EL OFICIO
El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio
público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre
individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a
ellas".
Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los
más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a
que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos
del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.
Los elementos del OFICIO son:
1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.
2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo
referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:
a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.
b) MESA : La oficina que envía el oficio
c) NUMERO: El número que se le designa al documento.
3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus
datos de ubicación y puesto que desempeña.
4.- INTRODUCCIÓN
5.- TEXTO o DESARROLLO
6.- DESPEDIDA
7.- LUGAR Y FECHA
8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y
entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO,
NO REELECCIÓN”
9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante
(se escribe con mayúsculas).
10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.
11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P.
(copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias
que se envían y a quien.
12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
EL MEMORÁNDUM:
El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la
memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.
Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se
destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar
presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan
indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la
empresa u oficina que lo envía.
La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un
recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se
destina.
La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso,
exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.
MEMORÁNDUM.
2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:
1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de
memorándum)
2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en
la parte superior del lado derecho
3.- REMITENTE
4.- DESTINATARIO
5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.- TEXTO.
7.- DESPEDIDA.
8.- LUGAR Y FECHA
9.- FIRMA O RUBRICA
10.- ANTEFIRMA.
11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.- REFERENCIAS FINALES
13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
Estructura física de un MEMORÁNDUM.
SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.
MEMORANDUM
De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión
Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04
Jefe del Dpto. de cheques
Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido
suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del
2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.
Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se
despide de usted.
ATENTAMENTE
Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004
JESÚS ESPINOZA IGLESIAS
JEFE DE PERSONAL
C. c. P. Archivo
JEI/lea
4) EJERCICIOS DE APLICACIÓN Y REPASO:
Formule, un memorándum, con el siguiente asunto, completando los datos
faltantes.
1.- El Jefe del Departamento Administrativo solicita al Jefe de la sección de
Compras que adquiera el material de escritorio para uso de la oficina, durante
el mes próximo.