5.
1 Que es el Control Interno Administrativo
El control interno administrativo. El control interno es la metodología general
de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una
organización dada. El control interno es un factor básico que opera en una o en
otra forma en la administración de cualquiera organización mercantil o de otra
índole.
5.2 Establezca las diferencias entre el control interno administrativo y el
control interno contable.
El control interno contable abarca los métodos implementados por una empresa
para garantizar la integridad de la información financiera y contable, cumplir
con los objetivos operativos y de rentabilidad, y transmitir las políticas de
gestión en toda la organización.
Mientras que el Control Interno Administrativo, vela en lo general, por el
bienestar de la empresa, dentro del mismo se encuentra el control interno
contable.
Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad explicar cada paso
detalladamente.
10 pasos para la implementación de un sistema contable:
1. Elige tu nuevo sistema de contabilidad con cuidado. Puedes optar por
contratar a un contador externo para revisar los procedimientos
financieros y sugerir los cambios que podrían ayudar a la empresa.
2. Identifica a un gerente de proyecto para dirigir el proceso de
implementación. Esta persona debe tener una amplia experiencia en
proyectos en toda la empresa.
3. Crea un presupuesto y un cronograma. Realizar un cambio en los
sistemas de contabilidad requiere invertir en un gerente, tiempo del
empleado, materiales de capacitación y más.
4. Diseña el nuevo sistema de contabilidad. Una vez que hayas elegido
qué sistema de contabilidad vas a utilizar, deberás tomar el tiempo para
adaptarlo a tus necesidades.
5. Establece un programa de capacitación. Examina tu infraestructura
actual y crea un plan de capacitación diferente para cada departamento
que trabaje con el software de contabilidad.
6. Establece un sistema de contabilidad piloto. Tu personal podrá probar
este sistema, pero aún debes ser capaz de sugerir cambios para
procedimientos más exitosos.
7. Capacita a tus empleados en el uso del sistema. Si se necesita
capacitación para muchas personas, es posible que desees hacer esto en
grupos separados. Utiliza el sistema piloto para capacitarlos.
8. Realiza cambios y acepta el sistema de contabilidad. Una vez que el
sistema es configurado por el software o empresa financiera, puedes
comenzar en tu cronograma final para la implementación.
9. Comienza la transición. Comienza con los departamentos financieros e
impleméntalo en toda la compañía. Incorpora tiempo adicional para
aprender el nuevo sistema durante la jornada laboral de tus empleados.
[Link] procedimientos de apoyo. Cuenta con un contacto de la
empresa en donde adquiriste el software de contabilidad y crea cursos de
actualización para cualquier persona que necesite más ayuda.
Hacer entrevistas, visitas etc. para conocer la empresa
Busque información sobre la compañía implementando preguntas como:
¿Qué le gusta de esta compañía?
¿Cuáles son algunos de los logros de la empresa?
¿Qué clase de supervisor (o supervisora) es el Sr. o (la Sra.)______?
¿Qué retos considera usted que tiene la organización?
¿Por qué está vacante el puesto? ¿Cuántas personas se han desempeñado en
ese puesto últimamente?
¿Con qué compañías compite ésta en el mercado?
Preparar una lista de chequeo con todos los datos necesarios
Paso 1: Haga la lista de actividades o tareas a verificar según la secuencia del
proceso.
Paso 2: Determine qué atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) de
cada actividad se deben verificar. Indague a las personas que realizan la
actividad, cuales son las fallas más frecuentes que se les presentan.
Paso 3: Del paso anterior determine la importancia o impacto de cada atributo y
variable en el resultado final. Califique la importancia de 1 a 5.
Paso 4: Solo aplique la supervisión a las variables o atributos con calificación 4
y 5.
Paso 5: Defina la frecuencia de verificación: Mensual, Quincenal, Semanal,
Diaria. Y la hora en que se realizará la verificación. La frecuencia de
verificación se establece con base en la importancia calificada en cada
actividad. Algo muy importante deberá ser más frecuentemente verificado.
Paso 6: Previamente es posible que requiera determinar un tamaño de muestra o
número de lotes para aplicar la verificación. Por ejemplo en un ambiente de
salud, es necesario verificar la calidad de las historias clínicas de los pacientes;
como en un día se pueden diligenciar cientos de historias clínicas, es entonces
necesario definir el tamaño de muestra para que sea viable verificar las variables
o atributos críticos y tener un resultado estadísticamente válido.
Paso 7: Defina quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, trate de
distribuir las responsabilidades de verificación entre todas las personas que
participan, de tal manera que se enfoquen en unos pocos atributos o variables a
controlar. Así es más facil realizar la verificación.
Paso 8: Diseñe el formato de verificación. Dependiendo del volumen de
información recopilada se pueden requerir formatos individuales para cada
frecuencia de verificación.
Paso 9: Todas las listas de chequeo deben ser controladas como registros del
sistema de calidad. La lista de chequeo la puede aplicar quien realice las
actividades como una forma de autocontrol, o una persona del mismo nivel de
cargo o una persona de un cargo superior que tenga la competencia o conozca
bien las actividades.
Elaborar informes que nos indiquen la situación de la compañía
- Informa Estratégico: incluye toda la información relevante sobre una
empresa.
- Informa Financiero: Es el modelo más completo disponible;
conocerás en profundidad todos los detalles de una empresa,
incluyendo balances de empresas completos, ratios de análisis, etc. Un
informe muy demandado para conocer el estado de millones de
empresas, clasificadas por los diferentes sectores con los que cuenta el
mercado.
- Informa Comercial: Este modelo de informe de empresa te permite
conocer la información completa sobre la situación comercial de un
negocio o empresa antes de llegar a establecer acciones comerciales
con dicho negocio.
Preparar el catálogo de cuentas y un manual de procedimiento
Tener un catálogo de cuentas adaptado a las necesidades de nuestro negocio es
muy importante. Ya que es un listado de las cuentas contables resultantes de
las operaciones de una empresa.
A continuación elementos que no pueden faltar en tu catálogo de cuentas:
o Activos, circulantes y no circulantes.
o Pasivos, circulantes y no circulantes.
o Capital, utilidades y reservas.
o Ingresos por ventas.
o Costos de ventas y de producción.
o Gastos de ventas, administrativos y financieros
Crear formularios para las distintas operaciones
Como:
- Formulario de salida de almacén, que nos permita controlar los
materiales que tenemos en existencia.
- Formulario de control de horas de equipos. Para saber las horas
trabajadas de un equipo y determinar, en caso de un vehículo, el
combustible gastado.
- Formulario horas extras.
- Formulario de suministros de oficina…
Diseñar reportes
Los reportes contables son estados financieros preparados por contadores o por
despachos para mostrar la situación financiera de una empresa en un periodo de
tiempo definido.
- Reportes de Ordenes de Compras
- Reportes de gastos de oficina
- Reportes de suministros de limpieza
- Reportes de financieros…
Preparar los libros y el balance inicial.
Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son
registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones
mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.
El balance inicial en contabilidad sirve para exponer de una manera
esquemática y resumida la situación de la empresa, es en todos los sentidos una
fotografía económica de la empresa en un momento determinado.