ACTIVOS FIJOS
REVISÓ
ELABORÓ CÓDIGO:
Equipo Coordinador Red de
Katleen Liseth Jaimes 01 AF
Mujeres
FECHA FECHA VERSIÓN
11 – DIC – 2010 15 – ENE – 2011 01
1. OBJETO
Establecer la metodología para una adecuada administración de los Activos Fijos de la
Entidad, con el fin de mantener actualizado su registro, tanto para el control interno como
para la contabilidad.
1. ALCANCE
Aplica para todos los activos fijos de la entidad.
2. DOCUMENTACIÓN SOPORTE DEL PROCEDIMIENTO
Relación detallada de los activos fijos de la Entidad.
3. REGISTROS Y/O FORMATOS QUE INTERVIENEN EN EL
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
LUGAR DE CLASIFICACI TIEMPO DE
NOMBRE CONCEPTO DE
ARCHIVO ÓN ARCHIVO
DILIGENCIAR
Planilla en la cual se deja
constancia de los activos fijos con
Planilla de activos los que cuenta una entidad Administración Vigencia
Administración Cronológico
fijos físicamente, (tanto los que Contabilidad anterior y actual
conservan su vida útil como los ya
depreciados)
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1. Una vez realizada la compra del activo fijo (compara y/o contratación de bienes y/o
servicios), Contabilidad registra en el código y centro de costos correspondiente la
adquisición del activo, por el valor de la factura de compra.
5.2. Una vez registrado en contabilidad la Administración identifica el activo mediante
un sistema de placas que permita conocer el área a la cual se asignó.
5.3. Mensualmente, contabilidad realiza la depreciación correspondiente al activo de
acuerdo a su vida útil, y realiza los ajustes por inflación de acuerdo al PAAG del
respectivo mes, con el fin de mantener actualizados sus estados financieros.
5.4. Al finalizar el año, Administración hace una toma física de todos los activos que
posee la entidad y los registra en la Planilla de Activos y coteja esta información
con Contabilidad.
A) Si los registros de la Planilla coinciden con los registros contables, se aprueba y
se archiva.
B) Si los registros de la Planilla presentan diferencias con los registros contables,
se determina su origen y se procede a realizar los ajustes o conciliaciones
correspondientes. Las diferencias entre la Planilla de Activos Fijos y los Registros
Contables puede presentarse por:
- Activos dados de baja en contabilidad pero aun permanece activo el bien.
- Activos donados y no registrados en contabilidad.
- Activos registrados en contabilidad, pero inexistentes físicamente (pérdida,
robo. daño, préstamo, entre otros)
5.6. Este proceso es repetitivo año tras año, y su objetivo es la Mejora Continua.
5. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO RELACIONADAS AL
PROCEDIMIENTO
Anualmente se debe hacer una actualización de los Activos Fijos de la Entidad con el
fin de reportar novedades como compras, donaciones o activos dados de baja de
manera que se mantengan actualizadas las cifras de los estados financieros y las tablas
detalladas.
Establecer como procedimiento de control y como fundamento contable, tablas de
activos fijos detallados que incluyan la fecha de adquisición y la depreciación.
Determinar la depreciación de la Propiedad, Planta y Equipo de acuerdo con la
legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y los porcentajes de desgaste
establecidos para efectos de la depreciación anual:
ACTIVO DEPRECIABLE VIDA ÚTIL % DEPRECIACIÓN ANUAL
Construcciones y Edificaciones 20 años 5%
Maquinaria y Equipo 10 años 10%
Equipo de Oficina 10 año 10%
Equipo de Computación y Comunicación 5 años 20%
Flota y Equipo de Transporte 5 años 20%
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La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes, el cual esta constituido por el
precio de adquisición, incluyendo impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de
las adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento; el método más
usado para el cálculo de la depreciación es el de línea recta y la fórmula utilizada es:
Costo del activo
Depreciación anual = de dónde:
Vida útil probable
Costo del activo * No. de meses
Depreciación mensual = de dónde:
Vida útil probable * 12
Costo del activo * No. de días
Depreciación diaria =
Vida útil probable * 360
El acceso a los bienes sólo se preemitirá con autorización expresa de la Dirección y la
Administración de la Entidad.
La existencia de los bienes se comprobará periódicamente mediante inventarios
físicos.
Los bienes deben estar bajo la responsabilidad de personas autorizadas por la
Dirección y la Administración, debidamente controlados a través de registros e
inventarios físicos.
6. ANEXOS
ANEXO A. FLUJOGRAMA ACTIVOS FIJOS
ANEXO B. PLANILLA DE ACTIVOS FIJOS
ANEXO C. GLOSARIO
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ANEXO A. FLUJOGRAMA ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO REGISTROS
INICIO
Registrar Activo
Contablemente
Identificar el activo mediante
el sistema de placas
Hacer anualmente una toma PLANILLA DE
física de activos ACTIVOS FIJOS
Archivar SI COINCIDE CON CONTABILIDAD
NO
1 Hacer los Ajustes
Correspondientes
MEJORA CONTINUA
DCB130906
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ANEXO B. PLANILLA DE ACTIVOS FIJOS
PLANILLA DE ACTIVOS FIJOS
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ANEXO D. GLOSARIO
Activo Fijo. Conjunto de todos los antes tenía, ya comparándolo con otras
bienes y derechos con valor monetario cosas de su clase
que son propiedad de una empresa,
institución o individuo, y que se reflejan Inventario. Asiento de los bienes y
en su contabilidad. demás cosas pertenecientes a una persona
o comunidad, hecho con orden y
Depreciación. Disminución del valor o precisión. || 2. Papel o documento en que
precio de algo, ya con relación al que están escritas dichas cosas.
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