PROBLEMAS CONTABLES
Tras más de veinte años trabajando con contabilidades de todo tipo, tanto en
función consultora como de peritaje judicial, puedo afirmar que existen una
serie de problemas o dudas que resultan recurrentes entre los responsables
de la contabilidad de las pymes.
Conviene distinguir entre problema y duda. El problema se genera de
manera involuntaria y se produce cuando se están cometiendo uno o varios
errores contables de manera sistemática. Las dudas, por el contrario, nacen
de manera consciente, cuando no tenemos la seguridad de cómo tratar una
partida. En estos casos, al menos existe una “luz roja” que nos avisa de que
esto podría estar mal, y nos empuja a la consulta.
Los primeros casos se detectan al auditar unas cuentas o cuando se realiza
un informe pericial. Los segundos, te los exponen los clientes. En cualquier
caso, siempre conviene auditar, aunque sea de manera interna, la
contabilidad de las pymes, ya que de su correcto estado dependen decisiones
estratégicas fundamentales.
Los problemas más importantes
Por orden de importancia, vamos a empezar por los problemas. Los
problemas contables más importantes se derivan de no tener correctamente
estructurado lo que denominamos PRM: Procesos + Registros +
Metodología. La suma de estos tres factores, simplemente, significa tener un
orden en el trabajo.
Tan simple, que muchas veces no se cumple, o se acumula cierto tipo de
trabajo contable, o se carece de documentación que soporte ciertos asientos
o incluso no existe una manera eficaz de obtener información de la
contabilidad de la empresa. Por ejemplo, movimientos de importes de caja
que no se registran adecuadamente y se pierde el rastro de ese dinero.
Conciliaciones bancarias que acumulan documentos pendientes de entregar
en contabilidad y que imposibilitan realizar la conciliación y empujan a la
utilización de cuentas auxiliares que se eternizan en el balance y le confieren
mala imagen. Acabamos de empezar y seguramente muchos lectores estén
pensando que estoy comentando casos extremos, pero nada más lejos de la
realidad.
Cuando una empresa crece y no se dimensiona el departamento
Administrativo y Contable de igual manera, los problemas vienen por
doquier. Y me consta que para muchas empresas la contabilidad y las
finanzas son esas molestias que hay que sacar adelante y se hace de
cualquier manera, siendo éste el mayor de todos los errores posibles: creer
que la contabilidad no es importante.
Por ejemplo, cuando el volumen de trabajo es alto, se tiende a ahorrar
tiempo en ciertas partidas contables. Algo recurrente es la contabilización de
préstamos a largo plazo. En enero se contabilizan las doce cuotas del año y
ahí queda eso. Resulta que no se reclasifica el largo plazo hasta el enero
siguiente y la pyme se encuentra con un falso corto plazo que, poco a poco,
va desapareciendo hasta ser cero tras la cuota de diciembre. De manera
provisional, y quedando dos o tres años de préstamo, resulta que en el
balance no aparece importe alguno a corto plazo. Esta ausencia afecta a
ratios de solvencia y tesorería que ofrecen una imagen falsa de la realidad de
la empresa y que, peligro, no advierte de pagos que hay que afrontar a corto
plazo. Esta práctica es muy habitual.
Partidas mal asignadas y otras dudas
Otro problema muy recurrente consiste en asignar conceptos a cuentas
contables erróneas. En caso de duda, siempre es recomendable recurrir a un
experto. Hay muchos posibles ejemplos de partidas mal asignadas. Entre
ellos destacan los gastos de representación, hay que distinguir muy bien
cuando lo son y cuando no, o multas y sanciones contabilizadas como
impuestos, cuando son gastos extraordinarios, etc.
Otra fuente de problemas contables son las “cuentas saco. Es recomendable
evitarlas en la medida de lo posible. Como ejemplo más negativo, me he
encontrado contabilidades con una sola cuenta de clientes (que si tu negocio
es una tienda se puede hacer perfectamente), cuando podían diferenciarse
claramente con nombre y apellidos, al tratarse de una escuela. ¿Cómo
controlas qué cliente ha pagado y cual no? ¿Con otra contabilidad externa?
Lo lógico es llevarlo correctamente en la contabilidad oficial y no duplicar
contabilidades, que a buen seguro provoca más errores.
Otra práctica contable que provoca problemas, y en este caso además dudas,
son las cuentas con socios y administradores. Me encuentro en la práctica
totalidad de pymes con que los socios y administradores son importantes
acreedores de la empresa.
Aparte de la mala imagen que ofrece este tipo de saldos en el balance,
conviene controlar muy rigurosamente qué gastos se ajustan estrictamente a
la actividad de la empresa y dejar fuera los demás. Una de las dudas que más
frecuentes es conocer si ciertos gastos se pueden activar en el inmovilizado
como inversión. Muchas de estas dudas esconden ajustes en el resultado
final del ejercicio. Mi recomendación es siempre ajustarse a los criterios de
activación y amortización establecidos.
Igualmente, las cuentas de patrimonio neto ofrecen muchas dudas
contables, ya que no suelen tener mucha actividad, y cuando la tienen,
generan dudas. Yo siempre recomiendo tener especial cuidado y pulcritud
con estas cuentas y consultar en caso de dudas.
Insisto en que, independientemente de la confianza que tengamos en
nuestros contables, siempre es interesante realizar una auditoría anual de las
cuentas. Aunque sólo sea para constatar que se están haciendo las cosas
bien, o para mejorarlas un poco, que casi siempre se puede.