
del marketing uno a uno, reconsiderando la cadena de valor a partir de las necesidades de los clientes.
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Precisamente, CRM pretende dar una respuesta a los requerimientos de este tipo de marketing
centrado en la interacción con el cliente bajo un aprendizaje constante y de adaptación.
El CRM se define como “una estrategia del negocio que pretende construir pro-activamente una
organización a partir de reconocer lo que esperan los clientes, empleados y canales, para a su vez
alcanzar un mayor rendimiento”6. Otros términos que se han utilizado en el mismo sentido son:
Enterprise Relationship Management, Real-Time Marketing, Continuos Relationship Management,
marketing relacional.
Figura 8. CRM en la organización
Las aplicaciones SCM involucran actividades de ejecución, control, planeación-programación,
alrededor de las actividades de compras, fabricación y movimientos de un producto (flujo y
distribución). Melendez identifica las siguientes actividades dentro del proceso SCM.
Figura 9. Proceso SCM, Fuente: Melendez D Esteban.
Las aplicaciones SCM apoyan la cadena de abastecimiento, al tener previamente el control integrado
de la información bajo un sistema ERP. Esto conlleva la coordinación e integración de varias
organizaciones desde el principio al fin de la cadena, considerando el cliente del cliente hasta el
proveedor del proveedor.
Incluye el flujo bidireccional de servicios, bienes, competencias e información de los componentes,
soportando las operaciones en las tecnologías informáticas con el propósito de minimizar el costo de
flujo de los productos bajo un nivel de servicio predefinido.
La implantación de un sistema ERP bajo estos supuestos tiene las siguientes fases:
Figura 10. Implantación ERP
Los principales factores críticos de éxito para la implantación de sistemas ERP, según (Ramírez,
García) son: educación y entrenamiento, gestión del cambio, plan de negocios (claridad de las metas,
enfoque y alcance), reingeniería de procesos del negocio, apoyo y compromiso de la alta dirección,
dirección del proyecto de implantación eficaz.
La gestión del conocimiento puede aportar significativamente a alcanzar el éxito en la implantación de
sistemas ERP, aspectos que se proponen en el siguiente punto de este documento.
3. Sistemas de Gestión del Conocimiento y Sistemas ERP
Como lo señalan Davenport y Prusak (1998), el conocimiento es un conjunto de valores, experiencias
e información contextual reconocidos para establecer un marco para incorporar y valorar nuevas
experiencias e información. Esta combinación de elementos se localiza en las organizaciones no sólo
en documentos y bodegas sino también en normas, prácticas y procesos.
Como veíamos, los sistemas ERP integran diversos procesos de la cadena de valor, intervienen sobre
la forma de hacer las cosas (prácticas y normas) y toman toda la información existente; facilitando la
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transferencia del conocimiento tácito y explícito dentro del equipo responsable de su implantación y
de la comunidad organizacional (empleados, directivos, clientes, proveedores, aliados, público). La
cultura y el comportamiento organizacional es permeada a través del trabajo en equipo y por procesos
que se hacen cuando ya está en funcionamiento el sistema para la aplicación, distribución,
organización y preservación del conocimiento (Jones, 2001).
La gestión del conocimiento mediada por los sistemas ERP, además de distinguir entre los distintos
tipos de conocimiento, como tácito y explícito, individual y colectivo, permite manejar la
interdependencia existente entre el conocimiento y el contexto organizacional (interno y externo).
Este contexto requiere sistemas de soporte como los ERP, porque en la sociedad del conocimiento se
hace necesaria una refinada gestión intra-organizacional e ínter-organizacional. Una organización
puede encontrarse con la necesidad de aliarse o de relacionarse con organizaciones con experiencia,
competencias, lenguajes y contextos muy diferentes a los suyos, y por tanto, con sus propios sistemas
de gestión del conocimiento, que pueden no ser del todo “similares” con los de la compañía. Los
sistemas ERP facilitan nuevas formas organizativas para la compañía, además de administrar un nivel
adecuado de confianza y colaboración interna y externa para la aplicación, organización, conservación
y distribución de conocimiento.
Figura 11. Gestión de Conocimiento soportado en sistemas ERP
Con la implementación de los ERP, la organización cambia de mentalidad porque mejora el manejo
de sus relaciones internas y externas, buscando consolidar el nivel de confianza entre empleados,
proveedores, clientes, socios y publico. La orientación por procesos rompe con las orientaciones por
departamentos o divisiones, haciendo más posible la orientación centrada en el cliente. Además
posibilita el intercambio de personal y conocimiento sobre las buenas practicas para beneficiarse del
aprendizaje de las experiencias.
La empresa extendida es la organización capaz de trabajar en red a nivel interno y externo,
desarrollando enlaces, compartiendo conocimientos y recursos, y colaborando para crear, innovar y
mejorar productos y servicios. Esta organización aprovecha las redes existentes, el concepto de
“organización virtual”, para hacer presencia en la economía del conocimiento.
Se consolida entonces el concepto de “Inteligencia de negocios” (BI por sus siglas en ingles), que tiene
por objetivo ofrecer a los lideres, socios y empleados de la organización el conocimiento necesario
para comprender el ambiente y ajustar las estrategias individuales y colectivas de acuerdo con el
conocimiento obtenido. Ésta actividad, está relacionada con la capacidad y la ventaja de reunir,
analizar y diseminar información obtenida, de forma sistemática y organizada, pasar de esta
información relevante sobre el contexto externo y las condiciones internas, al conocimiento sobre la
organización de su entorno, fortaleciendo la toma de decisiones y la orientación estratégica.
La BI, se sustenta en la organización del conocimiento (conocimiento interno y externo), en la
plataforma
tecnológica, y en la aplicación de resultados.
Los sistemas de gestión del conocimiento (KM por su sigla en inglés) proponen utilizar en forma
eficiente los recursos del conocimiento, de manera que signifique una ventaja competitiva de la
organización. Compartir y generar conocimiento orientan la organización hacia la innovación.
Para la primera generación de gestión del conocimiento 7, el conocimiento se asume como objeto o
contenido que debe ser sistematizado y almacenado en bases de datos y sistemas de información,
función que actualmente realizan los sistemas ERP. Para la segunda generación, el énfasis se coloca en
los procesos de circulación e intercambio de conocimiento como procesos generadores de valor,
función que cumplen los sistemas ERP, al adicionarles las funciones CMR, SCM y BI. Para la tercera
generación, el conocimiento se concibe como un “Entorno de Significado o de Valor” que refleja las
capacidades de la organización, para alcanzar esta funcionalidad debemos implantar en las
organizaciones tanto sistemas ERP, como sistemas de gestión de conocimiento.
El problema de implantar estos sistemas simultáneamente se centra en la posible disparidad de los
propósitos, productividad con los ERP, innovación para los KM. Ya que la organización puede excluir
uno de estos propósitos por alcanzar el otro. Se involucra entonces a la cultura organizacional, porque
la medición del aprovechamiento de las TIC debe involucrar tanto la productividad en su uso, como el
beneficio de sus potencialidades para la innovación.
Como se puede apreciar en la siguiente figura, la cultura-organización para la gestión del
conocimiento, no solamente tiene que ver con la forma en que se usen las TIC, los sistemas ERP, sino
también con el capital intelectual, la creatividad, y el manejo adecuado de las relaciones con el público
en general.
Figura 12. Cultura para gestión de conocimiento
Al implantar simultáneamente sistemas ERP y KM, la organización debe equilibrarse entre su
estructura horizontal, versus una estructura más vertical y de empoderamiento (Mintzberg, 1979), entre
el aprendizaje guiado y el auto-aprendizaje individual y grupal (Senge, 1990), entre las
responsabilidades individuales y especializadas, y el trabajo en equipo, entre la productividad y
competitividad en la producción de bienes y servicios, y la necesidad de introducir nuevos desarrollos
y nuevos procesos. En suma, alcanzar la cultura de la innovación soportado sobre la implantación de
ambos sistemas: ERP y KM.
Conclusiones
• Los Sistemas ERP evolucionaron desde los primeros sistemas de software de gestión de
inventarios, los MRP, hasta adicionar las características de CRM, SCM, gestión del ciclo de vida
del proceso productivo, e inteligencia de negocios (centrado en la gestión del conocimiento).
Técnicamente están soportados en la arquitectura cliente servidor, en las generaciones Web, y
sobre bases de datos relacionales, como grandes repositorios con aplicación de minería de datos.
Quiere decir esto, que la implantación de este tipo de sistemas tiene un grado de complejidad
alrededor del proyecto, de los sistemas y de la organización.
• Las organizaciones en la sociedad del conocimiento requieren de sistemas de información
eficientes, integrales, y que permitan la gestión, no sólo de la información, sino también del
conocimiento, incorporando las mejores prácticas para facilitar la toma de decisiones, la
optimización de recursos, y la alta gestión de los recursos empresariales.
• Sugerimos implantar los sistemas ERP, simultáneamente con los sistemas de gestión de
conocimiento, teniendo en cuenta que los alcances tecnológicos de los primeros han permitido la
sistematización y el almacenamiento del conocimiento, además de la circulación e intercambio del
mismo. Pero para lograr que el conocimiento se refleje en las capacidades de la organización, se
debe usar las TIC y los sistemas ERP como soporte para gestionar la cultura organizacional, el
capital intelectual y los recursos intangibles del conocimiento. En un equilibrio entre
productividad organizacional e innovación.
• Los propósitos y las características de los sistemas ERP y de los sistemas KM, se complementan y
se distinguen. Mientras los primeros suplantan a los sistemas legados creando una sola
infraestructura de TIC, los segundos crean comunidades de innovación incluyendo a toda la
comunidad de la organización; los unos mejoran la productividad organizacional a través de
sistemas adecuados para compartir información, los otros mejoran la capacidad de innovación a
través de compartir y aplicar
conocimiento. Con ERP facilitamos la valoración de la productividad y la competitividad y con KM
propiciamos una cultura del aprendizaje.
• La organización con los sistemas ERP estandariza sus procesos y con los sistemas KM permite a
la comunidad poner en práctica nuevas experiencias, haciendo posible que, desde las iniciativas
KM se puedan re-parametrizar los sistemas ERP o redefinir procesos. Las mejores prácticas
empresariales y las mejores prácticas alrededor de cada uno de estos sistemas, nos permiten un
dialogo entre los coincididos y entre los opuestos, aportando a la complejidad de una organización
del conocimiento para la sociedad de la información y el conocimiento.
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