AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO CORRESPPONDIENTE AL ÁREA DE
LOGISTICA EN LA MUNICIPALIDAD BAÑOS DEL INCA.
PERIODO
2 DE ENERO DEL 2017 AL 30 DE JUNIO DE 2017
BAÑOS DEL INCA- CAJAMARCA
I.-INTRODUCCION
1.1. ORIGEN.
El trabajo nace en la facultad de ciencias económicas contables y administrativas en la
Universidad Nacional de Cajamarca, escuela de contabilidad en el ciclo IX de estudios -
2018, del curso de auditoría de sector público. En tal sentido el profesor del curso ha
tenido a bien realizar una práctica para elegir una auditoria de cumplimiento en los entes
públicos.
El grupo va a desarrollar una auditoria de cumplimiento en la municipalidad distrital de
baños del inca en el área de logística.
1.2. OBJETIVOS.
Luego de la comprensión de la entidad determinar el objetivo final.
verificar el cumplimiento de la norma de abastecimiento establecido por
logística
verificar el nivel de corrupción.
Objetivo general:
Determinar si la contratación de bienes y servicios efectuados por adjudicaciones
directas publicas adjudicaciones directas selectivas. Adjudicaciones de menor cuantía,
así como por compras directas han cumplido lo establecido en las normas que rigen las
contrataciones del estado.
Objetivos específicos:
Determinar selectivamente si los procesos de selección de contratación de bienes fueron
necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales y si se efectuaron de
acuerdo a las normas legales vigentes sobre la materia.
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Determinar selectivamente si los bienes adquiridos y los servicios contratados por el
área de logística fueron ejecutados conforme a las obligaciones contractuales requeridas
cumpliendo las condiciones y plazos establecidos
Establecer selectivamente si la adquisición de bienes y servicios contratados a través de
compras directas superaron el importe mayor a tres impositivas tributarias -UIT que
señala la normativa correspondiente.
1.3 MATERIA A EXAMINAR Y ALCANCE.
1.3.1 MATERIA A EXAMINAR
Los asuntos evaluados en el desarrollo de la presente Auditoria de Cumplimiento, están
relacionados con los procesos de adquisiciones de bines y contratación de servicios
efectuados por la Municipalidad Distrital de Baños del Inca por Adjudicación Directa
Publica, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación de Menor Cuantía, así como
por compras directas en el periodo sujeto a examen (2 de enero al 30 de julio de 2017).
Asimismo en cuanto a las contrataciones de servicios mediante procesos, tenemos el
siguiente antecedente:
De acuerdo al informe n° 017-2016-GCRC-OCI/MDBI de fecha 30 de diciembre de
2016, referido a la denuncia por la empresa RUSDEL SRL participante en el proceso de
selección de Concurso Publico n° 004-2016-CE/MDBI - Compra de materiales de
limpieza, se advirtió que el comité especial no cumplió con remitir a este Órgano de
control Institucional el Informe emitido al Titular, el que se justifica y evalúa las causas
que no permitieron la conclusión de dicho proceso. Al respecto se pudo verificar de la
página del SEACE que, la empresa ganadora de la buena pro fue Ferretería La
Panameña, la cual según la SUNAT se advirtió que dicha empresa reinicio sus
actividades el 3 de marzo de 2017.
Estando a lo advertido por la denuncia antes citada, y lo verificado en el SEACE y la
SUNAT se concluye de forma preliminar que dicho proceso debe ser posible de un
control posterior ya que podría haberse incumplido la norma de Contrataciones del
Estado, considerándose como área critica a la Subgerencia de Logística, por ser el
órgano encargado de las contrataciones y quien debe cautelar el estricto cumplimiento
de las normas correspondientes en los procesos de contrataciones que realiza la
Municipalidad Distrital de Baños del Inca.
2 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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1.3.2. ALCANCE
La Auditoría de Cumplimiento comprendió el periodo de 2 de enero 2017 al 30 de julio
de 2017; sin perjuicio de examinar las operaciones anteriores y posteriores realizadas,
de acuerdo a las circunstancias a fin de cumplir con los objetivos previstos en la
Municipalidad Distrital de Baños del Inca, ubicada en Jr. Atahualpa s/n Baños del Inca,
provincia de Cajamarca, departamento de Cajamarca.
1.3.3. LIMITACIONES A LA EJECUCION DE AUDITORIA
Durante el desarrollo de la Auditoria tuvo limitaciones para obtener información, de las
dos áreas relacionadas a la auditoria, por lo que la comisión auditora tuvo que reiterar el
pedido en varias oportunidades, oficiando ademas a la Gerencia de Administración, a la
Gerencia General y al Titular de la Entidad, conforme lo dispuesto en las Normas
Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolución de Contraloría n°
273-2016-CG, La Directiva n° 007-2014-CG/GCSII denominada “Auditoria de
Cumplimiento” y el Manual de Auditoria de Cumplimiento” aprobadas mediante
Resolución de Contraloría n° 473-2014-CG.
Asimismo, gran parte de la información solicitada fue remitida con excesivo retraso, tal
como se detalla en el Cuadro n° 1.
CUADRO N° 1
N° Fecha
N Fecha
Ofici Dirigido a de Información Solicitada
° solicitud
o entrega
Subgerencia 04-03- 10-03-17 Exp. Concurso Publico n° 004-2016-
1 07
de Logística 17 CE/MDBI
Solicitud de cotizaciones para el
Subgerencia 15-03-
2 017 25-03-17 proceso de exoneración para la compra
de Logística 17
de materiales de limpieza.
Subgerencia 29-03- Comprobantes de Pago del periodo
3 023 08-04-17
de Tesorería 17 2016.
...de acuerdo a las normas de las OCI
1.4. ANTESCEDENTES Y BASE LEGAL
3 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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La normativa principal que la entidad debe cumplir para el desarrollo de sus actividades
y operaciones, así como relacionadas con el objetivo de la auditoria, entre otras es:
1.4.1. Normas legales
“Constitución Política del Perú” del 29 de diciembre de 1993.
“Ley de Procedimiento Administrativo General”, ley n° 27444 de 21 de marzo
de 2001.
“Código Civil de 1894”, derecho legislativo n° 295 de 24 de julio de 1984.
“Texto Unitario del Código Tributario” decreto supremo n° 133-2013-EF de 22
junio del 2013.
“Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad”, ley n° 28708 de 10 de
abril de 2006.
1.4.2. Normas de creación y funcionamiento
“ley de creación del distrito de baños del inca”
“Ley orgánica de municipalidades”, ley n° 27972 de 26 de mayo de 2003.
“reglamento de organización y funciones de la municipalidad distrital de baños
del inca”
“Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de
Baños del Inca” (ROF)
“Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Baños
del Inca”
1.4.3. Normas específicas
“Ley general del sistema de tesorería”, ley n° 28693 de 21 de marzo de
2006.
“directiva de tesorería n° 001-2007-EF/77.15 y sus modificaciones”,
resolución n° 002-2007-EF-77.15 de 24 de enero de 2007.
1.4.4. Normas presupuestales
“ley de presupuesto del sector público para el año fiscal 2013” , ley n°
29951, de 30 de noviembre de 2012
“ley de presupuesto del sector público para el año fiscal 2014”, ley n° 30114
de 30 de noviembre de 2013.
“ley general del sistema nacional de presupuesto y sus modificatorias”, ley
n° 28411 de 25 de noviembre de 2004.
1.4.5 normas sobre contrataciones
“Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado”, decreto legislativo n°
1017 de 3 junio de 2008.
“Reglamento de la ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado”,
decreto supremo n° 184-2008-EF de 1 de enero de 2009.
1.4.6 Normas de personal: internas y externas
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“Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones”, Decreto Supremo n° 005-90-PCM de 17 de enero de
1990, aprobado por Decreto legislativo n° 276 de marzo de 1984.
1.4.7 Normas de control
“Ley de control interno de las entidades del estado”, ley n° 28716 de 26 d
marzo de 2006.
“ley que amplía las facultades a la Contraloría General en el proceso para
sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional”, ley n°
29622 de 7 de diciembre de 2010.
“Reglamento de infracciones y sanciones para la responsabilidad
administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los órganos
del Sistema Nacional de Control”, decreto supremo n° 023-2011-PCM de 17
de marzo de 2011.
“Guía de auditoria de las adquisiciones y contrataciones del Estado”,
resolución de contraloría n° 532-2005-CG de 13 de diciembre de 2005.
“procedimiento administrativo sancionador por responsabilidad
administrativa funcional”, directiva n° 008-2011-CG/GDES, Resolución de
Contraloría n° 333-2011-CG de 21 de noviembre de 2011.
“Auditoria de cumplimiento y manual de auditoria” , Directiva n° 007-2014-
CG/GCSII, Resolución de Contraloría n° 473-2014-CG del 22 de octubre de
2014.
1.5 COMUNICACIÓN DE DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO
En cumplimiento de las NORMAS GENERLES DE CONTROL GUBERNAMENTAL
(NGCG), específicamente en la aplicación del numeral 7.31 aprobadas por la resolución
de contraloría n° 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014; numeral [Link] de la directiva
n° 007-2014-CG/GCSII “Auditoria de cumplimiento” y numeral 151, (1,5) del “Manual
de Auditoria de cumplimiento” aprobados mediante resolución de contraloría n° 473-
2014-cg, la comisión de auditoria procedió a alcanzar las deviaciones del presente
trabajo en forma paulatina, a los responsables del área a fin de que formulen sus
comentarios.
1.6 ASPECTOS RELEVANTES DE AUDITORIA
Es de importancia la valoración de horas sobre valoradas para la ejecución de la
auditoria.
1.6.1 Aspectos que limitaron el accionar de la comisión de control.
Durante la ejecución de la auditoria de cumplimiento, existieron limitaciones para el
desarrollo de nuestro trabajo, debido a la demora excesiva en la entrega de
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documentación relevante para la presente auditoria, así como también en algunos casos
no fueron proporcionadas a la fecha, por parte de las diferentes áreas usuarias de esta
entidad. Motivo por el cual se hizo de conocimiento al titular de la entidad en este caso
al señor “Teodoro Palomino Ríos” alcalde de la Municipalidad Distrital de Baños del
Inca.
.
II.-DEFICIENCIAS DEL CONTRO INTERNO (DESVIACIONES)
1.-TARDIO REQUERIMIENTO DEL AREA USUARIA Y DEMORA EN
EFECTUAR LA CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELLECION
PROGRAMADOS, INCUMPLIENDO LAS FECHAS DE EJECUCION
PREVISTAS EN EL PAC
CONDICION
Se ha evidenciado el tardío requerimiento del área usuaria (logística) y la demora en la
convocatoria de los procesos de selección programado, incumpliendo las fechas
establecidas en PAC, para cada proceso de selección.
CRITERIO
los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa: Ley de
contrataciones del estado aprobado por el decreto legislativo n° 1017 de junio del
2008,articulo 13 ° Características de los bienes , servicio y obras a contratar " sobre la
base del PAC, el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes, servicios u
otros, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de
selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades"
.Norma de control interno aprobado por la RCGn° 320-2006_CG.
Normas Básicas para las Actividades de Control Gerencial
3.1.-Procedimientos de autorización y aprobación
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La responsabilizada por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser
claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al
funcionario respectiva ejecución de los procesos, actividades o tareas debe contar con la
autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
EFECTO
La situación descrita pone en riesgo el cumplimiento de las metas programadas por el
área usuaria y no permite asegurar la confiabilidad y transparencia de todos los procesos
de selección llevados a cabo por la entidad.
CAUSA
El hecho expuesto se ha producido por la falta de coordinación entre el Órgano
Encargado de las Contrataciones (subgerencia de logística y control patrimonial) y área
usuaria para asegurar el correcto desarrollo de los procesos de selección en todas sus
etapas
2.-LOS COMITES ESPECIALES, QUE INTERVINIERON EN DOS PROCESOS
DE SELLECION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL BAÑOS DEL INCA, NO ESTUVIERON INTEGRADOS POR EL
REPRESENTANTE DEL AREA USUARIA
CONDICION
De la revisión a la conformidad de los Comités Especiales que condujeron los procesos
de selección de la muestra seleccionada, se ha evidenciado que en dos (2) procesos de
selección convocados durante el año 2013, los Comités Especiales no estuvieron
conformados por el representante de las respectivas áreas usuarias.
La referida omisión se evidencio en la ADS n° 001-2013 CEP/ MDBI “Adquisición de
20 bolsas de segmento “y ADS n° 002-2013 CE/MDBI “Contrataciones del servicio
construcción de ampliación del complejo turístico baños de Inca, siendo la Subgerencia
de infraestructura de la área usuaria, respectivamente.
CRITERIO
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Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:
. Reglamento de la ley de contrataciones del Estado aprobado por DS n° 184-2008-
EF de 1 de enero de 2009.
Artículo 24° Del Comité Especial
“El comité Especial estará integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deberá
pertenecer al área usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y
otro al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Necesariamente alguno de
los miembros deberá tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación. En el
caso de bienes sofisticados servicios especializados, obras o cuando la entidad no cuente
con un especialista, podrán integrar el Comité especial uno o más expertos
independientes…”
. Normas de Control Interno aprobado por la Resolución de contraloría General 320-
2006-CG de octubre de 2006.
. Normas Básicas para el ambiente de control
1.6. Competencia profesional
“El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento especial la
competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidad
asignadas en las entidades del estudio”.
EFECTO
La situación descrita no permite asegurar si los bienes y servicios adquiridos por la
entidad, permitieron el desarrollo eficiente, oportuno y eficaz de las labores
desarrolladas por la distinta área usuaria.
CAUSA
Los hechos antes mencionados se han producido por la falta de control y supervisión, en
la conformación de los Comités Especiales que condujeron los diferentes procesos de
selección convocados por la Entidad.
3.-COMPROBANTES DE PAGO EMITIDO PARA LA ADQUISICION
DIRECTA DE BIENS Y SERVICIOS, NO CONSIGNAN INFORMACION
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BASICA NECESARIA Y NO CUENTAN CON DOCUMENTACION
SUSTENTATORIA DEL GASTO EFECTUADO
CONDICION
De la revisión selectiva a los 20 comprobantes de pago remitidos por la subgerencia de
tesorería, se aprecia que algunos de ellos no cuentan con la respectiva documentación
sustentadora del gasto, como es: Guía de Remisión y Diseño aprobado por la Gerencia
de Imagen institucional, así como no consignan alguno de ellos información básica
necesaria, conforme se Apéndice n° 11.1 y 11.2.
CRITERIO
Al respecto, la normativa establece:
Normas de control Interno aprobadas por Resolución de contraloría n° 320-2006-CG del
30 de octubre de 2006.
NORMAS BASICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas.
Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar
su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta
revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios
gerenciales.
01.-los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser claramente
entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo a los estándares por el titular o
funcionario designado, para así garantizar su a adecuada documentación (…)
03 la documentación correspondiente de los procesos, actividades y tareas deben
garantizar una adecuada transparencia en la ejecución de los mismos, así como asegurar
el rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados
(…)
3.9 Revisión de proceso, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisadas para asegurar que
cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos.
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Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del
control interno.
.Directiva n°003-2012-GAF/MDBI “Procedimiento de atención de requerimiento de
bienes y servicios iguales o menores a tres (3) UIT en la Municipalidad Distrital Baños
del inca.
6.-Dispociones Generales
6.8 la subgerencia de Logística será la responsable de llevar a cabo la contratación del
bien o servicio requerido…
6.9 La subgerencia de contabilidad será la responsable de efectuar la verificación
documentaria (control previo) y registro contable de la contratación, así como de
realizar las fases de devengado en el SIAF y del pago correspondiente.
7.- Disposiciones Específica
7.4 El pedido de compra o requerimiento de servicios se presentara ante la gerencia de
planeamiento y presupuesto conteniendo la siguiente información (…)
7.4.4Firma y sello del funcionario responsable de área usuaria y el visto bueno de la que
depende funcionalmente de ser el caso. (…)
7.5 la conformidad será otorgada de acuerdo a lo siguiente:
7.5.1 En la entrega de bienes, la conformidad será otorgada por el responsable del
almacén central (…) La conformidad se verifica con el sello y firme del responsable del
almacén central en la orden de compra (…).
7.5.2 En la prestación de servicios, la conformidad será otorgada por el área usuaria
luego de realizado el servicio (…) La conformidad del servicio se verifica con el sello y
firma del responsable del área usuaria en la orden de servicio, adjuntando el formato de
conformidad debidamente llenado”
Reglamento de comprobantes de Pago, Art 17°.-Normas para el traslado de bienes entre
distintas direcciones.
EFECTO
10 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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El hecho expuesto ocasiona que la entidad no tenga la garantía que lo adquirido cumpla
con las condiciones de calidad, eficiente y celeridad, así mismo, ocasiona que no se
puede evidenciar la transparencia en la gestión de compras.
CAUSAS
El hecho expuesto se ha producido por la falta de supervisión a la documentación que
sustentan las fases de devengado en los gastos efectuados por la Municipalidad Distrital
Baños del Inca, la documentación no cuente con el detalle de información necesaria a
fin de asegurar su confiabilidad y utilidad como sustento del gasto municipal.
Así mismo, se ha producido por la ausencia de mecanismos de control interno, en el
proceso de control previo a la documentación que deben contener los comprobantes de
pago, así como la falta de mecanismos en el proceso de archivamiento y custodia de la
documentación que deben contener los comprobantes de pago generando que no se
pueda determinar el cumplimiento de los requisitos previos al pago.
4.-PARA EL CALCULO DE VALOR REFERENCIAL DE DETERMINADOS
PROCESOS DE SELECCIÓN SE HA UTLIZADO COMO UNICA FUENTE
LAS COTIZACIONES, ALGUNAS DE LAS CUALES SUPERAN EL TIEMPO
DE VALIDEZ DE LA OFERTA, CON EL CUAL QUEDA DESFASADO EL
ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO.
CONDICION
De la muestra seleccionada, se observó que solo en el AMC n° 007_2013 CE/MDBI
“Adquisición de suministros de combustible para la flota vehicular de la MDBI” se
cumplió con utilizar dos (2) fuentes para el cálculo de valor referencial, para los demás
procesos solo se utilizaron las Cotizaciones como única fuente, y no obstante que se
obtuvo información del SEASE en concordancia con lo establecido con lo establecido
con ley de Contrataciones, dicha información no fue utilizada, Y en caso de los Precios
Históricos no se ha utilizado esta fuente porque según manifiesta “los valores
obtenidos en esta fuente tiene una antigüedad mayor a 03 meses”.
11 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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CRITERIO
Los hechos expuestos no son concordante con la siguiente normativa
.Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado aprobado por DSn°184-2008-EF de
1 de enero de 2009.
Artículo 12° Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
“(…) A efectos de establecer el valor referencial, el estudio tomara en cuenta, cuando
exista la información y corresponda, entre otros, los siguientes elementos: presupuesto y
cotizaciones actualizados, los que deberán provenir de personas naturales o jurídicas
que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando
corresponda, a través de portales y/o páginas Web, catálogos, entre otros, debiendo
emplearse como mínimo dos (2) fuentes “
.Normas de Control interno aprobadas por Resolución de Contraloría n° 320-2006-CG
del 30 de octubre de 2006.
NORMAS BASICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas
“los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar
que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos y demás requisitos. Este
tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguida del seguimiento del
control interno “.
EFECTO
L a Situación descrita no permite asegurar que los valores referenciales determinados en
los procesos de selección llevados a cabo en la Entidad, estén de acorde con las
posibilidades que ofrece el mercado, conlleva al riesgo de pagar precio que no se ajusta
a las mejoras condiciones comerciales.
CAUSA
El hecho expuesto se ha producido por falta de control en el proceso de cálculo y/o
consulta de las fuentes para determinación del valor referencial.
12 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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III. OBSERVACIONES
Como resultado de la Auditoria de Cumplimiento practicado en la Municipalidad
Distrital de Baños del Inca, se formulan las siguientes observaciones:
1. IRREGULARIDADES EN LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE
BARRIDO DE CALLES, HABIENDO FAVORECIDO A DOS EMPRESAS, A
UNA CON LA RESOLUCION DEL CONTRATO SIN CONSIDERAR EL
RESARCIMIENTO DE DAÑOS Y PERJUICIOS Y A LA OTRA POR
OTORGARLE LA BUENA PRO INJUSTIFICADAMENTE, CUYO
CONTRATO FUE POR EL MONTO DE S/ 35400000.00, AL MARGEN DE
LA NORMATIVA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO,
OCASIONANDO LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA QUE NO ESTA
AUTORIZADA PARA PRESTAR DICHO SERVICIO Y EL CONSIGUIENTE
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL.
Como resultado de la revisión a la contratación del servicio de Barrido de calles en el
distrito de Baños Del Inca en los periodos 2013 y 2014, la comisión auditoria ha
determinado la existencia de irregularidades en la resolución del contrato con la
empresa “SEÑOR DE CHACOS S.R.L
1.1. SERVICIO DE BARRIDO DE CALLES BRINDADO POR LA EMPRESA
“SEÑOR DE CHACOS S.R.L.”
El 25 de junio del 2010, mediante la adjudicación de menor cuantía n° 17-2010-
CEP/MDBDI (Apéndice n°7.1), se suscribió el contrato con la empresa “SEÑOR DE
CHACOS S.R.L.” para que brinde el servicio de barrido de calles en el distrito de
BAÑOS DELINCA por un periodo de tres (3) años por un monto adjudicado de S/
6615000.00 y pagos mensuales de S/ 183750.00.
De la revisión al referido contrato y de sus bases administrativas a través del SEACE, se
puede apreciar que las penalidades solo están referidas al retraso injustificado en la
ejecución de las prestaciones, sin embargo no detalla con precisión otros tipos de
incumplimientos en los que podría incurrir el contratista. ( Ejemplo: por no contar con
equipos, herramientas o impedimentos mínimos necesarios del servicio; por no
presentar las unidades limpias y lavadas antes de iniciar el servicio, por no cumplir con
programa de trabajo; por no subsanar las deficiencias del servicio, etc.) y que puedan ser
sujetos a aplicación de penalidades, ello con la finalidad de garantizar a la entidad el
cumplimiento de la prestación del servicio brindado por la empresa “ SEÑOR DE
CHACOS S.R.L.”.
Asimismo, respecto a la conformidad de Servicio, en el contrato no señala de manera
expresa quien es el encargado de emitirla, de conformidad con lo establecido en el
segundo párrafo del artículo 176° del Reglamento de la ley de Contrataciones del
Estado, que establece lo siguiente: “ La conformidad requiere del informe del
funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar, dependiendo de la
naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias”, es decir que dicho
informe de conformidad deberá reunir la información y el sustento necesario que
permita acreditar y verificar el cumplimiento de las prestaciones del contratista.
13 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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El 18 de agosto de 20111 la empresa “ SEÑOR DE CHACOS S.R.L.” mediante
correspondencia n° 8512 ( Apéndice n° 7.2) solicita un incremento al pago mensual del
servicio de barrido de calles, de conformidad con los Decretos Supremos n° 11-2010 Y
11-2011-TR del 10 de noviembre de 2010 y 13 de agosto de 2011 respectivamente por
lo que la subgerencia de Logística a través de informe n° 273-2011-SGL-GAF/MDBDI
manifiesta lo siguiente “ (…) que al haberse producido incrementos de remuneraciones
en base de los índices de inflación y productividad fijados por el gobierno central (…)
corresponde emitirse una adenda autorizándose el aumento conforme a la nueva
estructura de costos en la cual se aprecia la incidencia de los referidos aumentos en el
desagregado mensual por el monto de S/ 204541.44 nuevos soles ( …) “
En atención a dicha solicitud, con fecha 30 de septiembre de 2011 se emitió la
Resolución de Alcaldía n° 537-2011-MDBDI (Apéndice 7.3) aprobando la suscripción a
una adenda al contrato (Apéndice 7.4), con el objetivo de realizar un reajuste al pago
mensual, aumentándolo de S/ 183750.00 a S/ 204541.44.
1.2. CONTRATO COMPLEMENTARIO PARA EL SERVICIO DE BARRIDO
DE CALLES BRINDADO POR LA EMPRESA “SEÑOR DE CHACOS S.R.L.”
Con fecha 26 de junio de 2013 concluyo el contrato de la Adjudicación de Menor
Cuantía n° 17-2010-CEP/MDBDI suscrito la entidad y la entidad y la empresa “ Señor
de Chacos S.R.L.”, y debido a ello el 27 de junio de 2013 las partes acuerdan suscribir
contrataciones complementarias ( Apéndice 7.5) hasta por el monto de S/ 1984500.00,
al amparo de lo dispuesto en el artículo 182° del Reglamento de la Ley de
contrataciones del estado, el mismo que establece lo siguiente: “ Dentro de los tres (3)
meses posteriores a la culminación del contrato, la entidad podrá contratar
complementariamente bienes y servicios con el mismo contratista; por única vez y en
tanto culmine el proceso de selección convocado, hasta por un máximo de treinta por
ciento (30%) del monto del contrato original (…)”, es de indicar que dicha contratación
concluirá a mediados de abril de 2014(por 9 meses y 21 días)
De la revisión al contenido del contrato complementario señalado en el párrafo anterior,
se puede apreciar que en el tercer párrafo de su cláusula primera se indica: “ Con
memorando n° 363-2013-SGLP-GSCMA/MDBDI de fecha 21 de junio de 2013 la
subgerencia de limpieza Pública, solicita se tomen las medidas administrativas
necesarias para continuar con el normal desarrollo del servicio, hasta la culminación del
proceso respectivo toda vez que nos encontramos en la fase preparatoria por lo cual
requiere a la administración la autorización para contratar complementariamente en
aplicación del artículo 182° del decreto supremo N° 184-2008-EP”
De lo expuesto, no se evidencia la existencia de un proceso de selección convocado por
la entidad de forma previa a la suscripción del contrato complementario con la empresa
“ SEÑOR DE CHACOS S.R.L.”, ya que tal como lo señalo el subgerente de Limpieza
Publica, aun se encontraban en la fase preparatoria, hecho que estaría incumpliendo con
una de las condiciones para la procedencia de la contratación complementaria,
establecidos en el artículo 182° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
2. RETRASO EXCESIVO EN LA EJECUCION DE LOS PROCESOS DE
SELECCIÓN PROGRAMADOS EN EL PLAN ANUAL DE
14 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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CONTRATACIONES 2013, PARA LA ADQUISICION DE COMBUSTIBLES,
CONLLEVÓ A LA ADQUISICION DIRECTA Y CONTINUA POR UN
MONTO DE S/ 1´022,384.19. ORIGINANDOSE FRACCIONAMIENTO EN
LA CONTRATACION DE LOS REFERIDOS BIENES
A pesar de estar programada la adquisición de combustibles para la flota vehicular de la
Municipalidad Distrital de Baños del Inca en el Plan Anual de Contrataciones 2013 para
el mes de enero se evidenció que hubo un excesivo retraso en la ejecución de los
procesos de selección, conllevando a la adquisición directa y continua de combustibles,
originándose el fraccionamiento e infringiendo la Ley de Contrataciones del Estado.
Durante el año 2013, mediante Resolución de Alcaldía n° 002-2013/MDBDI de 18 de
enero de 2013 se aprobó el PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES 2013 de la
entidad en el que se programaron los siguientes procesos de selección: Licitación
Publica para la adquisición de suministro de combustible para la flota vehicular de la
Municipalidad Distrital de Baños del Inca (Gasolina 90.97 y Diésel b5) por un monto
total de S/ 532287.39( Quinientos treinta y dos mil doscientos ochenta y siete con
39/100 soles) y la Adjudicación Directa Selectiva para la Adquisición de Gas licuado
de Petróleo GLP por S/ 165254.40 ( Ciento sesenta y cinco mil doscientos cincuenta y
cuatro con 40/100 soles), cuyas fechas previstas de su ejecución fueron para el mes de
enero, tal como se detalla a continuación:
ADQUISICION DE COMBUSTIBLES PROGRAMADA EN EL PLAN ANUAL
DE CONTRATACIONES 2013
TIPO DE DESCRIPCI CANTID UNIDA VALOR FECHA
PROCESO ON DE LOS AD D DE ESTIMA PREVISTA
BIENES A MEDID DO S/ DE
CONTRATA A CNVOCATO
R RÍA
LICITACI Gasolina de 7215.70 galones 113791.59 ENERO
ÓN 90
PÚBLICA Diésel B5 27,660 galones 418495.80 2013
FUENTE: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES 2013, APROBADO
MEDIANTE Resolución de alcaldía n° 022/MDBDI
ELABORADO POR: COMISIÓN AUDITORA
Sin embargo la revisión a la documentación que sustenta los comprobantes de pago por
adquisición de combustible, se ha evidenciado que durante el año 2013 la
administración municipal adquirió de manera directa y continua a la empresa
INVERSIONES UCHIYAMA S.R.L. a través de treinta y nueve órdenes de compra un
total de S/ 1022384.19 (Un millón veintidós mil trescientos ochenta y cuatro con 19/100
soles) en combustible; de los cuales S/240748.82 (Doscientos cuarenta mil setecientos
cuarenta y ocho con 82/100 soles) corresponden a gasolina de 90 y 97 octanos, S/
15 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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735672.07 ( Setecientos treinta y seis mil seiscientos setenta y dos con 07/100 soles9
corresponden a Diésel B5 y S/ 44963.31 ( Cuarenta y cuatro mil novecientos sesenta y
tres con 31/100 soles) corresponden a GAS LICUADO DE PETROLEO incumpliendo
con el Artículo 19° de la ley de Contrataciones del estado y el artículo 20° del
Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, tal como se muestra en el siguiente
cuadro:
ADQUISICION DIRECTA DE COMBUSTIBLE DURANTE EL AÑO 2013 A LA
EMPRESA INVERSIONES UCHIYAMA S.R.L.
COMBUSTIBLE CANTIDAD UNIDAD DE MONTO S/ TOTAL S/
MEDIDA
Gasolina 90 16237.29 GALONES 212677.33 240748.82
Gasolina 97 1672.80 GALONES 28071.59 736672.07
Petróleo B5 55651.59 GALONES 736672.07 44963.31
Gas licuado de 29817.47 LITROS 44963.31
petróleo
Total S/ S/1022384.19
1022384.19
FUENTE: Comprobante de pago 2013 alcanzados por la entidad.
ELABOADO: Comisión auditora.
3. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE COMPRAS
DIRECTAS Y RECURRENTES MENORES A TRES (3) UIT, POR UN
MONTO DE S/ 536526.50 EN EL AÑO 2013 Y 569218.60 EN EL AÑO 2014.
De la revisión selectiva a los 437 comprobantes remitidos por la subgerencia de
Tesorería mediante los informes n° 023-2015-SGT-GAF/MDBDI, (Apéndice 10.1) n°
027-2015-SGT-GAF/MDBDI, (Apendice10.2) n° 042-2015-SGT-GAF/MDBDI
(Apéndice 10.3) y n° 071-2015-SGT-GAF/MDBDI(Apéndice 10.4) de fechas 09 de
marzo del 2015, 17 de marzo del 2015, 16 de abril del 2015 y 14 de mayo del 2015
respectivamente se ha establecido que la MUNICIPALIDAD DE BAÑOS DEL INCA
adquirió bienes y servicios programables, mediante compras directas y recurrentes por
montos menores a tres (3) UIT, cuya sumatoria representa un importe de S/ 536526.50
(quinientos treinta y seis mil quinientos veintiséis y 50/100 soles) en el año 2013 y S/
569218.60 ( quinientos sesenta y nueve mil doscientos dieciocho y 60/100 soles) en el
año 2014, omitiéndose la agrupación y programación de los correspondientes procesos
de selección en los Planes Anuales de Contrataciones y su ejecución respectiva
conforme se ilustra en los siguientes cuadros:
RELACION DE BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS DIRECTAMENTE EN
EL AÑO 2013
DESCRIPCION TOTAL S/ TIPO DE PROCESO
QUE SE OMITIO
PROGRAMAR
MESCLAS ASFALTICA 118530.00 ADJUDICACION
220 M3 DIRECTA Y
16 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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SELECTIVA
PINTURA, BROCHA Y 95714.50 ADJUDICACION
THINER DIRECTA Y
SELECTIVA
SERVICIO DE 32420.00 ADJUDICACION DE
MEJORAMIENTO DE MENOR CUANTÍA
BERMA CENTRAL
MOBILIARIO EN 61557.00 ADJUDICACION
GENERAL DIRECTA Y
SELECTIVA
SERVICIO DE 32390.00 ADJUDICACION DE
CONFECCION DE MENOR CUANTÍA
BANDEROLAS
SERVICIO DE 131909.00 ADJUDICACION
IMPRESIÓN EN DIRECTA Y
GENERAL SELECTIVA
SERVICIO DE 21580.00 ADJUDICACION DE
FUMIGACION MENOR CUANTÍA
SERVICIO DE 42426.00 ADJUDICACION
SEÑALIZACION DE DIRECTA Y
PISTAS SELECTIVA
TOTAL 536526.20
FUENTE: COMPROBANTES DE PAGO PERIODO 2013 (MUESTRA
SELECCTIVA)
ELABORADO POR: COMISIÓN AUDITORA
RELACION DE BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS DIRECTAMENTE EN
EL AÑO 2014
DESCRIPCION TOTAL S/ TIPO DE PROCESO
QUE SE OMITIO
MESCLAS ASFALTICA 63580.00 ADJUDICACION
110 M3 DIRECTA Y
SELECTIVA
CILINDROS 18403.60 ADJUDICACION DE
EMULSION MENOR CUANTÍA
GORROS EN DRIL 64740.00 ADJUDICACION
MODELO JOKEY (1350 DIRECTA Y
UNI) SELECTIVA
POLOS JERSEY (8050 117865.00 ADJUDICACION
UNI) DIRECTA Y
SELECTIVA
BOLSAS DE TELA 31200.00 ADJUDICACION DE
DRIL (480 UNI) MENOR CUANTÍA
REGLAS DE 20 CM 32175.00 ADJUDICACION DE
(19500 UNI) MENOR CUANTÍA
LAPICEROS CON 52500.00 ADJUDICACION
LOGO (30MILLARES) DIRECTA Y
17 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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SELECTIVA
SERVICIO DE 72490.00 ADJUDICACION
MATENIMIENTO, DIRECTA Y
SOLDADO Y PINTADO SELECTIVA
DE REJAS
SERVICIO 54450.00 ADJUDICACION
IMPRESIÓN DIRECTA Y
GENERAL SELECTIVA
SERVICIO DE 31400.00 ADJUDICACION DE
FUMIGACION MENOR CUANTÍA
SERVICIO DE 30415.00 ADJUDICACION DE
LIMPIEZA DE MENOR CUANTÍA
TECHOS
TOTAL 569218.60
FUENTE: COMPROBANTES DE PAGO PERIODO 2014 (MUESTRA
SELECCTIVA)
ELABORADO POR: COMISIÓN AUDITORA
Del total de comprobantes remitidos por la subgerencia de tesorería se ha tomado una
muestra representativa de 45 comprobantes, referentes a los servicios adquiridos por
impresión y publicidad en los periodos 2013 y 2014, de los cuales al ser contrastado con
los cuadro de necesidades de las áreas usuarias se advirtió que la cantidad de servicios
adquiridos supera lo programado en dichos cuadros; así mismo algunas de las
actividades que reflejan en los rendimientos no existen en el Cuadro de necesidades del
área correspondiente. De igual forma, se advirtió que dichas adquisiciones no cuentan
con guía de remisión, comprobantes de salida (pecosa) así como el diseño no cuenta con
la aprobación de la gerencia de imagen institucional.
IV CONCLUSIONES
Como resultado de la auditoria de cumplimiento practicada a la MUNICIPALIDAD DE
BAÑOS DEL INCA, se formulan las siguientes observaciones:
1. En el PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE BAÑOS DEL INCA DEL AÑO 2014, aprobado por
Resolución de Alcaldía n° 20-2014 de 13 de enero de 2014, se omitió programar
el proceso de selección para la contratación del servicio de barrido de calles, no
obstante que la subgerencia de limpieza pública, tenía conocimiento que la
vigencia del contrato complementario suscrito con la empresa “ SEÑOR DE
CHACOS S.R.L.”, abarcaba el periodo comprendido entre el 27 de junio de
2013 y el mes de abril 2014, y siendo que el barrido de calles es un servicio
público de carácter misional programable, se puede concluir que la mencionada
subgerencia como área usuaria , no advirtió la necesidad de la contratación del
18 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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servicio de barrido de calles de manera oportuna, con la finalidad de evitar un
posible desabastecimiento del mencionado servicio.
2. Las compras directa y fraccionadas beneficiaron en reiteradas veces a un mismo
proveedor a quien no solo se le compro directamente sino que también se le
otorgo la buena pro en los sucesivos procesos de selección, poniendo en riesgo
la calidad y el abastecimiento oportuno y adecuado del programa de vaso de
leche.
3. Excesivo retraso en los actos preparatorios en la convocatoria y en la ejecución
de los procesos de los procesos de selección programados en el plan anual de
contrataciones del año 2013, originaron adquisiciones directas y fraccionadas de
combustibles y gas licuado de petróleo durante todo el año 2013 por un monto
de s/10022384.19, favoreciendo de manera recurrente a un mismo proveedor,
pluralidad y participación de postores y la obtención de mejores precios.
4. La MUNICIPALIDAD DE BAÑOS DEL INCA carece de archivos ordenados
y completos de su acervo documentario, en la sub gerencia de logística y control
patrimonial, situación que no permite la disponibilidad y el fácil acceso a los
documentos e información que sustenta la gestión logística en esta
municipalidad, limitando el seguimiento y el control posterior de las
adquisiciones y contrataciones realizadas mediante procesos de selección y
mediante adquisiciones directas.
V.-RECOMENDACIONES
Disponer que el área usuaria, en coordinación con el órgano encargado de las
contrataciones ( subgerencia de logística y Control Patrimonial ), efectúen
acciones de supervisión y control en la conformación de los comités especiales,
con la finalidad de asegurar que los representantes se las áreas usuarias tengan
participación en dichos comités, para lograr un abastecimiento eficiente,
oportuno y eficaz de los bienes y servicios que requieran las áreas usuarias
para el cumplimiento de sus funciones.
Disponer que el Órgano Encargado de las Contrataciones (sugerencia de
logística y control patrimonial) de la entidad haga una búsqueda más cuidadosa
y diligente en las Páginas web, a fin que el cálculo de los valores referenciales se
utilice más de una fuente consultada y no solo las cotizaciones, para lo cual se
deberá obtener información actualizada y similar a los bines y servicios que se
pretenden adquirir
19 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
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VI.-APENDICES
Apéndice n° 1: Relación de personas comprendidas en el informe.
Apéndice n° 2 cedulas de desviaciones de cumplimiento y los comentarios
presentados por personas comprendidas en los hechos.
Apéndice n° 3: evaluación de los comentarios presentados por las personas
comprendidas en los hechos
VII.-FIRMA DEL RESPONSABLE
Baños del inca, 04 de diciembre del 2015
20 INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO