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Manual básico
de Excel 2013
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Manual básico de Excel 2013

Indice 2 Gráficos en Excel 12

Crear gráficos
¿Qué es Excel? 3
Barra de opciones Herramientas de ortografía 13
Pestaña Archivo
Glosario 14
¿Cómo funciona Excel? 4
Las Celdas Links de interés 15
Manejo de celdas

Insertar y eliminar elementos 6

Insertar filas o columnas
Insertar celdas
Insertar hojas
Eliminar filas y columnas
Eliminar celdas
Eliminar hojas

Fórmulas (funciones) básicas 9

Autosuma
Restar
Multiplicación
División

Crear tablas en Excel 10

Buscar datos en una tabla
Ordenar datos en una tabla
Filtrar

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Asi se ve Excel Cuando iniciamos,

encontramos la ventana inicial
donde podremos crear un libro nuevo
¿Qué es Excel? o comenzar a trabajar basados en
las plantillas predeterminadas que
Excel nos ofrece. Para entender
Excel es un software o programa, que nos permite realizar tareas
mejor este ebook iniciemos con un
contables y financieras; operaciones complejas, que manejan una “Libro en blanco”
gran cantidad de datos (por ejemplo, llevar listados de nómina,
inventarios, estadísticas), gracias a sus funciones desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo
(libros). Los archivos de excel pueden ser identificados con las
extensiones mencionadas más adelante en la opción Guardar como.

Barra de opciones

Excel nos ofrece una barra de opciones con accesos directos a las
funciones más utilizadas, las opciones fueron divididas por categorías Libro en blanco, barra de opciones:
o pestañas. Contamos con las siguientes pestañas: Dentro de cada pestaña se
Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, pueden encontrar los elementos
más frecuentes y comunes
Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. de Excel segmentados según
el tema de cada pestaña.
Pestaña Archivo

En la esquina superior de la pantalla podemos ver la pestaña “Archivo”.

Allí encontramos las funciones que nos permiten gestionar el libro
en el que estamos trabajando así como los diferentes libros que
hayamos creado. Contamos con las siguientes opciones:

• Nuevo: Permite crear un nuevo libro de Excel en blanco.

• Abrir: Abre un archivo existente permitido por Excel.
• Guardar: Guarda en formato .xls el libro activo.
• Guardar como: Guarda el archivo en un formato específico.
• Guardar como Adobe PDF: Genera un archivo PDF del libro activo.
Este formato es ideal para enviarlo a terceros, debido a que
pueden ver la información pero no la pueden editar.
• Imprimir: Imprime el libro activo.

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¿Cómo funciona Excel?

Excel cuenta con una unidad básica de trabajo denominada libro. Los
libros son hojas de cálculo, estas a su vez, son formatos que permiten
realizar operaciones con varios tipos de datos (numéricos, alfabéticos
y alfanuméricos) dispuestos en forma de tablas compuestas por
celdas que se organizan en filas y columnas.

Las celdas

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo,

donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y dibujar distintos
tipos de gráficas.

Para identificar una celda, se cruzan la letra de columna y el número

de fila. Por ejemplo, celda B3

Manejo de celdas

Para poder sacar todo el potencial de Excel, es necesario, que

entendamos el funcionamiento de las celdas.

• Para seleccionar una celda basta con hacer clic sobre esta.
• Para seleccionar un grupo de celdas, hacemos clic sobre la celda
inicial y con clic sostenido, arrastramos el cursor, seleccionando
todas las celdas que necesitamos.
• Para seleccionar toda una fila, hacemos clic sobre el número
correspondiente. Para seleccionar una columna hacemos clic
sobre la letra correspondiente.
• Para mover celdas dentro de Excel, es recomendable utilizar
los comandos cortar y luego pegar (ya sea utilizando las teclas,
Control + C y Control + V, o utilizando la pestaña de Inicio);
seleccionamos la celda que deseamos copiar y la movemos al
lugar donde deseemos pegarla.

Siempre el contenido de la celda, sin importar si es una fórmula, un

texto o un valor, se podrá editar fácilmente en la parte superior, al
lado derecho del botón de fórmulas.

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Guardar diferentes
tipos de archivos
en Excel
Pegado Especial

Excel cuenta con funciones adicionales con el Pegado Especial, que

son muy útiles. Las funciones de Pegado especial las encontraremos .xls
en el icono que aparece al lado de la celda seleccionada, como vemos Es la extensión mas
conocida en las
en la imagen, lo desplegamos y podemos ver: hojas de cálculo, es
el formato generado
• Todo: Copia el contenido de la celda, incluyendo las fórmulas. por defecto.
• Fórmulas: Copia la fórmula de la celda, pero no el formato (estilo).
Es muy útil cuando necesitamos aplicar la misma fórmula pero .xlsx
esta extensión
con diferentes valores
corresponde a
• Valores: Copia el resultado de la celda, pero no copia ni la fórmula todos las hojas de
ni el resultado. cálculo generados
• Formatos: Copia el estilo que tiene la celda, por ejemplo el color. con la versión Excel
• Comentarios: Copia las anotaciones realizadas sobre esta celda. 2007 en adelante.
• Validación: Copia las variables o condiciones de la validación en
celdas.
.csv
“Valores separados
• Todo excepto bordes: Copia todo el contenido de la celda, incluye por coma” (Comma
fórmula, estilo y valor, pero sin el borde de la celda. Separated Values).
• Ancho de las columna: Copia la anchura de la celda, ideal para
que nuestras hojas de cálculo queden organizadas .xlsm
• Formato de números y fórmulas: Copia únicamente la fórmula y corresponde a todos
las hojas de cálculos
el formato de número que tenga la celda, por ejemplo, formato generados con la
numérico, decimal, monetario, entre otros. versión Excel 2007.
• Formato de números y valores: Copia únicamente el valor de la
celda y el formato de número que tenga la celda. Estas extensiones
dependen en algunos
casos de la versión
del programa
que tengamos.

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Insertar y eliminar elementos

Otra de las características de Excel, es que nos permite insertar
y eliminar filas, columnas, celdas y hojas, operaciones muy útiles
cuando tenemos un libro y queremos editarlo o, cuando a mitad del
diseño de una hoja, queremos colocar una fila o columna.

Insertar filas o columnas

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos damos

cuenta de que nos falta alguna fila o columna en medio de los datos
ya introducidos. Por ejemplo, en la imagen a continuación, queremos
insertar la fila Apellidos, entre las filas Nombres y Dirección, para
añadir la fila, debemos:

1. Seleccionar la fila sobre (encima de) la que se quiere añadir

una nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la
seleccionada.
2. Seleccionar, el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña
Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
4. Cuando insertamos filas con un formato nos aparecerá el botón
pegar para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá

el cuadro de la imagen, desde el cual, podremos elegir si el formato
de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o
que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón. Si decidimos no usarlo,

desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Para insertar columnas, seguimos el mismo procedimiento.

Es importante seleccionar la columna delante de la cual queremos

añadir una nueva, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada.

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Insertar celdas

En ocasiones, lo que nos interesa añadir dentro de la hoja de cálculo

no son filas ni columnas enteras, únicamente un conjunto de celdas.

Para añadir varias celdas, debemos:

1. Seleccionar las celdas sobre las que queremos añadir unas nuevas.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña
Inicio.
3. De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las
seleccionadas.

Otra forma de realizar este procedimiento es:

1. Seleccionar la flecha del menú Insertar.

2. Elegir la opción Insertar celdas. Esta opción aparece únicamente
cuando tenemos celdas seleccionadas
3. Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.
4. Elegir la opción deseada dependiendo de si queremos que las
celdas seleccionadas se desplacen hacia la derecha o hacia abajo
de la selección. Desde este menú también es posible añadir filas
o columnas enteras.
5. Hacer clic sobre Aceptar.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por

defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecerá el botón
pegar para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda.
Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia
abajo, nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción
de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma para las
celdas.

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Insertar hojas

Si necesitamos trabajar con más de tres hojas será necesario añadir Recuerda que también
más hojas. Es posible crear hasta 255hojas en un mismo libro. Para podemos insertar hojas
añadir una hoja, debemos: pulsando la combinación
de teclas Mayús + F11.
1. Ubicar la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas
siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar.
3. Elegir la opción Insertar hoja.
4. Una vez insertada la hoja, la podemos seleccionar y arrastrar
para cambiar su posición; podemos copiarlas y renombrarlas,
haciendo doble clic sobre el nombre de la hoja.

Eliminar filas y columnas

1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

Al eliminar filas o
2. Seleccionar el menú Eliminar del apartado celdas en la pestaña columnas de nuestra
Inicio hoja de cálculo, no varía
3. Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. el número de filas o
columnas, así que seguirá
Eliminar celdas habiendo 1048576 filas
y 16384 columnas

1. Seleccionar las celdas a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar del apartado Celdas en la pestaña
Inicio. Luego, elegir la opción Eliminar celdas o bien seleccionar
las filas y pulsar la combinación de teclas Ctrl y -.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Debemos elegir
cómo realizar el desplazamiento. Por último, hacer clic sobre
Aceptar.

Eliminar hojas Eliminar celdas

Situarse en la hoja a eliminar.

4. Seleccionar el menú Eliminar del apartado Celdas en la pestaña
Inicio
5. Elegir la opción Eliminar hoja.

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Fórmulas (Funciones) básicas

En la barra de fórmulas podemos ingresar las funciones directamente.
Al lado izquierdo del botón “fx” encontramos las acciones para
ingresar o cancelar la fórmula o el dato ingresado. Es importante dejar
una celda libre al
También podemos explorar en elmenu la opción Ayuda de Excel para final donde saldrá el
saber más acerca de las fórmulas que pueden utilizar. resultado de la suma.

Es importante tener en cuenta que las funciones que se muestran a

continuación, solamente dan resultado en una selección de manera
horizontal o vertical. Estas funciones NO aplican para selecciones en
diagonal.

Toda función en Excel inicia con el signo igual (=)

Autosuma
Es una de las funciones más utilizadas en Excel. Viene predefinida en todas
sus versiones actuales. Esto significa que tiene un botón específico en la
pestaña Inicio. La barra de funciones
nos muestra que está
En primer lugar ingresamos los datos a sumar en las celdas, ya sea de sumando los valores de
manera vertical u horizontal, luego los seleccionamos. Una vez hecha la la celda C1 hasta la C7.
selección, en la parte superior derecha de la pantalla, vamos a encontrar Siempre que realicemos
el botón de la función Autosuma. Nos mostrará el resultado en la celda las sumas a través de
que dejamos libre. Si se desea ver la función o utilizar la suma de manera la barra de fórmulas,
manual, en la caja de texto de fórmulas “fx” podremos ver la función de la utilicemos esta
suma que estamos realizando. función =SUMA(celda
inicial:celdafinal).
Restar También la podemos
Para restar valores se debe utilizar la función SUMAR y convertir los utilizar de manera
horizontal. Se deberán
números que deseamos restar a valores negativos. Si se desea restar un
cambiar los números
rango de celdas solo es necesario ajustar el valor negativo en la función, de fila por las letras
nombrando las celdas que deseamos restar.
de las columnas.
Multiplicación
En Excel el signo utilizado para multiplicar es el asterisco (*), para esto es
necesario nombrar las celdas a multiplicar en la caja de funciones.

División
En Excel el signo utilizado para dividir es el slash(/). Para esto es necesario
nombrar las celdas a dividir en la caja de funciones.

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Crear Tablas en Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas
o registros, en la que la primera fila contiene los nombres de los
campos/columnas; las demás filas contienen los datos almacenados.
También se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro
de entrada. Por tanto, podremos componer como máximo una lista
con 255 campos y 65.535 registros.
En versiones más
Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información,
antiguas de Excel, las
incluyen una serie de operaciones, que permiten analizar y administrar tablas se denominaban
los datos de forma muy eficiente. Listas de datos. Incluso,
es posible que, en
Entre las operaciones más útiles que podemos realizar con las tablas algunos cuadros de
tenemos: diálogo, se refieran a
las tablas como listas.

• Ordenar los registros.

• Filtrar el contenido de la tabla por criterios.
• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo filtros.
• Crear un resumen de los datos.
• Aplicar formatos específicos a todos los datos.

Buscar datos en una tabla

Cuando tenemos una tabla con una gran cantidad de datos y

necesitamos uno en particular, debemos:
Buscar datos
1. Ubicar la función de buscar a través del comando Control + B o
en la pestaña de Inicio, en el apartado de Edición, hacer clic en el
botón Buscar.
2. En la ventana que se despliega, digitamos el dato que deseamos
buscar y hacemos clic en el botón Buscar siguiente.
3. Excel nos mostrará resaltada la celda en la que aparece el dato
que coincide con lo que digitamos en la búsqueda.
4. Si el dato ubicado no es el que necesitamos continuamos haciendo
clic en el botón Buscar siguiente hasta que aparezca el dato que
buscamos.

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Ordenar datos en una tabla

Cuando tenemos una tabla con una gran cantidad de datos y

necesitamos organizarlos debemos:

1. Seleccionar la fila que contiene la información que deseamos

ordenar.
2. Ubicar la función de Ordenar, a través de la pestaña de Inicio, en
el apartado de Edición, hacer clic en el botón Ordenar.
3. En la ventana que se despliega, podemos elegir si deseamos
organizar los datos de menor a mayor o de mayor a menor
cuando son numéricos o de la A a la Z o de la Z a la A cuando son
alfabéticos.
4. Excel despliega una ventana para saber si debe incluir todas las
filas al momento de organizar la información o únicamente la Ordenar datos
seleccionada, seleccionamos según sea el caso.
5. Hacemos clic en el botón Ordenar.

Filtrar

Cuando tenemos una tabla con una gran cantidad de datos y

necesitamos filtrar una categoría de datos específica, debemos:

1. Seleccionar la fila que contiene la información deseamos filtrar.

2. Ubicar la función de Filtrar, a través de la pestaña de Inicio, en el
apartado de Edición, hacer clic en el botón Filtro.
3. Excel ubicará un botón de ventana desplegable en la fila
seleccionada. Hacemos clic en este botón. Filtrar datos
4. Se despliega toda la información que contiene la fila,.
Seleccionamos haciendo clic en los datos que deseamos filtrar.
5. Al hacer clic en el botón Aceptar, Excel conservara en pantalla los
datos seleccionados.
6. Para quitar el filtro, hacemos clic en la opción Seleccionar todo.

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Gráficos en Excel
Los gráficos nos permiten representar los datos de una hoja de
cálculo a través de una imagen y facilitan su interpretación.

Vamos a crear gráficos se realizan a partir de unos datos introducidos Para insertar un gráfico,
en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla utilizaremos la sección
e inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico Gráficos, que se encuentra
en la pestaña Insertar.
nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.

Para generar un gráfico en Excel, tenemos dos opciones:

• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal

como cualquier otro objeto.
• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para
él. En las hojas de gráfico no existen celdas ni algún otro tipo de
objeto. En cada uno de los tipos
generales de gráficos,
podremos encontrar un
Crear gráficos
enlace en la parte inferior
del listado que muestra
Es recomendable que tengamos seleccionado el rango de celdas que "Más gráficos de…"
queremos graficar para que Excel pueda generarlo automáticamente.
En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará
debido a la falta de datos.

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos

seleccionar el gráfico a insertar haciendo clic en el tipo de estructura
que se acomode a nuestras necesidades. Así se desplegará el listado
de los gráficos que se encuentran disponibles. Hacer clic en esa opción
equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, que
se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha
de la sección Gráficos. Aquí podemos ver los listados. Para insertar
un gráfico, utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la
pestaña Insertar. Seleccionamos el adecuado y pulsamos Aceptar
para empezar a crearlo. Aparecerá un cuadro que contendrá el
gráfico ya creado (si seleccionamos los datos previamente) o un
cuadro en blanco (si no lo hicimos). Adicionalmente, aparece en la
barra de opciones una pestaña nueva, Herramientas de gráficos, con
dos menús: Diseño y Formato.

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Herramientas de Ortografía
Excel dispone de un corrector que nos permitirá detectar errores
ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello, Excel busca
cada palabra en su diccionario y cualquier palabra que no encuentre
la considera como una palabra errónea.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil.
No obstante conviene saber que, si al revisar un documento, Excel no
encuentra ningún error, no quiere decir que, necesariamente, sea así.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, debemos:

1. Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía. En
caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el
cuadro de diálogo Ortografía.
3. En la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para
corregir la ortografía. Si queremos cambiar de diccionario porque
el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal
con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario
de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario.
4. En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de Hay errores que Excel
la palabra que no ha encontrado en su diccionario y que, por lo no puede detectar
puesto que dependen
tanto, puede ser errónea. del contexto. Por ejemplo,
esta y está; las dos
palabras están en el
Excel tiene funciones adicionales que nos permiten: diccionario. Si escribimos
“Esta hoja esta bien”,
no detectará la falta de
• Imprimir las hojas de cálculo
la tilde en la oración.
• Dar estilo a las tablas
• Compartir los archivos a través de internet
• Comparar y trasladar datos entre libros

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Glosario

A continuación, conocerás los términos más comunes usados en Funciones

Excel. Estos términos no es necesario que los aprendas de memoria; Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un libro de
a medida que vayas usando Excel, te irás familiarizando con ellos y Excel que pueden ser: numéricas, orden, lógicas, etc. Descubre las
finalmente los asimilarás casi sin darte cuenta, de manera rápida y funciones existentes aqui.
cómoda.
Gráficos
Autocompletar Representación visual de los datos numéricos ingresados. Existen
Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una muchas opciones: circular, columnas y lineal.
secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
Hoja de Cálculo
Argumento Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar
Dentro de una función, cada una de las partes que la forman. cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de
la ventana principal.
Barra de formulas
En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular Localización de celda
alargado, en donde aparecerán los valores y las formulas introducidas Referencia de la celda formada por la letra de la columna seguido
en la celda en la que este situado el cursor. por el numero de la fila.

Combinar celdas Operador matemático

Permite la agrupación de varias celdas en una sola. Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos por ejemplo
en la suma: +.
Celdas
Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma Ordenar
rectangular y en la que se introducen los datos. Reorganizar los datos de un rango de celdas.

Cuadro de nombres Rango

Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le damos un Conjunto que forman una serie de celdas.
nombre a la celda aparecerá este.
Rótulos de columnas
Libro de Excel Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra
Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo. de las columnas que la dividen.

Entrada de datos Rótulos de filas

Escribir información numérica, formulas o texto en una celda que se Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo, que nos indica el
mostrara y usará en la hoja. numero de las filas que la dividen.

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Links de interés

Microsoft Excel Todo Excel

Excel 2016: enlace de compra - software Soluciones para hojas Microsoft Excel
[Link] [Link]

Microsoft Excel ONLINE JLD Excel en castellano

Live Office online Usar Microsoft Excel eficientemente
[Link] Sugerencias y ayuda para Excel en español
[Link]

Office Blogs Excel y yo

(inglés) Blog de ayuda en Excel
[Link] [Link]

Témpora Excel Universo Excel

El blog sobre Microsoft Excel para profesionales y empresas Foro
[Link] [Link]

Excel e info
Excel foro [Link]
Ejercicios, ejemplos, soluciones
[Link] El Sabio de Excel
[Link]

Comuidad de programadores Clases Excel

Foro y preguntas frecuentes de Excel [Link]
[Link]

Excel avanzado
Un juego de niños...
[Link]

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